קורס הכנה למבחן Project Management Professional (PMP)

(PMP# 482803)איציק הברברג

itsikh@taldor.co.il

Time Managementניהול זמן

14/04/201321:171

Process Group- Knowledge Area Relationship

14/04/201321:172

#ClosingMonitoring & ControllingExecutingPlanningInitiatingKnow ledge area

14.6 Close Project

or Phase

4.4 Monitor and Control

Project Work

4.5 Perform Integrated

Change Control

4.3 Direct and Managet

Project Execution

4.2 Develop Project

Management Plan

4.1 Develop Project

CharterIntegration

25.4 Verify Scope

5.5 Control Scope

5.1 Collect Requirements

5.2 Define Scope

5.3 Create WBS

Scope

36.6 Control Schedule

6.1 Define Activities

6.2 Sequence Activities

6.3 Estimate Activity Resources

6.4 Estimate Activity Durations

6.5 Develop Schedule

Time

47.3 Control Costs7.1 Estimate Costs

7.2 Determine BudgetCost

58.3 Perform Quality Control8.2 Perform Quality

Assurance8.1 Plan QualityQuality

6

9.2 Acquire Project Team

9.3 Develop Project Team

9.4 Manage Project Team

9.1 Develop HR PlanHuman Resources

710.5 Report Performance

10.3 Distribute Information

10.4 Manage Stakeholders

Expectations

10.2 Plan Communications10.1 Identify

StakeholdersCommunications

811.6 Monitor and Control

Risks

11.1 Plan Risk Management

11.2 Identify Risks

11.3 Perform Qualitative Risk

Analysis

11.4 Perform Quantitative Risks

Analysis

11.5 Plan Risk Responses

Risks

912.4 Close

Procurements

12.3 Administer

Procurements

12.2 Conduct

Procurements12.1 Plan ProcurementsProcurment

SUM2108202

Time Management-ניהול זמן

אי . ז הנה באחריותו של מנהל הפרויקט בלעדית"עמידה בלו•ז הנה האשמה של מנהל הפרויקט"עמידה בלו

לפני שלב הביצוע ז ותוכניות העבודה "יש להתאים את הלו•ז"לטובת העמידה בלו

ללא ! ז בעצמכם"עליכם לדעת את הטכניקה של ניהול הלו•תוכנה

תוכנת ניהול פרויקט הנה כלי עזר ולא ניהול הפרויקט בפועל•

התפיסה הנה של ניהול תרשים רשת ולא תרשים קוביות•

14/04/201321:173

Time Management-סדר ביצוע-ניהול זמן

•Define Activities-קביעת המשימות

•Sequence Activities-קביעת סדר קדימויות

•Estimate Activity Resources-קביעה מי המשאבים שיבצעו

•Estimate Activity Duration-קביעת זמן הביצוע למשימה

•Develop Schedule- (ז"לו)פיתוח לוח זמנים

•Control Schedule-ז"בקרה אחר הלו

14/04/201321:174

Schedule Management Plan-ז"תוכנית ניהול לו

חלק זה כמו בפרקים האחרים איננו נפרד אלא מופיע כחלק •באינטגרציהDevelop Project Management Planמ

:וכולל•ז כולל תוכנת ניהול הזמנים"איך ננהל את הלו•

בייסליין לתוכנית לוחות הזמנים•

באיזה ערכים ננהל את הזמנים•

(שבועיים ועם איזה כלים/מידי שבוע)כיצד נבקר את הביצועים •

ז"איך ננהל את הלו•

ז "איך נבצע שינוי לו•

ז"ואיך נדווח לכולם על הלו•

14/04/201321:175

6.1 Define Activities-Planningקביעת משימות לביצוע

WBS Dictionaryו Scope Management ,WBSחלק זה נעזר ב •

אנחנו רוצים שיהיה מדויק ונכון! נעזרים בחלק זה בצוות הפרויקט•

ושמים דגש WBSיותר מה WPלרוב יורדים לרמה אחת נוספת ב •לוודא שמגיעים לתפוקות ושכל משימה תהיה מספיק קטנה

ניהול ובקרה, לטובת הערכה

:בסוף התהליך מקבלים•

רשימת משימות לביצוע•

(ראה שקף הבא)רשימת אבני הדרך של הפרויקט •

14/04/201321:176

Milestones-אבני הדרך

מדובר על אירועים בעלי משמעות בפרויקט•Define Activityחלק זה נקבע בחלק של

http://www.projectserverhelp.com/Lists/Posts/Post.aspx?ID=141

לא מדובר במשימה( . 0)משך הביצוע שלהם הנו אפס •

לרוב אבני הדרך נקבעות בכתב המינוי אך מנהל הפרויקט יכל •להוסיף עוד אבני דרך חשובות בדרך

אי עמידה , להשלמת אבן דרך( Checkpoint)ז מדויק "נקבע לו•מעיד על בעיה

את ניהול ( Iteration)לאחר תוספת אבן דרך יש לעדכן חזרה •בהתאם לאבני הדרך שנקבעוWBSהתכולה ואת ה

14/04/201321:177

6.2 Sequence Activities-Planningסדר ביצוע המשימות

יש לסדר את אבני הדרך ואת המשימות בפרויקט מהראשון ועד •לאחרון

ולא תרשים קוביות( Pertלא )יש להכין סדר של תרשים רשת •

זמן , אנחנו מקבלים לכול משימה את הפירוט הכולל משימה•מהו השלה המקדים למשימה והאם בנתיב הקריטי, ביצוע

14/04/201321:178

Estimate Time- כללי-הערכת זמנים

כדי לשפר את הדיוקWBSיש להשתמש ב •

Organization Project Assetsיש להשתמש במידע היסורי •

י הגורם המבצע"הערכת זמנים צריכה להינתן ע•

ככל שהמשימה המוערכת יותר קטנה כך הערכה שלה יותר מדויקת•

תכולה ועוד יש להגיש בקשה /ז"לו/במידה ונדרשת בקשה לשינוי עלות•ובמידה ומאושר יש לעדכן את הבייסליין( אינטגרציה)לאישור השינוי

יש לקבל מידע לטובת הפרויקט של זמנים אך יש לאסוף את הזמנים •ז ולקבוע לוחות זמנים "לעדכן את כלל הגורמים לגבי הלו, מהצוות

!(ככה צריך בחיים האמיתיים)ריאלים ואמיתיים

14/04/201321:179

Estimate Time- (המשך)כללי -הערכת זמנים

יש להציע שינוי לתוכניות העבודה ולהעבירם לאישור במידת הצורך•

קיים תהליך לקביעת לוחות זמנים מדויקים בארגון•

אם יש סיכון אז יש להוסיף בניהול (! Padding)ריפוד /אסור עיבוי•סיכונים

ז שנקבע"יש לעמוד בלו•

ז והתייחסות לניהול סיכונים"יש לבדוק הערכות זמנים למניעת עיבוי לו•

הערכת לוח זמנים יכולה לרדת כתוצאה מאי התרחשות של סיכון•

ז אמיתי וישים בכל שלבי הפרויקט"אחריות מנהל הפרויקט לספק לו•

14/04/201321:1710

6.3 Estimate Activity Resources -Planningקביעת משאבים מבצעים

קובעים לפני שלב זה את זמן הביצוע הנדרש•

חומר/חלק זה גם כולל גם איזה כלים נדרשים•

יש לקבוע משאבים שמתאימים ויהיו פנויים לביצוע•

ResourceולActivity Resource Requirementחלק זה מוביל ל •Breakdown Structure(RBS )

יש להסתכל על מידע היסטורי לגבי המשאבים וכיצד להפעילם•

מומלץ להתייעץ עם מומחים לטובת הנושא•

(Make or Buy)אם לא ניתן לבצע בארגון יש לטפל בכך •

14/04/201321:1711

6.4 Estimate Activity Durations-Planningקביעת משך ביצוע

(קדימות ועוד,משאב)חלק זה מתבסס על השלבים הקודמים •

בפרויקטים גדולים , רצוי שמי שיעריך אלו הגורמים המבצעים•אנשי הצוות שמכירים בצורה הטובה ביותר את המשימה

, לטובת הערכה חייבת להיות נגישות לטבלאות המשאבים•להיסטוריה ולנכסי הארגון ולשיטות הערכה ,לזמינות המשאבים

המקובלות

יש לרשום הנחות יסוד במידה והתקיימו בהערכה•

! הערכות ריאליות בלבד(! Padding)ריפוד /אסור עיבוי•

יש לבצע בדיקת תקינות להערכה שניתנה•

14/04/201321:1712

Project Estimation Methods-שיטות הערכה פרויקטאליות

•One Point Estimation-מידע היסטורי /הערכה בודדת לפי מומחה(בעייתי)

•Analogous Estimate(Top Down)-4 פעמים האחרונות שהיהמשתמשים בזה בבחינה ... )חודשים ולכן9פרויקט דומה זה לקח

(להערכת פרויקט

•Parametric Estimation-50כמות של , קישור של פרמטר להערכהלעיתים יש אפילו )שבועות 3ייקחו 150יחידות לוקחת לשבוע ולכן

(התייעלות

•Heuristics-הבדיקות לוקחות שליש מזמן הביצוע, כל אצבע

14/04/201321:1713

Project Estimation Methods-המשך-שיטות הערכה פרויקטאליות

•Three Point Estimation- שיטה מדויקת יותר אשר משלבת הערכות:כולל

•P- הערכה הפסימית ביותר(Pessimistic )

•O- הערכה האופטימית ביותר(Optimistic )

•M- הערכה המקובלת(Most Likely)

:בעל פהנוסחות שיש לדעת •

14/04/201321:1714

Reserve Analysis-ניתוח עתודה

הערכת זמנים מסייעת לאיתור סיכונים•

י טיפול בסיכונים אנחנו מורידים את הזמנים"ע•

!ניהול הסיכונים חוסך זמן וכסף בפרויקט•

:יש שתי סוגי עתודות•

•Time Reserve/Buffer/Contingency Reserve- בסיום תכנון ניהולהסיכונים

•Management Reserve-סיכונים כלליים

14/04/201321:1715

6.5 Develop Schedule-Planningפיתוח לוחות זמנים

...יש הערכות זמנים, שרטטנו תרשים רשת•

חלק זה חוזר שוב ושוב בפרויקט•

ז בהתאם לכל המרכיבים "ועכשיו עלינו לבנות ולפתח את הלו•שנאספו

14/04/201321:1716

Critical Path Method-CPM-הנתיב הקריטי

זהו המסלול הארוך ביותר בפרויקט-חלק זה קובע את משך הפרויקט•

אלו הפעולות שבמידה ונוסיף להן עוד זמן כל הפרויקט ידחה בהתאם •לכך

יכולים להיות לעיתים מספר מסלולים קריטיים•

!!!שם צריך להיות הדגש של מנהל הפרויקט•

חייב להיות , ככל שיותר קרוב כך יותר מסוכן-Near Critical Pathיש גם •מעקב על חלק זה כדי שלא יהפך להנתיב הקריטי

טכניקה של דחיית ביצוע לסוף-Critical Chain Methodולא להתבלבל •

14/04/201321:1717

Float (Slack)- (מרווח)מצוף

•Float=Slack

•Total Float-ז של "מרווח כולל שבה יכולה לנוע משימה בלי לפגוע בלוכל הפרויקט או של אבן דרך

•Free Float- מרווח חופשי שבו יכולה לנוע משימה בלי לפגוע במשימהאחריה

•Project Float- מרווח כולל שבו יכל לנוע הפרויקט בלי לפגוע בלקוחאו בהנהלה

Late Finish-Early Finishאו Late Start-Early Start... חישוב חובה נוסף•

מרווח אפס קיים בנתיב הקריטי•

...(היכן הכוח אדם המיומן)חשוב לדעת לזהות ולעבוד עם המרווחים •

14/04/201321:1718

Program Evaluation and Review Technique-דוגמא

14/04/201321:1719

TimePredecessorActivity

4—A

5—B

5AC

6AD

5B, CE

4DF

5EG

Early Finish

DurationEarly Start

Task Name

Late FinishSlackLate Start

יש לחשב מהתחלה לסוף בשלב ראשון•

יש לחשב אחורה בשלב השני•

(צבע אדום)הנם בנתיב הקריטי Slack=0חלקים עם •

Schedule Compression-דחיסת לוחות זמנים

לוחות זמנים לא ריאלים עלולים להגיע מטעות בתכנון או •התרחשות סיכונים שונים

ז לבייסליין שנקבע"אחריות מנהל הפרויקט הנה להחזיר את הלו•

מנהל הפרויקט צריך לספק אפשרויות לפתרון•

(ניהול אינטגרציה)עליו להגיש תוכנית לשינוי ולאישור •

ז ללא פגיעה בתכולה"התפיסה הנה שיש לדחוס את הלו•

14/04/201321:1720

Schedule Compression-דחיסת לוחות זמנים

•Fast Tracking- העברת פעילויות במסלול הקריטי מביצוע אחדגורם לעיתים ליותר , מגדיל סיכון. אחרי השני לביצוע במקביל

עבודה וליותר תקשורת

•Crashing-לדוגמא רכש כלי . הוצאת כסף להורדת זמן ביצועשימוש בקבלן חיצוני, חדש

!!!אל תעשו-Reduce Cost +Cut Quality... יש גם•

!לא הולכים ומבקשים עוד זמן מהלקוח•

!בודקים מה הכי כדאי לפרויקט ומפעילים•

14/04/201321:1721

What-IF scenario Analysis/Monte Carlo Analysis

בחינת מונטה קרלו/ אם -תרחישים של מהז ריאלי ולשפר אותו"אם יכולים לסייע לנו לבנות לו-ניתוח של מה•

בחינת מונטה קרלו מופעל באמצעות תוכנת מחשב•

( פסימי/נורמאלי/אופטימי)נקודות לכל משימה 3התרחיש מפעיל •עלות ,נתיב קריטי, עם הסתברויות ומספק הערכות למועד לסיום

וסיכון

התרחיש מסייע לאתר סיכונים ומשימות למעקב ולבקרה•

ז הכולל"התרחיש מסייע בהבנת הלו•

14/04/201321:1722

Resource Leveling-איזון משאבים

טכניקה זו נובעת מאילוץ משאבים•

זה מוסיף זמן לפרויקט ועלות•

אבל מצד שני יש אילוצים של כוח אדם שלא ניתן לעבור אותם •...במקרים מסוימים

14/04/201321:1723

Project Schedule-לוחות הזמנים בפרויקט

•Network Diagram-תרשים רשת

•Milestones Chart-תרשים אבני דרך(נקודות)

•Milestones Bar-גאנט אבני דרך(קווים)

http://www.solutionsreality.com/blog/?p=216

14/04/201321:1724

Schedule Baseline-בייסליין של לוחות הזמנים

בסיום כל התהליך נשמר בייסליין של הפרויקט•

הצלחת מנהל הפרויקט נמדדת מול הבייסליין•

שינוי בייסליין רק באישור בלבד•

מסמכים ועוד, תוך כדי התהליך לעיתים מעדכנים סיכונים•

Project Floatעיכוב נקרא •

14/04/201321:1725

6.6 Control Schedule-M&Cבקרת לוחות זמנים

רק ככה עובדים!!! יש להשוות ביצוע בפועל מול תכנון•

טיפול בבעיות לא נדרש כי יש תוכנית ניהול פרויקטים ומניעת •!(תפיסת כיבוי שריפות לא קיימת)סיכונים שהופעלה כבר

אקטיבית-מונעים ועובדים בצורה פרו, מתקנים לפני •

!כישלון אישי שלנו= ז"איחור בלו•

ז עלול להוביל להמלצה לסיום הפרויקט "אם לא עומדים בלו•לעצירת נזקים

הבנת , פגישות על ביצועים, יש לבצע הערכת משימות מחדש•אישור , הצעות פרו אקטיביות לשינוי, אז-ניתוחי אם, סטיות שארעו

... שינויים ויישומם

14/04/201321:1726