Vrijwilligers in musea

Agnes Vugts

ZelforganisatieWanneer het levenspeil van mensen ophoudt met groeien, houdt daarmee het leven zelf nog niet op. Nu we niet langer naar buiten groeien, groeien we van binnen. Daar valt nog flinke winst te behalen. Zelfsturing in sociale samenhang is de krachtige motor achter maatschappelijke vernieuwing. We willen regels alleen nog volgen wanneer ze passen bij onze intrinsieke motivatie. Nieuwe maatschappelijke en commerciële initiatieven nemen dat als uitgangspunt en bouwen op de eigen kracht van mensen.

Ook binnen organisaties:‘Je moet het zelforganiserend vermogen van je medewerkers benutten, in plaats van ze voor de voeten te lopen. Vraag je mensen hoe ze hun werk beter kunnen doen. Hoe meer verantwoordelijkheid je medewerkers geeft, hoe meer ze zich verantwoordelijk voelen en zelf dingen oppakken’.

Drie vraagstukken:

1. Als mensen eerder geneigd zijn om zich te verbinden aan open netwerken dan aan organisaties met oude structuren, op welke thema’s zijn zij dan komende jaren aan te spreken?

2. Blijven traditionele organisaties bestaan naast al die nieuwe netwerken? Zullen ze krimpen als ze niet in staat zijn mee te veranderen?

3. Hoe ver kun je gaan als overheid in je verwachtingen van organisaties om al deze groepen vrijwilligers een plek te bieden? Hoe flexibel zijn organisaties om gehoor te geven aan deze vraag aan complexe diversiteit? Zal dit niet een onderscheid opleveren in volledig private organisaties die meer op zichzelf gericht worden en organisaties die gesubsidieerd worden door de overheid en van wie verwacht wordt dat ze inclusief beleid voeren en alle soorten vrijwilligers een plek bieden?

Organisatiecultuur

De organisatiecultuur heeft te maken met:

• Gemeenschappelijke waarden en normen• Leiderschapsstijl• Regels en procedures• Definitie van succes• Taal en symbolen

• Vriendelijke, sociale omgeving• Leidinggevenden stimuleren en ondersteunen• Sterke verbondenheid door loyaliteit en traditie• Samenwerking, participatie, inspraak• Succes: als er goed voor de mensen wordt

gezorgd en als klanten tevreden zijn

1. Familiecultuur

• Dynamisch, creatieve omgeving• Leidinggevenden vernieuwen en nemen

risico’s • Verbondenheid door experimenten en

vernieuwing• Initiatief, vrijheid en ondernemingszin• Succes: nieuwe projecten en diensten

2. Innovatie cultuur

• Resultaatgerichte omgeving• Leidinggevenden zijn veeleisend en zakelijk• Verbondenheid door nadruk op presteren• Doelgericht, uitblinken

naamsbekendheid/groei• Succes: als de organisatie belangrijk is in

vergelijking met andere organisaties

3. Marktcultuur

• Gestructureerde omgeving met regels • Leidinggevenden coördineren en zijn efficiënt• Verbondenheid door soepele organisatie• Beleid, zekerheid, voorspelbaarheid• Succes: een betrouwbare dienstverlening,

soepele en efficiënte planning

4. Hiërachiecultuur

Flexibiliteit en vrijheid van handelen

Stabiliteit en beheersbaarheid

Intern gericht Extern gericht

familie

marktHiërarchie

innovatie

Vooral intern gericht…?

Valt wel tegen toch?Valt nog wat te winnen…

Wat doen vrijwilligers in Nederland. Trendrapport Movisie 2011

Nog een trend: geleide vrijwilligers:• Maatschappelijke stages• Vrijwilligers die (vanwege leeftijd) niet meer

hoeven te solliciteren• Vrijwilligers die naast uitkering verplicht

maatschappelijk ‘nuttig’ moeten zijn…

Breng de nieuwe doelgroep in beeld/ profielbeschrijving:

1. Is er een leeftijdsgrens vereist voor vrijwilligers? Zo ja, welke en waarom

2. Hoe belangrijk is opleiding?3. Is levens- of werkervaring belangrijk?4. Welke groep beschikt over voldoende tijd?5. Welke interesses heeft de nieuwe doelgroep? Waar komen ze veel?6. Hoe staat mijn organisatie bekend binnen die groep?7. Waarom is het interessant voor mensen uit je doelgroep om bij jouw8. organisatie te komen werken?9. Ken je sleutelfiguren die zicht hebben op je doelgroep? Of is er iemand

in je kennissenkring die sleutelfiguren kent?

Eigen verworven competenties worden belangrijk…

Aandachtspunten:

• Vrijwilligers hebben vaak al een enorme staat van dienst achter de rug in hun ‘vorig’ werkzaam leven

• Vraag naar hun motivatie en energie• Hun motivatie is anders dan dat van professional, maar niet

beter of slechter, onderzoek dus ook je eigen motivatie• Onderzoek gezamenlijke waarden van waaruit je werkt• Professional betekent niet automatisch: denker• Vrijwilliger betekent niet automatisch: doener• Hiërarchie in een relatie is anders omdat de vrijwilligers niets

hoeft…. en altijd kan zeggen, ik ga • Macht in organisaties is een bepalende factor, ook in relatie

met vrijwilligers. Onderzoek het!• En kom niet aan de familie…

Knelpunten:• Ambitie versus beperkingen• Relatie museum en de vriendenvereniging:

samenwerking en visie op vrijwillige inzet• Verworven rechten van vrijwilligers en weinig

flexibiliteit, bemoeien met beleidsbeslissingen• Continuïteit: meer jongere vrijwilligers • Gevolgen hoge leeftijd• Beleid versnipperd, niet op papier en

persoonsgebonden• Kwaliteitseisen stellen

Opvang van nieuwe vrijwilligers

1. Taak- en functieomschrijving in contract2. Ondertekening van huisregels3. Afspraken over inzet op dagen en tijdsomvang4. Inwerkperiode met één aanspreekpunt5. Regelmatig vragen tevredenheid6. Mogelijkheid tot het volgen van cursussen

Inspraak vormen

• Wandelgang• Enquête • Werkoverleg• Referendum/ vrijwilligerspanel• Vrijwilligersraad• Vrijwilligersvertegenwoordiging in de OR• Vrijwilligers OR

Feedback

• Zorg voor een gezamenlijk belang• Creëer een sfeer van veiligheid• Zorg dat de feedback actueel is• Wees specifiek en concreet• Geef ik-boodschappen

Beëindigen

• De vrijwilliger zit niet op zijn plek• Niet langer geschikt voor de taak

– Benoemen van de problemen die geconstateerd zijn.– Benoemen van het belang voor de organisatie van het correct uitvoeren van de betreffende

taak.– Kijken of de taak aangepast kan worden of dat er een andere taak te vinden is.– Concrete afspraken maken en een datum voor een vervolgafspraak prikken, waar wordt

gekeken– of de nieuwe aanpak werkt

• Op staande voet ontslaan• Exit gesprek/ nazorg

Taken van een vrijwilligerscoördinator

• Promotie van de instelling• Werving • Opvang/ inwerken nieuwe vrijwilligers• Begeleiden/werkoverleg• Organiseren uitjes• Vaste contactpersoon• Scholing/ deskundigheidsbevordering• Regelen van persoonlijke attenties• Contracten/ functieomschrijvingen• Organiseren van vergoedingen

Belonen

• Vaste vergoeding voor onkosten• Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten• Dag/ aanwezigheidsvergoeding• In natura, attentie bij verjaardagen• Kerstpakket/ boekenbonnen

Hoe houdt je de balans in de relatie tussen jezelf als professional en de vrijwilligers