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Wonderland Gestión Documental en el mundo de la
administración electrónica
_@screspo
Madrid, 22 febrero 2017
“Learning by doing”
Establecer estrategias, colaborar y participar
Salimos de la “zona de confort”
Expedientes electrónicos – Archivo electrónico
Entorno seductor (a veces hostil)
Diseñar, integrar y administrar sistemas de gestión de
documentos
Somos muchos los implicados en la aventura
Asignar responsabilidades y competencias
Alice in Wonderland
Alice
“¡Ay Dios!, ¡Ay Dios!, ¡Voy a
llegar tarde!”
DNI electrónico
RD 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización
de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la
Administración General del Estado
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de
Datos de Carácter Personal
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de
Datos de Carácter Personal
Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías
de la información y la comunicación en la Administración de
Justicia
Ley 39/2015
S
E
D
E
E
LE
C
T
R
O
N
C
A
NORMAS TÉCNICAS
Ley 40/2015
ENI
ENS
REUTILIZACIÓN
EXPEDIENT ELECTRÓNIC
TR
AN
SP
AR
EN
CIA
SERVICIOS DE VERIFIC CIÓN Y CONTROL DE DATOS
AR
CH
IVO
EL
EC
TR
ÓN
ICO
REGISTRO
ELECTRÓNICO
20.000
expedientes 800.000
documentos
140
procedimientos
Calendario de
Conservación
Cuadro de clasificación
Catálogo de tipos documentales
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Política de Gestión Documental
QUÉ
Establecer estrategias y normas
QUIÉN
Asignar responsabilidades y competencias
CÓMO
Diseñar, integrar y administrar sistemas de gestión de
documentos
Prestar servicios relacionados con la gestión y uso de
la información
SIEMPRE
• Firmados
• Fechados
NUNCA
• Versiones
• Borradores
@
• Foliado
• Índice
• E-EMGDE
“-¿Podrías decirme, por favor, que camino seguir para salir
de aquí?
-Eso depende en gran parte del sitio al que quieras llegar
-No me importa mucho el sitio…
- Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes”
Sencillez y utilidad.
“Popularidad”
Instigar del cambio
Aplicable a la producción documental
digital, analógica e híbrida.
“- Aquí todos estamos locos.
Yo estoy loco. Tú estás loca.
- ¿Cómo sabes que yo estoy loca?
- Tienes que estarlo,
o no habrías venido aquí”
Wonderland
Solo unos pocos encuentran el camino,
otros no lo reconocen cuando lo encuentran,
otros ni si quiera quieren encontrarlo
Objetivo principal: proporcionar la
información que necesiten y usen los
usuarios del sistema
Información fácilmente accesible.
Normalización y estandarización.
La organización de la información debe
responder al máximo nivel de utilidad.
Descripción inequívoca.
El ciclo de vida funciona en el sistema.
El valor de la información y los
documentos es claro y bien definido.
Se puede auditar cualquier
movimiento en el sistema.
El sistema es intuitivo y
comprensible por los
usuarios.
La seguridad y el acceso.
De modo que ella, sentada con los ojos
cerrados,
casi se creía en el país de las maravillas,
aunque sabía que sólo tenía que abrirlos
para que todo se transformara en obtusa
realidad.
FIN
Epílogo
“Me pregunto si he cambiado durante la noche.
Déjame pensar.
¿Era la misma persona cuando me levante esta
mañana?
Casi pienso que puedo recordar sentirme un poco
diferente.
Pero si no soy la misma, la siguiente pregunta es
¿quién soy en el mundo? ¡Ese es el gran puzzle!”
Archiveros / gestores de documentos
ACTITUD
FORMACIÓN
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
Organización
Medir el impacto de aplicación de la
gestión documental:
- Proceso anual
- Unirse a proyectos existentes
- Obtener ayuda de responsables
- Establecer niveles o rutas de desarrollo
- Valorar y premiar el avance
