Зачем нам нужен стандарт iso 15489, и как его можно...

28 28 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганахгосударственногогосударственного управленияуправления: : отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""

11

Зачем нам нуженстандарт ISO 15489

и как его можно использовать

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией

компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»», , членчлен ““ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией”” ии ARMA InternationalARMA International


22

МыМы живемживем вв эпохуэпоху революцииреволюциивв делопроизводстведелопроизводстве

�� ПереходПереход отот чисточисто бумажногобумажного кк смешанномусмешанномудокументооборотудокументообороту

�� ВнедрениеВнедрение системсистем электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота

�� ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы: : ихих всёвсё большебольше, , технологиитехнологии постояннопостоянно меняютсяменяются, , массамассатехническихтехнических ии правовыхправовых проблемпроблем

�� ГлобализацияГлобализация


33

СтандартСтандарт ISO 15489ISO 15489

ПервыйПервый международныймеждународный стандартстандарторганизацииорганизации делопроизводстваделопроизводства, , содержащийсодержащий общиеобщие требованиятребования ииметодологииметодологии управленияуправлениядокументамидокументами нана всехвсех видахвидахносителейносителей ии вово всехвсех форматахформатах, , аатакжетакже процедурыпроцедуры разработкиразработки иивнедрениявнедрения системсистемделопроизводстваделопроизводства..

ВыпущенВыпущен МеждународнойМеждународной организациейорганизациейпопо стандартизациистандартизации ISO ISO вв 20012001 годугоду


44

СтандартСтандарт ISO 15489:ISO 15489:

�� ОбобщаетОбобщает общепринятуюобщепринятую практикупрактику делопроизводстваделопроизводствавв капиталистическихкапиталистических странахстранах,, включаявключая вопросывопросыподдержкиподдержки деловойделовой деятельностидеятельности, , судебнойсудебнойпрактикипрактики, , законодательствазаконодательства попо защитезащите персональныхперсональныхданныхданных, , интеллектуальнойинтеллектуальной собственностисобственности ии тт..дд..

�� ТесноТесно взаимосвязанвзаимосвязан сосо стандартамистандартами управленияуправлениякачествомкачеством товаровтоваров ии услугуслуг, , информационнойинформационнойбезопасностибезопасности ии дрдр..

�� ПодчеркиваетПодчеркивает важнуюважную рольроль ДОУДОУ вв современномсовременномгосударственномгосударственном управленииуправлении ии деловойделовой деятельностидеятельности


55

РольРоль службыслужбы ДОУДОУ

�� ОбеспечиваетОбеспечивает информационнуюинформационную безопасностьбезопасностьорганизацииорганизации, , обеспечиваетобеспечивает надежноенадежное хранениехранениедокументовдокументов ии уничтожениеуничтожение документовдокументов сс истекшимиистекшимисрокамисроками храненияхранения

�� СоздаетСоздает условияусловия длядля оперативнойоперативной деятельностидеятельностиорганизацииорганизации, , обеспечиваяобеспечивая информатизационнуюинформатизационную иидокументационнуюдокументационную поддержкуподдержку еёеё деятельностидеятельности

�� ОбеспечиваетОбеспечивает соответствиесоответствие законодательнымзаконодательным иинормативнымнормативным требованиямтребованиям

�� ЗащищаетЗащищает имущественныеимущественные ии правовыеправовые интересыинтересыорганизацииорганизации, , еёеё сотрудниковсотрудников ии клиентовклиентов


66

ОО значениизначении ISO 15489ISO 15489

««ВВ определённомопределённом смыслесмысле, , содержаниесодержание ИСОИСО 15489 15489 менееменее важноважно, , чемчем егоего существованиесуществование. . ВозможностьВозможностьработниковработников ДОУДОУ ссылатьсяссылаться нана стандартстандарт ИСОИСО длядля ихихдисциплиныдисциплины можетможет послужитьпослужить длядля улучшенияулучшения образаобразаии статусастатуса делопроизводстваделопроизводства вв глазахглазах техтех, , ктокто вв немнемпонимаетпонимает маломало илиили совсемсовсем ничегоничего. . ТакТак чточто купитекупите иицитируйтецитируйте егоего хотяхотя быбы попо этойэтой причинепричине..»»

СюзанСюзан ХилиХили, ,

представительпредставитель ВеликобританииВеликобритании вв комитетекомитете ИСОИСО, , разработавшемразработавшем стандартстандарт


77

ЧтоЧто такоетакое ««документдокумент»»

�� ««ДокументДокумент ((record)record)–– информацияинформация созданнаясозданная илиилиполученнаяполученная, , ии сохраняемаясохраняемая организациейорганизацией илиилифизическимфизическим лицомлицом вв качествекачестве свидетельствасвидетельства иисведенийсведений, , вово исполнениеисполнение правовыхправовых обязательствобязательств илииливв ходеходе деловойделовой деятельностидеятельности»» ((пп. 3.15). 3.15)

-- ОтноситсяОтносится кк документамдокументам нана всехвсех видахвидах носителейносителей

-- ЭтоЭто рабочеерабочее определениеопределение, , позволяющеепозволяющее вв сложныхсложныхситуацияхситуациях решитьрешить, , чточто являетсяявляется документомдокументом, , аа чточто ненеявляетсяявляется

-- ВоВо главуглаву углаугла ставятсяставятся нене формальныеформальные признакипризнаки, , аарольроль вв деловойделовой деятельностидеятельности, , вв выполнениивыполнениизаконодательнозаконодательно--нормативныхнормативных требованийтребований ииюридическоеюридическое значениезначение


88

ОтветственностьОтветственность заза документыдокументы

�� РуководствоРуководство организацииорганизации отвечаетотвечает заза организациюорганизациюпроцессапроцесса управленияуправления документамдокументам,, вв томтом числечисле, , вв видевидевыделениявыделения соответствующихсоответствующих попо объемуобъему финансовыхфинансовых, , кадровыхкадровых ии другихдругих ресурсовресурсов..

�� РуководителиРуководители структурныхструктурных подразделенийподразделений отвечаютотвечают зазатото, , чтобычтобы созданиесоздание ии сохранениесохранение документовдокументов былибылинеотъемлемойнеотъемлемой частьючастью работыработы ихих подчиненныхподчиненных; ; чтобычтобывсевсе действиядействия подразделенияподразделения вв областиобластиделопроизводстваделопроизводства былибыли согласованысогласованы сосо специалистамиспециалистамипопо управлениюуправлению документациейдокументацией..


99

ОтветственностьОтветственность заза документыдокументы

�� СпециалистыСпециалисты ДОУДОУ отвечаютотвечают заза всевсе видывиды работыработы ссдокументамидокументами вв организацииорганизации вв целомцелом, , разрабатываютразрабатывают иивнедряютвнедряют политикиполитики ии регламентырегламенты работыработы ссдокументамидокументами, , контролируютконтролируют текущеетекущее состояниесостояние делдел ииобучаютобучают пользователейпользователей..

�� ВесьВесь персоналперсонал организацииорганизации создаетсоздает, , получаетполучает ии ведетведетдокументациюдокументацию вв ходеходе своейсвоей повседневнойповседневнойдеятельностидеятельности, , ии должендолжен этоэто делатьделать вв строгомстрогомсоответствиисоответствии сс установленнымиустановленными принципамипринципами, ,

правиламиправилами, , процедурамипроцедурами ии стандартамистандартами..


1010

Для российских специалистов ДОУстандарт ISO 15489 может быть полезен:

� для убеждения руководства в важности изначимости службы ДОУ,

� как средство общения с представителями другихпрофессий, особенно – с программистами испециалистами ИТ,

� для оценки эффективности работы службы ДОУ,

� для подготовки внутренних нормативныхдокументов.


1111

Для российских специалистов ДОУстандарт ISO 15489 может быть полезен:

� при выборе системы электронного документооборота

� как руководство по разработке и внедрениюпрограммы управления документами в организации

� как возможность познакомиться с рядом новых идейи направлений работы, таких как функциональныйподход к классификации документов, обеспечениенепрерывности деловой деятельности и защитаважнейших документов, и целый ряд других.


1212

ДляДля чегочего используютиспользуют стандартстандарт заза рубежомрубежом

((попо даннымданным опросаопроса 2004 2004 годагода))

�� СтандартСтандарт представляетпредставляет собойсобой ««хорошуюхорошуюпрактикупрактику»»

�� СтандартСтандарт придаетпридает ббóóльшуюльшую основательностьосновательностьии//илиили повышаетповышает статусстатус службыслужбы ДОУДОУ

�� ПрименениеПрименение стандартастандарта позволяетпозволяет добитьсядобитьсябольшейбольшей подотчётностиподотчётности вв организацииорганизации


1313

Что специалистам ДОУ больше всегонравится в ISO 15489(результаты опроса)

�� ««ОнОн существуетсуществует!!»»

�� СтандартСтандарт определяетопределяет основныеосновные принципыпринципы ии даётдаётобщееобщее представлениепредставление обоб управленииуправлении документамидокументами..

�� ОнОн авторитетенавторитетен ии вызываетвызывает довериедоверие..

�� СтандартСтандарт краткийкраткий, , практичныйпрактичный, , гибкийгибкий ии легколегкочитаетсячитается..

�� СтандартСтандарт представляетпредставляет собойсобой образецобразец ««хорошейхорошейпрактикипрактики»», , сс которымкоторым можноможно себясебя сравниватьсравнивать..

�� ОнОн современенсовременен..


1414

ЧтоЧто нужнонужно длядля тоготого, , чтобычтобы стандартстандарт ISO ISO

15489 15489 моглимогли использоватьиспользовать российскиероссийские

специалистыспециалисты

�� ХорошийХороший переводперевод нана русскийрусский языкязык

�� РазработкаРазработка нана базебазе ISO 15489ISO 15489 российскогороссийскогостандартастандарта

�� ДоступностьДоступность документадокумента ((вв томтом числечисле невысокаяневысокаяценацена))

�� ПропагандированиеПропагандирование стандартастандарта


1515

ПереводыПереводы ужеуже появилисьпоявились


1616

ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ

WWW.EOS.RUWWW.EOS.RUEE--mail: mail: [email protected]@eos.ru

107023 107023 гг. . МоскваМосква, , улул. . ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52 , 52

ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515

ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::

СлужбаСлужба маркетингамаркетинга: : [email protected]@eos.ru

СлужбаСлужба поддержкиподдержки: : [email protected]@eos.ru

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

Зачем нам нужен стандарт iso 15489, и как его можно...

Business