Ydelsesbeskrivelse 2015 med grundydelse og tillægsydelser

Januar 2015

2

Indhold:

Grundydelsen som betales med et fast administrationshonorar ................ 3 Budget, regnskab og økonomistyring........................................................................................ 3 Udlejning, lejemålsadministration og fraflytning ........................................................................ 3 Bygningsdrift .............................................................................................................................. 3 Servicering af beboerdemokrati ................................................................................................ 4 Kommunikation .......................................................................................................................... 4

Tillægsydelser .................................................................................................. 4 Byggesagsadministration .......................................................................................................... 4 Supplerende ydelser i bygge-, renoverings- og moderniseringssager ..................................... 5

Øvrige tillægsydelser ....................................................................................... 6 Administration af grundejer- og ejerlejlighedsforeninger, fælles varmecentraler o. lign. .......... 7 Administration af kortvaskesystem ............................................................................................ 7 Administration af nye aftaler om fleksibel udlejning efter 1.1.2009 ........................................... 7 Antennebudget .......................................................................................................................... 7 Boligsocial helhedsplan ............................................................................................................. 7 EST-elevkoordinering ................................................................................................................ 7 Forbrug ...................................................................................................................................... 7 Fraflytnings- og indflytningsanalyser ......................................................................................... 7 Fremtidssikring – overbliksrapport ............................................................................................ 7 Husorden og råderetskatalog – ekspertbistand til udarbejdelse ............................................... 7 Kapitaltilførselssager uden for byggesager ............................................................................... 7 Kollektiv råderet ......................................................................................................................... 8 Kurser ........................................................................................................................................ 8 Landsdækkende serviceaftaler ................................................................................................. 8 Landsdækkende indkøbsaftaler ................................................................................................ 8 Lokale hjemmesider .................................................................................................................. 8 Markedsanalyser ....................................................................................................................... 9 Naboskabsundersøgelser ......................................................................................................... 9 Opfølgning på dokumentationspakken...................................................................................... 9 Opgaver ved afdelingsmøde ..................................................................................................... 9 Print/Fotokopiering .................................................................................................................... 9 Projektledelse af boligsocial helhedsplan ................................................................................. 9 Rekruttering til driften ................................................................................................................ 9 Tingbogsattester ...................................................................................................................... 10 Tryghedspakke ........................................................................................................................ 10 Udlejningskampagner, åbent hus ............................................................................................ 10

Særlige gebyrer, der betales af lejer ............................................................ 10 Boliggarantibevis ..................................................................................................................... 10 Individuel råderet ..................................................................................................................... 10 Opnotering på venteliste (momsfri) ......................................................................................... 10 Årlig ajourføring af venteliste (momsfri) .................................................................................. 10 Rykkerbreve ved for sen betaling af leje og andre pligtige pengeydelser (momsfri) .............. 10 Rykkergebyr hos fraflyttere med restance (momsfri) .............................................................. 10

3

Grundydelsen som betales med et fast administrationshonorar

Budget, regnskab og økonomistyring • budget til boligorganisationer og afdelinger • deltagelse i afdelingsbestyrelses- og afdelingsmøde, hvor bestyrelsen fremlægger

budget og regnskab • huslejeberegning • varsling af lejeforhøjelser • budgetopfølgning • årsregnskab for boligorganisationer og afdelinger samt forelæggelse for revision • pop-regnskab • indsendelse af regnskaber til kommunalbestyrelse og Landsbyggefond • omprioriteringer • statistikker til BL, LBF, Danmarks Statistik m.fl. • beregning, varsling og opkrævning af a conto bidrag til forbrug • udsendelse af forbrugsregnskaber og indgåelse af afdragsordninger • kapitalforvaltning • bogføring og betaling af organisationers og afdelingers udgifter • kontakt til revisor, banker, realkreditinstitutter, kommuner og andre offentlige

myndigheder • lovmæssig procedure i forhold til kommunerne i forbindelse med mål- og

aftalestyring – deltagelse i indledende fællesmøde, udarbejdelse af dokumentationspakke og deltagelse i dialogmøde

Udlejning, lejemålsadministration og fraflytning • udarbejdelse og udsendelse af udlejningsmateriale • udsendelse af boligtilbud • udfærdigelse af lejekontrakt • studiekontrol ved ungdomsboliger • udlejning og administration af erhvervslejemål • fremlejesager • byttesager • sager om overtrædelse af husorden • huslejeopkrævning • opfølgning på huslejerestancer • iværksættelse opsigelses- og ophævelsessager • ekspedition af opsigelser • flytteopgørelser • opfølgning på flytterestancer • afdragsordninger • beboerkontakt

Bygningsdrift • ansættelse og afskedigelse af lokalt ansatte medarbejdere • administration af løn og øvrige ansættelsesforhold for lokalt ansatte medarbejdere • forhandling af overenskomster og lokalaftaler • ledelse af lokalt ansatte medarbejdere

4

• administration af forsikringsforhold i samarbejde med forsikringsmægler • opfølgning på skadesstatistikker, skadesforebyggelse • markvandring • tilstandsrapport • vedligeholdelsesplan • pris- og budgetkontrol • gennemførelse af planlagte vedligeholdelsesopgaver, herunder tilbudsindhentning

og aftaler med håndværkere • aflevering og kvalitetskontrol af vedligeholdelsesarbejder

Servicering af beboerdemokrati • forberedelse af og deltagelse i organisationsbestyrelsesmøder samt udarbejdelse

af referater • forberedelse af og deltagelse i repræsentantskabsmøder • grundpakke til nyoprettede afdelinger med husorden og 2 afdelings-

/afdelingsbestyrelsesmøder • generel juridisk bistand om forhold indeholdt i grundydelsen • basale samarbejdsrelationer med kommunerne • administration vedr. rådighedsbeløb • håndbog for beboerdemokrater • besigtigelser

Kommunikation • nyhedsbreve til beboerdemokrater • beboerbladet Lejlighedsvis • udvikling og vedligeholdelse af Lejerbos hjemmeside • ramme, struktur og forside til bestyrelsernes hjemmesider • bestyrelses-IT • pjecer

Tillægsydelser

Byggesagsadministration Ifølge administrationsoverenskomsterne skal der betales et særskilt honorar for administration af bygge-, renoverings- og moderniseringsopgaver. Honoraret for byggesagsadministration beregnes som en procentdel af de samlede udgifter ekskl. honoraret og inkl. moms med følgende satser (2015) 2,5 % af de første 3.803.200 kr. 2,0 % af de næste 18.986.000 kr. 1,5 % af de næste 53.127.300 kr. 1,3 % af de næste 75.916.500 kr. Hertil skal lægges 25 % moms. Satserne reguleres løbende på baggrund af udviklingen i byggeomkostningsindekset.

5

I byggesagsadministrationen indgår følgende ydelser: • myndighedskontakt ved planlægning og udførelse • byggebudgetter, finansieringsmodeller, driftsbudgetter og lejeberegninger • skema A, B og C til kommunen • rådgivning og forhandling om grundkøb • udfærdigelse og tinglysning af grundkøbsdokumenter • deltagelse i afdelingsmøder • kontakt til eksterne rådgivere, fastsættelse af rådgivers ydelser, honorar og øvrige

kontraktlige forpligtelser • fastsættelse af bygherrekrav, kontrol og gennemgang af rådgivers projektforslag • bistand ved valg af udbudsform, forslag til entreprenørvalg, afholdelse af

licitation/udbud, forhandling om besparelser, aftaler med entreprenører • etablering af midlertidig finansiering, hjemtagelse af endelig finansiering, herunder

midler fra Landsbyggefonden • ekspedition af kapitaltilførselssag i forbindelse med en renovering • tegning af forsikringer • betalinger til rådgivere, entreprenører og andre kreditorer, bogføring og løbende

økonomiopfølgning • arrangementer f.eks. 1. spadestik, rejsegilde og indvielse • løbende samarbejde med og orientering til organisationsbestyrelse,

afdelingsbestyrelse og evt. byggeudvalg • byggeregnskab og sikring af myndighedsgodkendelse. • løbende sagsopfølgning, f.eks. kontrol af nedskrivning af entreprenørgarantier • opfølgning på aflevering, mangelgennemgang og 1-års gennemgang • nøgletal til Landsbyggefonden

Supplerende ydelser i bygge-, renoverings- og moderniseringssager For supplerende ydelser ud over ovennævnte byggesagsadministration betales i bygge-, renoverings- og moderniseringssager honorar efter medgået tid ifølge særskilt aftale. Timepris: Sagsbehandler/sekretær 500 kr. Driftschef/forvaltningskonsulent 625 kr. Projektleder, konsulent mv. 835 kr. Forretningsfører 955 kr. Hertil skal lægges 25 % moms. De supplerende ydelser er følgende: • forhandling med og tilbud til kommunen vedr. driftsherrerollen • etablering af udbudsgrundlag og udbud vedr. bygherre rollen i samarbejde med

kommunen • udarbejdelse af tilbudsmateriale og tilbud på bygherrerollen • Særlige forhandlinger med entreprenører om samarbejde med bud på kombineret

drifts- og bygherrerolle. • håndtering og administration af ekstern projektgranskning • håndtering af forundersøgelser og etablering af beslutningsgrundlag • vurdering og udarbejdelse af EU udbud

6

• etablering af og deltagelse i arbejdsgrupper og brugergrupper, herunder bistand og sekretærhjælp

• orientering og koordinering mellem beboere og byggeplads • bistand ved gennemførelse af workshop • medvirken ved oplæg til helhedsplaner • ansøgning til og forhandling med Landsbyggefonden og Byggeskadefonden • justering af helhedsplaner • materiale til juridisk responsum • intern og ekstern genhusning* • besigtigelsesarrangementer • bistand til konkretisering af forskellige byggetekniske løsninger • etablering af beslutningsgrundlag inkl. økonomiske simuleringer • ekstra anlægsbudgetter • opfølgning på Byggeskadefondens 1 års eftersyn • dokumentation på Byggeskadefondens kontrolskema • opfølgning på Byggeskadefondens 5 års eftersyn og dokumentation for afslutning

heraf • opfølgning på og dokumentation af 5 års gennemgang • Rådgivning i forbindelse med salg af ejendomme • Nedrivning af ejendomme • Certificering af bæredygtigt byggeri efter DGNB-certificering • Byggestrategi for boligorganisationer *Genhusning i forbindelse med renoveringssager betales med en fast pris: 5.000 kr. pr. permanent genhusning og 6.500 kr. pr. midlertidig genhusning

Øvrige tillægsydelser (Tillægsydelser som ikke er en del af grundydelsen) Honorar efter medgået tid beregnes, medmindre andet er nævnt, efter følgende timepriser. Sagsbehandler/sekretær 500 kr. Driftschef/forvaltningskonsulent/ boligsocial projektleder 625 kr. Teknisk projektleder 835 kr. Økonomikonsulenter 835 kr. Forretningsfører, øvrige ledere 955 kr. Hertil skal lægges 25 % moms. Nedenstående satser er i prisniveau 1.1.2015. Satserne reguleres årligt på baggrund af udviklingen i nettoprisindekset. Satserne skal tillægges 25 % moms medmindre andet er særskilt angivet.

7

Administration af grundejer- og ejerlejlighedsforeninger, fælles varmecentraler o. lign. 15.000 – 25.000 kr.

Administration af kortvaskesystem 1,25 kr. pr. transaktion

Administration af nye aftaler om fleksibel udlejning efter 1.1.2009 210 kr. pr. udlejning

Antennebudget 3 % af budgetsum Bistand til fagretlige sager 9 kr. pr. bolig Bistand til arbejdsmiljøsager 5 kr. pr. bolig

Boligsocial helhedsplan 80.000 kr. – 100.000 kr. EST-elevkoordinering 12.000 kr. pr. elev EST-elevkoordinatoren understøtter driftens administrative arbejde under hele elevforløbene, eksempelvis annoncering og ansættelse og opfølgning på skoleforløb. Forbrug Foreløbig afregning af forbrug til dødsboer 275 kr. pr. forbrugstype Elregnskab 450 kr. pr. lejemål Varmeregnskab 450 kr. pr. lejemål Vandregnskab 450 kr. pr. lejemål

Fraflytnings- og indflytningsanalyser 20.000 kr. pr. analyse

Fremtidssikring – overbliksrapport 60.000 kr.

Husorden og råderetskatalog – ekspertbistand til udarbejdelse 15.000 kr. Sekretariatet forestår en gennemskrivning og sproglig ajourføring af husordener, vedligeholdelsesreglementer og råderetskataloger i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. Dokumenterne revideres ligeledes i forhold til eventuelle juridiske tilretninger og opdateringer.

Kapitaltilførselssager uden for byggesager 20.000 kr.

8

Kollektiv råderet 1.000 kr. pr. råderetssag samt honorer for byggesagsadministration Kurser (momsfri) Kursusbetalingen består dels af gebyrer til kursusafdelingen, dels af de faktiske udgifter til kost, lokale og evt. eksterne underviser. Kursus med 20 eller flere deltagere – undervisning og fuld service fra Lejerbos kursusafdeling. Én dag eller aften 850 kr. pr. deltager To dage (én overnatning) 1.550 kr. pr. deltager Tre dage (to overnatninger) 2.000 kr. pr. deltager Hertil kommer udgifter til kost, lokale, evt. eksterne underviser mm. Kursus med 20 eller flere deltagere – lokalt arrangeret. Beboerdemokratiet/regionskontoret sørger selv for annoncering, indkaldelse, booking af lokale, bordopstilling, teknik, fortæring, oprydning mm. En dag eller aften 650 kr. pr. deltager To dage (én overnatning) 950 kr. pr. deltager BL/VEU Håndtering af tilmelding og/eller betaling for beboerdemokrater, der deltager på BLs kurser/almen boligdage, samt tilmelding, betaling og VEU-ansøgning for medarbejdere, der deltager på AMU-kurser BL-kurser og konferencer 250 kr. pr. deltager Almene Boligdage 500 kr. pr. deltager AMU m/u VEU 350 kr. pr. deltager Specialkurser Kursusafdelingen arrangerer gerne specialkurser for enkelte afdelinger eller organisationer – også for færre end 20 deltagere. Kontakt os for konkret tilbud.

Landsdækkende serviceaftaler Honorar efter nærmere aftale

Landsdækkende indkøbsaftaler Honorar efter nærmere aftale

- f.eks. 500 kr. pr. køkken ved brug af rammeaftale vedr. køkkener

Lokale hjemmesider Eget subdomænenavn på afdelingssiderne (fx munkebo.lejerbo.dk) 1000 kr./år Eget domænenavn på hjemmesiden (fx www.parkbo.dk) Oprettelse 3500 kr./år og 2500 kr./år i vedligeholdelse Statistik(månedligt besøgstal) 1000 kr./år

9

Markedsanalyser 20.000 kr. Markedsanalysen sikrer primært organisationsbestyrelser et markedskendskab, der danner grundlag for beslutning om eksempelvis større renoveringer eller nybyggeri. Markedsanalysen svarer på, hvem der har behov for boliger de næste mange år frem, og hvilke typer af bolig, der er behov for. Organisationsbestyrelsen får en rapport, der dokumenterer udviklingen og fremtidens tendenser i den udvalgte kommune. Materialet præsenteres og drøftes inden det store valg.

Naboskabsundersøgelser 30.000 kr.

Opfølgning på dokumentationspakken Lejerbo har udviklet tre undersøgelser der kan gennemføres i forbindelse med styringsdialogen med kommunen: Bestyrelsesarbejde og beboerdemokrati Beboertilfredshed Beboersammensætning, socialt liv og ressourcer Pris efter nærmere aftale. Der kan tegnes abonnement. Priserne varierer efter antal undersøgelser. Opgaver ved afdelingsmøde • fremlæggelse af budget og regnskab på afdelingsmøde • dirigent ved afdelingsmøde • referat af afdelingsmøde • deltagelse i ekstraordinære afdelingsmøder

(ekskl. renoveringssager) Honorar efter medgået tid. 500 kr. pr. påbegyndt time, dog minimum 1.000 kr.

Print/Fotokopiering 0,30 kr. – 2,20 kr. pr. stk. alt efter størrelse, papirkvalitet og farve. Særskilt prisblad.

Projektledelse af boligsocial helhedsplan 5 % af projektsum

Rekruttering til driften 25.000 kr. For at sikre fortsat fremdrift i Lejerbo, har man brug for de rigtige medarbejdere. Derfor er det nødvendigt med en grundig, velovervejet og gennemtænkt rekrutteringsproces. Rekrutteringskonsulenten udarbejder en grundig Jobprofil og -analyse af den kommende medarbejder og udarbejder ud fra dette et stillingsopslag, som publiceres på Lejerbos hjemmeside samt bl.dk. Rekrutteringskonsulenten håndterer yderligere alt administrativt arbejde så som screening af samtlige ansøgere, indkalder kvalificerede kandidater til samtale, sender afslag til uegnede kandidater, afholder jobsamtaler og udfører personlighedstest på de

10

endelige kandidater. Hele forløbet forløber i tæt dialog og samarbejde med relevante samarbejdspartnere.

Tingbogsattester 180 kr. Tinglysning af pantebreve ved konvertering o. lign. 7.500 kr.

Tryghedspakke Tjeklisteundersøgelse 3.500 kr. Tryghedsvandring 7.500 kr. Tryghedsseminar 9.500 kr. Tryghedsundersøgelse blandt beboerne (elektronisk pr. mail) 11.000 kr. Hele tryghedspakken 27.000 kr.

Udlejningskampagner, åbent hus Honorar efter medgået tid.

Særlige gebyrer, der betales af lejer

Boliggarantibevis 1200 kr. + moms

Individuel råderet 1.000 kr. + moms

Opnotering på venteliste (momsfri) 300 kr. pr. boligorganisation

Årlig ajourføring af venteliste (momsfri) 300 kr. pr. boligorganisation

Rykkerbreve ved for sen betaling af leje og andre pligtige pengeydelser (momsfri) 275 kr.

Rykkergebyr hos fraflyttere med restance (momsfri) 100 kr.