23 июля 2016 г.

Как продуктивно управлять проектом?

| 2

Что означает «работать продуктивно»?

Время – невосполнимый ценный ресурс,

поэтому работать продуктивно

означает:

выполнять необходимый объем работ за минимальное время

с необходимым качеством

получая удовольствие как от процесса, так и от результата работы

| 3

Начнем с нескольких общих принципов

▪ Планируйте задачу, которую предстоит выполнить, для чего рассмотрите её под увеличительным стеклом – разбив на части так, чтобы её можно было просто и понятно описать

▪ Используйте инструменты планирования: записную книжку, приложения на iPhone, программы-планировщики

▪ Ответе на вопрос, перед началом выполнения задачи, зачем вы это делаете? Какой результат ожидается? Когда? В чем успех работы?

▪ Старайтесь меньше делать дел, которые вы не любите: делегируйте, отложите задачу, сократите её объем. Но не избегайте тех "неприятных" дел, которые действительно нужны

▪ Научитесь контролировать свою пиковую производительность – в критические моменты нужно уметь выдавать абсолютный максимум

▪ Поддерживайте свою среднюю "интеллектуальную" форму на хорошем уровне (по аналогии со "спортивной" формой)

2

3

4

5

6

1

| 4

Внешние раздражители Стиль работыПодход к работе Взаимодействие Слабости

ИСТОЧНИК: Lothar J. Seiwert

Для начала, надо избавиться от "убийц времени"

▪ Отсутствуют планы, цели

▪ Работа сразу по многим направлениям

▪ Попытки всё успеть

▪ Телефонные звонки

▪ Социальные сети

▪ Встречи

▪ Неожиданные посетители

▪ Шум

▪ Нечеткие просьбы

▪ Малый уровень делегирования

▪ Слабое информирование других

▪ Нежелание говорить "нет"

▪ Откладывание "на потом"

▪ Низкая дисциплина

▪ Перфекционизм

▪ Слишком много бумаг, окон на рабочем столе

▪ Беспорядок дома, в офисе

67

8

121

2

3

4

5

9

10

11

Время

| 5

Как бороться с основными "убийцами времени"? (1/3)

1

2

Перфекционизм3

Когда нас прерывают или отвлекают

Медлительность и откладывание дел на потом

▪ Отложить свою реакцию на помеху– Срочность отвлекающего фактора не всегда обоснована– Перед выполнением важного задания определить для себя

2-3 людей, которым можно вас прерывать– Отвести определенное время для обработки телефонных

звонков, проверки почты, соцсетей– Не планировать дела очень плотно друг к другу– Всегда заранее планировать определенное количество часов

сосредоточенной работы над самыми важными делами

▪ Устранить помехи внутри нас– Заранее решить вопрос с питанием– Иметь всегда блокнот под рукой для записи новых мыслей

и идей– Делать пометки/записи во время встреч– Отводить время на разминку

▪ Сократить внешние помехи– Поставить стол и стул таким образом, чтобы избежать

прямого зрительного контакта с другими людьми, особенно с проходящими мимо

– Надевать наушники– Сообщать окружающим о периодах концентрации с просьбой

не отвлекать в это время– Открывать электронные письма 1 раз и сразу принимать

решение, что с ним делать

| 6

Как бороться с основными "убийцами времени"? (2/3)

1

2

3

Когда нас прерывают или отвлекают

Перфекционизм

Медлительность и откладывание дел на потом

Причины медлительности, которые легко устранить▪ Неготовность сделать сейчас: нужно подумать, а что

сделать, чтобы быть готовым?

▪ Подавленность объемом предстоящей работы– Разбить задачу на мелкие части– Сосредоточиться на выполнении лишь одного шага– "Просто делай это!"

"Если не сейчас, то когда"

▪ Чувство отвращения к выполненной задаче– Найти способ сделать задачу более привлекательной– Наградить себя чем-нибудь после её выполнения– Концентрироваться на конечном результате– Ограничить выполнение коротким промежутком времени

▪ Неуверенность и нерешительность: Как ускорить принятие решений?– Доверять своему здравому смыслу, опыту и интуиции– Смотреть на дело стратегически– Советоваться с теми, кто умнее и опытнее

| 7

Как бороться с основными "убийцами времени"? (3/3)

1

2

3

Когда нас прерывают или отвлекают

Перфекционизм

Медлительность и откладывание дел на потом

Перфекционизм – серьезный отвлекающий фактор в работе

▪ Принцип Парето – 80/20

▪ Задать себе вопрос: Каков смысл шлифовать конечный результат в течение еще 30 минут, часа?

▪ Всегда планировать срок завершения задачи

67

8

121

2

3

4

5

9

10

11

80

20

| 8ИСТОЧНИК: Seven Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey

▪ Расстановка приоритетов в работе означает сознательно управлять своим временем, чтобы больше времени оставалось на самые главные дела

▪ Цели расстановки приоритетов – поднять производительность и уменьшить стресс

▪ Расставляя приоритеты, концентрируешься на самых важных вещах, делая меньше работы

▪ Обычно можно управлять собой, поэтому важна самодисциплина

"Главное, это не пытаться спланировать все дела, а составить план работ для самых важных из них"

– Stephen R. Covey

Что означает "расставлять приоритеты"?

| 9

Как именно расставить приоритеты?

Быстрая схема оценки приоритетов▪ Составить единый список всех задач, которые необходимо выполнить

▪ Определить очередность выполнения задач, задав себе три вопроса – Какова ожидаемая польза выполненной работы? – Сколько времени это займет? – Каков предельный срок выполнения?

▪ Если нет времени на выполнение этой задачи, использовать правило трех D– D – delete/delay: отказаться от её выполнения или отложить – D – delegate: перепоручить её – D – diminish: сократить объем работы

DDD

Когда дел много, важно сосредоточиться на работе первостепенной важности

| 10

Правило трех D: delete/delay и diminish

▪ Говорить нет

▪ Предложить "заказчику" вместе расставить приоритеты

▪ Узнать, а почему нужно именно к этому сроку, а не позже

DDD

DDD

Delete/delay: отказаться от выполнения задачи или отложить её

Diminish: сократить объем работы, например за счет упрощения рутинных задач

▪ Договориться уменьшить необходимый результат

▪ Автоматизировать

▪ Упростить организацию рабочего места, "всё под рукой"

| 11

Правило трех D: delegate

▪ Рутинные повторяющиеся задачи, выполняемые регулярно и не требующие творческого подхода

▪ Специальные проекты, разовые и нечасто повторяющиеся задания

▪ То, что у другого человека получается лучше, чем у вас▪ При делегировании имеет смысл рассказать, какие

задачи в это время будут стоять перед вами

▪ Постановка задачи▪ Доступность для обращений

за помощью и для консультаций

▪ Обзор и оценка конечного результата

1

2

3

DDD

▪ Делегирование строится на основе здоровой взаимозависимости между людьми и эффективной командной работы

▪ Причины, по которым делегирование иногда вызывает затруднения– Нам кажется, что мы слишком заняты, чтобы делегировать– Чувство вины, сваливая работу на других. Но иногда то,

что неприятно делать нам, вызовет больший энтузиазм у другого человека

– Нам трудно положиться на других и зависеть от них– Мы боимся потерять свою важность и значимость

в глазах других

3 этапа делегированияЧто делегировать

| 12

Как организовать подготовку диплома?

Если вы записываете все "вещи", которые приходят вам в голову, вы освобождаете ваш мозг для продуктивной деятельности и получаете единое "хранилище" дел

Записывая ВСЕ идеи, планы и задачи вы будете

▪ Быстрее думать

▪ Лучше концентрироваться

Где провести каникулы?

Записная книжка

100

2030 40 50

607080

Дело

Задача Работа

План Мечта

Где найти место для тренировок команды

по футболу?

| 13

Как сортировать планы, задачи, идеи из записной книжкиПроцесс обработки мыслей

ИСТОЧНИК: "Getting things done" by Allen

Нет

Сделать сейчас

Ежедневник (вы-полнить в опре-деленное время)

Следующие дейст-вия (выполнить как только, так сразу)

Проекты (планирование)

Планы проектов (конкретные действия)

Многошаговые проекты

Отложить(delay)

Мусор

"Может быть когда-нибудь"

Справочные материалы

НетДа

Нет

Какое следующее конкретное действие?

Что это?

Требует ли это действий?

Перепоручить (delegate)

Ожидающие (кто-то должен выполнить)

Записанные входящие мысли

Да

Это займет меньше двух минут?

| 14

Нечеткие задачи

Важно формулировать четкие действия и результат

Конкретные действия

▪ Обновить резюме▪ Написать письмо знакомым

с вопросом о вакансиях▪ Разослать его▪ Узнать, презентации каких компаний

планируются▪ Записаться на тренинг по

прохождению интервью

▪ Узнать площадь комнаты (Хм2)▪ Позвонить в магазин кондиционеров,

узнать стоимость кондиционера для комнаты Х м2

▪ Зайти в книжный напротив и купить кулинарную книгу

▪ Договориться с друзьями куда поедем▪ Купить билет

▪ Найти стажировку на лето (проект)

▪ Решить проблему жары в комнате (проект)

▪ Подарок Наташе (непонятен следующий шаг)

▪ Каникулы в конце августа (проект)

| 15

Четыре вопроса помогут расставить приоритеты и составить план

▪ Узнать площадь комнаты

▪ Позвонить в магазин кондиционеров, узнать стоимость кондиционера для комнаты Х кв.м.

▪ Зайти в книжный напротив и купить кулинарную книгу

▪ Договориться с друзьями куда поедем

▪ Купить билет

Конкретное действие

1

2

3

4

5

Сколько времени займет действие?

▪ 1 мин.

▪ 5 мин.

▪ 15 мин.

▪ 2 часа

▪ 1 час

Насколько важно добиться результата?

▪ Не очень важно

▪ Не очень важно

▪ Важно

▪ Важно

▪ Не очень важно

Какой результат необходим?

▪ "Х" – кв. м.

▪ "У" – стоимость кондиционера

▪ Купленная книга

▪ Область, страна

▪ Билет

Когда крайний срок?

▪ 30 мая

▪ 15 июня

▪ 15 мая

▪ 1 августа

▪ 15 августа

| 16

Как это получилось?

Планирование лучше начинать "с конца": что я хочу получить в итоге?

Начать планирование от срока окончания работы, представив, что ясно обозначенная цель уже достигнута

Начало работы

Четкая цель

работы

Планирование

Исполнение

Планирование "наоборот" с даты окончания проекта позволяет▪ Видеть "лес за

деревьями" – что реально важно, а что нет

▪ Определить необходимые ресурсы (а не ставить цель в зависимости от ресурсов)

| 17

Матрица управления временем: 4 способа расходования времени

Квадрат обмана

▪ Критические ситуации▪ Неотложные проблемы▪ Проекты с горящим

сроком исполнения

▪ Профилактические действия

▪ Установление связей▪ Поиск новых

возможностей▪ Планирование▪ Восстановление сил

Срочные Несрочные

Важ

ные

▪ Посторонние разговоры и телефонные звонки

▪ Корреспонденция и сообщения не первостепенной важности

▪ Некоторые встречи▪ Предстоящие неотложные

дела

▪ Мелочи, отнимающие время

▪ Корреспонденция, соцсети▪ Звонки▪ Пустая потеря времениН

еваж

ные

Квадрат качества и личного лидерства

Квадрат зря потраченного времени

Квадрат необходимости 2

4

1

3

| 18

Организованность

▪ Отделяйте нужную информацию от ненужной

▪ Если вы не можете найти какие-то файлы, возможно, стоит пересмотреть систему организации и именования файлов

▪ Приведите в порядок свой почтовый ящик и папки: сохраняйте только окончательные версии документов

▪ Рассортируйте содержимое рабочего стола на три области– "Входящее" (новый материал)– "Рабочее" (в процессе работы) – "Исходящее" (завершенная работа)

Организуйте свое пространство

Полезные советы

Беспорядок на рабочем месте = беспорядок в голове

| 19

Еще несколько советов по разумному использованию времени

Не читать электронную почту утром

Выключать телефон на важных мероприятиях и во время интенсивного мышления

Поддерживать состояние бодрости (делать перерывы в работе, вставая с рабочего места каждые 1,5 часа)

1

2

3

| 20

Ясно обозначенная последовательность взаимосвязанных событий, необходимых для, и направленных на достижение ясной, измеряемой, и стимулирующей цели, ограниченной определенными временными и ресурсными рамкамиТипичные составляющие проекта▪ Ограничения по времени▪ Ограничения по ресурсам▪ Неопределенность (объем работы, время, затраты, наличие ресурсов)▪ Смещение целей, когда под-проекты становятся проектами▪ Ответственные за проект подразделения – временные▪ Менеджер проекта обычно не является прямым начальством над членами

команды ▪ Требует интерактивного управления процессом, для контроля за

изменяющимися целями, отношениями и конфликтами

Методология, состоящая из концепций и методов, используемых для продвижения проектов и достижения желаемых целей и конечных продуктов▪ Целенаправленна▪ Тщательно спланирована▪ Обеспечивает качество и сроки

Что такое проект?

Проект

Управление проектом

| 21

Управление проектами – нелегкая работаПроектные сроки

Успех

Провал

Энтузиазм

Стресс

Запускать проекты достаточно просто▪ Рабочая группа сплочена и полна энтузиазма▪ Экономическое обоснование выглядит отлично▪ Все согласны, что проект – это отличная идея

Наступает суровая действительность ▪ Конфликты с вовлеченными сторонами,

не заинтересованными в успехе проекта▪ Расширяющаяся сфера охвата проекта

угрожает срокам проекта▪ Сложность возрастает▪ Частые изменения условий▪ Выход за рамки бюджета

Окончательный успех или провал проекта определяется в самом начале: качеством планирования и организации

| 22

Часто упоминаемые препятствия управлению проектами

▪ "Наш проект не похож на другие. Эти концепции не будут работать"

▪ "Занимает слишком много времени"

▪ "Мы и так слишком заняты занимаясь настоящей работой"

▪ "Это - стрельба по воробьям из пушки, мы вполне справляемся и без этого"

▪ "Слишком сложно"

▪ "У нас недостаточно ресурсов для всего этого"

| 23

Этапы и аспекты управления проектом

Стратегия и руководство

Организационнаяинфраструктура

Процессрешенияпроблем

Информационнаяполитика

Развитие персонала

Система оценкирезультатов

▪ Строго придерживаться изначально определенного масштаба проекта

▪ Принимать необходимые компромиссные решения

▪ Осуществлять координацию всех служб

▪ Избегать утечки ресурсов

▪ Пересмотреть направление и планы исходя из новых фактов

▪ Выявлять проблемы и принимать активные меры по их решению

▪ Обеспечить контроль качества

▪ Проверять соблюдение сроков

▪ Оперативно решать вопросы/ проблемы с соответствующими членами группы/затрагиваемыми сторонами

▪ Развивать сплоченность и потенциал команды

▪ Отпраздновать успех

▪ Оценить и поощрить результаты командного и индивидуального труда

▪ Задокументировать и распространить приобретенный опыт

▪ Оценить результаты относительно достигнутых целей

▪ Дать конструктивную оценку работы

▪ Использовать управление проектами как основу для обучения и подготовки менеджеров

▪ Широко распространить результаты и приобретенный опыт

▪ Поддерживать и напоминать о стратегии и целях

▪ Определить необходимые ресурсы и профессиональные навыки

▪ Создать специализированные межфункциональные группы

▪ Определить детальный формат решения

▪ Определить ключевые действия, сферы ответственности и сроки выполнения

▪ Определить ключевые этапы и критерии оценки работы

▪ Выработать систему поощрений

▪ Скоординировать рабочие планы и выработать план взаимодействия между членами проектной группы

▪ Организовать тренинг по ключевым навыкам

▪ Заполнить пробелы в навыках за счет внешних ресурсов (по необходимости)

▪ Выбрать руководителя проекта (куратора проекта)

▪ Определить общее направление и сферу охвата

▪ Определить пользователей, партнеров, затрагиваемые стороны

▪ Создать управляющий комитет для отслеживания целей и хода работа

▪ Выбрать способного менеджера проекта

▪ Определить проблемы▪ Разработать альтернативы

решений▪ Выбрать решение и узнать

мнение о нем затрагиваемых сторон

▪ Установить измеряемые, реальные и четкие цели

▪ Провести анализ эффекта и затрат

▪ Информировать о целях проекта и обеспечить поддержку со стороны затрагиваемых сторон

Определение целей и ресурсов Планирование

проекта

Руководство проектом

Оценка результатов работы

| 24

Важно обеспечить наличие следующих факторов успеха на этапе определения целей и ресурсов проекта

Совпадение со стратегической линией

▪ Удостоверьтесь, что проект четко совпадает с общей бизнес-стратегией:– Помогает привлечь "покровителей" в компании– Обеспечивает заинтересованность со стороны затрагиваемых сторон

▪ Убедитесь что он совпадает с текущими инициативами по улучшению процессов или усиливает их

Экономическое обоснование и бюджеты

▪ Приведите четкое экономическое обоснование, которое – Четко демонстрирует, какие проектные мероприятия приводят к какому эффекту– Учитывает полные затраты по привлечению работников к проекту

▪ Выработайте бюджет, который покрывает все расходы и разбит по фазам проекта

Организация проектов

▪ Обеспечьте заинтересованность со стороны затрагиваемых сторон, и по необходимости, включите их в состав управляющего комитета

▪ Всегда заручайтесь поддержкой сильного "покровителя" ▪ Для крупных проектов организуйте штаб квартиру проекта для управления всеми аспектами

Планирование проектов

▪ Значительная часть проектного времени (10%-30%) обычно отводится исключительно под планирование

▪ Планируйте проекты в интервалах, которыми реально управлять (порядка 3 месяцев)▪ Отводите достаточно времени для тестирования и доводки концепций▪ Тестируйте концепции небольшими пилотными проектами и затем расширяйте рамки

внедрения

Управление рисками

▪ Старайтесь выявлять риски во всех возможных аспектах, напр., организация, ИТ ▪ Определяйте меры по работе с рисками и предлагайте пути их внедрения▪ Отслеживайте риски на регулярной и частой основе

Примеры

| 25

Типичная структура проекта

Проектная группа Aчлены группы

Управляющий комитет проекта

Куратор проекта

Менеджер проекта

Проектная группа Бчлены группы

Проектная группа Вчлены группы

Ресурсы поддержки

(по необходимости)

| 26

Роли и обязанности в управлении проектом

Роли и обязанности

Опыт

Степень занятости

Руководитель проекта

В соответствии с размером и рамками проекта

▪ Разработать план проекта

▪ Управлять ресурсами▪ Организовать и

структурировать командный анализ

▪ Отслеживать и оценивать ход реализации проекта

▪ Интегрировать работу

и вырабатывать рекомендации

▪ Регулярно встречаться с куратором и УК для решения возникающих проблем

▪ Информировать затрагиваемые проектом стороны и взаимодействовать с ними

Выделен под проект (в идеале)

Управляющий комитет проекта

▪ Регулярно отслеживать состояние работ по проекту

▪ Выявлять проблемы на межфункциональном уровне

▪ Устанавливать приоритеты между конкурирующими возможностями

▪ Настаивать на расширении / углублении проекта, если необходимо

▪ Участвовать в решении проблем на высшем уровне

▪ Координировать работу с другими проектами

▪ Устранять препятствия на пути к успеху

Руководители высшего звена

1 заседание в неделю

Куратор проекта

▪ Выявлять/ приоритезировать возможности, на реализацию которых будет направлен проект

▪ Назначать руководителя проекта

▪ Быть "капитаном" проекта / защищать интересы проекта

▪ Решать проблемы на проекте с руководителем проекта

▪ Информировать затрагиваемые проектом стороны и взаимодействовать с ними

▪ Контролировать процесс внедрения

Руководитель высшего звена в составе управляющего комитета

1 день в неделю

▪ Сбор информации (факты и мнения)

▪ Проводить анализ▪ Разрабатывать

рекомендации▪ Разрабатывать

детальные схемы и решения

▪ Вырабатывать консенсус по рекомендациям

▪ Намечать планы действий

▪ Направлять и внедрять изменения в бизнес- процессах

Член проектной группы

Эксперт в своей области, с более широким кругом интересов

Выделен под проект (по необходимости)

| 27

Часто для успеха проекта важны те, кто напрямую в нем не участвует. Как обеспечить их поддержку?

Общайтесь▪ Выслушивайте! Они являются ключевыми фигурами, потому что проект

затрагивает их напрямую, и они наверняка обладают ценной информацией▪ Тщательно информируйте ключевые фигуры на всем протяжении проекта

(разработайте отдельный план для этого)

Проявляйте инициативу▪ Приобщите их к формулировке целей проекта на самых ранних стадиях

работы▪ Определите возможные проблемы как можно раннее (особенно там где

ключевые фигуры могут иметь противоположное мнение)▪ Организуйте встречу всех ключевых фигур (и спонсоров проекта при

необходимости) в одном помещении для проработки сложных и\или неоднозначных проблем

Понимайте "чужие проблемы"▪ Обозначьте, какие из планируемых результатов могут быть затронуты

проблемами ключевых фигур, и определите, насколько▪ Определите степень вовлечения каждой из ключевых фигур (нужно ли их

просто проинформировать? Согласовать решение? Добиться полной поддержки?)

| 28

Необходимые шаги при создании плана работы

▪ Установите ключевые вехи с четким календарными датами

▪ Установите и разработайте последовательность задач и подзадач

▪ Назначьте ответственного за каждую задачу

▪ Распределите ресурсы

▪ Установите даты начала и окончания задач

| 29

Ключевые вехи проекта должны быть легко определимыми

Что такое ключевые вехи?

Зачем нужны ключевые вехи?

Какова частота ключевых вех?

▪ Ключевые вехи это значительные даты/события, которые могут быть легко распознаны даже теми, кто не участвует в проекте (например: открытие цеха, запуск установки, запуск проекта)

▪ Ключевые вехи наступают не по календарю, а когда достигнут определенный результат

▪ Ключевые вехи позволяют объективно отслеживать как продвигается проект по сравнению с планом

▪ Ключевые вехи разделяют проект на более "мелкие", более управляемые составляющие

▪ Ключевые вехи являются "движущей силой" при организации проектных команд и процесса планирования

▪ Ответственность за ключевые вехи стимулирует подотчетность

▪ Количество ключевых вех зависит от специфики проекта▪ Как правило, ключевые вехи разделены во времени как минимум

1 месяцем, но не больше 3▪ Для миниатюрных проектов (меньше 1 месяца) ключевые

обычно вехи не нужны

Начало проекта

Ясно обозначен-ная цель

Ключевые вехи

| 30

Установите задачи и подзадачи, которые необходимо выполнить для достижения данной ключевой вехи. Составьте список задач и подзадач в соответствии с необходимой степенью контроля. Помните, что чрезмерное или недостаточное внимание к деталям может привести к провалу

Установите и разработайте последовательность задач и подзадач

Определенные действия, которые должны быть выполнены для достижения ключевой вехи

Составляющие отдельной задачи, которые могут быть логически разделены

Логический порядок, в котором задачи и подзадачи должны быть выполнены, чтобы достичь ключевой вехи

Задачи

Подзадачи

Последовательность

| 31

Назначьте ответственного за каждую задачу

Ответственный (владелец задачи)

Ключевые шаги для определения ответственных и ресурсов (членов команды)

Лицо, отвечающее за выполнение задачи в срок и в соответствии с поставленным заданию

▪ Определите необходимые знания для выполнения задачи

▪ Получите информацию от ключевых фигур по подходящим кандидатурам

▪ Привлеките к исполнению задачи членов команды, обладающих опытом в области где намечается основной объем работы

▪ До того как распределить ресурсы, продумайте какой объем времени необходим

| 32

Установите даты начала и окончания задач

▪ Определите реалистичные предположения по продолжительности задачи при данном распределении ресурсов

▪ Графически представьте временные интервалы выполнения задач в форме отрезков-полос, где каждый отрезок представляет задачу, от начала и до конца

▪ Примите во внимание зависимость одной задачи от другой (например, Задача 2 не может начаться пока не окончена Задача 1)

▪ Возвратитесь к шагу 4 и проделайте его снова, по необходимости перераспределяя ресурсы, чтобы обеспечить достижение ключевых вех (см. предыдущую диаграмму)

Лидер проекта отвечает за своевременное достижение ключевых вех, а владельцы задач (ответственные) отвечают за выполнение задач в срок. Если ресурсов недостаточно, вовлеките спонсоров проекта на ранних стадиях

| 33

"Стратегия трех вопросов" для определения правильных временных рамок

Реалистичный взглядКаково наиболее вероятное время для выполнения этой задачи, при ожидаемом балансе "хороших" и "плохих" новостей?

Оптимистичный взглядОптимистичный взглядКаково наименьшее время для выполнения этой задачи, если все будет двигаться лучше чем предполагалось?

Пессимистичный взглядКаково наибольшее время для выполнения этой задачи, если у нас возникнет множество проблем, и все будет двигаться хуже чем предполагалось?

Используется для плана проекта

| 34

Советы по определению дат начала и окончания

▪ Основывайтесь на ясно понятной цели проекта▪ Не забудьте о непредвиденных обстоятельствах ▪ Будьте последовательны и применяйте общеупотребляемые

единицы измерения (5-ти или 7-ми дневная неделя)▪ Планируйте для реального (а не желаемого) наличия

ресурсов▪ Стремитесь к тому, чтобы ответственные за ключевые вехи и

задачи разделяли вашу оценку временных рамок▪ Полагайтесь на:

– Опыт– Лучшую практику– Независимый взгляд со стороны

| 35

Пример плана проекта

Начало ▪ Решение о составе рабочей

группы▪ Усиление рабочей группы▪ Предложение гипотез ▪ Распределение обязанностей

Разработка гипотез ▪ Финансовая ситуация ▪ Рыночная ситуация

Поиск фактов и анализ▪ Встреча с подгруппой▪ Подготовка генерального

плана для управляющего комитета

Заключения и рекомендации ▪ Совершенствование

производства▪ Улучшение маркетинга

Осуществление изменений ▪ В производстве ▪ В маркетинге

Задачи Недели 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Управляющий комитет

| 36

План проекта можно составлять в специализированных программах, например MS Project

ID Task Name1 Phase 12 Task 1

3 Task 2

4 Task 3

5 Milestone

6 Phase 27 Task 4

8 Task 5

9 Review meetings

Anna[50%]Bogdan

Anna10-30

T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W'01 Oct 08 '01 Oct 15 '01 Oct 22 '01 Oct 29 '01 Nov 05 '01 Nov 12

▪ MS Project – это приложение для планирования и отслеживания проектов▪ Пользователь может вносить и представлять данные рядом различных способов▪ График Гантта (Gantt chart) – возможно самый полезный из способов▪ MS Project также позволяет выполнять следующие функции:

- Планирование ресурсов- Контроль за расходованием бюджета (путем устанавливаемых расходных ставок)

Другие важные возможности приложения:▪ расчет затрат▪ отчетность

Индикатор выполнения задачи

Ресурсы или ответственные лица

Выходные и праздники

Возможно детально отображать взаимозависимости

Имеется возможность внесения повторяющихся задач

Возможность применения структур (иерархии)

| 37

Критически важный фактор – регулярное отслеживание и проверка хода проекта. Что важно делать?

▪ Стараться предусмотрительно выявлять проблемы и искать возможные решения, ориентироваться на будущее

▪ Общаться и обмениваться информацией– Проводить регулярные и незапланированные встречи (посещения)– Постоянно подтверждать статус краткосрочных и долгосрочных инициатив

▪ Координировать процесс– Поощрять членов рабочей группы к принятию решений

▪ Быть подготовленным– Менеджер/руководитель проекта обновляет планы и графики событий и

распространяет информацию о них– Встречи/заседания должны быть тщательно подготовлены и хорошо

проведены

▪ Развивать чувство ответственности за результат и ощущение важности работы– Проводить официальные встречи для обсуждения хода работы по

внедрению проекта с целью обеспечения вертикального мотивирующего механизма с четкими контурами подотчетности

– Распространять жесткий подход к управлению проектом– Управлять проектом с учетом ожидаемых результатов (сроки, бюджет)

| 38

Основные уроки

Постарайтесь сделать максимально много в начале проекта (frontloading)

Формируйте команду из разных людей

Четко определите роли участников проектной группы, но обеспечьте активное общение (например, все сидят в одной комнате) и гибкость, если изменение ролей необходимо

Активно вовлекайте внешние (для проекта) ресурсы

"Планирование – всё, план – ничто": процесс планирования помогает грамотно структурировать работу, однако план – не догма и должен регулярно корректироваться

Визуализируйте: доска с перечнем встреч, проблем, гипотез в комнате команды

Информируйте: коллег по рабочей группе, другие рабочие группы, работающие над сходными проблемами, коллег из организации в целом