Как сократить расходы на печать на 57%?
TRANSCRIPT
Вебинар 07.05.2015
Как сократить расходы на печать
на 57%?
1
План вебинара Что вы узнаете:
Как сэкономить? (варианты)
Почему системы управления печатью помогают экономить
Подсчёт экономии для организации с 1000 сотрудников
Как подсчитать экономию в вашем случае?
2
Чего вы НЕ узнаете: Технические
детали реализации
Рекомендации по конкретным продуктам
Продолжительность ~45 минут
Цена вопроса
3
Расходы ~20
тыс.руб./год на
сотрудникаРасходы на 1000 сотрудников ~20млн.руб./год
Исследование ВЦИОМ (2013): средний офисный сотрудник печатает 30-50 страниц в день
Стоимость страницы ~2руб.
Как сэкономить?
4
№ Подход "За" "Против"
1Организацион
ные ограничения
Просто и бесплатно
Сложно контролировать
2Совместимые и восстановленные картриджи
Сокращение расходов на тонер
в 3-4 раза
Качество печатиПоломки устройств
3Замена парка
принтеровПростота
реализации
Высокие кап.затраты
Непредсказуемость расходов
4Аутсорсинг
печати
Перекладывание технических вопросов на аутсорсинг
Организационная сложность работы
с аутсорсингом
5Реинжиниринг
бизнес-процессов
Комплексный подход
СрокиСтоимость
6Системы
управления печатью
СрокиПростота
реализации
Увеличение сложности ИС
Как сэкономить?
5
№ Подход "За" "Против"
1Организацион
ные ограничения
Просто и бесплатно
Сложно контролировать
2Совместимые и восстановленные картриджи
Сокращение расходов на тонер
в 3-4 раза
Качество печатиПоломки устройств
3Замена парка
принтеровПростота
реализации
Высокие кап.затраты
Непредсказуемость расходов
4Аутсорсинг
печати
Перекладывание технических вопросов на аутсорсинг
Организационная сложность работы
с аутсорсингом
5Реинжиниринг
бизнес-процессов
Комплексный подход
СрокиСтоимость
6Системы
управления печатью
СрокиПростота
реализации
Увеличение сложности ИС
Дальнейшие подсчёты
Системы управления печатью
6
Мониторинг устройств
Бизнес-правилаПечать с
подтверждением
.. .. ..
.. .. ..
.. .. ..
Производители (выборка):
Мониторинг устройств Отслеживание состояния устройств
Уровень расходных материалов Наработка ресурсных узлов (печки,
фотокондукторы, …) Отслеживание статистики использования
Напечатано/скопировано листов (чб/цвет, одност./дуплекс, …)
Отчеты и оповещения
7
Отчет PrintStat
Мониторинг устройств – экономия Перераспределение
устройств на основе анализа статистики
Сокращение трудозатрат на обслуживание в связи с переходом к проактивному обслуживанию по оповещению от
устройства вместо заявки от пользователя
Выявление злоупотреблений с тонером
8
Бизнес-правила Ограничения на печать Жесткие ограничения –
запрет, перенаправление на другое устройство
Мягкие ограничения – напоминания о квотах, требование подтверждения
Параметры: Время, день недели Пользователь
(отдел, должность) Задание (объём,
количество копий, цвет/чб)
Ранее использованные ресурсы (квоты)
9
Запрос подтверждения PCounter
Конфигурация бизнес-правил PCounter
Бизнес-правила – экономия Соблюдение установленных
ограничений (квот) Соблюдение ограничений
на цветную и одностороннюю печать
Дисциплина: Персональный контроль (название файла + имя пользователя), снижение количества личных документов
Оптимизация, перенаправление на корпоративные принтеры
Снижение количества невостребованных заданий благодаря «мягким» напоминаниям
10
Печать с подтверждением Задание отправляется в общую очередь печати Принтер печатает материал только после того, как
пользователь подошел к нему и физически идентифицировал себя
Требуется оборудование принтеров считывателями
11
Печать
Общая очередь печати
Пользователь
подтверждает задание
Пользователь отправляет
задание1
2
3
4
Печать с подтверждением – экономия Не печатаются
невостребованные задания Статистика: около 20%
распечаток не востребованы пользователями
Возможность отказаться от локальных принтеров, существование которых оправдывается конфиденциальностью.
12
Модель экономии для 1000 сотрудников
13
Сценарии
Как естьМониторинг устройств
Бизнес-правила
Подтверждение
Комплексная
оптимизация
Управляемые показатели Доля сотрудников с локальными принтерами 10% 5% 10% 1% 1%Доля печати на принтерах уровня рабочей группы 60% 40% 60% 60% 40%Доля дуплексной печати 5% 5% 45% 45% 45%Доля цветной печати 5% 5% 1% 1% 1%Количество невостребованных страниц в год на сотр. 2000 2000 1500 100 100Количество личных страниц в год на сотр. 500 500 50 50 50Количество рабочих страниц в год на сотр. 7500 7500 7500 7500 7500Общее количество страниц в год на сотр. 10000 10000 9050 7650 7650Доля тонера, пропадающего в результате злоупотреблений 5% 0% 5% 5% 0%Доля заданий, вызывающих инциденты 0,5% 0,1% 0,3% 0,2% 0,1%Время на подключение нового сотрудника, мин 30 30 5 5 5
Нами разработана финансовая модель для оценки экономии на печати Шаблон Excel доступен на сайте www.tilbi.ru (раздел
«Материалы») Экономия от каждой из систем управления по
отдельности и от всех вместе Оценено влияние на БДР (не БДДС) – оценивается
амортизация вместо разовых кап.затрат Основные предположения модели:
Максимальная экономия = 57%
14
Как есть Мониторинг устройств
Бизнес-правила Подтверждение Все вместе0
5
10
15
20
25
3027
2119
1412
Расходы на печать в год, млн.руб.
Подсчёты произведены исходя из цен на устройства и расходные материалы на устройства HP:Корпоративный Рабочая группа Персональный ЦветнойHP LaserJet Enterprise M806dnHP LaserJet Pro 400 M401dne HP LaserJet Pro P1102w HP LaserJet Pro M476dw
На 1
00
0 п
ол
ьзо
вател
ей
Стоимость страницы и количество страниц
15
Как е
сть
Мон
итор
инг ус
трой
ств
Бизн
ес-п
рави
ла
Подтв
ерж
дени
е
Всё
вмес
те0.00 ₽0.50 ₽1.00 ₽1.50 ₽2.00 ₽2.50 ₽3.00 ₽
Средняя стоимость одной страницы
Поддержка (инциденты)
Бумага
Тонер и ресурсные элементы
2,61
1,44
На 1
00
0 п
ол
ьзо
вател
ей
Как есть Мониторинг устройств
Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе0
2
4
6
8
10
1210 10
9.057.65 7.65
Количество напечатанных страниц, млн/год
Амортизация устройств и поддержка
16
0
600
1200
Постоянные (не зависящие от количества страниц) расходы, тыс.руб. в
год Поддержка (подключение пользователей)
Поддержка (управление конфигурацией)
Амортизация устройств
1068
777
На 1
00
0 п
ол
ьзо
вател
ей
Примеры
Logica: 58%
Orange Business Services: 23%
17
Из практики внедрения FollowMe:
Как оценить экономию в вашей организации?
Воспользуйтесь моделью Excel
Адаптируйте с использованием своих данных
18
Подсчитайте самостоятельно
Закажите аудит печати
Временная установка ПО для мониторинга
Продолжительность – 1-3 месяца
Отчёт по результатам
Быстрее Точнее
Результаты аудита печати
19
Отчётпо результатам аудита печати
Количество, расположение устройств Модели,
производители Принтеры/МФУ
Объёмы печати Детализация по
устройствам TOP пользователей,
отделов ЧБ/цвет Одност./дуплекс
Подсчёт TCO Рекомендации Оценка требуемых
инвестиций и экономии/ТЭО
20
Считайте вашу экономию!