Как не утонуть в бумагах? Учимся управлять документами

Владислав Горяинов

Эксперт департамента информационных технологий

Москва, 08.07.2014

2

• КРОК — крупнейший российский партнер Microsoft, Oracle, HP, EMC, Cisco Systems, Avaya, Polycom, Symantec, Hitachi, Dell

• По данным отчетов IDC, КРОК — лидер в сегменте системной интеграции (2002-2013 гг.)

• Входит в 10-ку крупнейших ИТ компаний России (Коммерсантъ Деньги, 2014 г.), 5-е место в списке крупнейших консалтинговых компаний (РА Эксперт, 2014 г.), входит в 200 крупнейших частных компаний России (Forbes, 2013 г.)

• КРОК реализует несколько тысяч проектов в год

• Сертификат качества ГОСТ ISO 9001-2011

КОМПАНИЯ КРОК – №1

ПО СОЗДАНИЮ ИТ-ИНФРАСТРУКТУР

3

БАНКИ

НЕФТЕГАЗОВЫЙ КОМПЛЕКС

ПРОМЫШЛЕННЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

ТРАНСПОРТНЫЕ КОМПАНИИ

ПРЕДПРИЯТИЯ ТЭК

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ

141 организация

Из топ-400 российского

бизнеса*

*РА Эксперт, 2013

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАКАЗЧИКИ

• АК Алроса • Госкорпорация Росатом • Северсталь • Норильский никель • Группа компаний КАМАЗ • …

• Госкорпорация Росатом

• Иркутскэнерго • Волжская ТГК • Мосэнерго • ОГК-4 • ФСК ЕЭС • …

• Транснефть АК • НОВАТЭК • ТНК BP • Роснефть • Сибур

• …

• Международный аэропорт Шереметьево • Российские железные дороги • DHL Express • Группа ИСТ ЛАЙН • …

• Органы судебной власти РФ • Федеральные органы

исполнительной власти РФ

• Региональные органы государственной власти

• …

• Райффайзенбанк • Альфа-Банк • Уралсиб • АБ Россия • …

4

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАКАЗЧИКИ (ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ

УПРАВЛЕНИЯ КОНТЕНТОМ)

• Госкорпорация «Росатом»

• Администрация Пермского края – Длительность проекта более 5 лет – Количество пользователей: 11000

• ОАО «Иркутскэнерго» – Длительность проекта 3 года – Количество пользователей: 6000

– Длительность проекта 2 года (продолжается) – Количество пользователей: более 40000

– Длительность проекта 1-2 года (продолжаются) – Количество пользователей: от 300

• ОАО «АК «Транснефть» – Длительность проекта 2 года (продолжается) – Количество пользователей: 25000 – Распределенная инсталляция

• Росстат, Росфинмониторинг, Роспатент, Росрезерв

5

ОБЩИЙ ПОДХОД К ПОСТРОЕНИЮ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Загрузка и распознавание данных с физических носителей • CAPTIVA • ABBYY • KOFAX

Управление и хранение контента в электронном виде • Documentum • FileNet

Формирование документов / печатных форм / web-страниц и т.д. на основе хранимых данных

Защита хранимой и передаваемой во вне информации с помощью систем класса IRM (Information Rights Management) • EMC • Oracle

6

CAPTIVA

АППАРАТНО-ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС ДЛЯ ПОТОЧНОГО ВВОДА ДОКУМЕНТОВ

Поточное сканирование

Извлечение информации

Подтверждение корректности распознавания

Импорт из корпоративных

систем Импорт из файловой системы

Классификация (интеллектуальное распознавание

типов документов)

• Счет-фактура • Акт

• …

7

СЭД (НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ)

Назначение системы

• для комплексной автоматизации бизнес-

процессов документационного

обеспечения, включая филиалы

и подразделения компании

Цели автоматизации

• Унификация процессов документооборота

• Повышение контроля исполнительной дисциплины

• Сокращение сроков согласования/подписания документов

• Решение вопроса предоставления информационных ресурсов

внутри территориально-распределенного предприятия и регламентация доступа к ним

• Повышение оперативности в принятии решений

• Повышение безопасности и защищенности документооборота

8

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СЭД

8

СЭД

Пользователь

Оптимизация деловых процессов:

• Параллельное, последовательное и дополнительное согласование документа;

• Маршрутизация;

• Исполнение документов;

• Интеграция с другими системами.

Управление документами:

• История работы с документом, хранение связанных документов и ссылок на другие документы;

• Ролевая модель доступа и контроль доступа к документам;

• Поиск по атрибутам и содержанию.

Повышение исполнительной дисциплины:

• Контроль исполнения решений, на всех уровнях управления организации;

• Отчеты по показателем эффективности деловых процессов и персональных показателей.

http/https

Документы

Организации Подразделения Филиалы

Интеграция с информационными системами и порталом Организации

Деловые процессы

Справочная информация

9

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СЭД (ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МОДУЛИ)

• Возможность работы с документами в командировках/на

совещании/ из дома и без подключения к сети

• Интерфейс, ориентированный на выполнение типовых действий

(согласование, подписание, рассмотрение и исполнение

документов)

• Предназначен для операционных систем MS Windows и iOS (iPad)

1. Отдельное приложение для Руководителя

2. Наличие в системе модуля интеграции с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО)

Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных СЭД, организатором межведомственного электронного документооборота выступает Федеральная служба охраны РФ. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента РФ и Аппарат Правительства РФ.

3. Наличие в системе модуля интеграции

с электронной цифровой подписью.

• Решение трудностей, связанных с ЭЦП

• Обеспечение участников электронного документооборота всей необходимой

доказательной базой (причем собранной в самой ЭЦП в качестве реквизитов

электронного документа), связанной с установлением момента подписи

и статуса сертификата открытого ключа подписи на момент подписи.

10

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СЭД (ЭРГОНОМИКА)

• Система подсказывает пользователю, что требуется сделать на текущем этапе

• Система отображает всю необходимую для принятия решения информацию, единовременно и без переключения между окнами

Руководство

Делопроизводители

Пользователи

Основные принципы, заложенные в систему:

• Количество управляющих кнопок не превышать двух-трёх (если это возможно)

• Система не позволяет выполнять действий приводящих к сбою в работе с документами

Группы пользователей:

СЭД - это просто!

11

XPRESSION ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ

• Разрешать бизнес пользователям возможность разрабатывать, создавать, редактировать, согласовывать и утверждать

• Поддержка корпоративных систем: ECM, CRM, ERP

• Использование одной системы по запросу, интерактивность и обработка больших пакетов

• Поддержка доставки печати / почта, электронная почта, Интернет, факс, мобильный, текстовых сообщений и архивирование

• Предоставление своевременной, актуальной и эффективной информации

Персонализация

Мультиканальная

доставка

Интеграция

ПО для бизнес-

пользователей

Консолидация

12

XPRESSION ГЕНЕРАЦИЯ ЛЮБЫХ ДОКУМЕНТОВ

Персональный текст в соответствии с клиентскими предпочтениями

Персональная информация клиента

Вставка штрих-кодов.

13

XPRESSION С РАСЧЕТАМИ И ГРАФИЧЕСКИМИ ДИАГРАММАМИ

Отображение плановых

и фактических показателей.

Расшифровки диаграмм

в различном отображении

Динамические трехмерные диаграммы

Кастомизируемые рекомендации базирующиеся на данных и условиях

14

XPRESSION С РАЗЛИЧНЫМИ ТИПАМИ ПЕРЕМЕННЫХ

Вставка нескольких переменных в ячейку таблицы

Статический текст

Использование формул и математических выражений

15

XPRESSION. КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

Создание Просмотр Доставка Формирование

Email

Принтер

SMS

Web

Архив

Данные

ECM

High-Volume Batch Дизайн

По запросу в режиме реального времени

Маркетинг

Контракты

Корреспонденция

Заявления

Служба работы с клиентами

Обсуждение условий контракта

Портфолио

16

Защита ценной информации, передаваемой в процессе подписки

Необходимость быть уверенным, что информация не будет доступна сторонним лицам

Регулирование действий, которые может совершать получатель с информацией, а также лица, передающие эту информацию

Используемый механизм не должен налагать дополнительных требований к навыкам пользователей

Пример:

IRM

КОМПАНИЯ

ВНЕШНИЙ МИР

17

Возможности Выгоды Защита бизнес информации в ходе работы с документом

(E-mail, PDF, HTML, Microsoft Office)

Позволяет обеспечить безопасность документов при работе с ними как внутренних так и внешних пользователей

Водяные знаки Видимый признак того кто напечатал и когда

напечатал

Динамическое управление политиками

Возможность изменения прав в зависимости от роли пользователя и/или по срабатыванию заданного условия

Непрерывный аудиторский след

Что было сделано с документом и когда

Автоматическое управление истечением срока действия

Принудительный контроль версий (возможность использования только актуальной версии документа)

Доступ может быть отменен не зависимо от месторасположения файлов

IRM. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

18

111033, Москва, ул. Волочаевская, д.5, корп.1 +7 495 974 2274, +7 495 974 2277 (факс)

vgoryainov@croc.ru www.croc.ru

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Владислав Горяинов

Эксперт департамента информационных технологий