Flujos de Revisión y Aprobación de Flujos de Revisión y Aprobación de DocumentosDocumentos

Athento –Smart Document Management-Athento –Smart Document Management-

“Un workflow es una serie de pasos que se llevan a cabo para conseguir hacer un

trabajo”

“Nos permiten procedimentar y automatizar la realización de

dicho trabajo.”

¿Cuándo se necesita un workflow?

• Cuando hay pérdida de documentos• Somos incapaces de localizar documentos de forma rápida• Somos incapaces de saber cómo va la realización de un

trabajo• Se necesita cumplir con requerimientos de auditoria o

seguridad• Movimientos de documentos entre distintas localizaciones

¿Por dónde empezar?

1. Selecciona un proceso que quieras implementar como workflow.

2. Divide el proceso en los pasos que se dan en la actualidad con la documentación física.

3. Habla con cada persona que interviene en el proceso y trata de averiguar: acciones que se llevan a cabo, decisiones que hay que tomar en cada paso, posibles excepciones.

4. Haz una lista de posibles requerimientos tecnológicos del flujo

5. Dibuja un diagrama de tu flujo

Implementación Tecnológica del Workflow

• Flujos en Serie

• Flujos en paralelo

• Flujos a medida

Ciclo de Vida

¿Qué permite un workflow?

• Aprobar o rechazar un documento.

• Revisar un documento sin que haya cambios en su ciclo de vida

Flujos Seriales

Flujos Seriales: Características

• Puede ser usado para aprobar o sólo para revisar un documento (simple review y validation review).

• Es un flujo ordenado.• Los revisores adquieren permisos de

escritura temporales para modificar los documentos.

Flujos Seriales: Características

• Los participantes pueden reasignar (pierde derecho sobre el doc) o delegar su tarea (sigue siendo responsable de la tarea).

• Si todos los participantes aprueban el documento el estado del documento pasa a Aprobado.

• El límite para revisar el documento es de 5 días.

Flujos Seriales: Proceso

1. Un usuario con derechos de escritura inicia el workflow e invita a otros a participar en él.

2. El primer participante de la revisión recibe un email con un enlace al documento.

3. Si el usuario aprueba el documento pasa al siguiente revisor, si lo rechaza vuelve al anterior.

4. Cuando todos lo hayan aprobado el estado del documento pasa a Aprobado.

Flujos Paralelos

Flujos Paralelos: Características

• Se usa para que los participantes puedan dar su opinión respecto a un documento.

• Es quién inicia el flujo quien decide si el documento pasa a Aprobado o no.

• Es un flujo sin orden.• Cuando se cumple la fecha, las tareas se cierran

y se pasa a la revisión de quien inició el flujo.• Se divide en dos fases: Consulta y validación.

Flujos Paralelos: Proceso

1. Un usuario inicia un flujo paralelo2. Selecciona los usuarios que quiere que opinen sobre el

documento.3. Selecciona la fecha máxima en la que pueden opinar

sobre el documento.4. Todos los participantes reciben una notificación.5. Los participantes revisan el documento6. Cuando estos terminan, el iniciador recibe un resumen

de lo que los revisores han opinado.7. Decide si aprueba o no el documento.

Flujos a Medida

Flujos a Medida: Características

• Dan respuesta a un proceso concreto de negocio. Ejemplo: revisión de propuestas comerciales, validación de ordenes de compra, solicitud de vacaciones, etc.

• Requieren customización por parte del equipo técnico de Athento.

• Pueden incluir necesidades de automatización, de tipos documentales específicos, cambio del ciclo de vida, etc.

¡Gracias!

¿Preguntas?

Athento Sales Teamwww.athento.comUSA: +1 954 547 0347Spain: +34 952 028 873