Адаптивный кейс-менеджмент (acm) vs. bpm и ecm (СЭД)
DESCRIPTION
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs. BPM и ECM (сопоставление концепций ACM, BPM и СЭД)TRANSCRIPT
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs.
BPM и ECM (СЭД)
Виктор Сенкевич PayDox Case Management
(Инварианты и опции)
Современное предприятие
Сотрудники взаимодействуют и нуждаются в инструменте делового
взаимодействия. Как минимум, в электронной почте.
Документы требуют обработки. Как минимум, согласования.
Сотрудники и документы это навсегда. Инфраструктура же опциональна.
Folks & Docs Forever!
Сотрудники Документы Инфраструктура
(Инварианты и опции)
Современное предприятие
Сотрудники и документы – это неотъемлемые компоненты
производственного процесса.
Инфраструктура опциональна и переменчива. Ее может не быть вовсе.
Доля виртуальных компаний и удаленно работающих сотрудников уже
весьма существенна. Впечатляющие примеры избавления мировых брендов от собственных производств, перевод на аутсорсинг не только производства, но и внутрикорпоративных услуг всем известны.
Сотрудники Документы Инфраструктура
Жестко детерминированные бизнес-процессы хорошо
автоматизируются традиционными BPM-системами
Классическая BPM-система
BPM-системы позволяют автоматизировать структурированные и
формализованные перечни работ, выполняемые на предприятии: - обработка однотипных заказов, - стандартное оформление командировок, - повторяющаяся закупка оборудования и материалов и т.д.
Однако о комплексной автоматизации процессов речь не идет.
Классическая BPM-система не поможет согласовать и
отрецензировать документы между сотрудниками и не предоставит возможности для документированного обсуждения сотрудниками связанных с исполнением процесса вопросов и контроля возникающих при исполнении процесса задач и поручений.
Классическая BPM-система
Классический электронный документооборот осуществляет
комплексную обработку документов: подготовку, рецензирование, согласование, утверждение, управление версиями и т.п.
Классическая СЭД / ECM-система
Классическая СЭД управляет процессами только в рамках обработки
одного документа
СЭД не управляет процессами в целом – она не подскажет, что после
этого документа надо создать другой и не поможет управлять всей цепочкой документов, входящих в один производственный процесс
Классическая СЭД / ECM-система
Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) нашел себе удобное место между
BPM и СЭД, заполняя своей функциональностью обширную сферу корпоративной автоматизации, в которой наблюдаются очевидные плохо решаемые в настоящее время проблемы – слабоструктурированные корпоративные процессы, исполнение которых требует взаимодействия и обсуждений и не описывается заранее жестким детерминированным алгоритмом.
BPM
ACM
ECM Другие
Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД
Оформление приема на работу
Закупка оборудования
Проведение совещания
Оформление командировок
… любые другие слабоструктурированные корпоративные процессы, требующие обсуждения и обработки документов
Проведение рекламной кампании
Обработка заказа
Согласование заявок
Оформление займа на автомобиль
Бизнес-процессы ACM
Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД
Да, такие процессы автоматизировались и до ACM , но программировать
приходилось каждый процесс отдельно, создавать отдельные самостоятельные приложения для отдела кадров, для отдела сбыта и т.п.
При этом любые изменения в маршрутах исполнения БП или методах
обработки сопутствующих документов как правило требовали существенной перенастройки приложений, связанной с квалифицированным программированием.
Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД
Такие корпоративные бизнес-процессы – не что иное как кейсы, т.е.
процессы, с одной стороны, имеющие набор шаблонных действий и документов, которые можно определить заранее до начала процесса, и, с другой стороны, требующие в процессе своего исполнения обсуждений, учета новых обстоятельств, и, соответственно, решения вновь возникающих задач.
Автоматизировать такие кейсы с помощью BPM почти невозможно –
в обычных BPM нет достаточной работы с документами, которых множество в кейсах, и нет поддержки взаимодействия сотрудников, которые двигают эти процессы.
А с помощью обычной СЭД можно автоматизировать обработку
документов кейса, но с прохождением всего процесса и последовательностью создания и обработки документов и задач есть очевидные проблемы.
А вот для ACM работа с такими процессами (которых большинство в
корпоративной практике) является очень естественной – ACM для такой работы и задумана.
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) и BPM
Да, в какой-то степени. И для жестких детерминированных процессов, которых тоже много в корпоративной практике, BPM-системы, строго и последовательно
контролирующие прохождение процессов, могут быть предпочтительны.
В то же время интеграция BPM и ACM весьма перспективна и может обогатить
оба класса систем, добавляя системам BPM гибкость и социальность, а системам ACM добавляя жесткости и последовательности
на тех участках процессов, где это требуется.
ACM и СЭД
Это конкуренты?
ACM и BPM
Это конкуренты?
ACM и СЭД
Это конкуренты?
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) и СЭД
Нет, это системы, которые взаимно дополняют друг друга и стремятся
интегрироваться.
В то же время они представляют разные концепции. СЭД фокусируется вокруг
обработки документов, а ACM фокусируется на процессах.
ACM – максимум автоматизации для слабоструктурированных корпоративных процессов
Приложение ACM нацелено на результат. Обычно этот результат описан
в заголовке кейса – принять на работу нового сотрудника, оформить командировку, обработать заказ и т.п.
ACM не гарантирует достижение результата (это могут делать только
люди), но ACM контролирует процессы, показывая в любой момент времени все неисполненные задачи, ответственных сотрудников и всю их переписку на тему «кто виноват и что делать». И это максимум чем может помочь автоматизация слабоструктурированным корпоративным процессам.
Адаптивный кейс-менеджмент – между BPM и СЭД
ACM обеспечивает максимум автоматизации и
максимум контроля для слабоструктурированных
корпоративных процессов
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM)
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM)
Описание задач,
поручений, событий,
контрольных точек
Обсуждения
Списки исполнителей,
адресатов, участников,
контролеров, авторов,
руководителей
Документы и другие файлы
Теги и другие формы данных
Бизнес- правила
Кейсы – последовательности задач и сообщений, содержащие:
ACM и корпоративные регламенты
Однако общеизвестным является факт, что
универсального инструмента, позволяющего автоматизировать разнообразные положения корпоративных регламентов, не существует
Корпоративные регламенты занимают важнейшую роль в управлении
и структурировании корпоративных бизнес-процессов
Любая автоматизация реально начинается только тогда, когда в
компании появляются корпоративные регламенты, регулирующие повседневную деятельность организации
Проблема, затрудняющая автоматизацию
корпоративных регламентов – их слабая структурированность. В одном документе содержатся и формальные хорошо алгоритмизуемые положения и декларативные требования к деятельности сотрудников
ACM и корпоративные регламенты
Основная проблема корпоративных регламентов
Главная проблема «бумажных» корпоративных регламентов –
отсутствие автоматизированного контроля за их исполнением
Обычно эффективность неавтоматизированных корпоративных
регламентов довольно относительна и напрямую зависит от прилагаемых усилий по контролю за их соблюдением
Поскольку все бумажные регламенты –
это тексты соответствующих документов, то контролеры и исполнители должны эти тексты с множеством слов читать, понимать, помнить и правильно интерпретировать
ACM и корпоративные регламенты
Любые корпоративные регламенты визуально представимы в виде
кейса. Кейс позволяет разместить текстовые описания пунктов регламента в нужной последовательности. В кейсе также можно предусмотреть и непроцедурные требования регламента, не являющиеся задачами.
С помощью системы ACM можно сделать регламент интерактивным,
запустить его на исполнение так, чтобы утвержденный регламент реально контролировал описанные в нем корпоративные процессы.
Требования к процедурам легко оформить как чек-лист.
Но и непроцедурные требования типа
«все должны ходить на работу в галстуках» или, как в одной канадской компании – «NO SOCKLESS SANDALS!» тоже можно оформить как кейс для отдела кадров по контролю за дресс-кодом.
ACM и корпоративные регламенты
Корпоративные регламенты, реализованные в виде кейсов в системе
кейс-менеджмента, автоматизируются и становятся интерактивными
Сотрудники, ответственные за их исполнение, получают напоминания
по email о необходимости проверки конкретных пунктов регламента и могут оставлять комментарии и отчеты о контроле за исполнением в самом кейсе регламента
Важные преимущества ACM «Хаос автоматизировать невозможно!»
«Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом!» Распространенные заблуждения
Адаптивность, гибкость ACM позволяет
автоматизировать бизнес-процессы предприятия «as is», в привычном для сотрудников виде, не подвергая риску процесс внедрения, не подвергая стрессу персонал, не ломая существующих бизнес-процессов для достижения теоретически правильного состояния «to be». Возможный «хаос», который при этом автоматизируется, становится качественно иным – измеряемым и контролируемым. После внедрения ACM бизнес-процессы становятся прозрачными, появляется возможность совершенствовать их на деле, а не на бумаге – легко меняя и улучшая шаблоны кейсов.
Спасибо за внимание!
Контакты
Виктор Сенкевич
E-mail:
Skype: paybot
PayDox Case Management: http://www.PayDox.ru