PMI Capítulo Perú

CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMA-PERU 2008GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMA-PERU 2008CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE

GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMA-PERU 2008GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMA-PERU 2008

Elizabeth Tello Aragón

ASIS TP

Session #

WBS, una herramienta practica para la planificación a todo nivel en proyectos IT

PMI Capítulo Perú

Agenda

Ventajas

Ejemplos

WBS en el Ciclo del Proyecto

Introducción

Funcionalidad

Guías para la Construcción

Construyendo un WBS

Mapas Mentales

Herramientas

WBSWBS

PMI Capítulo Perú

• Los WBS son un estándar el cual debe ser difundido a los Gerentes de Los WBS son un estándar el cual debe ser difundido a los Gerentes de Proyectos y a los equipos de trabajo y estos últimos deben participar en Proyectos y a los equipos de trabajo y estos últimos deben participar en la formación de los mismos.la formación de los mismos.

Introducción

• La presión en la elaboración de cronogramas y propuestas en las La presión en la elaboración de cronogramas y propuestas en las licitaciones lleva a olvidar o minimizar la importación de los WBS por licitaciones lleva a olvidar o minimizar la importación de los WBS por considerarse muy simples o incluidos en etapas posteriores.considerarse muy simples o incluidos en etapas posteriores.

• El crecimiento de nuestro País nos lleva al compromiso de conocer los El crecimiento de nuestro País nos lleva al compromiso de conocer los estándares del PMI y aplicarlos en nuestros proyectos y difundir las estándares del PMI y aplicarlos en nuestros proyectos y difundir las experiencias que vayan mejorando el uso adecuado de estas experiencias que vayan mejorando el uso adecuado de estas herramientas.herramientas.

• Esta presentación cubrirá de forma simple los orígenes de la creación Esta presentación cubrirá de forma simple los orígenes de la creación de los WBS y mostrara ejemplos prácticos para su elaboración.de los WBS y mostrara ejemplos prácticos para su elaboración.

AGENDA

PMI Capítulo Perú

• El mapa mental es una técnica que permite la organización y la manera de representar la información de la forma natural como la concibe nuestro cerebro.

• A traves de la lluvia de ideas se va desarrollando el concepto central de forma irradiada para luego relacionarse a traves de palabras, frase, imágenes o iconos con otras ideas que la complementan.

• El WBS es una forma de mapa mental estructurado.

Mapas Mentales origen de los WBS

AGENDA

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1. Define el flujo del Sistema del Proyecto y el éxito del mismo al 100%

2. Organiza el flujo del trabajo.3. Asegura que no se dupliquen las

tareas.4. Controla el Avance del Trabajo.5. A partir de los entregables

graficados aquí se puede determinar cuando y quien los realizara (Cronograma)

Funcionalidad de WBS - I

Componente 1

Componente 2

PRODUCTO

Componente3

Componente2.1

Componente2.2

Componente2.3

Paquete Trabajo

2.3.1

Paquete Trabajo

2.2.1

Paquete Trabajo

2.2.2

Paquete Trabajo

2.1.1

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Funcionalidad de WBS - II

Evento Musical

Lugar Medios Finanzas RRHH Entrenimientos

Selección

Permisos

Entorno

Vecinos

Limpieza

Impreso

Radio

TV

Clubs

Internet

Auditorias

Financiamiento

Presupuestos

Tickets

Cuentas

Personal

Diseño

Contenido

AGENDA

El ultimo nivel, Paquete de Trabajo, El ultimo nivel, Paquete de Trabajo, engloba todo el conjunto de tareas que se engloba todo el conjunto de tareas que se verán reflejadas en el Cronogramaverán reflejadas en el Cronograma

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En el Ciclo del Proyecto

INICIOINICIO EJECUCIÓNEJECUCIÓN

PLANEACIÓNPLANEACIÓN

CIERRECIERRE

CONTROLCONTROL

Acta de Acta de ConstituConstitución del ción del ProyectProyectoo

1. A partir de la Definición del Alcance se construye WBS2. El WBS determina el “QUE” del cual sale el Cronograma que determina el

“Cuando” y el “Quien”3. Empieza la etapa de

Construcción (Fase Ejecución)

4. Se realizan los controles respetivos.

5. Si surgen cambios se debe actualizar la línea base del WBS.

6. Por ultimo se actualiza el Cronograma

AGENDA

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Guías para la Construcción - I

Bottom Up

1. Usa la lluvia de ideas.

2. El equipo completo divide el primer nivel

3. Cada equipo elabora la lista de componentes en que debería estar dividido el nivel que obtuvieron.

4. Cada miembro del equipo presenta tareas que involucran el componente sobre el cual tienen mayor experiencia.

5. Se debe cumplir la Regla 100%.

META

Entregable Entregable

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Guías para la Construcción - II

Top down

1. Inicia del nivel 0 y se divide hasta el nivel donde se tiene el mayor detalle (Paquetes de Trabajo).

2. El detalle obtenido permite saber tiempos y costos de las actividades.

3. Demanda menos tiempo.

4. Usa plantillas.

META

Entregable Entregable

AGENDASiguienteSiguiente

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Guías para la Construcción - III

Los WBS pueden ser :

1. Por Fases

Los WBS pueden ser:

2. Por Áreas Funcionales

AGENDA

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Construyendo un WBS - I1. Se pone entregables NO

TAREAS.

2. La suma de los paquetes de trabajo debería ser el 100% del alcance del trabajo. En todos los Niveles.

3. Las reuniones y el análisis no son tareas son pasos para completar las tareas.

4. Los entregables no pueden ser añadidos al WBS sin una solicitud de cambio.

A1 A2

A

A13A11 A12

A1 + A2 = A

A11 + A12 + A13 = A1

AGENDASiguienteSiguiente

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Construyendo un WBS - II

ReportesReportes

Catalogos Transacciones

Sistema WEB

AltasData Entry ReportesReportes

1. Se debe crear tantos niveles como se requieran. Se recomienda no exceder de 7 ramas por nivel.

2. Los paquetes de trabajo deben ser exclusivos para no causar ambigüedad y duplicar el trabajo

3. Si se tienen demasiadas tareas para un entregable puede significar que el WBS se estanco en un nivel equivocado.

4. Por otro lado no se debe descender demasiado en los niveles porque haría lento el avance del Proyecto.

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Construyendo un WBS -III

A1

A

...

1. El uso de diccionario en el WBS es cuando se tienen demasiado detalles de tareas.

2. Los paquetes de trabajo deben estar conformados por mas de 1 actividad caso contrario se ha llegado a demasiado detalle en ese nivel.

3. Es necesario que se codifiquen cada nivel. Los valores van desde el Cero para el primer nivel.

A2 A3 A4 A5 A6

... ... ... ... ... ... ... ... ...

A1

A

A2 A3

... ... ... ... ...

AGENDA

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Ejemplos I CATÁLOGO DE EQUIPOS - 0

Gestión del Proyecto1

1.1 Planeamiento del Proyecto

B2F5: Diseño Adaptado al Cliente -3

B2F9 : Implementación -6

1.2 Plan Riesgos

1.3 Plan Comunicacion

1.4 Administracion Gestion del Proyecto

B2F3: Definición de la Solución - 2

2.1 PR11020 - Especificación de la Solución

3.1 PR21011 - Especificación de

Requisitos y Diseño Externo

B2F6: Diseño Adaptado a la

Construcción -4

4.1 PR22020 - Diseño de Archivos Fisicos

B2F7: Construcción -5

5.1 PR23020 - Software

Producido

6.1 PR82011 - Software distribuido

a Producción

5.1.1 Carga Masiva de Datos

5.1.2 Ajuste al Diseño Actual

5.1.3 Catalogo de Post Venta &

Pre Venta

5.1.4 Implementación

de Ficha Ipak

3.1.1 Diagramas UML

3.1.2 Arte de Diseño

4.1.3 Glosario de Objetos de BD

2.1.1 Solución Técnica

2.1.2 Arquitectura

6.2 PR81020 - Informe de Pruebas

4.1.1 Formato & Consolidación de Archivos

5.1.2.1 Banners

5.1.2.2 Estandarización de Estilo en Accesorios

5.1.2.3 Modificación de

Botones

5.1.3.1 Administrador de

Catalogos

5.1.3.2 Proceso de Actualizacion

Maestra de Catalogos

5.1.3.3 Modificación

Catalogos Venta

5.1.2.4 Contador Pagina Principal

3.2 PR22020 - Diseño de

Archivos Fisicos

4.2 PR22041 - Manual de Instalación y Configuración

4.1.2 Pseudocodigos Necesarios

3.3 PR21020 - Manual de Usuario

3.4 PR81011 - Casos de Prueba

AGENDASiguienteSiguiente

•WBS por FasesWBS por Fases

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Ejemplos II

AGENDASiguienteSiguiente•WBS funcionalWBS funcional

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Ejemplos III

AGENDA

WBS que representa el presupuesto WBS que representa el presupuesto de todo un año repartido en los de todo un año repartido en los proyectos que se ejecutaranproyectos que se ejecutaran

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Ventajas• Mejora la comprensión del trabajo a realizarMejora la comprensión del trabajo a realizar

• Se minimiza las omisiones. Se minimiza las omisiones.

• Facilita la identificación de las Tareas Globales.Facilita la identificación de las Tareas Globales.

• Mejora la forma de asignación de responsabilidades.Mejora la forma de asignación de responsabilidades.

• Es una buena herramienta de comunicacionEs una buena herramienta de comunicacion

• Facilita la construccion de los Cronogramas.Facilita la construccion de los Cronogramas.

AGENDA

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Herramientas

• WBS Chart Pro .- Herramienta que permite WBS Chart Pro .- Herramienta que permite construir WBS estilo Top Down y se integra construir WBS estilo Top Down y se integra fácilmente con MS Projectfácilmente con MS Project

• Free Mind Map .- Herramienta para construir Free Mind Map .- Herramienta para construir Mapas Mentales Mapas Mentales

• Visio 2003.- Se pueden construir mapas Visio 2003.- Se pueden construir mapas mentales y WBS a través de plantillas previas.mentales y WBS a través de plantillas previas.

AGENDA

Información de Contacto

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• Elizabeth Tello Aragón / ASIS TP

• 998737717

• elizabeth.tello@asistp.com

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