성공적인 기록물 관리하기 -...

1 기록물 정리로 사무실을 깔끔하게

2 개인별 정리는 이렇게

3 기록물 생산현황통보는 어떻게

4 기록물 이관으로 사무실을 쾌적하게

5 기록물 평가와 폐기를 위해

4 성공적인 기록물

관리하기

공공기관 기록물 관리 가이드 북

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성공적인 기록물 관리 이렇게 합니다 | 37

1. 기록물 정리로 사무실을 깔끔하게

기록물 정리란?

편철된 기록물을 최종 점검하고 완료하는 행위로서 기록물의 공개여부·

접근권한의 재분류, 오편철 여부 파악, 시스템 등록정보와 원본 정보의

일치여부 확인 등을 말한다.

정리대상

생산·접수를 완결한 기록물철 및 인계대상 기록물철

정리시기

● 정기정리 : 매년 초~2월 말

기록물은 1년 단위로 완결하는 것을 원칙으로 하되, 비치활용중인

기록물 및 다년도에 걸쳐 추진되는 업무 관련 기록물(예진행중인 소송,

준공중인 사업 등)은 종결되는 연도를 완결시점으로 한다.

● 수시정리 : 업무의 소관부서 변경 시

정리주체

정리주체는 업무담당자이며, 기록물관리책임자는 정리 주관, 보유

기록물 현황 관리 등을 수행한다.

처리과 보유기록물 현황 관리대장 서식

정리년도 관리번호 철명생산년도

보존기간 수량 담당자 위치 형태 형태구분(시청각만)

이력관리시작 종료

● 정리년도 : 정기정리, 수시정리 등 기록물정리를 수행한 연도● 관리번호 : 정리년도 - 담당자 - 일련번호로 구성● 철명 : 비전자기록물철의 제목을 기재(전자기록물철은 작성 제외)● 형태 : 문서, 대장 , 카드, 도면, 시청각 중 택일● 형태구분 : 사진필름류, 오디오류, 비디오류● 이력관리 : ○○년 ○○월○○일 기록관 이관, ○○부서 인계, ○○부서 인수 등

● 보유기록물 현황 관리란?처리과의 개인 서랍이나 캐비닛에 있는 비전자기록물철 및 인계인수한 비전자기록물철의

현황을 총괄 관리하는 것으로 정기·수시정리 후 업무담당자로부터 취합해 관리함

→ 기록물 보유현황 파악이 가능하며, 신속한 인계인수 및 이관이 쉬워짐

Tip

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2. 개인별 정리는 이렇게

전자기록물

● 기록물철 내 건별 공개여부 확인 및 재분류

● 미편철된 기록물건의 확인 및 편철

● 오편철한 기록물건의 확인 및 재편철

● 기록물철 보존기간 적정성 검토 및 재책정

비전자기록물

● 미등록기록물 확인 및 등록·편철

● 실물과 시스템 내 입력정보(제목, 등록일 등) 일치여부 확인·수정

● 실물 정리

● 업무 진행 중

● 정리 기간 중

● 오편철이 없도록 해야 하는 이유는 뭘까?전자기록물은 기록관리시스템으로 이관된 후에는 재편철이 불가능하며, 기록물철 단위로

평가를 거친 후 폐기되기 때문에 ⇒ 오편철할 경우 평가에 많은 시간과 인력낭비 및 보존

용량 확보 등 예산낭비를 초래할 수 있다.

Tip

진행용파일 사용 - 시스템에서 표지 출력 혹은 작성 (66, 70p. 참고)

1 진행용파일에서 분리

2 해당 색인목록을 시스템에서 출력 혹은 작성 (66, 71p. 참고)

3 색인목록과 실물 배열순서 확인 ※ 출력한 색인목록은 비전자 목록을 대상으로 순서 확인

4 철침 등 이물질 제거 ※ 시청각은 제외

5 표지, 색인목록, 실물 순으로 배열

6 면 표시 ※ 시청각은 제외 - 표지, 색인목록을 제외하고 넘버링

7 문서는 100매, 카드·도면은 30매로 편철

- 분철 시 철명 다음에 ‘전체 - 일련번호’ 기재

8 보존용표지 씌우고 클립 고정

9 조사완료스티커 부착 또는 기재

- 정리연도-담당자-일련번호로 구성 - 문서는 표지하단, 카드는 봉투 표지 하단, 시청각은 용기 뒷면에 부착

스티커 예시

보존기간 영구관리번호 2011-홍길동-20

10 “처리과 보유기록물 현황 관리대장” 서식에 따라 목록작성 후 기록물 관리책임자에게 제출

11 보존상자 편성 및 보관(서랍, 캐비닛 등)

철단위 면표시는 우측하단에건단위 면표시는 중앙하단에

면표시 방법 :

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3. 기록물 생산현황통보는 어떻게

통보목적

● 기록물의 원할한 이관 및 수집을 위한 기초 자료로 활용하기 위함

● 기관의 기록물 관리 중장기 계획(인력충원, 서고증설 등)을 수립하는데

참고하기 위함

통보시기

5월 31일까지처리과 기록관

통보대상 및 작성주체

처리과의 전년도 생산·보유 기록물 통계 및 목록(통보대상별 작성요령은 부록 56~64p. 참고)

통보대상 작성주체

① 문서(대장포함)· 카드·도면

② 시청각기록물

생산통계※ 처리과 기록물관리책임자

전년도 시스템으로 생산한 전자기록물철 자료관시스템/기록관리시스템 도입기관은 전자적으로 처리, 미도입기관은 처리 보류

전년도에 생산한 비전자기록물철(서랍 및 캐비닛 기록물)

“처리과 보유기록물 현황 관리대장”을 활용하여 작성

생산목록

보유통계

※ 처리과 기록물관리책임자

처리과에서 보유하고 있는 비전자기록물철(기록관 및

타부서로 인계한 수량은 제외)

“처리과 보유기록물 현황 관리대장”을 활용하여 작성

③ 조사·연구· 검토서

④ 회의록

생산통계※ 업무담당자

생산목록

⑤ 간행물생산통계 ※ 처리과 기록물관리책임자

간행물등록대장, 국가기록원홈페이지 등을 활용하여 작성생산목록

⑥ 비밀기록물

생산통계※ 처리과 보안담당자

통계는 전년도 생산, 보유, 재분류한 비밀기록물

목록은 전년도 혹은 3년이 경과한 비밀기록물

비밀관리기록부를 활용하여 작성생산목록

⑦ 행정박물보유통계 ※ 처리과 기록물관리책임자

행정박물등록대장을 활용하여 작성보유목록

※ 대장을 작성·관리하지 않는 기관은 업무담당자가 작성한다.

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4. 기록물 이관으로 사무실을 쾌적하게

이관 대상

● 전자기록물철

자료관시스템/기록관리시스템 도입기관은 기록관이 제시하는 일정과

방법에 따라 전자적으로 처리하고, 미도입기관은 처리를 보류한다.

- 기록관의 인수결과 통보 전까지는 전자기록물을 생산시스템에 그대로 보존

- 통보받은 후 처리과의 장은 해당 전자기록물을 물리적으로 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기함

- 다만, 업무상 참고할 필요가 있는 경우 사본임을 확인할 수 있는 조치를 취한 후 활용

● 비전자기록물철

기록관이 제시하는 일정에 따라 기록관의 문서고로 이관한다.

- 전자기록생산시스템(전자문서시스템, 업무관리시스템) 운영기관은 가능하면 전자기록물철 이관시 관련 비전자기록물철을 함께 이관

이관 단위

기록물철 단위로 이관한다.

이관 시기

● 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관하는 것을 원칙으로 한다.

- 업무관리시스템의 전자기록물철은 1년 단위로 이관함

- 기록관으로부터 이관시기 연장 승인받은 비전자기록물철은 보존기간 기산일부터 10년의 범위까지 연장 가능

● 이관시기를 달리 정하고 있는 기록물 - 비치기록물 : 비치활용기간 종료 후

※ 단위업무/단위과제에서 명시하여야 가능함

- 비밀기록물 : 일반문서로 재분류시, 비밀보호기간이 만료된 때,

생산 후 30년 경과 시 다음 연도 중에 이관

- 간행물 : 간행된 날로부터 15일 이내

- 행정박물

· 관인류 : 기관 명칭 변경, 관인 마모 등으로 신규관인 제작시

· 상징물·기념물 : 행사, 사업 종료시

· 화폐·우표·도안 등 견본류 : 생산 후 60일 이내

· 주요직위자의 사무집기류 : 활용 종료시

Tip

● 보존기간 기산일 : 기록물 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음 해 1월 1일Tip

예

2010.9.20 생산문서

2010년 문서, 보존기간 3년※ 보존기간 기산일 : 2011.1.1※ 기록관이관 : 2012.12.31까지

2009.1.8 생산문서

2008~2009 문서, 보존기간 10년 ※ 보존기간 기산일 : 2010.1.1 ※ 기록관이관 : 2011.12.31까지

보존기간 3년

부내정보화교육기록물철

2010.7.4 접수문서

보존기간 10년

정보화 사업계획수립·추진철

2008.6.28 접수문서

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비전자기록물철 이관 절차 및 방법

대상선정 및 이관요청(처리과)

이관일정 통보(기록관)

이관집행(처리과)

검수 및 서고 입고(기록관)

● 처리과 주관 하에 추진하는 경우

대상선정 및 이관목록 작성·통보(기록관)

이관(연장)여부 검토 및 이관연장 신청(처리과)

이관 연장 승인 및 이관일정 통보(기록관)

이관집행(처리과)

검수 및 서고 입고(기록관)

● 기록관 주관 하에 추진하는 경우

대상선정 및 이관요청

1 미정리 기록물철의 정리 및 정리완료 기록물철의 확인·점검2 이관목록 작성 및 기록관으로의 이관요청

이관(연장)여부 검토 및 이관연장 신청

1 기록관이 요청한 목록과 실물 일치여부 확인

2 이관대상과 이관연장대상을 구분 ※ 이관대상으로 확정한 기록물 중 미정리된 기록물철은 정리 시작

3 이관목록/이관연장목록을 구분 작성하고 기록관으로 제출

이관집행 ※ 기록관이 지정한 날에 이관

1 기록물철의 편철·정리상태 최종 확인·점검2 인계인수서 작성 및 기록관으로 이관 집행

● 이관연장목록

이관목록 서식의 각 항목(기록물철분류번호~비고) + 이관희망연도* + 연장사유

● 이관목록 서식

기록물철분류번호 생산년도 철명 수량 기록물형태 보존기간 공개구분 비고

* 보존기간 기산일로부터 10년 범위 내의 연도를 기재

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5. 기록물 평가와 폐기를 위해

평가대상

기록관 문서고나 기록관리시스템(자료관시스템 포함)으로 이관된

처리과 기록물 가운데 보존기간이 경과된 기록물과 70년이 경과된 준영구

기록물이 평가대상입니다.

평가내용

● 평가대상 기록물의 보존기간 책정 적정성 여부를 평가한다.

“폐기”, “보류”, “보존기간값”(영구, 30년 등 변경할 보존기간)을 기재

- 기록물건의 내용을 검토하되, 기록물철 단위로 평가

평가주체

평가 주체는 기록관이며 처리과는 평가를 주관하거나 폐기할 수 없다.

● 문서고로 이관된 기록물 평가시 주의하세요!- 전자문서시스템으로 등록·편철되고 문서고로 이관된 기록물철*은 기록관리시스템으로

이관된 전자기록물과 함께 평가하여야 합니다.

* 시스템에 직접등록/분리등록 후 생성된 문서철, 시청각기록물 등

- 함께 평가하지 않을 시, 보존기간 3년인 동일한 ○○기록물철에 대해 전자기록물철은

‘영구’로 재책정되거나, 문서고로 이관한 기록물철은 ‘폐기’로 결정되는 오류를 범할 수

있습니다.

● 처벌 조항- 기록물 파기, 반출 → 7년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금

- 기록물 은닉·유출·멸실·손상 또는 비공개기록물의 목적 외 용도 사용 → 3년 이하

징역 또는 500만원 이하의 벌금

- 유출 기록물 회수 조사를 거부·방해·기피한 자, 비밀기록물의 비밀 누설 → 2년 이하

징역 또는 300만원 이하 벌금 등

※ 공공기록물법 제50조~제53조 참고

Tip

평가 결과, “폐기”, “보존기간 재책정”, “보류” 중 하나로 결정

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5기록물의 평가 절차 및 방법

목록 및 실물에 보존기간 변경관리(기록관) 서고반입(기록관)

폐기집행(기록관)

평가대상 선정 및 의견조회(기록관)

검토 및 의견 회신(처리과)

심사 및 심의(기록관)

검토 및 의견 회신

1 업무담당자가 의견 작성 - 기록물의 행정적·증빙적·역사적·정보적 가치를 종합적으로 고려하여

해당 기록물철의 평가의견 및 사유 작성

2 기록물관리책임자가 취합·제출

기록물철분류번호

생산연도 기록물철제목

보존기간만료일

처리과처리의견 사유

폐기, 보류, 재책정할 보존기간값 중 하나를 기재

보존기간 조정, 보류, 폐기하는 이유를 간략히 기재

처리의견 : 영구사유 : 공공기록물법 시행령 별표에 의거하여 영구로 재책정

조직개편철

보존기간 3년

처리의견 : 영구사유 : 반복되기 쉽지않은 국가 행사로 영구로 재책정

88올림픽개최준비철보존기간 3년

처리의견 : 폐기사유 : 일시적 업무로 기록물 가치가 낮아 보존기간 조정 불필요

물품관리철

보존기간 3년

처리의견 : 폐기사유 : 반복되는 단순업무로 활용가치 없음

2011년체육행사철보존기간 3년

처리의견 : 보류사유 : 최근 몇년간 활용이 급증해 향후 2~3년간 추이를 살펴볼 필요 있음

남북교류민원철

보존기간 3년

예

성공적인 기록물 관리하기 -...

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