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Curso de Formación PAS (Abril 2011)

Principios básicos de registro y archivo en la gestión de los documentos administrativos

Marisa García ([email protected])Mercedes Guijarro ([email protected])Casi Laguna ([email protected])Agustín Sarabia ([email protected])

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Servicio de Archivo y Registro Organigrama

Secretaría General

Servicio de Archivo y Registro

Archivo General Registro General

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Introducción a la gestión de los documentos en la UA

La necesidad de normalizar la gestión documental

Resumen de legislación y normativas relacionadas

Fases del ciclo de vida de los documentos

Hacia un sistema de gestión de documentos en la UA

El sistema de archivos en la UA:

- Los archivos de gestión

- El Archivo General

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Identificar y separar documentos de archivos (records)de otros documentos

Documentos de Archivo Génesis u origen Carácter seriado Condición de exclusivos y

originales (autenticidad y validación)

Documentos de apoyo informativo Sirven de apoyo para la gestión

administrativa No son generados por la Unidad

en el ejercicio de sus funciones Ejemplares múltiples o copias

Organizar, conservar y transferir al Archivo

Eliminar cuando no sean necesarios

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El ciclo de vida de los documentos





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Legislación y normativa relacionadas

Extensa legislación y normativa respecto a la obligatoriedad de los organismos públicos de organizar, conservar y poner a disposición de los ciudadanos los documentos que generan en el ejercicio de sus actividades.

•Constitución Española (Art. 105 b)•Ley del Patrimonio Histórico Español (1985)•Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992)•Ley del Patrimonio Cultural Valenciano (1998)•Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana (2005)•Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (2007)

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Otras normativas

NORMAS INTERNACIONALES

NORMA ISO/UNE 15489: Información y documentación. Gestión de documentos.

Otras normas ISO (sobre metadatos, formatos de conservación, etc.)

MOREQ Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

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Sistema de gestión de documentos

Definición

Sistema que permite la gestión global y unitaria de los documentos generados por una organización en el ejercicio de sus actividades y de la información que éstos contienen.

Ámbitos de aplicación

Creación/recepción Organización Tratamiento Transferencia Evaluación Conservación Acceso

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FASE FUNCIÓN DURACIÓN LOCALIZACIÓN

1. Activa Doc en trámite.

Vigencia y valor advo.

Cons. frecuente

3 a 5 años Archivos de oficina o de gestión

2. Semi-

activa

Cons. No frec.

Evaluación para su selección y expurgo

De 3/6 a 25 años

Archivo Intermedio

(integrado en A.G. de la UA)

3. Histórica Valor histórico y conservación

permanente

A partir de 25 años

Archivo Histórico

FASES DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

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Bases para un sistema de gestión de documentos y archivos en la UA

ELEMENTOS

MARCO NORMATIVO GESTION DOCUMENTAL UNIFORME:

Cuadro de clasificación corporativo Calendarios de conservación y eliminación Sistema de descripción y de gestión (automatizada).

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Marco normativo. Estatutos de la UA.

Art.206.6

“El patrimonio documental de la Universidad de Alicante lo integra toda la documentación, en cualquier soporte material y de cualquier época, producida por la Universidad en el cumplimiento de sus fines. Para asegurar su organización, tratamiento, conservación y difusión la Universidad se dotará de un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivos que abarque las distintas etapas del ciclo de vida de los documentos.”

REGLAMENTO APROBADO J.G. 30 Julio 2009

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Reglamento del Sistema de gestión de documentos y archivos de la UA

- Conforme a legislación y normativa nacional e internacional

- Sistema documental único e integrado- Agentes:

- Registro- Archivos de gestión- Archivo General- Comisión de Documentos y Archivos- Servicio de Archivo y Registro

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MISIÓN

Organizar y coordinar la gestión de los documentos de la Universidad y garantizar la conservación y difusión de su patrimonio documental, mediante el diseño, implantación y mantenimiento de un sistema corporativo e integral de gestión de los documentos de la UA durante todo su ciclo de vida, cualquiera que sea su soporte y el órgano que los haya producido o reunido, basándose en valores de calidad, respeto a la legislación vigente y servicio a la comunidad universitaria y a la sociedad.

Plan estratégico del Servicio de Archivo y Registro

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Elementos para la gestión de documentos en la UA

Instrumentos para una gestión documental uniforme

en la UA

Cuadro de clasificación de documentos (funcional) Calendarios de conservación y eliminación (Valoración) Sistema de descripción y de gestión (automatizado)

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Fases del ciclo de vida de los documentos





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Los archivos de gestión

Conjunto de documentos y expedientes ubicados en las diferentes servicios y unidades académicas y administrativas, producidos o reunidos en el ejercicio de sus funciones y actividades, y que se utilizan para la tramitación y la referencia de sus actuaciones.

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El Archivo General de la UA

Conjunto de documentos y expedientes de cualquier naturaleza o soporte, generados por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y actividades, y transferidos al AG por las unidades productoras.

Unidad administrativa especializada en gestión de documentos y archivos, que proporciona servicios a la Comunidad Universitaria y a la sociedad.

Lugar donde está instalado y se custodia los fondos documentales de la UA.

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Archivos de gestión

SEPARAR los documentos de archivo de los documentos de apoyo informativo.

AGRUPAR los documentos de archivo formando unidades archivísticas (expedientes y series).

CLASIFICAR la documentación de acuerdo con el Cuadro de clasificación

ORDENAR, SEÑALIZAR, INSTALAR

TRANSFERIR al Archivo General.

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Archivo General

Recoger, organizar, instalar, custodiar y conservar la documentación…

Tratamiento técnico de la documentación y elaborar instrumentos para ello: inventarios, catálogos, guías, etc.

Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio documental de la UA.

Dar soporte técnico y directrices a los archivos de gestión: manuales, reuniones, visitas, actividades de formación…

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El Archivo General de la UA

Fondo documental: formado principalmente a partir de las transferencias de documentos de órganos, servicios, centros, etc de la UA.

Otros fondos: documentación procedente del C.E.U., antigua Escuela de Comercio, Escuela Normal de Magisterio, donaciones personales e institucionales (Archivo de la Democracia).

Servicios especializados: orientados a atender las necesidades de información y documentación de la propia Comunidad Universitaria y del público en general.

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Fondos documentalesFotografías institucionales

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Fondos documentales

“ESCUELA NORMAL DE MAGISTERIO”

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Fondos documentalesJOSEFINA FERRANDIZ CASARES

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Fondos documentalesPEDRO ZARAGOZA ORTS

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Fondos documentales

JOSÉ GUTIÉRREZ CARBONELL

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WEB DE L’ARXIU DE LA DEMOCRÀCIA-WEB DEL ARCHIV0 DE

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Criterios para normalizar la gestión de documentos en los archivos de gestión.

Tipos de documentos de archivo y agrupaciones documentales.

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Documentos administrativos

1er nivel de agrupación: Expedientes

2º nivel de agrupación: Series documentales

Series documentales:-Correspondencia-Libros de registro

Criterios para normalizar la gestión de documentos en los archivos de gestión.

Agrupaciones documentales.

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Definición de documento de archivo

ICA/CIA (Consejo Internacional de Archivos)

“Información registrada, producida o recibida en el inicio, gestión o finalización de una actividad que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia a dicha actividad”

Reglamento UA

“toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como otras formas de expresión gráfica o sonora, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, que constituyen testimonio de las actividades y funciones de la Universidad”.

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Documentos de archivo universitarios

• Documentos de los órganos de gobierno. • Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurídico• Correspondencia y escritos de los diferentes órganos y cargos

académicos. • Expedientes académicos de los estudiantes.• Documentos del presupuesto de la Universidad. • Expedientes de personal (docente y de administración y servicios). • Expedientes de investigación. • Publicaciones institucionales y memorias.• Y todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las

actividades de la Universidad y de sus miembros.

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Documentos administrativos

1er nivel de agrupación: Expedientes

2º nivel de agrupación: Series documentales

Series documentales:-Correspondencia-Libros de registro

Niveles de agrupación de los documentos de archivo

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Expedientes (documentos compuestos)

Unidad documental básica de agrupación y ordenación de los documentos en los archivos administrativos.

En Derecho Advo: “responde a una serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio”

Se forman a partir de la agregación de los documentos generados o recibidos por una unidad productora en la resolución de un mismo asunto.

• La estructura del expediente ha de ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose los documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido.

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Series documentales

2º nivel de agrupación de los documentos en los archivos de gestión.

Se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función.

Los criterios de ordenación de los expedientes dentro de las series pueden ser:

orden alfabético (ejem.: expedientes personales) orden cronológico (ejem.: libros de registro) orden numérico (ejem.: documentación contable) Mixto (cronológico y alfabético: ejem.: Becas…)

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Series documentales

La denominación y criterios de ordenación de las SERIES y SUBSERIES de los documentos de las oficinas se acuerdan entre el Archivo y las propias unidades de gestión.

Cada serie documental se ha de tener su correspondencia con el cuadro de clasificación del Archivo de la UA.

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Serie de correspondencia

CARACTERÍSTICAS• Existe en todas las

unidades• Pueden ser originales o

copias• No está vinculada a ningún

procedimiento administrativo (si lo estuviera, forma parte de su correspondiente expediente).

• Contenido genérico

ORGANIZACIÓN• Se agrupan y ordenan las

entradas y salidas juntas• La correspondencia que

acompaña a información importante (facturas, informes, etc.) se archiva en función de esta última.

• Agrupación básica:• Correspondencia externa• Correspondencia interna

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REGISTRO GENERAL Y REGISTROS AUXILIARES

- Instrumento jurídico con valor probatorio (sello, fecha)

- Regulado por Ley 30/1992 de RJAP y PAC

- Permite certificar la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado (instancias, convocatorias, recursos, requerimientos, oficios, cartas…)

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LAS OFICINAS

No tiene valor jurídico, sino que cumple una función de referencia para el control interno de entrada y salida de documentos que no pasan por Registro (informes, acuerdos, notas internas, diligencias, actas, etc.).

No utilizar como sistema de ordenación

Diferencias entre Registro y Control interno de documentos

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