конференция оцо ic energy москва 20150423

Централизация учетной и казначейской функций:

опыт тиражирования сервисов Сибур-ЦОБ

6-я ежегодная конференция

«Общие центры обслуживания»

Москва, 23-24 апреля 2015

Броничев Руслан Викторович

1

СИБУР Холдинг – информация о компании

Направления деятельности – газопереработка (топливно-сырьевые

продукты) и нефтехимия (базовые полимеры, синтетические каучуки,

пластики и продукты оргсинтеза, полуфабрикаты)

Выручка 9,4 млрд. долларов США, EBITDA 2,7 млрд. долларов США

Производство: 26 площадок

Персонал: > 25 тысяч сотрудников

Вертикально-интегрированная бизнес-модель

Лидирующие позиции по объемам производства в России:

Крупнейший переработчик ПНГ (56%)

Крупнейший производитель СУГов (36%)

Базовые полимеры: ПП 56%, ПЭВД 35%

Синтетические каучуки: СКД 27%, СКС, ДССК 50%, ТЭП 100%

Пластики и продукты оргсинтеза: ПЭТФ 41%, ПСВ 88%, МЭГ 46%

2

История создания учетного ОЦО СИБУРа

Период События

2009 год Концепт сервиса БУ/НУ

Сентябрь Старт активной стадии проекта ОЦО учетных служб группы СИБУР

Сентябрь-Декабрь Разработка концепции ОЦО

2010 год Пилот сервиса БУ/НУ

Январь-Июнь

Разработка операционной модели, единой методологии бухгалтерского и налогового

учета, доработка учетной системы под требования методологии и системы

электронного архива под требования процесса

13 апреля Создание ООО «СИБУР – Центр Обслуживания Бизнеса» в г.Н.Новгороде

01 июля Миграция пилотного предприятия в ОЦО

Июль-Сентябрь Пилотная эксплуатация, оценка деятельности

Октябрь-Декабрь Подготовка инфраструктуры к тиражированию

2011 год Начало тиража сервиса БУ/НУ, концепт и пилот сервиса ЕРЦ

2012 год Тираж сервисов БУ/НУ, ЕРЦ, миграция Корпоративного центра

2013 год Окончание тиража, закрытие проекта «Создание ОЦО»

2014 год Пилотное внедрение SAP ERP (ЦОБ 2.0), запуск новых сервисов

3

ООО «СИБУР-Портэнерго»

ОАО «Сибур-ПЭТФ», г. Тверь

SIBUR Int, г. МоскваООО «СИБУР-Геосинт»

ООО «СИБУР»ПАО «СИБУР Холдинг»

ООО «Пластик-Геосинтетика»

ООО «БИАКСПЛЕН», г. Курск

АО «Воронежсинтезкаучук»ООО «Сибурэнергоменеджмент»ООО «Сибур Инновации»

ОАО «НИПИгазпереработка»

ОАО «Сибур-Нефтехим» ООО «БИАКСПЛЕН»,г. Новокуйбышевск

ООО «Тольяттикаучук»ЗАО «Тольяттисинтез»

ОАО «Полиэф»

ООО «Тобольск-Нефтехим»ООО «Тобольск-Полимер»

ООО «Томскнефтехим»ООО «НИОСТ»ООО «БИАКСПЛЕН-Т»

ООО «Сибур-Геосинт», г. Кемерово

ОАО «Красноярский ЗСК»

Южно-Балыкский ГПЗ

ОАО «СибурТюменьГаз»ООО «Запсибтрансгаз»

Вынгапуровский ГПЗ

Губкинский ГПЗ

ООО «Сибур Геосинт», г.Сургут

ЗАО «Сибур-Химпром»

ОАО «Уралоргсинтез»

ООО «Сибур-Кстово»

ООО «БИАКСПЛЕН»

ООО «Няганьгазпереработка»

ООО «Белозерный ГПК»ООО «Нижневартовский ГПК»

ООО «Сибур-ПЭТФ», г. Москва

ОАО «Сибур-ПЭТФ»

201020112012201320142015

География Холдинга и переход на обслуживание в ОЦО

www.sibur.ru

Ведение бухгалтерского и

налогового учета (+расчет з/п)

Единый расчетный центр (ЕРЦ)(+бэк-офис кредитногоуправления)

Развитие небухгалтерского

функционала ШР

Бэк-офис продаж

Обеспечение доступности

сервисов и 3-я линия поддержки

ШР

• Ведение бухгалтерского и налогового учета по единой методологии

• Методологическая экспертиза по учетной функции1

2• Планирование, контроль и проведение платежей, валютный контроль

• Бэк-офис по документарным операциям, кредитному управлению

• Контроль и обеспечение финансовой дисциплины, отчетность

3 • Осуществление бэк-офисных функций по продажам в РФ

• Осуществление бэк-офисных функций по централизованным закупкам

• Подготовка аналитических справок, отчетов

5• Развитие функциональности шаблонного решения 1С С-ЦОБ с обеспечением единой точки изменений для всех

предприятий

6• Управление централизованной ИТ инфраструктурой С-ЦОБ

• 3-я линия поддержки пользователей шаблонного решения

Бэк-офис закупок и аналитическая

поддержка 4

Миграция предприятий на

обслуживание в С-ЦОБ7• Изменение бизнес-процессов, разворачивание шаблонного решения

• Прототипирование себестоимости и перенос остатков

• Заполнение справочников и маршрутов согласования, обучение

Основные сервисы, оказываемые С-ЦОБ

Ведение АСВ НСИ. МТР8 • Ведение унифицированного справочника «МТР» Группы

Ведение АСВ НСИ. Контрагенты + Корреспонденты9 • Ведение унифицированных справочников «Контрагенты» и «Корреспонденты» Группы

Подготовка управленческой

отчетности10• Расчет показателей КПЭ Генеральных директоров в части РК• Расчет стоимости функциональных направлений• Отчет «Калькуляция процессинговой продукции»• Отчет «Отчет по продажам»

Администрирование

доверенностей на получение ТМЦ

• Оформление и выдача доверенностей , занесение данных в 1С • Контроль полноты и сроков предоставления документов• Отслеживание факта своевременного закрытия доверенностей

11

Основные сервисы, оказываемые С-ЦОБ

Управление персоналом• Кадровое администрирование• Администрирование оплаты труда• Подбор персонала

Документирование процессов• Обеспечение документирования процессов• Внедрение и поддержка системы управления процессами на предприятиях

Конкурентные процедуры

14

• Проведение конкурентных процедур для предприятий Группы

Услуги устного и письменного

перевода

12

15

• Оказание услуг устного и письменного перевода для предприятий Группы и Корпоративного центра13

Трэвел - менеджмент • Сопровождение командировок и служебных поездок16

6

Объемные показатели СИБУР-ЦОБ

БУ/НУ: обработано документов, тыс. шт.

18.0

425.0

575.0

676.0741.0 756.0

815.0866.0

980.0

2 пг.2010

1 пг.2011

2 пг.2011

1 пг.2012

2 пг.2012

1 пг.2013

2 пг.2013

1 пг.2014

2 пл.2014

4.6 5.3

13.5

20.7

36.4

47.2

38.8

45.150.2

58.8

50.7

58.464.0

71.0

3 кв. 2011

4 кв. 2011

1 кв. 2012

2 кв. 2012

3 кв. 2012

4 кв. 2012

1 кв. 2013

2 кв. 2013

3 кв. 2013

4 кв. 2013

1 кв. 2014

2 кв. 2014

3 кв. 2014

4 кв. 2014

ЕРЦ: проведено платежей, тыс.шт.

Численность персонала, чел.

12 84 119 129 144170

292

401 387440

182

376

520 516584

на 31.12.10 на 31.12.11 на 31.12.12 на 31.12.13 на 31.12.14

Н.НовгородООУОбщая численность

Обслуживается пользователей, тыс.чел.

0.2 0.30.7

2.1 2.1

2.83.1 3.2 3.4

4.1 4.2

5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.8 5.9 6.0 6.1

1 кв.2010

2 кв.2010

3 кв.2010

4 кв.2010

1 кв.2011

2 кв.2011

3 кв.2011

4 кв.2011

1 кв.2012

2 кв.2012

3 кв.2012

4 кв.2012

1 кв.2013

2 кв.2013

3 кв.2013

4 кв.2013

1 кв.2014

2 кв.2014

3 кв.2014

4 кв.2014

7

Запуск сервиса – Основные этапы

Концепт

Пилот

Тираж

Стабилизацияи непрерывные улучшения

8

Базовая инфраструктура ОЦО – реализована на этапе «Пилот»

1. Регламентная база: «Целевая модель» единых сквозных процессов и методик

2. Детальные соглашения об уровне услуг – SLA (Service Level Agreements) по

каждому сервису ОЦО

3. Оргструктура ОЦО, требования к сотрудникам и процедурам их развития

4. Единое ИТ-решение, в котором будут работать все обслуживаемые компании

5. Схема организации и масштабирования ИТ мощностей ОЦО, каналов связи

6. Схема географического размещения и масштабирования офиса ОЦО

7. Схема подчинения, система целеполагания и отчетности ОЦО по функциям

8. Модель ценообразования и оценки эффекта ОЦО

9

Подготовка к тиражированию сервиса «Бухгалтерский и налоговый учет»

Методология Процессы

Утверждены и используются на всех ДЗО:

Корпоративные учетные принципы

Единый план счетов и набор статей затрат

Типовая структура МВЗ

Унифицированная учетная политика, журнал хоз. Операций

Перед тиражом должны быть разработаны:

Типовой регламент документооборота

Типовые регламенты инвентаризации, работы с

доверенностями и др.

Типовой план проекта тиража

Детализированное описание мероприятий проекта

тиража (подходы, роли) + шаблоны стандартных

проектных документов

Персонал Технологии

Определено распределение задач / ролей в проекте между:

• Персоналом ДЗО

• Операционным персоналом ОЦО

• Проектным персоналом ОЦО

Определены и утверждены инструменты мотивации

Фронт-офис: формализованы требования к персоналу,

положение о подразделении, типовое штатное расписание,

подход к определению численности

Разработаны шаблоны программ обучения

Разработан и согласован типовой план коммуникаций

Стабилизировано единое ИТ-решение для ведения

бухгалтерского и налогового учета + система для

документооборота в части ФПД

Внедрено единое решение для расчета заработной

платы или формализованы требования к интеграции с

нешаблонной системой

Формализованы требования к АРМ в ДЗО, каналам связи

ИТ-решение (оборудование + ПО + инструкция по

развертыванию) для фронт-офиса формализовано,

запланировано к закупке

10

Подготовка к тиражированию сервиса «Единый расчетный центр»

Методология Процессы

Разработана методика и внедрены механизмы cash-pooling

Проработаны и митигированы риски по использованию в

ОЦО программного обеспечения Клиент-Банк, электронных

цифровых подписей

Перед тиражом должны быть разработаны:

Стандарт на процесс «Безналичные платежи»

Стандарт на процесс «Документарные операции»

Типовой план проекта тиража

Детализированное описание мероприятий проекта

тиража (подходы, роли) + шаблоны стандартных

проектных документов

Персонал Технологии

Определено распределение задач / ролей в проекте между:

• Персоналом ДЗО

• Операционным персоналом ОЦО

• Проектным персоналом ОЦО

Разработаны шаблоны программ обучения

Разработан и согласован типовой план коммуникаций

Стабилизированы модули единого ИТ-решения:

• Согласование договоров

• Планирование, согласование и исполнение

платежей

• Отчетность ДДС, ДЗ/КЗ…

Проработаны механизмы безопасной передачи ЭЦП и

баз клиент-банка, разработаны соотв. Инструкции

11

Типовые документы проекта тиража (миграции)

Соглашение о конфиденциальности (с Предприятием; с ИТ-подрядчиком)

Договор аренды помещения ООУ (в т.ч. подход к обеспечению)

Расчет стоимости проекта миграции (смета-модель) Приказ по Предприятию о делегировании права подписи

Договор миграции Шаблоны доверенностей на руководителей С-ЦОБ, руководителя ООУ

ТЗ на тендер - выбор ИТ-подрядчика Приказ об ответственных за справочники Предприятия

Договор с ИТ-подрядчиком График загрузки данных (справочники, остатки,…)

Формы отчетных документов ИТ-подрядчика (протоколы, ТЗ, методики, сценарии,…)

Правила фильтрации справочников

Письмо на Предприятие о начале работПриказ о графике обучения и тестирования с приложениями (перечень курсов, расписание...)

Программа установочных семинаров Маршруты согласования (договоры, заявки на платеж, ВЗ)

Презентации установочных семинаров Акты передачи документов (по приложению 4 БУ/НУ, ЕРЦ)

Письмо-запрос для определения стоимости обслуживания (с формами для заполнения)

Рассылки сотрудникам Предприятия: об изменении схемы поддержки, о порядке взаимодействия

Отчет по ИТ-аудиту Аналитическая записка о состоянии учета

Приказ по Предприятию о миграции (сроки, план и команда проекта) Финальные письма на Предприятие по итогам миграции

Мини-инструкции (примеры: развертывание комплекса сканирования, передача ЭЦП)

Список различий между текущими и целевыми бизнес-процессами

Комплект документов по персонифицированному учету Протокол тестирования механизмов интеграции

12

Применимость стандартных инструментов ОЦО для проектов тиража

Инструмент Применяем?

Сервисный контракт

Система внутреннего контроля

Нормирование трудозатрат для найма в сервис

Портал

Единый электронный адрес

Правила коммуникаций с клиентами

Инфографика

Анкетирование

«Подай идею»

13

Опыт тиража в СИБУР-ЦОБ – выученные уроки

1. Реальная поддержка и глубокое погружение в проект менеджмента ДЗО важнее

опыта и нацеленности на результат проектной команды от ОЦО

2. Тираж сервиса на ДЗО «высокой готовности» улучшает ОЦО, а «низкой

готовности» - улучшает ДЗО.

3. Коммуникации (установочные семинары, статьи на портал и в газету, e-mail-

рассылки, слайды на Indoor-TV, статус-совещания) нужно тщательно планировать

и качественно исполнять

4. Персонал ДЗО важнее научить новым процессам, чем системе

5. Тестовый перенос остатков, прототипирование себестоимости, интегрированное

тестирование – чем детальнее сделаны подобные задачи, тем легче стартует

сервис

6. Проектный персонал ОЦО мотивирован на успех и привык преодолевать

трудности. Тем не менее, перед «точками невозврата» продолжение работ

должно быть акцептовано по формальному набору критериев

7. В век новых технологий предложение подписать бумажный протокол мотивирует

сильнее, чем согласование по e-mail

14

Проектная команда тиражирования – где еще применить накопленный опыт?

1. Реорганизации в форме присоединения обслуживаемых юридических лиц

2. Переход инвестиционных проектов из стадии стройки в эксплуатацию

3. Прием на обслуживание вновь созданных компаний Холдинга

4. Запуск в проектном режиме новых модулей информационных систем

5. Тиражирование новых сервисов ОЦО

6. Применение проектного подхода во внутренних инициативах сервисов

Благодарю за внимание!

16

Приложение. Инструменты ОЦО

СЕРВИСНЫЙ КОНТРАКТ– основа управления и контроля качества услуг:

• Разработали перечень бизнес-процессов С-ЦОБ;

• Закрепили бизнес-процессы за подразделениями;

• Привязали процессы и подразделения к сервисам С-ЦОБ;

• Определили стратегические цели группы СИБУР;

• Зафиксировали роль и место С-ЦОБ в операционной модели;

• Разработали/уточнили цели С-ЦОБ;

• По каждому сервису разработали сервисный контракт;

• Декомпозировали цели С-ЦОБ в цели каждого сервисного контракта;

• В контракте закрепили КПЭ по процессам и инициативы/мероприятия;

• Определили заказчиков и согласовали с ними сервисные контракты;

• В рамках сервисных контрактов разработали КПЭ подразделений;

• Разрабатываем КПЭ сотрудников;

• Оценка осуществляется заказчиками по каждому сервису.

Ресурсы и текущие

мероприятия

Задачи компании в

целом и С-ЦОБ в

частности

Контракт с заказчиком

по каждому сервису

Декомпозиция до

подразделений и

сотрудников

Оценка выполнения

сервисного контракта

1.

2.

3.

4.

5.

Сервисный контракт – основа управления и контроля качества услуг

17

ДС

Новый

сервис/2

ДС ИТ/…

ДС

БУНУ/2ДС ИТ/2

ДС

ЕРЦ/…

ДС

БУНУ/2ДС

ЕРЦ/2

Комплексный Договор SLA

Приложение 1 Форма Отчета об

оказанных услугах

Приложение 2 Форма Акта об

оказанных услугах

ДС ЕРЦ/1 ДС ИТ/1

ДС

БУНУ/…

ДС

БУНУ/2ДС

БУНУ/2

ДС БУНУ/1

Приложение 3

Регламент

взаимодействия

Приложение 4 Перечень

передаваемых

документов и ЭБД


услуг


форм

Приложение 3 Регламент

взаимодействия

Приложение 5 Форма акта

передачи ключей ЭЦП

Приложение 6

Ответственность и

обязанности сторон при

использовании Клиент-

банк


передаваемых

документов и ЭБД


услуг


форм

ДС Новый сервис/1

При появлении новых

сервисов заключается

ДС к текущему

Комплексному SLA

Структура Комплексного Договора SLA


Система внутреннего контроля

1. Достоверности отчетности,

подготавливаемой С-ЦОБ

для предприятий,

2. Соответствия

законодательству в области

налогового и

бухгалтерского учета и

3. Соответствия требованиям

SLA

Риски, покрываемые СВК С-ЦОБ:

1.Искажения финансовой отчетности,

включая соответствующие риски

мошенничества

2.Нарушения требований

законодательства

3.Невыполнения обязательств С-ЦОБ,

отраженных в SLA

Основным предметом деятельности ООО «СИБУР – Центр Обслуживания Бизнеса»

(далее «С-ЦОБ») является оказание услуг по ведению бухгалтерского, налогового учета,

казначейских операций и составлению отчетности предприятиям Группы СИБУР.

Для оказания услуг с необходимым уровнем качества требуется внедрение системы

внутреннего контроля (СВК), которая должна обеспечить руководству С-ЦОБ и Группы

разумные гарантии:


18

Цели нормирования:

Получить инструмент управления производительностью труда

Определить нормативную численность подразделения

Выработать подход к определению стоимости обслуживания

Разработка модели нормирования:

Определение объектов нормирования – типовых

операций по каждому участку учета

Привязка типовых операций к пунктам SLA

Определение драйверов трудоемкости по типовым

операциям (кол-во документов, отчетов и т.п.)

Автоматизация отчета по расчету трудозатрат

Нормирование трудозатрат

Инструменты проведения нормирования:

Формализованные бизнес-процессы и SLA

Замеры продолжительности исполнения операций,

усреднение с учетом сложности

предприятия/документа

Листы учета рабочего времени сотрудников

Интервью с сотрудниками и экспертная оценка

длительности операции

Статистика о количестве драйверов за период (данные

системы)

РЕЗУЛЬТАТ: разработана система оценки трудоемкости, сбалансированная по трудозатратам, привязанная к

ключевым драйверам трудоемкости, позволяющая систематически пересчитывать целевую численность и

управлять нормативами как целями по дальнейшей оптимизации / повышению эффективности (процессы,

люди, системы).


19

20

Управление качеством и операционной эффективностью

Портал ОЦО

• Портал содержит информацию о ОЦО,

новости, инструкции, методологические

документы, ответы на часто задаваемые

вопросы, список сотрудников С-ЦОБ и

т.д.;

• Портал ежедневно обновляется

информацией;

• Является стартовой страницей в

интернет-браузере для сотрудников ОЦО,

а также в необходимом виде доступен

предприятиям.

Единый эл. адрес

• Создан единый эл. адрес Службы

качества;

• В адрес Службы качества направляются

претензии и пожелания по улучшению

качества предоставляемых услуг;

• В каждом ООУ и на портале ОЦО

размещена информация о Службе

качества и указан эл.адрес;

• Сотрудники Службы качества оперативно

реагируют на каждую поступившую

Претензию/Обращение.

Правила коммуникаций с клиентами

• Для каждого обслуживаемого

предприятия разработаны сводные

карты коммуникаций с ОЦО, в которых

отражена вся необходимая контактная

информация. Карты актуализируется на

постоянной основе и размещаются на

портале.

• Для сотрудников ОЦО разработана

брошюра с правилами коммуникаций с

клиентами ОЦО (по проведению

телефонных переговоров, деловой

переписки и переговоров, работы с

возражениями клиентов).

Идеи сотрудников

• В целях улучшения бизнес-процессов,

повышения эффективности и развития

ОЦО:

• На портале реализован механизм

подачи идей сотрудниками ОЦО.

• Специальная комиссия по рассмотрению

идей рассматривает, оценивает идеи и

принимает решение о их

внедрении/отклонении;

• Лучшие идеи сотрудников поощряются

на полугодовой основе.

Инфографика

• На стартовой странице Портала ОЦО

создан блок «Инфографика» , в котором

на ежемесячной основе размещаются

производственные показатели ОЦО:

• Основные сервисы, оказываемые ОЦО;

• План миграции предприятий в ОЦО;

• Статистика показателей деятельности

сервисных подразделений ОЦО;

(количество обработанных документов в

месяц, количество обработанных заявок

пользователей и др.);

• Лидеры операционных подразделений по

обработке документов.

Анкетирование

• Сбор обратной связи от обслуживаемых

предприятий по качеству оказания услуг

проводится на полугодовой основе путем

анкетирования;

• Ключевым сотрудникам предприятий

предлагается оценить качество оказания

услуг бэк-офисом;

• Анкетирование проводится на портале

ОЦО с использованием web-анкеты;

• По результатам анкетирования

разрабатывается План мероприятий,

направленный на повышение качества

оказания услуг.


конференция оцо ic energy москва 20150423

Documents