公文自動化管理系統 教育訓練簡報

漢龍資訊科技公司(南港軟體科學園區 )

講師：陳君佩

專業 服務 品質

77/9 公司設立於台南縣永康市 82/5 微軟授權成立技術教育中心 (CTEC) 82/10 微軟全台六家授權 MCSP(Certified Solution Partner) 84~87 開發行政資訊系統 ( 總務、人事、薪資、會計、影像管理等 系統 ) 。 88/2 微軟授權全球第一家 ISV(Independent Software Vendor) 88/10 開發完成 YamiiB2C( 網站建置套裝軟體 ) 、 YamiiB2B 88/11 開發完成 Yamii Mall( 電子商務商城 ) 88/12 公司資本額變更登記為 2500 萬元 89/3 台北分公司成立。 ( 目前座落於南港軟體科學園區 ) 90/8 公司增資資本額變更登記為 6600 萬元。 90/8 大田精密 (8924) 李董事長兼任漢龍董事長 91/1 電子公文產品通過行政院研考會認證 92/7 電子表單簽核系統通過行政院研考會認證。 93/7 漢龍資訊通過國際軟體成熟度認證 (CMMILevel2 認證 )

導入公司簡介 (漢龍資訊 )

建置目標： 一、符合政府電子公文作業規範 1. 符合公文交換作業規定 2. 可與教育部電子公文交換系統接軌 (需建置電子交換機

制 ) 3. 提昇學校電子公文收發效率 二、提昇學校公文行政效率 1. 提升公文傳送時效 2. 有效管理公文稽催作業 3. 整體規劃系統架構方便擴充建置 4. 減少公文紙張資源 (線上簽核 ) 5. 流程自動化提昇效率 (線上簽核 ) 三、整體規劃降低成本 完整解決方案，評估未來需求擴充，整體規劃所需硬體配備、

軟體平台及應用軟體，俾利降低系統維護及投資成本。

電子公文法源依據：一、八十二年二月立法院通過公文程式條例二、八十三年三月行政院函頒文書及檔案管理電腦化作業規範三、八十七年九月行政院函頒文書處理檔案作業手冊四、八十九年二月行政院頒布公文電子交換推廣專案五、九十三年四月立法院通過橫式公文條例，全國各機關在 電子公文及紙本公文等皆需全面調整公文橫式化。六、研考會行文各機關於九十四年一月一日起正式執行公文橫 式化之要求。七、行政院研考會於九十三年七月修正文書及檔案管理電 腦化作業規範，正式賦予線上簽核法源依據。

預期效應： 一、機關公文流程再造 整體規劃全校之公文製作、流程及檔案管理系統架構。 二、公文範本統一 紙本公文範本統一，不會有各種格式公文出現，並可視需求 達成橫式公文之目標。 三、減低人為作業疏失 減低因人為疏失造成公文延宕、遺失及處理錯誤情形發生。 四、整合電子公文系統(若已建置電子交換系統) 符合政府頒訂之最新電子公文標準作業規範及整合公文電子 公文交換作業規定。 五、整體考量導入公文無紙作業 充分經驗導入無紙化辦公，減少公文紙本發文處理量， 節省人力、紙張資源。 六、公文檔案管理系統整體規劃 整體考量公文檔案管理規則，有效管理全校公文資料建檔 管理。

規劃架構： (功能架構 )

電子公文線上簽核及檔案管理系統電子公文線上簽核及檔案管理系統

總收文作

業總收文作

業公文製作作

業公文製作作

業 稽催管制作

業稽催管制作

業 檔案管理作

業檔案管理作

業 報表列印作

業報表列印作

業流程控管作

業流程控管作

業登記桌作

業登記桌作

業 系統維護作

業系統維護作

業

可擴充電子簽章

總發文作

業總發文作

業

規劃架構 (實體架構 )

一般使用者

防火牆

InternetInternet Win 2000 ServerSQL Server

未來可擴充CA 伺服器

總收發管理系統

公文 DB 主機 &web 主機

來文

單位 文書組 登記桌 使用者 主管 長官 文書組 文書組

狀態 分文 分文 簽收 會簽 判核 結案 歸檔

1. 電子來文電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

2. 紙本來文 ( 附件含實體 ) 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本

3. 含密件之公文 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本

發文

狀態 創稿 會簽 判核 發文 歸檔

1. 發文無實體附件電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

2. 發文有實體附件 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本

3. 密件發文 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本

4. 簽呈電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子公文發文流程：

承辦人創簽稿文書電子作業

教育部電子公文交換系統 & 紙本發文

發文管理

總發文結案歸檔

長官判行

送發文

透過線上簽核傳送

承辦單位一級主管 會辦單位

交還原承辦人

原承辦人

電子公文收文流程：

文書組登錄

電子公文交換系統 & 紙本收文

總分文

一級登記桌

承辦人 單位主管 長官判行

文書組結案 (歸檔 )

可列印 簽核意見紙本存查

透過線上簽核傳送開始承辦

會辦單位

擲回原承辦人

行政單位： 承辦人→二級主管→一級主管→ 主任秘書→副校長→校長 (決行 )

教學單位： 承辦人→系主任 (所長 )→一級主管→ 主任秘書→副校長→校長 (決行 )

( 發文 )流程設定原則舉例：

授權決行 ( 授權決行 )

承辦人員收文

單位主管簽核

一、二級主管 (授權代行 )

校長

承辦人簽領

秘書室

歸 檔

副校長

公文製作 (功能展示 )

線上簽辦 ( 電子 & 紙本 )

線上簽辦 ( 電子 & 紙本 )

自己的公文自己簽收自己的公文自己簽收

電子簽收公文 &退文 /改分電子簽收公文 &退文 /改分

直接點選即可製作一份公文 ( 函 )或簽呈直接點選即可製作一份公文 ( 函 )或簽呈

由資料庫中取得正確受文者名單 ( 未來整合電子交換使用 )由資料庫中取得正確受文者名單 ( 未來整合電子交換使用 )

選標點符號選標點符號

欄位直接點選即可製作公文 ~~ 簡單方便欄位直接點選即可製作公文 ~~ 簡單方便

選常用字集選常用字集

系統預設常用字集 ~~ 簽核無中文輸入壓力( 可個人化設定 )

系統預設常用字集 ~~ 簽核無中文輸入壓力( 可個人化設定 )

可夾帶電子形式附件如：圖片、 Word… 等檔案可夾帶電子形式附件如：圖片、 Word… 等檔案

自動產生 WORD 檔案可直接列印自動產生 WORD 檔案可直接列印

尚未處理公文一目了然尚未處理公文一目了然

即時稽催通知功能即時稽催通知功能

輸入查詢公文條件輸入查詢公文條件

複合式查詢條件，彈性高可隨時調閱公文，速度快複合式查詢條件，彈性高可隨時調閱公文，速度快

線上權限調卷功能線上權限調卷功能

查出符合條件之公文查出符合條件之公文

查出公文還可複製再應用避免週期性公文重複繕打查出公文還可複製再應用避免週期性公文重複繕打

承辦公文流程追蹤承辦公文流程追蹤

自己承辦的公文均可追蹤進度自己承辦的公文均可追蹤進度

流程狀態一目了然流程狀態一目了然

公文經手辦理查詢公文經手辦理查詢

可查詢經手會辦文處理情況可查詢經手會辦文處理情況

可自行設定流程範本可自行設定流程範本

個人化的流程設定個人化的流程設定

公文流程設定畫面公文流程設定畫面

以關卡來顯示此公文簽核順序以關卡來顯示此公文簽核順序

公文流程加簽公文流程加簽

賦予權限者還可以加簽關卡賦予權限者還可以加簽關卡

完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後，承辦人可進行送公佈欄公告各處室或人員知悉。完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後，承辦人可進行送公佈欄公告各處室或人員知悉。

送公佈欄作業送公佈欄作業

可進行查閱公佈欄之公文可進行查閱公佈欄之公文

簽核意見可視情況選擇是否公佈簽核意見可視情況選擇是否公佈

送發文作業送發文作業

完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後承辦人可進行發文，系統將直接傳送給文書組進行發文作業。

完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後承辦人可進行發文，系統將直接傳送給文書組進行發文作業。

實機操作

第一關

第三關

第四關

第二關

第五關

第六關

串簽：把流程串起來，如傳統紙本公文一關一關跑

優點：一關一關執行不易發生問題優點：一關一關執行不易發生問題

流程設定重點：務必要設定完整流程最後幾關“一定”要設定到有決行的長官

流程設定重點：務必要設定完整流程最後幾關“一定”要設定到有決行的長官

第一關

第三關

第四關 A

第二關

第四關 B

第五關

並簽：流程一分為多，需將分出去的路線收回單一條路線

優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束，再一次傳給下一關卡

優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束，再一次傳給下一關卡

務必要收回並簽的流程流程最後幾關“一定”要設定到有決行的長官且並簽加簽後仍為並簽

務必要收回並簽的流程流程最後幾關“一定”要設定到有決行的長官且並簽加簽後仍為並簽

第四關 C

第六關

並 並 並

串

串

串

串

串