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CONCEJO DE BOGOTÀ, D.C.

PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

Fecha de Aprobación: Noviembre de 2016

Fecha de vigencia: Noviembre de 2016

Instancia de aprobación: Comité Interno de Archivo

Acta No. 012 – 2016 Comité Directivo del SIG.

Dependencia: Secretaria General de Organismo de Control

Versión: 01

Elaborado por: Dora Luz Giraldo Jiménez, Profesional Especializado

Carolina Niño Fajardo, Profesional Universitario

“EL CONCEJO, COMPROMISO Y TRANSPARENCIA POR BOGOTÁ"

CONCEJO DE BOGOTA D.C

PROCESO GESTION DOCUMENTAL CODIGO: GD-PRG001

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

VERSIÓN: 02

FECHA: 24 de Noviembre de 2016

II. CONTENIDO

1. Aspectos Generales.

a. Introducción

b. Alcance

c. Público al cual está dirigido

d. Requerimiento para el desarrollo del PDG:

1. Normativos

2. Económicos

3. Administrativos

4. Tecnológicos

2. Operaciones para el desarrollo del proceso de Gestión Documental.

a. Planeación.

b. Producción

c. Gestión y trámite

d. Organización

e. Transferencia

f. Disposición de documentos

g. Preservación a Largo Plazo

h. Valoración

3. Fases de Implementación del PDG

4. Programas específicos

5. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno - MECI.

6. Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP1000

7. Metas del Programa de Gestión Documental





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1. Aspectos Generales.

El Concejo de Bogotá, D.C., como suprema autoridad del Distrito Capital en materia político administrativa, ejerce el control político a la Administración Distrital y expide normas que promueven el desarrollo integral de la ciudad y sus habitantes, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho.

Los archivos del Concejo, dan cuenta de estas funciones, es por ello, que se requiere de archivos organizados, que puedan consultarse a través del tiempo, por fortuna en los últimos años los archivos han pasado a ocupar un lugar importante en las entidades, debido a que estos constituyen parte del acervo documental de las mismas.

En el Concejo de Bogotá también se da un alto grado de importancia a los archivos, se reconoce que estos deben ser protegidos y conservados dado que se convierten en el patrimonio documental no solo de la Corporación si no de la ciudad.

a. Introducción.

El Programa de Gestión Documental de la Corporación ha sido trabajado y diseñado con el fin de que los funcionarios tengan un instrumento de consulta en todo lo relacionado con el manejo de los documentos y su manera correcta de archivarlos.

Este Programa de Gestión Documental de la Corporación está elaborado con base en los requisitos del Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

b. Alcance.





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El Programa de Gestión Documental será el instrumento principal para los funcionarios de la Corporación, este deberá aplicarse en todos los niveles de archivo. Por la importancia de las hojas de vida de los funcionarios de la corporación, con el archivo de historias laborales debe dedicarse especial atención en la conservación de estos expedientes, bien sea en medio impreso o en medio magnético. Las acciones que de este se deriven estarán contempladas tanto en el Plan de Acción Cuatrienal como en el Plan de Acción Anual de la Corporación.

c. Público al cual está dirigido. Este Programa de Gestión Documental está diseñado para ser utilizado y se convierte además en guía, para todos los funcionarios de la Corporación. A su vez orienta a los ciudadanos que requieran consultar información o bien que necesiten radicar documentos en el Concejo.

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD:

1. Normativos. El Programa de Gestión Documental del Concejo, se elabora teniendo en cuenta la normatividad de los entes rectores en materia archivística.

Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Decreto 514 de 2006. “Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

Decreto 2578 de 2012.”Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los Archivos del Estado.

Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.”

Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.”





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Decreto 0103 del 20 de enero de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.”

Resolución 0567 del 27 de julio de 2011. “Por la cual se establece el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) del Concejo de Bogotá, D.C.”

2. Económicos. El presupuesto para desarrollar las actividades del programa de gestión Documental de la entidad, está contemplado en el presupuesto anual de la corporación. Es de anotar que todos los contratos del Concejo de Bogotá se realizan por medio de la Secretaría de Hacienda Distrital, esto dando cumplimiento al Acuerdo 059 de 2002 Por el cual se fusiona el Fondo Rotatorio del Concejo de Bogotá, D.C. a la Secretaría de Hacienda Distrital y se dictan otras disposiciones.

3. Administrativos:

El Concejo de Bogotá cuenta con los siguientes recursos para la Gestión Documental.

El Comité Interno de Archivo actualizado mediante Resolución No. 0647 de 2013. Es un grupo asesor interno, responsable de definir políticas, programas de trabajo, y, de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, así como de coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de los archivos de la Corporación.

Este comité, de acuerdo con el Decreto 651 de 2011 y la Resolución 1315 de 2012 “Por la cual se define y reglamenta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los equipos de trabajo del Concejo de Bogotá”, sesiona como comité en las reuniones del Sistema Integrado de Gestión.

Cada uno de los procesos de la Corporación cuenta con un archivo de gestión, estos archivos son visitados regularmente por los funcionarios de Gestión Documental, quienes orientan en todo lo relacionado con la organización de estos archivos y en la implementación de las Tablas de Retención Documental.

De igual forma, las auditorías internas tienen como parte de su lista de chequeo, la visita y revisión de los archivos de gestión.

El Concejo cuenta también con un archivo central, este archivo cuenta con personal capacitado en temas de archivo y el depósito cumple con las condiciones ambientales requeridas para la conservación de los documentos.





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Entre los indicadores de Gestión Documental se tiene la visita y capacitación a los funcionarios de la Corporación en materia de archivos, es por ello que regularmente se capacita a los funcionarios en temas afines, de igual forma el Plan Iinstitucional de capacitación -PIC- incluye temas sobre Gestión Documental.

Las cajas, cajillas y carpetas utilizadas para la conservación de los documentos, cumplen con las especificaciones requeridas para este fin. Para precisar asuntos respecto a la conservación de los documentos en la Corporación puede consultarse el Instructivo Sistema Integrado de Conservación Documental (GD-IN 05).

De acuerdo con el Decreto 514 de 2006, el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA, deberá estar integrado por Biblioteca, Archivo y la unidad de correspondencia. En el Concejo de Bogotá, Biblioteca y Archivo se encuentra adscritos al área de Secretaria General, la unidad de Correspondencia está adscrita a la Dirección Administrativa. Esto significa que tanto la Secretaria General como la Dirección Administrativa, son responsables de la Gestión Documental de la Corporación.

Mediante el Acuerdo 492 del 20 de septiembre de 2012, el Concejo de Bogotá D.C., modifica la estructura organizacional, crea la Oficina de Control Interno, la Oficina Asesora de Planeación, La Oficina Asesora de Comunicaciones, La Dirección Jurídica, La Dirección Administrativa, La Dirección Financiera, se asignaron funciones y se modificó la planta de personal y la escala salarial”.

La Resolución 514 de 2015 “Por la cual se actualiza el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal del Concejo de Bogotá D.C.

La Resolución 720 del 25 de octubre de 2013, “Por la cual aprueba el Manual de Procesos y Procedimientos del Concejo de Bogotá D.C., contenido en la Resolución No. 287 del 26 de mayo de 2009 y Resolución 750 del 09 de julio de 2012”.

La Resolución 1323 del 20 de diciembre de 2012 “Por la cual se establece el mapa de procesos del Sistema Integerado de Gestión del Concejo de Bogotá.”

La Resolución 634 del 16 de octubre de 2014 “Por la cual se adopta el Organigrama del Concejo de Bogotá D.C.”





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La Resolución 1315 de 2012, por el cual se define y se reglamenta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los equipos de trabajo del Concejo de Bogotá D.C.

Mapa de Procesos:





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Organigrama:





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Estructura Sistema Integrado de Gestión:





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4. Tecnológicos. El Concejo cuenta con el aplicativo CORDIS, este es administrado en la unidad de correspondencia y permite sistematizar la información que llega al Concejo y la información que remite el Concejo a otras entidades.

Para la sistematización de la información bibliográfica, el Concejo cuenta con el software Win-Isis, el cual permite analizar y clasificar los Acuerdos, los proyectos de Acuerdo, las resoluciones, las actas y demás información producida por el Concejo.


SGC

SIGSIGA

SGSIS&SO

SGA

SCISRS




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2. Operaciones para el desarrollo del proceso de Gestión Documental.

Las operaciones para el desarrollo del proceso de Gestión Documental se encuentran descritas en los procedimientos.

a. Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración, de los documentos de la entidad en cumplimiento con el contexto administrativo legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, y su registro en el sistema de gestión documental.

b. Producción. Generación de documentos en las entidades, su origen creación y desarrollo de formas, formatos, guías, que sean propias de las funciones que desarrolla cada dependencia.

En el Concejo de Bogotá con el fin de Planear y controlar la producción de documentos se cuenta con el el procedimiento Control de documentos ( SIG-PR004) y con el procedimiento control de registros (SIG-PR005).

Todo documento forma formato, Guía Instructivo que se implemente en la Corporación debe haber sido aprobado en reunión de Comité Interno de Archivo.

c. Gestión y trámite. Son las diferentes actividades desde que un documento se produce, hasta que cumple su función en la entidad. Resolución de correspondencia.





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d. Organización. Cada una de las actividades que se realizan con los documentos, tales como la clasificación, ordenación y registro documental.

e. Transferencia. Es el traslado que se realiza de los documentos bien sea al archivo central (transferencia primaria) o al archivo Histórico (Transferencia Secundaria). El Concejo cada año planea las transferencias primarias, diseña y publica el respectivo cronograma y hace seguimiento a la realización de dichas transferencias.

Para la realización de las transferencias primarias en la Corporación deberán seguirse las directrices presentadas por los entes rectores y socializados por los funcionarios de Gestión Documental en las capacitaciones impartidas. Se hace necesario además ser estrictos en el diligenciamiento de los formatos aprobados por el Comité Interno de Archivo.

Para la correcta realización de las transferencias primarias se debe consultar el Instructivo organización y transferencia de archivos de gestión al archivo central. (GD-IN-O6)

La realización de las transferencias secundarias está sujeta a lo establecido tanto en las Tablas de Retención Documental como en las Tablas de Valoración Documental.

f. Disposición de documentos. De acuerdo con las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, los documentos son seleccionados y se les determina su tipo de conservación tanto en el archivo de gestión como en el archivo central o en el archivo histórico.

g. Preservación a largo plazo. Cada una de las instrucciones y directrices que permiten garantizar que la información contenida en los documentos, este siempre legible, no alterada en su contenido.

h. Valoración. Es una labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. La valoración se establece con miras a su disposición final.





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3. Fases de implementación del PGD.

Actividades Implementado

Corto Plazo

Mediano Plazo

Largo Plazo

1 Actualización TRD 2 Implementación TRD

3Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA

4 Cuadro de Caracterización 5 Cuadro de Clasificación 6 Fichas de Valoración 7 Transferencias Primarias 8 Inventarios Documentales

9Instructivo Sistema Integrado de Conservación Documental.

10 Digitalización de Historias Laborales

11 Transferencias Secundarias

4. Programas específicos.

a. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

El programa de normalización de formas y formularios electrónicos, pretende que a partir del inventario de software, aplicativos y sistemas de información con que cuente el Concejo, se genere el inventario de las tipologías documentales producidos en formato electrónico.

b. Programa de documentos vitales o esenciales.

El programa de documentos vitales o esenciales está orientado a dar protección, a garantizar su conservación a los documentos considerados de carácter vital para la Corporación, ante la ocurrencia de siniestros naturales, físicos, biológicos o humanos.

c. Programa de gestión de documentos electrónicos.





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El programa de gestión de documentos electrónicos está orientado a garantizar que los sistemas de archivo electrónico del Concejo de Bogotá garanticen la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo, de igual forma garantizar su disponibilidad y legibilidad. Este programa requerirá de un Ingeniero de Sistemas y un Archivista para su diseño y ejecución e implementación.

d. Programa de archivos descentralizados.

El programa de archivos descentralizados está orientado a asegurar que bien sea archivos de gestión o archivos centralizados se garantice la accesibilidad a los documentos por parte de los usuarios internos o externos.

e. Programa de reprografía.

El programa de reprografía en el Concejo de Bogotá está orientado a procurar la digitalización de los documentos que requieran de la conservación total de las series, bien sea por su carácter misional o por lo contemplado en la ley.

f. Programa de documentos especiales

El programa de documentos especiales del Concejo de Bogotá está orientado a garantizar que los registros sonoros de las sesiones, estén debidamente protegidos, de forma que se garantice la autenticidad de su contenido y su protección ante riesgos inminentes.

g. Plan Institucional de Capacitación.

El Plan Institucional de Capacitación deberá garantizar que los temas relacionados con Gestión Documental, hagan parte integral de las capacitaciones a impartir a los funcionarios de la Corporación.

h. Programa de auditoría y control

El programa de auditoría y control, está orientado a garantizar que en coordinación con la Oficina de Control Interno y Gestión Documental se garantice la implementación de los Planes de Mejoramiento en los asuntos archivísticos de la Corporación.





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Cuadro de Implementación de Programas especiales

Actividades ImplementadoCorto Plaz

o

Mediano Plazo

Largo Plazo

1Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

2 Programa de documentos vitales o esenciales

3 Programa de gestión de documentos electrónicos

4 Programa de archivos descentralizados

5 Programa de reprografía.

6 Programa de documentos especiales.

7 Plan Institucional de Capacitación.

8 Programa de auditoría y control

5. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

El Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI – y en su respectivo Manual Técnico, establece un eje transversal: Información y Comunicación, para este eje define el siguiente objetivo.

Velar por que la Entidad cuente con procedimientos necesarios para la generación de información y comunicación veraz y oportuna con el fin de:

Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y comunicación que por mandato legal, le corresponde suministrar a la organización a los órganos de control.





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Garantizar la publicación de la información que se genere al interior de la organización y, que se cuente con los medios de comunicación para su adecuada difusión.

Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que general la organización pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

De acuerdo con estos objetivos y con la nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno –MECI-, el proceso de Gestión Documental juega un papel importante en su actualización e implementación en el Concejo de Bogotá, esto dado que es Gestión Documental proceso que presenta las directrices para la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, y valoración de los documentos que produce el Concejo de Bogotá.

Es importante tener en cuenta que para dar cumplimiento al decreto que actualiza el Modelo Estándar de Control Interno, el Concejo deberá contar con los instrumentos archivísticos actualizados: Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación, Cuadros de Caracterización, Fichas de Valoración, Tablas de Valoración, Inventarios Documentales y el Plan Institucional de Archivos. Todos estos instrumentos serán complementarios con el presente documento.

Es de anotar que el equipo MECI del Concejo de Bogotá debe tener entre sus integrantes, representación del proceso de Gestión Documental. De igual forma se hace necesario y conveniente que los procesos de Sistemas e Información, Comunicaciones y Gestión Documental, trabajen mancomunadamente, dado que el nuevo eje transversal afecta el trabajo de estos tres procesos y de esta forma se lograría un mejor propósito para el Concejo de Bogotá.





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6. Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad – NTCGP1000.

Los procesos metodológicos de esta norma están, basados en el ciclo PHVA. Planear-Hacer-Verificar-Actuar. Cada uno de ellos se puede definir así:

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados, de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales aplicables y las políticas de la entidad.

Hacer: Implementar los procesos.

Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto o servicio e informar sobre los resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Este proceso metodológico descrito tiene mucha relación con el ciclo vital del documento, ambos parten de una Planeación.

La producción, gestión y trámite y la organización están relacionados con el Hacer.

La transferencia, la disposición de documentos, la preservación a largo plazo, están relacionadas con el Verificar.

La valoración está relacionada con el Actuar.





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Estas interrelaciones descritas, se pueden evidenciar con la creación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos – SIGA – que hace parte del Sistema Integrado de Gestión- SIG-Con la implementación de los Planes de Mejoramiento, las acciones preventivas y las acciones correctivas.

7. Metas del Programa de Gestión Documental

El Programa de Gestión Documental deberá implementarse en la Corporación, cumpliendo metas a corto, mediano y largo plazo.

Metas a corto plazo.

Estas actividades están acordes con el Plan de Acción Institucional 2016

Aprobación y socialización del PGD en el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión. Hacen parte de este comité los Directivos de la Corporación, son ellos quienes deben conocerlo, aprobarlo y apoyar su implementación.

Socializar con los funcionarios de la Corporación. Capacitar a los funcionarios en los aspectos relacionados con el Programa

y al manejo de los archivos. Publicar el programa en página web de la Corporación, no solo para dar

cumplimiento a la ley, también para que sea de amplio conocimiento y poder recibir recomendaciones y sugerencias al respecto.

Organizar el archivo central de la Corporación de acuerdo con las normas tanto archivísticas como de Seguridad y salud en el trabajo.

Cumplir con el cronograma de transferencias primarias. Elaborar el inventario del archivo central y reorganizar la señalización. Implementar el programa de limpieza y conservación de documentos en la

Corporación.

Metas a mediano plazo.

Materializar los contenidos del PGD en los procesos de la Corporación.

Realizar un trabajo mancomunado con la Oficina de Sistemas, esto con el fin de desarrollar actividades conjuntas en pro de la seguridad de los archivos en la Corporación.

Hacer los ajustes necesarios al programa, de acuerdo con las recomendaciones del Archivo de Bogotá, de las auditorías internas y el Sistema Integrado de Gestión,





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Mantener el programa actualizado de acuerdo con la dinámica de la Corporación.

Alinear el programa con las normas emitidas. Depurar el archivo central de la Corporación. Contribuir a la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Continuar con la participación necesaria para mantener las certificaciones

del Sistema Integrado de Gestión.

Metas a largo plazo.

Realizar actividades que aseguren la conservación y preservación de los documentos.

Implementar los mecanismos para adecuar la gestión documental a los cambios tecnológicos y normativos que se presenten.

Realizar transferencias primarias y secundarias en medios magnéticos.





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