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ZAHLT SICH DIE INVESTITION IN EINE BPM LÖSUNG AUCH FÜR KLEINE ANWENDUNGSFÄLLE AUS? WARUM NICHT!

CARMEN BAIER

BÖBLINGEN, 22. JUNI 2017

AGENDA BPM – EINE

STANDORTBESTIMMUNG

WIE GEHEN WIR VOR, UM DIE WIRTSCHAFTLICHKEIT ZU BEWERTEN?

… LOHNT ES SICH?

BPM – EINE STANDORTBESTIMMUNG

22. Juni 2017 CENIT EIM INNOVATIONSTAG | Zahlt sich die Investition in eine BPM Lösung auch für kleine Anwendungsfälle aus? 3

FLASHBACK ZU EINEM BPM-WORKSHOP AUS DEM JAHR 2004 -RAHMENBEDINGUNGEN


• “Survival of the fittest” –Produktivitätssteige-rungen und optimale Prozesse

• Verstärkte Einbeziehung von Geschäftsbezie-hungen – Kunden und Partner

ÄUßERST DYNAMISCHES MARKTUMFELD

• Prozesse werden zunehmend komplexer und schwieriger zu managen

• Abhängigkeiten zwischen Prozessen

KONTROLLE DES GESAMTEN GESCHÄFTSPROZESSES

• Mache mehr mit weniger – und das schneller …”

• Schlanke, effiziente Prozesse

GESCHÄFTSPROZESS UMFASST MITARBEITER UND APPLIKATIONEN

• Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen

• Einhaltung von Regulierungsvorschriften

NACHVOLLZIEHBARKEIT UND COMPLIANCE

… UND ERGÄNZEND BESCHÄFTIGEN UNS HEUTE DIESE THEMEN


• Noch höhere regulatorische Anforderungen

• Kostendruck- und Zeitdruck steigt verstärkte Umsetzung von Automatisierung

• Geschäftsprozess steht wieder im Mittelpunkt.

TRANSFORMATIONS-DRUCK

• Zunehmender Einfluss der Digitalisierung auf Kundenverhalten und Kundenfokus im Hinblick auf: Geschwindigkeit, Transparenz, Individualisierung, Visualisierung

DIGITALE EXZELLENZ

• Kunden erwarten Transparenz und 360°Sicht

• Online-Vertriebskanäle ersetzen und ergänzen klassische PoS-Kanäle

• Einfache Vergleichs-möglichkeiten für Angebote (“check24“ u.a. Portale)

KUNDENORIENTIERUNG

• Innovation und Automatisierung

• Prozesse neu gestalten, Komplexität reduzieren

• Datenmodelle anpassen

• Moderne Technologien für Erkennung und Steuerung nutzen

BPM ALS ANSATZ

FRAGESTELLUNGEN


• Welches Werkzeug für welche Prozesse?

• Wie bekomme ich dynamische Prozesse in meine Systeme?

• Wie können kleine Prozesse sinnvoll mit einem Tool unterstützt werden?

• Wie kann ich unterschiedliche Systeme in meinem Prozess integrieren?

• Kann ich auch externe Partner oder Systeme einfach in meinen Prozess integrieren?

• Wie können Projektlaufzeiten und Komplexität reduziert werden?

WELCHE ART DER PROZESSSTEUERUNG BRAUCHE ICH?


Dunkelverarbeitung, Automatismen, Regelwerke

VOLLSTÄNDIG STRUKTURIERTER PROZESS

Vorgegebene Bearbeitung mit Abweichungen

STRUKTURIERTER PROZESS MIT AD-HOC AUSNAHMEN

Individuelle Bearbeitung mit (teilweise) vorgegebenen Abläufen

INDIVIDUELLER ABLAUF MIT PROZESS FRAGMENTEN

Unerwartete oder nicht als Prozess abgebildete Vorgänge

VOLLSTÄNDIG INDIVIDUELLER ABLAUF

PROZESSMANAGEMENT

• Der Mensch ist in feste Abläufe eingebunden

• Abläufe können auch ohne menschliches Zutun durchlaufen werden

• Der Mensch entscheidet über den Verlauf eines Prozesses• Der Mensch ist der wesentliche Faktor im Prozess• Vordefinierte und nutzbare Prozessteile liegen vor, der Ablauf ist

dynamisch

2 „WELTEN“ VON SOFTWARE FÜR BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)


All-in-one-Suite

- Prozess Engine

- Integrationsschicht

- Oberflächen

- APIs für individuelle Anpassungen

Quick-time-to-market

„Low-code“

Abhängigkeit von Anbieter

Kernkompetenz ist die Prozess Engine

keine Integrationsschicht, Oberfläche, etc.

Basis-Bausteine vom Dienstleister (ggf. Abhängigkeit)

viel Eigenentwicklung

Flexibilität (z.B. bei der Einbindung in die bestehende IT-Landschaft)

ANWENDUNGSPLATTFORM (Z.B. IBM, APPIAN, PEGA, TIBCO)

PROZESS ENGINE (Z.B. CAMUNDA, ACTIVITI)



InitialisierungInformations-

erhebungAnalyse und Bewertung

Business-Case

Ergebnis-präsentation

Voraussetzung

schaffen, um

das Projekt

zielorientiert

durchzuführen



Business-Case




Voraussetzung

schaffen, um

das Projekt

zielorientiert

durchzuführen

Erhebung und

Aufnahme der

benötigten

Informationen

für eine

Zielbildentwick-

lung sowie die

Ableitung von

Handlungs-

empfehlungen





Business-Case


Voraussetzung

schaffen, um

das Projekt

zielorientiert

durchzuführen

Erhebung und

Aufnahme der

benötigten

Informationen

für eine

Zielbildentwick-

lung sowie die

Ableitung von

Handlungs-

empfehlungen

Entwicklung

eines Zielbilds

und Erarbeitung

von Handlungs-

empfehlungen





Business-Case


Voraussetzung

schaffen, um

das Projekt

zielorientiert

durchzuführen

Erhebung und

Aufnahme der

benötigten

Informationen

für eine

Zielbildentwick-

lung sowie die

Ableitung von

Handlungs-

empfehlungen

Entwicklung

eines Zielbilds

und Erarbeitung

von Handlungs-

empfehlungen

Verifizierung der

Wirtschaftlich-

keit durch die

Umsetzung des

Zielbildes mit

Hilfe einer

Business-Case-

Betrachtung





Business-Case


Voraussetzung

schaffen, um

das Projekt

zielorientiert

durchzuführen

Erhebung und

Aufnahme der

benötigten

Informationen

für eine

Zielbildentwick-

lung sowie die

Ableitung von

Handlungs-

empfehlungen

Entwicklung

eines Zielbilds

und Erarbeitung

von Handlungs-

empfehlungen

Verifizierung der

Wirtschaftlich-

keit durch die

Umsetzung des

Zielbildes mit

Hilfe einer

Business-Case-

Betrachtung

Präsentation und

Ergebnispapier

(Power Point)

der Handlungs-

empfehlungen

und der

Business-Case-

Betrachtung

… LOHNT ES SICH?


NUTZEN VON BPM-SYSTEMEN (1)


• niedrigere Kosten bei höherer Kundenzufriedenheit

• Sofortiger Start oder Aktualisierung des richtigen Prozesses auf Basis der eingehenden Informationen

• Schnelle Auskunftsfähigkeit

• Taggleiche, fallabschließenden Bearbeitung

• Verkürzung der Transport- und Bearbeitungszeiten für die resultierenden Prozesse

• Möglichkeit zur Automatisierung

• Reduktion der Prozesskomplexität

• geringere Fehlerquote – höhere Qualität

EFFIZIENZ UND PROZESSGESCHWINDIGKEIT


22. Juni 2017 CENIT EIM INNOVATIONSTAG | Zahlt sich die Investition in eine BPM Lösung auch für kleine Anwendungsfälle aus?

• Technische Modernisierung bestehender Lösungen

• Einbindung von internen und externen Systemen möglich übergreifende Steuerung und Transparenz

• Skalierbarkeit, Performance

• keine Medienbrüche

• Datentransparenz

• Automatisierte Dokumentation zur Einhaltung von Regulatorik und Compliance Richtlinien

TECHNIK UND DATEN



• Kompetenzbündelung

• Flexible Organisation schnellere Reaktion auf Veränderung möglich

• Standortunabhängiger Zugriff wird ermöglicht

• Parallele Bearbeitung am gleichen oder an unterschiedlichen Standorten

• Dokumentation der Business Prozesse

ORGANISATION

ZAHLT SICH DIE INVESTITION IN EINE BPM LÖSUNG AUCH FÜR KLEINE ANWENDUNGSFÄLLE AUS? – EIN REALITÄTSNAHES BEISPIEL


BERECHNUNG BUSINESS CASE (OHNE WACHSTUM)

Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4

Einmalkosten 410.000,00 € 180.000,00 € 0,00 € 0,00 €

Einführung BPM (SW & Projektkosten) 350.000,00 € 150.000,00 €

Anpassung Umsysteme 60.000,00 € 30.000,00 €

Jährliche Kosten (Wartung und Betrieb) 32.500,00 € 65.000,00 € 65.000,00 € 65.000,00 €

Nutzen 962.500,00 € 1.925.000,00 € 1.925.000,00 €

Differenz Kosten / Nutzen im aktuellen Jahr -442.500,00 € 717.500,00 € 1.860.000,00 € 1.860.000,00 €

Return on Invest (ROI) -442.500,00 € 275.000,00 € 2.135.000,00 € 3.995.000,00 €

• Im Beispiel arbeiten vorher 50 Personen an den zu bearbeitenden Fällen

• (Teil-)Prozesse werden vollständig automatisiert. Dokumente und Informationen können digital eingebunden werden

• Berechnungsgrundlagen:

• Vollkostenverrechnungssatz: 350 Euro pro Tag pro VAK

• 50% der Fälle können automatisiert verarbeitet werden

• Nutzen wird erst mit Ende des laufenden Jahres gehoben, der volle Nutzen kann erst in Jahr 3 gehoben werden

• Keine Berücksichtigung von Opportunitätskosten

ANNAHMEN FÜR DIE BERECHNUNG

22. Juni 2017 20

DASHERZ DERDIGITALISIERUNG

SINDDURCHGÄNGIGEPROZESSE

END2ENDMIT KUNDENUND PARTNERN


CENIT - Ihr Partner für die erfolgreiche Digitale Transformation

ZAHLT SICH DIE INVESTITION IN EINE BPM LÖSUNG AUCH FÜR KLEINE ANWENDUNGSFÄLLE AUS?

WARUMNICHT!

DANKECARMEN BAIERSenior Manager Digital FinanceEnterprise Information Management

+49 (711) 78 [email protected]

CENIT AGIndustriestraße 52-5470565 Stuttgartwww.cenit.com

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DISCLAIMER


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