1

Projektno vodenjev NVO

Danilo Kozoderc

2

Vodenje mednarodnih projektov

• Iskanje partnerjev

• Sledenje razpisom

• Sodelovanje na daljavo

• Jezikovni izzivi

• Kulturni izzivi

• Projektni presek

Odgovor napotrebe

Doseganje poslanstvain vizije

3

Projekt

Način dela – veš kaj hočeš in kako do tega Birokracija za tiste, ki ne znajo po navdihu Pot od začetne do končne točke (cilja)

kje smo kam hočemo po kateri poti bomo šli

Ne samo za druge, tudi za nas

4

Čemu projekti?

doseganje poslanstva,koraki k viziji

financiranje

odgovor na potrebe

Projektno vodenje

Start Cilj

6

Značilnosti projekta

ima namen je realističen časovno in prostorsko omejen je kompleksen je kolektiven je enkraten je pustolovščina (utira pot,

negotovost, tveganje) lahko ga vrednotimo ima stopnje

7

Zakaj so projekti uspešni?

Org. struktura = projektni tim (so)načrtuje predanost rokovniku predanost izdelavi realističnega proračuna mrežno načrtovanje sodelovalno z birokracijo, politiko, strukturami soglasje glede natančnih in realističnih projektnih

ciljev ciljna populacija = vključena od A do Ž

8

Zakaj projekti propadejo?

neustrezna avtoriteta pomanjkanje sodelovanja in načrtovanja

projektnega tima slabo sodelovanje pri reševanju problemov neustrezna komunikacija neustrezne administrativne veščine nerealen časovni načrt nejasni cilji

9

potreba

ideja invizija

priložnostza projekt

zmožnosti

10

Faze projekta

Analiza stanja in potreb (zakaj) Analiza problema (problemsko drevo) Namen (čemu) Cilji (kaj) Strategija / metodologija (kako) Načrt dejavnosti (kaj, kdaj, kje) Analiza virov (kdo, s čim) Spremljanje in vrednotenje Izvedba

11

Analiza potreb

„Bog hoče, človek sanja, projekt je rojen,...“ Fernando Pessoa

Zakaj je projekt potreben? Zakaj je ustrezen? Zakaj bi morali biti vsi zainteresirani zanj?

Osebna motivacija vpletenih

Vprašaj vključene, zainteresirane, partnerje, sponzorje,...

12

V z r o k 2

P o s l e d i c a 1

P o s l e d i c a 1 a

P o s l e d i c a 1 P o s l e d i c a 3

P R O B L E M V z r o k 3

V z r o k 1 v z r o k 1 b

V z r o k 1 a

Problemsko drevo

13

SWOT analiza

Prednosti (močne strani)

Pomanjkljivost (Šibke strani)

Priložnosti Grožnje

Notranja analiza

Zunanja analiza

14

Namen

Prvi korak racionalizacije Prva prioriteta projekta Odgovor na: zakaj projekt obstaja Določa vzgojni, ideološki in operativni okvir

projekta

15

Cilji

Kaj bomo dosegli / naredili v času projekta Prevod namena v prakso Bistveni za realnost in dosegljivost projekta

16

Cilji - kakšni

Specific Natančni Measurable Merljivi Achievable Dosegljivi Relevant Ustrezni Timed Časovno definirani Prepoznani v dejavnostih

17

Strategija in metodologija

delčki sestavljajo celoto smiselno časovno zaporedje kaj in kako počnemo II vrednote učinkovitost iskanje sinergije

18

Dejavnosti

Najbolj vidni del Orodje za rezultate Vsaka dejavnost --> cilj Vsak cilj --> dejavnost

19

Čas

Soodvisnost dejavnosti Priprave na dejavnost Koledar in realnost (prazniki, počitnice)

Če načrtuješ približno, boš porabil tri krat toliko časa kot pričakuješ. Če skrbno načrtuješ pa dva krat toliko.

20

Osebna učinkovitost

najprej najbolj pomembno tedensko načrtovanje nauči se reči ne zakaj določen sestanek sestanki na daljavo

21

Analiza virov

Viri določajo obseg, hitrost in trajanje projekta Koliko ljudi, usposobljenost, motiviranost Koliko denarja S čim bomo delali koliko časa imamo Specifična znanja

Viri določajo strategijo in

metodologijo

22

Projektni tim

LJUDJEodnosi, sodelovanje,

sprejetost

PROCESIstruktura, pravila, metode,

strategija, delitev nalog

IZDELEKcilji, naloge

23

Vodja projektnega tima

usmerja napore in viri, da se srečajo s cilji ima v glavi razloge z obstoj projekta in jih

redno komunicira omogoča sodelovanje in razumevanje

elementov projekta krepi zaupanje, da lahko sodelavci obstoječe

veščine prenesejo v določen projekt skrbi za spremljanje projekta in (u)porabo

virov vodi v odkrivanje virov moči

24

SPREMLJANJE IN VREDNOTENJE

0

20

40

60

80

100

120

140

jan feb mar april maj junij julij avg

Prodaja

25

•Ali smo s projektom dosegli cilje in če ne, zakaj ne?•Ali je bilo delo vredno narediti?•Ali je bilo dobro narejeno?•Ali je še kakšen dodaten doprinos projekta?•Ali so bili viri dobro uporabljeni?•Kaj je še ostalo nenarejeno?•Kakšen je trajnostni učinek projekta?

KAJ POVE VREDNOTENJE?

26

jasno postavljeni cilji

ustrezne informacije o tem, kaj se je dogajalo oz. kaj je bilo doseženo

ljudje, ki vrednotijo, morajo biti objektivni

POGOJI VREDNOTENJA

Vrednotenje je lahko uporabno le, če so po vrednotenju ljudje pripravljeni stvari spremeniti oz.

pustiti organizaciji, da stvari spremeni

27

Spremljanje je neprestan ali periodični vpogled (ocena) v proces oz. izvedbo dejavnosti. Njegov

namen je doseganje učinkovite izvedbe ter omogočanje korekcije odločitev, če je to

potrebno.

SPREMLJANJE

28

sestanki●KDAJ: redni, pred ključnimi prehodi●KAJ: delegiranje nalog, podpora, preverjanje●KAKO: dnevni red, priprava, zapisani sklepi

sprotna pisna poročila (ob dogovorjenih terminih)osebni pogovori (delegiranje nalog, podpora izvajanju in preverjanje)objavljanje rezultatov

KAKO SPREMLJAMO?

Bolj novo – bolj formalizirano

29

posameznik – svoj delvodja projekta in projektna skupina

●posamezne deleže●doprinose k celoti, medsebojno odvisnost●stanje in porabo virov

vodja (ravnatelj, direktor…)●koordinacijo projektov●stanje in porabo virov●strateški vidik

KDO SPREMLJA?

30

sodelovanje vseh pozitivni pristop

●daje moč●je način učenja

načrtovanjejasen časovni okvirjasne odgovornostidogovorjen proračun

NAČELA SPREMLJANJA

IN VREDNOTENJA

31

Zakaj in kaj vrednotimo?Kaj je cilj vrednotenja? Kaj želimo odkriti?So postavljeni cilji dovolj jasni za vrednotenje?Smo pripravljeni na spremembe, če bi se skozi vrednotenje pokazala potreba za to?

NAČRT VREDNOTENJA

IN SPREMLJANJA

Kaj bomo sprejeli kot dokaz uspeha?Katera merljiva dejstva jasno kažejo spremembo subjekta našega vrednotenja?

32

NAČRT VREDNOTENJA IN SPREMLJANJA

Kako bomo zbirali dokaze?Katere informacije potrebujemo?Kako jih bomo našli?Kako bomo podatke zbirali?Koliko bo to stalo?

Kako bomo informacije uporabili?Kaj se bo zgodilo z rezultati vrednotenja?Kdo bo uporabljal informacije?Kako bomo to uporabili, da bi spremenili stvari?

33

Ob postavljanju (SMART) ciljev določiti termin vrednotenja

●Ali so smiselni oz. potrebni vmesni (etapni) cilji?

Katere informacije moramo zbirati; kdo bo to počel?

Določitev (fiksnih) terminov sestankov.

Dogovor o delegiranju; kdo in kako spremlja

Kako bomo vidno beležili napredek?

Kako bomo spremljali koordinacijo projektov?

KAJ MORAMO NAREDITI?

34

Orodja

Odlična, a v pravih rokah

35

E- poštakjer dobre ideje in dobri projekti umirajo

36

Skupni koledar

37

Miselni vzorci in še kaj

www.mindmeister.com

38

Wiki – enostavno soustvarjanje

save

link

edit this page

39

Wiki

sodelovalno orodje enostavno za uporabo odprta struktura, ki „lovi“ tok razmišljanja podpora projektnemu vodenju

Primeri:www.wikispaces.comwww.tikiwiki.orgwww.mediawiki.orgwww.pbworks.com

40

Povzetek

Projekt zaradi projekta Projekt zaradi denarja

Jasni cilji

Projektni tim

Vodja tima

Spremljanje in vrednotenje

Baza znanja

Orodja

Hvala za sodelovanje!

www.inovativnost.com www.prihodnost.org

Zajemite veter v evropskem letu ustvarjalnosti in inovacij .

Kontakt: danilo@vizor.si tel.: 02 601 51 51Skype: dkozoderc

● http://twitter.com/dkozoderc