© dc lÄromedel - dc utbildningdcutbildning.com/dokument/word 2010 fk 1 dag, upplaga 1.pdf ·...

WO10F1-1

© DC LÄROMEDEL®

Microsoft Word 2010

Fortsättningskurs 1 dag

2 © DC LÄROMEDEL, Word 2010 fortsättningskurs

Microsoft Word 2010 fortsättningskurs 1 dag

© DC LÄROMEDEL

Box 1023

251 10 HELSINGBORG

tel. 042-26 22 00

fax 042-12 39 00

e-post: [email protected]

Internet: www.dclaromedel.com

mailto:[email protected]

© DC LÄROMEDEL, Microsoft Word 2010 fortsättningskurs 3

Innehållsförteckning

INNEHÅLLSFÖRTECKNING ................................................................................................................................. 2 FÖRORD ............................................................................................................................................................ 5

Microsoft Office......................................................................................................................................................... 5 Förkunskaper ............................................................................................................................................... 5 Läsning ......................................................................................................................................................... 5 Exempel ........................................................................................................................................................ 5 Övningsuppgifter .......................................................................................................................................... 5 Tips ............................................................................................................................................................... 5 Fillista .......................................................................................................................................................... 6

Kompatibilitet ............................................................................................................................................................ 6 Så här konverterar du filer till det nya filformatet. ..................................................................................................... 7

TABBAR, TABELLER & LISTOR .......................................................................................................................... 9 Tabbar .......................................................................................................................................................... 9

Sätta in tabbar ............................................................................................................................................................ 9 Flytta tabbar ............................................................................................................................................................. 11 Ta bort tabbar ........................................................................................................................................................... 11 Tabbar med utfyllnad ............................................................................................................................................... 11 Infoga specialtecken ................................................................................................................................................. 12

Tabeller .......................................................................................................................................................13 Skapa tabell .............................................................................................................................................................. 13 Skriva och förflytta sig i tabeller .............................................................................................................................. 14 Markera rader ........................................................................................................................................................... 14 Markera kolumner .................................................................................................................................................... 14 Infoga rader/kolumner.............................................................................................................................................. 14 Ta bort rader/kolumner ............................................................................................................................................ 15 Ändra kolumnbredd och radhöjd.............................................................................................................................. 15 Cellstorlek ................................................................................................................................................................ 16 Justera i höjdled/Ändra textorientering .................................................................................................................... 17 Tabellformat............................................................................................................................................................. 18 Lägga till egna kantlinjer ......................................................................................................................................... 19 Omvandla Text till tabell ......................................................................................................................................... 21 Markera texten ......................................................................................................................................................... 21 Omvandla Tabell till text ......................................................................................................................................... 21 Sammanfoga celler ................................................................................................................................................... 21 Dela celler ................................................................................................................................................................ 22 Upprepa tabellrubriker ............................................................................................................................................. 22 Sortering .................................................................................................................................................................. 23

SIDHANTERING.................................................................................................................................................25 Sidbrytning ..................................................................................................................................................25 Sidhuvud och sidfot .....................................................................................................................................25

Skapa sidhuvud och sidfot ....................................................................................................................................... 25 Ändra sidhuvud/sidfot .............................................................................................................................................. 28 Olika sidhuvuden på olika sidor ............................................................................................................................... 28 Blandade sidformat .................................................................................................................................................. 29

ANDRA FUNKTIONER ........................................................................................................................................31 Hjälp ............................................................................................................................................................31 Spalter .........................................................................................................................................................31

Blanda text i spalter och text över hela sidan ........................................................................................................... 32 Spaltbrytning ............................................................................................................................................................ 33

Språkkontroll ...............................................................................................................................................33 Växla till ordlista med annat språk ........................................................................................................................... 34 Rättstava .................................................................................................................................................................. 34 Avstavning ............................................................................................................................................................... 35 Synonymer ............................................................................................................................................................... 36

Granskning ..................................................................................................................................................36 Infoga hyperlänk ...................................................................................................................................................... 37

Fotnot och slutkommentar ...........................................................................................................................37 Bokmärken...................................................................................................................................................38 Korsreferenser .............................................................................................................................................38

RITA FIGURER ..................................................................................................................................................39


Ritverktygen ................................................................................................................................................ 39 Figurer ........................................................................................................................................................ 39

Textruta .................................................................................................................................................................... 39 Pil ............................................................................................................................................................................. 40 Infoga figurer ........................................................................................................................................................... 40 Infoga linje ............................................................................................................................................................... 41 Markera objekt ......................................................................................................................................................... 41 Skuggning ................................................................................................................................................................ 41 Ellips ........................................................................................................................................................................ 42 Gruppera .................................................................................................................................................................. 42

Vattenstämpel .............................................................................................................................................. 43 DOKUMENTMALLAR ........................................................................................................................................ 45

Fält i dokumentmall .................................................................................................................................... 45 Fältkod för Datum ....................................................................................................................................... 46 Sidnummer .................................................................................................................................................. 47 Dokumentets namn ...................................................................................................................................... 47 Tomma fält – ”Stopp-koder”....................................................................................................................... 48

Lösningsförslag ........................................................................................................................................................ 50 APPENDIX ........................................................................................................................................................ 53

Nyheter i Microsoft Word 2010 ................................................................................................................... 53 Skapa professionella dokument ................................................................................................................................ 53 Dela dokument tryggt ............................................................................................................................................... 54 Gå utöver dokument ................................................................................................................................................. 56 Återställning efter datorproblem .............................................................................................................................. 56

Arbeta med Word 2010 ............................................................................................................................... 57 OpenType .................................................................................................................................................... 66 Försvunna funktioner .................................................................................................................................. 66 XML i Word 2010 ........................................................................................................................................ 67

I Word 2010 används ett nytt filformat. ................................................................................................................... 67 Goda skäl till det nya Word-filformatet. .................................................................................................................. 67 Så här konverterar du filer till det nya filformatet. ................................................................................................... 70

SNABBREFERENS ..................................................................................................................................... 72 Menyfliksområdets tre delar ..................................................................................................................................... 72 Verktygsfältet Snabbåtkomst ................................................................................................................................... 73 Fler kommandon i dialogrutor .................................................................................................................................. 73 Vad har hänt med Office-knappen? .......................................................................................................................... 73 Använda tangentbordet ............................................................................................................................................ 73 Ett nytt filformat ....................................................................................................................................................... 73 Arbeta med personer som inte har Word 2010 ......................................................................................................... 74

KORTKOMMANDON .......................................................................................................................................... 75 Vad är kortkommandon (snabbkommandon)? ............................................................................................ 75 Ta bort text .................................................................................................................................................. 77 Infoga specialtecken .................................................................................................................................... 78 Markera text ................................................................................................................................................ 78 Markera i en tabell ...................................................................................................................................... 79 Flytta markören ........................................................................................................................................... 79 Flytta i en tabell .......................................................................................................................................... 80 Infoga nytt stycke och tabbförflyttning i en tabell ....................................................................................... 80 Blandade specialtrick .................................................................................................................................. 80

ASCII .............................................................................................................................................................. 83 INDEX ............................................................................................................................................................ 84


Förord

Välkommen till grundkursen i Microsoft Word 2010. DC LÄROMEDEL framställer

kursböcker för alla de populäraste Microsoft-programmen och många andra dessutom.

Microsoft Office

Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så

köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Word ingår i Microsofts

programpaket Microsoft Office (som även innehåller Excel och PowerPoint) samt

Microsoft Office Professional (som dessutom innehåller Access). Det finns flera andra

paketeringar, bl.a. ett speciellt programpaket avsett för småföretag. Där har

PowerPoint bytts ut mot Publisher.

Förkunskaper Det förutsätts förkunskaper motsvarande grundkurs i Windows och Word.

Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen.

är symbolen för ett läsavsnitt.

Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel.

Dessa markeras med vidstående symbol.

Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna

finns i övningsmappen. Dessa kan laddas ner från http://www.dclaromedel.com.

utgör symbolen för övningsuppgifter.

Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt.

är symbolen för tips.


Fillista Efter installation finns följande filer i övningsmappen:

Astra.doc

Astra1.doc

Avsloja.doc

Brev1.doc

Cd-rom.doc

Cd-rom1.doc

Datorer.doc

Disk1.doc

Disk2.doc

Etikett1.doc

Etikett2.doc

Förteck1.doc

Gkss.doc

Historia.doc

Kund1.doc

Kund11.doc

Kundför1.doc

Kuvert1.doc

Lust1.doc

Makron1.dot

Makron11.dot

Makron12.dot

Makron13.doc

Surfa.doc

Tabell1.doc

Telia1.doc

Win95.doc

Kompatibilitet

Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som

du skrivit i Word, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta

brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen.

Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet:

Microsoft Word 6.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x

Microsoft Word 6.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT

Microsoft Word 7.0 (ofta kallat Word 95), som ingår i Office 95 för Windows 95

Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att

öppna i valfri Word-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte

öppnas i tidigare versioner.

En mindre komplikation utgörs av att Word 6.0 för Windows 3.x endast kan spara

dokument med korta filnamn (12345678.ABC enligt DOS-standard). Om man har

skapat ett dokument med Word 7.0 under Windows 95 och givit det namnet

Övningsex. 7.doc, så kommer det att se ut som VNINGS~1.DOC, när det öppnas med

Word 6.0 för Windows 3.x.

Microsoft Word 97 som ingår i Office 97 för Windows

Microsoft Word 98 som ingår i Office 98 för Macintosh

Microsoft Word 2000 som ingår i Office 2000 för Windows

Microsoft Word 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh

Microsoft Word X som ingår i Office X för Macintosh

Microsoft Word 2002 som ingår i Office XP för Windows

Microsoft Office Word 2003 som ingår i Office 2003 för Windows

Microsoft Office Word 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh

Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför

dokumenten kan öppnas i valfri Word-version. Dessa versioner kan dessutom öppna

dokument skapade i äldre Word-versioner.


Word 2007 och 2010 för Windows och Word 2008 och 2011 för Macintosh har ett helt

nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget

.DOCX.

Hur gör du då om du vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument?

Lösning. Spara i den version som den andre använder.

Välj Arkiv, Spara som.

Om den andra använder någon av versionerna 97-2004, så väljer du sedan Word 97-

2003-dokument.

Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Word alls!), väljer du

Andra format och markerar aktuellt filformat. RTF-formatet kan öppnas i de allra

flesta ordbehandlingsprogram. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat

PDF-format och HTML (för publicering på webben – kan läsas direkt i webbläsare).

Så här konverterar du filer till det nya filformatet.

Går det att konvertera ett äldre dokument till det nya filformatet? Självklart. Du

öppnar dokumentet i Word 2010, klickar på Arkiv-knappen och klickar på knappen

Konvertera, när Info är valt..


Om du konverterar dokumentet får det alla fördelar som det nya filformatet innebär

(mindre filstorlek, högre säkerhet och så vidare). Dessutom kan du använda alla nya

funktioner, utan begränsningar, i konverterade dokument.

Obs! Om du har konfigurerat Windows för visning av filnamnstillägg ändras

filnamnet från Mitt dokument.doc till Mitt dokument.docx, där x står för XML.

Det här meddelandet visas om någon försöker öppna ett dokument från Word 2000.

Det finns vissa metoder som du bör känna till om du tänker dela dokument med flera

personer. Kanske hamnar du i någon av följande situationer när du använder den nya

versionen av Word.

Anta att du använder det nya filformatet genom att skapa nya dokument, genom att

spara dokument eller genom att uppgradera dem med hjälp av kommandot

Konvertera på den meny som du öppnar med Arkiv.

Anta vidare att din kamrat Per använder den Word-version som ingick i Office 2000

och att du vill skicka ditt senaste dokument i ett e-postmeddelande till honom.

Kommer han att kunna öppna ditt dokument?

Ja, det fungerar. När Per klickar på dokumentet blir han, förutsatt att Office 2000-

installationen är uppdaterad med de senaste Service Pack- och korrigerings-

komponenterna, ombedd att ange om han vill hämta en konverterare som han kan

öppna dokumentet med.

I Pers Word-version ser inte dokumentet ut exakt som i din Word-version, eftersom den

har stöd för många fler funktioner. Per kan ändå öppna dokumentet, bearbeta det och

skicka tillbaka det till dig.

Konverteraren fungerar bara med Office 2000 SP3, Office XP SP3 och Office 2003 SP1 och bara med operativsystemen Windows 2000 SP4, Windows

XP SP1 och Windows Server 2003 och senare versioner.


Tabbar, tabeller & listor

Tabbar Ibland vill man på ett enkelt sätt kunna ställa upp kolumner, t ex om man vill skriva

en telefonlista med namn, adress och telefonnummer. Då är det bra att det finns något

som heter tabbar. Om du tittar noga på linjalen ovanför dokumentet, så kan du se små

grå markeringar i underkanten av den, med c:a 2,3 cm mellanrum. Dessa markeringar

kallas standardtabbar och anger att de är början på nästa kolumn.

Tabbar är alltså fasta lägen som man kan förflytta sig till. Man flyttar markören till

nästa tabb genom att trycka på knappen [TAB] på tangentbordet (placerad alldeles

ovanför knappen [CAPS LOCK]). Det finns både standardtabbar som finns i alla

dokument och tabbar som man själv kan sätta in, t ex om man vill göra någon form av

speciell uppställning.

De speciella tabbarnas format anger man genom att klicka på den lilla knappen längst

till vänster om linjalen. I sitt ursprungsläge ser den ut som bokstaven L. Det betyder

att den är vänsterjusterad, d v s den text som börjar skrivas fr.o.m. denna tabb blir

vänsterjusterad. Andra former av justeringar finns: högerjusterad, centrerad och

decimaljusterad. Decimaljusterad betyder att all text som skrivs med ett kommatecken

(t ex pengasummor) kommer att hamna med sina respektive kommatecken under

varandra. Vi kommer att pröva detta i olika övningar lite senare.

Varför använda tabbar när jag kan göra snygga listor med mellanslag istället? Att göra

listor med mellanslag kommer att visa sig vara ett stort misstag. Du märker det i

samma sekund som du skriver ut ditt dokument på skrivaren. Det som såg så snyggt ut

på skärmen kommer att bli krokiga kolumner på papperet. Skulle du, mot förmodan, få

raka kolumner räcker det att du vill byta teckenstorlek eller teckensnitt på din

uppställning, så kommer alla kolumnerna att bli fel. Undvik därför att använda

mellanslag.

TUMREGEL: ”Använd aldrig [MELLANSLAG] för att göra listor eller

kolumner. Använd då [TAB] eller Tabeller. Tabeller är det mest kraftfulla

verktyget.”

De olika tabbarna

Vänster

Fälttabb

Centrerat

Indrag på första raden

Höger

Hängande indrag

Decimal

Sätta in tabbar

1. Klicka på Start, Stycke (Paragraph)


2. Välj Tabbar (Tabs)

3. Skriv i vilket läge tabben ska vara i fältet under Tabbläge (Tab stop position)

4. Klicka i vilken typ av tabb det ska vara (justering/alignment)

5. Klicka på OK

Om du ska ställa in flera tabbar klickar du på Ange (Set) istället för OK. Då behålls

dialogrutan uppe och du kan upprepa punkt 3-4.

eller

1. Klicka på Tabbknappen (till vänster om linjalen) tills rätt typ av tabb syns

2. Klicka på linjalen i det läge tabben ska sitta

OBS! Du måste markera upp de rader som ändringen ska slå igenom på. Du kan även göra denna ändring i dialogrutan för tabbar.

Övningsuppgift Skapa ett nytt dokument. Ställ in följande tabbar; vänsterställd 6 cm och 8 cm. Skriv

och utforma texten enligt exemplet nedan.

Använd tabbar, inte mellanslag!

Datatidning

Prislista (ex. moms)

Program Ny licens Uppgradering

Microsoft Word 2010 1758:- 996:-

Microsoft Excel 2010 1758:- 996:-

Microsoft PowerPoint 2010 1758:- 950:-

Microsoft Access 2010 1199:- 996:-

Microsoft Office Standard 2010 3531:- 2396:-

Microsoft Office Professional Plus 2010 4829:- 3196:-

Ni är välkommen med Er beställning! Tel. 08-865 52 41.


Flytta tabbar

Tabbarna syns nu på linjalen som små symboler

1. Peka på den tabb som ska flyttas

2. Håll ner vänster musknapp och dra den till önskat läge

OBS! Du måste markera de rader som ändringen ska slå igenom på. Du kan

även göra denna ändring i dialogrutan för tabbar.

Ta bort tabbar

1. Peka på den tabb som ska bort

2. Håll ner vänster musknapp och dra tabben ner på papperet och släpp

eller

1. Klicka på dialogrutan Stycke (Paragraph)

2. Välj Tabbar (Tabs)

3. Klicka på den tabb som ska bort i listan av förinställda tabbar

4. Klicka på knappen Radera (Clear)

OBS! Ska alla tabbar bort klickar du på knappen Radera alla (Clear All). Om

du inte har ställt in några tabbar finns de så kallade standardtabbarna. De

försvinner automatiskt ifall du ställer in egna tabbar. Avståndet mellan dessa

ändrar du i Stycke, Tabbar (Paragraph). Standardtabbarna kan du se som

små streck på den tunna grå listen precis under linjalen.

Tabbar med utfyllnad

Utfyllnad är t ex en prickad linje som fyller ut tomrummet mellan din text och tabben

du hoppar till. Det är ett vanligt inslag i t ex adresslistor eller andra kataloger. Se

exempelvis innehållsförteckningen i denna bok.

Det finns flera typer av utfyllnad, streckad, prickad, heldragen eller ingen alls. Det

fiffiga är att utfyllnaden alltid blir precis så lång som det behövs för att den skall

sträcka sig från den ena kolumnen till nästa.

1. Klicka på dialogrutan Stycke (Paragraph)

2. Välj Tabbar… (Tabs…)

3. Skriv i vilket läge tabben ska vara i fältet under Tabbläge (Tab stop position)

4. Klicka i vilken typ av tabb det ska vara

5. Klicka i en utfyllnad (t ex en prickad eller heldragen linje)

6. Bekräfta med OK


Övningsuppgift Skapa följande formulär med hjälp av tabbar med utfyllnad.

Telefon

Till _________________________________________________________________

Från ________________________________________________________________

Ärende ______________________________________________________________

Ring __________ / _________________________ Ank. _____________________

Snarast Före __________ Efter _________ Kl ______________

Den ____________ / ____________ Kl _______________ Sign _______________

Infoga specialtecken

OBS! De små rutorna att sätta kryss(eller bock) i får du genom att välja

Infoga, Symboler (Insert, Symbol). och där leta upp dem. Klicka på den symbol

du vill ha och därefter på knappen Infoga. (Insert).


Tabeller Tabeller är ett mycket mer kraftfullt verktyg än tabbar. Det kan man dels använda

istället för tabbar, dels för att ställa upp beräkningar med ekonomiska samband eller

helt enkelt göra blanketter med givna stödlinjer och ”rutor” för mottagaren att fylla i.

Som du förstår är tabeller ett relativt flexibelt verktyg, eftersom du kan göra så olika

saker med det. Enkelt uttryckt kan man beskriva det som att du lägger på ett rutnät

på papperet och sedan kan du fylla i olika uppgifter i varje ruta.

Tabeller är att föredra när du t.ex. ska göra en uppställning av text som liknar ett

lexikon; ordet i vänstra kolumnen och den mycket längre betydelsen i den högra (s k

”parallella kolumner”).

TUMREGEL: ”Använd aldrig [MELLANSLAG] för att göra listor eller

kolumner. Använd då [TAB] eller Tabeller. Tabeller är det mest kraftfulla

verktyget.”

Skapa tabell

1. Ställ markören där tabellen ska vara

2. Klicka på menyfliken Infoga (Insert)

3. Välj Tabell (Table)

4. Ange hur många kolumner och hur många rader tabellen ska innehålla

5. Klicka på OK

eller

1. Peka på den lilla fyllda triangeln under knappen Infoga, Tabell (Insert, Table) och

håll ner vänster musknapp


2. Markera så många kolumner och så många rader som tabellen skall innehålla.

Skriva och förflytta sig i tabeller

I tabeller skriver och redigerar du precis som vanligt. För att förflytta dig framåt

trycker du på [TAB], vid förflyttning bakåt håller du nere [SKIFT] samtidigt som du

trycker ner [TAB] (står det något i den cell som du hoppar till, så markeras detta). Du

kan också använda piltangenterna på tangentbordet för förflyttning. När du befinner

dig i tabellens nedre högra hörn så skapas en ny tabellrad automatiskt när du trycker

på [TAB].

Som alltid kan du även använda muspekaren och enkelklicka för att förflytta markören

dit du vill ha den, t.ex. till en annan cell än den aktuella.

Markera rader

Om du vill markera en hel rad med celler, så gör du det enklast med hjälp av

muspekaren.

För att markera en rad, gör så här:

1. Peka med muspekaren ute till vänster om den rad som ska markeras. Muspekaren

ändrar utseendet till en pil som pekar snett in mot raden

2. Enkelklicka

Vill du markera flera rader, håller du bara inne musknappen medan du rör

muspekaren i höjdled över flera rader.

Markera kolumner

En stor fördel med att använda tabeller istället för tabbar är att du får full frihet att

jobba med materialet även kolumnvis. Det betyder att du kan markera en kolumn och

därefter formatera innehållet. Använder du tabbar kan du inte göra så, utan du får

markera rad för rad. (Med ALT-tangenten intryckt går det dock att markera vertikalt i

en textmassa också.)

För att markera en kolumn, gör så här:

1. Peka med muspekaren strax ovanför den kolumn som ska markeras.

Muspekaren ändrar utseendet till en svart pil som pekar rakt nedåt.

2. Enkelklicka

Vill du markera flera kolumner, håller du bara ner musknappen medan du rör

muspekaren i sidled över flera kolumner.

Övningsuppgift Skapa en tabell med 3 rader och 5 kolumner. Skriv in följande och gör första raden i

fetstil.

Förnamn Efternamn Gata Postnr Ort

Kerstin Karlsson Knoppg 3 215 45 Malmö

Bengt Aldenius Varpav 16 365 45 Gnosjö

Infoga rader/kolumner

Ibland händer det att du behöver en till rad mellan två tidigare rader. Istället för att

sudda ut alla de rader som finns under den plats du tänkt sig kan du istället skjuta in

en tomrad mellan de befintliga.


1. Markera den rad som ska vara under den infogade

2. Högerklicka

3. Välj Infoga rader ovanför (Insert rows above)

eller

1. Markera den kolumn som ska komma direkt till höger om den infogade

2. Högerklicka

3. Välj Infoga kolumner till vänster (Insert columns left)

Övningsuppgift Infoga ytterligare 3 rader under rubrikraden och skriv därefter in följande:

Agnes Lindbom Klarav 95 945 56 Västerås

Lilja Blom Morag 4 451 25 Mora

Torsten Gustavsson Lärkg 45 254 15 Höör

Ta bort rader/kolumner

Skulle du vilja ta bort en hel rad med celler, så är det lika lätt som att skjuta in en ny:

1. Markera den rad eller den kolumn som ska tas bort

2. Högerklicka

3. Välj Ta bort rader/kolumner (Delete rows/Delete columns)

eller

1. Markera den rad eller kolumn som skall bort

2. Klicka på knappen Klipp ut (Cut) i Start, Urklipp (Home, Clipboard).

Ändra kolumnbredd och radhöjd

Med hjälp av musen kan du ändra kolumnbredden på två olika sätt.

Ett sätt är att peka på skarven mellan facken på linjalen, hålla ner musknappen och

samtidigt flytta musen i sidled. Då ändrar du samtidigt tabellens totala bredd.

Ett annat sätt är att peka på skarven mellan själva kolumnerna, hålla ner

musknappen och samtidigt flytta musen i sidled. Då ändrar du inte tabellens totala

bredd, utan kolumnbredden ändras på bekostnad av de andra kolumnernas bredd.


Om du pekar på skarven mellan två kolumner och dubbelklickar, så autopassar du

bredden på den vänstra av de två kolumnerna. Då får du en lagom bred kolumn, så att

allt som står i kolumnen får plats.

Radhöjden kan du ändra på motsvarande sätt, men för det mesta är det inte lika

nödvändigt att ändra radhöjden, eftersom den normalt ändrar sig automatiskt när du

använder en större eller mindre teckenstorlek.

Cellstorlek

Vid vissa tillfällen har du speciella krav på hur cellernas storlek skall vara. Du kanske

vill ange måtten exakt i millimeter för deras bredd och höjd, eller så vill du kanske se

hur stor cellen kommer att bli vid utskrift.

Gör så här för att ange eller läsa av cellstorleken i tabellen:

1. Skriv in en text i en tabell du skapat

2. Högerklicka

3. Välj Tabellegenskaper… (Table properties…)

4. Välj fliken Kolumn (Column)


5. Klicka på knapparna Föregående kolumn (Previous column) och Nästa kolumn

(Next column) tills du har kommit till den kolumn som du vill ändra på eller se dess

aktuella värde

6. Ändra storleken

7. Klicka på OK

OBS! Står du bara någonstans i tabellen påverkas hela tabellen. Markerar du

däremot en enskild cell eller endast ett par utvalda, ändras bara det som

markerats. Höjdmässigt ändrar sig raderna automatiskt när du använder en

större teckenstorlek, om du inte anger exakt höjd i cm.

Justera i höjdled/Ändra textorientering

En bra funktion är att kunna justera texten i höjdled. Har du olika stora bokstäver

eller bilder i olika celler kan nämligen de minsta bli ”hängande i luften”. I Word har du

möjlighet att bestämma om cellinnehållet skall utgå från övre kanten, den undre

kanten eller helt enkelt vara centrerad i höjdled.

Gör så här:

1. Markera den eller de celler som skall anpassas.

OBS! Markera inte utanför cellerna (t ex genom att markera hela raden). Då

får du inte fram funktionen.


2. Högerklicka i någon av de markerade cellerna.

3. Välj Tabellegenskaper… (Table properties), och därefter hur cellinnehållet skall

vara placerat.

OBS! Genom att välja funktionen Textorientering (Text direction) i snabbmenyn

(höger musknapp) kan du även få text i cellerna att skrivas i höjdled.

Tabellformat

Du kan göra mer än bara skriva in text och siffror i cellerna. Därför finns det ett antal

färdiga mallar i Word som hjälper dig att få klatschiga utseenden på dina

uppställningar. Det finns mallar för både färgskrivare och svartvita skrivare.

1. Ställ dig någonstans i tabellen

2. Klicka på Tabellverktyg (Table Tools), Design

3. Välj Tabellformat (Table autoformat)


4. För muspekaren över de olika formaten och du får se en förhandsgranskning i

tabellen. Välj ett utseende du tycker om.

5. Klicka för att bekräfta valet.

Övningsuppgift Välj ett format till din tabell som skapats i de två tidigare övningarna i detta kapitel.

Spara som TABELL1 och stäng dokumentet

Lägga till egna kantlinjer

Du kanske inte vill använda de inbyggda mallarna som Word erbjuder dig. De är

visserligen prydliga, men det är inte alltid man vill ha dessa utseenden. Därför finns

det även möjlighet att själv lägga på kantlinjer runt tabellen och mellan cellerna.

Du kan själv välja om du vill ha enkla, feta, dubbla eller streckade linjer i din tabell.

Utöver kantlinjer kan du även lägga olika gråskalor, färger och mönster i tabellen.

Faktum är att du kan göra precis lika fina tabeller som mallarna i Word, de är

nämligen gjorda med samma verktyg som du själv använder!


Gör så här:

1. Klicka på Design, Tabellformat, Kantlinjer (Tables,

Borders)

2. Nu kommer verktygsfältet fram som ger dig de olika

funktionerna för kantlinjer och mönster, men även några

andra relaterade kommandon.

3. Gör ditt val.

OBS! Du måste markera det område där linjen skall

placeras, om du inte redan gjort det. Det betyder att

om du vill ha en linje runt hela tabellen måste du

markera hela. Vill du istället ha en linje under

rubriken, skall du bara markera just rubriken o s v.

Om du prövar dig fram en stund märker du snart

hur ”spelreglerna” fungerar.

För att få fram absolut alla möjligheter för din tabells

kantlinjer, gör så här:

1. Välj Kantlinjer och fyllning… (Borders and

shading...)

2. På flikarna Kantlinjer, Sidokantlinjer och Mönster (Borders, Page border och

Shading) finns de olika funktioner du kan tillämpa på det markerade området, eller

till och med hela dokumentet. Notera t ex möjligheten att få din tabell skuggad

genom att klicka på rutan med en skuggad ruta.

3. Pröva dig fram tills du är nöjd och klicka därefter OK.


Omvandla Text till tabell

Används framförallt för att omvandla text som är skriven med tabbar till att vara

skriven i tabeller.

Markera texten

1. Klicka på Infoga (Insert), Tabell (Table)

2. Välj Omvandla text till en tabell (Convert text to table)

3. Word känner efter hur många tabbar som har använts och föreslår rätt antal rader

och kolumner

4. Klicka på OK

Omvandla Tabell till text

Finns det en tabell med text som man istället vill skall vara gjord med tabbar eller

något annan avskiljare, kan man omvandla tabellen till text.

1. Markera de rader som ska omvandlas

2. Klicka på Layout, Data

3. Välj Konvertera till text (Convert to text)

Word frågar om du vill dela upp texten med hjälp av t.ex. tabbar eller semikolon.

4. Välj ett alternativ

5. Klicka på OK

Övningsuppgift Ställ in vänsterställda tabbar vid 3, 6, 9 och 12. Skriv in följande

jordgubbe äpple päron apelsin banan

te kaffe saft läsk chokladmjölk

Omvandla sedan texten till en tabell och tvärtom.

jordgubbe äpple päron apelsin banan

te kaffe saft läsk chokladmjölk

Sammanfoga celler

1. Markera de celler som ska sammanfogas

2. Högerklicka


3. Välj Sammanfoga celler (Merge cells)

Dela celler

1. Markera den eller de celler som ska delas upp

2. Högerklicka

3. Välj Dela celler… (Split cells…)

4. Välj antalet kolumner som varje markerad cell

ska delas upp i

5. Klicka på OK

Övningsuppgift Gör en tabell som liknar ”Telefonlistan” här nedan så mycket som möjligt. Spara den

därefter som tabell2.doc.

Namn Adress Telefon

Arne Gåsgatan 12 040-199657

Kalle Svänghjulet 4 08-6215345

Liisa Åbogatan 23 090-634632

Johanna Svensta hallar 031-556644

Karl Bärngången 044-263464

Upprepa tabellrubriker

Om du begär det, så kan Word se till att tabellrubrikerna hamnar överst på varje sida

om din tabell (t.ex. en telefonlista) är längre än en sida. Detta är mycket praktiskt vid

långa listor över artiklar eller personer.


Gör så här:

1. Markera den rad som utgör tabellrubrikerna

2. Välj Layout, Data

3. Klicka på Upprepa rubrikrader (Repeat

headings)

Sortering

Word är även bra på att bearbeta den information du lagt in i en tabell. Som

huvudfunktion kan man säga att sorteringen finns. Du kan således skriva in en

telefonlista i godtycklig ordning och först i efterhand sortera den i bokstavsordning

eller efter telefonnumrens inbördes turordning.

Pröva följande:

1. Ställ dig någonstans i tabellen

2. Klicka på Start, Stycke (Paragraph)

3. Välj Sortera (Sort)

4. Ange Sortera efter… (Sort by) vilken kolumn

5. Ange vad den ska sortera i fältet Typ (Type)

6. Ange om datorn ska sortera Stigande (Ascending, A-Ö) eller Fallande (Descending,

Ö-A)

Som du ser är det så fiffigt att du kan sortera i första, andra och tredje hand. Det

betyder att om du skrivit in en lista med namn, avdelning och befattning, så kan du i

första hand sortera efter avdelning (alla på samma avdelning hamnar efter varandra), i

andra hand efter befattning (alla sorteras efter vilken befattning de har) och i tredje

han efter namnet (vilket innebär i detta exempel att de som finns på samma avdelning

och dessutom har samma befattning sinsemellan kommer att sorteras i bokstavs-

ordning).

Verkar det svårt? Pröva övningen nedan, så klarnar det nog.

Du har även möjlighet att berätta för Word om du har använt rubriker i din tabell eller

inte. Om du har gjort det skall du se till att pricken är markerad i ”Listan har


Rubrikrad (My list has Header row)”. Det gör att det blir lättare för dig att välja

sorteringsmetod. Dessutom vet Word att rubriken inte skall ingå i sorteringen, utan

alltid vara kvar överst.

Klicka därefter på OK

För att sortera på snabbaste sätt, gör så här:

1. Markera det som skall sorteras

2. Använd knappen Sortera stigande (Sort ascending) (A-Ö) eller Sortera fallande

(Sort descending) (Ö-A).

3. Klart!

Övningsuppgift Öppna filen tabell1.doc och sortera efter namn i bokstavsordning (A-Ö)

TABELL1.DOC

Namn Adress Telefon

Arne Gåsgatan 12 040-199657

Kalle Svänghjulet 4 08-6215345

Liisa Åbogatan 23 090-634632

Johanna Svensta hallar 031-556644

Karl Bärngången 044-263464

Övningsuppgift Skriv in en lista som innehåller tio personer. Rubrikerna du använder dig av skall vara

Namn, Avdelning, Befattning. Se till att minst två personer finns på samma

avdelning och har samma befattning, samtidigt som de har olika namn och glöm inte

ange tabellrubriker. Markera det som ska sorteras, och sortera därefter tabellen efter

Avdelning i första hand, Befattning i andra hand och Namn i tredje hand. Studera

resultatet!

Du kan t.ex.skriva av tabellen nedan och utföra sorteringen.

Namn Avdelning Befattning

Person 1 A jurist

Person 2 B läkare

Person 3 B målare

Person 4 A jurist

Person 5 A Tandläkare

Person 6 B Snickare

Person 7 B Gravör

Person 8 A Målare

Person 9 A Försäljare

Person 10 B Bagare


Sidhantering

Sidbrytning Ibland vill du själv bestämma när en sida är ”färdigfylld” och när nästa papper skall

komma fram. Det gör du genom att infoga en sidbrytning. Det betyder att du inte

behöver fylla den första sidan med text ända ned till papperets underkant, utan efter

halva sidan kan du bestämma att du vill börja på nästa sida och fortsätta där istället.

1. Ställ markören där sidbrytningen ska vara

2. Håll nere [CTRL] och tryck [ENTER]

eller

Välj Infoga, Sidor…, Sidbrytning (Insert, Pages…,

Page break)

OBS! Tänk på att sidbrytningen är ett osynligt tecken som infogas på raden.

Skulle du i ett senare skede skriva in mer text ovanför sidbrytningen, kommer

den således att flyttas nedåt, allteftersom texten fyller på ovanför. Till slut kan

sidbrytningen då komma att hamna på nästa sida och där tvinga fram

ytterligare ett blad. Du tar bort sidbrytningen på samma sätt som du tar bort

annan text, med [BACKSTEG] eller [DELETE].

Sidhuvud och sidfot Dessa två begrepp innebär två områden högst upp och längst ned på dina sidor i

dokumentet. Den viktigaste funktion, som dessa områden fyller, är att den information

du lägger i dessa områden automatiskt kommer att upprepas på alla sidor i

dokumentet.

Tänk dig att du trycker brevpapper hos ett tryckeri med ditt namn och din adress

längst ned på sidan. Om du skriver brev i Word och sedan skriver ut dem på dessa

brevpapper kommer då naturligtvis ditt namn och adress att finnas med längst ned.

Med hjälp av funktionen sidhuvud och sidfot kan du själv lägga in ditt namn och adress

längst ned på sidan (och därmed göra tryckeriet utan arbete!). Word kommer själv att

se till så att det upprepas på varje sida. Du kommer till och med att kunna få sådana

finesser som automatisk sidnumrering längst ned eller högst upp på varje sida, kanske

ditt företags logotyp eller varför inte dagens datum? Som du ser finns det ett otal

möjligheter till bra information att infoga här. Du kan faktiskt t.o.m. lägga in en tabell

här!

Sidhuvud och sidfot är därför det område som man kan brukar använda för att lägga in

t.ex. ett företags adress, sidnummer, bilaga med nummer, logotyper mm. Se själv

längst ned på denna sida!

Skapa sidhuvud och sidfot

1. Klicka på fliken Infoga (Insert)

2. Välj Sidhuvud (Header)


Du kommer in i ett spärrat område (sidhuvudet) med två förinställda tabbar (en

centrerad och en högerställd - de syns i linjalen ovanför dokumentet)

3. Skriv in den text som ska finnas i ditt sidhuvud

4. Formatera den på samma sätt som annan text

Välj Redigera sidhuvud


De vanligaste typerna av information man brukar vilja infoga finns samlade under

Infoga snabbdelar (Insert Quick Parts).

Välj därefter Infoga snabbdelar, Fält…

Om du infogar datum, bör du tänka på, att det blir utskriftdatumet som används, när du skriver ut! Lägg eventuellt in aktuellt sidnummer genom att klicka på Page. Tänk på att du inte

kan skriva in siffran ”1” om du är på sidan ett. I så fall kommer ju denna siffra att

upprepas på varje blad i ditt dokument. Därför väljer du fälten.


Lägg eventuellt in totalt antal sidor genom att välja fältet NumPages. Tänk på att du

inte kan skriva in siffran ”10” om det är totalt tio sidor i dokumentet. I så fall kommer

ju denna siffra att stå kvar även om det blir fler eller färre sidor vid ett senare tillfälle.

Därför klickar du på knapparna. Det som då infogas är ett s.k. fält, som ser till att

numreringen fungerar.

Övningsuppgift Gör ditt eget ”brevpapper”. Skapa ett sidhuvud med din adress och automatiskt datum.

I sidfoten lägger du in aktuellt sidnummer. Gå ur sidhuvud/fot och skriv in ”Detta är

min första övning att skapa sidhuvud/sidfot”.

OBS! Det som skrivs i Sidhuvudet och Sidfoten slår igenom på alla sidor i

dokumentets aktuella avsnitt, såväl gamla som kommande.

Exempel på sidhuvud

Ändra sidhuvud/sidfot

1. Peka på sidhuvudet eller sidfoten som nu syns i grått och dubbelklicka i området

2. Gör de ändringar som ska göras

3. Klicka på knappen Stäng sidhuvud/fot (Close) (eller dubbelklicka nere i själva

dokumentet)

Exempel på sidfot

Övningsuppgift Gå in i sidfoten igen och lägg till fältet totalt antal sidor.

Olika sidhuvuden på olika sidor

Det är inte alltid som du vill ha exakt samma sidhuvud eller sidfot på varenda sida. Du

kanske inte vill ha någon sidfot på den första sidan, men därefter vill du ha det på de

andra. Du kan även välja att ha olika sidhuvuden och sidfötter på udda och jämna

sidor.

1. Gör de inställningar i sidhuvudet som ska gälla precis som det beskrivits ovan

2. Ställ dig sist på sidan innan den som ska få ett annorlunda sidhuvud

3. Välj menyflik Sidlayout (Page layout)

4. Välj Utskriftsformat, Brytningar (Breaks)

5. Välj Nästa sida (Next page) under Avsnittsbrytningar (Section break types)

6. Klicka på OK

7. Gå in i det sidhuvud du vill ändra på


8. Klicka på knappen Länka till föregående (Link to Previous) så att den blir

”avmarkerad”

9. Gör de ändringar som ska göras (detta sidhuvud gäller tills det att du gör ett nytt)

10. Klicka på knappen Stäng sidhuvud/fot (Close Header and Footer)

Övningsuppgift Skapa en till sida i det dokument du skapade i de två senaste övningarna (ställ dig

nere i dokumentet och tryck [CTRL]+[ENTER]) och ändra på sidhuvudet på sidan 2 så

att där bara står ditt namn. Spara dokumentet med namnet Brevp.doc och stäng

därefter dokumentet.

Exempel på sidhuvud 2

I ovanstående bild visas den lodräta linjalen. Om du önskar ändra på sidhuvudets höjd,

så kan du dra i strecket vid linjalens gräns mellan vitt och grått.

Blandade sidformat

Innebär att man blandar olika format i ett dokument. Det kan t ex vara att du mitt i

ett dokument har en liggande sida eller har olika marginalinställningar beroende på

vilken sida det gäller.

Övningsuppgift Öppna filen surfa.doc och ställ in följande marginaler: på första sidan ska vänster och

höger marginal vara 2,5 cm, medan övre och undre marginal ska vara 5 cm. Första

sidan ska dessutom ha stående orientering. På andra sidan ska alla marginaler vara 5

cm och orienteringen liggande.

Lösningsskiss: 1. Ställ in 5 cm som övre och undre marginal i hela dokumentet.

2. Placera markören omedelbart till vänster om det första tecknet på sidan 2

och infoga en löpande avsnittsbrytning (Sidlayout, Brytningar, Löpande – Page

layout, Breaks, Continous).

3. Låt markören stå kvar och ställ in 5 cm som vänster och höger marginal på sidan 2. I

listrutan Använd (Apply to) väljer man Detta avsnitt (This section).

4. Låt markören stå kvar och ställ in liggande sidorientering på sidan 2.

I listrutan Använd väljer man Detta avsnitt.


Plats för anteckningar


Andra funktioner

Hjälp Genom att klicka på Hjälp-knappen (frågetecknet),

kopplas du normalt upp till Microsoft Office On Line och kan söka i Microsofts senast

uppdaterade hjälpdatabas. Du skriver in ett sökord i det vita fältet och väljer Sök.

Som alternativ kan du använda Innehållsförteckningen (Table of Contents).

Spalter Om du jobbar med ditt material på samma sätt som tidningar, så vill du gärna placera

texten i spalter. Det är ett antal olika spalter, där texten löper uppe från det vänstra

hörnet i den första och slutar längst ned till höger i den sista.

Ser man rent logiskt på det, så betyder det att standardinställningen i Word är

inmatning av text med en spalts bredd (där spalten är nästan lika bred som

dokumentet).

För att ändra antalet spalter, gör följande:

1. Klicka på Sidlayout (Page Layout)

2. Välj Spalter (Columns)

3. Välj hur många spalter du vill ha och eventuellt om du vill ha en

linje mellan kolumnerna

4. Klicka på OK


1. Klicka på Fler spalter (More Columns)

2. Vill du ha två spalter, så pekar du på den andra från vänster och klickar till

Övningsuppgift Öppna filen Disk2.doc och gör den till två spalter och marginaljustera texten.

Artikelkällan (författarens namn etc) skall dock stå högerställd.

Blanda text i spalter och text över hela sidan

Ett effektfullt sätt att presentera sin information kan vara genom att blanda spalter

och ”icke-spalter” på samma sida, eller att växla antalet spalter mellan olika sidor. Det

kan du göra på ett enkelt sätt i Word:

1. Skriv in all text först

2. Markera upp den text som ska få en viss inställning (t ex två spalter)

3. Klicka på Sidlayout (Page Layout)

4. Välj Spalter (Columns) (eller klicka på Fler spalter (More Columns))

5. Välj hur många spalter du vill ha och eventuellt om du vill ha en linje mellan

kolumnerna

6. Klicka på OK

7. Markera upp nästa del i texten och gör den inställning som ska gälla där och så

vidare

Övningsuppgift Öppna texten GKSS.DOC och gör följande inställningar. Rubriken: 18 punkter, fet och

centrerad. Ingressen: kursiv. Resterande stycken; första raden indrag med 1 cm, 2

spalter. Artikelns källa (författarinformation): centrerad över hela sidan. Spara

dokumentet.


Spaltbrytning

På samma sätt som du kan vilja avsluta en sida tidigare än när sidan är absolut full,

kan du vilja avsluta en spalt lite tidigare. Då gör du enligt följande:

1. Ställ dig där brytningen ska vara

2. Klicka på Sidlayout, Brytningar

3. Välj Brytning (Break)

4. Klicka på ikonen för Spalt (Column)

Språkkontroll Med hjälp av det inbyggda rättstavningsprogrammet kan du enkelt rätta till de stavfel

du gjort. Tänk bara på att din felstavning kan ha bildat ett annat befintligt ord och då

reagerar inte datorn på det. Till exempel har du velat skriva ”För att inte ramla omkull

kan man använda käpp”, men du har skrivit ”Förr att inte...”. Ordet ”Förr” är ju ett

riktigt ord, men inte i detta sammanhang. Eftersom Word inte kan förstå vårt språk

(ännu) kommer den inte att reagera på att det är felstavat (fast det ju egentligen bara

är fel ord på fel plats).

OBS! Funktionen rättstavning gör även att de ord som Word inte känner igen

får en röd, vågig linje under sig. Du kan själv bestämma om dessa skall vara


synliga eller inte genom att välja Arkiv, Alternativ, Språkkontroll (File,

Options, Proofing).

Växla till ordlista med annat språk

I den svenska utgåvan av programmet är två ordlistor aktiverade: svenska och

engelska (amerikansk stavning). Dessutom finns flera varianter av engelska samt

finska och tyska, som medföljer. Du har dessutom flera språkverktyg tillgängliga:

Rättstavning, avstavning och synonymlexikon.

Så här gör du för att byta aktuellt språk på en text.

1. Markera texten

2. Dubbelklicka på språknamnet i Statusfältet

3. Dialogrutan Språk öppnas

4. Välj det språk som ska gälla

5. Klicka på OK

OBS! Om du skriver in texter på andra språk än svenska, kommer Word att

försöka rättstava det hela på det språk programmet har kommit fram till att

du använder. Detta kan få oönskade följder. Tänk därför på att alltid ange

vilket språk en text är skriven på. Word försöker analysera vilket språk som

gäller men drar inte alltid rätt slutsats!

Rättstava

För att starta själva rättstavningen ber du Word att kontrollera din text. Oavsett var

du står med markören kommer rättstavningen att gå till slutet av dokumentet och

därefter börja om från början till dess att den nått startpunkten igen. Du behöver alltså

inte starta rättstavningen från första sidan i dokumentet, all text kommer ändå att

undersökas.

Har du istället markerat ett område, t ex ett stycke med text, kommer bara

markeringen att kontrolleras. Efter det att denna är färdigrättstavad erbjuds du att

även få resten av dokumentet undersökt.

Grammatiken kontrolleras samtidigt med rättstavningen även för svenska texter.

Programmet analyserar fortlöpande texten och avgör vilket språk den är skriven på

och väljer ordlista och grammatikregler efter det!

Stavningskontrollen kan söka efter och markera vissa sammanhangsbaserade stavfel.

Har du någonsin skrivit ett sådant här fel? "I will see you their." I Word kan du

aktivera alternativet Använd sammanhangsbaserad stavningskontroll (Use

contextual spelling) om du vill ha hjälp med att hitta och korrigera sådana här fel. Det

här alternativet är tillgängligt i dokument skrivna på engelska, tyska eller spanska och

är aktiverat som standard. Felaktigheter markeras med en blå, vågig understrykning!

Högerklicka på ett ord, som programmet funnit vara felstavat:


Olika förslag ges.

Övningsuppgift Öppna Astra.doc och Lust1.doc samtidigt. Redigera dokumenten så att alla stycken

avdelas på samma sätt och naturligtvis skall texten vara rättstavad. Passa på att ge

rubriken formatet fetstil.

Om du har skrivit ett dokument och tänker dela med dig av det elektroniskt, så

kommer förstås andra granskares Word att upptäcka förmenta stavnings- och

grammatikfel i ditt dokument. Du kan undvika detta genom att gå in på

Arkiv, Alternativ, Språkkontroll (File, Options, Proofing) och aktivera

avbockningsrutorna Dölj skrivfel i dokumentet (Hide spelling errors in this

document) och Dölj grammatikfel i dokumentet (Hide grammatical errors in

this document).

Övningsuppgift Öppna dokumentet telia1.doc och rättstava detta på engelska (brittisk). Stäng därefter

dokumentet.

Avstavning

När du skriver ditt dokument kommer ord som inte får plats på raden att automatiskt

flyttas ner till påföljande rad. För att få en mindre ojämn högermarginal väljer man att

avstava dokumentet. Detta kan göras på tre sätt i Word. I samtliga fall infogar Word

mjuka bindestreck där orden kan avstavas. Om du senare redigerar dokumentet så att

det avstavade ordet kommer mitt i en rad kommer bindestrecket inte att skrivas ut.


Automatisk avstavning

Word stavar av efterhand som du skriver in texten med

användande av de inbyggda avstavningsreglerna. Du

aktiverar detta med Sidlayout, Avstavning, Automatisk

(Page Layout, Hyphenation, Automatic).

Manuell avstavning

Denna metod använder du när dokumentet är

färdigskrivet och ger därför bäst kontroll över

avstavningen. Aktivering sker genom att välja

Sidlayout, Avstavning, Manuellt (Page Layout,

Hyphenation, Manual).

Avstavning från tangentbordet

Du kan själv infoga mjuka bindestreck genom att

trycka [CTRL]+[-]. Vanliga bindestreck använder

man endast till ord som alltid skrivs med bindestreck,

oavsett om de står på en rad eller är delade på två

rader.

Synonymer

Om du vill söka efter synonymer till ett ord markerar

du det och väljer Granska, Språkkontroll,

Synonymer (Review, Proofing, Thesarus).

Granskning

För att se vilka förändringar som skett i dokumentet kan du använda funktionen

Spåra ändringar (Track Changes). Du aktiverar funktionen i Granska, Spårning

(Review, Tracking). Välj Alternativ för Spåra ändringar… (Change Tracking

Options…) och bekräfta med OK. Denna funktion är aktiverad tills du väljer att

avaktivera funktionen.

Detta är bra om det är flera personer som använder ett och samma dokument.


Infoga hyperlänk

I ett dokument kan du lägga in klickbara fraser, s.k. hyperlänkar. De fungerar på

samma sätt som länkarna på Internet.

Enklast gör du det genom att välja Infoga, Länkar, Hyperlänk… (Insert, Links,

Hyperlink) Följande dialogruta öppnas:

I exemplet infogas en länk till en e-postadress. Denna länk kommer att öppna ditt

standardprogram för e-post och skriva in e-postadressen i ett nytt meddelande.

Fotnot och slutkommentar Under Referenser, Infoga fotnot, Infoga

slutkommentar (References, Insert Footnote, Insert

Endnote) kan du infoga fotnoter (som skrivs ut längst

ned på resp. sida) och en slutkommentar som givetvis

skrivs ut sist i dokumentet. För att se dem väljer du

Visa Kommentarer… (Show Notes)


Övningsuppgift Öppna filen AVSLOJA.DOC. Gå igenom dokumentet så att det är rättstavat,

grammatiskt korrekt och använder ett snyggt teckensnitt, t.ex. Century Schoolbook.

Använd 3 raders Anfang (Drop Cap) på inledningsbokstaven i första stycket. Det ska

vara tvåspaltigt. Infoga en lämplig ClipArt-bild.

Bokmärken Bokmärke används för att ge ett område i dokumentet ett namn. När du har gjort

detta, kan du snabbt hoppa dit eller hänvisa till det i register.

Gör så här:

1. Markera avsnittet som ska få ett bokmärke.

2. Välj Infoga, Länkar, Bokmärke (Insert, Links, Bookmark) och ge det namn du

önskar.

3. Välj Lägg till (Add).

För att hoppa till bokmärket väljer du sedan Infoga, Länkar, Bokmärke (Insert,

Links, Bookmark) och markerar det i listan och väljer Gå till (Go to).

Alternativt kan du välja Sö

k, Gå till, Bokmärke (Find, Go to, Bookmark) och välja i listan.

Korsreferenser Ibland vill du hänvisa till en sida där en viss text finns. Exempelvis vill du kunna

skriva Se sid 3 ”Innehållsförteckning”. Om en sådan referens görs ”för hand” riskerar

den att bli inaktuell efterhand som dokumentet redigeras.

I Word kan du skapa en Korsreferens (Cross-reference) så här:

1. Skapa först ett bokmärke.

2. Klicka på det ställe dit referensen ska peka.

3. Välj Infoga, Länkar, Korsreferens (Insert, Links, Cross-reference).

4. Välj sedan Referenstyp: Bokmärke (Reference type, Bookmark).

5. Välj aktuellt bokmärke.

6. Vid Referera till: (Insert reference to) välj Sidnummer (Page number).


Rita figurer

Ritverktygen I Excel kan du även rita linjer, rektanglar, cirklar, pilar med mera. Du får fram

funktionen med Infoga, Illustrationer, Figurer (Insert, Illustrations, Shapes).

Figurer

Textruta

En textruta (Text Box) skapas genom att först klicka på knappen. Därvid

ändras muspekaren till ett hårkors. Detta hårkors för du till det ställe där du önskar

att ett hörn av textrutan ska placeras. Dra sedan ut textrutan till önskad storlek. Det

är lätt att ändra dess storlek i efterhand, så det är inte nödvändigt att beräkna precis

hur stor textrutan ska göras.


När du ritat upp textrutan och släppt musknappen, så kommer en textinfognings-

markör att visa sig i textrutan, och det är dags att skriva in texten. Alla de vanliga

funktionerna finns därvid tillgängliga för att ändra textstorlek, centrera text osv. Om

texten inte får plats i textrutan kommer den ändå att lagras, så att du efteråt kan

justera rutans storlek och därvid visa hela texten.

När inmatningen är klar kan du göra följande:

1. Ändra storlek på textrutan genom att dra i handtagen.

2. Flytta textrutan genom att dra i ramen mellan handtagen (markören blir en

fyrhövdad pil).

3. Ta bort textrutan genom att se till att hela rutan är markerad och sedan trycka på

DELETE

4. Ändra formateringen med hjälp av funktionena i Ritverktyg (Drawing Tools),

Format (ovan), som då gäller hela rutan, t.ex. genom att ändra teckenstorlek, ändra

teckenfärg, ändra bakgrundsfärg, lägga på mönster, lägga på kantskugga och ändra

justering (tryck på snabbmenyn - höger musknapp när muspekaren är en vit pil som

pekar mot textrutans kant och välj Formatera figur… (Format Shape…)). Om du

däremot högerklickar med markören inne i rutan kommer du endast att kunna

ändra teckenformatet för markerade tecken!

Övningsuppgift Ta fram filen DISK1.DOC i övningsmappen. Lägg till en textuta längst till vänster med

text ”Diskett!”. Justera den med vertikal text med röd färg. Rutans bakgrundsfärg ska

vara ljust gul.

Pil

Det är lätt att rita en pil. Det gör du med knappen Kompakt Pil (Arrow) i Figurer

(Shapes). Efter att ha tryckt in knappen, placerar du muspekaren, där

pilen ska utgå från och drar den till det ställe, dit spetsen ska peka. Om du

önskar ändra på pilens utseende, så väljer du därefter lämplig knapp i

Ritverktyg (Drawing Tools). Där har du möjlighet att bl.a. ändra pilens tjocklek,

utseende, pilspets m.m.

Andra pilvarianter finns i gruppen Blockpilar (Block Arrows).

Infoga figurer

I Infoga, Figurer (Insert, Shapes) finns en stor mängd figurer, t.ex. linjer (bl.a. för

frihandsritning), stjärnor, hjärtan, pratbubblor och blockpilar. Gemensamt för många

av dem är, att du kan rita upp dem, variera bredd och höjd samt rotera dem. Detta gör

du med hjälp av det lodräta strecket med ett grönt roteringshandtag.


Infoga linje

Metoden är densamma som för infogning av pil. Om du t.ex. önskar rita upp en helt

horisontell linje (Line), så kan du hålla Skift intryckt medan du ritar linjen. Om du

släpper musknappen först och Skift därefter så är det mycket lätt att få linjen

horisontell. I själva verket kan linjen endast anta vissa vinklar (var 15:e grad) med

denna metod.

Övningsuppgift Fortsätt med samma fil. Lägg till en röd pil, som

pekar från textrutan till ett ord i texten. Prova

olika formateringar av pilen.

Markera objekt

(Select Objects)

Ibland önskar du markera flera objekt samtidigt. Då kan det vara svårt att markera ett

objekt som råkat bli mycket litet. Vid Start, Redigera, Markera (Home, Editing,

Select) finns en knapp med namnet

Markera objekt (Select Objects).

Den ser ut som en vit pil och används

på följande sätt. Tryck in knappen.

Placera muspekaren i hörnet av den

rektangel du nu ska rita upp. Dra

sedan musen diagonalt så att

rektangeln ritas upp. Alla objekt

inom ramen är nu markerade.

När du har tryckt in knappen och utfört de åtgärder du skulle

göra, så måste du se till att

knappen trycks ut igen. Du

klickar på den på nytt. En annan

metod är att trycka på Escape.

Skuggning

(Shadow)

Objekt av typen textruta, rektangel

etc kan lätt förses med en

kantskugga, som ger ett elegant

utseende. För att åstadkomma detta,

så markerar du först objektet och

trycker därefter på Ritverktyg

(Drawing Tools), Format,

Figureffekter (Shape Effects),

Skugga (Shadow), där du väljer önskad inställning. Om du markerar ett cellområde

och därefter väljer skuggning så kommer en transparent skuggad rektangel att skapas

kring det markerade området.


Ellips

(Oval) En ellips eller cirkel ritas med verktyget Ellips (Oval). Tryck först på

knappen och dra därefter ut ellipsen till lämplig storlek. Om du önskar en

cirkel, så ska du hålla skifttangenten intryckt under tiden du ritar.

På motsvarande sätt använder du knappen Rektangel (Rectangle), som dessutom

ritas upp som en kvadrat, när du håller in skifttangenten.

Gruppera

I menyfliken Sidlayout (Page Layout), finns funktionerna

Gruppera (Group), och Dela upp grupp (Ungroup). Dessa

används om du vill att flera objekt ska bilda en gemensam enhet.

Tänk dig att du ritar en stor cirkel och i den två mindre. Du tycker att det ser ut om ett

huvud med två ögon, men om du tar tag i det stora cirkeln för att flytta på huvudet, så

stannar ögonen kvar. För att undvika detta besvär kan du markera alla tre cirklarna

(med hjälp av knappen Markering (Select objects) och därefter välja Gruppera

(Group). Då har alla tre cirklarna bildat en enhet och tar du tag i någon av dem, så

följer allihopa med. Den gemensamma enheten håller samman tills du markerar den

igen och klickar på knappen Dela upp grupp (Ungroup).

OBS! Detta innebär att om du ritar en komplicerad logotyp och därefter grupperar de olika delarna, så kan du senare flytta den vart du vill på bilden utan att

tappa lösa delar och du kan till och med kopiera den till andra Windowsprogram utan

att gruppen delas upp. Du har skapat ett helt nytt objekt (som består av små

delobjekt).


Vattenstämpel Så här infogar du en vattenstämpel.

Klicka på Sidlayout (Page Layout), Sidbakgrund (Page Background),

Vattenstämpel (Watermark).

Här kan du välja någon av standardvarianterna. Vill du göra en egen, väljer du

Anpassad vattenstämpel… (Custom Watermark…)


Som du ser, finns här många ytterligare möjligheter inklusive att infoga en bild i

sidbakgrunden.


Dokumentmallar Om du har ett dokument som du tycker skulle fungera som dokumentmall, kan du

spara den som sådan. Så här gör du (filhanteringen visas med skärmbilder från

Windows Vista. Windows XP ser något annorlunda ut):

1. Öppna dokumentet som du vill spara som en mall.

2. Ta bort onödig text och gör eventuella redigeringar.

3. Klicka på Arkiv och välj Spara som… (File, Save As…), Wordmall (Word

Template).

4. Skriv eventuellt ett nytt namn för dokumentmallen i rutan Filnamn: (File name:).

5. Längst upp till vänster står det Microsoft Word och mappen Mallar (Templates –

eventuellt kan du behöva klicka

på triangeln till vänster om

Microsoft Word).

8. Klicka på Spara (Save) för att

spara dokumentmallen.

När du sedan väljer Arkiv, Nytt, (File, New) kan du göra valet Mina mallar (My

templates). Där finns din nya mall!

Fält i dokumentmall En dokumentmall kan vara mycket enkel med stödord på platserna där du ska skriva


något, till exempel ”Mottagare” och ”Datum”. Om du vill effektivisera arbetet med

dokumentmallen ytterligare, kan du lägga in fältkoder.

Det finns fältkoder som automatiskt lägger in dagens datum, sidnummer, dokumentets

eller författarens namn, och ”stopp-koder” som du kan hoppa till i dokumentet. Öppna

Infoga, Text, Snabbdelar, Fält… (Insert, Quick Parts, Field…) för att se fler

användbara fält.

Om du har fältkoder i dokumentet, syns de

normalt inte som kod utan som resultatet av

koden, det är också resultatet som skrivs ut på

papper.

Fältkoden som visar det totala antalet sidor i

dokumentet ser ut så här:

{NUMPAGES\*MERGEFORMAT}, och så

här kan resultatet av fältkoden se ut: 26.

Om du vill titta på själva koden, växlar du

visning med kortkommandot ALT+F9, eller klickar med höger musknapp där

fältkoden finns och väljer Visa/dölj fältkoder (Toggle Field Codes) i snabbmenyn. I

dialogrutan Fält (Field) visas de genom att klicka på knappen Fältkoder (Field

Codes).

Fältkod för Datum Så här lägger du in fältkoden för datum:

1. Placera insättningspunkten där du vill infoga datum.

2. Välj Infoga, Text, Snabbdelar Fält…, Datum och tid… (Insert, Quick Parts,

Field, Date and Time…).


3. Vid Fältnamn (Field names) bestämmer du vilken typ av datum/tidsangivelse du

önskar använda.

4. Klicka vid Fältegenskaper (Field properties) och välj där önskat Datumformat

(Date formats).

5. Bekräfta med OK.

Sidnummer Om du vill kan du ange både sidnummer och totalt antal sidor. Ett sätt att göra detta

är formatet ”Sidan 1 av 3”.

Så här infogar du koden ovan i en sidfot:

1. Välj Infoga, Sidfot (Insert, Footer).

2. Välj sidhuvud eller sidfot genom att klicka på knappen Växla mellan sidhuvud

och sidfot i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot.

3. Klicka på Sidnummer och välj lämplig layout.

4. Skriva ”Sidan ” framför sidnumret och ”av ” efter.

5. Välj Infoga, Text, Snabbdelar, Fält… och välj därefter NumPages.

6. Bekräfta med OK.

Dokumentets namn Om du vill lägga in dokumentets namn och eventuellt sökvägen till dokumentet, i ett

sidhuvud eller en sidfot, gör du så här:

1. Placera insättningspunkten där du vill infoga fältkoden.

2. Välj Infoga, Text, Snabbdelar, Fält… (Insert, Quick Parts, Field) och välj därefter

Dokumentinformation (Document Information), Filnamn (FileName).

3. Bocka i Lägg till sökväg (Add path to filename) till filnamnet, om du önskar det.


Tomma fält – ”Stopp-koder” ”Stopp-koder” kallas i dagligt tal de tomma fält du kan använda för att lätt förflytta

insättningspunkten i ett dokument. För att infoga ett sådant tomt fält, gör du så här:

1. Placera insättningspunkten där du vill ha fältet.

2. Tryck på Ctrl+F9.

Koden ser ut så här: { } och syns inte när mallen används.

Om du vill se koden trycker du på Alt+F9. Har du lagt stopp-koder i en dokumentmall,

hoppar du till dem genom att trycka på F11.

Du kan lägga in en ledtext i koden som till exempel talar om vad du ska skriva på

platsen för fältet. Ledtexten syns inte normalt utan bara om du begär att visa fältkoder

(Alt+F9). När du sedan hoppar till koden och skriver en text, ersätter texten fältet och

koden försvinner.

Så här kan ett tomt fält med ledtext se ut: {Förnamn}.

Övningsuppgift 1 Lägga in fältkoder 1. Öppna dokumentet BREVMALL i övningsmappen och spara den som en

dokumentmall i mappen Mallar (Templates). Spara också en förhandsgranskning

av dokumentet.

2. Ändra den fasta texten enligt följande. Lägg in koden för datum med formatet

yyyy-MM-dd. Ta bort texten och lägg in tomma fält (”stopp-koder”) med ledtexter på

platserna för. Mottagare, Postadress, Postnummer och ort, Ärendemening,

Text och Namnförtydligande.

3. Förhandsgranska. Spara dokumentmallen och stäng den sedan.

Extra övningar

Övningsuppgift 2 Skapa dokumentmall med SIS-standard Skapa en dokumentmall för offerter för företaget GODISSPECIALISTEN AB. Låt

dokumentmallen följa SIS-standard för högerställda brev. Ändra och skapa

formatmallar enligt nedan. Använd sedan formatmallarna när du skriver texten.

Marginaler

Överkant: 1,4 cm

Nederkant: 2,5 cm

Vänster: 6,9 cm

Höger: 1 cm

Normalt teckensnitt Times New Roman, 12 punkter.

Adressuppgift stycket indraget åt vänster med –4,6 cm.

Dokumentnamn m.m. OFFERT, datum och mottagarens adress skriver du vid tabben

vid 4,6 cm. Placera mottagarens adressuppgifter på rad 7.

Ärendemening som normal men med fetstil: Offert angående, placeras på rad

15.


Spara dokumentmallen i mappen MALLAR (TEMPLATES) med namnet

GODISSPECIALISTENS OFFERT och stäng den sedan.

Övningsuppgift 3 Använd egen dokumentmall I Skapa ett nytt dokument och använd dokumentmallen GODISSPECIALISTENS

OFFERT. Skriv en offert enligt texten nedan.

Förhandsgranska dokumentet. Spara med namnet MALACO i övningsmappen och

stäng sedan dokumentet.

Kunden heter:

Anderssons tobak, Anna Larsson, box 334 43, 190 01 UPPSALA

Ärendemeningen ska lyda:

Offert enligt förfrågan

Offerten gäller:

Salta rullar á 48,60

Piratpengar á 28,30

Grinollar á 35,50

Priserna gäller vid beställning av minst 10 pkt. Moms tillkommer. Leverans kan ske

omgående per postförskott.

Övningsuppgift 4 Skapa dokumentmall av befintligt dokument 1. Öppna dokumentet LÅN i övningsmappen. Spara det som en dokumentmall med

samma namn.

Ändra enligt följande: Lägg in en fältkod för datumet. Lägg in ”stopp-koder” vid platsen

för mottagarens adressuppgifter, typen av lån och hälsningsfrasen ”Hej…,”.

Kontrollera att det inte försvinner några mellanslag som ska finnas mellan ord och

stopp-kod. Lägg in en fältkod för dokumentnamnet i sidfoten till vänster där du gör

dokumentnamnet något mindre, till exempel 8 punkters storlek.

2. Spara och stäng dokumentmallen.

Övningsuppgift 5 Använd egen dokumentmall II Skapa ett nytt dokument med dokumentmallen LÅN. Använd mallen för ett brev till

personen nedan som vill låna pengar för att starta egen företagsverksamhet.

Spara med namnet KARL LJUNG. Förhandsgranska och kontrollera datumfältet och

dokumentnamnet i sidfoten. Stäng sedan dokumentet.

Karl Ljung

Drömgatan 4

245 34 BROHULT


Lösningsförslag

I detta avsnitt presenteras förslag på lösningar till övningarna i kapitlet. Tänk på att

det oftast finns flera sätt att lösa samma övning.

Lösning 1 Lägga in fältkoder

1. Öppna dokumentmallen BREVMALL i övningsmappen.

2. Öppna Arkiv-menyn och välj Spara som… (File, Save As… ).

3. I rutan Filformat: väljer du Dokumentmall (Files of type:, Document Template).

4. Öppna eventuellt mappen Mallar (Templates).

5. Klicka på Spara (Save) för att spara dokumentmallen.

6. Öppna Arkiv-menyn och välj Egenskaper följt av fliken Sammanfattning.

7. Markera rutan Spara förhandsgranska bild (Save preview picture).

8. Klicka på OK.

9. Ändra texten för adressuppgifterna.

10. Radera datumet, öppna Infoga-menyn och välj Datum och tid….

11. Välj Create date.

12. I Alternativ väljer du yyyy-MM-dd.

13. Klicka på OK (2 gånger).

14. Dubbelklicka på ordet ”Mottagare”.

15. Tryck på Ctrl+F9.

16. Upprepa punkt 14-15 för ”Postadress”, ”Postnummer och ort”, ”Ärendemening”,

”Text” och ”Namnförtydligande”.

17. Förhandsgranska.

18. Spara och stäng dokumentmallen.

Lösning 2 Skapa dokument med SIS-standard

1. Öppna Arkiv-menyn och välj Nytt… (File, New…).

2. Välj fliken Tomma dokument och markera Tomt dokument .

3. I rutan Skapa markerar du Dokumentmall (Create New, Template).

4. Klicka på OK.

5. Öppna Arkiv-menyn och välj Utskriftsformat (File, Page Setup).

6. Välj fliken Marginaler (Margins).

7. Ange marginalerna enligt inställningarna i övningen.

8. Klicka på OK i dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup).

9. Öppna Format-menyn och välj Formatmall… (Format, Style…).

10. Klicka på Ändra… (Modify…).

11. Klicka på Format (Format).

12. Välj Teckensnitt… (Font).

13. Välj Times New Roman vid Teckensnitt (Font).

14. Välj 12 punkter i rutan Storlek (Size).

15. Klicka på OK.

16. Klicka på OK.

17. Klicka på Använd (Apply) i d

© dc lÄromedel - dc utbildningdcutbildning.com/dokument/word 2010 fk 1 dag, upplaga 1.pdf ·...

Documents