คู มือการปฏิบัติงาน (work manual)

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

- ราง -

คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน

(Work Manual)(Work Manual)สานกงานคณะกรรมการพฒนาระบบขาราชการ

(ก.พ.ร.)


- ราง -

วตถประสงคของหลกสตรวตถประสงคของหลกสตร

เพอใหผเขารบการอบรม

• มความร ความเขาใจ ในหลกการหรอแนวทางในการจดทาเอกสารทจาเปนในองคกร

• เขาใจโครงสรางเอกสารในระบบมาตรฐานสากล

• สามารถจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงานตนเองไดอยางมประสทธภาพ

• สามารถนาเครองมอตาง ๆ เพอมาชวยในการวเคราะหและชวยในการปรบปรงกระบวนการทางานในหนวยงานตนเองได

• เขาใจและทราบประโยชนในการควบคมเอกสารและวธการควบคม


- ราง -

หวขอการฝกอบรมหวขอการฝกอบรม1. ภาพรวมของระบบเอกสารภายในองคกร

2. โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร

3. ประเภทของเอกสารตาง ๆ ในองคกร

4. วตถประสงคและประโยชนของเอกสารแตละประเภท

5. ลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทด

6. คณสมบตและทกษะของผจดทาเอกสารการปฏบตงาน

7. ขนตอนในการจดทาคมอการปฏบตงาน

8. แนวทางและเทคนคในการจดทาเอกสารประเภทตาง ๆ

9. เมอใดตองปรบปรงคมอ และปรบปรงอยางไร

10. ปญหาและอปสรรคในการจดทาคมอ

11. การแกไขและปองกน

12. การควบคมเอกสารทเปนมาตรฐานสากล


- ราง -

คาจากดความคาจากดความ

เอกสารคออะไร

• สงหรอสอทใชอธบายถงทศทาง แนวทาง ขนตอนหรอวธการ

ปฏบตงาน โดยอาจจะอยในลกษณะตาง ๆ เชน ระเบยบปฏบต

คมอการปฏบตงาน วธการทางาน รปภาพ แบบฟอรม เปนตน

การจดทาเอกสารคออะไร

• การกาหนดแนวทาง ขนตอน หรอวธการไวเปนลายลกษณอกษร

เพอใชในการตดตอสอสารหรอเปนแนวทางในการปฏบตงาน


- ราง -

ภาพรวมภาพรวมดานเอกสาดานเอกสารภายรภายในองคกรในองคกร (Documentation Overview)(Documentation Overview)

เอกสารของแตละองคกรมกประกอบดวย– เอกสารแสดงวสยทศน ภารกจ นโยบาย และวตถประสงค ขององคกร

– คมอคณภาพ (Quality Manual)

– ระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงาน (Procedure)

– วธการทางาน (Procedure/Work Manual/Work Instruction)

– เอกสารจากภายนอกทจาเปนตองใชในการปฏบตงาน (Support Document)


- ราง -

แบบฝกหดแบบฝกหด AA

• แบบฝกหด A : โครงสรางของเอกสารในองคกรทด

• เวลาในการทากจกรรม : 5 นาท

• แบบฟอรม A


- ราง -

โครงสรางของระบบเอกสารในองคกรโครงสรางของระบบเอกสารในองคกร

1

2

3

วธปฏบตงาน/วธการทางาน

( Work Instruction)

ระเบยบปฏบตงาน (Procedure Manual),


คมอคณภาพ (Quality Manual)

โดยทวไปแบงเปน 4 ระดบ

4แบบฟอรม, บนทกและเอกสาร

สนบสนน (Form, Record and

Support document)


- ราง -

ระดบทระดบท 1:1: คมอคณภาพคมอคณภาพ

คมอคณภาพ (Quality Manual)

• ระบรายละเอยดขององคกร และนโยบาย วสยทศน ภารกจ ของ

องคกร

• ประกอบดวยกระบวนการตางๆทอยในความรบผดชอบขององคกร

• อางองถงระเบยบปฏบตทสนบสนนนโยบายขององคกรและ

กระบวนการ

• อธบายปฏสมพนธของแตละกระบวนการภายในองคกร


- ราง -

โครงสรางของคมอคณภาพโครงสรางของคมอคณภาพ

ประกอบดวย

– วตถประสงค/ขอบเขตขององคกร

– ขอมลแนะนาองคกร ประวตองคกร

– โครงสรางองคกร หนาทความรบผดชอบ

– นโยบายขององคกร (นโยบาย วสยทศน ภารกจ)

– ผงกระบวนการภายในองคกร

– รายละเอยดของแตละกระบวนการโดยสงเขป


- ราง -

ประโยชนของคมอคณภาพประโยชนของคมอคณภาพ

• เปนแนวทางใหกบเจาหนาททราบถงนโยบาย วสยทศน ภารกจ ขององคกร

• ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางองคกร

• สรางความประทบใจใหแกบคคลทวไป ใหมความมนใจมากขน

• ใชอธบายรายละเอยดของกระบวนการ

• เปนพนฐานสาหรบผบรหารใชในการทบทวนและตรวจตดตามระบบบรหารคณภาพภายใน


- ราง -

ระดบทระดบท 2: 2: ระเบยบปฏบตระเบยบปฏบต // คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน

(Procedure / Work Manual)(Procedure / Work Manual)

• เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการทางานทมจดเรมตน และสนสดของกระบวนการ

• ระบถงขนตอนและรายละเอยดของกระบวนการตางๆ ขององคกรและวธควบคมกระบวนการนน

• มกจดทาขนสาหรบลกษณะงานทซบซอน มหลายขนตอนและเกยวของกบคนหลายคน

• สามารถปรบปรงเปลยนแปลงเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน


- ราง -

วตถประสงคของการจดทาวตถประสงคของการจดทาระเบยบปฏบตระเบยบปฏบต//คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน

1. เพอใหการปฏบตงานในปจจบนเปนมาตรฐานเดยวกน

2. ผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรทาอะไรกอนและหลง

3. ผปฏบตงานทราบวาควรปฏบตงานอยางไร เมอใด กบใคร

4. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบนโยบาย วสยทศน ภารกจ และเปาหมายขององคกร

5. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอน

6. เปนเครองมอในการฝกอบรม

7. ใชเปนเอกสารอางองในการทางาน

8. ใชเปนสอในการประสานงาน


- ราง -

โครงสรางของระเบยบปฏบตโครงสรางของระเบยบปฏบต//คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน

ประกอบดวย

1. วตถประสงค

2. ขอบเขต

3. คาจากดความ

4. ความรบผดชอบ

5. ระเบยบปฏบต (ขนตอน)

6. เอกสารอางอง

7. แบบฟอรมทใช

8. เอกสารบนทก


- ราง -

ประโยชนของการจดทาระเบยบปฏบตประโยชนของการจดทาระเบยบปฏบต//คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน

• ไดงานทมคณภาพตามทกาหนด• ผปฏบตงานไมเกดความสบสน• แตละหนวยงานรงานซงกนและกน• บคลากรหรอเจาหนาทสามารถทางานแทนกนได• สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรวเมอมการโยกยายตาแหนงงาน• ลดขนตอนการทางานทซบซอน• ลดขอผดพลาดจากการทางานทไมเปนระบบ• ชวยเสรมสรางความมนใจในการทางาน• ชวยใหเกดความสมาเสมอในการปฏบตงาน• ชวยลดความขดแยงทอาจเกดขนในการทางาน• ชวยลดการตอบคาถาม• ชวยลดเวลาในการสอนงาน• ชวยใหการทางานเปนมออาชพ• ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรบปรงงาน


- ราง -

• วธการปฏบตงานจะมรายละเอยดวธการทางานเฉพาะ

หรอแตละขนตอนยอยของกระบวนการ เปนขอมล

เฉพาะ คาแนะนาในการทางานและรวมทงวธทองคกร

ใชในการปฏบตงานโดยละเอยด

ระดบทระดบท 3: 3: วธวธปฏบตปฏบตงางานน//วธการทางานวธการทางาน

(Work Instruction)(Work Instruction)


- ราง -

การจดทาเอกสารวธปฏบตงานการจดทาเอกสารวธปฏบตงาน

• มลกษณะดงน

– ไมมโครงสรางทชดเจน เขยนไดหลายลกษณะตามความ

เหมาะสมของงาน

– ควรเขยนใหเขาใจงาย มความยดหยนและรดกม

– ใชคาศพทใหเหมาะสมกบผใชงานเอกสาร

– อาจเปนขอความ Flow chart รปภาพ รปการตน หรอวดโอ


- ราง -

ประโยชนของเอกสารวธปฏบตงานประโยชนของเอกสารวธปฏบตงาน

• ผปฏบตงานทราบรายละเอยดและทางานไดอยางถกตอง

• ทราบถงตาแหนงงานทรบผดชอบ

• ทราบถงเทคนควธการทางาน


- ราง -

ระดบทระดบท 4:4:แบบฟอรมแบบฟอรม บนทกและเอกสารสนบสนนบนทกและเอกสารสนบสนน

เปนเอกสารทใชในการทางานเพอใหงานนนๆ มความสมบรณ

• แบบฟอรม (Forms)

– ใชสาหรบลงบนทกผลการทางานและผลลพธทไดจากการทางานในระบบบรหารคณภาพ

• บนทก (Record)

– จะถกเกบไวสาหรบการเรยกออกมาใชและควบคมตามกระบวนการควบคมบนทก

• เอกสารสนบสนน (Support Document)

– เอกสารทใชอธบายรายละเอยดปลกยอยในการทางานในรปแบบทองคกรมใชอย เชน พระราชบญญต กฎหมาย หนงสอชแจง มาตรฐานตาง ๆ เปนตน


- ราง -

ประโยชนของแบบฟอรมและเอกสารสนบสนนประโยชนของแบบฟอรมและเอกสารสนบสนน

• ชวยใหการทางานนนๆ มความสมบรณ ครบถวน

• เปนเอกสารอางองในการทางาน

• ชวยใหไมทางานผดขนตอน

• ชวยปองกนอบตเหต ทางานไดอยางปลอดภย


- ราง -

สาเหตทหลายองคกรไมจดทาคมอสาเหตทหลายองคกรไมจดทาคมอ

• อางองบคคลในหนวยงานททางานมานาน มประสบการณสง จงไมเหน

ความจาเปนในการจดทาคมอ

• บางหนวยงานมลกษณะงานทไมซาซอน มขนตอนนอยและตายตวไมม

การเปลยนแปลง จานวนบคลากรไมมากจงไมเหนความจาเปนในการ

จดทาคมอ

• บางหนวยงานไมเคยมคนใหมเขามาทางาน คนเดมหรอคนปจจบนรงาน

หมดแลว จงไมเหนความจาเปนในการจดทาคมอ


- ราง -

แบบฝกหดแบบฝกหด BB

• แบบฝกหด B : วเคราะหเอกสารระเบยบปฏบตหรอ คมอ

การปฏบตงานของทาน

• เวลาในการทากจกรรม : เตรยม 5 นาท

• แบบฟอรม B


- ราง -

ตวอยางเอกสารการปฏบตงานตวอยางเอกสารการปฏบตงาน

ระเบยบปฏบตหรอคมอการปฏบตสาหรบกระบวนการทปฏบตประจา ไดแก

• การจดซอจดจาง

• การจดการฝกอบรม

• การตรวจสอบภายใน

• การนเทศงาน

• การประเมนผลการปฏบตงาน

ระเบยบปฏบตหรอคมอการปฏบตสาหรบโอกาสพเศษหรอเฉพาะกจ ไดแก

• การเตรยมงานฉลองสรราชสมบตครบ 60 ป

• การเตรยมการตอนรบราชอาคนตกะทเสดจรวมงาน

• การประชม APEC


- ราง -

ลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทดลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทด

• กระชบ ชดเจน เขาใจไดงาย

• เปนประโยชนสาหรบการทางานและฝกอบรม

• เหมาะสมกบองคกรและผใชงานแตละกลม

• มความนาสนใจ นาตดตาม

• มความเปนปจจบน (Update) ไมลาสมย

• แสดงหนวยงานทจดทา วนทบงคบใช

• มตวอยางประกอบ


- ราง -

คณสมบตและทกษะคณสมบตและทกษะ

ของผจดทาเอกสารการปฏบตงานของผจดทาเอกสารการปฏบตงาน

คณสมบต

• มความรความเชยวชาญในการปฏบตงานเรองนน ๆ

• เปนคนชางสงเกต

• เอาใจใสในรายละเอยดของการปฏบตงาน

• รทฤษฎและความรพนฐานของการวเคราะหระบบงาน

• รหลกการสอสารในรปแบบตาง ๆ

• รเทคโนโลยสมยใหม

ทกษะ

• ทกษะการวเคราะห

(Analysis Skills)

• ทกษะการสอสาร

(Communication Skills)

• ทกษะออกแบบ

(Design Skills)

• ทกษะการประเมนผล

(Evaluation Skills)


- ราง -

ใครบางทเกยวของใครบางทเกยวของ

• ผปฏบตงานในกระบวนการ• ผจดทาเอกสารการปฏบตงาน• ผอนมต• ผอาน

– ภายในองคกร• ผบรหาร • รฐบาล • ขาราชการ

– ภายนอกองคกร • ประชาชน• ผเขาชมงาน


- ราง -

1212 ขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงานขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงาน

1. ศกษารายละเอยดของงานจากเอกสาร

2. สงเกตการปฏบตงานจรง

3. จดทา Work Flow อยางงาย

4. จดทารายละเอยดในแตละขนตอน

5. มการทดสอบโดยใหผปฏบตงานอาน และผทไมไดปฏบตงานอาน

6. ตรวจสอบกบนตกร วามประเดนใดขดตอกฎหมาย หรอกฎระเบยบของทางหนวยงานหรอไม หากมใหแกไขปรบปรง


- ราง -

1212 ขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงานขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงาน ((ตอตอ))

7. ขออนมต

8. บนทกเขาระบบการควบคมและแจกจายเอกสาร

9. ดาเนนการแจกจายหรอเผยแพร

10. ดาเนนการฝกอบรมหรอชแจงวธการใช

11. มการทดสอบความเขาใจของผใชงาน

12. รวบรวมขอเสนอแนะเพอปรบปรงคมอใหเกด

ประสทธภาพสงสด


- ราง -

เครองมอพเศษในการจดทาเอกสารเครองมอพเศษในการจดทาเอกสาร

1.การศกษาและวเคราะหกระบวนการ (Process Analysis)

– Input-Output Analysis

2. การใช Flow Chart

InputsInputs OutputOutput

ProcessProcessทรพยากรทจาเปน ขอกาหนด

หลกเกณฑ เงอนไข

การกระทาเพอเปลยนสภาพ Input ไปเปน Output

ผลลพธทตองการ


- ราง -

แนวทางการเขยนแนวทางการเขยน Flow ChartFlow Chart

การใชสญลกษณตางๆ ในการเขยนแผนผงการทางาน เพอใหเหนถงลกษณะ และความสมพนธกอนหลงของแตละขนตอนในกระบวนการทางาน

Flow Chart Flow Chart คออะไรคออะไร??

ประโยชนของ Flow Chart

• ชวยใหเขาใจกระบวนการทางานงายขน

• เปนเครองมอสาหรบฝกอบรมพนกงาน

• การชบงถงปญหา และโอกาสในการปรบปรงกระบวนการ

• ชวยใหเหนภาพความสมพนธระหวางบคคล

• สะดวกในการนาไปเขยนเปนระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงานหรอวธการปฏบตงาน

ในลาดบตอไป


- ราง -

สญลกษณทใชสญลกษณทใช

จดเรมตนและสนสดของกระบวนการ

กจกรรมและการปฏบตงาน

การตดสนใจ เชน การตรวจสอบ การอนมต

แสดงถงทศทาง หรอการเคลอนไหวของงาน

จดเชอมตอระหวางขนตอน


- ราง -

การการเขยนเขยน Flowchart Flowchart

ผเขยนควรเขาใจกระบวนการและการปฏบตงานจรง

กาหนดกระบวนการทตองเขยน Flowchart

เขยนขนตอน กจกรรม การตดสนใจ

จดลาดบกอนหลงของขนตอนดงกลาว

เขยน Flowchart โดยใชสญลกษณทเหมาะสม

ตรวจสอบและปรบปรง Flowchart ทเขยนเสรจ

ปฏบตได

กระบวนการมประสทธภาพ

ไมซาซอน

ทาแลวไดประโยชน


- ราง -

ตวอยางตวอยาง Flow ChartFlow Chart

อนมต

ลง LOG

ออกใบ P/O

No

Yes

สงใบ P/O

สงคน

จดเกบเขาคลงสนคา

ออกเอกสารขอซอ

(PR)

ตรวจสอบสนคาNo

Yes


- ราง -

กจกรรมกจกรรม CC

• แบบฝกหด C: รปแบบของคมอการปฏบตงาน

• เวลาในการทากจกรรม : เตรยม 10 นาท นาเสนอ

กลมละ 5 นาท

• แบบฟอรม C


- ราง -

ตวอยางระเบยบปฏบตตวอยางระเบยบปฏบตชอหนวยงาน......

ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา

การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/0 1/7

จดทาโดย

______________________

ตรวจสอบโดย

_______________________

อนมตโดย

_______________________

ประวตการแกไข

วนทบงคบใช แกไขครงท ขอความ

19/11/05 00 เอกสารออกใหม


- ราง -

ตวอยางระเบยบปฏบตตวอยางระเบยบปฏบต ((ตอตอ))ชอหนวยงาน.......

ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา

การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/05 2/7

1. วตถประสงค

2. ขอบเขต

3. คาจากดความ

4. ความรบผดชอบ

5. ระเบยบปฏบต

6. เอกสารอางอง

7. แบบฟอรมทใช

8. เอกสารบนทก


- ราง -

1. 1. วตถประสงควตถประสงค (Objectives)(Objectives)

•• ความหมายความหมาย::

เปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดทาเอกสารเรองเปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดทาเอกสารเรองนน

ขนมาขนมา

•• ตวอยางวตถประสงคเรองตวอยางวตถประสงคเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน

เพอใหมนใจวาไดมการปฏบตตามขอกาหนดเพอใหมนใจวาไดมการปฏบตตามขอกาหนด ระเบยบระเบยบ หลกเกณฑหลกเกณฑ

เกยวกบการตรวจสอบภายในทกาหนดไวอยางสมาเสมอและมเกยวกบการตรวจสอบภายในทกาหนดไวอยางสมาเสมอและม

ประสทธภาพประสทธภาพ สอดคลองกบนโยบายและวตถประสงคขององคกรสอดคลองกบนโยบายและวตถประสงคขององคกร


- ราง -

2. 2. ขอบเขตขอบเขต (Scope)(Scope)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวาครอบคเปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวาครอบคลมตงแตลมตงแต

ขนตอนใดขนตอนใด ถงขนตอนใดถงขนตอนใด หนวยงานใดหนวยงานใด กบใครกบใคร ทใดทใด และเมอใดและเมอใด

•• ตวอยางขอบเขตเรองตวอยางขอบเขตเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน

ระเบยบการปฏบตนครอบคลมขนตอนการตรวจสอบภายในของผตรวจสอบภระเบยบการปฏบตนครอบคลมขนตอนการตรวจสอบภายในของผตรวจสอบภายในายใน

และผรบการตรวจสอบและผรบการตรวจสอบ ตงแตการวางแผนการตรวจสอบตงแตการวางแผนการตรวจสอบ การดาเนนการตรวจสอบการดาเนนการตรวจสอบ การจดทารายงานผลการตรวจสอบการจดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจตดตามซาและการตรวจตดตามซา สาหรบทกครงทมการสาหรบทกครงทมการตรวจสอบตรวจสอบ ของกรมควบคมโรคของกรมควบคมโรค กระทรวงสาธารณสขกระทรวงสาธารณสข


- ราง -

3. 3. คาจากดความคาจากดความ (Definition)(Definition)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงคาศพทเฉพาะซงอาจเปนภาษาไทยหรอเปนการชแจงใหผอานทราบถงคาศพทเฉพาะซงอาจเปนภาษาไทยหรอ

ภาษาองกฤษภาษาองกฤษ หรอคายอหรอคายอ ทกลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนนๆทกลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนนๆ เพอใหเปนเพอใหเปนทเขาใจตรงกนทเขาใจตรงกน

•• ตวอยางคาจากดความตวอยางคาจากดความ เรองเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน

Auditor = Auditor = ผตรวจสอบทไดรบมอบหมายอยางเปนทางการผตรวจสอบทไดรบมอบหมายอยางเปนทางการ

AuditeeAuditee= = แผนกแผนก หนวยงานหนวยงาน หรอบคคลผไดรบการตรวจสอบหรอบคคลผไดรบการตรวจสอบ

CAR = Corrective Action ReportCAR = Corrective Action Report -- การรองขอใหดาเนนการแกไขการรองขอใหดาเนนการแกไข


- ราง -

4. 4. หนาทความรบผดชอบหนาทความรบผดชอบ (Responsibilities)(Responsibilities)


เปนการชแจงใหผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบระเบยบปเปนการชแจงใหผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบระเบยบปฏบตนนฏบตนน ๆๆ โดยมกจะโดยมกจะ

เรยงจากผอานาจหรอตาแหนงสงสดลงมาเรยงจากผอานาจหรอตาแหนงสงสดลงมา

•• ตวอยางหนาทความรบผดชอบเรองตวอยางหนาทความรบผดชอบเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน

ผอานวยการกองผอานวยการกอง:: อนมตแผนการตรวจสอบอนมตแผนการตรวจสอบ ตดตามและพจารณาผลการตรวจสอบตดตามและพจารณาผลการตรวจสอบ

ภายในภายใน

หวหนากลมทกกลมหวหนากลมทกกลม:: รบทราบและใหความรวมมอในการตรวจสอบรบทราบและใหความรวมมอในการตรวจสอบ

นกวชาการนกวชาการ 66 วว.. :: จดทาแผนจดทาแผน ดาเนนการตรวจสอบดาเนนการตรวจสอบ สรปผลและตดตามผลสรปผลและตดตามผล


- ราง -

5.5. ขนตอนการปฏบตหรอระเบยบปฏบตขนตอนการปฏบตหรอระเบยบปฏบต (Procedure)(Procedure)


เปนการอธบายขนตอนการทางานอยางละเอยดเปนการอธบายขนตอนการทางานอยางละเอยด วาใครวาใคร ทาอะไรทาอะไร ทไหนทไหน อยางไรอยางไร เมอใดเมอใด

โดยสามารถจดทาไดในรปแบบตางโดยสามารถจดทาไดในรปแบบตาง ๆๆ ไดแกไดแก การใชขอความอธบายการใชขอความอธบาย การใชตารางการใชตารางอธบายอธบาย การใชแผนภมการใชแผนภม และการใชและการใช Flow ChartFlow Chart

•• ตวอยางการเขยนขนตอนการปฏบตตวอยางการเขยนขนตอนการปฏบต

5.1 5.1 เขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทาเขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทา แกไขหรอเปลยนแปลงแกไขหรอเปลยนแปลง

5.2 5.2 พจารณาเหตผลการขอจดทาพจารณาเหตผลการขอจดทา แกไขหรอเปลยนแปลงแกไขหรอเปลยนแปลง

5.3 5.3 ดาเนนการจดทาดาเนนการจดทา

5.4 5.4 แจกจายสาเนาเอกสารแจกจายสาเนาเอกสาร

5.5 5.5 บนทกการแจกจายบนทกการแจกจาย


- ราง -

6.6.เอกสารอางองเอกสารอางอง (Reference Document)(Reference Document)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใชประกอบคกนเปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใชประกอบคกนหรออางองถงกนหรออางองถงกน

เพอใหการปฏบตงานนนๆเพอใหการปฏบตงานนนๆ สมบรณสมบรณ ไดแกไดแก ระเบยบปฏบตเรองอนระเบยบปฏบตเรองอน พระราชบญญตพระราชบญญต กฎหมายกฎหมาย กฎระเบยบกฎระเบยบ หรอวธการทางานหรอวธการทางาน เปนตนเปนตน

•• ตวอยางเอกสารอางองเรองตวอยางเอกสารอางองเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน

ระเบยบการปฏบตเรองการแกไขและปองกนระเบยบการปฏบตเรองการแกไขและปองกน(QP(QP--QMRQMR--01)01)

ระเบยบปฏบตเรองการทบทวนโดยฝายบรหารระเบยบปฏบตเรองการทบทวนโดยฝายบรหาร (QP(QP--QMRQMR--02)02)


- ราง -

7.7.แบบฟอรมทใชแบบฟอรมทใช (Form)(Form)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตางเปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตาง ๆๆ ทตองใชในการบนทกทตองใชในการบนทก

ขอมลของผทเกยวของขอมลของผทเกยวของ ในการปฏบตงานของกระบวนการนนในการปฏบตงานของกระบวนการนน ๆๆ

•• ตวอยางแบบฟอรมเรองตวอยางแบบฟอรมเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน

แบบวางแผนการตรวจสอบภายในแบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F(Audit Plan) (F--ADAD--01)01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายในแบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F(Audit Checklist) (F--ADAD--02)02)

แบบรายงานผลการตรวจสอบภายในแบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F(Audit Report) (F--ADAD--03)03)


- ราง -

8.8.เอกสารบนทกเอกสารบนทก (Record)(Record)

•• ความหมายความหมาย::เปนการชแจงใหผอานทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปเปนการชแจงใหผอานทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปนขอมลหรอหลกฐานนขอมลหรอหลกฐานของการปฏบตงานนนของการปฏบตงานนน ๆๆ พรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบพรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบ สถานทสถานท ระยะเวลาระยะเวลา และวธการจดเกบและวธการจดเกบ

•• ตวอยางเอกสารบนทกตวอยางเอกสารบนทก เรองเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน

ชอเอกสาร ผรบผดชอบ สถานทจดเกบ ระยะเวลา วธการจดเกบ

Audit Checklist นกวชาการ

ตรวจสอบภายใน

หองเอกสารของผ

ตรวจสอบ10 ป เรยงตามวนท


- ราง -

วธการเขยนขนตอนการปฏบตงานวธการเขยนขนตอนการปฏบตงาน

• ในการเขยนขนตอนการปฏบตงาน (หวขอท 5) ของโครงสราง

เอกสารระเบยบปฎบตอาจอยในรปของ

– ขอความทงหมด (Wording)

– ตาราง (Table)

– แผนภมจาลอง (Model)

– เปนผงการไหลของการปฏบตงาน (Flow Chart)


- ราง -

ตวอยางการเขยนขนตอนแบบขอความตวอยางการเขยนขนตอนแบบขอความ

ขนตอนการรบการฝกอบรม5.1 ผขอรบการฝกอบรม

5.1.1 ศกษาขอมลหรอหลกสตรทจาเปนตอการปฏบตงาน

5.1.2 กรอกแบบคารองขอรบการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลกฐานหรอขอมลของหลกสตรดงกลาว

5.1.3 เสนอใหผบงคบบญชาจนถงระดบผอานวยการอนมต

5.1.4 นาสงยงกองการเจาหนาทลวงหนากอนวนสมมนาหรอฝกอบรม 15 วน

5.2 เจาหนาทฝายการเจาหนาท5.2.1 ตดตอสถาบนหรอหนวยงานทจดฝกอบรม

5.2.2 สงเรองยงหนวยงานการเงนเพอของบประมาณ

5.3 ผเขารบการฝกอบรม5.3.1 เขารบการฝกอบรมตามวนและเวลาทกาหนด

5.3.2 เมอเสรจสนการฝกอบรม จดทารายงานพรอมนาสงเอกสารประกอบการฝกอบรม

5.3.3 นาความรทไดรบไปจดทาแผนพฒนาและปรบปรงตนเอง

ดตวอยางเพมเตมจากเอกสารแนบเรองการควบคมเอกสาร


- ราง -

ตวอยางการเขยนขนตอนแบบตารางตวอยางการเขยนขนตอนแบบตาราง ผรบผดชอบ ขนตอนการ

ดาเนนงาน

ระยะเวลา แบบฟอรมทใช

เจาหนาท

กองการ


1.สารวจความจาเปนใน

การฝกอบรม

2. กรอกรายละเอยด

ความตองการในการ

ฝกอบรมและสงกลบคน

กองการเจาหนาท

3. พจารณา รวบรวม

และจดทาแผนการ

ฝกอบรมประจาปสงให

ผอานวยการกอง

แบบสารวจความจาเปนใน


(HR-TN-F-001)

เจาหนาททก

ระดบ

เดอนพฤศจกายน

ของทกป

ภายในเดอนธนวาคม

ของทกป

แบบสารวจความจาเปนใน


(HR-TN-F-001)

หวหนากลมงาน

กองการ


ภายในเดอนมกราคม

ของปถดไป

แผนการฝกอบรมประจาป

(HR-TN-F-002)


- ราง -

ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภมตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม


- ราง -

ลาดบท ผงกระบวนการ รายละเอยดงาน ผรบผดชอบ บกทก เอกสารอางอง

1 หนวยงานทขอซอกรอกรายละเอยดสนคาทจะ

ซอ

ผขอซอ ใบ PR PU-F-001

2 ผมอานาจลงนามอนมต หากไมอนมตใหผขอ

ซอนากลบไปพจารณาหรอแกไข

ผมอานาจลง

นาม

ใบ PR

3 บนทกเลขท PR ในสมดบนทกเพอเปน

หลกฐานอางอง


จดซอ

Log Book PU-F-002

4 เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอยดตาม

เอกสาร PR


จดซอ

ใบ PO PU-F-003

5 สงใบสงซอสนคา (PO) ใหกบทางผขาย โดย

ทาง Fax หรอE-mail และยนยนการซอ


จดซอ

ใบ PO

6 ตรวจรบสนคาจากทางผขาย หากไมตรงตาม

ขอกาหนดใหสงคน และไมตองชาระเงน


ตรวจสอบ

ใบตรวจ

รบสนคา

QC-F-001

จดเกบสนคาทผานการตรวจสอบยงคลงสนคา

และบนทก Stock ใหตรงกบสนคา


คลงสนคา

Stock

Card

WH-F-001

ออกเอกสารขอซอ

(PR)

อนมต

สงใบ PO

ออกใบ PO

จดเกบเขาคลง

ลง Log Book

ตรวจรบสนคา

Yes

No

Yes

Noสงคน

ตวอยางการเขยนขนตอนแบบตวอยางการเขยนขนตอนแบบ Flow Chart Flow Chart


- ราง -

กจกรรมกจกรรม DD

• แบบฝกหด D: การเขยนคมอการปฏบตงานในรปแบบ

Flow Chart


• แบบฟอรม D


- ราง -

เทคนคการจดทาคมอใหเขาใจงายและนาสนใจเทคนคการจดทาคมอใหเขาใจงายและนาสนใจ

• การใชภาพถายอางอง

• การใชภาพการตน

• การใชแบบฟอรมบนทก

• การใช Multi Media


- ราง -

การใชภาพถายอางองการใชภาพถายอางอง

• ขอด

– เขาใจไดงาย ประหยดเนอท

– เปนรปธรรม จงใจใหเกดการปฏบตตามไดงาย

• ขอดอย

– การหาภาพทเหมาะสมอาจหาไดยาก

– ความพรอมของอปกรณและความสามารถในการถายภาพ

– ไฟลภาพมขนาดใหญในการจดเกบในคอมพวเตอร


- ราง -

ตวอยางการใชภาพจรงอางองตวอยางการใชภาพจรงอางอง

ผดวธผดวธ ถกวธถกวธ

การนงปฏบตงานกบคอมพวเตอรการนงปฏบตงานกบคอมพวเตอร


- ราง -

เครองแตงกายหองเครองแตงกายหอง Gray room Gray room (smock)(smock)

Cap head cover Gloves

shoes

Smock


- ราง -

การใชภาพการตนการใชภาพการตน

• ขอด

– มสสนสะดดตา นาสนใจ

– เขาใจไดงายสาหรบผอานทกระดบ

• ขอดอย

– ดไมเปนทางการ

– หาคนทมฝมอไดยาก

– ลงรายละเอยดไดไมครบถวน


- ราง -

ตวอยางการใชภาพการตนตวอยางการใชภาพการตน

• คมอการดแลโรคปวดหลงจากการทางาน


- ราง -

คมอการปองกนคมอการปองกน

โรคปวดหลงจากการทางานโรคปวดหลงจากการทางาน1. จดทาทางในการปฏบตงานทถกตอง 2. การนง

3. การยกของ 4. การนอน


- ราง -

การใชแบบฟอรมการใชแบบฟอรม

• ขอด

– มความชดเจนในการปฏบตงานไดตามขนตอน

– เกบรายละเอยดไดครบ

– มความยดหยนในการแกไข

• ขอดอย

– ไมมรายละเอยดวธการบนทกขอมล

– หากไมมการฝกอบรมวธการใช อาจผดพลาดได

– แกไขไดยากหากสงพมพจากโรงพมพ

– สาเนาแบบฟอรมทไมชดเจน


- ราง -

ตวอยางการใชแบบฟอรมตวอยางการใชแบบฟอรม

• แบบฟอรมการควบคมการแจกจายเอกสาร

ชอคมอการชอคมอการ

ปฏบตงานปฏบตงานรหสรหส

เอกสารเอกสารผจดทาผจดทา หนวยงานทหนวยงานท

ตองแจกจายตองแจกจาย

QP-TN-01 กลมพฒนาระบบ

บรหาร

สานกงานฯ อ.ย.

กลมตรวจสอบ

ภายใน

สานกงานฯ อ.ย.

QP-AU-01

ทกหนวยงาน

ในกระทรวง

สาธารณสข

ทกหนวยงาน

ในกระทรวง

สาธารณสข

วนทวนท

ประกาศใประกาศใ

ชช

ผถอครองเอกสารผถอครองเอกสาร ลายมอชอลายมอชอ

ผรบเอกสารผรบเอกสาร

การจดฝก

อบรมภายใน

1 ม.ค. 49 ผบรหารตงแต

ระดบหวหนากลม

งาน ขนไป_______________

นายไสว ใจด

การ

ตรวจสอบ

ภายใน

30 ม.ย.

49

ผบรหารตงแต

ระดบหวหนากลม

งาน ขนไป_______________

นายปรด ดใจ


- ราง -

การใชการใช Multi MediaMulti Media

• ขอด

– มความทนสมยทงภาพและเสยง นาตดตาม

– มประสทธภาพในการสรางทาความเขาใจ

– สะดวกในการเผยแพร จดเกบ หรอบนทก

• ขอดอย

– คาใชจายในการจดทาสง

– ขอจากดดานความสามารถของบคลากรในการใชงาน

– ขอจากดดานความเพยงพอของเครองมออปกรณ


- ราง -

ตวอยางการใชตวอยางการใช Multi MediaMulti Media


- ราง -

ขอควรคานงในการจดทาเอกสารขอควรคานงในการจดทาเอกสาร

• ใครคอผใชเอกสาร : บคคลภายในหรอภายนอกองคกร

• ปรมาณของเนอหา : มาก นอย

• การใชสญลกษณหรอรปภาพ : เหมาะสม เขาใจงาย

• การฝกอบรมวธการใช : โดยใคร เมอใด อยางไร สาหรบใคร


- ราง -

เมอใดทตองปรบปรงคมอและทาอยางไรเมอใดทตองปรบปรงคมอและทาอยางไรเมอใด

• เมอมการปรบเปลยนนโยบาย กระบวนการทางาน

• เมอมการปรบเปลยนผรบผดชอบ แบบฟอรม หรอเอกสารอางองตางๆ

• ควรมการทบทวนกระบวนการทไมมการเปลยนแปลง อยางนอยทก ๆ 3 ป เพอใหแนใจวายงเปนฉบบปจจบน (Update)อย

อยางไร• เสนอเรองเพอขออนมตจากเจาของเรองเดมหรอผมอานาจอนมต

• ดาเนนการปรบปรงตามความเหมาะสมตอการปฏบตงาน

• บนทกประวตการปรบปรงวาไดเปลยนแปลงเรองใด

• ดาเนนการแจกจายเพอทดแทนเอกสารคมอฉบบเดม

• นาเอกสารคมอฉบบเดมกลบมาทาลาย

• เกบเอกสารคมอตนฉบบของเดมเพอใชอางอง


- ราง -

ปญหาและอปสรรคในการจดทาและใชงานปญหาและอปสรรคในการจดทาและใชงาน

• ผจดทาเอกสารขาดความร ความเขาใจในกระบวนการปฏบตงานนน ๆ อยางถองแท

• ผจดทาเอกสารไมทราบวธการเลอกประเภทของคมอใหเหมาะสมกบการปฏบตงาน ทาใหผใชเขาใจยากและไมนาไปปฏบตตาม

• ไมไดรบความรวมมอจากบคคลตาง ๆ ทเกยวของในการใหขอมล

• ขาดอปกรณทเพยงพอและเทคโนโลยททนสมย

• ไมมการสอสารหรอฝกอบรมวธการใชคมอหลงจากทาเสรจแลว

• ไมมการนาเอกสารทจดทาเสรจแลวไปใชอยางจรงจง

• ไมมการแกไขปรบปรงใหทนสมย

• ผททาการแกไขเปลยนแปลงไมใชเจาของเรองเดม


- ราง -

การแกไขและปองกนการแกไขและปองกน

• มการประชมชแจงใหทกหนวยงานทราบวาจะมการจดทาเอกสารการ

ปฏบตงานขนมาอยางเปนระบบ

• มการแตงตงตวแทนของแตละหนวยงานเพอจดทาและประสานงาน

ตดตามผล

• ผบรหารหรอระดบหวหนางานตองใหการสนบสนนและมความรในการ

จดทาเอกสารเชนเดยวกน

• จดกจกรรมในการสอสารหรอเผยแพรเอกสารทจดทาใหเปนทเขาใจ


- ราง -

แบบฝกหดแบบฝกหด EE

• แบบฝกหด E: กรณศกษาเรองลกษณะของเอกสารทด


• แบบฟอรม E

• ตวอยางระเบยบปฏบตเรอง “การควบคมเอกสาร”


- ราง -

การควบคมเอกสารการควบคมเอกสาร

• การควบคมเอกสารคอ

– ระบบการจดการดานเอกสาร ครอบคลมตงแต กระบวนการ

ในการจดทา การทบทวน การอนมต การแจกจาย การยกเลก

และการทาลาย

• เหตผลของการควบคมเอกสาร

– เพอใหมนใจวา มเอกสารทจาเปนตองใช

– เอกสารปฏบตงานมความถกตองและทนสมย

– การปฏบตงานไปในทศทางเดยวกน


- ราง -

การควบคมเอกสารการควบคมเอกสาร((ตอตอ))

• วธการควบคมเอกสาร– มขนตอนการจดการเรองเอกสาร (Document Procedure)– มหมายเลข หมวดหมเอกสาร (Index, Number)– อนมตเอกสารโดยผทอานาจ (Approval)– มเอกสารหลก (Master List) – มการชบง (Identification)– ควบคมการแจกจายเอกสาร (Distribution List)– ควบคมการเรยกเกบเอกสารฉบบทลาสมย(Obsolete) – ควบคมเอกสารทงจากภายในและภายนอก (Internal & External

Document Control)


- ราง -

วธการในการควบคมเอกสารวธการในการควบคมเอกสาร

• ระบบการจดลาดบเลข

– ตองงายตอการเขาใจ มความตอเนอง

เปดชองใหสามารถแกไข เพมเตมได

• ตวอยาง ไดแก

– AA-BB-CC

• AA = ประเภทของเอกสาร

• BB = ชอยอของหนวยงานเจาของเอกสาร

• CC = ลาดบเลขทของเอกสาร

การควบคมแผน

การเรยนรผลการ

ปฏบตงานสมรรถนะ

ระเบยบปฏบต

เรอง

การประเมนผล

การปฏบตงาน

QP-PM-01


- ราง -

เทคนคการสอสารคมอไปยงผใชเทคนคการสอสารคมอไปยงผใช

• พจารณาวาตองแจกจาย (Distribute) ใหผใดบาง ไดแก ผใชงาน

หรอเกยวของทตองรบทราบ

• จะใชชองทางใดในการแจกจาย

– สาเนาเอกสาร พรอมแนบจดหมายชแจง

– จดฝกอบรมวธการใช

– Post บน Internet หรอ Intranet และเปดโอกาสใหซกถาม


- ราง -

ถามถาม--ตอบตอบ

คู มือการปฏิบัติงาน (work manual)

Documents