Вывод ОЦО на новую стадию развития:

дальнейшие шаги

Алексей Аринин

ООО РН-Учет

Б а з о в ы е п р и н ц и п ы

2

• Устойчивое развитие Общества • Высокие профессиональные и этические

стандарты ведения бизнеса • Максимальное качество услуг • Максимальный уровень

удовлетворенности заказчиков • Непрерывное совершенствование • Внедрение лучших мировых практик для

повышения оперативной эффективности • Повышение и сохранение доверия к

Обществу со стороны делового сообщества

• Полноценное партнерство с бизнесом

Ценности

• Обеспечение полноценного партнерства с бизнесом и достижение максимального качества предоставляемых услуг за счет синергии от использования уникального опыта внутренних экспертов ОЦО и лучших мировых практик

Миссия

• Стандартизация бизнес-процессов, организация «единого окна приема первичных документов» для Заказчиков;

• Внедрение единых типовых ИТ решений с максимальной интеграцией с оперативными модулями учета Заказчика, исключение дублирующих функций по внесению информации;

• Оптимизация документооборота, внедрение электронного документооборота приема-передачи первичных документов, в том числе с органами ФНС

• Внедрение мультифункциональной модели: развитие новых видов услуг - идентификация транзакционных функций1 бизнес-подразделений для последующей консолидации в ОЦО

• Повышение производительности труда

Задачи

• Повышение уровня обслуживания и приведение вспомогательных функций в соответствие стратегическим целям Компании

• Расширение диапазона услуг, предоставляемых Заказчикам • Повышение конкурентного преимущества через передовые практики

управления кадровым потенциалом • Оптимизация затрат на ведение учета для Заказчиков

Цели ООО РН-Учет

Ключевые источники и драйверы повышения эффективности

учетной функции

Рост эффективности за счет внедрения централизованных ИТ-решений и интеграции учетных систем ОЦО с бизнес-системами Заказчиков

ОЦО РН-Учет

Рост эффективности за счет стандартизации учетных процессов

Рост эффективности за счет выделения транзакционных функций и привлечения менее дорогостоящего и взаимозаменяемого персонала

Рост эффективности за счет географического укрупнения РН-Учет и перераспределения ресурсов в экономически более выгодные регионы

Процессы Системы Персонал Структура

Эффект

Основные драйверы повышения эффективности

Качество

Гибкость

Эффективность

Контрольная среда

Снижение количества ошибок при создании документов, вводе и обработке данных Ускорение сроков предоставления необходимой информации Улучшение достоверности и сопоставимости предоставляемой информации

При структурных преобразованиях в Компании: слияния и поглощения, новый бизнес При изменении стратегии бизнеса: новые рынки, изменение внешней среды При экономических изменениях, влияющих на Компанию

Повышение эффективности деятельности Компании за счет синергетического эффекта Систематизация и чѐткое взаимодействие в рамках переданного функционала Развитие технологий и создание новых сервисов для Заказчика

Создание независимой, единой контрольной среды для Заказчиков в рамках переданных функций Обеспечение независимости и достоверности при предоставлении информации высшему руководству

Оптимизация затрат

Оптимизация затрат и численности на функции, переданные в РН-Учет

Синергетический эффект от централизации

Оказание услуг в более дешѐвых регионах

Новые формы организации труда

Создание «Культуры постоянных улучшений»

Оптимизация затрат на аппарат управления

Сокращение затрат на внедрение и поддержку новых решений и систем и инфраструктуры

3

Целевая модель управления Общим Центром Обслуживания

Качество – повышение качества за счет централизации экспертизы и усиления процедур внутреннего контроля Скорость – обеспечение подготовки отчетности в целевые сроки и сокращение времени на присоединение новых заказчиков к модели при расширении бизнеса Эффективность – повышение производительности труда за счет стандартизации бизнес-процессов и внедрения единых типовых ИТ решений Сокращение затрат – перевод транзакционных операций в более дешевые регионы Гибкость – создание основы для оптимизации и развития в соответствии с лучшими мировыми практиками

4

Требования к внедрению целевой модели

Преимущества целевой модели

Сокращение количества нетиповых ИТ-систем и внедрение типовых конфигураций ИТ-систем Внедрение современных специализированных ИТ-решений (оптическое распознавание текста, поточное сканирование, электронный документооборот и т.д.) Обеспечение персонала актуальной экспертизой (знаниями и навыками) по процессам, принятым на обслуживание в ОЦО Применение опыта построения ОЦО глобальных нефтяных компаний

Модель управления учетной функцией

Лидеры процессов

Бизнес

Взаимодействие с ОЦО

Развитие сквозных процессов Функциональные контролеры

Владельцы сквозных процессов

Руководство Бизнеса Руководитель ОЦО

ОЦО

Взаимодействие с бизнесом

Выполнение основных операций

Развитие процессов

Кураторы от ОЦО

Менеджеры процессов

Лидеры процессов

Оказание дополнительных услуг

Модель организации ООО РН-Учет

5

Транзакционный центр

ТУ / ТГ

Региональные учетные центры

Экспертная функция

Единое ответственное лицо по взаимодействию с Заказчиком в части отчетности, анализа итогов, выполнения контрольных процедур

Подготовка отчетности Заказчиков

Подготовка и предоставление данных для формирования консолидированной отчетности, в том числе по МСФО Консультационное сопровождение Заказчика в части оформления типовых операций по финансово-хозяйственной деятельности

Взаимодействие с контролирующими органами (ФНС, фонды и т.п.)

Выполнение больших объемов алгоритмизированных работ (регистрация документов, ввод информации в учетную систему; полное отражение операций в учете) – транзакций

Внутренний сервис для ТУ/ ТГ/ РУЦ

Функции методологической поддержки

Разработка и поддержание ЛНД Заказчика в части БУ/ НУ в актуальном состоянии Разработка и поддержание актуальных шаблонов учета для каждого из сегментов бизнеса в типовых информационных системах

Методологическое сопровождение аудиторских проверок Заказчиков Консультирование Заказчика и специалистов РУЦ /ТУ по сложным вопросам БУ/ НУ

Обеспечение режима «единого окна» при приеме-передаче документов Прием/ обработка первичных документов, как на бумажных носителях, так и в электронном виде Оказание консультационной помощи специалистам Заказчика по вопросам заполнения первичных документов, исполнения требований графика документооборота и иных ЛНД Заказчика

Участие в инвентаризациях и аудитах Выполнение прочих работ, требующих непосредственного взаимодействия с Заказчиком в зависимости от оказываемых услуг

Ге о г р а ф и я р а з м е щ е н и я ф и л и а л о в Р Н - У ч е т

( в з г л я д в и с т о р и ю )

6

Процесс трансформации

Краснодар Саратов

Воронеж

Москва

Рязань

Ижевск

Тюмень

Нефтеюганск

Нижневартовск

Губкинский

Красноярск

Комсомольск-на-Амуре

Южно-Сахалинск

Самара Бузулук

Текущая структура ООО РН-Учет

Головной офис РН Учет

Филиал Тюмень

Филиал Красноярск

Филиал Самара

Филиал Краснодар

Филиал

(Краснодар) • Анапа

• Батайск

• Белгород

• Белореченск

• Брянск

• Волгоград

• Воронеж

• Горячий Ключ

• Каневская

• Каменск-

Шахтинский

• Кировская

• Краснодар

• Кропоткин

• Кубанский

• Курганинск

• Курск

• Ленинградская

• Липецк

• Миллерово

• Нефтекумск

• Новороссийск

• Орел

• Пенза

• Ростов-на-

Дону

• Славянск-на-

Кубани

• Сальск

• Смоленск

• Сочи

• Ставрополь

• Старовеличков

ская

• Тамбов

• Тимашевск

• Тихорецк

• Туапсе

• Тула

• Черноморский

• Цимлянск

Филиал

(Самара)

• Бузулук

• Ижевск

• Нефтегорск

• Новокуйбы

шевск

• Отрадный

• Рязань

• Самара

• Суходол

• Сызрань

• Ульяновск

• Уфа

Филиал (Тюмень)

• Губкинский

• Екатеринбург

• Нефтеюганск

• Нижневартовск

• Новый Уренгой

• Нягань

• Курган

• Радужный

• Салехард

• Стрежевой

• Томск

• Тюмень

• Челябинск

Филиал (Красноярск)

• Абакан

• Ангарск

• Ачинск

• Барнаул

• Бийск

• Благовещенск

• Владивосток

• Иркутск

• Кемерово

• Комсомольск-

на-Амуре

• Красноярск

• Находка

• Новосибирск

• Ноглики

• Оха

• Томск

• Улан-Удэ

• Хабаровск

• Южно-

Cахалинск

• Братск

Головной офис ОЦО

(Москва) • Москва

• Санкт-

Петербург

• Архангельск

• Галич

• Калуга

• Кострома

• Мурманск

• Обнинск

• Петрозаводск

• Подольск

• Рязанцево

• Тверь

• Шарья

• Усинск

• Углич

• Ярославль

Географическая структура расположения филиалов РН-Учет и РН-Бизнессервис в России

Филиал (Саратов)

Филиал Саратов

Филиалы

РН-Бизнессервис

Филиалы РН-

Учет

• Саратов

7

Цели и Задачи ИТ службы в ООО РН-Учет

Цели Решения Задачи

• Сформировать

прозрачную

централизованную

модель управления

бизнес-процессами и

информационными

технологиями для

качественного и

эффективного

решения

стратегических задач и

поддержки

подразделений ОЦО

• Централизованная ответственность, владение и

управление портфелем проектов в ОЦО – Единое

подразделение PMO

• Централизованное управление и

унифицированный подход к управлению бизнес-

процессами и их автоматизацией - Единая

подразделение развития и реинжиниринга

бизнес-процессов

• Централизованный контроль ИТ затрат,

стандартные и унифицированные ИТ сервисы и

базовые ИТ услуги – Единая подразделение

службы заказчика

• Централизованный подход к управлению

изменениями и поддержке шаблонных решений –

Единое подразделение развития и поддеркжи

шаблонных/типовых решений

• Обеспечить эффективное и качественное

управление портфелем проектов для успешной

реализации программ трансформации и

поддеркжи текущих проектов

• Обеспечить эффективное развитие и

реинжиниринг бизнес-процессов, для

формирования целостной процессной модели и

качественной увязки сквозных бизнес-процессов

Компании

• Обеспечить эффективный и централизованный

контроль уровня ИТ сервисов и ИТ затрат

(SLA, централизация услуг, контроль качества)

• Обеспечить эффективное и централизованное

управление процессом изменений в типовых

решениях Компании для качественной поддержки

подразделений ОЦО и решения стратегических

задач

Четко определенная ответственность и система принятия решений

Использования лучшего мирового опыта

Четко определенная система взаимодействия и эскалаций распределенная по линейкам предоставляемых услуг

Четко определенная система метрик и измерения результативности

Централизованное

управление

портфелем проектов

Централизованное

управление процессом

изменений в

корпоративных

системах

Централизованное

управление ERP

программой

Централизованное

управление

уровнем ИТ

сервисов

Централизованное

управление развитием и

реинжинирингом бизнес-

процессов

Единая команда Развития и реинжениринга бизнес процессов и систем в СГБ

Создавать долгосрочную ценность, действуя в роли независимого советника по вопросам информатизации и

автоматизации для реализации стратегии ОЦО

Качество

Контроль

Оперативность

8

Централизация службы ИТ – ключ к повышению эффективности ОЦО

Управление

уровнем

сервиса Управление

временем и

затратами

Портфель ИТ-

проектов и

задач

Управление

изменениями

Управление

проектами

Отсутствие централизации приводит к хаотичному

взаимодействию между подразделениями и к потере контроля

Ресурсы

Проекты

Время и

затраты

ОЦО (AS IS)

Типичные проблемы

Отсутствие оценки влияние проектов и инициатив Компании

на ОЦО

Отсутствие контроля сроков и результатов проектов

Отсутствие процессов сбора потребности информатизации

Реактивная нежели проактивная позиция в решении ИТ

вопросов

Преимущества предлагаемого подхода

Централизация модели управления позволяет оперативно адаптироваться под изменения бизнеса и качественно влиять на них

Централизация управления

портфелем проектов позволяет

качественно оценивать влияние и

контролировать результаты проектов Централизованное управление

потребностью позволяет принимать качественные решения по инициации проектов и управлять процессом изменений

Централизация

управления и

гармонизация

процессов ключ

к повышению

эффективности

и росту качества

Низкое качество реализованных проектов - рост неудовлетворенности

1

2

3

4

Подразделения

общества

Служба ИТ

Подразделения

общества

Управление

изменениями

Служба ИТ

ОЦО (TO BE)

9

Развития бизнес-процессов для эффективной реализации модели ОЦО

1 Единая процессная карта – отражает покрытие корпоративных и производственных процессов соответствующими системами

4 Стандарт ИТ приложений – определяет типовые архитектурные решения, правила применения и выбора

2 Совет владельцев шаблонов– обеспечивает централизованное управление моделью бизнес-процессов в ОЦО

3 Единая процедура по управлению изменениями в процессах – декларирует и описывает набор фундаментальных правил и шагов для обеспечения целостности процессной модели

Преимущества

• Общая картина ИТ решений в Компании

• Отражение зависимостей и возможной

синергии

• Централизованный выбор ИТ решения с учетом

всех зависимостей, ограничений, TCO

• Уход от многообразия систем

• Использование одной системы при

автоматизации корпоративного процесса

• Типовые ИТ решения, правила и ограничения

при автоматизации процессов

Принципы и стандарты формирования единой процессной

модели

Единый подход к

управлению и владению

процессами

Единый Владелец Области

процессов

Единая процессная

Команда по направлениям

деятельности

Ед

ин

ый

пр

оц

есс

Эл

ектр

он

ны

е д

окум

ен

ты

Б

ум

аж

ны

е д

окум

ен

ты

Целевое комплексное решение обработки и хранения электронных

документов

Бизнес-функции и контрагенты Учетная функция

(ОЦО)

Формирование

Визирование и

подписание

входящих

Функция взаимо-

действия с ФНС

Передача

между

контрагентами

Подписание

исходящих

Прием и

проверка

Отражение/

контроль в

учете

Архивное

хранение

Подбор ПД для

налоговых

пакетов

Отправка

налоговых

пакетов в ФНС

10

Единая СЭД*

Единая система

автоматизированной обработки Уч. сист.

Единая система электронного

взаимодействия с ФНС

Полное покрытие

Уч. сист.

Автомати-

ческое

формиро-

вание

печатной

формы

Автомати-

ческое

формиро-

вание

структурир-

ованного

файла

Электронный документооборот

(маршрутизация и распределение между бизнес-

пользователями, рассмотрение, визирование, подписание

электронных первичных документов)

интеграция с

оператором

Электронный документооборот

(маршрутизация и распределение

по учетным службам, проверка ,

принятие к учету всех первичных

документов)

Электронный

архив

(все

документы)

Отправка по ТКС

(все документы)

интеграция с

оператором

интеграция с

учетной

системой

Формирование

налоговых

пакетов в

электронном

виде

(все документы)

Сканирование,

оптическое

распознавание

интеграция с

учетной

системой

Автомати-

ческое

отражение в

учете