Fersiwn 2 Ebrill 16

Cronfa Ddysgu Undebau Cymru (WULF)

Nodiadau Canllaw

Pa wariant sy’n gymwys?

Cyffredinol Mae gwariant ar brosiectau a gymeradwywyd yn gymwys am ad-daliad grant os yw wedi ei ysgwyddo a’i dalu mewn gwirionedd, cyn ei gynnwys yn y cais am daliad i Lywodraeth Cymru.

Bydd gwariant fel rheol ar ffurf arian parod wedi ei gefnogi gan anfonebau neu ddogfennau cyfrifyddu cyfwerth o ran gwerth y dystiolaeth, e.e. i gefnogi cyflogau, mae’n rhaid cael cofnodion y gyflogres, rhestrau BACS a datganiadau banc. Lle bo’n bosibl, dylid talu eich arian WULF i mewn i gyfrif ar wahân sydd wedi’i neilltuo’n benodol ar gyfer WULF. Bydd hyn yn helpu i reoli eich prosiect ac archwiliadau ariannol dilynol.

Un eithriad yn unig sydd i hyn: Taliadau a wneir ymlaen llaw ar gyfer gwasanaeth / nwyddau / gwaith sy’n cael ei ddarparu, yn unol ag ymrwymiadau cytundebol, yn ddarostyngedig i ddarparu / cwblhau’r gwasanaeth / nwyddau / gwaith erbyn y dyddiad y cytunwyd y byddai’r prosiect yn dod i ben. Trafodwch y math hwn o wariant â’ch rheolwr contractau cyn ysgwyddo costau.

Treth Ar WerthNid yw TAW y gellir ei hadennill, trwy ba ddull bynnag, yn gymwys, hyd yn oed os nad y sefydliad neu’r derbynnydd unigol sy’n ei hadennill mewn gwirionedd. Gellir hawlio TAW na ellir ei hadennill fel cost gymwys, cyhyd â bod yr hawliad wedi ei gefnogi gan dystiolaeth addas gan archwilwyr neu gyfrifwyr y sefydliad.

Mae’n bosibl y gofynnir ichi ddarparu llythyr gan eich tîm cyllid yn cadarnhau a all eich sefydliad adennill y TAW yn ganolog.

Canllawiau ar gyfer Penawdau Cost unigol

Costau Cyflwyno Dysg – cyflwyno cyrsiau gwirioneddol

Mae’n rhaid i’r gweithgaredd yr ydych yn hawlio amdano gydymffurfio ag amcanion y prosiect a gymeradwywyd. Byddwch yn ymwybodol, at ddibenion monitro, y bydd gofyn ichi ddarparu tystiolaeth o’r unigolion sydd wedi ymgymryd â’r gweithgareddau trwy gyflwyno ffurflen dysgwr wedi ei llofnodi. Bydd gofyn ichi hefyd ddarparu tystiolaeth o unrhyw dracio neu gyflawni

Tudalen 1 o 12

Bydd y nodiadau canllaw hyn yn eich helpu i nodi gwariant WULF cymwys; yn eich cefnogi i lenwi’r gwaith papur WULF angenrheidiol a chyflawni eich prosiect WULF. Trafodwch nhw â’ch rheolwr contractau os oes gennych unrhyw gwestiynau.

Fersiwn 2 Ebrill 16canlyniadau a/neu gynnydd i ddysgu pellach yn rhan o gofnod yr unigolyn hwnnw yn ystod monitro arferol.

Sut i ddangos y rhain ar y ffurflen hawlio:Pennawd Cyllideb – Costau CyflenwiEitem y Gwariant – Teitl y Cwrs/GweithgareddCyflenwr – enw’r sefydliad sy’n darparu’r cwrsCost - £XXXXXX (cost wirioneddol a ysgwyddir gan y prosiect fel trywydd archwilio)Sylwadau ychwanegol – nifer y bobl oedd yn bresennol, os oedd mwy nag un. Cyfeirier at unrhyw gyfraniadau gan gyfranogwyr/gweithwyr lle bo’n berthnasol.

Bydd angen ichi sicrhau bod pob dysgwr sy’n mynd ar gwrs yn llenwi ffurflen dysgwr (gweler isod), a chyflwyno’r ffurflenni hyn gyda’ch hawliad chwarterol, os ydych yn bwriadu cynnwys y dysgwyr hyn yn rhan o’ch prawf o gyflawni targed mesuradwy neu ganlyniad.

Yn ogystal â hyn, sicrhewch fod eich adroddiad naratif yn alinio â gweithgaredd y cwrs a ddangosir yn y gwariant ac y caiff cyflawniad eich amcanion a’ch targedau eu diweddaru yn briodol. Er enghraifft, rydych yn hawlio am 5 cwrs ac mae 5 unigolyn ar bob cwrs, felly dylai fod 25 ffurflen dysgwr a 25 canlyniad. Os yw 2 o’r bobl hyn eisoes wedi bod ar gwrs hyfforddi trwy’r prosiect, a hawliwyd eisoes am y canlyniadau hyn, dylai’r 2 unigolyn hynny fod wedi llenwi ffurflen dysgwr eisoes, a dylid bod wedi eu cyflwyno gyda hawliad blaenorol. Ni fydd angen i’r 2 unigolyn hyn lenwi ffurflen dysgwr arall; mae angen ichi nodi’r math hwn o weithgaredd yn glir. Dylai nifer gronnus y ffurflenni dysgwyr yr ydych yn eu cyflwyno gyfateb bob tro â nifer y dysgwyr unigryw sydd wedi gwneud gweithgaredd dysgu trwy eich prosiect.

Ceir defnyddio’r arian hefyd ar gyfer dysgu anffurfiol, gan gynnwys darpariaeth sy’n arwain at gymwysterau a darpariaeth nad yw’n seiliedig ar gymhwyster, cyhyd â bod yr hyfforddiant yn rhoi pwyslais ar sgiliau hanfodol. Mae’n rhaid i bob gweithgaredd dysgu roi pwyslais ar sgiliau a chyflogadwyedd, gan gyfrannu at gynhyrchiant neu ddatblygiad parhaus yn y gweithle gan yr unigolion sy’n cymryd rhan. Bydd angen i brosiectau, yn ystod monitro arferol, ddangos y cysylltiad â chyflogadwyedd a/neu ddatblygiad yn y gweithle ar gyfer yr holl weithgareddau a ddarperir.

Costau Datblygu Dysgu

Gellir hawlio am wariant i gefnogi cost darpariaeth ddysgu, megis datblygu cyrsiau newydd a datblygu ffyrdd newydd o ddysgu, os yw’r costau cysylltiedig yn unol ag amcanion a thargedau’r prosiect.

Digwyddiadau Dysgu

Ceir cynnwys costau sy’n ymwneud â digwyddiadau dysgu a digwyddiadau codi ymwybyddiaeth yn eich hawliad, cyhyd â bod y digwyddiadau yn cysylltu ag amcanion gwreiddiol y prosiect. Mae’n rhaid ceisio dod o hyd i’r ffordd fwyaf cost effeithiol o gynnal eich digwyddiadau.

Pan fo canlyniadau neu dargedau mesuradwy yn cyfeirio at niferoedd penodol o unigolion yn mynd i ddigwyddiadau dysgu, bydd angen ichi sicrhau eich bod yn gallu dangos tystiolaeth o’r canlyniad hwn. Er enghraifft, cofrestr presenoldeb, ffurflenni adborth ac ati.

Os ydych yn hawlio am gynadleddau, seminarau neu ddigwyddiadau rhwydweithio, rhowch nifer y bobl sy’n bresennol, yn fewnol ac yn allanol, ar eich ffurflen hawlio. Mae hefyd yn ddefnyddiol

Tudalen 2 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16cynnwys manylion am y rhain yn eich adroddiadau naratif ac, os oes modd, gynnwys cylchlythyron, taflenni gwybodaeth ac ati sy’n rhoi tystiolaeth o ganlyniadau’r digwyddiadau.

Hyrwyddo

Gall gwariant cymwys gynnwys costau sy’n ymwneud ag agweddau priodol a chymesur ar weithgareddau hyrwyddo sy’n benodol i brosiect, er enghraifft costau dylunio a chynhyrchu deunyddiau hyrwyddo, hwyluso cynadleddau a seminarau priodol, ac ymgyrchoedd hysbysebu wedi eu targedu.

Er bod prynu eitemau hyrwyddo bach yn gymwys, mae’n rhaid i’r rhain hyrwyddo’r prosiect WULF, nid yr Undeb dan sylw yn unig. Trafodwch brynu unrhyw eitemau ‘defnyddiau traul’ â’ch rheolwr prosiect cyn eu harchebu.

Yn ogystal â hyn, bydd angen cymeradwyaeth gan eich rheolwr contractau cyn ysgwyddo unrhyw gostau am eitemau ‘anarferol’ ad hoc. Os ydych yn ansicr, gofynnwch am gyngor yn gyntaf.

Sicrhewch fod unrhyw eitemau hyrwyddo wedi eu cynhyrchu yn unol â Chanllawiau Brandio Llywodraeth Cymru.

Sut i ddangos y rhain ar y ffurflen hawlio:Pennawd Cyllideb – HyrwyddoEitem y Gwariant – papur ysgrifennu ac atiCyflenwr – enw’r sefydliad sy’n darparu’r nwyddauCost – £XXXXXXSylwadau ychwanegol – nifer yr eitemau, hyd oes y cyflenwad stoc

Costau Rheolwr Prosiect/Gweithiwr Prosiect

Mae costau Rheolwr Prosiect a gweithwyr cysylltiedig yn gymwys ar gyfer personél sy’n ymwneud yn uniongyrchol â phrosiect, boed yn amser llawn neu’n rhan-amser. Mae’r dogfennau cefnogi penodol y mae eu hangen i ddangos tystiolaeth o’r costau hyn yn cynnwys disgrifiadau swydd, contractau staff/CLG os nad ydynt wedi eu cyflogi yn uniongyrchol, taflenni amser neu gyfrifiadau cyfradd ddyddiol staff rhan-amser, adroddiadau BACS/y Gyflogres a datganiadau banc.

Cyfrifir costau Rheolwr Prosiect a gweithwyr cysylltiedig ar sail costau gwirioneddol y gyflogres, sydd yn cynnwys cyflog gros, cyfraniadau Yswiriant Cenedlaethol y cyflogwr, a gallai gynnwys costau pensiwn y cyflogwr pan fo cynllun pensiwn sefydledig sy’n berthnasol i bob aelod o staff. Fel arall, pan fo unigolyn wedi ei gontractio i’r prosiect at ddibenion rheoli’r prosiect, mae’r costau gweinyddu sy’n gysylltiedig â’r trafodion i gael gafael ar wasanaethau’r unigolyn hwnnw hefyd yn gymwys, a bydd angen dangos lefel gyfwerth o dystiolaeth eu talu.

Gall rhagolygon ar gyfer y costau hyn gynnwys costau rhesymol sy’n deillio o’r contract cyflogaeth, gan gynnwys cynnydd disgwyliedig i radd neu raddfa gyflog y staff cysylltiedig.

Gellir hawlio taliadau absenoldeb oherwydd salwch neu famolaeth/tadolaeth/mabwysiadu os yw’n unol â pholisi staff y sefydliad neu wedi ei gynnwys yng nghontract cyflogaeth yr unigolyn. Mae’n rhaid gosod unrhyw daliad am absenoldeb oherwydd salwch statudol neu famolaeth/dadolaeth yn erbyn hawliad am daliad a gyflwynir i Lywodraeth Cymru.

Tudalen 3 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16

Gellir hawlio costau hyfforddi’r Rheolwr Prosiect dim ond os oes anghenion penodol ar yr unigolyn am hyfforddiant sy’n ymwneud â chaffael gwybodaeth arbenigol i’w alluogi i gyflawni’r prosiect yn effeithiol. Dylech drafod hyn â’ch swyddog datblygu yn TUC Cymru yn gyntaf.

Nid yw taliadau bonws neu gymhelliant yn gostau cymwys.

Mae angen gofalu i sicrhau nad yw unrhyw gostau sydd wedi eu cynnwys yn eich prosiect ar gyfer gweithwyr o sefydliadau eraill yn cael eu hariannu trwy ffynhonnell arall, yn gyhoeddus neu’n breifat.

Sut i ddangos Costau Rheolwr Prosiect/Gweithiwr Prosiect ar y ffurflen hawlio:Pennawd Cyllideb – Costau Rheolwr Prosiect/Costau Cefnogi’r ProsiectEitem y Gwariant – Costau Rheolwr/Gweithiwr Prosiect, Rheolwr Prosiect ac atiCyflenwr – amherthnasolCost – £XXXXXXSylwadau ychwanegol – enw yr unigolyn, nifer y misoedd, argostau ac ati

TreuliauAt ddibenion eglurdeb, mae angen dadansoddi’r treuliau ar y ffurflen hawlio. Bydd hyn yn ei gwneud yn bosibl dyrannu treuliau yn gostau y gellir cyflwyno tystiolaeth ar eu cyfer wrth fonitro, megis tocynnau teithio, llety, cynhaliaeth, a chostau y gellir eu ‘cyfrifo’, megis costau teithio a gefnogir gan nifer y milltiroedd yn unig.

Mae’n rhaid i ffonau symudol a chontractau a brynir trwy eich dyraniad WULF gael eu defnyddio at ddibenion y prosiect yn unig. Ni fydd Llywodraeth Cymru yn gallu talu am alwadau a defnydd data nad yw’n gysylltiedig â’r prosiect.

Sut i ddangos Treuliau ar y ffurflen hawlio:Pennawd Cyllideb – Costau Teithio a Chynhaliaeth (Treuliau) ac atiEitem y Gwariant – Milltiroedd / Teithio Gwirioneddol / Llety / Cynhaliaeth ac atiCyflenwr – amherthnasolCost – £XXXXXXSylwadau ychwanegol – penodol i’r math o wariant

Mae’r enghraifft o’r ffurflen hawlio wedi ei llenwi yn dangos y ffordd orau o ddangos y rhaniad hwn.

Prynu Offer – AT DDEFNYDD TÎM Y PROSIECTDisgwylir bod gan yr unigolion sy’n cynnal y prosiect yr offer eisoes i gyflawni eu cyfrifoldebau sy’n rhan o’r prosiect. Fodd bynnag, os oes angen prynu offer mae’n rhaid cael cymeradwyaeth gan eich rheolwr contractau cyn ysgwyddo costau. Bydd disgrifiad byr o’r hyn y mae angen ei brynu yn galluogi eich rheolwr contractau i brosesu eich cais mor fuan â phosibl.Dylai’r manylion gynnwys:Enw’r unigolion y mae angen yr offer arno,Yr eitem sydd ei hangen,Cost yr eitem,Pam mae angen yr eitem a sut bydd yn fuddiol i’r prosiect WULF yn ystod cyfnod y prosiect a phan fo’r prosiect wedi dod i ben.Noder, os bydd cost yr offer yn newid ar ôl cael cymeradwyaeth, rhowch wybod i’ch rheolwr contractau am y newid cyn prynu.

Tudalen 4 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16

Prynu Offer – AT DDEFNYDD Y GANOLFAN DDYSGUEfallai y bydd yn hanfodol prynu offer i’r canolfannau dysgu sy’n creu’r prosiect; mae’r costau hyn yn gymwys cyhyd â bod cysylltiad clir â chyflenwi’r prosiect a byddai’r costau, gan amlaf, wedi eu nodi yn ystod cam cynnig y prosiect.

Yn achos offer symudol, mae’n rhaid rhoi sicrwydd bod yr offer at ddefnydd y prosiect yn unig ac y bydd y prosiect yn cynnal y buddion.

Mae’n rhaid cael cymeradwyaeth gan eich rheolwr contractau i brynu offer, a ‘chyfarpar’ cysylltiedig canolfan ddysgu. Gellir gwneud hyn trwy ddarparu crynodeb o’r eitemau y mae eu hangen, eu cost a’u defnydd arfaethedig. Mae’n rhaid ichi gynnwys sut byddan nhw’n parhau i ddarparu’r buddion a gyflawnwyd gan y prosiect ar ôl i’r WULF ddod i ben.

Ym mhob achos, mae’n rhaid i’r hyn a brynir gyflawni gwerth am arian; mae’n rhaid iddo fod yn gymesur ac yn rhesymol i’r buddion a ddaw yn sgil y prosiect.

Mae’n rhaid prynu’r holl offer yn gywir. Bydd angen i’r prosiect gadw tystiolaeth gefnogol a bydd yn rhaid i’r dystiolaeth fod ar gael yn ystod eich ymweliad monitro blynyddol.

Yn yr enghraifft TÎM Y PROSIECT a’r enghraifft CANOLFANNAU DYSGU, pan fo eitemau wedi eu prynu, mae’n rhaid cadw rhestr eiddo at ddibenion archwilio.

NI DDYLAI offer a brynir gan y prosiect gael eu defnyddio yn eitemau hyrwyddo nac yn wobrau cystadlaethau.

Prynu Offer Ail Law (at ddefnydd TÎM Y PROSIECT A CHANOLFANNAU DYSGU) Ystyrir mai cost prynu offer ail law yw’r arfer gorau a’r gwerth gorau am arian, ond mae’n rhaid sicrhau:• nad yw pris yr offer yn fwy na gwerth yr offer ar y farchnad, a’i fod yn llai na chost offer newydd

tebyg; a• bod yr offer yn briodol yn dechnegol ac yn cydymffurfio ag unrhyw ddeddfwriaeth berthnasol,

(e.e. iechyd a diogelwch)

Sut i ddangos y rhain ar y ffurflen hawlio:Pennawd Cyllideb – Offer/Canolfannau Dysgu ac atiEitem y Gwariant – Gliniadur, dodrefn ac atiCyflenwr – enw’r sefydliad sy’n darparu’r nwyddauCost – £XXXXXXSylwadau ychwanegol – nifer yr eitemau, dyddiadau cyfeirio pan gymeradwywyd y dyfynbrisiau gan y Rheolwr Contractau, manylion y ganolfan ddysgu ac ati

Defnyddiau traulMae gwariant ar ddefnyddiau traul yn gymwys cyhyd â bod y gwariant naill ai yn cael ei ddefnyddio’n gyfan gwbl ar y prosiect neu yn cael ei hawlio ar gyfradd cyfran a gytunwyd. Trafodwch â’ch rheolwr prosiect bennawd cost priodol i gofnodi yr eitemau hyn, a chael cytundeb ysgrifenedig i unrhyw ddull o rannu a gynigir, cyn ysgwyddo unrhyw gostau.

Tudalen 5 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16

Technoleg Gwybodaeth a ChyfathrebuMae gwariant ar TGCh (gan gynnwys caledwedd, meddalwedd, costau gwefan, trwyddedau, cymorth a defnyddiau traul) yn gymwys pan ddangosir bod ei angen i gyflawni’r prosiect yn effeithiol. Unwaith eto, mae’n rhaid i’ch Rheolwr Contractau gymeradwyo’r costau hyn cyn ysgwyddo unrhyw gostau.

Cyfraniadau gan Gyfranogwyr y Prosiect / Cyflogwyr (arian parod)

Os yw eich prosiect WULF yn gofyn am gyfraniad ariannol gan y cyfranogwr unigol / cyflogwr, tuag at gost cwrs ac ati, mae’n rhaid datgan yr ‘arian parod’ yr ydych yn ei gael.

Ar y ffurflen hawlio bydd angen ichi gofnodi cost gyfan y cwrs ar gyfer pob dysgwr fel tystiolaeth o’ch trywydd archwilio, yn yr adran ‘gwariant’ ar y ffurflen. Mae bocs dan y bocs sy’n nodi cyfanswm y gwariant lle mae’n rhaid i chi nodi cyfanswm yr holl gyfraniadau gan gyfranogwyr / cyflogwyr yn ystod y cyfnod hwnnw. Mae’n rhaid nodi hyn fel ffigur positif oherwydd bydd y ffurflen hawlio yn tynnu ffigur cyfraniadau cyfranogwyr / cyflogwyr o ffigur cyfanswm y gwariant.

Ni fydd taliad eich hawliad prosiect WULF yn cynnwys y cyfraniadau yr ydych wedi eu cael gan gyfranogwyr / cyflogwyr, a ddangosir yn y bocs Gwerth yr Hawliad ar y ffurflen.

Yn ymarferol mae hyn yn golygu y bydd gwerth cyfan y prosiect a gymeradwywyd gennych i’w wario o hyd, ond y byddwch yn tynnu ar y gyllideb WULF gan Lywodraeth Cymru yn arafach nag y byddech heb unrhyw gyfraniadau arian parod i’r prosiect. Mae’n ffordd dda iawn o ddangos cynaliadwyedd y prosiect ac o gynnal cyfranogiad dysgwyr.

Mae’n rhaid gofalu nad ydych yn cynnwys unrhyw ganlyniadau neu gyflawniadau yn yr adroddiad prosiect WULF sydd wedi eu talu yn gyfan gwbl o wariant nad yw’n ymddangos yn eich hawliad prosiect WULF. Gan nad yw’r prosiect wedi buddsoddi yn y canlyniadau hyn, ni ellir eu hawlio yn gyflawniadau. Fodd bynnag, pan fo’r prosiect yn cyfrannu (yn ariannol, yn ymgynghorol, neu fel arall), gwnewch yn siŵr fod y canlyniadau hyn wedi eu cynnwys yn yr adroddiad naratif.

Nid yw cyfraniadau cyfranogwyr / cyflogwyr yn addas i bob prosiect WULF; ni fydd disgwyliad y bydd eich prosiect yn defnyddio’r adran cyfraniadau cyfranogwyr/cyflogwyr ar y ffurflen, gan y bydd hyn yn amlwg o’ch bid a gymeradwywyd. Os ydych yn dymuno archwilio posibiliadau cynnwys cyfraniadau cyfranogwyr / cyflogwyr yn eich prosiect, trafodwch hyn â’ch rheolwr contractau.

Mae’r uchod yn berthnasol i gyfraniadau ‘arian parod’ y mae’r prosiect neu’r Undeb yn eu cael sy’n ymddangos ar drywydd archwilio’r prosiect neu’r Undeb. Pan fo’ch cyfranogwyr neu’ch cyflogwyr yn rhoi cyfraniad ariannol yn syth i’r darparydd neu’r trydydd parti ac nid yw’r trafodiad hwnnw yn rhan o’ch trywydd archwilio, mae’n rhaid cofnodi’r costau hyn yn yr adroddiad naratif bob chwarter blwyddyn.

Yn ogystal â hyn, at ddibenion gwerthuso, rydym yn dymuno cofnodi gwerth sylweddol y cymorth y mae’r prosiect yn ei gael mewn ffyrdd eraill gan randdeiliaid, yr Undeb ehangach a sefydliadau partner. Bydd hyn yn digwydd yn flynyddol ac yn cael ei gofnodi yn y broses Asesu Effaith.

Ni fydd y trafodion ‘arian parod’ y tu allan i drywydd archwilio uniongyrchol y prosiect, a gwerth y cymorth arall blynyddol nad yw’n gymorth ariannol, yn cael eu cynnwys yn archwiliad ariannol Llywodraeth Cymru.

Tudalen 6 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16

Monitro Ariannol

Mae’n un o amodau eich dyfarniad grant eich bod yn cadw cofnodion cyfrifyddu clir, gan nodi’r holl gyfraniadau gan gyfranogwyr / cyflogwyr a’r gwariant. Bydd rheolwyr contractau / swyddogion monitro Llywodraeth Cymru yn cynnal ymweliadau monitro ariannol â’ch safle i arolygu eich gweithgareddau a/neu archwilio a chymryd copïau o ddogfennau neu gofnodion sy’n ymwneud â’ch defnydd o’r arian. Cynhelir un ymweliad monitro ym mhob blwyddyn y contract.

Mae’n bwysig eich bod yn cydweithredu â’r archwiliadau ariannol, oherwydd bydd methu â darparu tystiolaeth a sicrwydd boddhaol yn arwain at gadw’r taliad yn ôl neu ei adennill.

Bydd monitro ariannol yn cael ei gynnal yn flynyddol ac ar ddewis o un hawliad y flwyddyn. Ceir dewis hawliadau eraill os codir pryderon.

Isod mae rhestr ddefnyddiol o dystiolaeth y gellir ei hystyried fel rhan o’r sicrwydd monitro ariannol.

Enghreifftiau o dystiolaeth ariannol y mae ei hangen yn rhan o ymweliad Monitro WULF

(Nodwch mai enghreifftiau yn unig sydd yn y ddogfen hon, a bod tystiolaeth ariannol o wariant yn amrywio rhwng sefydliadau gwahanol. O ran monitro, mae’r dystiolaeth y mae ei hangen arnom yn cynnwys prawf o brynu a phrawf o dalu o fewn eich prosiect).

Costau Tîm y Prosiect

Slip cyflog/System dalu fewnol (BACS / Adroddiadau’r Gyflogres) Costau staff cysylltiedig – Cyfraniadau cyflogwyr (Yswiriant Cenedlaethol / Pensiwn /

Gofal Plant) Taflenni amser / cyfrifiadau oriau / cyfradd ddyddiol staff rhan-amser Trafodion anfoneb ar gyfer unigolion sy’n ymwneud â’r prosiect ar gytundeb lefel

gwasanaeth Tystiolaeth o werth cyfwerth ar gyfer unigolion llawrydd neu wedi eu contractio

Teithio a Threuliau

System fewnol o gofnodi gwariant teithio / cyfrifio milltiroedd Taliad (BACS / adroddiadau talu) Treuliau – derbynebau (os ydyn nhw ar gael) neu, unwaith eto, system fewnol o gofnodi

(ffurflen) ynghyd â thystiolaeth o dalu (BACS / adroddiadau talu)

Ffôn Symudol

Bil (gan gynnwys dadansoddiad os oes mwy nag un defnyddiwr) Taliad BACS

Hyfforddiant Tîm y Prosiect

Anfoneb ar gyfer hyfforddiant, i gynnwys dyddiad yr hyfforddiant, enw’r unigolyn a gafodd yr hyfforddiant ac enw’r cwrs hyfforddi (os yw ar gael)

Tudalen 7 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16 Tystysgrif o gwblhau hyfforddiant (os yw ar gael) Taliad BACS

Marchnata a Hyrwyddo

Eitemau hyrwyddo, e.e. pennau / pensiliau / ffyn mesur ac ati. Anfoneb fel prawf o brynu ynghyd â BACS/ datganiad Cerdyn Credyd y Cwmni i ddangos prawf o dalu

Posteri / Taflenni gwybodaeth / Deunyddiau darllen. Anfoneb fel prawf o brynu ynghyd â BACS / datganiad Cerdyn Credyd y Cwmni i ddangos prawf o dalu

Cynhadledd / Sesiynau Codi Ymwybyddiaeth

Prawf o brynu ar gyfer costau lleoliad / lletygarwch / costau teithio / stondin mewn digwyddiad / siaradwyr ac ati. Prawf o dalu – BACS / Cerdyn Credyd y Cwmni / trafodiad ar-lein ac ati.

Cyfleusterau Swyddfa / Ystafell Hyfforddi

Dadansoddiad o gostau a chyfrifiadau prosiect Prawf o dalu / Cyfrifiadau / Canran neu system cyfradd safonol

Darpariaeth / Hyfforddiant

Costau lleoliad – Anfoneb taliad BACS / Derbynneb Costau hyfforddwr (gan gynnwys dadansoddiad o unrhyw gostau cysylltiedig – Teithio a

Chynhaliaeth) – Anfoneb taliad BACS / Derbynneb Lletygarwch – Anfoneb BACS/ Derbynneb talu Costau deunyddiau’r cwrs (argraffu) – Anfoneb BACS / Derbynneb talu Costau datblygu’r cwrs – Anfoneb BACS / Derbynneb talu Costau’r cwrs, e.e. darparydd allanol – Anfoneb BACS / Derbynneb talu Costau achredu/ardystio - Anfoneb BACS / Derbynneb talu / Cofnodion trafodion ar-lein.

Costau offer, e.e. Gliniaduron / Argraffwyr / Uwch-daflunydd / Cyfrifiaduron llechen

Dyfynbrisiau (os ydyn nhw ar gael) Anfoneb fel prawf o brynu Prawf o dalu – BACS / trafodiad Cerdyn Credyd / Derbynneb.

Cyfraniadau gan gyfranogwyr / cyflogwyr (pan fyddant yn rhan o’ch trywydd archwilio)

Prawf o’r prosiect yn cael y ‘cyfraniadau’ gan y cyfranogwyr – taliad BACS / Anfoneb / Derbynneb talu

Byddai hefyd yn fuddiol i bob aelod o dîm y prosiect perthnasol fod ar gael yn ystod y cyfarfod monitro, gan gynnwys y rhai sy’n gyfrifol am y prosiect ac am gyllid y prosiect.

Nodwch y byddwn yn archwilio pob un o’r penawdau gwariant y cyflwynwyd hawliadau ar eu cyfer a bydd angen tystiolaeth am bob un o’r rhain.

Llofnodion Electronig

Tudalen 8 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16Mae’n dderbyniol cyflwyno hawliadau grant mewn fformat electronig yn unig. Gellir cael hawliadau electronig (ynghyd ag unrhyw ddogfennaeth gefnogol) trwy gyfeiriad e-bost y Rheolwr Prosiect a enwir yn y llythyr dyfarnu perthnasol. Mae hyn yn cynnwys tystiolaeth wedi ei sganio neu luniau o dystiolaeth a llofnodion electronig gan yr unigolion a enwir ar y ffurflen llofnodwyr awdurdodedig. Mae’n rhaid i’r cyflwyniad terfynol ddod gan y Rheolwr Prosiect y cytunwyd arno.

Dogfennau ychwanegol defnyddiol

Mae bob tro yn fuddiol cynnwys enghreifftiau o’r gwaith prosiect gyda’ch hawliadau. Er enghraifft, cylchlythyron, papurau cynadleddau, hysbysebion digwyddiadau ac ati. Yn ogystal â darparu ‘delwedd’ o’ch prosiect, mae hefyd yn gyswllt defnyddiol â’r gweithgaredd a restrir yn yr adroddiad naratif.

Os ydych o’r farn y byddai’n fuddiol i’ch rheolwr contractau neu aelod arall o Dîm Cyflawni’r Prosiect ddod i un o’r digwyddiadau prosiect WULF, byddem yn barod iawn i ystyried eich cais.

Diffiniadau defnyddiol

Isod mae rhai termau y cyfeiriwyd atynt yn y Nodiadau Canllaw a allai eich helpu i ddeall sut mae angen i’ch prosiect gofnodi a chyflwyno gwybodaeth.

Diffiniad o ‘Cymorth’ – gallai eich prosiect gynnig amrywiaeth o gymorth i unigolyn. Gall cymorth fod yn ariannol neu’n ymgynghorol, neu’n gyfuniad o’r ddau. Mae’n bwysig cofnodi pan fydd eich prosiect wedi rhoi cymorth i unigolyn, er enghraifft, unigolyn sy’n cael gwybodaeth a chyngor mewn mater o golli swydd – efallai eich bod wedi rhoi gwybodaeth i’r unigolyn am opsiynau hyfforddiant neu wedi ei gyfeirio i’r Rhaglen ReAct – mae hyn yn fath o gymorth.

Diffiniad o ‘Dysgwr’ – dysgwr yw unrhyw un y mae’r prosiect yn dweud iddo ymgymryd â gweithgaredd dysgu y talwyd amdano gan y prosiect. Bydd angen ichi gasglu ffurflen dysgwr ar gyfer pob dysgwr yr adroddir amdano. Nid yw unigolion sy’n mynd i ddigwyddiadau neu sesiynau codi ymwybyddiaeth yn ddysgwyr ac nid oes angen ffurflen dysgwr arnynt – byddai’r rhain, fodd bynnag, yn cael eu hystyried dan unigolion sydd wedi derbyn cymorth oherwydd byddwch wedi darparu cyngor iddynt a/neu wedi codi eu hymwybyddiaeth o gyfleoedd dysgu posibl.

Diffiniad o ‘Cyfranogwr/Buddiolwr’ – mae’r ddau derm hyn yn ffyrdd eraill o gyfeirio at yr unigolion yn eich prosiect. Gall Cyfranogwr fod yn unrhyw un sydd wedi cymryd rhan yn y prosiect a gellid ei gofnodi naill ai yn y categori cymorth neu ddysgwr uchod. Mae Buddiolwr, yn yr un modd, yn rhywun sydd wedi cael budd o’r prosiect a gellir ei gofnodi yntau hefyd yn y categori cymorth neu ddysgwr uchod.

Diffiniad o ‘Wedi ei Dalu/Wedi eu Talu’ – sef wedi talu mewn gwirionedd. Er mwyn i dystiolaeth o weithgaredd fod yn gymwys, mae’n rhaid i unrhyw gostau a ysgwyddir yn sgil y gweithgaredd hwnnw fod wedi eu talu trwy fanc eich prosiect cyn ichi allu eu cynnwys mewn unrhyw hawliad i Lywodraeth Cymru.

Tudalen 9 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16

Calendr cyflwyno a dyddiau cau – 2016 - 2018

Hawliadau Chwarterol

Cyflwynir hawliadau chwarterol fel a ganlyn:

Blwyddyn 1 Cyfnod yr hawliad

Cyflwyno’r hawliad erbyn*neu’r dydd Gwener blaenorol os yw hyn ar benwythnos

Dogfennaeth Gefnogol

Dechrau’r Prosiect

Cyn dechrau’r prosiect

O fewn 28 diwrnod i ddyddiad dechrau’r prosiect

Asesiad Cychwynnol o’r Effaith

Chwarter 1 Ebrill – Mehefin 23 Gorffennaf 2016Hawliad ac Adroddiad Chwarterol

Chwarter 2 Gorffennaf – Medi 23 Hydref 2016Hawliad ac Adroddiad Chwarterol

Chwarter 3 Hydref – Rhagfyr 23 Ionawr 2017Hawliad ac Adroddiad Chwarterol

Chwarter 4 Ionawr – Mawrth 23 Ebrill 2017Hawliad, Asesiad Interim o’r Effaith ac Adroddiad Chwarterol

Blwyddyn 2 Cyfnod yr hawliad

Cyflwyno’r hawliad erbyn*neu’r dydd Gwener blaenorol os yw hyn ar benwythnos

Dogfennaeth Gefnogol

Dechrau’r Prosiect

Cyn dechrau’r prosiect

O fewn 28 diwrnod i ddyddiad dechrau’r prosiect

Hawliad ac Adroddiad Chwarterol

Chwarter 1 Ebrill – Mehefin 23 Gorffennaf 2017Hawliad ac Adroddiad Chwarterol

Chwarter 2 Gorffennaf – Medi 23 Hydref 2017Hawliad ac Adroddiad Chwarterol

Chwarter 3 Hydref – Rhagfyr 23 Ionawr 2018Hawliad ac Adroddiad Chwarterol

Chwarter 4 Ionawr – Mawrth 23 Ebrill 2018Hawliad, Asesiad Terfynol o’r Effaith ac Adroddiad Chwarterol

Noder os na chyflwynir eich hawliad a’ch dogfennaeth gefnogol erbyn y dyddiau cau uchod, mae’n bosibl na fydd eich hawliad yn cael ei dalu tan y chwarter canlynol. Mae’n ofynnol cadw at y dyddiau cau ar gyfer cyflwyno hawliadau er mwyn cefnogi ac annog taliad prydlon i chi ac i reoli dyraniad adnoddau.

Tanwariant (os o gwbl)

Mae’n rhaid rhoi gwybod i Lywodraeth Cymru am danwariant ar gyfer y flwyddyn ariannol erbyn 31 Hydref 2016/17, neu ar y cyfle cyntaf.

Tudalen 10 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16Ni ellir cario tanwariant ymlaen o un flwyddyn ariannol i’r nesaf.

Ffurflenni cwblhau prosiect

Llofnodwyr Awdurdodedig

Mae angen cyflwyno ffurflen Llofnodwyr Awdurdodedig ar ddechrau prosiect. Gwnewch yn siŵr y cyflwynir ffurflen newydd os bydd unrhyw ddiweddariadau neu newidiadau staff.

Gosod Cyllid

Dylech fod wedi llenwi a chyflwyno ffurflen gosod cyllid ar ddechrau’r prosiect. Byddai angen cyflwyno ffurflen arall os oes angen gwneud unrhyw newidiadau.

Asesiad Cychwynnol o Effaith

Mae’n rhaid cwblhau a dychwelyd Asesiad Cychwynnol o’r Effaith i Lywodraeth Cymru o fewn 28 diwrnod i gael eich cytundeb grant. Mae cwblhau eich Asesiad Cychwynnol o’r Effaith yn ofyniad cyn cael arian yn eich llythyr dyfarnu ac ni fydd unrhyw daliad yn cael ei wneud os nad ydym wedi cael adroddiad boddhaol.

Ffurflen Hawlio

Bydd angen llenwi hon bob chwarter blwyddyn er mwyn gallu gwneud taliadau i chi.

Adroddiadau Chwarterol

Mae’n rhaid cyflwyno’r rhain gyda phob hawliad am daliad

Tudalen 11 o 12

Fersiwn 2 Ebrill 16

Ffurflen Dysgwr

I’w llenwi ar gyfer pob dysgwr yr hawlir ar ei gyfer fel cost neu ganlyniad.

Asesiad Interim o’r Effaith

Mae’n rhaid cyflwyno hwn gyda hawliad chwarter 4, blwyddyn 1.

Asesiad Terfynol o’r Effaith

Mae’n rhaid cynnal Asesiad Terfynol o’r Effaith ar ddiwedd eich prosiect; dylai hwn gael ei ysgrifennu yn ystod y chwarter olaf a’i gyflwyno gyda’r hawliad terfynol.

Ffurflenni Amrywio Contract / Cais Trosglwyddo

Os oes angen ichi wneud unrhyw newidiadau i’ch penawdau cyllideb neu’r symiau i’w gwario dan bob pennawd cyllideb, defnyddiwch ffurflen Amrywio Contract / Cais Trosglwyddo WULF.

Brandio

Gwnewch yn siŵr eich bod yn cadw at Ganllawiau Brandio Llywodraeth Cymru wrth hyrwyddo eich prosiect WULF.

Tudalen 12 o 12