上海交通大学 2010 年档案工作培训

上海交通大学 2010年档案工作培训

上海交通大学人力资源处上海交通大学档案馆

2010-12-2

上海交通大学 2010年党政档案管理相关业务技能培训


培训内容：

一、纸质档案归档

二、电子档案归档

三、办公自动化系统 (OA) 产生的电子公文的归档

四、归档文件的查询

五、特别说明


一、纸质档案归档

文件管理

案卷管理


纸质档案的文件管理

2 、整理纸质文件，用文件夹分类管理，即时登记入收发文簿。

1 、部门收发文原件应由兼职档案员统一保管，文件流转建议使用复印件，部门领导批示文件应使用专门的批示纸，确需在流转中使用原件的，在使用结束后应立即交还兼职档案员，以免文件散失。

3 、校领导出国、出访照片由陪同单位负责收集归档。


纸质档案的案卷管理

1 、将纸质文件分门别类，基本遵循“一事一卷”

的原则，将反映同一事件或同一类事件的起因、

过程及结论性材料组成一卷。


Ⅰ 、同一件事如内容较多，可将该事件的所有文件组成一卷或多卷。例如 :“ 上海交通大学 2009年网络舆情信息日报（ 1 、 2 月）”

Ⅱ 、属于同一类事，且单份文件内容不多，则可将几份文件合起来组成一卷。例如：教育部、市科教党委和上海市信访办公室关于我校干部借调、挂职锻炼、推荐等鉴定材料和函

案例



2 、案卷题名的拟写须规范，按照“责任者 + 事由+ 文种”（责任者使用全称或规范的简称）的格式拟写案卷题名

案例

上海交通大学关于表彰 2009 年度晨星青年学者奖励计划获奖个人的决定及获奖者申报表



3 、卷内文件的排列规范为：批复在前、请示在后，结果在前、过程在后，正件在前、附件在后，卷内文件按国家级部门、省市级部门、学校的先后次序排列，同一级部门的来文按照文件形成时间先后次序排列



4 、整理完成后，应敲上连续的页码，以确保卷内文件完整无缺失，页码应符合相关要求，凡有内容的页面均要敲页码、空白页面不敲页码、正面敲右下角、反面敲左下角、不得使用 XX—1 、 XX—2 等来标注页码



5、协议、合同等特殊种类的收发文，应注意责任者的拟写应该是签订协议或合同的双方或多方，文件形成时间应该以署名各方中最后一方落款的时间为准

7、杜绝错字、别字

6、卷内备考表从档案馆网页“服务指南”中下载、打印并签字


二、电子档案归档

文件管理

案卷管理


电子档案的文件管理

1 、电子文件收发文登记工作要及时，做到收到文件即时登记，要杜绝归档前突击登记收发文的现象

2 、电子文件收发文登记要全面，其中必输项包括文件标题、分类代码、文件形成时间；另外文件若有“文号”、“来文单位”也应逐一登记，不可遗漏，所有归档文件一律登记入系统


电子档案的文件管理

3 、电子文件收发文登记工作要准确，要将文件的原始真实信息录入系统，登录完后检查是否有错

4 、规范特殊文件的题名的拟写。如通知、合同等。文件题名无法揭示文件内容的，应根据文件内容自拟一个概括性的题名，添加在“ [ ]” 内。例如： [2009 年上海交通大学与XXX单位关于 XXXXX签订的 ]合同


电子档案的文件管理5、文件的正文挂载时，要注意格式问题。 Doc、excl、 jpg、 tif、 pdf、 ppt为系统可接受格式。其他格式必须人工转换成上述几种格式后方能挂载入系统，如：压缩文件后缀为 zip，需解压后挂载，网页html格式，因其缺乏稳定性，需复制粘贴至word文档后挂载。挂载的单份文件大小不要超过 2M ，如在 2M-10M之间，交由档案馆后台挂接，如超过 10M则需刻盘归档。


电子档案的文件管理注意事项

①关于文件“密级”的著录，要严格按照文件原始信息著录，文件上有明确的密级标识的（秘密、机密、绝密），方可按照上面的相应密级著录，否则不得人为著录密级，若本部门认为不宜公开的，可著录为“内部”。


电子档案的文件管理注意事项②“ 收发文登记”时的附件问题。文件若有附件，只需在“附件标题”著录项中著录即可，不必作为单独的收发文登记，附件电子版随文件电子版挂载。


电子档案的文件管理注意事项③一条文件级条目，只可挂一份该文件的电子版，其他与该文件内容不密切相关的电子版不必挂载，若需挂载，则需另行登记一条文件目录再行挂载。

④图片挂载时要注意调整好方向。（有部门将横向的图片，竖向挂载）


归档文件材料的扫描要求

1．图片生成 :

“ 文件”—→“导入”—→选定扫描仪—→选定参数（分辨率最低 100×100 ，模式彩色， ADF/Flat bed,调整 Brightness 光亮度和 Contrast 对比度，等）—→“扫描”—→完成。

2．图片调正：

右键点击“吸管”—→选中“度量工具”—→在图片中拉与文字平行的直线—→点击“图像”—→选中“旋转画布”—→选中“任意角度”—→点击“好”—→完成。


归档文件材料的扫描要求3．图片切割：

点中切割符号—→在图片中取所需的方形后点击两下—→完成。

4．图片处理：

(1)“图像”—→“图像大小”—→“像索大小”—宽度

（ 600—800 ）—→导航器放大到 200％时图片比较清晰

(2) “图像”—→“调整”—→“自动色阶 /自动对比度”或“色阶”（手动）

(3)“存储为”—→选定“ JPEG” 格式—→保存—→“ JPEG选项”—→“大小”（ 90～ 150 ，近 100 ）


电子档案的案卷管理

将系统中的需归档的收发文按照纸质文件的组卷原则组成电子案卷。纸质文件和电子文件在数量、内容、排列顺序方面要一一对应，确保纸质文件和电子文件的一一匹配。

。


三、办公自动化系统（OA）产生电子公文的归档1 、电子公文（ OA 文件）获取：登陆网上预立卷系统，点击左侧“ OA 文件管理”菜单条，出现“ OA 文件”按钮，再点击“ OA 文件”按钮，界面右侧即刻显示本部门办理完毕的 OA 文件列表；

2 、电子公文（ OA 文件）归档：点击要归档的 OA 文件，进行分类代码的补登，补登完成后点击“修改收发文”按钮，OA 文件即可进行预立卷管理。

3 、电子公文（ OA 文件）打印：点击需归档的 OA 文件，打印全文及相关电子文件，如发文稿纸、有修改痕迹的痕迹稿、公文处理单等，并加盖公章。

http://202.120.35.3/archives/login.aspx




OA 电子公文归档流程图


注意事项

1 、在“ OA 文件管理”和“组织预立卷”版块中， OA 文件以蓝色字体标识，在“组织预立卷”中显示在文件列表的最上方。

2 、“ OA 文件管理”中“刷新 OA数据”按钮的功能：实时更新办理完毕的 OA 文件列表


注意事项

3 、 OA 文件的“全文管理”中包含：正文、发文稿、文件处理单、痕迹稿、流转日志等电子文件。其中，正文、发文稿和文件处理单必须打印归档；痕迹稿中若有修改痕迹则需要打印；流转日志不需要打印。


注意事项

4 、为保证归档电子公文与打印出的纸质文件内容的一致性，学校规定：

（一）以学校名义发布的电子公文应由党办机要室统一打印并加盖学校公章，归档工作由电子公文主（承）办单位负责。

（二）有校领导批示的公文处理单由校办统一打印并加盖学校公章后归档；

（三）其他需归档的电子公文，由电子公文形成单位打印成纸质文件，并加盖本单位公章后与电子公文配套归档；


四、归档文件的查询

网上预立卷系统工作平台中，在“查询报表”菜单条里


归档文件的查询

“ 收发文查询”

登录过系统的文件均可以查询到。可以通过：文号、文件标题、来文 /发往单位、收发文时间、收发文年度、文件来源、分类代码、主题词等字段查询文件


归档文件的查询“ 卷查询”

通过本系统组卷的案卷均可查询到。可通过：案卷题名、档号（已移交的）、分类代码、档案门类、状态和移交时间来查询到案卷。

注意事项：选择不同的状态可查询到处于不同归档阶段的案卷。“状态”分为：未移交、未审核、已归档、退回修改。卷查询的状态默认是“未移交”


五、特别说明

1、档案馆专职档案人员对兼职档案员进行业务指导，兼职档案员必须熟练掌握基本的岗位技能，有学生助管的部门，其兼职档案员要负责对助管进行指导，完成组卷归档工作。

2、为了保证档案信息的安全性，各兼职档案员应尽快更改档案管理系统的初始密码。


特别说明

3、涉密的和内容不宜公开的档案，其全文信息归档部门要脱机刻盘后与其余档案一起移交给档案馆。


特别说明4、归档时间：Ⅰ 、各部门应当在次学年 6月底前完成归档，案卷数量相对较少的部门要分时间段提前归档；Ⅱ 、科研项目类档案应当在项目完成后 2个月内归档；Ⅲ、基建项目类档案应当在项目完成后 3个月内归档；Ⅳ、每学年的学位论文、评审材料和毕业照在每年寒假前归档完毕。


特别说明

5、“三重档案”

《上海交通大学关于实施重大活动、重大事件和重要会议文件材料即时归档的管理办法》

（沪交内（档） [2008]4号文）

重大事件重大活动重要会议


重大事件

2010年 11月瑞典国王古斯塔夫访问上海交大

例


重要活动

2010年 6月马德秀书记率团访问MIT

例

2010年 11月学习纪念钱学森座谈会


重要会议

2010年 5月中美俄三边关系学术研讨会在上海交通大学召开

例

谢谢！

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