МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТАСПОРТУ УКРАЇНИ

СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ імені ВОЛОДИМИРА ДАЛЯ

СХІДНОУК

РАЇНСЬ

КИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВ

ЕРСИТЕТ

ЛУГАНСЬК

імен іВолодимира Даля

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ до практичних занять з дисципліни

«ІНФОРМАТИКА ТА КОМП'ЮТЕРНА ТЕХНІКА» (для студентів напряму підготовки 6.030502 «Економічна кібернетика» денної і заочної форм навчання)

(електронне видання)

ЛУГАНСЬК 2012

2

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ,

МОЛОДІ ТАСПОРТУ УКРАЇНИ СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

імені ВОЛОДИМИРА ДАЛЯ

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ до практичних занять з дисципліни

«ІНФОРМАТИКА ТА КОМП'ЮТЕРНА ТЕХНІКА» (для студентів напряму підготовки 6.030502 «Економічна кібернетика» денної і заочної форм навчання)

Затверджено на засіданні кафедри економічної кібернетики. Протокол № 19 от 17.04.12

ЛУГАНСЬК 2012

3

УДК 681.3.06

Методичні вказівки до практичних занять з дисципліни «Інформатика та

комп'ютерна техніка» (для студентів для студентів напряму підготовки 6.030502 «Економічна кібернетика» денної і заочної форм навчання) / Уклад.: Н.О. Каліненко, М.Б. Макаренко. – Луганськ: Вид-во СНУ ім. В. Даля, 2012. – 16 c.

У методичних вказівках наданий матеріал дозволяє виконувати злиття

документів засобами програми Microsoft Word. Розглянуті матеріали допоможуть навчитися створювати складні документи засобами злиття, придбати практичні навички редагування та друку складних документів, удосконалити знання при роботі з текстовим редактором Mіcrosoft Word.

Укладачі: Н.О. Каліненко, доц. М.Б. Макаренко, асист. Відп. за випуск С.К. Рамазанов, проф. Рецензент О. Л. Лехціер, доц.

4

ЗМІСТ

I. Теоретичні відомості про злиття 5 1. Призначення злиття 5 2. Початок процесу злиття 5 3. Вибір типу документа 6 4. Вибір головного документа 6 5. Підключення до файлу даних 7 6. Вибір записів у файлі даних 8 7. Додавання полів 9 8. Розміщення полів даних 9 9. Зіставлення полів 13 10. Попередній перегляд злиття 14 11. Виконання злиття 15 III. Варіанти для самостійного виконання 16

5

I. Теоретичні відомості про злиття

1. Призначення злиття

Багато документів, які створюються у MS Word, повинні задовольняти певним стандартам розташування змісту (бланки, поштові наклейки, конверти каталоги). Ці документи містять деякі однакові слова або фрази, до яких у кожному екземплярі приписується адресний специфічний зміст. Для створення таких документів в MS Word існує спеціальний метод – злиття документів. Цей засіб використовується, коли необхідно створити низку документів, які мають здебільшого однаковий зміст, але також унікальні елементи в кожному документі.

За допомогою злиття можна створити: • набір наклейок або конвертів. Зворотна адреса на всіх наклейках або

конвертах буде одна й та сама, а адреса призначення на кожній копії буде унікальна.

• набір стандартних листів, повідомлень електронної пошти або факсів. Базовий зміст буде один і той самий в усіх листах, повідомленнях і факсах, але кожен такий документ міститиме особливі відомості стосовно одержувача, такі як його ім'я, адреса або інші особисті відомості.

• набір нумерованих квитків. Всі купони будуть ідентичними, за винятком унікального номера.

Створення кожного листа, повідомлення факсу, наклейки або квитка окремо один за одним може забрати кілька годин. Злиття допоможе Вам заощадити час. Вам буде потрібно створити лише один документ із відомостями, що спільні для всіх майбутніх копій. Потім Вам потрібно вставити в нього поля для унікальних відомостей, а Word виконає решту роботи.

Метод злиття документів використає два види документів: • основний документ; • джерело даних. Основний документ – це документ, що містить елементи (слова, фрази,

малюнки, графіки та ін.), які мають стандартне розташування й повторюються в окремих екземплярах. Основний документ може мати вигляд бланка, поштової наклейки, конверта, каталогу та ін.

Джерело даних – це документ, що містить дані, які переносяться в основний документ. При цьому створюється екземпляр документа. Джерело даних може бути у вигляді тексту, електронної таблиці, таблиці бази даних та ін.

2. Початок процесу злиття

Щоб розпочати процес злиття, виконайте слідуючи дії: • запустіть Microsoft Word. Буде відкрито пустий документ. Не закривайте

його, це потрібно для чергового кроку. • в меню Сервіс виберіть команду Листи й розсилки, а потім команду

6

Злиття. Буде відкрито область завдань Злиття. За допомогою гіперпосилань у ній

можна переходити від одного кроку злиття до іншого. Перший крок процесу злиття включає дві можливості. Перша – це вибір типу документа, до якого Ви хочете приєднати дані. Потім Ви вибираєте головний документ, який хочете використати.

3. Вибір типу документа

Відкриється область завдань Злиття з питанням про тип об'єднаного документа (рис. 1), що Ви створюєте. Вибравши тип, клацніть Далі внизу області завдань.

Рис.1. Вікно вибору типу документа

4. Вибір головного документа

Головний документ може бути підготовлений як: • стандартний бланк для друку; • наклейка (етикетка) певного формату для друку на принтері; • конверт заданого розміру й розташування реквізитів адресу відправника й

одержувача; • каталог для друку на одному аркуші безлічі рядків джерела. Якщо Ваш головний документ (названий в області завдань початковий

документ) вже відкрито, або Ви починаєте з нового документу, Ви можете нажати Поточний документ.

В інших випадках виберіть Почати із шаблона або Почати з існуючого документу й потім вкажіть розташування шаблона або документа, який Ви хочете використати (рис. 2).

7

Рис. 2. Вікно вибору документу

Щоб приєднати унікальні відомості до головного документа Вам потрібно підключитися (або створити й підключитися) до файлу даних, де зберігаються ці унікальні відомості. Якщо Вам не потрібно використати всі дані у поєднуваному файлі, Ви можете вибрати записи, які Вам потрібно використати.

5. Підключення до файлу даних

На цьому кроці процесу злиття відбувається підключення до файлу даних (рис. 3), де зберігається унікальна інформація, яку Ви хочете додати до документа.

Рис. 3. Вікно вибору джерела даних

Джерела даних можуть бути практично будь-якого типу: • таблиця Word; • список контактів Mіcrosoft Outlook; • електронна таблиця Excel; • база даних Mіcrosoft Access; • текстовий файл ASCІІ. Якщо необхідні дані не були збережені в якому-небудь джерелі даних, Word

допоможе крок за кроком виконати настроювання таблиці Word, що містить імена, адреси та інші дані.

Деякі особливості джерел даних: • таблиці повинні містити рядок заголовків; • в електронній таблиці перший рядок повинен містити рядок заголовків;

8

• у текстовому файлі варто ввести роздільники полів та записів. Найбільш часто використаються вже готові джерела – табличні документи

Word, електронні таблиці Excel, бази даних Access та ін. Можна оперативно створювати нові джерела у вигляді текстового документа Word табличної структури або за допомогою запиту мовою Mіcrosoft Query.

Після натискання кнопки Одержати дані з меню варто вибрати джерело даних. При цьому вказується:

• створити джерело даних – якщо для злиття буде підготовлене нове джерело даних;

• відкрити джерело даних – якщо буде використатися вже існуючий джерело даних.

При відсутності файлу даних клацніть Ввести новий список і потім скористайтеся формою, що відкривається для створення списку. Список зберігається як файл бази даних, який можна використати повторно.

6. Вибір записів у файлі даних

Підключення до певного файлу даних зовсім не означає, що Вам потрібно об'єднати інформацію із всіх записів (рядків) у цьому файлі даних у головному документі (рис. 4). Після підключення до файлу даних, що призначений для використання, або після створення нового файлу даних відкриється діалогове вікно Одержувачі злиття. Ви можете вибрати підмножину записів для злиття за допомогою сортування або фільтрування списку.

Рис. 4. Вікно одержувачів даних злиття

Виконайте один з наступних кроків: • щоб відсортувати записи у стовпці в порядку зростання або убування,

клацніть заголовок стовпця. • щоб відфільтрувати список, клацніть біля заголовка стовпця, що містить

значення, по якому потрібно провести фільтрування. Потім клацніть потрібне значення, або при великій кількості рядків списку клацніть Додатково, щоб відкрити діалогове вікно, де Ви можете встановити значення. Клацніть Порожні, щоб показати тільки ті записи, які не

9

містять інформації, або Непусті, щоб показати записи з інформацією. Після підключення головного документу до файлу даних треба додати поля,

що вказують на місця де з'являться унікальні відомості в кожній копії документу, що створюється за допомогою злиття.

7. Додавання полів

Якщо Ваш головний документ дотепер порожній, введіть відомості, які з'являться в кожній копії. Потім додайте поля за допомогою щиглика гіперпосилань в області завдань.

Поля – це рамки, які Ви вставляєте в головний документ у тих місцях, де необхідна поява унікальних відомостей. Наприклад, Ви можете клацнути посилання Блок адресу або Рядок вітання в області завдань для додавання полів вгорі нового листа. Таким чином, лист кожного одержувача містить особисту адресу й вітання. В основному документі злиття ім'я поля даних відображається усередині подвійних кутових дужок (наприклад «Блок адресу»). При злитті основного документа з обраним джерелом даних зміст зазначеного поля даних буде вставлено замість даного поля (рис. 5).

Рис.5. Вікно кроку створення Блоку адреси або строки привітання

Перед вставкою полів злиття необхідно Вибрати джерело даних для основного документа. Щоб вставити поле:

• встановите курсор у тексті основного документа в позицію, де повинне розташовуватися дане значення;

• натисніть кнопку Додати поле злиття на панелі інструментів Злиття (дана панель з'явитися на екрані після Вибору основного документа й джерела даних) і виберіть назву поля зі списку.

8. Розміщення полів даних

Щоб розмістити поля джерела даних у тексті головного документу зробить слідуючи кроки:

• перейдіть до наступного етапу створення розсилання, клацнувши на команді Далі. Продовжуйте створення листа в області завдань. Помістить курсор у перший рядок документа й клацніть на команді Інші елементи. Відкриється вікно діалогу Додавання поля злиття, у якому відкриється список полів джерела даних.

10

• виділіть необхідний пункт і клацніть на кнопці Вставити. Поле злиття з'явиться у встановленому рядку головного документа. Воно містить спеціальний код, що повідомляє програмі Word, де варто розміщати інформацію з відповідного поля джерела даних. Потім виберіть інший необхідний пункт і знову клацніть на кнопці Вставити. Клацніть на кнопці Закрити, щоб закрити вікно діалогу Додати поле злиття.

• використовуйте пробіли, щоб відокремити вставлені поля. При злитті Word дозволяє не тільки перебрати всі записи джерела даних, але й

відібрати деякі з них. Для цього можна скористатися полями Word або запитом. Список Додати поле Word панелі інструментів Злиття дозволяє додавати в документ наступні поля: ASK, FІLLІN, ІF...THEN...ELSE, MERGEREC, MERGESEQ, NEXT, NEXTІF, SET BOOKMARK, SKІPІF (рис. 6). Вони виконують відбір записів джерела даних на основі певних правил.

Рис. 6. Перелік полей Word

1. Поле ASK пропонує користувачеві ввести дані й привласнює закладку введеним даним. У те місто документа, де варто надрукувати введені дані, після поля ASK необхідно вставити поле REF. Для обчислення значення закладки з використанням відомостей, введених в інші поля, наприклад у поле = (Формула), варто вставити ім'я закладки в інструкції відповідного поля. Запрошення виводиться при кожнім відновленні поля ASK (рис. 7). Введені дані залишаються привласненими зазначеній закладці поки не будуть введені нові. Якщо поле ASK використується в основному документі злиття, запрошення виводиться при обробці кожного запису даних (якщо не зазначено тільки один раз).

Рис. 7. Діалогове вікно вставки поля ASK

11

2. FІLLІN – дане поле пропонує користувачеві за допомогою вікна діалогу ввести текст. Відповідь друкується там, де розташоване поле. Пропозиція ввести текст виводиться при обробці кожного запису даних із джерела даних. Вставити поле можна за допомогою панелі інструментів Злиття:

• встановіть курсор у позицію, де повинен перебувати текст відповіді; • натисніть кнопку Додати поле Word; • зі списку Виберіть поле FІLLІN; • в полі Повідомлення введіть текст повідомлення (рис. 8), що буде

виводитися в діалоговому вікні (наприклад, "Укажіть дату й місце події"); • в полі Стандартна відповідь можна ввести значення, що необхідно

вивести як відповідь за замовчуванням; • встановіть прапорець Тільки один раз, щоб під час створення типових

документів діалогове вікно виводилося тільки на самому початку, а не при обробці кожного запису джерела даних;

• натисніть кнопку ОК.

Рис. 8. Діалогове вікно вставки поля FІLLІN

3. Поле ІF...THEN...ELSE дозволяє виводити у потрібні позиції тексту інформацію тільки при виконанні зазначених умов.

Код поля {=ІF умова "текст Виведений у Випадку істина" "текст Виведений у Випадку неправда"}

Приклад: {=ІF {MERGEFІELD стать" "Шановний" "Шановна"} Поле можна вставити за допомогою панелі інструментів Злиття: • встановите курсор у позицію, де повинен перебувати текст відповіді; • натисніть кнопку Додати поле Word; • зі списку Виберіть поле ІF...THEN...ELSE (рис. 9); • задайте умову; • у списку Поле виберіть назву необхідного поля джерела даних; • у списку Оператор виберіть потрібну операцію порівняння; • у поле Значення задайте порівнюване значення; • у поле Вставити наступний текст введіть текст Виведений у Випадку,

якщо умова є істиною; • у поле У протилежному випадку вставити наступний текст введіть текст

Виведений, якщо умова є помилковою; • натисніть кнопку ОК.

12

Рис. 9. Діалогове вікно вставки поля ІF

4. MERGEREC (Номер запису) і MERGESEQ (Номер один по одному ) додають у документ відповідно номер запису джерела даних і порядковий номер екземпляру злиття. Якщо в злитті беруть участь не всі записи джерела даних, ці номери будуть відрізнятися друг від друга. За допомогою цього поля Ви зможете відстежити, які записи джерела даних потраплять у злиття;

5. NEXT (Наступний запис) і NEXTІF (Наступний запис, якщо) (рис. 10) дають можливість надрукувати в одному екземплярі документу інформацію з декількох послідовних записів джерела даних;

Рис. 10. Діалогове вікно вставки поля NEXTІF

6. SET BOOKMARK (Закладка) дозволяє зв'язати деякий текст документа з закладкою, яку можна вставляти в документ будь-яке число раз. Якщо зміниться вихідний текст, який позначено закладкою, то він моментально обновиться у всіх місцях вставки цієї закладки (рис. 11);

Рис. 11. Діалогове вікно вставки поля SET

13

7. SKІPІF (Пропустити запис, якщо) дає можливість ввести умову, у випадку істинності поточного запису його буде пропущено й він не потрапить у злиття (рис. 12).

Рис. 12. Діалогове вікно вставки поля SKІPІF

9. Зіставлення полів

Щоб переконатися в тому, що Word може знайти стовпець у файлі даних, що відповідає кожній адресі або елементу вітання, Вам може знадобитися зіставити поля. При вставці поля блоку адрес або рядка вітання в документ Вам буде запропоновано вибрати формат. Наприклад, на рис 13 зображено діалогове вікно Рядок вітання, що відкриває при щиглику Рядок вітання в області завдань. Вам необхідно використовувати списки в групі Формат рядка вітання, щоб зробити вибір.

Рис. 13. Діалогове вікно роботи з рядком вітання

Якщо Word не може співвіднести кожне вітання або елемент адреси зі стовпцем з файлу даних, то адреси й рядки вітання будуть об'єднані не правильно. Щоб уникнути цих проблем, клацніть Підбір полів. Відкриється діалогове вікно Підбір полів (рис 14).

Рис. 14. Діалогове вікно підбору полів

14

В Word проводиться пошук стовпця, що відповідає кожному елементу. На рисунку показано, що стовпець файлу даних Прізвище було автоматично зіставлене з Прізвищем. Але Word не може зіставити інші елементи. Із цього файлу даних, наприклад, не були сполучені Ім'я й Адреса 1.

Використовуючи списки праворуч, Ви можете вибрати стовпець із файлу даних, що збігає з елементом ліворуч. На рис. 15 стовпець Ім'я збігається з Ім'ям, а стовпець Адреса збігається з Адресу 1.

Рис. 15. Приклад зіставлення полів

По закінченні додавання й зіставлення полів у головному документі Ви готові до наступного кроку, який проводить попередню перевірку створеного документу.

10. Попередній перегляд злиття

Ви можете зробити попередній перегляд об'єднаних документів і внести зміни перед дійсним виконанням злиття (рис. 16).

Рис. 16. Діалогове вікно перегляду документів

Для попереднього перегляду виконайте один з наступних пунктів: • полистайте кожен об'єднаний документ за допомогою кнопок «Наступна»

й «Попередня» в області завдань. • зробіть попередній перегляд конкретного документа, клацнувши Знайти

одержувача. • клацніть Виключити одержувача, якщо Ви вирішили не включати цей

запис.

15

• клацніть Змінити список, щоб відкрити діалогове вікно Одержувачі злиття, де Ви можете відфільтрувати список, якщо бачите записи, які Ви не хочете включати.

• при необхідності внести інші зміни клацніть Попередня (внизу області завдань), щоб повернутися назад на крок або два.

Якщо Ви задоволені результатами злиття, клацніть Наступна внизу області завдань.

11. Виконання злиття

Документ, що Вам потрібно зробити, залежить від типу документу й вимог до нього. Якщо Ви поєднуєте листи, Ви можете їх роздрукувати або змінити кожне з них окремо (рис. 17). Якщо потрібно змінити листа, Word їх всі збереже в одному файлі з одним листом на сторінці.

Рис. 17. Діалогове вікно завершення злиття

Не залежно від того, який вид документу Ви створюєте, Ви можете роздрукувати, перенести, зберегти всі або одну підмножину документів. Об'єднані повідомлення, які Ви зберігаєте, перебувають окремо від головного документа. Корисно зберігати головний документ окремо, якщо Ви плануєте використати його для іншого злиття.

Зберігаючи головний документ Ви також зберігаєте його зв'язок з файлом даних. Наступного разу при відкриванні головного документу, Вам буде знову запропоновано об'єднати інформацію з файлу даних з головним документом.

• активізуйте команду Так документ відкриється з даними починаючи з першого приєднаного запису. При відкриванні області завдань (меню Сервіс, підменю Листа й розсилання, команда Злиття) Ви виконуєте крок Вибір одержувачів. Ви можете клацнути гіперпосилання в області завдань, щоб змінити файл даних для включення іншого набору записів або для приєднання іншого файлу даних. Потім Ви можете клацнути Далі внизу області завдань для продовження злиття.

• якщо Ви клацніть Ні, то з'єднання між головним документом і файлом даних буде загублено. Головний документ стає звичайним документом Word. При цьому існуючи поля будуть замінені унікальними відомостями з першого запису.

16

II. Варіанти для самостійного виконання

Створіть складні документи засобами злиття по наступним тематикам:

1. Пояснювальна деканові факультету про пропуск занять із родинних обставин.

2. Пояснювальна деканові факультету про пропуск занять через погане здоров'я.

3. Заява в профком про виділення путівки в санаторій. 4. Заява про виділення матеріальної допомоги з родинних обставин. 5. Заява у військкомат про службу за контрактом. 6. Заява директорові підприємства про повернення бракованого виробу. 7. Поздоровлення з нагоди ювілею. 8. Поздоровлення колективу з нагоди новорічних свят. 9. Поздоровлення другові із днем народження. 10. Поздоровлення подрузі із днем народження. 11. Поздоровлення зі святом. 12. Поздоровлення із днем весілля. 13. Лист-запрошення на вечір випускників. 14. Лист батькам новобранця. 15. Оголошення про продаж-покупку нерухомості. 16. Оголошення про загублені речі. 17. Оголошення про продаж-покупку автомобіля. 18. Службова записка про надання комп'ютера для роботи. 19. Службова записка про надання позачергової відпустки. 20. Службова записка про надання службового автомобіля. 21. Службова записка про надання окремого кабінету. 22. Документ на виконання будівельних робіт. 23. Рахунок на продаж автомобіля. 24. Довідка для власника нерухомості. 25. Довідка про стан здоров'я.