A MINSGBIZTOSTS EMBERI TNYEZI, SZAKKPZS

3.3 Vilgos fogalmazs s szakmai

rvnyesls Trgyszavak: minsggyi szakember; elads; szveg;

fogalmazs; mszaki rs; dokumentum; levl. Kevs olyan kpessg van, amely annyira hatna valamely szerve-

zetben val rvnyeslsre, mint a hatkony fogalmazs, szakmai rs. A rosszul megfogalmazott dokumentum legyen az levl, emlkeztet, folyamatlers vagy jelents olvasjt sszezavarhatja, trelmetlenn teheti, vagy a megclzott egyszeren nem reagl az rs tartalmra. Ugyanakkor a minsggyi szakember rtkt nveli a szervezetben, ha jl fejezi ki magt, hatkonyan fogalmaz; ez a kpessg gyorsabban len-dtheti felfel az rvnyesls lpcsin.

A hatkony rs elsajttsnak egyik mdja a nyelv alapvet tech-nikinak megrtse. Ezek betartsval elrhet az elad vagy az rst kszt zenetnek megrtetse a hallgatsggal, ill. olvasval.

Nhny alapvet szempont: a hallgathoz/olvashoz szls (mint magatarts), pozitv, elfogultsgmentes hangvtel, a passzv igehasznlat helyett aktv md alkalmazsa, vilgos, kzvetlen, tmr fogalmazs, a szleng s szakzsargon kerlse, a jindulat fenntartsa, gondolni kell a nemzetkzi (ms nyelv) olvaskznsgre.

A hallgathoz szls

Munkval kapcsolatos rs esetn klnsen fontos az olvasra sszpontostani, vagyis hozz szlni. Az olvask sztnsen jobban figyelnek olyan szvegekre, amelyek hozzjuk szlnak. Ugyanakkor ez az olvas irnti tiszteletet is tkrzi, belelst az helyzetbe, szem-

Forrs: http://www.doksi.hu

pontjaiba, preferenciiba, kvnsgaiba. Amelyik elad vagy szveget fogalmaz szemly az n helyett az n s a mi szavakat hangs-lyozza, azt a ltszatot sugalmazza, hogy az olvas, ill. hallgat szemlye nem is rdekli. Nhny plda helytelen s tfogalmazott mondatokra: rmmel nyjtunk nnek 24 rs hozzfrst szmljhoz. Ehelyett jobb gy: n most a nap 24 rjban hozzfr szmljhoz.

Termszetesen, vannak helyzetek, amikor nem helyes az n sz hasznlata. Ez pedig a negatv helyzetek esete, pl. tilts, rossz hr, hiba felemlegetse vagy helyesbtse. Nem szabad okolni a msik felet, a felelssget mintegy thrtva. Az ilyen mondat helyett, mint pl. Mieltt n elhagyn a munkahelyt, meg kell szereznie felgyelje hozzjrul-st. Ehelyett (az emltett szempontbl) jobb megfogalmazs: Az alkal-mazottaknak munkahelyk elhagysa eltt meg kell szereznik felgye-ljk hozzjrulst.

Vannak olyan vllalatok, amelyek formlis dokumentumaikban ker-lik az n s a mi szavakat. Ha a vllalat inkbb a formlisabb, tvol-sgtart stlust helyezi elnybe, csak a levelezsben s emlkeztetk-ben, vagyis a kevsb formalizlt rsokban helyes hasznlni a te, ti, n, nk szavakat (angolban ez egyes- s tbbes szmban egyarnt you).

Pozitv s elfogultsgmentes hangvtel

Elkerlhetetlen, hogy negatv informcikat is kzljnk. A legtbb esetben azonban jobb ilyenkor is pozitv nyelvezetet hasznlni. Kutatk kimutattk, hogy a pozitv megfogalmazs krsek sokkal inkbb cse-lekvst vltanak ki, mint a negatv szavak.

A pozitv hangvtel esetn csekly annak a valsznsge, hogy a megclzott szemly megsrtdik, elidegenedik. Termszetes, hogy az zleti kapcsolattartsban rst fogalmaz szemly fenn akarja tartani ol-vasja figyelmt s jindulatt. Ezrt teht:

kerlni kell a negatv jelentstartalm szavak hasznlatt, arra kell sszpontostani, amit az olvas meg tud tenni, nem arra,

amire kptelen lenne. Negatv jelentstartalm szavakra pldk: rossz, kr, ksedelem,

nehzsg, habozik, hiba, rossz, lehetetlen, nem megfelel, becstelen, hanyag, hanyagol, baj, zavaros, megbzhatatlan, lehetetlen, szerencst-len, soha, nem.

Forrs: http://www.doksi.hu

Kellemetlen megfogalmazs: soha ne mulassza el blyegzkrty-jt kezelni tvozskor. Ehelyett jobb a pozitv szavas vltozat: Tvo-zskor mindig kezelje blyegzkrtyjt. Vannak, akik elismerve, hogy az les, tmad stlust kerlni kell a szervezet rejtett feszltsgeit sejtik az vatos megfogalmazsok mgtt.

A pozitv hangvtel s megfogalmazs mellett fontos az elfogulat-lansg is. Nem helyes az etnikai hovatartozsra, nemre, korra vagy fo-gyatkossgra utal szavak felesleges hasznlata.

Ha a megclzott olvasnak esetleg nem anyanyelve az rs nyelve, gondolni kell arra, hogy a klnbz kultrkbl szrmaz szemlyek esetleg msknt rtelmeznek egy-egy szt. Kerlni kell ezrt (az zle-ti/mszaki rsokban) a rvidtsekbl szrmaz betszavakat, a szak-zsargon kifejezseit, az idimkat.

Kerlni kell az etnikai sztereotpikat erst, ill. korra vagy fogyat-kossgra val utalsokat, kivve, ha ez ppen a mondanival szempont-jbl relevns. Ilyen esetben is a fogyatkos sz helyett a korltozs jellege (pl. gyengn lt) helyesebb, akkor is tapintatosabb elbbre rni a szemly nevt s csak msodikknt a korltozottsg tnyt (jellegt). A cukorbeteg Mary minden munkahelyi tevkenysgben rszt vesz helyett ugyanezt jobb gy megfogalmazni: Mary, br cukorbeteg, minden mun-kahelyi tevkenysgben rszt vesz.

Passzv igk helyett cselekv md hasznlata

Cselekv igehasznlat esetn a cselekv szemly kap hangslyt. A jelents Mrk ltal kszlt (magyarban klnsen) rossz fogalmazs. Mennyivel jobb gy: A jelentst Mrk ksztette. Az olvask tudat alatt tbb figyelmet fordtanak a cselekvsre. Msrszt a cselekv mdban rvidebb is a mondat, s fordtani is knnyebb az ilyen szvegeket.

Nha kifejezetten szenved szerkezetre van szksg, olyankor, amikor nem fontos, vagy nem kvnjuk kzlni, ki vgezte a szban for-g munkt, cselekmnyt.

A vilgos, kzvetlen, tmr fogalmazs ignye

gy kell tmren, vilgosan fogalmazni, hogy semmi ne vesszen el a mondanivalbl. Ebbl a szempontbl mind az olvasst, mind a ford-tst knnytik a rvid mondatok s az egyszer szavak. Az annak k-

Forrs: http://www.doksi.hu

sznheten, hogy helyett pl. megteszi egy mivel vagy mert sz is, a jelents csorbulsa nlkl.

Cselekvsek felsorolsakor prhuzamos nyelvtani formt clszer tartani, mivel az olvas nkntelenl felveszi a mondat ritmust, s jobban rti annak zenett. Az olyan mondat helyett, hogy A sikeres termk jellemzi a j mkdsi terv, a fogyasztnak tetsz kls megje-lens s az r, amely elrhet, a kvetkez megfogalmazs clszer: A sikeres termk jellemzi a j mkdsi terv, a fogyasztnak tetsz kls megjelens s az elrhet r.

A szleng s szakzsargon kerlse

vatosan kell alkalmazni a szakzsargont. Ha adott szakmai krnek szl az rs, ilyen szavak hasznlata rzkeltetheti az olvasval a sz-veg rjnak jrtassgt. m egyltaln nem biztos, hogy csak azok ol-vassk, akik a szavakat a szk szakma szhasznlata szerint rtelme-zik, ill. rtik az alkalmazott rvidtseket is. Mindenkpp meg kell adni ezek jelentst az els elforduls helyn.

Az olvas/hallgat jindulatnak fenntartsa

Szinte minden munkval kapcsolatos rs esetn a szveg rjnak egyik clja, hogy olvasjban pozitv rzst vltson ki. Ha az rs jindu-latot tkrz, olvasjt arra btortja, hogy fenntartsa az zleti/szakmai kapcsolatot a szveg rjval. A levl nem ri el cljt, ha megfogalma-zsval elidegenti vagy sszezavarja a megclzott szemly(eke)t.

Az rsnak teht pozitv s szakmai hangvtelnek kell lennie, ms-klnben hamar vge szakad a levelezsnek. Legyen a cmzett gyfl vagy kollga, a pozitv, jindulatot tkrz zenet kedvez hats a kap-csolatra. Ilyenek lehetnek a megbecslst kifejez szavak, gratulci va-lamilyen alkalombl. Ilyen elemet az e-mail-bl sem clszer kihagyni, de valamilyen anyaghoz csatolt pr szavas figyelmes megjegyzs is j benyomst tesz.

Gratulcira okot adhat a kollga vagy gyfl valamilyen jelent-sebb eredmnye, pl. ellptets, sikeres elads.

A msik fl jindulatnak fenntartsra lehetsget knl a megbe-csls kifejezse, pl. egyszer ksznetnyilvnts egy jl vgzett mun-krt vagy segtsgnyjtsrt, az gyfelek vagy szlltk eredmnyes kiszolglsrt.

Forrs: http://www.doksi.hu

Gondolni kell a nemzetkzi olvaskznsgre

A globliss vl zleti vilg olyan krlmnyeket teremtett, hogy eltr kulturlis s nyelvi krnyezetben lkkel szksges kapcsola- tot fenntartani. Ezrt annak, aki e-mail, levl, jelents, termklers, vi-lghli honlap, javaslat, kezelsi utasts vagy mszaki lers megfo-galmazshoz fog, felttlenl figyelembe kell vennie a ms nyelv s kultrj olvask nehzsgeit. Az egyszer s a nemzetkzi olvask-znsg szmra is rthet dokumentumok rst a vllalatok sokra rt-kelik.

Teht egyszer mondatszerkezeteket s szavakat kell alkalmazni. Ilyen szvegekbe nem clszer ritkn hasznlt, stlust sznest szinoni-mkat rni, inkbb a gyakori, flrerthetetlen, tlagos nyelvtuds egy-nek ltal rthet szavakat kell alkalmazni.

Fontos, hogy a mrtkegysgek (pl. gallon, mrfld) egyrtelmek legyenek. Ha ms kultrktl eltr egysgekben adott mennyisgek fordulnak el, clszer az tszmtsokat megadni (pl. a gallonrl literre, annl is inkbb, mert ennek az egysgnek a mrt anyagtl fggen tbb tszmtsi kulcsa is van).

A mondatok legyenek egyszer szerkezetek s rvidek (legfeljebb 15 sz). Ne srsdjk tbb gondolat egyetlen mondatban.

gyelni kell a kulturlis klnbzsgre. gy pl. helyes a neveket s cmzseket az olvas kultrkrnek megfelelen rni. Vannak orszgok, ahol a megszltott szemly rangjt is fel kell tntetni. Egyes zsiai or-szgokban nagyon fontos a leveleken vgigvonul igen udvarias, tiszte-lettud hangvtel; a levelet a bizalomra pt j kapcsolat emltsvel kell kezdeni, s csak ezutn jhet a levelet indokol zleti kzls. Ezzel szemben az USA-ban igen rvid, trgyra sszpontost a levelezsi st-lus, itt a lnyegtelen formasgokat mellzik, s a gyors, kzvetlen, k-sedelemmentes kzlsekre szortkoznak.

A hatkony rs eredmnyeket hoz

A hatkonyan fogalmaz szakemberek nagyobb termelkenysghez segtik az ket alkalmaz szervezeteket. Ahogyan az eredmnyes vlla-latok mkdsi folyamataikbl kikszblik a selejtet, gy a hatkonyan fogalmazk kiirtjk a selejtet s zajt a kommunikcis folyamatbl, s gy olvasiknak kevesebb idejt veszi el rott anyagaik megrtse (nem

Forrs: http://www.doksi.hu

is beszlve az esetleges flrertelmezsek veszlyeirl). A vllalatok nagyon jl tudjk, hogy az id pnz. gy a jl fogalmaz szakember rt-kes vllalata szmra.

sszelltotta: Udvardy Jenn

Campanizzi, J.: Career development. The write stuff for quality. = Quality Progress, 38. k. 10. sz. 2005. p. 4551. Campanizzi, J.: Effective writing for the quality professional. ASQ Quality Press, 2005. Shelby, A.; Reinsch, N. L.: Positive emphasis and the You-attitude: an empirical study. = Journal of Business Communication, 32. k. 4. sz. 2004. p. 303327. Sever, K. M.: Negative words can yield positive results. = Quality Progress, 38. k. 12. sz. 2005. p. 8.

Forrs: http://www.doksi.hu