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UNIVAP

ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

GESTÃO DE PROJETOS

Prof. Mauro Tadeu Cardoso, PMP

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GESTÃO DO ESCOPO DO PROJETO

Project Scope Management

PMBOK - Chapter 5

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Dicionário “Aurélio”– ESCOPO (s.m.): ALVO, MIRA, INTUITO, INTENÇÃO

Wikipédia, a enciclopédia livre.– Escopo (gerenciamento projeto) de um projeto é a soma total de

todos os produtos do projeto e seus requerimentos ou características.

– Algumas vezes o termo escopo é empregado no sentido da totalidade do trabalho necessário para completar o projeto.

– No gerenciamento de projeto tradicional, a ferramenta para descrever o escopo do projeto são a estrutura de detalhamento produto e a descrição do produto. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a EAP - estrutura analítica do projeto (ou WBS - Work Breakdown Structure)

Project Scope Management CONCEITUAÇÃO

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Project Scope ManagementCONCEITUAÇÃO

• Gestão de Escopo de Projetos envolve os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido e apenas o trabalho requerido, de modo a se concluir o projeto com sucesso.

• O foco principal consiste em definir-se e controlar-se o que está e o que não está incluído no projeto ( INCLUI / NÃO INCLUI )

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Project Scope Management CONCEITUAÇÃO

Gestão de Escopo significa, em última análise:

1. Fazer uma constante verificação no sentido de assegurar

que todo o trabalho está sendo executado

2. Dizer “ não “ à trabalhos adicionais, não incluídos no projeto ou

não constantes do “ project charter “

3. Prevenir trabalho adicional ou “ gold plating “

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5. Project Scope Management PROCESSOS DA GESTÃO DE ESCOPO

5.1 Iniciação : Autorização do Projeto ou de uma Fase

5.2 Planejamento de Escopo : Desenvolvimento da Declaração

de Escopo, como base para decisões futuras sobre o projeto

5.3 Definição de Escopo : Subdivisão dos produtos “macro “, em

componentes menores e melhor gerenciáveis

5.4 Verificação de Escopo : Aceitação formal do escopo do

projeto

5.5 Controle de Mudanças de Escopo : Controle das mudanças

de escopo do projeto

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PROCESSOS DE INICIALIZAÇÃO

5.1 INICIALIZAÇÃOPARA OS PROCESSOS DE PLANEJAMENTO

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PROCESSOS DE PLANEJAMENTO

PROCESSOS BÁSICOS

PROCESSOS FACILITADORES

DOSPROCESSOS

DEINICIALI-ZAÇÃO

DOSPROCESSOS

DECONTROLE

PARA OSPROCESSOS

DEEXECUÇÃO

5.2 PLANEJAMENTO DE

ESCOPO 6.1

DEFINIÇÃO DE ATIVIDADES

6.2 SEQUENCIAMENTODE ATIVIDADES 6.4

DESENVOLVI- MENTO DA PROGRAMAÇÃO

7.3 ORÇAMENTAÇÃO DE CUSTOS

6.3 ESTIMATIVA DEDURAÇÃO DE ATIVIDADES

5.3 DEFINIÇÃO DE

ESCOPO 7.1 PLANEJAMENTO DE RECURSOS 7.2

ESTIMATIVADE CUSTOS

4.1 DESENVOLVIMEN- TO. DO PLANO

DO PROJETO

8.1 PLANEJAMENTO DA QUALIDADE

9.1 PLANEJAMENTO

DA ORGANIZAÇÃO

9.2 OBTENÇÃO DE PESSOAL

12.1 PLANEJAMENTO DE SUPRIMENTOS

10.1 PLANEJAMENTO

DA COMUNICAÇÃO

11.2 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS

11.4 ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS

11.5 PLANEJAMENTO DE RESPOSTAS A RISCOS

12.2 PLANEJAMENTO DE SOLICITAÇÕES

11.1 PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE

RISCOS

11.3 ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS

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PROCESSOS DE CONTROLE

PROCESSOS FACILITADORES

DOS PROCESSOS DEEXECUÇÃO

PARA OS PROCESSOS DE PLANEJAMENTO

PARA OS PROCESSOS DE

CONCLUSÃO

10.3 COMUNICAÇÃO DE PERFORMANCE

4.3 CONTROLE INTEGRADO DE MUDANÇAS

5.4 VERIFICAÇÃO DE ESCOPO

5.5 CONTROLE DAS MUDANÇAS DE ESCOPO

6.5 CONTROLE DA PROGRAMAÇÃO

7.4 CONTROLE DE CUSTOS

8.3 CONTROLE DA QUALIDADE

11.6 MONITORAMENTO E CONTROLE DE RISCOS

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4. PROJECT SCOPE MANAGEMENT

ENTRADAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS SAÍDAS

5.1 INITIATION

.1 Descrição do produto .1 Métodos para seleção de projetos .1 Project charter

.2 Planejamento estratégico .2 Avaliação de especialistas .2 Gerente de Projeto

.3 Critérios para seleção de projetos identificado / alocado

.4 Informações históricas .3 Restrições.4 Premissas

5.2 SCOPE PLANNING

.1 Descrição do produto .1 Análise do produto .1 Declaração de escopo

.2 Project charter .2 Análise Custo / Benefício .2 Detalhamento para suporte

.3 Restrições .3 Identificação de alternativas .3 Plano para gestão de escopo

.4 Premissas .4 Avaliação de especialistas

5.3 SCOPE DEFINITION

.1 Declaração de escopo .1 Modelos de WBS .1 WBS

.2 Restrições .2 Decomposição

.3 Premissas

.4 Outras saídas de planejamento

.5 Informações históricas

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5. PROJECT SCOPE MANAGEMENT

ENTRADAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS SAÍDAS

5.4 SCOPE VERIFICATION

.1 Resultados do trabalho .1 Inspeção .1 Aceitação formal

.2 Documentação do produto

5.5 SCOPE CHANGE CONTROL

.1 WBS .1 Sistema para controle de mudanças de escopo .1 Mudanças de escopo

.2 Relatórios de performance .2 Medição de performance .2 Ações corretivas

.3 Solicitações de mudanças .3 Replanejamento .3 Lições aprendidas

.4 Plano para gestão de escopo

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5. Project Scope Management TÓPICOS A OBSERVAR

• Work Breakdown structure ( WBS )• Initiation• Scope verification• Scope management plan• Project charter• Scope definition and scope decomposition• Project selection methods• Constraints• Scope statement• Definition of scope management• WBS dictionary• Delphi technique• Management by objectives

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MÉTODOS PARA SELEÇÃO DE PROJETOS

1. Métodos para Medida de Benefícios ( Abordagem comparativa )

• “ Murder Board “

• Peer Review

• Modelos para Graduação ( Scoring Models )

• Modelos Econômicos

• Benefício comparado com Custos

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MÉTODOS PARA SELEÇÃO DE PROJETOS

2. Constrained Optimization Methods ( Abordagem Matemática )

• Programação Linear

• Programação Integral

• Programação dinâmica

• Programação multi-objetivos

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INICIAÇÃO DE PROJETOSREFLEXÃO

Para efeito de Reflexão, elabore uma relação de AÇÕES

necessárias para iniciar-se um projeto.

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2.

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4.

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INICIAÇÃO DE PROJETOS

• Quem deve ser envolvido na iniciação de Projetos ?

• Não há padrões bem definidos

• Para alguns tipos de projetos, o gerente de projetos os inicia.

• Para outros projetos, o gerente de projetos não é designado até que o project charter é elaborado / aprovado.

• Em qualquer dos casos, o “ Project Charter “ é o principal output do processo de Iniciação.

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PROJECT CHARTERREFLEXÕES

1. Que deve ser incluído em um “Project Charter “ ?

2. Que importância / objetivo o “Project Charter “ tem para o Gerente de Projeto ?

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PROJECT CHARTERCONSIDERAÇÕES

O Project Charter é :

1. Criado por pessoa com autoridade suficiente na hierarquia da empresa para autorizar o início do projeto

2. Criado durante o processo de Iniciação ( 5.1 )

3. Amplo o suficiente para não ter que ser alterado, à medida que

ocorram mudanças no projeto

4. Um “output “ do processo de Iniciação

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PROJECT CHARTERCONSIDERAÇÕES

5. O “ project charter “ tem como objetivo, dar autoridade para o gerente de projetos.

6. O “project charter “ reconhece formalmente a existência do

projeto. Em tese, o projeto NÃO existe sem o “project charter “.

7. O “project charter “ contém os principais resultados e objetivos do projeto. As informações contidas no “project charter “ são consideradas vitais para o sucesso do projeto.

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RESTRIÇÕES

• Restrições ( “Constraints “ ) são fatores que limitam as opções da equipe do projeto.

• Constituem exemplos de restrições : recursos, orçamento, programação e escopo

• Restrições devem ser identificadas e gerenciadas e são

“inputs “ para vários aspectos da gestão de projetos.

• A alta gerência pode identificar algumas restrições, ao passo que os stakeholders e a equipe podem identificar outras.

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PLANEJAMENTO DE ESCOPO

• Declaração de Escopo ( Scope Statement )

Promove uma base para a compreensão comum do escopo entre

os stakeholders e, ao mesmo tempo, permite determinar se a fase

do projeto foi concluída

• Plano para Gestão de Escopo

Descreve como o escopo e mudanças de escopo serão

administrados.

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Work Breakdown StructureREFLEXÕES

1. Que é um WBS ?

2. Faça a representação gráfica do WBS de um projeto, a título de exemplificação

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“ REGRAS “ PARA A ELABORAÇÃO DE WBS DE PROJETOS

• O WBS é elaborado com a ajuda da equipe do projeto

• O primeiro nível deve ser concluído antes que o projeto seja decomposto ainda mais

• Cada nível do WBS é um segmento menor do que o do nível acima

• Todo o projeto é incluído nos níveis mais elevados. Entretanto, eventualmente alguns níveis serão decompostos mais além do que outros.

• O WBS deve conter produtos ( “deliverables “ ) do projeto.

• Trabalho não incluído no WBS, não é parte integrante do projeto

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“ REGRAS “ PARA A ELABORAÇÃO DE WBS DE PROJETOS

• Um WBS pode se tornar uma base ( “template “ ) para futuros projetos

• O projeto deve ser decomposto em “ Work packages “ que :

– possam ser estimadas de forma realística e confiável– não possam ser mais subdivididos, de forma lógica– possam ser concluídos de forma relativamente rápida– gerem produtos quando da sua conclusão– possam ser concluídos sem interrupção ( Sem a necessidade de

maiores informações )

• Quando o WBS é decomposto até o nível de atividades, como uma regra geral ( “ rule of thumb “ ) , as atividades devem ter uma duração entre 4 a 40 horas ou 8 a 80 horas.

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O WBS COMO A BASE DO PROJETO

WBS

NETWORK DIAGRAMMING

ESTIMATING

RISKSTAFFING

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O WBS EM SÍNTESE

O WBS de um Projeto :

• É uma representação gráfica da hierarquia do projeto

• Identifica todo o trabalho a ser executado : Trabalho que não está no WBS, Não faz parte do Escopo do Projeto

• É a base a partir da qual o projeto é construído

• É MUITO importante

• Força as pessoas a refletir sobre todos os aspectos do projeto

• Pode ser reutilizado em outros projetos

• É um “output “ da Definição de Escopo ( 5.3 )

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WBS REFLEXÕES

Quais são os benefícios de se utilizar um WBS para a definição de

Escopo de Projetos ?

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BENEFÍCIOS DE UM WBS

• Ajuda a prevenir que o trabalho se perca nos detalhes

• Dá à equipe do projeto uma compreensão de como cada uma das partes se encaixa no todo do projeto.

• Dá à equipe do projeto uma indicação do impacto do trabalho de cada um no todo do projeto.

• Facilita as comunicações e cooperação entre os membros da equipe e demais satkeholders.

• Ajuda a prevenir mudanças

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BENEFÍCIOS DE UM WBS

• Focaliza a experiência da equipe naquilo que precisa ser feito, implicando em um projeto de maior qualidade.

• Promove uma base para dimensionamento da equipe, estimativas de custo e prazos.

• Permite provar as necessidades de pessoal, custo e prazos.

• Ajuda no comprometimento e desenvolvimento da equipe

• Ajuda a equipe focar seu pensamento no projeto

• Ajuda os membros da equipe a perceber seus papéis.

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WBS Chart Pro

• Software para auxilio na elaboração de WBS

• “ Add-on “ ao MS Project

• Versão 4.01

• www.criticaltools.com

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VERIFICAÇÃO DE ESCOPO

• Verificação de Escopo é o processo que consiste em se obter aceitação FORMAL do escopo do

projeto pelos stakeholders ( sponsor, cliente, usuário, etc ).

• Verificação de escopo pode ser entendida como qualquer uma das seguintes afirmativas :

1. Revisão dos produtos e dos correspondentes resultados, para assegurar que todo o trabalho

esteja completo correta e satisfatoriamente.

2. Condução de inspeções, revisões e auditorias

3. Determinação de se os Resultados estão em conformidade com os requisitos

4. Determinação de se os produtos do trabalho estão concluídos corretamente

5. Documentação da conclusão dos produtos do projeto ( “deliverables “ )

6. Obtenção de aprovação formal

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VERIFICAÇÃO DE ESCOPO

• Verificação de Escopo consiste em um feed-back do cliente de forma mais detalhada.

• Verificação de Escopo é feita:

1. Ao final de cada Fase do Projeto ( Ciclo de Vida do Projeto ); e

2. Durante o Processo de Controle ( Ciclo de Vida de Gestão de Projetos )

• Verificação de Escopo resulta em aceitação formal pelos stakeholders, sponsor e / ou cliente.

• Verificação de Escopo e Controle de Qualidade são executados simultaneamente.

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VERIFICAÇÃO DE ESCOPO

• A diferença entre Verificação de Escopo e Controle de Qualidade está no foco.

• O foco principal da Verificação de Escopo consiste na ACEITAÇÃO do escopo do projeto.

• Controle de Qualidade envolve análise da CONFORMIDADE do escopo, tendo como base os requisitos do cliente.

• Verificação de Escopo é também feita em qualquer momento em que um projeto for encerrado, para verificar-se o nível de conclusão do projeto.

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“ DICIONÁRIO WBS “

• É definido visando o controle de que trabalho está concluído e quando.

• Dicionário WBS é empregado para prevenir problemas com a conclusão do escopo de projetos, bem como aumentar o grau de compreensão do trabalho a ser desenvolvido.

• É , em algumas situações, denominado “ Descrição de Atividade “.

• Auxilia no estabelecimento de limites quanto ao que está incluído em cada atividade ou “ work package “.

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WBS DICTIONARY ( Task Description )

Project Name __________________ Task No. ___________________ Date Issued _______________ Person Assigned _________

Task description ( what work is authorized )

Quantified objectives

Product description ( What is the end result of the task or work package ? )

Acceptance criteria ( How will the team member be able to check their own work ? )

Deliverables

Assumptions

Resources assigned

Duration

Cost

Due date

Interdependencies : Before this task _______________________ After this task _______________________

Approved by : Project manager ____________________________________________________

WBS DICTIONARY - EXAMPLE

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GESTÃO POR OBJETIVOS

• Gestão por Objetivos é uma filosofia de gestão empresarial que tem como base o estabelecimento e a busca de objetivos empresariais.

• Gestão por objetivos envolve:

1. Estabelecimento de Objetivos claros e realísticos

2. Avaliação periódica do grau de atingimento dos objetivos

3. Implementação de ações corretivas

• Se o projeto não estiver alinhado ou não suportar os objetivos empresariais, o mesmo poderá ser inviabilizado em termos de recursos, prioridade e atenção.

• Gestão por objetivos só funciona quando tem suporte do topo da empresa.

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TÉCNICA DE DELPHI

• A técnica de Delphi consiste na obtenção da opinião de especialistas em termos de aspectos técnicos, escopo , estimativas ou riscos.

• Não é uma técnica exclusiva para identificação de riscos

• O emprego da técnica de Delphi envolve:

1. Solicitação de informações para especialistas

2. Compilação das respostas obtidas

3. Envio dos resultados para os especialistas para análise complementar

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TÉCNICA DE DELPHI

• Aplicam-se três regras à técnica de Delphi:

1. Os especialistas não são colocados no mesmo ambiente

2. A identidade dos especialistas permanece anônima

3. Busca-se a construção de consenso

• O emprego da técnica de Delphi ajuda na minimização de “ bias “ ou influências desnecessárias

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Project Scope Management

Exercício + Discussões