0 2014년도 기록물 관리지침2002/02/01 · 「 공공기록물관리법」제17조...

2014년도

기록물 관리지침

2014

http://www.archives.go.kr발간등록번호

11-1311153-000040-10

2014년도

기록물 관리지침

발간등록번호

11-1311153-000040-10

http://www.archives.go.krhttp://www.mospa.go.kr

2014년도 기록물 관리지침 주요내용…………………………… 01

제1장 기록물 정리ㆍ생산ㆍ이관ㆍ평가 및 폐기

제1절 기록물의정리… …………………………………… 05

1.기록물정리및생산현황통보개요… ……………… 05

2.기록물정리전(前)점검사항………………………… 06

3.기록물의분류……………………………………… 07

4.기록물의공개여부분류… ………………………… 11

5.기록물의등록및편철관리… ……………………… 13

6.개인정보가포함된기록물의관리지침… …………… 18

제2절 기록물생산현황통보… …………………………… 27

1.생산현황통보절차… ……………………………… 27

2.통보대상및방식…………………………………… 27

3.유형별생산현황통보… …………………………… 29

4.생산현황통보서식… ……………………………… 31

제3절 기록물이관… ……………………………………… 43

1.처리과에서기록관으로기록물이관… ……………… 43

2.기록관에서영구기록물관리기관으로기록물이관… … 46

3.특수기록관비공개기록물이관연장… ……………… 50

제4절지방이전정부기관의기록물관리………………… 52

제5절폐지(한시)기관의기록물관리……………………… 54

제6절기록물의평가및폐기… …………………………… 57

목 차

제2장 기록물의 종류ㆍ형태별 관리

제1절조사ㆍ연구ㆍ검토서관리…………………………… 63

제2절회의록관리… ……………………………………… 65

제3절보존매체관리… …………………………………… 71

제4절간행물관리… ……………………………………… 72

참고자료A:간행물발간번호등록및송부지침

제5절시청각기록물관리… ……………………………… 91

제6절행정박물관리… …………………………………… 95

제7절비밀기록물관리… ………………………………… 100

제3장 전자기록물 관리

제1절전자기록물의관리… ……………………………… 105

제2절전자기록물보존포맷변환·관리…………………… 108

제3절RMS를이용한기록물이관… ……………………… 115

참고자료B:RMS에서의기록물이관작업설명서

제4절구전자문서이관추진가이드… …………………… 127

※행정사항

1.공공기관연간기록관리업무예시… ……………………………… 151

2.각급기관별업무담당자연락처…………………………………… 153

개인정보가 포함된 기록물의 관리지침 (p.18)

○개인정보가포함된기록물의생산·관리시공공기록물관리법에따른기록관리지침

「공공기록물관리법」제18조(기록물의등록·분류·편철등),제27조(기록물의폐기)

○개인정보가포함된기록물은개인정보보유기간이경과한경우에도해당기록물의보존기간까지

관리한후공공기록물관리법에따라평가및폐기수행

기록물 생산현황 제출 지침 보강 (p.27)

○이중보존매체생산·보유현황및마이크로필름,광디스크수록목록제출제외

「공공기록물관리법」시행령제42조(기록물생산현황통보)

○생산현황목록파일명명규칙제시(조사연구검토서,회의록,시청각등)

○행정박물보유목록‘등록번호’항목추가

속기록 생산 의무회의 지정 변경사항 (p.65)

○’13년도변경사항신규지정(34개),변경지정(8),지정해지(3),총74개

「공공기록물관리법」제17조제2항(기록물의생산의무)

전자기록물 관리 보강 (p.105)

○장기보존포맷변경규격(v.2.0)적용후장기보존포맷변환개시

「공공기록물관리법」시행령제36조(기록관및특수기록관의전자기록물보존)

○’15년전자기록물이관에대비한준비사항

○ 웹 기록물 이관 지침 (p.107)

-웹기록물수집대상,방식,범위,주기및이관절차등보강

「공공기록물관리법」제20조(전자기록물의관리),동법시행령제2조(정의)

○ 표준RMS를 이용한 기록물 이관 지침 (p.115)

-표준RMS에서영구기록관리시스템(CAMS)으로기록물을이관할때에수행하는절차

「공공기록물관리법시행령」제40조(기록물이관)

-기록물보존·이관단계별기능설명및이관작업지침

2014년도 기록물 관리지침 주요내용

기록물 정리ㆍ생산ㆍ이관ㆍ평가 및 폐기

제 1 장

제1절 기록물의정리

제2절 기록물생산현황통보

제3절 기록물이관

제4절지방이전정부기관의기록물관리

제5절폐지(한시)기관의기록물관리

제6절기록물의평가및폐기

2014년도 기록물 관리지침

4

제1장 기록물 정리·생산·이관·평가 및 폐기

5

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3

장

제1절 기록물의 정리

1. 기록물 정리 및 생산현황 통보 개요

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제18조(기록물의등록·분류·편철등),제19조(기록물의관리등)

○동법시행령제24조(기록물의정리),제33조(처리과의기록물생산현황통보)및제42조(기록물생산

현황통보)

○동법시행규칙제14조(기록물의정리),제21조(기록물생산현황의작성시기)및제27조(기록물생산

현황통보)

○「처리과기록관리업무처리절차」제5절·제7절(NAK/S3:2013(v2.1))

기록물의 정리 및 생산현황 통보 개요

영구기록물관리기관 기록물관리지침수립·시행

기 록 관 기록물정리계획,생산현황통보지침수립·시행(관련교육포함)

처 리 과

【기록물 정리】: 2월 말까지

- 업무관리시스템

▶문서관리카드,메모보고,지시사항등의종결수행

- 전자문서시스템

▶기록물분류기준표변경,신설확인(정규단위업무사용)

▶기록물철별보존기간확정

【생산현황 통보】: 5월 31일까지

- 업무관리시스템 : 이관 처리

- 전자문서시스템 : 생산현황 통보

○ 전자기록생산시스템

-업무관리시스템

-전자문서시스템

※중앙기록물관리기관의

장이정하는방식

기 록 관

【생산현황 확인 및 취합】

▶인수일정수립

▶검수,인수및인수통보

▶생산현황누락처리과확인

【생산현황 통보】: 8월 31일까지

▶처리과생산현황취합후국가기록원에통보

○ 기록관리시스템

○ 자료관시스템

※중앙기록물관리기관의

장이정하는방식

영구기록물관리기관

【생산현황 접수 및 취합】

▶향후이관Data활용

▶기록물이관중장기계획반영

○ 영구기록관리시스템

※업무관리시스템의경우처리과에서이관처리후기록관리시스템(기록관)에서생산현황을통보하는체계임

기록물 정리ㆍ생산ㆍ이관ㆍ평가 및 폐기제1장


6

2. 기록물 정리 전(前) 점검사항

기록물의 정리는 다음 사항을 포함하여 실시

내 용 시스템 구분

○업무관리시스템정리

-생산자(문서관리카드,메모보고):본인생산문서의문서카드관리정보수정(열람범위

재조정·공개여부재분류),과제가미분류된메모보고에대한단위과제지정

-과제카드담당자(단위과제카드):내용및취지,과제이력보완,열람범위재조정

-진행중인문서유무확인및처리(발송및담당자확인)

업무관리시스템

○전자기록생산시스템의기록물(문서)등록대장에등록되지않은기록물이있는지여부를

확인하여추가등록

-대면결재,민원신청서,회계기록등종이로생산된기록물누락여부확인후누락사항

추가등록

공통

○기록물등록대장의등록사항과실제기록물이일치하는지여부를확인한후미비사항보완 공통

○대통령관련기록물,특수규격기록물,비밀기록물,개별관리기록물,저작권보호대상기록물등

해당여부를확인하여기록물(문서)등록대장의특수기록물란에해당항목표시공통

○기록물분류기준표에누락또는변경된단위업무가있는지여부를확인하여

기록물분류기준표의변경을국가기록원에신청전자문서시스템

○기록물철별로보존기간책정등보존분류사항을확인하고,변경이필요한경우

기록물철등록부에변경사항을기재

○결재진행중인기록의결재완료,접수후담당자미확인또는미편철기록의편철완료

전자문서시스템

○기록물(문서)등록대장상의쪽수와실제기록물의쪽수가일치되는지여부를확인한후

기록물철단위의면표시를최종적으로확정·표기비전자기록물

○기록물철안에남아있는철침등이물질을제거 비전자기록물

○기록물철의색인목록과실제편철상태가일치하는지여부확인 비전자기록물


7

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

3. 기록물의 분류

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제19조(기록물의관리등)

○동법시행령제25조(기록관리기준표)및시행규칙제16조(기록관리기준표)


○「기록관리기준표작성및관리절차」제4절·제5절(NAK/S4:2012(v2.1))

기록물 분류 원칙

○공공기관은기록물의보존기간,공개여부,비밀여부및접근권한등을분류하여관리

○기록물을분류할때에는정부기능분류체계(BRM)의단위과제별로작성하는것을원칙으로하되,

BRM을적용할수없는경우관할영구기록물관리기관의장과협의하여별도의기능분류방식사용

○기록물의분류및편철은등록·접수와동시에실시

기록물의 분류체계 운영 방안

○정부기능분류체계(BRM)도입기관:기록관리기준표운영

○BRM미도입기관:종전의분류체계(기록물분류기준표)운영

[ 기록관리기준표와 기록물분류기준표의 비교 ]

구 분 기록관리기준표 기록물분류기준표

개념

•정부기능분류체계(BRM)상의단위과제에보존

기간,보존기간책정사유,비치기록물·공개여부

등의기록관련기준정보부여

•단위과제하위에과제카드를생성하여기록물을

분류할수있도록한업무기반의기록물분류체계

•출처및업무기능의동일성에따라단위업무에

기록물의보존기간,보존장소,보존방법등의기록

관련기준정보부여

•단위업무하위에기록물철을생성하여관리하도록

한기록물분류체계

분류단위•정책분야·정책영역·대기능·중기능·

소기능·단위과제의6단계•대·중·소기능·단위업무·기록물철의5단계

관리기본단위 • 단위과제 • 단위업무

적용시스템 •업무관리시스템,기록관리시스템 •전자문서시스템,자료관시스템


8

기록관리기준표 운영

○공공기관은정부기능분류체계(BRM)에기반한기록관리기준표를작성·운영

※ 단, 대규모사업에 한해 “사업별”로 단위과제 책정

○현재‘기능’중심의기록관리체계를보완하여대규모투자사업에대해서는‘사업단위’로기록물을

통합관리하도록해책임소재를보다엄격하고용이하게함으로써사실상의‘정책이력관리’가

가능토록함

(적용대상)①중앙행정기관:예비타당성검토사업및민간투자심의사업

②지자체:총사업비300억이상모든투자사업

○또한,대규모투자사업관련자료는역사기록물로장기보존

-대규모투자사업에관한기록물도업무기능에따라보존기간이다르게운영되어왔으나,앞으로는

모두준영구이상으로책정하여국가기록원에이관되어역사의기록으로보존되도록함

-(적용방안)대규모사업을추진하는경우업무관리시스템에서구체적사업명으로단위과제를설정

하여관련기록물모두를해당단위과제로종합관리(1사업1단위과제원칙)하며,보존기간준영구

이상책정

예 시

대규모정부

투자사업명

현황조사결과(잘못된예) 시정요청(올바른예)

단위과제 보존기간 단위과제 보존기간

○○도시개발사업

도시개발사업 준영구

○○○도시개발사업준영구또는

영구중택일도시개발사업시행 30년

도시개발사업특별회계운영 5년

[관련사항:「대규모투자사업에대한정책실명제강화방안」(’12.8.7국무회의보고)]

-공공기관은2014년1월1일을기준으로그이후에신설되었거나,아니면단위과제의명칭이나보존기간이

변경된단위과제에대하여매년10월31일까지관할영구기록물관리기관과협의하여야하며,영구기록물

관리기관은단위과제별보존기간검토결과를매년12월31일까지해당공공기관에통보

-공공기관은매년기록물정리기간종료직후에,위와같이관할영구기록물관리기관과협의하여통보받은

신설·변경단위과제명,업무설명,보존기간등을관보또는당해기관홈페이지등정보통신망에고시

하여야함

-공공기관은신설·변경단위과제에비밀관련정보가포함되어있는경우서면으로작성하여영구기록물

관리기관에제출하고,영구기록물관리기관으로제출한자료의예고문은제출일로부터1개월이경과한

달의말일에파기


9

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

[ 기록관리기준표 단위과제 보존기간 검토 프로세스 ]

기관

기록관

중앙영구기록관리

시스템으로접수

(CAMS)

영구기록물

관리기관

NO

YES

신설및보존기관변경

단위과제통보(10.31)

RMS로신청

조정및승인

의견접수

※조정의견에이의가

있을시협의

보존기간

확정

(RMS)

기록관리

기준표고시

(기록물정리직후)

보존기간조정통보

보존기간승인통보

보존기간적정성검토(12.31)

○기록관리기준표관리항목

-업무설명,보존기간,보존기간책정사유,비치기록물여부,공개여부,접근권한등

※단,공개여부및접근권한등은공공기관별로달리정할수있음

○보존기간

-기록물의보존기간은영구,준영구,30년,10년,5년,3년,1년으로구분

-대통령·수사·재판·정보·보안관련기록물은중앙기록물관리기관의장과협의하여소관중앙행정기관의

장이보존기간구분

-보존기간의기산일은기록물의처리가완결된날이속하는다음연도의1월1일로함

예 시

2011년12월20일기록물이완결된경우,2012년1월1일부터해당보존기간을적용

-「공공기록물관리에관한법률시행령」제26조제1항관련별표1(보존기간별책정기준),기록관리표준

(기록관리기준표작성및관리절차),해당기관의「기록물보존기간준칙」및「공통업무기록물보존

기간표」를참조하여보존기간책정

국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황

국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리업무안내→처리과→기록관리기준표

○비치기록물지정

-업무의계속적활용이필요한기록물은기록관리시스템에서비치기록물로지정하여처리과에서보관할

수있음

-비치기록물의비치기간이종료된경우에는다음연도중에기록관또는특수기록관으로이관

-비치기간경과후기록관또는특수기록관으로이관된기록물중보존기간기산일로부터10년이경과한

기록물로서보존기간이30년이상인기록물은인수한다음연도중영구기록물관리기관으로이관

※기록물의보존기간별책정기준:「공공기록물관리에관한법률」시행령제26조제1항[별표1]참조


10

기록물분류기준표의 운영

○정부기능분류체계(BRM)를도입하지않은기관은종전의기록물분류기준표를운영

○직제개정또는기능의신설·폐지등으로기록물분류기준표의변경이필요한경우기록물분류기준표의

변경처리를완료한이후에기록물정리시행

○조직이변경된경우행정표준코드관리시스템(http://code.gcc.go.kr)사이트에접속,기관코드변경

신청을의뢰하여표준기관코드를부여받은후자료관및전자문서시스템에적용하고,분류기준표변경

사항을처리

-처리과변경,소관부서변경,폐지는기록물분류기준표온라인시스템(http://cora.archives.go.kr/)에

접속하여직접변경후시스템파일을다운받아자료관및전자문서시스템에적용

-단위업무의신설또는일부항목변경은기록물분류기준표온라인시스템(http://cora.archives.go.kr/)에

접속하여신청하면국가기록원담당자가처리하여회신하고,기관에서는시스템파일을다운받아자료관

및전자문서시스템에적용

○기록물분류기준표단위업무신설및변경서식

※국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리업무안내→처리과→분류기준표→변경신청서다운로드

또는기록물분류기준표온라인시스템(http://cora.archives.go.kr/)에서다운로드

○공공기관은신설·변경신청서를작성함에있어업무내용이비밀로관리되어야할필요가있는때에는

당해단위업무명에가명을부여하고당해기록물분류기준표관련자료를비밀로분류하여관리

기록물분류기준표 처리 절차

처리단위 업무명 업무내용 및 처리방법

처리과 신설/변경신청 ·신설/변경업무별로신청서작성후기록관으로제출

기록관 취합/처리

·처리과변경,소관부서변경,폐지접수및처리

·단위업무신설,일부항목변경접수및신청

※http://cora.archives.go.kr/통해처리

국가기록원 심사/통보 ·단위업무신설,일부항목변경심사

기록관 접수/반영

·국가기록원통보사항접수·변경사항처리과통보

·자료관시스템(또는RMS)에반영

·전자문서시스템에배포

처리과 업무적용·기록관변경결과접수

·기록물분류·편철


11

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

4. 기록물의 공개여부 분류

법적 근거

○공공기록물관리에관한법률제35조(기록물의공개여부분류)

○동법시행령제72조(기록물의공개여부분류)

○기록물공개관리업무-제1부(NAK/S19-1:2012(v1.1))

기록물의 공개여부 분류

○기록물이관시공개여부분류

-공공기관은기록물을이관하는때에는(처리과⇒기록관,기록관⇒영구기록물관리기관)당해기록물의

공개여부를재분류하여이관

※단,기록관또는특수기록관이영구기록물관리기관으로기록물을이관하는경우기록물을이관하기전최근

5년의기간중해당기록물의공개여부를재분류한경우에는공개여부재분류절차를생략하고이관할수있음

-공개여부구분은기록물건단위또는쪽단위로하고이관시비공개기록물은비공개사유를함께제출

○비공개기록물의주기적재분류

-기록물관리기관은비공개로재분류된기록물에대하여는재분류된연도부터매5년마다공개여부를

재분류

○30년경과비공개기록물의공개원칙

-비공개기록물은생산연도종료후30년이경과하면모두공개함을원칙으로함

-특수기록관이관리하고있는기록물중이관시기가30년이상으로연장되는비공개기록물의경우에는

그러하지아니함

○영구기록물관리기관소장기록물중30년경과비공개기록물의비공개기간연장이필요한경우

-연장시기및사유등을해당비공개기록물의보존기간기산일부터30년이지난해의전년도말까지

영구기록물관리기관의장에게제출

-영구기록물관리기관에서는기록물공개심의회및국가기록관리위원회의심의를거쳐비공개기간연장결정

재분류 절차

○비공개기록물재분류대상선정

-보유하고있는비공개기록물중재분류시점으로부터5년이도래한재분류대상목록추출

⇒2014년재분류대상:각급기관기록관에서보유하고있는비공개기록물중2009년도에이관된

기록물

※인수기록물은공공기록물관리법제35조제1항및동법시행령제72조제1항의규정에따라기록물이관시

처리과에서공개여부를재분류하여이관하도록규정하고있어인수시점으로부터5년이도래한기록물이재

분류대상임

-처리과별,기록물유형별특성파악및비공개대상정보기준을마련하기위해재분류대상기록물을처리

과별,기록물유형별로구분하여정리


12

○공개여부구분

-처리과별,기록물유형별재분류기준서및건별재분류검토서를작성하면편리함

-재분류대상기록물을생산한처리과대상으로의견청취

-처리과의견조회결과의견이다를경우충분히협의·조정하고,그결과를기준서및검토서에반영

○기록물공개재분류심의회(가칭)심의권장

-생산기관의견조회및조정을거쳐확정된재분류결과는정보공개심의회또는별도자문회의를구성하여

심의할수있음

-공개여부결정이어렵거나,처리과와의견이상이한경우기록물공개재분류심의회(가칭)에서충분히검토

될수있도록심의자료준비

※기록관기록물공개재분류심의를위한가칭“기록물공개재분류심의회”를독립적으로설치·운영할수도있지만,

기관의정보공개심의회가공개재분류업무를겸할수도있음(기록물공개재분류심의회심의는필수사항은아님)

○공개여부확정

-기록물공개재분류심의회(가칭)심의를마친재분류결과는기록물관리기관장의결재를거쳐확정

-공개로결정된기록물목록은기관홈페이지등을통하여게시및대국민서비스실시

[ 비공개 대상정보 기준 ]

번호 비 공 개 대 상 정 보 근 거

1

다른법률또는법률이위임한명령(국회규칙·대법원규칙·헌법재판소

규칙·중앙선거관리위원회규칙·대통령령및조례에한한다)에의하여

비밀또는비공개사항으로규정된정보

「공공기관의정보공개에관한법률」

제9조제1항제1호

2국가안전보장·국방·통일·외교관계등에관한사항으로서공개될

경우국가의중대한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보위법률제9조제1항제2호

3공개될경우국민의생명·신체및재산의보호에현저한지장을초래

할우려가있다고인정되는정보위법률제9조제1항제3호

4

진행중인재판에관련된정보와범죄의예방,수사,공소의제기및유지,

형의집행,교정,보안처분에관한사항으로서공개될경우그직무수행을

현저히곤란하게하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해

한다고인정할만한상당한이유가있는정보

위법률제9조제1항제4호

5

감사·감독·검사·시험·규제·입찰계약·기술개발·인사관리·

의사결정과정또는내부검토과정에있는사항등으로서공개될경우

업무의공정한수행이나연구·개발에현저한지장을초래한다고인정

할만한상당한이유가있는정보


6

당해정보에포함되어있는이름·주민등록번호등개인에관한사항

으로서공개될경우개인의사생활의비밀또는자유를침해할우려가

있다고인정되는정보


7

법인·단체또는개인의경영·영업상비밀에관한사항으로서공개

될경우법인등의정당한이익을현저히해할우려가있다고인정되는

정보


8공개될경우부동산투기·매점매석등으로특정인에게이익또는

불이익을줄우려가있다고인정되는정보위법률제9조제1항제8호

☞공개관련문의:국가기록원공개서비스과(☎042-481-6288,6279,6284,6286)


13

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

5. 기록물의 등록 및 편철관리

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제18조(기록물의등록·분류·편철등)

○동법시행령제20조(기록물의등록)내지제23조(편철및관리)

○동법시행규칙제4조(기록물의등록)내지제13조(기록물철의분류번호표시)


기록물의 관리범위

○공공기관이업무와관련하여생산또는접수한문서,도서,대장,카드,도면,시청각기록물,전자문서등

모든형태의기록정보자료와행정박물

-공문서,조사·연구또는검토서,회의록

-대통령,국무총리및중앙행정기관의장,지방자치단체장,교육감및교육장등주요직위자의업무관련

메모·일정표·방문객명단및대화록

-조사·연구또는검토서작성과관련한문서가결재또는검토과정에서반려되거나중요한내용의수정을

위하여재작성된경우반려된문서또는재작성전의원본문서

-공공기관의주요행사·사업에관한시청각기록물

-공공기관이업무와관련하여발간한간행물

-공공기관이업무수행과관련하여생산·활용한형상기록물(행정박물)

-공공기관이폐지되는경우폐지된기관의기록물

-특히연간주요업무계획,중장기업무계획등기관(처리과)의주요한업무사항이누락되지않도록하여야함

○전자기록생산시스템(전자문서시스템·업무관리시스템등)으로생산·접수된기록물뿐만아니라,

행정정보시스템으로작성·보유하고있는각종행정정보도기록관리대상임

기록물의 등록

○기록물을생산·접수또는배부한때에전자기록생산시스템에등록관리

-각급기관에서운영하고있는각종위원회(승진심사위원회,징계위원회등)회의록등의기록물은담당

업무를관장하고있는부서에등록

○전자문서붙임파일첨부시암호화,보안솔루션(DRMS)적용또는압축파일금지

-붙임파일에비밀번호를설정할경우해당비밀번호를지속적으로관리할수없어,이경우붙임파일에

대한내용확인이불가하여문서로서의효력상실

※개인정보등이포함되어있는붙임파일은업무관리시스템(또는전자문서시스템)의문서보안또는열람범위

지정기능을활용하여열람을제한하는방법활용

-압축파일(zip,alzip등)은전자문서생산시스템에등록되는파일수와실제파일수가상이하여전자

문서의진본성입증곤란

※압축파일을첨부할경우시스템은1개의파일이해당전자문서에첨부된것으로관리되지만,해당압축파일을

해제할경우다수의파일이발생


14

-또한,암호설정또는압축파일은공공기록물관리에관한법률시행령제36조제1항의규정에의한문서

보존포맷변환불가

※제36조(기록관및특수기록관의전자기록물보존)①기록관또는특수기록관의장은인수가종료된

전자기록물중보존기간이10년이상인경우에는중앙기록물관리기관의장이정하는바에따라문서보존포맷

및장기보존포맷으로변환하여관리하여야한다.

○전자문서의붙임으로실제파일이아닌연결정보(링크)파일첨부금지

-기록물이관시연결정보(링크)오류발생,실제파일변경등무결성훼손

○첨부물의분리등록

-기록물의본문과첨부물의규격차이가심하거나상호다른기록매체로구성되어별도관리가필요한경우

분리등록을하여동일한관리번호에따라별도관리가이루어질수있도록함

예 시

-기록물의본문과첨부물의규격차이가심한경우

→도면,사진,녹음동영상,카드류,정부간행물등

-상호다른기록매체로구성되어별도관리가필요한경우등

→종이문서,사진·영화필름,녹음테이프,마이크로필름,광디스크등

-첨부물분리등록번호의구성요소:본문의생산(접수)등록번호에첨부일련번호를추가(문서등록대장

분리항목에서확인가능)

-분리등록한첨부물의경우「공공기록물관리에관한법률시행규칙」【별표1】에따라등록하고,관련

문서관리카드본문(업무관리시스템)또는기록물등록대장의해당문서(전자문서시스템)를출력하여

분리등록한첨부물과함께보관[전자기록생산시스템에서출력한문서는반드시원본대조확인(원본

대조필날인)을하여야함]

○생산등록번호의부여시기

-결재권자가결재하거나보고받은기록물:결재또는보고가끝난후

-조사·연구서·검토서의반려문서또는재작성전원본문서:반려된직후또는재작성된문서로교체된

직후

-전자기록생산시스템이반려또는재작성전문서를원본의첨부형태로관리하는경우:별도등록번호를

부여하지않을수있음

-사진·필름류의시청각기록물:보존기록물로적합한대상을선정한후

-영화·비디오·오디오류의시청각기록물:촬영·녹화또는녹음된기록물을편집하여기록물이

완성된후

-편집장비를보유하지않은경우:편집되지않은상태의기록물등록

○접수등록번호의부여시기:접수기록물은접수와동시에부여

○기록관또는특수기록관의등록

-기록관또는특수기록관이직접수집한기록물의경우:기록관리시스템에의해획득된시점


15

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

기록물 등록번호의 표시

○생산등록번호의표시방법

-문서관리카드는관리정보의문서번호란에생산등록번호표기

-생산등록번호란또는문서번호란이없는문서·카드류·도면류:당해기록물의좌측상단여백에생산

등록번호표기

-사진또는필름류의기록물:사진뒷면이나,당해사진·필름등을넣은봉투또는당해사진·필름등을

부착한종이의좌측상단의여백에표기

•동일한내용의사진과필름등은동일한생산등록번호를표기

-테이프·디스크·디스켓류:당해기록물과그보존용기에생산등록번호를표기

-기록물의재질또는규격상기록물자체에생산등록번호를표기하기곤란한기록물:당해기록물을넣은

봉투또는보존용기에생산등록번호를표기

○접수등록번호의표시방법

-시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물외의접수기록물:우측상단의여백에접수등록번호

표기

-생산등록번호또는접수등록번호를그기록물에표기시처리과기관코드는처리과명으로표기

-전자기록물의경우에는당해등록번호를등록정보로관리하는것으로등록번호표기를대체

[ 시행규칙 별표 1 ]

등록번호의 표시방법 (제5조 관련)

1. 생산등록번호

가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통 규격 이상의 기록물

가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통 규격 이상의 기록물

나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물

등록번호

2.5㎝자일록등

처 리 과

2. 접수등록번호

나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물

접수번호

시일수접

처 리 과

5㎝

5㎝

2.5㎝

접

수

(접수번호)

)시일수접(

3.5㎝

1.5㎝

등

록

(등록번호)

)시일록등(

3.5㎝

1.5㎝


16

기록물의 편철관리

○단위과제별기록물의편철

-공공기관은단위과제별로1개이상의기록물철또는단위과제카드를만들어해당기록물을편철

-처리과의장은단위과제별기록물철작성기준을마련하여체계적으로기록물을편철관리

-전자기록생산시스템으로기록물분류정보를부여

•업무관리시스템사용기관:기록관리기준표에따라단위과제별로분류

•전자문서시스템사용기관:기록물분류기준표에따라단위업무별로기록물철분류

-비전자기록물은기록물분류및기록물종류별관리에적합한보존용파일및용기에넣어관리

일반문서류의 편철 및 관리(비전자)

○처리과에서업무가진행중에있거나또는업무에활용중인문서는진행문서파일에위에서부터

아래로사안의발생순서에따라끼워넣어관리

○사안이종결되면진행문서파일의기록물을꺼내어공공기록물관리법시행규칙제8조[별표2]의

기록물철표지및[별지제1호서식]의색인목록을출력한다음문서를순서대로배열하여편철한

후보존용표지를씌움

○기록물철표지는전자기록생산시스템을이용하여출력(또는직접작성)

-기록물철표지의연도표시는시작연도-끝년도(종료년도)로하며,기록물이관시의기준은끝년도가됨

※통합온나라시스템및시도교육청업무관리시스템등록기록물은표지를직접작성하여사용(국가기록원

홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→지침및매뉴얼→‘표지및색인목록’서식참조)

○기록물철의편철순서는위로부터기록물철표지,색인목록(시행규칙별지제1호서식),문서의순서대로편철

[ 시행규칙 별지 제1호서식 ]

색 인 목 록

1. 일반문서류기록물철 제목

분류번호* : (생산연도 : )

일련번호

일 자 등록번호 제 목 보낸 기관 받은 기관 쪽표시 전자문서여 부 비 고

* 분류번호 : 공문서분류번호, 단위업무코드, 단위과제명(주의 : 단위과제코드 아님) 등

○처리완결된일반문서류는진행문서파일에서분리하여보존용표지를추가로씌워편철용클립또는

집게로고정시킨후보존상자에생산연도별·보존기간별로구분하여넣기

-보존상자의측면에는보존상자표지를부착

-기록물철당편철량은100매이내로함을원칙으로하며,편철하여야할기록물의양이과다한경우에는2권이상

으로나누어편철하되,각기록물철에는동일한제목과분류번호를부여하고괄호안에권호수를다르게표기

예 시

기록물의편철관리(2-1),기록물의편철관리(2-2)


17

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

-업무관리시스템에등록한비전자문서의철제목은‘단위과제카드명’으로하되,필요시본제목(단위과제

카드명)의우측에부제목추가

예 시

기록물이관관리:기록물인수인계서(중앙행정기관)(2-1)

↳단위과제카드명↳부제목↳권호

※본제목과부제목간구분은‘쌍점(:)’

○문서의면표시는문건별면수를중앙하단에,문서철별면수를우측하단에위에서아래의순으로부여

하되양면을사용한경우에는양면모두순서대로면수부여

-동일한문서철을2권이상으로나누어편철한경우제2권부터는앞권호의마지막면수에이어서일련번호부여

-접혀있는기록물은펼친상태에서우측하단에면표시

-표지및색인목록을제외한본문부터면표시

[ 기록물 편철 정리의 순서 요약 ]

업무진행중 진행문서파일

처리완결시 보존용표지로씌우고클립으로고정

보존상자편성

보존상자표지부착

카드류의 편철 및 관리

○처리과에서비치활용기간이종료될때까지편철하지않고카드보관함에넣어관리하며,비치활용이

끝나면카드류보존봉투에넣어편철한후이를보존상자에넣어관리

○보존봉투에넣을때는각봉투의맨위에는색인목록을놓고그목록순서에따라배열,보존봉투당

카드편철량은30건(매)이내

○카드의면표시는문서의면표시방법과같음

도면류의 편철 및 관리

○도면류는기록물철단위로도면류보존봉투에편상태로넣어관리

○편철하는경우에는맨위에색인목록을놓고그목록순서에따라도면을배열,보존봉투당도면의

편철량은30매이내

○보존봉투는도면보관함에편상태로눕혀관리

○도면의면표시는문서의면표시방법과같음


18

기록물 보존

○보존방법

-기록물의전자적보존관리가원칙

-보존기간준영구이상비전자기록물의보존방법(법시행령[별표2])

①원본과보존매체를함께보존하는방법

②원본을그대로보존하는방법

③원본은폐기하고보존매체만보존하는방법

-보존매체수록의원칙

①비전자기록물중보존매체만보존하는것으로결정된기록물은마이크로필름등육안으로식별

가능한보존매체에수록

②보존가치가매우높은전자기록물의경우마이크로필름등육안으로식별가능한보존매체에수록

○보존장소

-기록관또는특수기록관:보존기간10년이하기록물

-영구기록물관리기관:보존기간30년이상기록물

•비치기록물로사료적가치가높지않다고지정한기록물은이관하지않고기관에서관리

6. 개인정보가 포함된 기록물의 관리지침

배경

○공공기관에서개인정보가포함된기록물의처리시운영상의혼선발생

-개인정보의보유기간만료시공공기록물관리법제27조에따른평가절차없이개인정보보호법제21조에

따라즉시파기가가능한지여부등

○개인정보가포함된기록물의체계적인관리를위해명확한지침제시필요

◈공공기관에서개인정보가포함된기록물의생산·관리시공공기록물관리법에따른기록관리

절차를누락없이준수하도록안내

-개인정보가포함된기록물의미등록및무단파기방지등체계적인기록관리절차제공


19

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

개인정보가 포함된 기록물 개요

○기록물과개인정보의비교

구 분 기록물 개인정보

관련법규

-공공기록물관리에관한법률

-공공기록물관리에관한법률시행령

-공공기록물관리에관한법률시행규칙

-기록물관리지침

-개인정보보호법

-개인정보보호법시행령

-개인정보보호법시행규칙

-개인정보보호지침

적용대상-공공기관이생산·접수한공공기록물

(법률제2조)-공공·민간부문의모든개인정보(법제2조)

정의

-(기록물)공공기관이업무와관련하여생산하거나

접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·

전자문서등모든형태의기록정보자료와행정

박물(법률제3조)

-(전자기록물)정보처리능력을가진장치에의하여

전자적인형태로작성하여송신·수신또는저장

되는전자문서,웹기록물및행정정보데이터세트

등의기록정보자료(시행령제2조)　

-살아있는개인을식별할수있는정보

-다른정보와쉽게결합하여개인을알아

볼수있는정보(법제2조)

관리및

처리절차

-생산,등록,분류,편철,정리,이관,공개재분류,

평가및폐기,이용등(법률제16조,제18조,

시행령제19조,제20조등)

-개인정보의수집,생성,기록,저장,보유,

가공,편집,검색,출력,정정,복구,이용,

제공,공개,파기,그밖에이와유사한행위

(법제2조)

폐기

(파기)

용어 -평가및폐기 -파기

운영

주체-기록관(기록물관리전문요원) -개인정보처리자

시점-기록물의보존기간만료후법령상의평가및

폐기절차를거쳐수행-개인정보의보호기간경과후수행

절차

-생산부서의견조회,기록물관리전문요원심사,

기록물평가심의회심의를거쳐보존기간재책정,

보류또는폐기(시행령43조)

-즉시파기(파기계획수립및개인정보보호

책임자의승인을받아파기수행)

-다만,다른법령에따라보존하여야하는

경우에는그러하지아니함(법제21조)

※공공기록물관리법에따라관리되어야하는개인정보가포함된기록물은개인정보보유기간이경과한경우에도

해당기록물의보존기간까지관리하여야하며공공기록물관리법에따라폐기수행

※공공기록물관리법의관리대상이아닌개인정보는개인정보보호법에따라보유기간이경과하면즉시파기


20

○기록관리및개인정보처리흐름도:처리과및기록관단계

처리과

처리과

기록관

기록관리

개인정보 처리

생산·등록

수집 파기이용·보유(공유·제공)

정리·이관 보존·활용 평가·폐기·이관

○개인정보가포함된기록물의유형

구 분 내 용 사 례

유형1 -업무관리·전자문서시스템기록물에포함된개인정보-전자문서의본문및붙임파일에

포함된개인정보

유형2 -행정정보시스템보유개인정보-인사관리시스템의인사기록카드,교육

정보시스템의학생생활기록부등

유형3 -서면신청,홈페이지등기타방식으로수집한개인정보-홈페이지(회원신청,전자접수)

-오프라인서면신청서등

적용 대상

○공공기록물관리법제3조및시행령제3조에따른공공기관

-국가기관,지방자치단체,그밖에대통령령으로정하는기관

「공공기관의운영에관한법률」제4조에따른공공기관,「지방공기업법」에따른지방공사와지방공단,특별법에

따라설립된특수법인(「지방문화원진흥법」에의한문화원및특별법에의하여설립된조합·협회제외),「초·중

등교육법」및「고등교육법」,그밖에다른법률에따라설립된각급학교

용어의 정의

1.“기록물”이란공공기관이업무와관련하여생산하거나접수한문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·

전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물을말한다.(공공기록물관리에관한법률제3조)

2.“기록물관리”란기록물의생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용및이에부수되는

모든업무를말한다.(공공기록물관리에관한법률제3조)

3.“등록”이란전자기록물이생산되고획득되었음을확인하기위해전자기록생산시스템에입력할때고유한

식별자를부여하는행위(전자기록생산시스템기록관리기능요건표준)

4.“전자기록생산시스템”이란「행정업무의효율적운영에관한규정」제3조제10호~제12호에따른전자

문서시스템,업무관리시스템,행정정보시스템을말함(공공기록물관리에관한법률시행령제2조)

5.“업무관리시스템”이란행정(공공)기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용

하여전자적으로관리하는시스템(행정업무의효율적운영에관한규정제3조)


21

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

6.“전자문서시스템”이란문서의기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·

접수·배부·공람·검색·활용등모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다.(행정업무의

효율적운영에관한규정제3조)

7.“행정정보시스템”이란행정기관이행정정보를생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신하고

활용할수있도록하드웨어·소프트웨어·데이터베이스등을통합한시스템을말함(행정업무의효율적

운영에관한규정제3조)

8.“행정정보 데이터세트”란각급행정기관에서업무상사용하고있는행정정보시스템에서생산되는문자,

숫자,도형,이미지및그밖의데이터를말함(공공기록물관리에관한법률시행령제3조)

9.“개인정보”란살아있는개인에관한정보로서성명,주민등록번호및영상등을통하여개인을알아볼수

있는정보(해당정보만으로는특정개인을알아볼수없더라도다른정보와쉽게결합하여알아볼수있는

것을포함)를말한다.

10.“개인정보의 처리”란개인정보의수집,생성,기록,저장,보유,가공,편집,검색,출력,정정,복구,이용,

제공,공개,파기,그밖에이와유사한행위를말한다.

유형별 기록관리 절차

【유형1】 업무관리·전자문서시스템 기록물에 포함된 개인정보

관리 방침

◈업무관리/전자문서시스템기록물에포함되어등록·관리되는개인정보는공공기록물관리법에

따른기록관리절차에따라관리

◈개인정보가포함된기록물의암호화금지및기록물공개시개인정보를식별하지못하도록조치

○기록관리대상

-업무관리시스템(온-나라시스템등)및전자문서시스템은공공기록물관리법시행령제3조에따라

전자기록생산시스템에해당

•업무관리시스템및전자문서시스템의본문(기안문)및붙임파일에포함된개인정보는기록관리대상

○기록관리절차

- (등록·관리) 업무관리·전자문서시스템의개인정보가포함된기록물은분류,편철,정리,이관,평가및

폐기등공공기록물관리법의규정에따라관리

•업무관리·전자문서시스템에구현된기록관리기능에따라관리하며,기록관리시스템으로이관

하여보존·활용

•개인정보가포함된기록물은보존기간만료시공공기록물관리법시행령제43조에따라기록물의

평가및폐기절차수행

※개인정보보호법제21조에따른개인정보파기대상에미해당


22

- (암호화 관련) 붙임파일첨부시암호화금지

•붙임파일을암호화할 경우 비밀번호의지속적관리가어려우며, 파일내용확인이불가능하므로

문서로서의효력상실

•개인정보등이포함되어있는기록물은업무관리시스템또는전자문서시스템의문서보안,보안결재,

열람범위지정및열람제한기능활용

○ 개인정보가 포함되어 업무관리시스템에 등록·관리되는 기록물 사례 : 본문

국가기록원

수신

(경유)

제목 국민신문고민원에대한회신

1.우리원업무에관심을가져주셔서감사합니다.

2.○○○님께서요청하신국민신문고(접수번호:2AA-0000-000000)민원건에대한

답변을붙임과같이송부합니다.

붙임국민신문고민원에대한회신1부.끝

○ 개인정보가 포함되어 업무관리시스템에 등록·관리되는 기록물 사례 : 붙임파일

[붙임] ‘기록관리 ○○○질의’에 대한 회신서

<수신자>

○○○귀하(우000-000,대전○○구○○동○○아파트000-000)

신청경로 국민신문고(접수번호2AA-0000-000000) 신청일 2013.5.00

전화번호 042-000-0000 이메일 [email protected]

귀하께서문의하신.......


23

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

【유형2】 행정정보시스템 보유 개인정보

관리 방침

◈행정정보시스템보유개인정보중기록관리대상은기록물보존기간까지보존·관리

◈개인정보보유기간이경과하였으나해당개인정보가포함된기록물의보존기간이만료되지

않은경우개인정보를파기하지않도록주의


-행정정보시스템은공공기록물관리법시행령제3조에따른전자기록생산시스템에해당하므로,

행정정보시스템에서생산된행정정보데이터세트는기록관리대상

※개인정보가포함된기록관리대상행정정보데이터세트예시

•인사관리시스템(e-사람)의 인사기록카드, 교육정보시스템(NEIS)의 학생생활기록부, 주민등록

관리시스템의주민등록정보등


-개인정보가포함된행정정보데이터세트는공공기록물관리법적용대상이며공공기록물관리법의규정에

따라관리

•기록물보존기간만료시공공기록물관리법시행령제43조에따라기록물의평가및폐기절차수행

※개인정보보호법제21조에따른개인정보파기대상에미해당

향후행정정보시스템의등록,분류,평가및폐기,이관등행정정보데이터세트의세부기록

관리방안마련예정(국가기록원및각급기관)

-행정정보데이터세트가업무관리시스템또는전자문서시스템과연계되어등록·관리되는경우에는

【유형1】의관리절차에따름


24

개인정보 보유 행정정보시스템 사례

시스템명 세부 내역 운영주체 관련법령

자동차민원행정

종합정보시스템

차량의등록과말소변경,이전,검사등

전반적인자동차민원업무서비스제공

교통안전

공단자동차관리법

국민신문고 민원신청및국민제안접수처리정보등국민권익

위원회

부패방지및

국민권익위원회의

설치와운영에관한

법률

건설행정정보시스템지방자치단체건설업등록행정업무처리및

건설업체정보국토연구원

건설산업기본법

시행령

외국인등록정보시스템시군구에서수행하고있는외국인

체류관련업무를지원법무부 출입국관리법

가족관계등록부시스템 주민조사및가족관계등록정보등 법원행정처 가족관계등록법

사회복지통합관리망

개인별·가구별복지대상자관리및

복지급여및서비스지원,부정수급관리등

복지행정정보등

보건복지부사회복지사업법및

개별복지사업법

신여권통합정보

관리시스템

여권신청·접수및심사,발급여권교부

정보등외교부 여권법

공직윤리종합

정보시스템

공직자재산등록및심사,금융거래및

부동산정보등안전행정부 공직자윤리법

상훈포털시스템훈격,성명,소속,수여일,포상명등정부포상

정보안전행정부 상훈법

인감전산정보시스템증명청에서의인감증명(외국인포함)의발급

및발급대장의관리정보안전행정부 인감증명법

자치단체통합인터넷

원서접수시스템

시험시행계획관리,원서접수,접수증및

응시표,합격자정보등안전행정부 지방공무원임용령

주민등록관리시스템전국지자체별(시도/시군구/읍면동)인구,

세대정보안전행정부 주민등록법

통합정보공개시스템 정보공개청구및결정통지정보등 안전행정부공공기관의

정보공개에관한법률

통합지방세정보시스템 지방세대민서비스(신고·납부)정보 안전행정부 지방세법


25

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

【유형3】 홈페이지, 서면신청 등 기타방식으로 수집한 개인정보

관리 방침

◈홈페이지,서면신청등기타방식으로생산한기록물에포함된개인정보는전자기록생산

시스템에등록하여관리

◈개인정보보유기간이경과하였으나해당개인정보가포함된기록물의보존기간이만료되지

않은경우개인정보를파기하지않도록주의


-온라인(홈페이지를통한수집등)및오프라인(신청서를통한서면수집등)방식으로생산한기록물에

포함된개인정보

•공공기록물관리법및해당업무수행과관련된개별법령에서기록물로등록하여관리하도록규정되어

있는경우기록관리대상

•민원의소지가있거나법적증거력의확보를위해관리해야하는경우기록관리대상


- (등록·관리)홈페이지,서면신청등기타방식으로수집한개인정보중기록관리대상은공공기록물관리법

적용대상이며공공기록물관리법의규정에따라관리

•기록관리대상은전자기록생산시스템(업무관리시스템,전자문서시스템,행정정보시스템)에등록

하여관리

•기록관리대상은기록물보존기간만료시공공기록물관리법제43조에따라기록물의평가및폐기절차수행

•기타방식으로수집된개인정보중기록관리대상에해당하지않는경우,개인정보보호법에따라

처리및파기

-홈페이지를통해수집한개인정보가포함된기록물중업무관리·전자문서시스템과연계되어등록·관리

되는경우【유형1】,행정정보시스템과연계되어등록·관리되는경우【유형2】의관리절차에따름

기록관리 대상 법정서식 사례

법정 서식명 법적 근거 비고

인감(변경)신청서 인감증명법시행령별지제9호서식

토지조서공익사업을위한토지등의취득및보상에관한법률시행규칙별지

제4호서식

자동차대여사업신청서 여객자동차운수사업시행규칙별지제33호서식

관광사업등록신청서 관광진흥법시행규칙별지제1호서식

건설업등록신청서 건설산업기본법시행규칙제1호서식


26

건설업 등록신청서 사례

건설업 등록신청서처리기간

20일

신

청

인

①상호 00건설 ②대표자 장◌◌

③영업소소재지 서울특별시00구 ④전화번호 02-970-0000

⑤법인(주민)등록번호 000-0000-00000 ⑥국적또는소속국가명 대한민국

⑦신청업종 토공사업 ⑧등록한건설업 (번호)

⑨공제조합출자 ⑩비고

「건설산업기본법」제9조제2항에따라건설업의등록을신청합니다.

2013년1월31일

신청인장◌◌(서명또는인)

◌◌구청장 귀하


27

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

제2절 기록물 생산현황 통보

1. 생산현황 통보절차

○처리과→기록관:5월31일

○기록관→영구기록물관리기관:8월31일

처리과

기록관


(국가기록원)


(국가기록원)

처리과

기록관

기록물정리

2월말까지

생산현황통보

8월31일까지(기록관)

기록물정리

2월말까지

이관처리

(처리과)

생산현황 통보 절차

[전자문서시스템 사용 시] [업무관리시스템 사용 시]

생산현황통보

5월31일까지(처리과)

생산현황통보

8월31일까지(기록관)

2. 통보대상 및 방식

○생산현황통보대상:2013년도에생산·접수완료한기록물

-전자·비전자문서[문서(대장포함),도면,카드]생산·보유현황

-조사·연구·검토보고서생산현황[공공기록물관리법시행령제17조관련]

-회의록생산현황[공공기록물관리법시행령제18조관련]

-시청각기록물생산·보유현황[공공기록물관리법시행령제19조관련]

-비밀기록물생산현황[공공기록물관리법시행령제71조관련]

-행정박물보유목록[공공기록물관리법제24조관련]

-간행물생산현황[공공기록물관리법제22조관련]


28

[ 기록물 정리 및 생산현황 통보 주관기관 ]

대 상 기 관 주 관 기 관 비 고

중앙행정기관및소속기관 중앙행정기관의장

특별지방행정기관 특별지방행정기관의장

시·도 시장·도지사

시·군·구(지방자치단체인구)읍·면·동 시장·군수·구청장

시·도교육청(각급학교포함) 시·도교육감

지역교육지원청(각급학교포함) 교육지원청교육장

국·공립대학 국·공립대학총(학)장

※안보·정보분야기록물은중앙기록물관리기관의장과협의하여비밀누설의우려가있는경우등록정보중일부항목을

제외하고제출가능

○생산현황통보방식【기록관→영구기록물관리기관(국가기록원)】

-시스템파일:기록관리시스템(RMS)및기록물생산현황시스템(SORA)

-[서식1~19]현황:기록물생산현황시스템(SORA)

구 분 생산현황 통보 방식

전자·비전자문서

❖제1장제2절유형별생산현황통보서식에따라생산목록시스템파일및서식현황제출

-시스템파일:기록관리시스템(RMS)→중앙영구기록관리시스템(CAMS)으로제출

-그외시스템파일및서식현황:기록물생산현황시스템(SORA)에접속하여제출

※시스템파일의경우반드시사전오류검사를통한오류수정후SORA에제출

❖각처리과의생산현황은기록관에서취합

조사·연구검토서

회의록

시청각기록물

비밀기록물

행정박물

간행물

보존매체수록목록

※비밀기록물은수량만SORA에입력하고,목록은별도제출


29

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

3. 유형별 생산현황 통보

(○:사용중인시스템)

유형구분표준 전자기록생산시스템 기록관시스템

비 고업무관리시스템 전자문서시스템 기록관리시스템 자료관시스템

유형① ○ ○중앙부처,광역시·도,

시·군·구,교육청

유형② ○ ○ 시·군·구,교육청

유형③ ○ ○ 시·군·구

유형④ ○ (○) 시·군·구,국공립대학

유형① : 업무관리시스템 + 기록관리시스템(RMS) 사용

○처리과→기록관:이관처리

-처리과조치사항

㉠처리과내단위과제카드가제대로정리되었는지확인

※개별기록물의분류및보존기간을결정하는사항으로반드시올바른단위과제에편철하여야함

㉡이관실시

㉢기관기록관담당자:각부서의이관이기록관리시스템으로제대로전송되고있는지부서별상태점검

※업무관리시스템으로생산된기록물은매1년단위로전년도생산기록물을기록관또는특수기록관으로이관

(시행령제32조)

○기록관→영구기록물관리기관:생산현황통보

-기록관기록물관리담당자조치사항

㉠접수처리:이관대상바이러스체크및메타데이터규격검증결과조회(기록물인수→연계인수→접수처리)

㉡검수처리:기록물인수→연계인수→검수처리→상태값선택(접수완료)→조회→검수

※필요시육안검수

㉢인수:기록물인수→연계인수→인수현황인수여부(미인수)→조회→인수통보

※인수현황:인수여부확인(기록물인수→연계인수→인수현황)

㉣인수통보기록물에대한생산현황(시스템파일)통보(기록물인수→연계인수→생산현황통보)

※[서식1~19]는기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에접속하여제출

유형② : 업무관리시스템 + 자료관시스템 사용

○처리과→기록관:생산현황통보

-업무관리시스템은이관처리가선행되어야생산현황통보업무가진행됨(기록관리시스템(RMS)이도입

되어야정상적인생산현황통보가가능)


※[서식1~19]는 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출(서식1~2는 업무

관리시스템통계추출기능활용)


30

유형③ : 전자문서시스템 + 자료관시스템 사용기관

○처리과→기록관:생산현황통보

-처리과기록물관리담당자의확인

•업무담당자의기록물철편철·정리작업완료후,처리과기록물관리담당자는전자문서시스템

의‘기록물정리’기능을이용하여미편철,임시단위업무여부등정리상태를확인하고이상이없는

경우정리업무완료

○기록물관리담당자의생산현황통보

•기록물관리담당자는해당처리과의생산현황통계및전산파일을전자문서시스템을활용하여기록관에통보

•통보내용:‘전자문서시스템과자료관시스템간이관데이터규격’에규정된기록물등록대장,기록물

철등록부,기록물배부대장,기록물등록대장변경이력,기록물철등록부변경이력,기록물배부대장

변경이력,특수목록정보,첨부파일정보가수록된전산파일


-기록관기록물관리담당자확인

•처리과생산(목록)현황접수→검수→인수완료처리의과정을확인하여생산현황취합

•검수과정에서오류등을확인한경우,‘반려’기능을활용하여해당처리과에서수정후재통보하도록

조치

○생산현황통보절차및내용(기록관)

•취합된생산목록조회:취합된생산목록에대해처리과별로검수완료여부를확인하고,보존기간별·

기록물형태별생산현황및목록정보등을조회하여확인

•생산목록파일작성·통보:모든처리과의생산목록검수완료후기록관단위로취합한생산목록파일

(“기록관과중앙기록물관리기관간이관데이터규격”에의한시스템파일)을국가기록원에통보

※목록(시스템파일)은사전오류검사(http://check.archives.go.kr/)후제출

※생산목록파일(시스템파일) 및 [서식1~19]의 생산현황을 기록물생산현황통보시스템(http://sora.

archives.go.kr/)에접속하여제출

유형④ : 전자문서시스템 + (기록관리시스템) 사용기관

전자문서시스템만사용하거나전자문서시스템+RMS사용기관

○처리과→기록관생산현황통보

-「유형③」의처리과→기록관생산현황통보사항과동일

○기록관→영구기록물관리기관생산현황통보

-국가기록원홈페이지에게시된생산현황통보용전산프로그램(anyproduct)을다운로드받아,생산현황

통보파일을작성하여제출(시스템파일은사전오류검사프로그램검사후제출)

※생산현황시스템파일및 [서식1~19]의생산현황을기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.

kr/)에접속하여제출


31

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

◈유형④에해당하는기관은국가기록원홈페이지에게시된‘생산현황보고프로그램(anyproduct)’을

다운로드받아,해당기관생산현황통보파일을작성하여국가기록원통보

☞전산프로그램(anyproduct)다운로드:국가기록원홈페이지→바로가기서비스→시스템정보마당

-사용방법:시스템정보마당에게시된매뉴얼참고

-관련문의:국가기록원기록정보화과(☎042-481-6341)

◈국가기록원보급프로그램을사용하여생산현황통보를한기관은해당통보파일을백업받아

관리하다가기록관시스템구축시당해시스템에관련데이터를업로드적용

※SORA및CORA접속오류(failureindistribution)대처방법

-원인:OS윈도우구성요소중‘MSXML’미설치

-대처방법

①C드라이브의sora및cora폴더를삭제한다.

②윈도우업데이트혹은MSXML수동설치후재접속

(다운로드위치:http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=11125)

③오류가지속될경우국가기록원담당부서에문의(T.042-481-6328)

4. 생산현황 통보서식

○기록물생산현황시스템(SORA)에접속하여제출

-비밀기록물생산목록은기존방식대로공문으로제출

○기록물생산현황통보시기:2014년8월31일까지

○생산현황관리대상서식및첨부파일양식

•[서식1]2013년도생산기록물현황(총괄표)

•[서식2]2013년도보유기록물현황(총괄표)

•[서식3]조사·연구·검토서생산현황

•[서식4]조사·연구·검토서생산목록

•[서식5]회의록생산현황

•[서식6]회의록생산목록

•[서식7]시청각기록물생산현황(총괄표)

•[서식8]시청각기록물보유현황(총괄표)

•[서식9]시청각기록물생산목록

•[서식10]비밀기록물생산현황(총괄표)

•[서식11]비밀기록물생산목록

•[서식12]행정박물유형별보유현황

•[서식13]행정박물보유목록


32

•[서식14]간행물생산현황

•[서식15]간행물생산목록

※이중보존매체생산·보유현황,마이크로필름·광디스크수록목록제출생략

※생산현황통보서식은국가기록원홈페이지에게시되어있음

☞http://www.archives.go.kr→기록관리란?→기록관리업무안내→처리과→생산현황보고

기록물생산현황

[서식 1]2013년도생산기록물현황(총괄표)

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

구 분 계 영구 준영구 30년 10년 5년 3년 1년

총계①+②

권수

비전자

①소계(권)

문서(권)

대장포함

카드(권)

도면(권)

전자

문서

②문서(권)

문서(건)

크기(MB)

메모

보고

단위과제카드수

메모보고(건)

크기(MB)

<기재요령>

비전자생산량:물리적으로편철한수량을기입

②문서(권):별도철구분이없는경우전자문서가편철된단위과제카드수를집계

크기:보존기간별전자문서크기(단위:MB),‘기안문’‘첨부파일’용량의합계

메모보고:업무관리시스템상에서해당유형의기록물을생산·관리하는기관만제출

단위과제카드수:메모보고가편철단위과제카드수

카드는30건이내,도면은30매이내를1권으로환산


33

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

보유기록물 현황

[서식 2]2013년도보유기록물현황(총괄표)

(’13.12.31기준/’13년생산분포함)


총계①+②

권수

비전자

①소계(권)

문서(권)

대장포함

카드(권)

도면(권)

전자

문서

②문서(권)

문서(건)

크기(MB)

메모

보고

단위과제카드수

메모보고(건)

크기(MB)

<기재요령>

비전자생산량:실제물리적으로편철한수량기입

②문서(권):별도권구분이없는경우전자문서가편철된단위과제카드수로계산하되편철된문서의등록년도가

다르면별개의카드로간주하여집계

크기:보존기간별전자문서크기(단위:MB),‘기안문’‘첨부파일’용량의합계

메모보고:업무관리시스템으로해당유형의기록물을생산·관리하는기관만제출

단위과제카드수:메모보고가편철단위과제카드수로계산하되,편철된메모보고의생산년도가다르면

별개의카드로간주하여집계

카드는30건이내,도면은30매이내를1권으로환산,보존기간20년은30년에포함

※보유현황기준일2013년12월31일현재기관이보유하고있는일반기록물전체수량(2013년생산분포함)

(주의사항:표준기록관리시스템에서의 보유현황은 전자기록생산시스템에서 표준기록관리시스템으로 이관

완료한기록물및표준기록관리시스템에직접등록한기록물의총량임)


34

조사·연구·검토서

[서식 3]조사·연구·검토서생산현황

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

종 류형태

총계(건)일반문서 간행물 기타

1.법령의제정또는개정관련사항

2.조례의제정또는이에상당하는주요정책의결정

또는변경

3.「행정절차법」에의하여행정예고를하여야하는

사항

4.국제기구또는외국정부와체결하는주요조약·

협약·협정·의정서등

5.「국가재정법시행령」제13조제1항및제14조에

해당하는대규모사업·공사

6.기록물관리기관의장이필요하다고인정하는사항

총계

[서식 4]조사·연구·검토서생산목록

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

종 류 ①사업명 ②기록물명 ③부서명 ④작성일자⑤주요내용 ⑥형태

1.법령의제정또는개정관련사항

2.조례의제정또는이에상당하는주요

정책의결정또는변경

3.「행정절차법」에의하여행정예고를

하여야하는사항

4.국제기구또는외국정부와체결하는

주요조약·협약·협정·의정서등

5.「국가재정법시행령」제13조제1항및

제14조에해당하는대규모사업·공사

6.기타

<기재요령>

①사업명:공공기록물관리법시행령제17조제1항각호에해당하는법령명,정책명,사업명등기재

②기록물명:조사·연구·검토서의정확한명칭기재(영문등이병기되어있는경우모두기재)

③부서명:조사·연구·검토서가만들어지는부서명(처리과명)기재(용역발주의경우용역사업을발주한부서명을기재)


35

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

④작성일자:조사·연구·검토서가작성된일자를기재

<예시>문서의첨부물로작성된경우“결재일”,간행물(책자)형식으로제작된경우“검수일”

⑤주요내용:조사·연구·검토서의핵심내용요약

⑥형태:일반문서,정부간행물,기타중한가지형태를선택하여작성

※제출파일(엑셀)명명규칙:조사연구검토서_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시>조사연구검토서_2013_안전행정부.xls(xlsx)

회의록

[서식 5]회의록생산현황

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

회의 종류개최횟수 회의록

작성횟수

속기록/녹음

기록 작성횟수회의소집 서면결의

1.대통령이참석하는회의

2.국무총리가참석하는회의

3.주요정책의심의또는의견조정을목적으로

차관급이상의주요직위자를구성원으로하여

운영하는회의

4.정당과의업무협의를목적으로차관급이상의

주요직위자가참석하는회의

5.개별법또는특별법에따라구성된위원회또는

심의회등이운영하는회의

6.지방자치단체장,교육감및「지방교육자치에관한

법률」제34조에따른교육장이참석하는회의

7.시행령제17조제1항각호의어느하나에

해당하는사항에관한심의또는의견조정을

목적으로관계기관의국장급이상공무원3인

이상참석하는회의

8.기타

총계


36

[서식 6]회의록생산목록

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

회의 종류①

회의명

②

부서명

③주요

참석자

④개최횟수⑤회의록

작성횟수

⑥속기록/

녹음기록

작성횟수

⑦속기록/

녹음기록

지정여부소집 서면

1.대통령이참석하는회의

2.국무총리가참석하는회의

3.주요정책의심의또는의견

조정을목적으로차관급이상의

주요직위자를구성원으로하여

운영하는회의

4.정당과의업무협의를목적으로

차관급이상의주요직위자가

참석하는회의

5.개별법또는특별법에따라

구성된위원회또는심의회

등이운영하는회의

6.지방자치단체장,교육감및

「지방교육자치에관한법률」

제34조에따른교육장이참석

하는회의

7.시행령제17조제1항각호의

어느하나에해당하는사항에

관한 심의 또는 의견조정을

목적으로관계기관의국장급

이상공무원3인이상참석

하는회의

8.기타

<기재요령>

①회의명:“○○심의회제○차회의”등구체적으로명시하고,별도의회의명칭이없는경우회의를개최한위원회·

심의회·협의회등의명칭기재

②부서명:담당부서명기재 ③주요참석자:대통령,국무총리,관계부처장관등주요참석자명시

④개최횟수:회의소집개최및서면결의횟수 ⑤회의록작성횟수:회의록을작성한횟수

⑥속기록/녹음기록작성횟수:속기록또는녹음기록을작성한횟수

-속기록/녹음기록생산의무회의는회의를개최하지않았더라도생산목록에포함하여제출

⑦속기록/녹음기록지정여부:속기록또는녹음기록작성회의로지정된경우‘지정’으로표기

※제출파일(엑셀)명명규칙:회의록_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시>회의록_2013_안전행정부.xls(xlsx)


37

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

시청각기록물

[서식 7]시청각기록물생산현황(총괄표)

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)


총계

사진/필름류

녹음/동영상류오디오

비디오

[서식 8]시청각기록물보유현황(총괄표)

(’13.12.31기준/’13년생산분포함)


총계

사진/필름류

녹음/동영상류오디오

비디오

[서식 9] 시청각기록물생산목록

생산기관명:_________ (기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

일련

번호

생산

부서

생산

일자제목 내용

기록물

형 태

원본

매체

관 련

문서번호

전자/

비전자

보존

기간수량 비고

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪

<기재요령>

①생산부서:시청각기록물을생산한처리과

②생산일자:시청각기록물이생산된일자

③제목:시청각기록물의제목<예시>2013XXXX날기념행사

④내용:시청각기록물의내용요약

<예시>2013년00월00일XXXX날기념장관님이현충원에서참배하고있다.(000장관,000차관,000국장,-시계방향)

⑤기록물형태:사진/필름류,녹음동영상류

⑥원본매체

사진필름류-슬라이드필름(영상),사진CD,사진/필름,인화된사진,슬라이드필름(비영상),그림

녹음동영상류-녹음테이프카세트,녹음테이프릴,녹음테이프카트리지,DVD,음반SP,음반LP,음반CD,음반LD,

음반DAT,영화필름,비디오CD,비디오LD,비디오테이프

⑦관련문서번호:해당시청각기록물과관련된문서등록번호

⑧전자/비전자:전자/비전자구분


38

<예시>비전자-사진,필름,오디오테잎,비디오테잎

전자-디지털카메라,디지털캠코더,보이스레코더등으로생산된파일형식의기록물

⑨보존기간:영구,준영구,30년,10년,5년,3년,1년등기재

(※보존기간20년은30년에포함하여작성)

⑩수량:비전자-점,매,롤로기재/전자-건으로기재

⑪비고:기타필요한사항(앨범,사진첩,액자등)

※제출파일(엑셀)명명규칙:시청각_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시>시청각_2013_안전행정부.xls(xlsx)

비밀기록물

[서식 10]비밀기록물생산현황(총괄표)

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

문서류 도면·카드류 시청각류 간행물

건수 매수 건수 권수

합계 전자 비전자 합계 전자 비전자 합계 아날로그 디지털 합계 전자 비전자

(가)

생산

현황

등급별

1급 ①

<작성시주의사항>

※작성대상(가):’13년에생산한비밀기록물통계를작성

※재분류(보안업무규정제13조(재분류))변경 전을기준으로통계작성

※①=②=③의합계가일치하는지확인

-문서류,도면·카드류,시청각류,간행물모두확인

2급 ①

3급 ①

보존

기간별

1년·3년·5년 ②

10년 ②

30년·준영구·영구 ②

보호

기간별

5년 미만 ③

5~10년 ③

10~20년 ③

20~30년 ③

30년 이상 ③

그 밖의 기간 ③

(나)

재분류

현황

(일반

문서)

등급별

1급 ①

※작성대상(나):’13년보유현황(라)중일반문서로재분류한통계를작성


예)종이문서A건(2급,보존기간30년,보호기간5년)이일반문서로재분류된

경우

⇒(문서류 - 비전자)의등급별 “2급”, 보존기간 “30년이상”, 보호기간

“5~10년”에각각1을기재



2급 ①

3급 ①

보존

기간별

1년·3년·5년 ②

10년 ②


보호

기간별

5년 미만 ③

5~10년 ③

10~20년 ③

20~30년 ③

30년 이상 ③



39

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

(다)

재분류

현황

(등급,

보존·

보호

기간

변경)

등급별

1급 ①

※작성대상(다):’13년보유현황(라)중등급,보존기간,보호기간을재분류한

통계를작성


예)종이문서B건(2급,보존기간10년,보호기간1년)이3급으로재분류

된경우

⇒(문서류-비전자)의등급별“2급”에만수량1을기재

2급 ①

3급 ①

보존

기간별

1년·3년·5년 ②

10년 ②


보호

기간별

5년 미만 ③

5~10년 ③

10~20년 ③

20~30년 ③

30년 이상 ③


(라)

보유

현황

등급별

1급 ①

※작성대상(라):’13년생산현황(가)및’12년까지의보유현황(전년도(라))

-일반문서로재분류된기록물은(라)가아닌(나)에통계기재

※재분류(보안업무규정제13조(재분류))변경 후를기준으로통계작성



2급 ①

3급 ①

보존

기간별

1년·3년·5년 ②

10년 ②


보호

기간별

5년 미만 ③

5~10년 ③

10~20년 ③

20~30년 ③

30년 이상 ③


[서식 11]비밀기록물생산목록

①문서류(도면·카드류포함)

생산기관명:_________ 생산연도2010

일련

번호

식별

번호

생산

부서제 목 면수

비밀

등급

보존

기간

보호

기간구분


40

②간행물

생산기관명:_________ 생산연도2010

일련

번호

식별

번호

생산

부서제 목 면수

비밀

등급

보존

기간

보호

기간구분

③시청각류

생산기관명:_________ 생산연도2010

일련

번호

식별

번호

생산

부서제 목

비밀

등급

보존

기간

보호

기간구분

<기재요령>

※(특수)기록관은2010년도생산분목록전체를취합하되,보존기간30년이상인기록물목록만국가기록원

으로통보(「공공기록물관리에관한법률시행령」제71조)

※식별번호는비밀기록관리부관리번호기재

※제목중비밀관련정보가포함되어있는경우에는해당정보삭제가능

※비밀등급은아라비아숫자로표기(예-2급인경우“2”만기재)

※보존기간은30/준영구/영구중택일하여기재

※‘면수’는전자적형태로생산되지않은기록물의경우에만기재

※‘구분’은전자/비전자중하나를선택하여기재

행정박물

[서식 12] 행정박물유형별보유현황

구분 관인류 견본류 상징류 기념류 상장·훈장류 사무 집기류 그 밖의 유형 총계

점수

[서식 13]행정박물보유목록

일련

번호

등록

번호유형 형태 생산부서 생산년도 제목 및 내용 재질 크기

수량

(점)비고

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩

<기재요령>

①등록번호:행정박물등록번호기재

-견본류:화폐,우표,훈·포장등의견본류및도안류

-상징류:기관및업무와관련하여상징성을지니는현판,기,휘호,모형,의복,공무용품등의상징물


41

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

-기념류:기관의주요홍보,행사,활동중에생산된홍보물및기념물

-상장·훈장류:공공업무와관련하여수여받은훈·포장및상장(패),수치,메달,트로피등

②유형:관인류,견본류,상징류,기념류,상장·훈장류,사무집기류,그밖의유형

③형태:관인,현판,기,휘호,트로피,수치,메달,기념패,수상패,모형,의복,액자,우표,포스터,팜플렛,그림,시계,

기념품,장식품등자유롭게기입

⑤생산년도:불명확할경우추정년도기입

⑥제목및내용:행정박물에대한핵심내용기입

⑦재질:금속,석재,유리,자기,목재,종이,가죽,플라스틱등으로기입

⑧크기:세로×가로×높이×두께(cm),또는대/중/소단위로기입

-대:일반서가에진열할수없는대형규격

-중:서가1단또는진열대에1개만을진열할수있는규격

-소:서가1단또는진열대에여러개를진열할수있는규격

⑨수량:행정박물점수(點數)

⑩비고:항목에없는특이사항기재

간행물

[서식 14]정부간행물생산현황

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

연번 기관 구분 생산기관 간행물 생산량 납본량

① ② ③ ④ ⑤

<기재요령>

①연번:간행물의순번

②기관구분:중앙,특별,광역자치,기초,광역교육청,지역교육청,국공립대학중해당하는유형기재

③생산기관:발행기관명을기재(용역,연구보고서는발주기관이발행기관)

④간행물생산량:간행물생산량을아라비아숫자로기재(발간부수가아닌발간된간행물의종수(種數)를기재)

⑤납본량:국가기록원에납본한수량을기재(1종의간행물을3부납본시⇒1)

[서식 15]간행물생산목록

(기간:’13.1.1.~’13.12.31.)

일련

번호

기관

구분

생산

기관

생산

부서제목 발간등록번호 발행일자

납본

여부쪽수 비고

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩


42

<기재요령>

①연번:간행물의순번

②기관구분:중앙,특별,광역자치,기초,광역교육청,지역교육청,국공립대학중해당하는기관을작성

③생산기관:발행기관명을기재(용역,연구보고서는발주기관이발행기관)

④생산부서:간행물을발행하는생산부서(처리과)를조직도상의행정조직까지포함하여기재함

<예시> 전자정부본부전략기획팀,행정관리국조직정책과,문화재기획국문화재기술과

⑤제목:간행물제목을기재함

⑥발간등록번호:국가기록원홈페이지를통해부여받은발간등록번호를기재함(단,생략대상유형은‘발간등록번호

생략대상유형’임을기재)

⑦발행일자:간행물발간일자기재

<예시> 2013년4월30일발간한단행본의경우:2013.4.30.

⑧납본여부:발간등록번호를부여받은간행물의송부여부(O,X로표시)

⑨쪽수:간행물의실제페이지수를기재

⑩비고:연속간행물의경우,당해간행물의최초발간일이나폐간여부등간행물발간과관련한변동사항기재

※관련자료:2014년도기록물관리지침,2014정부간행물발간등록및송부지침등


43

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

제3절 기록물 이관

1. 처리과에서 기록관으로 기록물 이관

법적 근거

○공공기록물관리에관한법률제19조(기록물의관리등)

○동법시행령제32조(기록물의이관),제35조(처리과기록물인수)및제40조(기록관및특수기록관의

소관기록물이관)

○「처리과기록관리업무처리절차」제9절(NAK/S3:2013(v2.1))

[ 기록물 이관 절차(흐름도) ]

처리과

(전자기록생산시스템)

기록관

(기록관리시스템)


(영구기록관리시스템)

생산현황통보 생산현황취합통보 생산현황관리

다음년도5월말까지 다음년도8월말까지

이관계획 수집계획수립

이관 인수

이관대상제출 다음년도수집대상조사

이관대상기록물현황

이관연장신청서

기록물생산현황

기이관(조기이관)

미이관현황(비치,이관연장)등

이관계획 수집계획수립

최종이관목록

기록물정리상태등점검

이관일정및대상통보(3개월전까지)

이관연장신청접수건회신(1개월전까지)

이관 인수

기록물접수·검수·인수확정후

가인수인계서교환

영구기록물관리번호부여후

최종인수내역통보

가산일부터

1~3년이내

가산일부터

11년차


44

준비사항

○처리과보유기록물의파악및인계준비

-처리과는보존기간기산일로부터2년이내의보유기록물및전년도미이관기록물현황을파악하여

인계준비

※이관시기가도래된기록물을처리과에서계속활용할경우,공공기록물관리법시행규칙별지제3호서식에

따라기록물이관시기연장신청서활용

○처리과별이관대상확정및이관일지정

-기록관은처리과비치기록물을제외하고이관대상기록물목록을확정하여이관일과함께처리과에통보

비전자기록물(문서·카드·도면·시청각 등) 이관

○본지침제1장제1절의편철및관리요령에따라편철·정리완료후보존상자에넣어이관준비

※처리과에서기록관으로이관시비전자기록물철에전자기록물출력물(사본)이섞여있는경우이를분리하여야

하며,부득이하게함께편철시에는원본대조확인(원본대조필날인)을하고,기록관은기록물인수시원본대조

필표시여부등편철상태를확인

전자기록생산시스템의 이관(처리과 → 기록관)

[ 전자기록생산시스템과 기록관리(자료관)시스템 ] (○:사용중인시스템)

유형구분전자기록생산시스템 기록관리(자료관)시스템

해당기관업무관리시스템 전자문서시스템 기록관리시스템 자료관시스템

유형① ○ ○중앙부처,지자체,

교육청

유형② ○ ○ 지자체,교육청

유형③ ○ ○ 지자체,대학

유형④ ○ ○ 지자체,대학

유형⑤ ○ 지자체,대학

○ 유형①:업무관리시스템→기록관리시스템

-본지침제1장제2절3.유형별생산현황통보(유형①:업무관리시스템+기록관리시스템구축기관)에

따라이관처리

○ 유형②:업무관리시스템→자료관시스템

-기록관리시스템을도입한후이관업무를추진하기바람

○ 유형③:전자문서시스템→기록관리시스템

-기록물의정리:기록물의종결및확정(기록물의편철확정,기록물철및건의종결,기록물의인계인수)


45

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

-이관파일생성:이관파일생성여부확인,이관규격누락여부확인

-이관파일전송:송수신모듈의동작여부확인

-이관파일접수:이관파일의규격누락여부확인,이관파일내정보오류확인,이관파일의정수·검수및인수

※구(舊)전자문서시스템(2003년까지사용)의전자문서:참고1(구구전자문서이관추진가이드)

○ 유형④:전자문서시스템→자료관시스템

-본지침제1장제1절의편철및관리요령에따라정리완료후‘전자문서시스템과자료관시스템간이관

데이터규격’에따라생성된파일이관준비

-이관방법은유형①의업무관리시스템→기록관리시스템으로의이관형태로이루어짐

※전자문서시스템에서자료관시스템과기록관리시스템으로의이관처리절차는동일하나기관마다사용하는

전자문서시스템과자료관시스템사양이상이하므로기관에따라이관방법이다를수있음

◈ 이관방법 예시(e-NALA 전자문서시스템) ◈

☞전자문서시스템→문서관리→기록물정리:미편철함(임시단위업무및미편철기록물정리)→기록물

정리함(기록물재분류및정리,기록물이력정보확인)→기록물철정리함(기록물편철완료및기록물철

편철확정)

◈ 전자문서시스템과 자료관시스템 간 이관데이터 규격 ◈

☞전자문서파일이관시(전자문서시스템→자료관시스템파일명및분류체계)

구 분 폴더명 및 파일명

필수

항목

기록물철 폴더명:처리과기관코드+단위업무코드+생산연도+기록물철등록일련번호+권호수

기록물(건) 파일명:기록물건생산(접수)연도+생산(접수)등록번호+분리등록번호.확장자

첨부파일 첨부파일명:기록물건생산(접수)연도+생산(접수)등록번호+첨부파일일련번호.확장자

※기록물철별로폴더(디렉토리)를생성하고,철에포함된기록물(건)및첨부파일은해당폴더안에저장

○ 유형⑤ :전자문서시스템만사용하고있는기관

-기록관리시스템이도입되어야만이관업무를수행할수있음


46

2. 기록관에서 영구기록물관리기관으로 기록물 이관

준비사항

○기록물확인및관리

-기록관은처리과로부터기록물을인수받을때기록관리기준표와기록물분류기준표및기록물관리지침에

따라확인및관리

-기록관관리기록물의영구기록물관리기관이관을위하여이관확정된기록물의정리및목록입력,상태

점검및보완

○기록관보유기록물의파악및인계준비

-국가기록원과의협의를거쳐이관이확정된기록물(보존기간기산일로부터10년이경과한기록물)의

이관준비

○2014년도이관대상기록물

-2003년도(2002년이전포함)생산기록물로보존기간30년이상기록물

기록관 기록물의 관리

○비전자기록물(문서·도면·카드·시청각등)

-기록관에기이관되어관리중인기록물및각처리과에서자체관리중인비전자기록물은기록관리

(자료관)시스템의기록물등록기능을활용하여입력관리

※기관별로구기록물의DB구축사업을수행한기관은DB등록정보와기록물실물일치여부확인·점검

2014년도 기록물 이관(기록관 → 국가기록원)

◈보존기간30년이상기록물(2003년도생산기록물과그이전생산분)과

국가기록원과의협의를거쳐이관대상기록물로결정된한시기록물

☞이관시기등은기관별로별도통보

※지자체및교육청(각급학교포함)의기록물은국가기록원인수서고수용가능정도및기관별미이관기록물규모등을

고려하여우선순위를정하여순차적으로이관을진행할예정임

2015년 이관대상기록물 현황 제출

○이관대상기록물현황서식

•일반기록물

<비전자>(∼2004년생산기록물)

구 분이관대상 기록물 수량

계 영구 준영구 30년

계

실제이관대상

비치및연기대상


47

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

<전자>(~2004년생산기록물)

구 분 계 영구 준영구 30년

계

실제이관대상 문서

문서(건)

문서(권)

크기(MB)

연기대상 문서

문서(건)

문서(권)

크기(MB)

기재요령

크기(MB):개별전자문서의기안문및첨부파일의합으로단위는MB(Megabite)

(이관에필요한전체용량이아님.주의할것)

※이관대상기록물현황은2015년기록물이관계획수립과관련된사항이며,하반기별도관련공문시행

•시청각기록물

구 분이관대상 기록물 수량(점/매/롤/건)

계 영구 준영구 30년

계

실제이관대상

비치및연기대상


48

•비밀기록물

등록

번호제 목

생산

년도기록물 형태 쪽수

단위과제명

(단위업무명)

보존

기간

비밀

등급

보호

기간재분류결과

계 ○○건

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩

①전자기록생산시스템의등록번호또는비밀관리기록부의관리번호

②기록물건제목기입

③기록물생산년도

④일반문서,도면류,사진·필름류,녹음·동영상류,카드류중선택

⑤첨부물을포함한기록물건의총쪽수

⑥해당단위과제명(통합온나라시스템)또는단위업무명(전자문서시스템)

⑦기록물건의보존기간기입

⑧Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ등급등비밀분류값기입

⑨예고문에표기된보호기간기입

⑩비밀재분류이력등결과기입

2015년 이관대상기록물 파일목록 서식

일련

번호

생산

기관처리과

기록물

철 제목

생산

연도

보존

기간

기록물

형태

비치

여부

공개

여부기타

※표준전자기록생산시스템(전자문서시스템,업무관리시스템등)에서생산한전자기록물인경우이관목록은

제출하지않는다.

단,해당기록물의생산목록(시스템파일)을정상제출하지않았던경우현재기록물을보유하고있는기관이

소급제출처리할것

○통보방식:기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에접속하여2015년도이관

대상기록물현황입력및목록업로드


49

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

[ 기록물 이관 시 체크리스트<예시> ]

◈ 기록물 인수 체크리스트 ◈

이관기관 : 안전행정부

이관일자 : 2014. 3. 30.

이관근거 : 운영지원과-111

이관수량 : 문서 20권, ......

기록물 주요내용 : 인사기록카드 ......

체크 사항 결과 비고

1 이관공문사전시행여부

2 이관목록전산파일사전송부여부

3 이관목록전산파일점검여부

4 이관목록과기록물의일치여부

5 통지목록과이관목록의일치여부

6 기록물의공개여부

7 사본이있는경우원본대조필표시여부

8 훼손기록물이있을시표시여부

9

편철·정리상태

1)보존용표지사용여부

2)색인목록부착여부

3)철침등이물질제거여부

4)보존상자(봉투)사용여부

10 기타참고사항 ◦보존매체수록여부:이관목록에표기

※기록물의진본여부확인이필요한경우진본여부추가확인

☞기록관에서도처리과의기록물인수시활용(권장)


50

3. 특수기록관 비공개기록물 이관연장

개요

○대상기관:특수기록관으로운영중인중앙·특별행정기관,군기관

특수기록관현황표참고(98개기관)

○대상기록:생산종료후30년이경과한비공개기록물

○신청시기:이관예정연도6개월전까지

○신청내용

-기록물철별로이관연장희망년도기재

-이관연장신청대상을기록물철별로구체적인사유를기술

작성예시

○현행업무수행에직접적으로활용되는경우

-동기록물은당사자의권익보호및행정소송등관련증거자료로’13.1~’14.12까지매체

수록전산화사업을추진하고있으며,동사업의원활한추진을위하여이관연장이필요함

※공공기록물관리법시행규칙【별지제3호】서식1에따라기록물이관시기연장신청서활용

※국가기록관리위원회심의를거쳐이관시기가연장된기록물은재연장불가

이관연장 기준

○기본방향

-공공기록물관리법의요건을토대로,업무수행의직접적연관성판단

-통일·외교·안보·수사·정보분야업무의특수성고려

○세부기준

①현행업무수행에직접적으로활용되는경우

-진행또는계획중인사업에필요한기록물

예)매체수록등전산화사업추진중인기록물

-기록물에기재된업무이력,기법,조치사항이업무수행상지속적으로필요한경우

예)연구·편찬사업등에활용중인기록물

②재판,소송등과관련,내·외부열람요청이있는경우

예)재판서,병상일지등대내·외열람이빈번한기록물

③국가안전보장에중대한영향을미치는중요기록물로서해당기관에서지속적인활용필요성이

있는경우

예)국가안보·군사보안관련사건기록물등


51

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

이관 연장 절차

각급기관 ·이관예정연도6개월전까지신청

(연장대상·희망기간·사유를6.30.까지제출)특수기록관

중앙기록물관리기관·이관연장기준에따른타당성검토

국가기록원

정책전문위원회 ·이관연장심의검토

국가기록관리위원회 ·이관연장승인여부결정·통보

※비공개기록물의이관연장시30년限국가기록원에해당사항통보

•특수기록관의장이소관비공개기록물의이관시기를연장하고자하는경우이관연장기간,

사유등을중앙기록물관리기관의장에게통보(시행령제41조제1항)

※연장승인된비공개기록물이공개로재분류되는경우국가기록원과이관협의

•재분류시점으로부터3개월이내에국가기록원에대상목록을통보하고중앙기록물관리기관의

장이지정한날짜에이관하여야함(시행령제41조제2항)

[ 특수기록관 현황 ]

총98개(중앙8,특별83,군기관7)

중앙행정기관(8) 특별행정기관·군기관(90)

국가정보원 -

외교부 -

통일부 -

국방부 국방부직할군기관(4),육·해·공군본부등7개기관

대검찰청 고검,지검,지청등63개기관

방위사업청 -

경찰청 서울지방경찰청등16개기관

해양경찰청 서해지방경찰청등4개기관


52

제4절 지방이전 정부기관의 기록물 관리

법적 근거

○공공기록물관리에관한법률제9조,제13조,제18조,제19조,제28조

○동법시행령제4조,제16조,제22조,제23조,제60조등

○동법시행규칙제4조,제5조,제9조~제14조등

○NAK/S10:2012(v1.1)기록관표준운영절차:일반

○NAK/S3:2013(v2.1)처리과기록관리업무처리절차

적용대상

○「공공기록물관리에관한법률」제3조및동법시행령제3조에따른수도권소재공공기관중「신행정

수도후속대책을위한연기·공주지역행정중심복합도시건설을위한특별법」및「국가균형발전특별법」

제18조에따라세종시및혁신도시등지방으로이전하는공공기관

○지방이전정부기관현황

[ 지방이전 정부기관 현황 ](’13.10월현재)

이전

지역계 세종시 부산

대구

경북

광주

전남

울산

경남강원 전북 충북 제주

개별

이전

계 79 36 1 8 3 3 1 7 3 5 12

[ ’14년도 지방이전 정부기관 현황 ]

구 분 기 관 명

계 16개기관

세종특별자치시(6개) 법제처,국민권익위원회,국세청,소방방재청,한국정책방송원,우정사업본부

혁신도시(10개)

한국농수산대학(전북),농림축산검역본부(전북),국립식량과학원(전북),국립농업과학원

(전북),국립원예특작과학원(전북),법무연수원(충북),중앙교육연수원(대구),중앙공무원

교육원(충북),국세공무원교육원(제주),중앙민방위방재교육원(충남)


53

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

지방이전 정부기관의 기록물 관리

○지방이전정부기관은이전단계별기록물관리를위한이전계획을수립·시행

※’12년1월배포한『지방이전정부기관기록물관리지침』(국가기록원홈페이지게시)및’13년6월에시행한

관련공문참조

○’14년도이전대상기관은기록물전수조사를토대로보유기록물에대한정리,이송및재배치등차질

없는이전업무수행

[ 이전 대비 기록물관리 주요 업무 ]

단 계 내 용

이전사전단계

(기록물보유현황조사등)

이전기관별기록물이전계획수립·시행

기록물보유현황전수조사및정리

기록관보존서고(문서고)·작업실등시설·장비및환경기준반영

이전중단계

(기록물평가및이송)

적법절차에따른기록물평가·폐기

기록물포장및반출(인계인수)

기록물의안전한이송

이전후단계

(기록물재배치)

기록물인계인수및정수점검

기록물서고재배치및정리

☞국가기록원홈페이지(http://www.archives.go.kr)→기록관리란?→기록관리표준→지침및매뉴얼→

『지방이전정부기관기록물관리지침』참조


54

제5절 폐지(한시) 기관의 기록물 관리

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제25조(폐지기관의기록물관리)

○동법시행령제58조(폐지기관의기록물관리)

○정부조직개편에따른기록물관리대책(2008.2.)

○정부조직개편관련웹기록물관리매뉴얼(2008.2.)

○「폐지기관기록물관리및이관지침」(NAK/S16:2008(v1.0))

○한시기관기록관리(NAK/S18:2010(v1.0))

폐지기관의 범위

○공공기관이폐지된경우에그사무를승계하는기관이없는경우

○국가또는지방자치단체의기관이폐지되면서정부산하공공기관또는민간기관으로전환되는경우

○특별법등에의하여한시적으로설치·운영되다가존속기간이경과하여활동이종료되는위원회등

○폐지기관:정부조직법및지방자치법,기타법령등에의거하여설치된기관으로설치근거

법령에따라폐지된기관

○한시기관:행정기관의조직과정원에관한통칙(대통령령18745,’05.3.24.)제17조제3항에

의거하여설치된기관으로존속기간이경과하여폐지된기관또는법령및훈령등에의거

한시적으로설치되어폐지된기관(폐지예정기관포함)

폐지기관의 기록물 이관

○공공기관이폐지되는경우에그사무를승계하는기관이없는경우당해기관의기록물을소관영구

기록물관리기관으로지체없이이관

○공공기록물관리법제3조에따른공공기관으로전환되는경우에는보존기간30년이상인기록물에

대하여보존기간의기산일로부터10년이경과한다음연도중으로소관영구기록물관리기관으로이관

○민간기관으로전환되는경우그기관의장은모든기록물을지체없이소관영구기록물관리기관으로이관

○폐지기관의업무를일부또는전부승계받는경우,승계기관에서해당업무에대한기록물을인계받고,

인계받은기록물의목록정보를소관영구기록물관리기관및중앙기록물관리기관으로통보하여현황

관리가이루어지도록하여야함

-2개기관이상으로업무가나뉘는경우에는소관업무별로기록물을인계인수하고해당정보를관리하여야함

-2개기관이상으로업무가나뉘는경우중동일한업무가나뉘는경우에는소관영구기록물관리기관으로

당해기록물을이관하고,해당업무를승계하는기관으로당해기록물의정보를제공(열람서비스,사본

교부등)하여업무에활용할수있도록하여야함


55

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

○공공기관내에서운영된부서가폐지되고업무를승계하는부서가없는경우에는모든기록물을지체

없이당해기관의기록관또는특수기록관으로이관

※기록물이관시반드시철별,건별공개여부를구분하여이관

폐지기관의 기록물 관리

○승계기관이인수받은기록물은생산당시의기관명으로편철·정리하여보존해야하며,등록정보의

수정및재편철은불가함

○기록물인수종료후3개월이내에인계인수서사본과인수기록물목록1부를관할영구기록물관리

기관에송부

○인수받은기록물의정리,분류,편철등은본지침의해당분야별사항을동일하게적용

[ 조직개편 유형별 인계인수 절차도 ]

조직개편 유형구분 조 치 내 용 기타 공통사항

기관이통합되는경우 통합기관관리

소관

영구기록물

관리기관

목록관리

(해당기관

이관기록물목록

정보통보)

개편전

홈페이지

(Website)

⇓

소관영구기록물

관리기관이관

행정정보시스템

dataset

⇓

소관영구기록물

관리기관Back-up

및

기능승계기관관리

기관이폐지되는경우

(승계기관이있는경우)승계기관관리

기관이폐지되는경우

(승계기관이없는경우)

지체없이소관


으로이관관리

일부기능이분산되어

다른기관으로전환되는

경우

기능승계기관이관리

기관이민간으로

전환되는경우

모든기록물을지체없이

소관영구기록물관리기관으로이관관리

※관련지침및표준은국가기록원홈페이지에게재(http://www.archives.go.kr)


56

폐지기관의 기록물 정리

○종이문서는발생순또는논리순으로편철하여기록물철표지,색인목록과함께보존용표지를씌운후

보존용상자에편성하여보존관리한다.

※1월1일에생산된문서를위로,12월31일생산문서가밑에편철되어야함

○시청각기록물은규격에적합한보존봉투또는보호용기에넣어정리한다.사진·필름류는보존봉투에

넣어보존용상자에편성하고CD,DVD,비디오,녹음테이프등은케이스에넣고,개인PC에저장된

사진,동영상등은외장하드또는CD,DVD에저장하여보존한다.시청각기록물의색인목록을작성

하여생산맥락정보가누락되지않도록한다.

○폐지(한시)기관도행정표준코드관리시스템(http://code.go.kr)에서부여한기관코드가존재하여야

기록물이관이가능하다.따라서기관신설시기관코드부여가이루어지지않은기관에서는폐지대상

기관이더라도행정표준코드관리시스템에서기관코드를부여받아야한다.

○전자문서시스템에서생산한전자기록물을기록관리시스템으로이관하는경우에는이관연계규격에

맞게데이터변환이이루어져야한다.만일연계규격이일치하지않는경우에는이관이불가능하므로

「행정기관의전자문서시스템규격」및「자료관시스템과전자문서시스템간의API규격」에맞게

데이터변환을하여야한다.


57

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

제6절 기록물의 평가 및 폐기

법적 근거

○공공기록물관리에관한법률제27조(기록물의폐기)

○동법시행령제29조(보존방법),제43조(기록관및특수기록관소관기록물평가및폐기)

○동법시행규칙제35조(기록물평가심의서)

○「처리과기록관리업무처리절차」제11절(NAK/S3:2013(v2.1))

○「기록물평가·폐기절차」제1부:기록관용(NAK/S5-1:2012(v2.1))

○「한시기관기록관리」(NAK/S18:2012(v1.1))

※관련표준은국가기록원홈페이지에게재(http://www.archives.go.kr)

-기록관리란?→기록관리표준→표준화현황→기록물평가·폐기절차-제1부:기록관용

평가 내용

○보존기간경과기록물에대한폐기의적정여부

○기록물에대한보존기간의조정

○기타기록물의평가와관련하여공공기관의장이요청한사항

기록물 평가방법

○기록물의폐기결정은기록관에서법령의처리절차에따라수행하여야하며,처리과에서는일체의

기록물을폐기할수없음

※평가대상기록물을기록관으로이관하여기록물평가수행

○평가대상기록물에대하여처리과의견조회,기록물관리전문요원의심사,기록물평가심의회의

심의를거쳐보존기간재책정,폐기또는보류로구분하여처리

기록물 평가 절차

①기록관및특수기록관에서보존기간경과기록물등평가대상기록물을선정하여처리과에의견

조회를의뢰함

-생산부서의견조회시각처리과담당자는「공공기록물관리에관한법률시행령」별표1.‘기록물의보존

기간별책정기준’과「공통업무기록물보존기간표」를참조하여보존기간책정

국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리업무안내→처리과→기록관리기준표

②의견조회에대한회신

-기록물을생산한처리과의장은보존기간이만료된심의대상기록물에대한보존기간재책정,보류,폐기

등에대한의견을기록관또는특수기록관에제출하여야함

③기록물관리전문요원의심사

-기록관또는특수기록관의기록물관리전문요원은소관부서의의견을수렴한후해당기록물에대해심사

-기록물의보존가치등을평가하여보존기간재책정,보류또는폐기등에대한의견작성하여심의회개최


58

④기록물평가심의회구성·심의

-구성

·기록관또는특수기록관이속한공공기관의장이구성·운영

·기록물의보존가치평가에적합하다고인정되는5인이내의민간전문가및소속공무원으로구성하되,

2인이상의민간전문가를포함시켜야함

※통일,외교,안보,수사,정보등의기록물을생산하는기관의경우에는민간전문가참여를1인이상으로

할수있음

-심의:다음의사항을고려하여종합적으로판단

·처리과의견조회결과,기록물관리전문요원의심사의견

·평가대상기록물의기록관리기준표,기록물분류기준표및해당기록물의관계법령에서정한보존기간

·평가대상기록물의행정적·역사적가치및활용가치

⑤평가심의결과처리

-재책정보존기간의반영을위해기록물재정리

-기록물평가심의회결과의기록관리(자료관)시스템반영

-폐기확정된기록물의처리

[시행규칙 별지 제10호 서식]

기록물평가심의서

기록물철

분류번호

생산

연도

기록물철

제목

보존기간

만료일

처리과 기록물관리전문요원 심의회

의견처리의견 사유 평가의견 사유

[ 기록물 평가 ]

처리과 기록관

②의견조회에대한회신①생산부서의견조회

③기록물관리전문요원의심사

④ 기록물평가심의회 구성·심의

-기록물평가심의서심의·의결

-평가및폐기여부등결정

⑤ 평가심의 결과 처리

-보존기간재책정,보류

-폐기


59

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

기록물 평가 및 폐기 시 유의사항

○기록물의폐기결정및처리는기록물관리기관에서만실시

-처리과에서는일체의기록물폐기불가

-기록물을처리과에서폐기한경우벌칙조항(법률제50조)의무단파기에해당하는것으로간주할수있음

○기록물관리전문요원에의한기록물심사

-기록물심사는반드시법에서정한요건을충족하는기록물관리전문요원이수행하여야함(법률

제41조,동법시행령제78조)

※기록물관리전문요원의배치에관한경과조치가2011년말까지로종료됨에따라모든공공기관은

기록물관리전문요원이기록물심사를수행하여야함(공공기록물관리법시행령부칙(제19985호,

2007.4.4)제5조)

○보존매체수록후원본폐기절차(시행령제43조)

-보존매체에수록하고3년이경과한후폐기절차를수행할수있음

-폐기절차는생산부서의견조회,기록물관리전문요원심사,기록물평가심의회심의,국가기록관리

위원회심의를거쳐야함

-영구기록물관리기관의장은폐기대상중보존가치가있는원본은선별보존할수있음

기록물 폐기 방법

○전자기록물의폐기:해당기록물에포함되어있는모든정보를물리적으로복구할수없도록삭제또는파기

-전자기록물의폐기를위하여보존매체또는저장매체등이외부로반출될경우에는기록관또는특수기록관

장의책임하에보안조치를해야함

-전자기록물의폐기시에는기록물관리담당자,시스템담당자,정보보안담당자등의책임하에집행

-전자기록물의폐기방법에대한상세내용은기록관리표준「기록물의평가·폐기-제1부:기록관용」의

참고자료A,B참고

※국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황→기록물평가·폐기절차-제1부:기록관용

○비전자기록물의폐기:소각,파쇄,용해등의방식으로처리

○기록관또는특수기록관의장은폐기대상기록물이유출되지않도록조치

※기록물폐기시행을기관외부의민간업체에위탁한경우기록물의폐기가완전히이루어질때까지관련

공무원이입회하여감독

[ 기록물에 포함되지 않는 일반 자료 등의 관리 ]

○문서작성초안,기록물사본,회의자료,기관의업무정보가포함된책자(국회제출자료,세출예산서,업무보고

자료등)등업무수행과정에서발생하는일반자료의대외유출을방지하기위한관리철저

○일반자료는사용이종료되면즉시해당업무담당자의책임하에문서세단기등을이용하여파기하여야하며,

폐기대행업체에처리를위탁하는경우에는보안각서를징구하고반드시폐기전과정을관리·감독

○각급기관기록관리담당부서는기록물,일반자료등이대외에유출되지않도록지침작성·시행,교육실시

기록물의 종류ㆍ형태별 관리

제 2 장

제1절조사ㆍ연구ㆍ검토서관리

제2절회의록관리

제3절보존매체관리

제4절간행물관리

참고자료A:간행물발간번호등록및송부지침

제5절시청각기록물관리

제6절행정박물관리

제7절비밀기록물관리


63

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3

장

제1절 조사·연구·검토서 관리

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제17조제1항(기록물의생산의무)

○동법시행령제17조(조사·연구·검토서의작성)

○기록생산의무이행지침:조사·연구·검토서,회의록(NAK/G2:2010(v2.0))

작성 대상

○법령의제정또는개정관련사항

○조례의제정또는개정이나이에상당하는주요정책의결정또는변경

○「행정절차법」에의하여행정예고를하여야하는사항

○국제기구또는외국정부와체결하는주요조약·협약·협정·의정서등

○「국가재정법시행령」제13조제1항및제14조에해당하는대규모사업·공사

○그밖에기록물관리기관의장이조사·연구서또는검토서의작성이필요하다고인정하는사항

구성 요소

구성요소 구성요소 설명

조사·연구·검토배경 조사·연구·검토가필요한배경이명확히드러나도록서술

제안자등관련자의소속·직급·성명 최초제안자및해당과제를수행하는관련자의소속,직급,성명등을표시

기관장·관계기관의지시·지침또는의견조사·연구·검토서의작성과관련하여지시사항,지침,의견이있는경우

이를반영

관련현황과검토내용 조사사항과관련한현황,통계등이있는경우이를포함

각종대안과조치의견 조사·연구·검토서의작성으로도출된대안및조치에필요한의견

예상효과또는결과분석 조사·연구·검토서의업무반영이후예상되는효과및결과반영

등록 및 관리방법

○등록방법

-’13년도업무추진과정에서조사·연구·검토서의생산및등록여부를확인하고미등록된기록물은추가

정리·등록

-조사·연구·검토서의보존기간은해당업무의단위과제및단위업무와동일하게책정

기록물의 종류ㆍ형태별 관리제2장


64

○관리방법

-조사·연구·검토서는업무를수행하기전(前)계획단계에서생산되는기록물로서생산되는경우등록이

이루어질수있도록자체교육시안내

-업무관리시스템과같이업무의입안부터중간과정을포함하여결과를모두관리할수있도록한경우

에는조사·연구·검토서를작성하지않고업무관리시스템을통해서그내용을확인할수있으므로

별도의조사·연구·검토서를작성하지않아도됨

-간행물형태로생산되는조사·연구·검토서의경우간행물발간등록번호를부여받아관리될수

있도록조치

• 발간등록번호부여방식은본지침‘제4절간행물관리’를참조

※조사·연구·검토서의자세한관리방법은기록관리표준

「기록생산의무이행지침:조사·연구·검토서,회의록」참조

☞국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황

생산현황 통보

○‘기록물생산현황통보서식3·4’에따라작성하여기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.

go.kr)에접속하여제출


65

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

제2절 회의록 관리

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제17조제2항(기록물의생산의무)

○동법시행령제18조(회의록작성·관리)

○기록생산의무이행지침:조사·연구·검토서,회의록(NAK/G2:2010(v2))

회의록 작성대상

○대통령이참석하는회의

○국무총리가참석하는회의

○주요정책의심의또는의견조정을목적으로차관급이상의주요직위자를구성원으로하여운영

하는회의

○정당과의업무협의를목적으로차관급이상의주요직위자가참석하는회의

○개별법또는특별법에따라구성된위원회또는심의회등이운영하는회의

○지방자치단체장,교육감및「지방교육자치에관한법률」제34조에따른교육장이참석하는회의

○제17조제1항각호의어느하나에해당하는사항에관한심의또는의견조정을목적으로관계기관의

국장급이상공무원3인이상이참석하는회의

○그밖에회의록의작성이필요하다고인정되는주요회의

회의록 구성요소 및 작성주체

○구성요소

구성요소 구성요소 설명

회의명 회의의정식명칭기재

회의개최부서(기관) 회의주관부서(기관)

일시및장소 회의가개최된일시와장소를기재

참석자·배석자명단 참석자·배석자의성명과직위기재

회의진행순서 회의개최부터폐회까지전체적인진행상황기재

상정안건 회의에상정된안건명을순서대로기재

발언요지 참석자들의상정안건에대해발언한내용을정리하여기재

결정사항및표결내용 회의에서결정된사항,표결이있는경우에는표결의결과도기재


66

○작성주체

-당해회의를소집또는주관하는공공기관에서작성하여야하며,주관기관이불분명하거나공공기관이

아닌경우에는회의참석자중회의안건과관련하여업무의연관성이가장높은공공기관을정하고해당

공공기관이작성

속기록 또는 녹음기록 작성 대상

○회의록작성대상중영구기록물관리기관의장이지정하는회의는회의록과함께속기록또는녹음기록

중어느하나를생산하여야하며,녹음기록의경우녹취록을함께생산

등록 및 관리방법

○’13년도업무추진과정에서회의록생산및등록여부를확인하고미등록된기록물은추가정리·등록

-회의록은생산과동시에전자기록생산시스템에등록하여야함

-다만,회의록이간행물형태로생산되고영구기록물관리기관으로부터간행물발간등록번호를부여받은

경우등록을생략할수있음

○회의록을생산하여등록하는경우회의록을단독으로등록하거나붙임자료로문서또는시청각

기록물을첨부할경우회의록임이명확히드러나는제목으로명기

※예시:○○○정책위원회제○차회의결과보고및회의록

○○차월례회의회의결과(회의록)

○회의록의보존기간은해당업무의단위과제및단위업무와동일하게책정

-다만,특별히보존가치가높다고판단되는경우해당단위과제및단위업무와별도로영구또는준영구로

책정가능

○회의록이간행물형태로생산되는경우간행물발간등록번호를부여받아관리될수있도록조치

-발간등록번호부여방식은본지침‘제4절간행물관리’를참조

※회의록에대한자세한관리방법은기록관리표준「기록생산의무이행지침:조사·연구·검토서,회의록」참조


생산현황 통보

○‘기록물생산현황통보서식5·6’에따라작성하고기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.

go.kr)에접속하여제출(매년8월31일까지)

○‘속기록(또는녹음기록)작성대상회의인경우회의소집횟수,서면결의횟수,회의록,속기록/녹음기록

생산건수누락없이제출

-회의개최횟수나기록물생산건수가없어도해당사항제출


67

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

참고 속기록(또는 녹음기록) 작성의무 회의(총 74개)

구분 대상기관 대상회의 관련규정 지정일

1 국가인권위원회 국가인권위원회전원회의 국가인권위원회운영규칙 ’05.3.19

2 방송통신위원회 방송통신위원회전원회의방송통신위원회의설치및운영에관한법률

’09.7.14

3공정거래위원회

공정거래위원회전원회의공정거래위원회회의운영및사건절차등에관한규칙

’09.7.14

4 소비자정책위원회 소비자기본법 ’01.12.13

5금융위원회

금융위원회 금융위원회의설치등에관한법률 ’09.7.14

6 증권선물위원회 금융위원회의설치등에관한법률 ’09.7.14

7 원자력안전위원회 원자력안전위원회원자력안전위원회의설치및운영에관한법률

’13.8.20

8기획재정부

경제관계장관회의 경제관계장관회의규정

’05.3.19(최초지정)’13.8.20(변경지정)

9 시도경제협의회 시도경제협의회규정 ’01.12.13

10

미래창조과학부

국가과학기술심의회 과학기술기본법

’01.12.13(최초지정)’11.06.30(변경지정)’13.8.20(변경지정)

11 국제과학비즈니스벨트위원회국제과학비즈니스벨트조성및지원에관한특별법

’13.8.20

12 디지털방송활성화추진위원회지상파텔레비전방송의디지털전환과디지털방송의활성화에관한특별법

’11.6.30(최초지정)’13.8.20(변경지정)

13 생명공학종합정책심의회 생명공학육성법

’01.12.13(최초지정)’13.8.20(변경지정)

14 원자력진흥위원회 원자력진흥법

’01.12.13(최초지정)’13.8.20(변경지정)

15 교육부 학자금대출제도심의위원회 한국장학재단설립등에관한법률 ’13.8.20

16

통일부

남북교류협력추진협의회 남북교류협력에관한법률 ’13.8.20

17 남북관계발전위원회 남북관계발전에관한법률시행령 ’09.7.14

186·25전쟁납북피해진상규명및납북피해자명예회복위원회

6·25전쟁납북피해진상규명및납북피해자명예회복에관한법률

’11.6.30


68


19

국방부

국방부정책회의 국방부훈령제981호 ’09.7.14

20 군무회의 국방부훈령제981호 ’09.7.14

21삼청교육피해자명예회복및보상심의위원회

삼청교육피해자명예회복및보상심의위원회

’13.8.20

22 특수임무수행자보상심의위원회 특수임무수행자보상에관한법률 ’13.8.20

2310·27법난피해자명예회복심의위원회

10·27법난피해자명예회복등에관한법률

’11.6.30

24

안전행정부

공무원연금급여재심위원회 공무원연금법 ’13.8.20

25 공무원연금운영위원회 공무원연금법 ’13.8.20

26 국가기록관리위원회 공공기록물관리에관한법률 ’13.8.20

27 기록물공개심의회 공공기록물관리에관한법률 ’13.8.20

28 기록물평가심의회 공공기록물관리에관한법률 ’13.8.20

29 기부심사위원회 기부금품의모집및사용에관한법률 ’13.8.20

30 대통령기록관리전문위원회 공공기록물관리에관한법률 ’13.8.20

31 도서개발심의위원회 도서개발촉진법 ’13.8.20

32 서해5도지원위원회 서해5도지원특별법 ’13.8.20

33 순직보상심사위원회위험직무관련순직공무원의보상에관한법

’13.8.20

34 승강기사고조사판정위원회 승강기시설안전관리법 ’13.8.20

35 자원봉사진흥위원회 자원봉사활동기본법 ’13.8.20

36 접경지역정책심의위원회 접경지역지원법 ’13.8.20

37 정보공개위원회 정보공개법 ’13.8.20

38 중앙도로명주소위원회 도로명주소법 ’13.8.20

39 중앙민방위협의회 민방위기본법 ’13.8.20

40 중앙안전관리위원회 재난및안전관리기본법 ’13.8.20

41지방자치단체중앙분쟁조정위원회

지방자치법 ’13.8.20

42 행정협의조정위원회 지방자치법 ’09.7.14

435·18민주화운동관련자보상지원위원회

5·18민주화운동관련자보상등에관한법률

’13.8.20

44 문화체육관광부 콘텐츠산업진흥위원회 콘텐츠산업진흥법 ’11.6.30


69

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장


45

농림축산식품부

농어업인삶의질향상및농어촌지역개발위원회

농어업인삶의질향상및농어촌지역개발촉진에관한특별법

’09.7.14(최초지정)’13.8.20(변경지정)

46 농축산물무역정책심의회 농축산물무역정책심의회규정 ’09.7.14

47 자유무역협정이행지원위원회자유무역협정체결에따른농어업인등의지원에관한특별법시행령

’09.7.14

48중앙농업·농촌및식품산업정책심의회

농어업·농어촌및식품산업기본법

’09.7.14(최초지정)’13.8.20(변경지정)

49 축산발전심의위원회 축산법 ’09.7.14

50

산업통상자원부

경제자유구역위원회경제자유구역의지정및운영에관한특별법

’13.8.20

51 국가에너지절약추진위원회 국가에너지절약추진위원회 ’13.8.20

52 무역위원회불공정무역행위조사및산업피해구제에관한법률

’09.7.14

53 바이오안전성위원회유전자변형생물체의국가간이동등에관한법률

’13.8.20

54 산업기술보호위원회 산업기술의유출방지및보호에관한법률 ’11.6.30

55 외국인투자위원회 외국인투자촉진법 ’01.12.13

56 항공우주산업개발정책심의회 항공우주산업개발촉진법 ’01.12.13

57

보건복지부

건강보험정책심의위원회 국민건강보험법 ’09.7.14

58 보건의료정책심의위원회 보건의료기본법 ’09.7.14

59 사회보장위원회 사회보장기본법

’09.7.14(최초지정)’13.8.20(변경지정)

60 장애인정책조정위원회 장애인복지법 ’09.7.14

61 저출산·고령사회위원회 저출산고령사회기본법 ’11.6.30

62 아동정책조정위원회 아동복지법 ’13.8.20

63 한센인피해사건진상규명위원회한센인피해사건의진상규명및피해자생활지원등에관한법률

’13.8.20

64 환경부 물재이용정책위원회 물의재이용촉진및지원에관한법률 ’13.8.20


70


65 고용노동부 고용정책심의회 고용정책기본법 ’05.3.19

66

여성가족부

여성정책조정회의 여성발전기본법 ’05.3.19

67 청소년보호위원회 청소년보호법 ’09.7.14

68 다문화가족정책위원회 다문화가족지원법 ’13.8.20

69

국토교통부

국가교통위원회 국가통합교통체계효율화법 ’01.12.13

70 유비쿼터스도시위원회 유비쿼터스도시의건설등에관한법률 ’11.6.30

71

해양수산부

수산생물질병방역협의회 수산생물질병관리법 ’13.8.20

72 중앙어업·어촌정책심의회 농어업·농어촌및식품산업기본법

’09.7.14(최초지정)’13.8.20(변경지정)

73 방위사업청 방위사업추진위원회 방위사업법 ’09.7.14

74 해양경찰청함정항공기등규격및장비선정심의위

해양경찰청해상치안장비도입업무규칙 ’13.8.20


71

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

제3절 보존매체 관리

관련근거 및 지침

○「공공기록물관리에관한법률」제21조(중요기록물의이중보존)

○동법시행령제39조(기록관및특수기록관의기록물보존매체수록)및제52조(중요기록물의이중보존)

○동법시행규칙제24조(보존매체종류와규격),제25조(광디스크수록)및제26조(마이크로필름의제작)

○동법시행규칙별표11·12·13,별지서식제4·5호서식

○이관을위한보존매체수록기준(국가기록원홈페이지‘지침및매뉴얼’)

관리대상 및 방법

○중요기록물의이중보존원칙

-영구보존으로분류된기록물중중요기록물에대하여복제본을제작하거나보존매체에수록하는등의

방법으로이중보존함을원칙으로함

○보존매체수록대상범위

-보존중인기록물중보존기간이준영구이상인기록물에대하여보존가치가높다고인정되는경우에는

그기록물을보존매체에수록

※보존매체수록기록물중이중보존이필요한기록물은중앙기록물관리기관에사본제출(이관대상및방법에

따라사본이관대상선별)

○관리방법

-보존매체수록에대해서는법령이나표준지침및매뉴얼등에따라서일정한절차와방법,규격이준수

되도록주의

-기록관및특수기록관이기록물을보존매체에수록하여관리하는경우에는영구기록물관리기관의장이

정하는방식에따라기록관및특수기록관은보존매체별로관리번호를부여하여관리

이관대상 및 방법

○영구기록물관리기관의장은매년8월31일까지그기관이전년도에제작한보존매체사본을

중앙기록물관리기관의장에게제출

○기록관또는특수기록관의장은매년8월31일까지그기관의전년도보존매체생산현황(목록)을

중앙기록물관리기관의장에게제출

○중앙기록물관리기관의장은기록관또는특수기록관의보존매체중이중보존이필요한기록물을선별

하여매년10월31일까지해당기록관또는특수기록관에송부대상보존매체및송부시기를통보

※보존매체사본송부시기는당해기록물이보존매체에수록된해의다음연도중중앙기록물관리기관에서

정하는시기

○기록관또는특수기록관의장은통보받은대상기록물을송부시기내에이관하여야하고,통보받지

않은기록물을송부할경우에는반송처리됨


72

제4절 간행물 관리

공공기관이그기관의목적이나업무수행의내용을기관내부나일반인에게전달하기위해발간하는자료

-책자,CD,전자파일등의형태로생산되며문서와달리여러부가간행됨

-발간관련결재문서와원고는일반문서로등록하되,그외인쇄등다양한형태로여러부를생산할경우

간행물로취급

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제22조(간행물의관리),동법시행령제55조(간행물의관리)

○2014년도정부간행물발간등록및송부지침

○「특수유형기록물관리」제1부:간행물(NAK/G1-1:2011(v2.1))

간행물 발간등록의 의미

○여러부가발행되는간행물에기관별발간등록번호를부여함으로써간행물의체계적관리및유통·

배포에활용함

[ 간행물 발간등록 및 송부절차 ]

간행물관리 프로세스

처리과기록관 or

특수기록관소관 영구기록물

관리기관국가기록원

(중앙기록물관리기관)정리(3부)

보존(1부)

※ 소관 영구기록물관리기관 미설치시

중앙기록물관리기관에서 번호 부여

납본(3부)

납본(3부)

납본(3부)

스캔(1부)

열람(1부)

발간번호 신청

발간번호 신청

발간번호 부여

발간번호 부여

간행물 발간등록번호 신청

○발간등록번호는국가기록원홈페이지(http://www.archives.go.kr)“간행물발간등록번호신청”에서

부여받은후사용

○공공기관의재무관및지출관은간행물발간관련경비집행시발간등록번호부여여부를반드시

확인하여야함


73

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

○발간등록번호신청은인쇄가확정된최종본을대상으로제목,발행기관,주관부서등을작성(번호가

부여되면수정불가)

○공공기관은발간된간행물을인쇄후지체없이관할기록관또는특수기록관및국가기록원으로

3부씩송부하여야함

※전자적형태(e-book,전자파일등)로만발간된간행물의경우,제작전발간등록번호를부여받고CD,DVD등

의매체에수록후매체상에발간등록번호를기재하여2점을국가기록원으로송부

송부시 확인사항

○간행물생산시사용한편집최종본의전자파일을반드시책자와함께제출(책자3부,파일1점)

-전자파일은PDF(A)-1형식을권장(Hwp,Word,PDF등타형식제출도가능)

○발간등록생략대상유형에해당하는간행물은송부를생략함

※생략대상유형은「간행물발간등록및송부지침」의‘붙임1.간행물발간등록생략대상유형목록’참조

○송부처

-(461-370)경기도성남시수정구대왕판교로851번길30번(시흥동231번지)

국가기록원사회/경제/특수기록관리과

○간행물발간내역을공문으로송부시아래서식활용

간행물 송부 서식

연번 발행기관 주관부서 간행물명 발간등록번호송부부수

책자 전자매체

1

2

기록관에서의 간행물 관리

○제출된간행물은영구보존,보존매체수록(디지털화),열람등으로활용할수있으며,기록관은기관

에서생산되는간행물의등록및관리를위해노력해야함

※간행물발간현황,발간등록번호신청및납본내역관리요망

○송부받은간행물의활용가치가없어진경우에는보존용1부를제외한나머지간행물파기가능

○기타발간등록제도및간행물관리에관한사항은관련지침및매뉴얼을참고하여업무수행

간행물 관련 제출사항

○발간등록번호부여된간행물의납본

○2014년도간행물생산현황통보

-8월31일까지’13년도간행물생산현황통보

※기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에접속하여제출


74

목 적

정부간행물의발간등록과보존관리에관한세부사항을정하여간행물을체계적으로수집·보존

함으로써정부의정책수행결과를신속하게알리고행정자료로적극활용하기위함

관련 근거

<공공기록물관리에관한법률>

제22조(간행물의관리)①공공기관은간행물을발간하고자하는때에는대통령령이정하는바에따라소관

영구기록물관리기관으로부터발간등록번호를부여받아야한다.

②공공기관은발간하는간행물에제1항의규정에따른발간등록번호를표기하여야하며,간행물을발간

한때에는지체없이당해간행물3부를각각관할기록관또는특수기록관과소관영구기록물관리기관및

중앙기록물관리기관에송부하여보존활용되도록하여야한다.

<공공기록물관리에관한법률시행령>

제55조(간행물의관리)①다음각호의어느하나에해당하는간행물에대하여는법제22조제1항에

따른간행물의발간등록을생략할수있다.<각호생략>

②<생략>

③법제22조제2항에따른발간등록번호의표기는식별이용이한정도의규격으로간행물의앞표지좌측

상단에기재하는것을원칙으로하며,“발간등록번호”라쓰고그아랫줄에발간등록번호를표기하는

방법으로한다.

④공공기관의장은발간등록된간행물을발간후15일이경과하기전까지법제22조제2항에따라관할

기록관또는특수기록관과관할영구기록물관리기관및중앙기록물관리기관에송부하여야한다.이경우

전자적형태로생산되지아니한간행물에대한전자파일이있는경우에는이를함께송부해야한다.

⑤<생략>

참고자료 A : 간행물 발간등록 및 송부 지침


75

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

Ⅰ. 간행물 정의 및 중요성

1. 정부간행물의 정의

○정부간행물(이하간행물)은공공기관이그기관의목적이나업무수행의내용을기관내부나일반인에게

전달하기위해발간하는자료

○책자,CD,전자파일등의형태로생산되며문서와달리여러부가간행됨

○발간시발간관련결재문서와원고는일반문서로등록하고,그외인쇄등다양한형태로여러부를생산할

경우간행물로취급함

간행물의 유형

연감백서류,통계류,업무편람,법규집,사업보고서,연구조사보고서(용역보고서포함),교육자료,

기관지,회의자료,목록류,사료연혁집,연설강연지,전시도감화보집등

2. 간행물의 중요성

○간행물은그기관의업무수행및그결과를체계적으로정리한것으로,정부가예산을투입하여생산·

배포하는공식자료임

○간행물을통해국민은국정의현실을올바르게파악할수있으며,정부는정책수행과정및결과를

공개적으로국민에게알릴수있음

○또한각종통계자료의경우조사·연구의기초자료로활용되며,장래국가정책입안및주요행정자료로

이용됨

○간행물은학술적·사료적·행정적으로가치있는자료가많아체계적으로수집·정리하여대국민열람

서비스체계를갖출경우유용한활용이예상됨


76

Ⅱ. 간행물 발간등록번호 신청

1. 신청 절차

발간등록신청 시기

및 발간등록여부 확인

▶간행물원고가완성되면인쇄를위한결재를받기전에발간등록

신청을해야하며,그결과를첨부하여회계부서에인쇄의뢰

▶각급기관의재무관은간행물발간관련지출원인행위시해당

간행물의발간등록여부를확인해야함

발간등록번호 신청

▶국가기록원홈페이지(www.archives.go.kr)를통해신청

▶홈페이지초기화면중앙하단바로가기메뉴에서“간행물발간

등록번호신청”클릭→신청양식작성후등록

발간등록번호 확인

▶“발간등록번호신청/송부내역”게시판에부여된발간등록번호확인

▶기관별발간등록현황은간행물제목,발행기관명등으로검색가능

▶발간등록번호가부여되지않은신청건은발간등록번호란이

공란으로나타남

※헌법기관은자체적으로발간등록번호를부여,관리

2. 신청 시 등록항목

가.신청자인적사항

-간행물발간등록번호부여를희망하는신청자의인적사항을기재

※국가기록원홈페이지에회원가입을하지않아도신청가능

나.신청구분

-새로발간등록번호부여를원하는간행물은신규신청

-연속적으로발행되는간행물은최초에한번발간등록신청을하며,그이후발간되는동종간행물은최초부여

받은동일한발간등록번호계속사용함

※단,제목·발행기관·발간주기의변경사유발생시반드시변경신청해야함


77

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

발간등록번호 재부여 사례(연속간행물)

【예】 1. 발행기관의명칭(GCC:행정표준코드)이변경된경우

⇒보건복지부행정표준코드가1351000▶1352000으로변경

【예】 2. 제목이변경된경우

⇒국가기록연보▶국가기록백서

※주기적으로간행되는연속간행물로서년도만변경하는경우는제외

【예】 3. 발간주기가변경된경우

⇒연간(1년1회발간)▶격년간(2년1회발간)

다.발행기관정보

-발행기관명은기관의축약명이아닌공식명칭을기재

【예】 국립수산과학원(X),농림축산식품부국립수산과학원(O)

경남도청(X),경상남도(O)

충남보령시청(X),충청남도보령시(O)

-발행기관명을소속기관단위까지세부적으로기재

【예】 1. 문화재청국립문화재연구소에서간행물을발간한경우

⇒‘문화재청’이아닌‘문화재청국립문화재연구소’가발행기관이됨

【예】 2. 경주문화재연구소기획운영과에서간행물을발간한경우

⇒‘문화재청’이나‘문화재청국립문화재연구소’가아닌‘문화재청국립문화재연구소경주

문화재연구소’가발행기관이됨

【예】 3. 대구광역시상수도사업본부경영부정보통신과에서간행물을발간한경우

⇒‘대구광역시’가아닌‘대구광역시상수도사업본부’가발행기관이됨

-주관부서는기관의기구도표에따라국(실,부)과과까지계층적으로기재

-용역보고서의경우,용역을발주한기관이발행기관이고용역수행을의뢰한처리과가처리부서가됨

【예】 미래창조과학부미래기술과에서서강대학교에연구용역을준경우

⇒발행기관은미래창조과학부,처리부서는미래창조과학부미래선도연구실

연구개발정책관미래기술과가됨


78

라.간행물상세정보

•책자와CD로동시발간 ⇒동일한발간등록번호사용

•다권본(동일제목으로여러권으로구성)이나총서형식으로발간

⇒별개의발간등록번호사용•동일내용간행물이각국언어로발간

•단행본으로개정(수정)판발간

마.저작물이용및공개

-간행물생산자또는생산기관은생산된간행물의대국민정보이용편의를위해영구기록물관리기관에서

인터넷등을이용하여원문서비스하는것에대해저작물이용동의및공개여부를명시해야함

3. 신청 시 주의사항

○전자적으로만발간되는전자간행물의경우도인쇄본과마찬가지로제작전발간등록번호를부여받은

후표지좌측상단에표시

○종전사무관리규정에의해부여된‘행정간행물등록번호(’99이전)’는더이상실효성이없으며,번호의

구성체계가다르기때문에새로운‘정부간행물발간등록번호(’00이후)’를반드시부여받아야함

○용역보고서의경우계약체결시발간등록번호표기와송부관련내용을포함하여계약해야함

○기록물관리책임자는업무인수인계시간행물의발간등록및송부관련사항을정확히전달하여발간

등록/송부업무의연속성을유지해야함

○발간등록번호신청전종전에이미부여받은발간등록번호가있는지반드시확인해야하며,입력시

오탈자가없도록해야함

○발간등록번호신청시기는최종원고확정후에신청하도록함

○관할영구기록물관리기관이설치되지않은기관은설치시까지중앙기록물관리기관(국가기록원)에서

발간등록번호를부여받아야함

○비밀로생산된간행물의경우이를간행물이아닌비밀기록물로취급하여그에준하는절차에따라관리

하고발간등록을생략함


79

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

Ⅲ. 발간등록번호 표기와 송부

1. 발간등록번호 구성

○발간등록번호는영구기록물관리기관기호,발행기관기관코드,등록일련번호,발간주기구분기호로구성

발간등록번호

○ ○ - ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ - ○ ○ ○ ○ ○ ○ - ○ ○

영구기록물

관리기관발행기관기관코드 등록일련번호

발간

주기

2. 발간등록번호 표기

○발간등록번호는한글표기가원칙이나,필요시영문또는한자표기가능하고영문표기시약자표기가능

-영문표기:GovernmentPublicationsRegistrationNumber(GPRN)

-한자표기:發刊登錄番號

○발간등록번호는동종의자료에대한고유번호로간행물의수집,정리,열람시자료관리와접근의기본

단위로사용됨

예 시

2cm

발간등록번호

2cm

00-0000000-000000-001cm

4.5cm간 행 물 제 목

※발간등록번호는식별이용이한정도의규격으로간행물의앞표지좌측상단에기재하는것을원칙으로하되,상업적

출판등특수한발간여건인경우예외적으로뒷표지에발간등록번호표기가능

※반드시“발간등록번호”라표기하고,“행정간행물등록번호”나“정부간행물등록번호”등의유사명칭을사용하지않음


80

○전자적으로생산된간행물에대해서도인쇄본과마찬가지로발간등록번호를부여받고,앞표지상단에

기재해야함

-CD,DVD등의매체에수록된경우매체표면과케이스겉면좌측상단에도발간등록번호표기

3. 발간 간행물 송부

○각급기관은처리과에서생산한간행물을발간후15일이내,관할기록관,관할영구기록물관리기관및

중앙기록물관리기관(국가기록원)에각각3부씩송부해야함(공공기록물관리법제22조,같은법시행령

제55조)

※헌법기관도간행물발간후15일이내국가기록원에3부를송부해야함

4. 송부 시 유의사항

○전자적형태로생산되지아니한간행물(책자)의경우,전자파일이있는때에는이를CD,DVD등이동식

저장장치에수록하여송부(책자3부,전자매체1점)

○전자적형태(e-book,전자파일등)로만생산된간행물은CD,DVD등이동식저장장치에수록하여송부

(전자매체2점)

○전자파일은모든형식(Hwp,Word,PDF등)제출가능하나,PDF/A-1형식을권장함

☞PDF/A-1이란?

-국가기록원이문서의장기보존포맷으로정의한형식으로,ISO국제표준임

-PDF1.4를기반으로하여장기간안전하게컨텐츠를보존할수있으며,목차구성기능이있음

-파일제작,저장,렌더링하는데에이용된도구,시스템에관계없이시각적표현물을보존함

※『전자기록물영구보존기반기술용역,국가기록원,2005』참고

○인쇄전발간등록번호부여가누락된경우,사후등록후표기하여송부

5. 송부 및 문의처 안내

송부처

주소:경기도성남시수정구대왕판교로851번길30번(시흥동231)

국가기록원사회/경제/특수기록관리과(우461-370)

전화:031-750-2206/2370/2371/2383/2390팩스:031-750-2372/2381/2393


81

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

○국가기록원소관부서문의처안내

부서명 담당기관명 전화번호

사회기록관리과

국회,대법원,헌법재판소,중앙선거관리위원회,

국가인권위원회,국민권익위원회,원자력안전위원회,

개인정보보호위원회,국무조정실,국무총리비서실,감사원,

미래창조과학부,법무부,교육부,안전행정부,문화체육관광부,

보건복지부,여성가족부,법제처,국가보훈처,

식품의약품안전처,소방방재청,문화재청,병무청,한시기관및

지방자치단체(지방교육자치단체포함)

031-750-2206/

2370

경제기록관리과

기획재정부,농림축산식품부,산업통상자원부,고용노동부,

국토교통부,환경부,공정거래위원회,금융위원회,

방송통신위원회,국세청,관세청,조달청,통계청,농촌진흥청,

산림청,중소기업청,특허청,기상청,행정중심복합도시건설청,

국공립대학및기타공공기관

031-750-2371

특수기록관리과국가정보원,외교부,통일부,국방부,검찰청,방위사업청,

경찰청,해양경찰청

031-750-2383/

2390


82

Ⅳ. 발간등록번호 생략 유형의 관리

1. 발간등록 생략대상

발간등록 생략대상

공공기록물관리에관한법률시행령제20조에따라등록되는기록물,영구기록물관리기관의장이

보존및활용가치가낮다고정한간행물,시행령제3조각호의어느하나에해당하는공공기관이

발행하는간행물에대해서는발간등록생략가능(시행령제55조제1항).

※간행물발간등록생략대상유형목록:붙임1참고.

2. 발간등록 생략대상의 송부

○발간등록생략대상간행물은국가기록원에송부되더라도영구보존및보존매체수록,열람등으로

활용되지않을수있으며,

○다만,각기록관및특수기록관에서는위의생략대상에해당하는간행물일지라도사료적가치등을

고려하여기관자체적으로별도등록·관리할수있음


83

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

Ⅴ. 국가기록원에서의 간행물 관리

1. 간행물 접수 및 확인

○송부된간행물의발간등록번호부여및표기여부,납본수량(3부)송부여부등각종오류사항을확인하고,

○오류사항이확인된간행물에대해발간등록번호부여요청,표기수정요청,미송부간행물에대한추가

송부요청등을매월각기관에「발간등록번호부여및수집내역부」로통보

2. 간행물 활용

○국가기록원에서접수한3부의납본간행물은영구보존용,열람비치용,보존매체수록용(이미지스캐닝)

으로각각활용

3. 소장 간행물 검색

○나라기록포탈을통해간행물을검색·활용할수있으며,원문이미지제공을통해정부간행물을열람해볼

수있음(단,비공개·부분공개사항예외)

[붙임 1]

간행물발간등록 생략대상 유형목록

1.발간형태별

유형 구 분 형 태 사 례

①

소책자

수첩류 메모형수첩,포켓식 고혈압건강수첩,당뇨건강수첩등

팜플렛,리플렛등 50p미만자료 행사안내,소식지,길라잡이등

지침서,핸드북특정업무에대하여핸드북형태로

제작한지침서소방현장대응지침,안전관리매뉴얼등

속보류 빠른전달을위한인쇄자료 주요경제통계속보등

②

만화만화자료

국가정책이나국민의일상관련

문제를알기쉽게만화로작성

-야호!코리아!

-만화로읽는구미시정등

③

신문기관신문

기관의동향,소식등을

신문형식으로발행

-진주시보,중구소식,아산시정,

제주교육리뷰,동부교육소식등

-청사초롱,신문협회보,경우신문,

한국경비협회보등

-2000광주비엔날레

④

추록추록분 규정이나지침의추록분만발행 심사지침서가제분


84

2.수록내용별

유형 구 분 내 용 사 례

①

홍보자료

일반국민

홍보용

국민의일상과관련해서알기쉽게

홍보하기위한자료

-사이버정보마당

:각종사이트,교육정책소개

-청소년수련시설안내서

:만화,삽화가대부분

-알기쉬운열린교육

-통계바다

-건설정보화사업홍보자료

-대전의명품요리:요리책자

-수자원공사화보형홍보물

-남도로떠나는가을여행

정책홍보용 국가정책에대한계획적홍보자료

-요즘경제현안...

-세금정책...

-55년의만남...

:엽서,접히는자료포함

-PictorialKorea

:영문홍보잡지

소식지

안내지

지역및기관의동향,행사소식등

을안내하기위해작성

-방사선보건

-서부장학,월드컵코리아2002뉴스,

저작권소식등

-중랑의회보,민족문화추진회보등

-연암도서관이용안내

홍보브로셔 투자자들에게홍보하기위한내용 -진주시투자환경등홍보인쇄물

지도 생활안내지도-서귀포시새주소생활안내지도

-유성구생활안내지도

②

교육자료

장학자료 장학지도,장학교재 교육과정에의한장학자료

학습교재

색칠,붙이기,한자연습,학습자료

등학습내용을연습또는일기식으

로기록하는자료

-신문교육활용자료

-국어과학습부진아지도자료

-유아과학활동자료등

교육원

발간교재교육원발간교재및활동자료 외국어교육교재,직무연수교재등


85

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

유형 구 분 내 용 사 례

②

교육자료

사용자매뉴얼 시스템사용매뉴얼-NEIS사용매뉴얼

-기타특정프로그램매뉴얼

영농교재농어민을상대로농수산물을

수확하기위한교육교재

-농업기술센터교육교재등

-영농순회교재,영농교육교재

교과서초·중·고등학교각과목별

교과서

초·중·고등학교각과목별교과서는매우

광범위하고내용상발간등록의가치가적음

③

공보자료

관보,구보,

군보,시보정부및각지자체에서발간

-관보:기록물로이관·관리됨

-서울시보,대구광역시달성군공보

보도자료대부분인터넷에도게재하며

간단히프린트하여발행서울시소비자물가,생산물가동향(월간)

④

행사

결과물

문집,수기집,

글모음집

독서회,수기공모전및

학습결과물로참가자의글을모아

발간

-느티나무독서회정기작품집

-사랑의편지공모전모음집

귀국보고서 국외출장및연수결과보고서 해외연수귀국보고서

사례집민원등의결과물로만들어진각종

사례집

-청소년유해음반심의사례집

-해피콜민원처리우수사례집

-대학생청렴홍보단활동우수사례집

-생활공감정책주부모니터단활동사례집

⑤

일반

문서류

인쇄물 인쇄물을단순히철한것

-주요구정추진계획(월간)

-확대간부회의서류

-○○○준비상황보고서

-중구회의(임시회)심의(안)

※이외에상급기관이나타기관에서생산된간행물을가공하여발간한간행물은생략대상에포함됨

예)-국가기록원에서발간한『공공기관의기록관리실무』를참고로각기관에서발간된『○○청의기록관리

실무』

-안전행정부에서발간한『정보공개운영제도매뉴얼』을참고로각기관에서발간된『○○광역시의정보

공개운영매뉴얼』


86

[붙임 2]

영구기록물관리기관 기호표

기관 구분 기관명 기호명

중앙영구기록물관리기관

국가기록원 11

대통령기록관 12

헌법기관기록물관리기관

국회

법원

헌법재판소

중앙선관위

31

32

33

34

지방영구기록물관리기관

특별·광역시

서울특별시

부산광역시

대구광역시

인천광역시

광주광역시

대전광역시

울산광역시

세종특별자치시

51

52

53

54

55

56

57

58

9도

경기도

강원도

충청북도

충청남도

경상북도

경상남도

전라북도

전라남도

제주특별자치도

71

72

73

74

75

76

77

78

79


87

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

[붙임 3]

발간주기 구분기호

발 간 주 기 기호명

단행본 단독으로1회에한해발행되는도서 01

일간 매일발행되는연속간행물 02

주간 주마다발행되는연속간행물 03

격주간 2주마다발행되는연속간행물 04

순간 10일마다발행되는연속간행물 05

월간 월마다발행되는연속간행물 06

격월간 격월로발행되는연속간행물 07

계간 3개월마다발행되는연속간행물 08

반년간 1년에2번발행되는연속간행물 09

연간 1년에한번씩발행되는연속간행물 10

격년간 2년에한번씩발행되는연속간행물 11

3년간 3년에한번씩발행되는연속간행물 12


부정기 불규칙적으로발행되는연속간행물 14



88

[붙임 4]

자주 묻는 질문 (FAQ)

1.정부간행물발간등록번호신청은어떻게합니까?

☞국가기록원홈페이지(http://www.archives.go.kr)정부간행물발간등록신청/송부의우측하단의정부간행물

발간등록신청을클릭하면신청양식이나타납니다.그양식에따라작성하고등록하시면됩니다.

2.정부간행물발간등록번호를부여받은후어디에표시하는것입니까?

☞책표지좌측상단에지침에따라부여하면됩니다.(p.78)

3.기관에서발간한간행물은모두다등록해야합니까?

☞기관에서간행물형태로발간하는자료는모두등록하게되어있지만신문류,소책자,팸플릿등을비롯한단순

홍보물은발간등록번호를부여하지않고있습니다.간행물발간등록생략대상유형목록은발간등록번호를부여

하지않는간행물이니신청하실때참고하시기바랍니다.(p.82~85)

4.기존에발간등록번호를부여받았는데또신청해야합니까?

☞발간등록번호뒷자리가01인간행물을제외한모든간행물은연속간행물이므로한번발간등록번호를부여받으면

간행물의제목이나발간주기,기관명이바뀌지않는한계속같은번호를사용하시면됩니다.다만발간등록번호를

다시부여받지않더라도간행물을새로발간하면국가기록원으로3부씩송부해주셔야합니다.

5.신청양식의저작물이용허락동의는무엇을뜻합니까?

☞저작물이용허락동의는발간등록신청하시는간행물의인터넷원문서비스를제공하는데대한동의를뜻합니다.

정부의정책과수행결과가집약되어있는정부간행물을디지털화하여인터넷으로제공하는원문제공서비스는

국민모두가시공간상의제약없이필요한자료에접근할수있게합니다.이와같은서비스를제공하기위해서는

저작권법에의거하여각급저작기관(자)으로부터저작물의이용허락을받아야하므로,귀기관의저작물을국가

기록원에서복제하여인터넷으로전송할수있도록협력하여주실것을부탁드립니다.

6.발간한간행물에개인정보(또는민감한사안)가들어있어서열람공개하면곤란합니다.이러한간행물도

발간등록을해야합니까?

☞열람공개가불가능한간행물이라면신청양식작성시저작물이용동의와저작물공개여부를동의안함으로하시고

사유와비공개기간을적어주시면저희가참고하여처리하도록하겠습니다.단,비밀로생산된간행물의경우이를

간행물이아닌비밀기록물로취급하여그에준하는절차에따라관리하고발간등록을생략합니다.


89

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

7.간행물발간등록번호신청을했습니다.번호를어디서확인할수있습니까?발간등록번호를공문으로

보내주십니까?

☞국가기록원홈페이지⇒정부간행물발간등록신청/송부를클릭하시면부여된발간등록번호를확인하실수있습니다.

국가기록원홈페이지내게시판을통하여신청및확인이이뤄지는만큼공문으로별도통보해드리지는않습니다.

8.발간등록번호를신청했는데언제쯤확인할수있습니까?

☞간행물발간등록신청을오전에하셨다면그날오후에,오후에신청하시면늦어도다음날오전내로확인하실수

있습니다.그러나부득이한경우부여및확인이지연될수있사오니,인쇄의뢰3~4일전에부여받으시길바랍니다.

9.그동안우리기관의간행물에부여된발간등록내역을확인하고싶습니다.그내역을보내주실수

있으십니까?

☞국가기록원홈페이지⇒정부간행물발간등록신청/송부를클릭하시면그동안국가기록원에신청되어부여된발간

등록번호내역을모두확인하실수있습니다.여기서발간등록신청/송부내역하단에있는검색조건인『발행기관』에서

검색하시면그동안해당기관에서신청하여부여된발간등록번호내역을확인하실수있습니다.

10.여러권으로나눠서발간되는간행물의경우별도의발간번호를신청해야합니까?

☞같은제목의간행물로서다권본또는합집으로발간되는것이라도단행본으로간주하여별도의번호를부여받으셔야

합니다.(2007년변경)발간등록번호신청시제목을공통된제목과소제목또는부제목을추가로표기하여신청

하시면됩니다.

11.해마다간행되는간행물입니다.2권으로발간이되는데각기다른번호를신청해야합니까?

☞각기다른간행물이라면따로번호를부여받는게맞습니다.그러나같은간행물인데분량이많아서또는세부주제

별로구분하기위해2권이상으로분리한것이라면공통된대제목으로한번호를신청해야합니다.즉,연간으로

발행되는간행물이해마다상황에따라1권으로발행할수도있고2권이나3권으로발행될수도있는간행물이라면

처음발간등록할때공통된제목으로한번호를부여받고해마다그번호로간행물을발간하시는것이맞습니다.

12.작년에발간등록번호를부여받은간행물인데매년발간하는간행물입니다.당시에2권으로발행되어

각기따로발간등록번호를부여받았습니다.그런데이번에는3권으로발행하게되었습니다.번호를다시

신청해야합니까?

☞이경우는처음에발간등록번호가잘못부여된것같습니다.발간등록번호가따로나갔다면제목도소제목이나

부제를포함한제목으로번호가부여되었을것입니다.이미번호가부여되고책이국가기록원으로송부되어

등록과배치가완료되었을경우에는발간등록번호의수정이불가능합니다.따라서이번에발간되는간행물에

대해서는새로발간등록번호를신청하여사용하십시오.기존에발간등록번호가부여된간행물은저희기관에서

폐간된것으로처리하도록하겠습니다.


90

13.연구용역보고서를지방자치단체소속기관에서발간했는데용역을의뢰한기관은중앙행정기관입니다.

발간등록번호를신청할때발행기관은연구용역보고서를발행한기관으로합니까?아니면용역을발주한

기관을발행기관으로해야합니까?

☞연구용역보고서는용역을발주한기관이발행기관이됩니다.발행기관에용역을발주한기관명을써주십시오.발간

등록번호의기관코드는발행기관으로부여되므로용역을발주한기관코드가부여됩니다.

14.올해부터간행물을인쇄본으로는제작하지않고,전자간행물로제작하기로하였습니다.이경우에도

간행물을보내야합니까?

☞전자간행물도발간등록번호를부여받은후납본을하셔야합니다.다만수록매체없이전자파일의경우로만제작된

경우에는CD,DVD등이동식매체에수록하여납본하여주시기바랍니다.

15.기관에서원고를작성후,출판사에위탁출판하는형식으로발행되는간행물입니다.판매용으로제작

되는데,이런경우에도간행물을보내야합니까?

☞판매용으로제작되는간행물이라하더라도기관이주체가되어간행물을발간하는경우에는마찬가지로발간

등록번호를부여받은후납본을하셔야합니다.


91

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

제5절 시청각기록물 관리

법적 근거

○공공기록물관리에관한법률제17조(기록물의생산의무)및제23조(시청각기록물의관리)

○동법시행령제19조(시청각기록물의생산)및제56조(시청각기록물의이관시기)

○동법시행규칙제4조(기록물의등록)제3항,제4항

○「특수유형기록물관리-제2부:시청각기록물(2.0)」(NAK/G1-2:2009(v2.0))

시청각기록물 생산의무 대상

유형 시청각기록물 생산 대상 동영상기록물 생산 대상

생산

방법

시행전·시행과정및시행후의주요상황을체계적으로

파악할수있도록생산

촬영개요및시간별촬영세부사항등을

포함한설명문별도작성

1대통령·국무총리및중앙행정기관의장,지방자치단체장및

교육감,교육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진대통령취임식

2외국의원수·수상,그밖에주요외국인사의주요동정중

대한민국과관련되는사항

3 국가및지방자치단체의주요행사

「국가장법」에 따른 장의행사(葬儀行事)와

국가적차원에서추진이필요하다고인정

되어특별법으로정한국제행사또는체육

행사

4국제기구또는외국과의조약·협약·협정·의정서·교류

등의추진과관련된주요활동

다수의외국국가원수또는행정수반이

참석하는국제회의

5「국가재정법시행령」제13조제1항및제14조에해당되는

대규모사업·공사

공공기관의 장과 중앙기록물관리기관의

장이협의하여정한대규모사업·공사

6대규모의토목·건축공사등의실시로본래의모습을찾기

어렵게되는사항

7

철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태

의구조물이사료적가치가높아시청각기록물로그모습을

보존할필요가있는사항

8

다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로서공공

기관의장이시청각기록물의작성·보존이필요하다고인정

하는사항

9증명적가치가매우높아그현장또는형상을시청각기록물로

보존할필요가있는사항

10 국내최초의출현물로서사료적가치가높은사항

11 그밖에시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항그밖에동영상기록물의생산이필요하다고

인정되는사항


92

등록 및 편철방법

○등록대상선정

-사진·필름류:촬영된사진및필름중보존대상으로적합한작품등을선정하고,선정된사진을전자기록

생산시스템에등록

-녹음·동영상류:촬영·녹화또는녹음된기록물의편집이완료된시점에편집완성본을전자기록생산

시스템에등록

단,편집장비가없는경우편집되지않은원본상태그대로등록가능

※전자기록생산시스템:전자문서시스템,업무관리시스템

※단,접수한시청각기록물의경우는,유형에상관없이접수와동시에등록

시청각기록물의 경우 일반문서와 달리 등록이 지연될 경우 시청각기록물의 생산맥락

(메타데이터등)을잃을수있으므로반드시생산과동시에등록이되어야함

○시청각기록물등록방법

○전자문서시스템

①기록물철등록부에서시청각기록물철생성

②기록물철생성시기록물형태를「사진·필름류」혹은「녹음·동영상류」로선택해야함

③전자문서시스템등록대장에서등록버튼선택

④기록물등록창에서기록관리등록사항을입력하면등록완료

※시청각기록물등록사항:기록물철제목(철등록시입력),기록물건제목,등록구분,열람범위,문서구분,

등록일자,업무담당자,결재일자,쪽수,생산년도,생산기관등록번호,공개구분,시청각기록물내용요약,

기록물형태(원본매체)

○업무관리시스템

①전자문서→문서등록대장의메뉴중“비전자문서”선택

②‘생산비전자문서등록’혹은‘접수비전자문서등록’선택

③등록화면에세부입력사항등록

※시청각기록물등록사항

•문서정보:제목,과제카드명,관련정보,문서요지,붙임

•보고경로:기안자,결재자,기안일자,결재일자

•시행정보:생산등록번호,등록일자,공개여부

•관리정보:열람범위,열람제한,등록구분(기록물형태,내용요약)

♣등록구분에서반드시「사진·필름류」,「녹음·동영상류」를선택해야만세부원본매체를

선택하는‘기록물형태’와’내용요약‘란이생성됨


93

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

-등록시내용요약및시행일자관련

•내용요약:시청각기록물은관리및활용을위하여필요한내용요약정보를추가하여야함.

※내용요약정보:녹음또는촬영일자등의생산일자,주요내용,등장하는주요인물성명및직위,위치정보등

•시행일자:시청각기록물의등록일자는보존대상을선별하여전자기록생산시스템에등록하는시점으로생산

일자와동일하지않으므로생산일자는내용요약정보에반드시기입해야함

○시청각기록물등록번호표기

-사진·필름류:사진의뒷면이나포장재료의좌측상단여백

-오디오,비디오,영화필름:보호케이스나보존용기·봉투등에표기

-디지털매체

-테이프,디스크,디스켓의경우보호케이스나보존용기에표기

-전자파일로보관하는경우폴더명에등록번호등을기입

-시청각기록물의등록번호표기방법

○시청각기록물편철기준

-공통

•하나의행사·사안을기준으로시간발생순으로편집하여하나의시청각기록물철을생성

-사진·필름류

•하나의철로생성된사진·필름류는보존봉투나보존용사진첩등에보관하며,좌측상단에제목·생산년

도·종류·수량등과함께기록물철분류번호를표기

•여러사안의필름이연결되어있는경우라도각각의사안을기록물철로구분

-오디오,비디오등분리될수없는매체

•사안별로편집완료된기록물을보존용매체및보호케이스에넣어관리

•테이프,영화필름등분리될수없는매체의경우하나의기록물철로생성

•한편이시간관계상여러개로나누어졌을경우각각을기록물철로생성

<예시>홍보영상2-1,홍보영상2-2

시청각기록물의 이관

○처리과→기록관

-전자문서시스템의경우2년이내,통합온나라시스템의경우생산다음해중기록관리시스템으로이관

<생산등록번호>

1.5㎝ 등록

(등록번호)

(등록일자)

3.5㎝

<접수등록번호>

1.5㎝ 접수

(접수번호)

(접수일시)

3.5㎝


94

※시청각은일반기록물보다보존환경에민감함으로1년단위로이관권장

※전자기록생산시스템에서전자파일형태로등록·관리하는시청각기록물은전자기록물의이관과동일한절차및

방식으로이관.이경우메타데이터누락여부,전자파일의오류여부등을확인해야함

※전자기록생산시스템으로목록만을동록·관리하고별도의매체에수록하여관리하는시청각기록물은목록과

해당기록물이담겨있는보존상자를이관함.

○기록관→국가기록원

-공공기관의장은보존기간30년이상인시청각기록물을보존기간기산일로부터5년이경과하기전에관할

영구기록물관리기관으로이관

-이관시저작권여부,비공개여부를표시하여이관

○이관시반드시시청각기록물의생산맥락이포함되어야함

-시청각기록물의특성상생산맥락데이터가없는경우해당기록물의내용파악곤란

○시청각기록물의이관시기연장

-시청각기록물보존시설및장비의기준에적합한서고와관리장비를갖춘공공기관중업무활용등의목적

으로이관시기의연장이필요하다고인정되는때에는보존기간기산일부터10년의범위내에서연장가능

[ 시청각기록물 보존 환경 기준 ]

구 분 온 도 습 도 비 고

흑백필름 13~17℃ 35~45%

칼라필름 -2~2℃ 25~35%

자기매체 13~17℃ 35~45% 비디오테잎,릴테잎등

광매체 13~17℃ 35~45% CD,DVD등

시청각기록물의 관리 시 주의사항

○시청각기록물은이미지,영상,소리등을기록화한것으로사진,필름,오디오,비디오,영화필름,

멀티미디어콘텐츠등이포함

○‘일반기록물을촬영한마이크로필름’및‘문서이미지가수록된광디스크’등은시청각기록물이아닌

보존매체로분류되니관리시주의

○e-Book으로제작된CD류는간행물로분류되니,발간등록번호부여후국가기록원으로3부납본

-동영상으로제작된시청각기록물(DVD혹은CD)은전자기록생산시스템에등록

○전자문서시스템을쓰는기관의경우기록물철형태를시청각기록물로만든후일반기록물(건)편철금지

-사안별로해당기록물철에맞는시청각기록물건만편철

○방송녹화자료및라디오방송녹음자료는해당기관에서참고자료로관리

-국가기록원으로이관대상아님

※시청각기록물의자세한관리방법은기록관리표준「특수기록물관리제2부-시청각기록물」참조



95

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

제6절 행정박물 관리

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제24조(행정박물의관리)

○동법시행령제57조(행정박물의관리)

○동법[별표4](행정박물관리대상)와[별표5](행정박물유형별이관시기)

○「공직자윤리법」제15조(외국정부등으로부터받은선물의신고)

○동법시행령제29조(선물의관리·유지)

○「행정업무의효율적운영에관한규정」제37조(재등록및폐기)

○「특수유형기록물관리」제3부:행정박물(NAK/G1-3:2011(v2.0))

행정박물의 정의

○공공기관에서업무수행과관련하여생산·활용한형상기록물로서행정적·역사적·문화적·예술적

가치를지니는기록물

○공공기관이생산하는모든형상기록물이대상이되는것은아니며기록물관리기관에서관리대상으로

지정한경우에만해당

행정박물 관리대상

유 형 범 위

관인류 -국새및기관장의직인,청인등으로활용종료된것

견본류 -화폐,우표,훈·포장등의견본류및도안류

상징류-공공기관및공공업무와관련하여상징성을지니는현판,기,휘호,모형,의복,공무용품등의

상징물

기념류-공공기관의주요홍보,행사,활동중에생산된포스터,팸플릿,기념엽서,방명록,초청장,기념품

등의각종홍보물및기념물

상장·훈장류-국가를위한공로로수여받은훈장및포장

-공공업무와관련하여기관이수여받은상장,상패,트로피,메달등

사무집기류 -대통령,국무총리등주요직위자가업무수행에사용하였던사무집기류

그밖의유형-영구기록물관리기관의장이지정한그밖의유형

※「공직자윤리법」시행령제29조제2항에해당하는선물류포함


96

○행정박물유형분류시주의사항

-목적·용도에따라우선분류(동일형태라도유형분류다를수있음)

○행정박물불포함대상

-문서,도서,대장,카드,도면,시청각기록물,간행물등기록정보자료

예 시

협약서와같은일반기록물및시청각기록물을생산등록후액자와같은형태로보존하였을

경우에도해당기록물건및시청각기록물에해당

-형태를갖지않는소프트웨어와같은물품류

-동물,식물,음식등과같이영구보존할수없는대상

-공공업무와관련된기록물로서의속성을가지지않는순수박물

행정박물의 관리

○현재전자기록생산시스템은행정박물을등록·관리할수있는체계가반영되어있지않으므로,

관리대상으로선별된행정박물은기록관또는특수기록관에서관리대장에등록하여관리함

행정박물의 선별

유형별가치(중요행사및사업관련,주요인물행적관련,상징성,예술성,유일성또는희소성,

활용성)및보존타당성(보존가능성,훼손도)을종합적으로판단하여행정박물관리대상선별

예 시

<예시1>

-평시공무수행용의복,액세서리,

배지등→상징류

-특정행사용유니폼→기념류

<예시2>

-업무용사무용품→사무집기류

-행사·기념용사무용품→기념류

-선물로받은사무용품→그밖의유형

<예시3>

-공공기관상징모형→상징류

-선물로받은공공기관상징모형→그밖의유형

-그외모형(예:전투기모형)→견본류

<예시4>

-견본으로제작한훈장,포장등→견본류

-수여받은훈장,포장,상패,감사패,기념패등→

상장·훈장류


97

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

○행정박물등록시기

-생산(입수)당시:견본류,공무상징류,기념류,상·훈장류,선물류

-활용종료시:관인류,기관상징류,사무집기류

○행정박물관리대장은등록번호,유형분류등의식별정보와제목,생산부서및생산일자등의관리

정보로구분하여기재함

행정박물관리대장

<식별정보>

등록번호 ① 관련번호 ②

유형분류 ③ 재질분류 ④

<관리정보>

이미지⑬

제목 ⑤

생산(입수)부서 ⑥

생산일자

생산일자 ⑦

종료일자 ⑧

입수일자 ⑨

생산(입수)경위 ⑩

수량 ⑪

크기 ⑫

주기 ⑭

비고 ⑮

보존(보관)장소 ⑯ 서가위치 ⑰

① 행정박물등록시부여하는일련번호.처리과코드-등록연도별일련번호

② 행정박물의생산과직접관련된기록물의문서등록번호나행정박물의등록번호기입

③ 유형별분류대·중·소분류의유형명기입

④ 재질별분류중대표재질명기입

⑤ 되도록간략하게기입하되생산맥락이드러나도록기입

⑥ 행정박물을직접생산하거나입수한부서를기입

⑦ 생산일자:행정박물이생산된일자를기입

⑧ 종료일자:활용이종료되어행정박물로확정된일자를기입(관인류등)

⑨ 입수일자:행정박물이기관에입수(기증)된일자를기입.⑦,⑧,⑨번일자는 'yyyy.mm.dd'형식(예 : 2012.08.08)

형식으로기입하되,일자가불분명한경우에는월까지만표기(예:2012.08.)

⑩ 입수경위:행정박물의입수방법을기입.생산,증정,위탁,구매,활용종료후입수등으로기입하되,입수경위를파악할수

있도록비교적상세하게기입(수령인,증정인등표기)

⑪ 수량:점단위로기입,동일한박물(예:우표)이여러점일경우에는하나의관리번호를부여하고해당수량기입

⑫ 크기:기본으로세로×가로×높이(단위:cm)를사용,둥근형태의경우최대지름을표시

⑬ 이미지:행정박물의이미지파일등록

⑭ 주기:행정박물에관해특별히기재할사항을기입

⑮ 비고:구입시가격,행정박물과관련된인사명,관련행정박물과의연계등기타위의항목에없는사항을기입

16 보존장소:행정박물이실제위치해있는수장고번호,활용(비치)중인부서명등기입

17 서가위치:행정박물이보존되고있는서가의번호기입


98

행정박물 이관시기

유 형 이관시기

관인류 -신규관인제작,명칭변경,기관폐지등으로관인폐기시

견본류 -생산후60일이내

상징류 -명칭변경등으로신규상징물제작시,기관폐지시

기념류 -행사,사업종료시

상장·훈장류 -수상후1년이내

사무집기류 -해당사무집기류활용종료시

그밖의유형 -영구기록물관리기관의장이지정한시기

행정박물의 이관

○매년생산현황보고된행정박물중국가적차원에서보존가치가높다고판단되는중요행정박물은

영구기록물관리기관의장이이관대상으로지정·관리할수있음

「공공기록물 관리에 관한 법률」행정박물의 폐기

○이관대상으로 지정되지 않은 행정박물은 다음 사유에 해당할 때 「공공기록물관리법」

시행령제43조제1항에따른절차를거쳐폐기가능함

-행정적·역사적·문화적·예술적가치의변동으로인하여영구보존의필요성이상실된것으로

인정되는경우

-심각한물리적훼손으로복원이불가능한경우

※관련근거:「공공기록물관리에관한법률」시행령제57조

○이관을통보받은기록관또는특수기록관은해당행정박물을영구기록물관리기관으로이관해야함

○이관시에는이관목록,등록정보,배경정보를반드시첨부하여해당행정박물에대한상세사항을파악

할수있도록조치해야하며,이관과정에서물리적훼손이발생하지않도록포장및안전장치를철저히

하여야함

○이관시기및절차는영구기록물관리기관과협의하여결정

○관인류,견본류등이관시기가정해진필수이관대상은별도의통보가없더라도사유발생시관할

기록관또는특수기록관을경유하여소관영구기록물관리기관으로이관

○업무활용,전시등의목적으로이관시기도래이후에도해당행정박물을관리하고자하는경우에는

소관영구기록물관리기관의장과협의하여이관시기연장이가능하며,영구기록물관리기관에서

보존중인행정박물을대여받아사용가능

○폐지기관의행정박물은지체없이소관영구기록물관리기관으로이관하여야함


99

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

관인류 이관 시 주의사항

○기록관또는특수기록관을경유하여영구기록물관리기관으로이관

-[처리과⇒기록관⇒영구기록물관리기관]의기록물이관절차준수

-처리과에서영구기록물관리기관으로직접이관하지않도록주의

○반드시폐기공고문을첨부하되,우편별송을지양하고공문에붙임파일로첨부

-공고문도공문과함께전자기록물로관리될수있도록우편별송을지양하고,스캔등의방법을

이용하여공문에파일로첨부

관인류 이관 보류사항

○지방자치단체및교육청(각급학교포함)의경우,지방기록물관리기관설치시까지해당기관

또는기록관에서자체관리

-관련근거:「공공기록물관리에관한법률」제11조

「행정업무의효율적운영에관한규정」제37조제2항

생산현황 통보

○행정박물보유목록 [서식12]와 [서식13]에따라기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.

go.kr/)에접속하여제출


100

제7절 비밀기록물 관리

관련근거

○「공공기록물관리에관한법률·시행령」제7장비밀기록물의관리

○「보안업무규정」및「보안업무규정시행규칙」

○「비밀기록물관리」(NAK/S20:2012(v1.1))

○「비밀기록물관리실무지침」(2012.5.15,국가기록원)

비밀기록물 관리대상

○“비밀”이라함은그내용이누설되는경우국가안전보장에유해로운결과를초래할우려가있는국가

기밀로서비밀로분류된것을말함(「보안업무규정」제2조)

-비밀은중요성과가치의정도에따라Ⅰ·Ⅱ·Ⅲ급으로구분

•Ⅰ급비밀:누설되는경우대한민국과외교관계가단절되고전쟁을유발하며,국가의방위계획·정보

활동및국가방위상필요불가결한과학과기술의개발을위태롭게하는등의우려가있는

비밀

•Ⅱ급비밀:누설되는경우국가안전보장에막대한지장을초래할우려가있는비밀

•Ⅲ급비밀:누설되는경우국가안전보장에손해를끼칠우려가있는비밀

○비밀기록물관리의적용대상은비밀기록물원본에한함

※세부사항은「비밀기록물관리」 (NAK/S20:2012(v1.1))및「비밀기록물관리실무지침」

(2012.5.15,국가기록원)참조

국가기록원홈페이지→기록관리란?→표준화현황(http://j.mp/SvjdV8)


101

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3장

비밀기록물 관리 절차

관리주체 역 할

공

공

기

관

처리과

비밀취급인가자

○비밀생산(등급분류,보호기간·보존기간책정)

※보존기간≧보호기간

○비밀생산현황통보(→기록관,5월)

※생산후3년이경과한비밀기록물원본목록통보

○비밀재분류및공개여부구분

○기록관(특수기록관)으로이관

(이관)일반문서로 재분류한경우(유형1)

예고문에의하여비밀보호기간이 만료된경우(유형2)

생산 후 30년이 지난경우(유형3)

기록관(특수기록관)

비밀기록물전담관리요원

○처리과이관기록물서고입고

○비밀생산현황취합·통보(→국가기록원,8월)

※보존기간30년이상비밀기록물원본목록통보

○열람·대출·복사등활용

○비밀해제기록물공개재분류(5년주기)

○보존기간만료기록물평가

○국가기록원으로이관

(이관) 비밀 해제 기록물(유형1·2)중보존기간이 30년 이상인기록물

생산 후 30년이 지난 비밀(유형3)


국가기록원

특수기록관리과등

○각급기관이관비밀전용서고입고

○비밀전용전산장비에목록등록·관리

○각급기관비밀생산현황취합·관리

○열람·대출·복사등활용

○비밀재분류(보존기간30년경과등)

○비밀해제기록물공개재분류(5년주기)

○보존기간만료기록물평가

전자기록물 관리

제 3 장

제1절전자기록물의관리

제2절전자기록물보존포맷변환·관리

제3절 RMS를이용한기록물이관

참고자료B:RMS에서의기록물이관작업설명서

제4절구전자문서이관추진가이드


105

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제

1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2

장전

자기

록물

관리

제3

장

제1절 전자기록물의 관리

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」제6조(기록물의전자적생산·관리)및제20조(전자기록물의관리)

○동법시행령제5조(전자기록물의보안관리)및제34조(전자기록생산시스템의등록정보관리)내지

제37조(기록관및특수기록관의보존기록물중전자적형태로생산되지아니한기록물의전자적관리)

○「처리과기록관리업무처리절차」(NAK/S3:2013(v2.1))

용어의 정의

○단위과제:정부기능분류체계의소기능을유사성,독자성등을고려하여영역별,절차별로세분한업무

○전자기록물:정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성하여송·수신또는저장되는

기록정보자료

○전자기록생산시스템:「행정업무의효율적운영에관한규정」제3조제10호내지제12호에따른전자

문서시스템,업무관리시스템,행정정보시스템

업무관리시스템:통합온나라시스템,시도교육청업무관리시스템

○기록관리시스템:기록관또는특수기록관에서기록물관리를전자적으로수행하는시스템

RMS,자료관시스템

○영구기록관리시스템:중앙기록물관리기관·헌법기관기록물관리기관또는지방기록물관리기관에서

영구기록물관리를전자적으로수행하는시스템

○웹기록물:공공기관의웹사이트에포함된모든형태의기록정보자료와웹사이트운영및구축과

관련된관리정보

전자기록물의 관리

○(「공공기록물관리에관한법률」제6조)공공기관및기록물관리기관의장은기록물이전자적으로

생산·관리되도록필요한조치를마련하여야하며,전자적형태로생산되지아니한기록물도전자

적으로관리되도록노력해야함.

○전자기록물의보안관리

-공공기관및기록물관리기관의장은전자정부법제56조제3항의규정에따라국가정보원장이안정성을

확인한보안조치를취하여전자기록물의생산,이관,보존및폐기등기록물관리과정에서전자기록물을

안전하게관리

-국가정보원장은전자기록물의보안관리에대한이행여부확인

전자기록물 관리제3장


106

○전자기록생산시스템의등록관리

-전자기록생산시스템은기록물및기록물철의등록·분류정보에대한검색·활용기능을제공해야함

•전자문서/비전자문서의종류에관계없이처리과는생산또는접수한기록물을문서등록대장에

등록·관리

•전자문서의붙임목록에첨부되지않은모든기록물(문서,도면,매체등)의첨부물은반드시분리등록하여

관리

-기록물의생산현황통보및이관은중앙기록물관리기관의장이정하는방식에따라목록및전자기록물

파일에대한전송정보파일생성및전송

-업무관리시스템:비전자문서,메모보고,지시사항등도단위과제별단위과제카드에등록

-전자문서시스템:시스템에탑재된기록물분류기준표단위업무별로작성된사안별편철기준에따라

기록물철을등록하고,해당기록물철에생산및접수된기록물을등록

☞기록물분류기준표변경등에대해서는본지침‘제1장제1절의3.기록물의분류’를참조

○전자기록생산시스템(업무관리·전자문서·행정정보시스템등)의출력물은업무참고용이므로

비전자기록물원본과합철하여관리하지말것

○전자기록생산시스템기록물인수및보존관리

-전자기록물인수시진본확인및품질검사등을실시하여야함

-인수종료시그결과를해당처리과에통보해야하고,인수완료결과를통보받은처리과는해당전자

기록물을물리적으로복구가불가능하도록삭제또는파기하여야함

-단,처리과에서업무상필요시사본임을확인할수있는조치를취한후에삭제또는파기하지않고활용가능

○전자기록물보존포맷의변환

-공공기관의기록관또는특수기록관은전자기록생산시스템으로부터인수한보존기간10년이상의

전자기록물은문서및장기보존포맷으로변환해야함

< 문서보존포맷 변환 >

•문서보존포맷은전자기록물건에포함된전자파일(본문,첨부)을대상으로변환

•문서형식이아닌시청각유형(동영상,음성파일등)이나,PDF·압축파일등은변환대상에서제외

•손상된파일,해독불가한비밀번호포함등가독(可讀)이불가능한파일은변환대상에서제외

< 장기보존포맷 변환 >

•장기보존포맷은기록물철과건을각각변환

-전자기록물철,비전자기록물철·건:메타데이터+전자서명

-전자기록물건:원문+문서보존포맷+메타데이터+전자서명

•문서보존포맷변환제외대상파일을포함하고있는건의경우해당파일의문서보존포맷을제외하고

장기보존포맷으로변환

-공공기관의기록관또는특수기록관은전자기록물을접수하여품질검사와검수등인수처리완료후

아카이빙스토리지등저장매체에보관하기전에문서및장기보존포맷으로변환


107

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

-영구기록물관리기관으로전자기록물을이관하는경우에는이관전기록관또는특수기록관의업무처리

과정에서변경된메타데이터를추가하여장기보존포맷으로재변환해야함

※기록관리메타데이터표준개정에따른장기보존포맷규격(스키마)변경으로,관련프로그램업그레이드후

장기보존포맷변환(업그레이드프로그램은2014.1분기중공지및배포예정)

○’15년전자기록물이관대비를위한준비사항

-전자기록생산시스템에서인수한기록물의데이터규격(바이러스포함)검사및본문·첨부파일의내용

정보오류여부확인

-전자문서의‘붙임’으로있는비전자형태(책자,OD등)의첨부기록물이이관대상에서누락되지

않도록주의

-전자파일의파일명에특수문자미포함토록선조치(파일명에특수문자가포함된경우윈도우환경에서

열리지않는문제발생)

-비공개·부분공개기록물에대한비공개유형및사유를정확히입력

-이관대상기록물에대한재변환및이관파일생성에필요한RMS의스토리지용량추가확보

※재변환을위해서는문서보존포맷과장기보존포맷변환이선행되어야함

-온라인이관처리를위한대용량송수신S/W정상연계여부확인

※전자기록물온라인전송을위한기술규격(V1.1,2013.12.30)이반영된S/W로업그레이드

-오프라인이관처리(이관파일다운로드,매체수록등)를위한RMS전용PC확보

-이관대상기록물목록에포함된비전자기록물에대한편철·정리및상태점검으로기록물이관시누락

되지않도록조치

○웹기록물이관

-수집대상:공공기관홈페이지

-수집방식:온라인원격수집(국가기록원웹기록물관리시스템)

•수집현황및기관사정에따라필요시직접이관병행

자동화획득도구(웹크롤러,웹로봇)를이용하여자동으로수집하는것으로,웹페이지의각링크를따라가

그안에포함되어있는텍스트,수치,그림,멀티미디어정보등을수집하는것

-수집범위:해당사이트내용포괄적수집

별도의선별과정을거치지않고해당URL주소이하모든웹기록물수집

-수집주기:수집대상기관에한하여해당년도1회

※홈페이지개편등특이사항발생시국가기록원과수집주기사전협의가능

-이관절차:이관기관선정및문서통보→수집기가동

-기관협조사항

•개인정보등비공개사항이포함된일부페이지등만로봇배제표준(접근제한)을적용하여홈페이지

전체가차단되지않도록조치

2013년안전행정부정책(공공기관홈페이지접근차단조치)


108

제2절 전자기록물 보존포맷 변환·관리

1. 보존포맷변환 개요

법적 근거

○「공공기록물관리에관한법률」시행령제36조(기록관및특수기록관의전자기록물보존)

○「공공기록물관리에관한법률」시행령제40조(기록관및특수기록관의소관기록물이관)

보존포맷변환 유형

○문서보존포맷

-문서가생산된당시의어플리케이션이없어도해당문서의내용과외형을그대로재현하여내용보기가

가능하게하는포맷

※공공표준NAK/TS2:2008(v1.0)전자기록물문서보존포맷기술규격참조

(국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황)

< 전자기록물 원문 >

HWP MS Office

기타전자문서

훈민정음< 문서보존포맷 >

ISO19005-1[PDF/A-1]표준규격준수

보존포맷변환시스템

< 전자기록물 원문 + 문서보존포맷 >

+

< 장기보존포맷 >


인증정보[전자서명]

메타데이타

기록물건

보존포맷 변환시스템

인증서 장기검증 요청(유효기간 만료)

시점정보 획득

문서보존포맷변환

장기보존포맷변환

장기검증API

행정전자서명(GPKI)

국가기록원

GPKI LDAP

시점확인 서버

장기검증시스템

기록관리시스템

스토리지

인증서 유효성 검증 요청(유효기간 내)

○장기보존포맷

-전자기록물의진본성과무결성을보장하고장기간안전하게보존하기위해전자기록물의원문,문서보존

포맷,메타데이터,전자서명을하나의패키지로구성한포맷

※공공표준NAK/TS3:2013(v2.0)전자기록물장기보존포맷기술규격참조

(국가기록원홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황)


HWP MS Office

기타전자문서





+




메타데이타

기록물건



시점정보 획득



장기검증API


국가기록원

GPKI LDAP

시점확인 서버



스토리지



109

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

보존포맷변환 대상

○보존포맷변환대상기록물:공공기관의기록관또는특수기록관이전자기록생산시스템으로부터

인수한보존기간10년이상의기록물

○문서보존포맷변환대상

-전자기록물건에포함된본문문서파일과첨부문서파일

-문서형식이아닌시청각유형(동영상,음성파일등)이나,압축파일,PDF등은변환대상에서제외

※참조:“3.보존포맷변환시오류처리절차”의「문서보존포맷으로변환가능한전자파일유형」

○장기보존포맷변환대상기록물

-모든기록물의철과건

•전자기록물철,비전자기록물철·건:메타데이터+전자서명

•전자기록물건:메타데이터+원문+문서보존포맷+전자서명

-문서보존포맷변환제외대상파일을포함하고있는전자기록물건의경우,해당파일의문서보존포맷을

제외하고변환됨

※기록관리메타데이터표준개정에따른장기보존포맷규격(스키마)변경으로,관련프로그램업그레이드후


(업그레이드프로그램은2014.1분기중공지및배포예정)

보존포맷변환시스템 업무 구성

○기록관리시스템의변환대상기록물을문서보존포맷및장기보존포맷으로변환

○장기보존포맷기록물의경우변환에사용된전자서명의유효기간이만료되면국가기록원장기검증

시스템을통해해당기록물의유효성을인증가능


HWP MS Office

기타전자문서





+




메타데이타

기록물건



시점정보 획득



장기검증API


국가기록원

GPKI LDAP

시점확인 서버



스토리지



110

2. 보존포맷변환 실시

변환 전 점검사항

○시스템운영환경점검

-최소사양이상의시스템준비

•서버사양(최소):NT장비,2CPU이상(Xeon3.0GHz),메모리4GB

※변환대상전자기록물규모에따라,성능추가및여러대의병렬설치가능

•운영체제:Window2003이상

※전자문서를생산하는프로그램이윈도우환경에서구동

•스토리지:문서보존포맷및장기보존포맷최초변환시대상파일용량의약3.5배이상필요

-문서보존포맷변환에필요한문서프로그램을서버에설치

※각기관전자기록물작성프로그램버전에맞는정품프로그램

○네트워크환경점검:장기보존포맷변환을위해인증서검증등을위해각기관과국가기록원간

네트워크구간의방화벽포트허용필요

연계 시스템 IP/PORT 조 건

-국가기록원장기검증시스템

(만료된인증서검증)

-IP:10.×.×.×

-PORT:50012양방향

-GPKILDAP서버(중앙행정,지자체)

(유효한인증서검증)

-IP:10.×.×.×

-PORT:389양방향

-EPKILDAP서버(교육청,교육기관)

(유효한인증서검증)

-IP:61.×.×.×

-PORT:389양방향

-TSA서버

(타임스탬프토큰요청)

-IP:10.×.×.×

-PORT:80양방향

※연계IP정보는표준기록관리시스템설치요청시별도안내

○인증서발급및설치:장기보존포맷변환및장기검증시필요한전자서명인증서(기관용,서버용)를

발급기관으로부터발급받아설치

인증서 발급 기관

•중앙행정기관및지자체:행정전자서명센터(www.gpki.go.kr)

•교육청및교육기관:교육기관인증센터(www.epki.go.kr)

•그외공공기관:민간인증기관(NPKI발급기관)

단,금융결제원은장기검증미연계로제외


111

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

○변환에필요한라이선스발급및설치

-장기검증연계API라이선스발급필요

※장기검증연계API라이선스발급및설치방법문의:

국가기록원기록정보화과김현숙(042-481-6341,[email protected])

변환시기

○공공기관의기록관또는특수기록관은전자기록물을접수하여품질검사와검수등인수처리완료후

문서및장기보존포맷으로변환

○영구기록물관리기관으로전자기록물을이관하는경우에는이관전기록관또는특수기록관의업무처리

과정에서변경된메타데이터를추가하여장기보존포맷으로재변환

변환절차

○표준기록관리시스템(기록물보존→포맷관리→문서보존포맷변환/장기보존포맷변환)에서포맷변환

⇒포맷변환모니터링⇒변환실패시사유확인후오류조치⇒변환실패후속조치로재변환및조치

불가능한오류는불가사유입력후변환불가처리

○【문서보존포맷 변환상세절차】변환요청⇒변환요청작업저장(공유데이터베이스)⇒변환작업과대상

파일획득⇒파일변환⇒변환파일저장⇒변환결과전송

○【장기보존포맷 변환상세절차】변환요청⇒변환요청작업·메타데이터저장(공유데이터베이스)⇒

변환작업과대상파일획득⇒파일변환⇒변환파일저장⇒변환결과전송

※변환절차는시스템에서자동적으로이루어지며,사용자화면에는표시되지않음

표준기록관리시스템 변환시스템


112

문서보존포맷 변환 소요시간 산정(예시)

○변환소요시간산정시고려사항

①변환불가한파일유형은변환제외

②변환대상파일크기,문서페이지수에따라변환소요시간비례

③통합형/공동형표준기록관리시스템의경우서버자원을공유하므로변환시간이더소요가능

④시스템환경에따른적절한프로세스수설정

[ 시스템 환경별 문서보존포맷 변환소요시간 ]

변환시스템테스트환경파일건당평균변환시간전체파일수:1,382개

(기록물건수:870건)시스템사양 대수서버당변환

프로세스수

저사양

CPU(IntelXeon4core2Ghz)

MEM(2G)OS(win2003enterprise)

1대

1 9.06초

4 2.10초

고사양

CPU(IntelXeon32core2.4Ghz)

MEM(32G)OS(window2012enterprise)

1대

1 4.37초

8 0.92초

3. 보존포맷변환 시 오류처리절차

오류유형에 따른 처리절차

○보존포맷변환시변환오류원인을확인하여유형별로조치가능한경우조치후변환하되,조치

불가능한기록물은문서보존포맷변환은제외하고장기보존포맷으로변환

○영구기록물관리기관으로이관하는기록물철은변환오류파일을포함하고있어도이관.다만,철

전체파일이장기보존포맷오류인경우에는이관대상에서제외

※원칙적으로진본성이훼손되거나가독(可讀)이불가능한전자파일은이관대상이아니나,이관은철단위로

이루어지므로오류파일이포함된건만제외할수없음


113

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

○오류유형별조치방법

구분 오류유형 원 인 조치 방법

문서

보존

포맷

조치

불가능

파일자체

문제

○해독불가능한암호포함

○손상된파일등

○문서보존포맷제외하고장기보존포맷

변환

조치

가능

프로그램

설치오류

○변환대상파일프로그램

미설치○해당프로그램설치

○프로그램버전상이

○해당문서에맞는버전의프로그램설치

※오류최소화를위해글오피스,MS오피스는2007버전이상설치

장기

보존

포맷

조치

가능

인증서오류○인증서만료

○인증서미설치○유효한인증서발급및설치

방화벽포트

미허용○연계시스템방화벽미허용 ○해당방화벽포트허용

API라이선스

오류

○GPKI표준API,장기검증

API라이선스미설치

○변환서버IP변경

○유효한라이선스발급및설치

○IP변경될경우라이선스재발급필요

장기보존포맷

규격불일치

○메타데이터(파라미터XML)

규격불일치○규격에맞게메타데이터수정


114

문서보존포맷으로 변환가능한 전자파일 유형

구분 S/W 명 버전 확장자 비고

1 글오피스

글97기능강화판

.hwp,.hml e-nala편집기버전포함

글2002글2002SE글2004글2005글2007글2010글슬라이드2004

.hpt글슬라이드2005글슬라이드2007글넥셀2003

.nxl글넥셀2004글넥셀2005글넥셀2007

2 MS오피스

MS워드97

.doc,.rtfMS워드2000

MS워드XP

MS워드2003

MS워드2007.docx

MS워드2010

MS엑셀97

.xlsMS엑셀2000

MS엑셀XP

MS엑셀2003

MS엑셀2007.xlsx

MS엑셀2010

MS파워포인트97

.pptMS파워포인트2000

MS파워포인트XP

MS파워포인트2003

MS파워포인트2007.pptx

MS파워포인트2010

3 훈민정음 훈민2000/I/xp .gul 삼성전자

4 핸디오피스아리랑2.0 .hwd

핸디소프트핸디오피스 .hgn

5 그룹웨어문서 핸디그룹웨어문서 .hwn,.hwx

6 이미지 BMP,JPG,GIF,TIFF .bmp,.jpg,.jpeg,.gif,.tif,.tiff

7 텍스트 메모장 .txt

8 기타 HTML,XML,log,ini .htm,.html,.xml,.log,.ini

※지원폰트:트루타입,비트맵,한글전용폰트


115

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

제3절 RMS를 이용한 기록물 이관

1. 목적

○표준기록관리시스템에서영구기록관리시스템으로기록물을이관할때에수행하는절차안내

2. 근거

○기록물이관(공공기록물관리법시행령제40조)

-기록관또는특수기록관의장은보존기간30년이상의기록물을보존기간의기산일부터10년이경과한

다음연도중에관할영구기록물관리기관이제시한일정에따라영구기록물관리기관으로이관

-기록관또는특수기록관은전자기록물을이관하고자하는경우에는진본성·무결성·신뢰성및이용

가능성이보장될수있도록이관대상기록물을검수

-오류가없는전자기록물에대하여진본임을확인하는행정전자서명및시점확인정보를첨부한후이관

3. 기록물 이관 업무 흐름도


116

4. 단계별 주요 기능설명

4.1 기록물 보존 단계

가. 문서보존포맷 변환

-보존기간10년이상전자기록물의전자파일을대상으로문서보존포맷변환

-문서보존포맷변환이실패한전자파일은해당전자파일의상태를확인한후조치가능한경우와불가능한

경우를구분하여각각“재요청”또는“변환불가”처리

※문서보존포맷변환작업시2015년이관대상전자기록물을우선적으로변환

나. 장기보존포맷 변환

-문서보존포맷변환이완료된기록물철중보존기간10년이상기록물철을철단위로장기보존

포맷으로변환

※장기보존포맷변환작업이전에문서보존포맷변환작업선행필요

4.2 기록물 이관 단계

가. 기록물 이관목록 확정

①이관요청목록통보(영구기록물관리기관)

-기록물생산현황보고목록을기반으로영구기록물관리기관에서이관대상목록을작성하여기록관에통보

②이관목록접수및선정

-영구기록물관리기관으로부터접수받은이관요청목록에대하여기록물철단위로이관연기대상등선별

③조기이관대상선정

-영구기록물관리기관으로부터접수받은이관요청목록이외에조기이관이필요한기록물을선정하여

이관대상에추가

④이관목록통보

-영구기록물관리기관으로부터접수받은이관요청목록에대한검토(이관연기대상선별및조기이관대상

선정등)후이관대상목록을영구기록물관리기관으로통보

※기록관(특수기록관)및영구기록물관리기관의사정에따라①번절차를거치지않고,이관목록

(이관연기대상및조기이관대상포함)을작성하여통보할수있음

⑤이관목록검토및확정(영구기록물관리기관)

-영구기록물관리기관은기록관으로부터접수받은이관대상기록물목록을검토하고이관목록을최종

확정한후기록관에통보

나. 이관대상 기록물 검수 및 이관파일 생성

①이관확정목록접수

-기록관은영구기록물관리기관에서확정한최종이관목록접수

②이관대상기록물공개재분류

-이관확정기록물에대하여비공개또는부분공개기록물에대하여공개재분류작업수행

※최근5년이내에공개재분류한기록물은공개재분류절차생략가능(공공기록물관리법제35조1항)


117

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

③이관대상검수

-이관대상기록물의품질검사(바이러스검사등)시행

※품질검사시,바이러스에감염된전자파일을치료하고,내용변경(손실)이없는경우치료된파일을

장기보존포맷재변환파일에포함

-기록물보존단계에서변환한장기보존포맷에보존중변경된관리정보메타데이터를추가하여장기

보존포맷으로재변환수행

※시스템부하를고려하여야간시간을활용하여재변환수행필요

④이관처리(이관데이터생성)

-장기보존포맷으로재변환이완료된이관대상기록물을‘기록관리시스템과영구기록관리시스템간데이터

연계규격’에따라‘이관파일’생성

※시스템부하를고려하여야간시간을활용하여데이터생성필요

⑤이관처리(이관데이터전송)

-생성한이관파일을온라인또는오프라인방식으로영구기록관리시스템으로전송

※시스템부하를고려하여야간시간을활용하여전송필요

다. 기록물 이관(기록관리시스템)

①오류접수및조치

-이관기록물에오류가존재하는경우영구기록물관리기관으로부터오류목록및내역을기록물철

단위로접수하여확인

-오류사항에대한수정·보완후‘이관대상검수’및‘이관처리절차’재수행

②인수완료결과접수

-이관기록물에오류가없는경우영구기록물관리기관으로부터인수완료통보결과접수

※온라인또는오프라인방식모두가능

③기록물이관완료처리

-영구기록물관리기관으로부터통보받은인수완료결과를기록관리시스템에반영

④이관완료전자기록물삭제

-이관완료처리된전자기록물(원문,문서보존포맷,장기보존포맷등전자파일)은기록관리

시스템에서삭제처리

라. 기록물 인수(영구기록관리시스템)

①이관기록물접수

-기록관으로부터접수한기록물에대하여품질검사(메타오류검사,바이러스검사등)수행

②이관기록물검수

-접수한기록물자체에오류가있는지여부를기록물별로검수

③접수·검수오류목록발송

-접수한기록물에오류가존재하는경우오류목록및내역을기록관에통보

※온라인또는오프라인방식모두가능

④기록물인수완료결과통보

-기록관으로부터인수한기록물에오류가없는경우영구기록관리시스템에서‘인수완료’처리하고,

그결과를해당기록관에통보


118

1. 보존매체 작성

가. 문서보존포맷변환

【포맷변환 현황 】생산년도및보존기간별문서보존현황을조회하여포맷변환대상우선순위를

결정한다.

※생산부서별또는기록물철별로포맷변환작업을수행할수있으며,보존기간30년이상기록물을우선적으로실시

【생산부서별변환 】포맷변환대상기록물을조회하여포맷변환작업을수행한다.

-포맷변환작업결과가변환실패일경우는“재변환”또는“변환불가처리”함.【기록물철별변환】화면에서도

포맷변환가능.

참고자료 B : RMS에서의 기록물이관 작업 설명서


119

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

나. 장기보존포맷변환

【포맷변환현황 】생산년도및보존기간별장기보존현황을조회하여포맷변환대상우선순위를결정한다.

【생산부서별변환 】또는『기록물철별변환』화면을이용하여문서포맷변환대상우선순위기록물을

검색하여문서보존포맷변환작업을수행한다.

-장기보존포맷변환은기록물철,건단위로파일이변환.장기보존포맷변환작업수행후‘변환완료’로처리.

【기록물철별변환 】 화면에서도포맷변환가능.


120

2. 이관목록 확정

가. 이관목록접수 및 선정

【이관요청목록접수 】 영구기록관리시스템으로부터온라인접수확인또는오프라인으로접수(접수받은

이관요청목록파일을오프라인접수기능을이용)

【이관대상선정 】 영구기록물관리기관으로부터이관요청받은이관대상기록물목록을조회하여기록물을

‘선정’또는‘이관연기’로등록


121

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

나. 조기이관대상 선정

【조기이관대상선정 】 기록관에보유기록물중조기에이관하고자하는경우에는기록물을조회하여이관

사유를작성하고‘이관’대상기록물로선정

다. 이관목록 통보

【이관목록통보 】이관대상기록물및조기이관대상기록물을선정하여이관목록을영구기록물관리기관에

통보


122

3. 검수 및 이관데이터 생성

가. 이관확정 목록 접수

【확정목록접수 】 영구기록관리기관으로부터확정받은이관목록을접수

-이관확정목록을오프라인으로받았을경우【확정목록접수】에서‘오프라인접수'기능을이용하여확정

목록을접수

나. 이관대상 기록물 공개 재분류

영구기록물관리기관으로기록물이관이전에이관대상기록물의비공개또는부분공개기록물을공개

재분류한후반영

※이관대상공개재분류작업은RMS운영자매뉴얼『사용자지침서_기록물평가』참조


123

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

다. 이관처리( 품질검사 & 장기보존포맷 재변환 )

【이관대상검수 】 이관대상기록물의품질검사및포맷변환수행

-포맷변환수행(장기보존포맷재변환)이완료된기록물은기록물검사결과등을확인

-문서관리카드,건정보에서각각의본문및붙임파일이문서보존포맷(PDF/A),장기보존포맷(NEO)으로

변환되었는지육안으로검수및확인

라. 이관데이터 생성

【이관처리 】 이관대상기록물의이관데이터를생성


124

마. 이관데이터 전송

【이관파일생성결과 】 이관데이터생성결과확인후이관파일검증수행.온라인또는오프라인방식으로

영구기록관리시스템에통보

※온라인통보시는‘온라인통보'버튼을클릭하고오프라인통보시에는‘다운로드'버튼을클릭하여이관데이터파일을

다운로드받는다.

4. 기록물 이관

가. 오류내역 접수 및 조치

【이관처리접수결과 】 기록관리시스템에서영구기록관리시스템으로통보한이관파일이영구기록관리

시스템의접수단계에서오류발생

-오류내역을영구기록관리시스템으로부터접수받아확인(온라인/오프라인)


125

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

【이관처리인수결과 】 영구기록관리시스템의검수단계에서검수결과오류가발생.반려처리된기록물을접수

-영구기록관리시스템으로부터접수받은오류내역을확인(온라인/오프라인).

※기록물접수또는인수단계오류기록물의이관데이터를수정한후오류기록물철단위로검수및이관데이터생성

(p.122)『이관데이터생성』에서이관데이터재생성작업을수행한후『이관데이터전송』을이용하여재전송.

나. 인수기록물 결과접수 반영

【이관처리인수결과 】 영구기록관리시스템에서이관기록물인수결과를기록물철별로‘정상인수’또는

‘반려정보’확인(온라인/오프라인)

※영구기록관리시스템접수결과내역중품질검사결과오류발생반려기록물철의반려사유를확인하여기록관에서

오류내역을수정,반려기록물철단위로『검수및이관데이터생성(p.122)㉰장기보존포맷재변환⇨㉱

이관데이터생성⇨㉲이관데이터전송』절차를재수행하여이관처리


126

다. 기록물 이관완료 처리

【이관파일생성결과 】이관기록물목록전체가정상적으로영구기록관리시스템에이관처리되었을경우

‘이관완료처리’기능을이용하여이관완료처리


127

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

제4절 구 전자문서 이관 추진 가이드

비표준구전자문서를표준기록관리시스템(RMS)으로이관을추진하는데필요한사항을

정한가이드라인임

Ⅰ. 일반사항

1. 작성배경

○구전자문서는비표준으로표준기록관리시스템(RMS)으로의이관에기술적인어려움이있고,

○노후시스템의유지보수한계등관리미흡으로훼손및멸실우려가있어이관이시급한실정임

○따라서,이관방식선정및철생성기준등구전자문서이관기준을제시하여차질없이이관을유도하고자함

2. 적용범위

○(기관)구전자문서미이관각급행정기관(중앙·지자체·교육청)

-‘전자적이관’또는‘종이출력이관’중1개를선택하여이관을실시한기관은제외

○(기록물)보존기간10년이상구전자문서

-보존기간5년이하문서는「보존기간5년이하구(舊)전자문서관리방침」에따라이관여부판단

-중앙부처(장관,청장)및16개시·도지사결재문서는보존기간에상관없이이관

3. 용어정의

○구전자문서시스템

전자문서시스템관련규정의시행(2004.1.1)및‘행정기관의자료관시스템규격’(‘03.8)적용이전에사용한

전자문서생산시스템

‘사무관리규정’및‘공공기관의기록물관리에관한법률시행령’

○구전자문서

구전자문서시스템에서전자적으로생산·접수된문서,데이터표준규격적용이전에생산된비표준전자

문서로기록관리시스템(RMS)으로직접이관이불가능함

○기록관리시스템(RMS)

생산시스템에서생성된기록물을전자적방식에의해인수,보존,평가,이관,검색,활용등의절차에따라

기록관또는특수기록관에서기록물관리를전자적으로수행하는시스템

○메타데이터

정보를구조적으로접근할수있도록하기위해서정보유형을정의한2차적정보.기록을표현하는특성의

정보유형


128

○기록물철생성기준

‘건’구조의구전자문서를‘철’단위로그룹핑하기위한기준,‘철’생성은기록관리시스템(RMS)으로이관을

위한필수처리

○메타데이터보정

구전자문서시스템문서의누락된메타데이터입력작업

○처리과기관코드

행정표준코드관리시스템(www.code.go.kr)에등록된부서별기관코드(7자리숫자로구성)

4. 적정 이관방식의 검토

이관방식

○‘전자적이관’과‘종이출력’중기관여건에따라선택

-전자적자동이관→수동이관→종이출력순으로검토

-전자적으로생산된기록이므로,가급적‘전자적이관’권장

-이관물량이매우적을경우종이출력방안우선검토

※관련지침변경:(현행)“전산파일과출력물병행이관”→(변경)“전자적이관또는종이출력”

적정 이관방식 도출

○기술여건,이관물량및소요예산을종합적으로고려

[ 기술여건 및 이관물량에 따른 적정 이관방식 ]

적정 이관방식 기술여건 이관 물량 적정성 판단

전자적

자동이관

자동화수단확보및

제조사기술지원가능

98,000건

이상

자동화기술지원이가능하고,

이관수량이많아자동화이관유리기관별98,000건미만은전자수동이저렴98,000건:약4,300만원소요

전자적

수동이관

자동화수단및제조사

기술지원곤란

1만~

98,000건

전자적자동이관이불가능하고

이관수량이많아종이출력보다소요예산이적을경우

수동이관유리기관별1만건미만은종이출력저렴1만건:2,500만원소요

종이출력

시스템분석곤란 관계없음 종이출력불가피

이관대상소량

1만건미만종이출력이유리기관별1만건미만소요비용:2천5백만원미만

천건미만기관기본경비로가능예상천건:250만원미만

※이관물량이1만건미만이더라도,RMS도입과연계하여이관사업을추진할경우에는‘전자적이관’이‘종이출력’보다

효율적이므로,기관여건에따라적절한방안선택이요구됨.


129

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

○적정이관방식도출흐름도

※ 이관 방법별 소요예산 비교

이관물량 (건) 전자적 자동 이관(원) 비고 전자적 수동 이관(원) 비고 종이출력 이관(원)

9,000 38,583,950 › 24,967,916 › 22,708,679

10,000 38,583,950 › 25,121,690 ‹ 25,231,866

97,000 42,855,800 › 42,771,878 ‹ 244,749,098

98,000 42,855,800 ‹ 42,925,652 ‹ 247,272,284

5. 공통적용 사항

「구 전자문서 이관 데이터 규격」 (이관항목)

○기록물철:총22개

-실제값입력항목(9):처리과기관코드,구기록물철생산기관명,생산년도,기록물철등록일련번호,기록물철

제목,종료연도,보존기간,기록물등록건수,전자파일갯수

-시스템일괄입력항목(7):단위업무코드,권호수,기록물형태,보존방법,보존장소,기록물구분(신/구),

수정여부

-값이없을경우특정값입력항목(2):기록물쪽수,인수인계구분

-값이없어도되는항목(4):비치종결일자,비치사유,업무담당자,구기록물철분류번호

○기록물건:총27개

-실제값입력항목(6):처리과기관코드,구기록물철생산기관명,생산(접수)등록일자,생산(접수)등록

번호,제목,분류번호

-시스템일괄입력항목(5):전자기록물여부,특수기록물,기록물구분(신/구),수정여부,반려여부

-값이없을경우특정값입력항목(4):등록구분,분리등록번호(첨부번호),쪽수,공개여부

-값이없어도되는항목(12):구기록물문서번호,결재권자,기안자,시행일자,수신자(발신자),문서과

배부번호,생산기관등록번호,공개제한부분표시,공개시기,구기록물보존기간,내용요약,기록물형태

※일반문서‘생산’인경우결재권자,기안자는실제값입력

※붙임:구전자문서이관데이터규격(생산기관→기관별RMS)


130

보존기간 미분류 문서의 보존기간 책정

○문서생산당시분류기준적용

-「공문서분류번호및보존기간표」의보존기간을적용하되,‘세분류’내[단위업무별보존기간]중최상위

기간으로책정

○적용사유

-문서생산당시분류기준인‘공문서분류번호’를참조하여해당[단위업무별보존기간]중최상위보존

기간으로일괄·입력함으로써,이관소요기간단축및이관작업부담경감

-현행기준적용시,‘소멸된단위업무’의보존기간책정을위한작업공수의예측이어려우며또한,과거에

책정된기간보다현재책정기간이낮아질경우문서생산당시보존기간책정취지를간과할수있음

-보존기간이도래하여폐기심의시에는현행「기록관리기준표」를기준으로재책정함으로써과거기준으로

보존기간이낮게책정된단점보완

‘철’ 생성 기준

○‘처리과_생산년도_문서분류명_보존기간’으로분류·편철

-‘문서분류명’은「공문서분류번호및보존기간표」상의[세분류]명을의미함

-‘문서분류명’이누락된경우,‘기타’로분류

※‘문서분류명’으로분류·편철하지않을경우,재분류및재평가등기록관리업무수행이곤란하고,‘기록물

관리기관’및‘영구기록물관리기관’의보존부담이가중되므로분류를권장함.

○철명의부여

-철생성정보항목을철명에표시하고,항목간구분자(언더바)적용,분류명이없을경우‘기타’로명명

예 시

가.분류명이있을경우:총무과_2000년도_기록물수집_10년

나.분류명이없을경우:총무과_2000년도_기타_10년

6. 사업계획 수립 시, 고려사항

시스템 운용 및 데이터 추출·분석·보정 기술 확보 여부

○(기술확보가능)구전자문서이관사례(물량,이관방법및비용),자동화이관수단의확보및적용

여부등조사

○(기술확보불가능)‘구전자문서이관규격’과실제이관대상구전자문서‘데이터필드명’간매칭

정보필요


131

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

이관 대상물량 및 데이터 품질의 상태

○이관건수,첨부파일을포함한전체이관용량등

○국가기록원에서제시한‘구전자문서이관규격’필수메타데이터항목적용시,기존데이터보정

물량예측

이관방안에 따른 최소비용 검토

[단위 : 천원]

이관물량(건)이관방식별 소요비용 최소 소요비용

이관방식전자적 자동 전자적 수동 종이출력

9,000 38,584 24,968 22,709 종이출력

10,000 38,584 25,122 25,232 전자적수동

97,000 42,856 42,772 244,749 전자적수동

98,000 42,856 42,926 247,272 전자적자동

※이관물량이1만건미만이더라도,RMS도입과연계하여이관사업을추진할경우에는‘전자적이관’이‘종이출력’보다

효율적이므로,기관여건에따라적절한방안선택이요구됨.


132

Ⅱ. 이관방식별 수행 절차

1. 전자적 자동 이관

이관작업 흐름도

환경 구축

○ 작업장 조성

-투입인력및일정에따른공간마련

-보안관리계획수립

○ 시스템 환경 조성

-하드웨어및소프트웨어인프라구축

-계정접속테스트

대상 선정

○ 원본데이터 추출

-메타데이터및전자파일추출

-전자문서상태분석및통계작성

○ 이관대상 선정

-이관대상선별및누락보존기간책정

-이관대상목록작성

○ 자동화 이관 수단 적용

-메타데이터및전자파일탑재

메타데이터 보정

○ 메타데이터 보정

-‘구전자문서이관규격’에따라데이터보정

○ 철 생성

-“처리과_생산년도_문서분류명_보존기간”으로철생성

이관 실행 (RMS)

○ 이관파일 생성

-이관규격파일생성및이관전데이터검증

-이관파일통계작성

○ RMS 이관

-‘구전자문서’인수기능을활용,RMS일괄등록

-오프라인접수기능사용

○ 이관 검수

-이관대상목록,이관파일통계등과비교검토

-열람서비스기능을활용샘플링검사


133

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

단계별 세부추진내용

1) 작업환경 구축

○작업장조성

-소프트웨어기술자2인사무공간및작업용서버설치공간확보

-작업인원출입허가및작업장보안점검체계마련등보안관리계획수립

○작업용서버

-CPU:QuadCore2.4GHZ이상

-RAM:4GB이상

-HDD:2EAx146GB10K2.5"SASDISK

-운영체제:Linux또는Window2003Server이상(※기관선택적용)

-DBMS:Oracle9I이상

-개발언어:Java(JDK1.4)또는C(※기관선택적용)

-어플리케이션:구전자문서시스템제조사별자동화이관툴

메타데이터보정,철생성,재분류,편철,이관파일생성기능탑재

-저장용량산정기준:이관총용량의2배이상

○작업용PC(※PC소요물량은기관에서산출)

-하드웨어:CPUCore2Duo2.0GHZ이상,메모리2G이상,디스크150GB이상,모니터,키보드,마우스

-소프트웨어:DB접속프로그램,Telnet프로그램,Java(JDK1.4)또는C,FTP접속프로그램

2) 이관대상 선정

○원본데이터추출

-구전자문서건별모든컬럼의데이터추출

-건별전자문서상태분석및결과통계산출

•구전자문서상태분석

•구전자문서상태별건수통계표작성

○이관대상선정

-기록물관리의원칙(「공공기록물관리에관한법률」제5조)에따라진본성·무결성·신뢰성및이용

가능성이보장될수있는구전자문서를이관대상으로선정

-보존기간이미분류된경우,‘보존기간미분류문서의보존기간책정’기준에따라책정한이후,이관여부결정

○자동화이관수단적용

-이관대상메타데이터및전자파일을자동화이관프로그램에탑재,메타데이터보정작업준비

3) 메타데이터 보정


-‘구전자문서이관데이터규격’을따름

○‘철’생성

-‘처리과_생산년도_문서분류명_보존기간’으로분류·편철



134

4) RMS 이관

○이관파일생성

-처리과단위로이관파일생성

-기록물철별로폴더(디렉토리)생성

-기록물건별로폴더(디렉토리)생성

-건별본문및첨부파일을해당폴더에저장

-이관파일목록

①기록물철등록부정보(※‘구전자문서이관데이터규격’적용)

②기록물등록대장정보(※‘구전자문서이관데이터규격’적용)

③파일정보

-생성된이관파일에대하여아래경우의발생을방지하기위해정합성검증수행

①항목개수가정의된규격의항목개수와다른경우

②필수입력항목이존재하지않는경우

③항목값이정의된코드값에포함되지않는경우

④항목값이정의된코드값의길이와다른경우

⑤항목값이정의된코드값의유형과(숫자,날짜)다른경우

○RMS이관

-기록관리시스템의‘구전자문서’인수기능을사용하여일괄등록진행

-이관설정시,생산시스템은‘구전자문서’로구분

[ ‘구 전자문서’ 일괄등록 구성도 ]

※작업디렉토리설정값등세부사항은‘구전자문서이관기능개발및패치’시안내하였음(’12년4월)


135

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

○이관검수

-처리과단위로검수진행

-검수기록물철선택→건목록,철정보,이력정보확인

-개별건선택→건정보,파일목록,이력정보확인

-본문,붙임파일등확인및오류사항수정

-이관작업완료

2. 전자적 수동 이관


환경 구축




○ 시스템 환경 조성


-계정접속테스트

대상 선정

파일 저장

○ 원본데이터 추출

-메타데이터및전자파일추출

-전자문서상태분석및통계작성




○ 본문 및 첨부파일 저장

-건별본문및첨부파일다운로드

메타데이터

보정

○ 메타데이터 보정

-‘구전자문서이관규격’에따라데이터보정

○ 철 생성

-“처리과_생산년도_문서분류명_보존기간”으로철생성

이관 실행

(RMS)

○ 이관파일 생성

-이관규격파일생성및이관전데이터검증

-이관파일통계작성

○ RMS 이관

-‘구전자문서’등록기능을활용,RMS일괄등록

-오프라인접수기능사용

○ 이관 검수

-이관대상목록,이관파일통계등과비교검토

-열람서비스기능을활용샘플링검사


136



○작업장조성

-(소프트웨어기술자)2인사무공간및작업용서버설치공간확보

-(작업자)1만건당,1인21일작업공간확보

1인1일다운로드물량:약500건(1일8시간근무기준)


○작업용서버

-CPU:QuadCore2.4GHZ이상

-RAM:4GB이상

-HDD:2EAx146GB10K2.5"SASDISK이상

-운영체제:Linux또는Window2003Server이상(※기관선택적용)

-DBMS:Oracle9I이상

-개발언어:Java(JDK1.4)또는C(※기관선택적용)

-어플리케이션:‘정음Global뷰어’(※나라21이관시필요)

-저장용량산정기준:이관총용량의2배이상

※이관물량이소량인경우,작업용PC로서버대체가능

○작업용PC(※PC소요물량은기관에서산출)

-하드웨어:CPUCore2Duo2.0GHZ이상,메모리2G이상,디스크150GB이상,모니터,키보드,마우스

-소프트웨어:DB접속프로그램,Telnet프로그램,Java(JDK1.4)또는C,FTP접속프로그램

2) 이관대상 선정 및 본문파일 저장(※ 나라21 구 전자문서 중심)

○원본데이터추출

-구전자문서건별모든컬럼의데이터추출

-건별전자문서상태분석및결과통계산출

• 구전자문서상태분석

•구전자문서상태별건수통계표작성


-기록물관리의원칙(「공공기록물관리법」제5조)에따라진본성·무결성·신뢰성및이용가능성이보장될

수있는구전자문서를이관대상으로선정

-보존기간이미분류된경우,‘보존기간미분류문서의보존기간책정’기준에따라책정이후,이관여부결정


137

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

○본문및첨부파일저장

-구전자문서를열람할수있는시스템(클라이언트PC에는'정음Global뷰어'설치필요)에로그인

-이관대상문서가존재하는처리과문서중,이관대상검색


138

-본문열람:본문이정상적으로열리는지체크

-본문파일저장:파일저장버튼실행,‘gul'포맷으로저장


139

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

-첨부파일저장:전체선택→첨부저장→지정된폴더에기존파일포맷(hwp,gul,xls등)그대로저장

-이관대상전체에대해위의방식반복적용

-저장된본문파일(gul포맷)및첨부파일(다양한포맷)을파일포맷의변환없이RMS로이관

-RMS이관후,gul파일은클라이언트PC에‘정음Global뷰어’설치후,열람가능

※향후,RMS에서‘문서보존포맷’변환작업수행시,변환서버에‘정음Global'프로그램의구매·설치필요

3) 메타데이터 보정 (‘전자적 자동 이관’과 동일)


-‘구전자문서이관데이터규격’을따름

○‘철’생성

-‘처리과_생산년도_문서분류명_보존기간’으로분류·편철


4) RMS 이관 (‘전자적 자동 이관’과 동일)

○이관파일생성

-처리과단위로이관파일생성

-기록물철별로폴더(디렉토리)생성

-기록물건별로폴더(디렉토리)생성

-건별본문및첨부파일을해당폴더에저장

-이관파일목록

①기록물철등록부정보(※‘구전자문서이관데이터규격’적용)

②기록물등록대장정보(※‘구전자문서이관데이터규격’적용)


140

③파일정보

-생성된이관파일에대하여아래경우의발생을방지하기위해정합성검증수행

①항목개수가정의된규격의항목개수와다른경우

②필수입력항목이존재하지않는경우

③항목값이정의된코드값에포함되지않는경우

④항목값이정의된코드값의길이와다른경우

⑤항목값이정의된코드값의유형과(숫자,날짜)다른경우

○RMS이관

-기록관리시스템의‘구전자문서’인수기능을사용하여일괄등록진행

-이관설정시,생산시스템은‘구전자문서’로구분

[ ‘구 전자문서’ 일괄등록 구성도 ]

※작업디렉토리설정값등세부사항은‘구전자문서이관기능개발및패치’시안내하였음(’12년4월)

○이관검수

-처리과단위로검수진행

-검수기록물철선택→건목록,철정보,이력정보확인

-개별건선택→건정보,파일목록,이력정보확인

-본문,붙임파일등확인및오류사항수정

-이관작업완료


141

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

3. 종이출력 이관


환경 구축




○ 작업용 사무기기 확보


-종이출력시설·장비확보

○ 인쇄·편철용품 확보

-보존복사용지1종

-문서보존용표지,문서보존상자등편철재료확보

출력·철 생성

색인목록 등록




○ 출력 및 철 생성

-건별본문및첨부파일출력

-철생성기준에따라건분류

-사안의발생순서에따라정렬,철생성

○ 넘버링, 고무인 날인

-철별면수를우측하단에부여

-"구전자문서출력본"임을표시

○ 색인목록 등록

-기록관리시스템에철·건정보등록

-등록정보검수

편철 및 보존상자편성

○ 기록물 편철

-기록물철표지및색인목록출력

-편철순서:위로부터표지,색인목록,문서순으로편철

-1철당100매기준으로편철

-보존용표지를씌우고편철용클립으로고정

-편철검수

○ 보존상자편성

-‘철생성기준’에따라보존상자편성

-보존상자측면에보존상자표지부착

이관 실행

(기록관)

○ 서고 배치

-인계인수및기관배열기준에따라기록물배치

-기록물위치정보등록

○ 정수점검

-기록물정수점검및인수확인완료


142



○작업장조성(※기관직접수행기준)

-작업자1인21일작업공간확보(※구전자문서1천건당기준)

1인1건(200매)작업(출력,건분류,넘버링·고무인날인,색인목록등록)공수:610초


○작업용사무기기확보

-작업용PC사양→하드웨어:CPUCore2Duo2.0GHZ이상,메모리2G이상,디스크150GB이상,

모니터,키보드,마우스/소프트웨어:Window,MSOffice,한글등

-구전자문서출력용프린터확보및인쇄환경설정

○인쇄편철용품확보

-장기보존가능한출력용지(보존복사용지1종)및인쇄토너

-넘버링기,스템프,고무인(구전자문서출력본임,원본대조필),골무,건분류용간지,편철용집게등

-보존용표지(「공공기록물관리법」시행규칙[별표4])및문서보존상자(「공공기록물관리법」시행규칙[별표5])

2) 출력·‘철’ 생성 및 색인목록 등록


-기록물관리의원칙(「공공기록물관리법」제5조)에따라진본성·무결성·신뢰성및이용가능성이보장될

수있는구전자문서를이관대상으로선정

-보존기간이미분류된경우,‘보존기간미분류문서의보존기간책정’기준에따라책정이후,이관여부결정

○출력·‘철’생성

-건별본문및첨부파일출력

-전자적자동이나수동이관과동일한방식으로‘처리과_생산년도_문서분류명_보존기간’으로‘건’분류

-위에서아래로사안의발생순서에따라정렬및철생성

○가(假)편철

-기록물철당편철량은100매이내로가편철

-편철해야할기록물이많을경우2권이상으로나누어가편철하되,기록물철명은동일한제목우측에전체

권수와해당호수를순서대로임시표기해둠

예 시

<분철할경우기록물철명>

가.총무과_2000년도_기록물수집_10년(2-1)

나.총무과_2000년도_기록물수집_10년(2-2)

-가편철한철단위로아래작업진행


143

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

○넘버링:철별면수는우측하단에부여

○‘구전자문서출력본임’을표시

-기록물철표지(「공공기록물관리법시행규칙」제8조[별표2])의기록물철제목우측에‘구전자문서

출력본임’고무인날인

-색인목록(별지제1호서식)에는건별쪽수를반드시기입하고비고란에‘구전자문서출력본임’표시

-건별첫번째페이지좌측하단에‘원본대조필’고무인날인,원본대조필확인란에는‘기관대표관인’날인

○색인목록등록

-메타데이터생성:‘구전자문서이관데이터규격’에따라엑셀을활용하여철,건데이터생성(규격내‘

기록물등록대장정보-전자기록물여부’는반드시“2”:비전자기록물로설정)

-RMS일괄등록:‘전자적이관’절차와동일

-색인목록검수:철·건등록정보검수

3) 편철 및 보존상자편성

○기록물편철

-기록물철표지(「공공기록물관리법시행규칙」제8조[별표2])및색인목록(「시행규칙」별지제1호서식)

출력(또는직접작성)

-기록물철의편철순서는위로부터기록물철표지,색인목록,문서의발생순서대로편철(※가편철상태

적용)

-편철순서에따라문서를정렬하면보존용표지(「공공기록물관리법시행규칙」[별표4])를추가로씌워

편철용클립또는집게를활용하여문서좌측상단을고정하여편철완료

-편철검수는보존상자편성전에실시하며,기록물철표지정보및색인목록정보(건제목및페이지)를

실제문서와대조확인하고오류사항을정정함

○보존상자편성

-편철완료문서는‘처리과_생산년도_문서분류명_보존기간’별로문서보존상자(「공공기록물관리법

시행규칙」[별표5])에넣어관리함

-보존상자측면에보존상자표지(「공공기록물관리법시행규칙」[별표6])부착

4) 기록관 이관

○서고배치

-‘기록물철단위로이관하는기록물’이관목록(「공공기록물관리법시행규칙」별지제2호서식)을작성하여

기록관에제출함

-기관별서가배치기준에따라기록물을배치하고기록물위치정보를시스템에등록·관리함

○정수점검

-기록물관리시스템로그인→기록물보존→서고관리의정수점검기능사용

-정수점검계획수립,정수점검실시,점검결과등록수행


144

Ⅲ. 행정사항

사업 계획 수립 및 예산 반영

○구전자문서미이관기관별관리현황조사,이관방식선정및소요예산산출

이관물량이소량으로‘종이출력방식’을별도예산사업으로추진할필요가없는기관은가급적’14년내이관완료

○위탁사업추진기관은’14년도사업예산반영요청

이관 계획 및 결과의 국가기록원 통보

○미이관기관은관리현황,이관사업추진계획을2014년6월30일까지국가기록원(사회기록관리과)로

통보협조

중앙행정기관은‘구전자문서’의표준RMS이관및국가기록원이관이2014년까지완료될수있도록추진

일정에반영

지자체와교육청은해당RMS로이관완료될수있도록추진일정에반영

○구전자문서이관사업종료후,완료결과통보협조

RMS미도입기관은RMS확산일정에따라‘구전자문서이관’추진요청

효율적 이관을 위한 유기적 협조체제 구축

○각급기관기록관리담당자와기록관리(자료관)시스템운영전산담당자간의긴밀한기술지원협의체

구성및운영

○시행착오최소화를위하여계획단계부터“국가기록원―각급기관별기록관간연락체계”적극활용

☞관련사항문의:국가기록원기록관리부사회기록관리과

(☎031-750-2364(한상효))

☞‘이관파일생성’및‘RMS이관기능’관련문의:국가기록원기록정보화과RMS운영지원

(☎042-481-6366,6367)


145

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

[붙임]

[ 구 전자문서 이관 데이터 규격 (생산기관 → 기관별 RMS) ]

1. 기록물철등록부정보

Data 항목

(28개)“기존 입력값”사례

Data

길이

필수

여부

값이 없을 경우

입력값

기본

등록

사항

① 처리과

기관코드

1440006

<www.code.go.kr의

부서코드>

7 필수 협의하여반드시입력

구 기록물철

생산기관명

방송통신위원회협력기획담당관

「부처-부·관(소속기관)-처리과」

형식으로입력

100 필수협의하여반드시입력

(처리과기관코드참조)

③ 생산년도 1997 4 필수 실물확인반드시입력

② 단위업무코드

AA000120

<구기록물의경우‘99999999’

으로셋팅>

8 필수 “99999999”

④ 기록물철

등록일련번호

000001

<①+②+③의sequence

number6자리>

6 필수 max값에이어서부여

⑤ 권호수

001

<①+②+③+④의

sequencenumber3자리>

3 필수

“001”

※가편철할경우,001에서편철

개수대로증가입력

기록물철 제목협력기획담당관_1997년도_

기록물수집_10년500 필수

“처리과_생산년도_문서분류명_

보존기간”

기록물명은「공문서분류번호및

보존기간표」의[세분류]명

기록물 형태

1:일반문서

2:도면류

3:사진·필름류시청각기록물

4:녹음·동영상류시청각기록물

5:카드류

(기록물관리법시행규칙별지

5호서식)

1 필수있는값은그대로가져오고

없으면“1”:일반문서


146

Data 항목


Data

길이

필수

여부


입력값

보존

분류

사항

종료연도1997

(생산년도와동일)4 필수

있는값은그대로가져오고

없으면생산연도와동일

보존기간

01:1년,03:3년,05:5년,10:10년,

20:20년,25:30년,30:준영구,

40:영구

2 필수 실물확인반드시입력

보존방법

1:원본과보존매체를함께보존하는

방법

2:원본은폐기하고보존매체만

보존하는방법

3:원본을그대로보존하는방법

1 필수 3:원본을그대로보존하는방법

보존장소1:기록물관리기관(1,3,5,10년이하)

2:영구기록물관리기관(20년이상)1 필수

“1”:기록물관리기관(1,3,5,10년이하)

“2”:영구기록물관리기관(20년이상)

비치종결일자20051231

(입력시비치사유반드시입력)8 옵션


없으면입력안함

비치사유업무활용

(입력시비치종결일자반드시입력)100 옵션



업무담당자홍길동

(인사기록카드의경우“1”로표기함)40 옵션



구기록물철

분류번호

12315:기록물수집

(공문서분류번호세분류)5 옵션



부가

정보

기록물구분

(신/구)1:신기록물,2:구기록물 1 필수 “2”:구기록물

수정여부 0:해당없음,1:수정함 1 필수 “0”:해당없음

기록물등록 건수000050

(철내등록된기록물의건수)6 필수

철내등록된기록물의건수를전산적

으로확인하여입력

기록물 쪽수

000100

(철내등록된기록물의전체쪽수,

6자리)


없으면“000000”

전자파일 개수

000100

(철내포함된전자파일개수;

본문파일+첨부파일)

6 필수철내포함된전자파일개수를전산적

으로확인하여입력

기록

물철

인수

인계

정보

인수인계구분 0:해당없음,1:인수,2:인계 1 필수있는값은그대로가져오고

없으면"0":해당없음

처리과기관코드 1440006 7 옵션 기본등록사항값입력

단위업무코드 AA000120 8 옵션 기본등록사항값입력

생산년도 1997 4 옵션 기본등록사항값입력

기록물철

등록일련번호000001 6 옵션 기본등록사항값입력

권호수 001 3 옵션 기본등록사항값입력


147

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

2. 기록물등록대장정보

Data 항목


Data

길이

필수

여부


입력값

기본

등록

사항

① 처리과

기관코드

1440006

<www.code.go.kr의부서코드>7 필수 협의하여반드시입력

구 기록물철

생산기관명

방송통신위원회협력기획담당관

「부처-부·관(소속기관)-처리과」

형식으로입력

100 필수협의하여반드시입력

(처리과기관코드참조)

등록구분

1:일반문서생산.발송

2:일반문서접수

3:도면류생산.발송

4:도면류접수

5:사진.필름류

6:녹음.동영상류

7:카드류생산.접수

8:카드류이첩발송

1 필수 있는값은그대로가져오고

없으면“1”또는“2”

② 생산(접수)

등록일자

199707130030(연+월+일+시+분)

(등록일자없을경우,월말일09:00로

입력)


없으면월말일09:00으로입력

③ 생산(접수)

등록번호

1440006000001

(처리과기관코드+등록일련번호)

(처리과별생산년도의순서sequence

number생성)

13 필수


중복될경우협의필요

(※수정불가원칙)

구기록물문서번호행정12410-000099

(없으면입력하지않음)30 옵션



분리등록번호

(첨부번호)00 2 필수 “00”

제목 대통령관련기록물생산현황수집 500 필수 실물확인반드시입력

쪽수000003

(첨부물의쪽수까지포함된총쪽수)6 필수



결재권자

(직위/직급)“정보없음” 40 옵션



기안자

(업무담당자)“정보없음” 40 옵션



시행일자 20020901 8 옵션있는값은그대로가져오고


수신자(발신자) 우명섭 100 옵션있는값은그대로가져오고


문서과

배부번호000001(배부일련번호6자리) 6 옵션



생산기관

등록번호

1440006000001(생산처리과

기관코드+등록일련번호)30 옵션



전자기록물여부 1:전자기록물,2:비전자기록물 1 필수“1”:전자기록물(전자파일이관일경우)

“2”:비전자기록물(종이출력이관일경우)


148

Data 항목


Data

길이

필수

여부


입력값

분류

등록

사항

분류번호

처리과기관코드(7)+단위업무코드(8)+

생산년도(4)+기록물철등록일련번호

(6)+권호수(3)

28 필수



(6)+권호수(3)

특수기록물

NNNNN(설명→아래에해당되는

기록물이아님)

1:대통령관련기록물

2:비밀기록물

3:개별관리기록물

4:저작권보호기록물

5:특수규격기록물

5 필수 “NNNNN”

공개여부

(예)1NNNNNNNN:공개①②③④⑤

⑥⑦⑧⑨

자릿수의미⇒①:1(공개),2(부분공개),

3(비공개)

{②→1등급③→2등급④→3등급⑤→

4등급⑥→5등급⑦→6등급⑧→7등급

⑨→8등급}

각각해당여부값(Y/N)

9 필수 없으면“3NNNNNNN”입력

공개제한

부분표시

예시)1-5,8,10(1쪽부터5쪽,8쪽,

10쪽비공개)100 옵션


없으면입력안함　

공개시기 “정보없음” 100 옵션있는값은그대로가져오고


구기록물

보존기간

10

01:1년,03:3년,05:5년,

10:10년,20:20년,30:준영구,

40:영구

2 옵션있는값은그대로가져오고


시청각

기록물

추가

등록

사항

내용요약 “정보없음” 500 옵션있는값은그대로가져오고


기록물형태 “정보없음” 50 옵션있는값은그대로가져오고


부가

정보

기록물구분

(신/구)1:신기록물,2:구기록물 1 필수 “2”:구기록물

수정여부 0:해당없음,1:수정함 1 필수있는값은그대로가져오고


반려여부 0:해당없음,1:반려 1 필수있는값은그대로가져오고



149

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제

3장

3. 파일정보

Data 항목


Data

길이

필수

여부


입력값

기본

등록

사항

철분류번호



(6)+권호수(3)

28 필수



(6)+권호수(3)

건등록번호

처리과기관코드(7)+생산(접수)등록

일자(12)+생산(접수)등록번호(13)+

분리등록번호(2)

34 필수

처리과기관코드(7)+생산(접수)등록일

자(12)+생산(접수)등록번호(13)+

분리등록번호(2)

문서유형코드 01:본문,02:붙임 2 필수 확인하여반드시입력

문서유형별순번 “000001” 6 필수본문:“000001”

붙임:순번“000001”부터

파일용량파일의용량(Byte)

102413 필수

전자파일용량을전산적으로확인하여

입력

파일쪽수 “00123” 6 필수있는값은그대로가져오고

없으면“000000”

문서제목“기록물관리.hwp”

(파일의실제제목)13 필수 확인하여반드시입력

4. 디렉토리 및 파일 구성

작업디렉토리/생산연도/처리과기관코드/철분류번호/건등록번호/저장파일명

저장파일명:문서유형코드(2)_문서유형별순번(6).확장자


150

생산현황 통보기간 준수

기록관및특수기록관은2013년도기록물생산현황을법정기일안에통보할것(8월31일)

기록물 정리 및 생산현황 통보를 위한 자체계획 수립·시행

현재각기관에서기록물등록·정리·분류·편철·이관및생산현황통보등과관련하여사용하고있는

시스템[신전자문서시스템,통합온나라시스템및기록관리(자료관)시스템]이상이하므로각급기관기록물

관리담당자는본지침을활용하여자체계획수립및교육을시행할것

효율적인 기록물관리를 위한 유기적인 협조체제 구축

각급기관기록물관리담당자와기록관리(자료관)시스템운영전산담당자등은기록물의정리및생산현황

통보가차질없이수행될수있도록적극협조하기바람

체계적인 기록관리를 위한 기록관리전문요원 확보 요망

기록물관리전문요원이미배치된중앙행정기관의소속기관,지방자치단체및교육청등기록물관리

기관은기록물평가(폐기)등체계적인기록물관리를위한기록물관리전문요원의조속한배치요망

이관대상 기록물의 원활한 이관 요망

각급기관은금년도이관대상기록물들이원활하게이관될수있도록적극협조하기바람

기타 기록물관리에 관한 사항은 국가기록원 홈페이지에 게시되어 있는 기록관리 표준을 활용

하시기 바람

※ 행정사항

151

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

행정사항

▣ 참고사항 ▣

【 공공기관 연간 기록관리업무<예시> 】

1월 2월 3월

○기록관리자체기본계획수립(기록관)

○기관기록물담당자실무교육

실시(기록관)

○기록물정리(각처리과)

○전년도기록관리기준표고시

-기록물정리기간종료직후관보

또는홈페이지등정보통신망에

고시

○기관기록관리평가자료제출

4월 5월 6월

[기관자체계획기록업무]

예)기록물이관(처리과→기록관)

-업무관리시스템:매1년단위로전년도

생산기록물이관

-전자문서시스템:기산일로부터2년

이내에이관

○전년도기록물생산현황통보

(처리과→기록관)

-처리과:전년도처리과생산현황을

기록관으로통보

-기록관:처리과및소속기관

생산현황취합및확인


예)기관자체기록물관리지도·점검

예)비공개기록물공개여부재분류

(재분류연도부터매5년마다실시)

7월 8월 9월


예)기록물평가및폐기

○전년도기록물생산현황통보

(기록관→국가기록원)

-처리과및소속기관생산현황취합

및확인


예)처리과기록관리기준표(업무관리

시스템)및기록물분류기준표

(전자문서시스템)처리(수시업무)

10월 11월 12월

○기록관리기준표협의

(기록관→영구기록물관리기관)

-매년10월31일까지신·변경

단위과제에대해영구기록물

관리기관과협의

○다음연도이관기록물현황제출

-이관·비치목록,이관연장신청서등

제출


예)기록물정수점검(2년주기)

-기록물점검계획서에따라실시

○전자기록생산시스템정리

-업무관리시스템:과제관리카드

종결

-전자문서시스템:기록물철

정리·종결


152

【 국가기록원 업무담당자 연락처 】

부서명 담당자 연락처 중앙행정기관 특별행정기관 지방·교육청

사회기록관리과

최채경 031-750-2206안전행정부,보건복지부,

개인정보보호위원회

김정숙 2360

국무조정실,국무총리비서실,

감사원,여성가족부,소방방재청,

국민권익위,국가인권위,교육부,

미래창조과학부,원자력안전위,

문화재청,식품의약품안전처,

한시·폐지기관

지방우정청(9),

지방식약청(6)인천,강원

조현정 2361 문화체육관광부,병무청 지방병무청(11)

서울,경기,

대전,충남,

충북,세종,

울산

양혜정 2368 법무부,법제처,국가보훈처지방교정청(4),

지방보훈청(5)

부산,대구,

광주,경북,

경남,전북,

전남,제주

FAX.031)750-2372

경제기록관리과

노은정 031-750-2369농림축산식품부,국토교통부,

농촌진흥청

지방국토관리청(5),

서울및부산항공청,

중앙토지수용위원회,

지방해양항만청(11)

김경연 2375

공정위,방통위,고용노동부,

산업통상부,환경부,기상청,

산림청,중소기업청,통계청

지방고용노동청(6),

중앙노동위원회,

지방환경청(8),

국립환경과학원

김은형 2394금융위,기재부,국세청,관세청,

조달청

지방세관(6),

지방국세청(6)

FAX.031)750-2381

특수기록관리과

이현정 031-750-2382국가정보원,외통부,국방부,

방위사업청,군기관

박부숙 2383검찰청,경찰청,해양경찰청,

통일부

지방검찰청(63),

지방경찰청(16),

지방해양경찰청(3)

FAX.031)750-2393

153

기록

물 정

리·

생산

·이

관·

평가

및 폐

기제1장

기록

물의

종류

ㆍ형

태별

관리

제2장

전자

기록

물 관

리제3장

행정사항

【 각급기관 업무 담당자 연락처 】

[ 중앙행정기관 ]

기관명 담당자 연락처 기관명 담당자 연락처

감사원 김세희 02-2011-3132 방위사업청 류한조 02-2079-6618

경찰청 권래남 02-3150-2624 법무부 임진수 02-2110-3483

고용노동부 양은영 02-2110-7020 법제처 정영란 02-2100-2523

공정거래위원회 김용규 044-200-4206 병무청 이정희 042-481-2858

관세청 이희경 042-481-7652 보건복지부 주순덕 02-2023-7084

교육부 유재상 02-2100-6116 산림청 이경이 042-481-4014

국가보훈처 남경호 02-2020-5344 산업통상자원부 양성희 02-2110-5077

국가인권위원회 윤혜경 02-2125-9942 소방방재청 정민규 02-2100-5056

국무조정실 김성희 044-200-2794 식품의약품안전처 최재혁 043-719-1227

국민권익위원회 박보람 02-360-2654 안전행정부 마원준 02-2100-3268

국방부 이기훈 02-748-5031 여성가족부 신은영 02-2075-4547

국세청 이은실 02-397-1259 외교부 김현주 02-3497-8724

국토교통부 이강모 044-201-3174 원자력안전위원회 김선미 02-397-7237

금융위원회 이철환 02-2156-9563 조달청 민현미 070-4056-7026

기상청 정석권 02-2181-0225 중소기업청 오성진 042-481-4326

기획재정부 서석제 044-215-2333 통계청 김채영 042-481-2106

농림축산식품부 하승이 044-201-1275 통일부 김영경 02-2100-5766

농촌진흥청 이숙희 031-299-2463 특허청 하종희 042-481-8568

대검찰청 이현정 02-3480-2455 해양경찰청 염경은 032-835-3116

문화재청 김계수 042-481-4752 해양수산부 류승희 044-200-5084

문화체육관광부 강소연 02-3704-9121 행복중심복합도시건설청 권현미 044-200-3033

미래창조과학부 송성근 02-2110-2881 환경부 이경훈 044-201-6290

방송통신위원회 안상민 02-2110-1352


154

[ 광역자치단체 ]


서울특별시 이세진 02-2133-5671 강원도 강래희 033-249-2244

광주광역시 박혜진 062-613-2841 경기도 김이경 031-8008-4143

대구광역시 이숙경 053-803-1908 경상남도 원시내 055-211-3394

대전광역시 김진희 042-270-4214 경상북도 최재혁 053-950-2216

부산광역시 허희진 051-888-3678 전라남도 손수지 061-286-2797

울산광역시 류현주 052-227-2456 전라북도 김동곤 063-280-4272

인천광역시 조혜경 032-440-2993 충청남도 김태석 041-635-3553

세종특별자치시 양정봉 044-211-3742 충청북도 정상희 043-220-2554

제주특별자치도 부용식 064-710-2208

[ 광역교육청 ]


서울특별시교육청 임희연 02-399-9264 강원도교육청 김혜림 033-258-5265

광주광역시교육청 권도균 062-380-4106 경기도교육청 한철희 031-240-6343

대구광역시교육청 채민지 053-757-8624 경상남도교육청 최규명 055-268-1335

대전광역시교육청 고광분 042-480-7887 경상북도교육청 김민지 053-603-3638

부산광역시교육청 박문재 051-860-0687 전라남도교육청 박형호 061-260-0707

울산광역시교육청 김성일 052-210-5733 전라북도교육청 김문석 063-239-3473

인천광역시교육청 임미경 032-420-8477 충청남도교육청 박수연 041-640-8046

세종특별자치시교육청 황소현 044-320-1001 충청북도교육청 이창순 043-2993-3114

제주특별자치도교육청 안지민 064-710-0432


110-760 서울특별시 종로구 세종대로 209(세종로)

TEL 02-2100-3399 http://www.mospa.go.kr302-701 대전광역시 서구 청사로 189 정부대전청사 2동

TEL 042-481-6379 http://www.archives.go.kr

0 2014년도 기록물 관리지침2002/02/01 · 「 공공기록물관리법」제17조...

Documents