10 + 1 Henkilöstö-hallinnon haastetta ja ratkaisut niihin

Johdanto

Haaste 1: Miten organisaatioon luodaan yhdenmukaiset ja tasapuoliset toimintamallit?

Haaste 2: Miten henkilöstön työkuormaa hallitaan johdonmukaisesti?

Haaste 3: Miten varmistetaan että lain vaatimukset ja työehdot toteutuvat työvuorosuunnittelussa ja palkkatulkinnassa?

Haaste 4: Miten työvuorosuunnittelu saadaan osaksi liiketoimintaa?• Case Kårkulla: Suunnitelmallinen työvuorosuunnittelu toi säästöjä

Haaste 5: Miten organisaatioon saadaan rekrytoitua parhaat osaajat?• Case Koti Puhtaaksi Oy:

Työhyvinvointi muodosti tukevan pohjan kasvulle

Haaste 6: Miten työntekijät sitoutetaan yritykseen?

Haaste 7: Miten organisaatiossa voidaan seurata ja tukea yksilön hyvinvointia?

Haaste 8: Miten automaatiota voi hyödyntää organisaation prosessien kehittämisessä?• Case Oral: Työvuorosuunnittelun automatisointi toi kustannussäästöjä

Haaste 9: Kuinka lisätään tuottavuutta ilman että työhyvinvointi kärsii?

Haaste 10: Miten henkilöstöanalytiikkaa voidaan hyödyntää operatiivisen toiminnan ja strategian tukena?

Haaste 11: Miten organisaatiota voidaan muovata itseohjautuvammaksi?

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Sisällysluettelo2

Automaatio ja tekoäly ovat saapuneet helpottamaan henkilöstöhallinnon arkea. Siitä huolimatta se tuntuu sisältävän enemmän haasteita kuin yrityksissä olisi aikaa ratkoa. Siksi kirjoitimme tämän oppaan.

Seuraavilla sivuilla kuvailemme yhteensä 11 yleisintä ja kiperintä haastetta, jotka henkilöstöhallinnon ammattilaiset ovat jakaneet kanssamme. Tarjoamme jokaisen kohdan yhteydessä selkeitä ratkaisuehdotuksia yksinkertaisten askelten sekä case-esimerkkien muodossa.

Opas on suunnattu kaikille henkilöstöhallinnon ammattilaisille, jotka pohtivat miten henkilöstöhallinnon ja organisaation arkea voisi sujuvoittaa erilaisten prosessien ja automaation avulla.

Toivottavasti tästä oppaasta on sinulle apua!

Terveisin

Henna Salminen, asiakkuuspäällikköPirjo Ketola, työvoiman hallinnan asiantuntijaRauni Nastolin, työvoiman hallinnan asiantuntija, tiiminvetäjä

Johdanto3

Organisaatioissa tehdään jatkuvasti päätöksiä, jotka tuovat muutoksia työntekijöiden arkeen. Pienessä yrityksessä muutosten kommunikointi ja uusien käytäntöjen sopiminen onnistuu matalalla kynnyksellä.

Ajan puute, nopea kasvu tai organisaatiomuutokset johtavat kuitenkin nopeasti tilanteeseen, jossa yritykseen syntyy monia, toisistaan poikkeavia toimintamalleja. Tästä seuraa monenlaisia haasteita niin työntekijöille, henkilöstöhallinnolle, esimiehille kuin johdollekin.

Vaihtelevat käytännöt aiheuttavat usein epätasa-arvoa yrityksen sisällä. Kun yksi esimies vaatii tiukkoja prosesseja, mutta toinen tekee päätöksiä tilanteen mukaan, herää työntekijöiden keskuudessa tunne epäoikeudenmukaisuudesta. Epäoikeudenmukaisuutta kokevat työntekijät ovat harvoin tyytyväisiä työntekijöitä. Kun työviihtyvyys laskee, samalla myös sairauspoissaolot ja työntekijöiden vaihtuvuus kääntyvät nousuun. Pitkällä tähtäimellä vaikutukset näkyvät aina yritysmielikuvassa sekä tulevissa rekrytoinneissa asti.

Ratkaisu

• Tunnista milloin toimintamalleja tarvitaan. Usein tarve tunnistetaan vasta sitten, kun yksi tehtävä tehdään jo kymmenellä eri tavalla. Selvitä siis ajoissa, millaiset asiat vaativat yhteisiä käytäntöjä. Esimerkiksi aina kun tehtävään liittyy lainsäädäntöä tai runsaasti manuaalista työtä, on prosessien luominen paikallaan.

• Määritä tavoitteet. Toimintamalleja ei kannata luoda huvin ja urheilun vuoksi, vaan niiden tulisi pohjautua organisaation tavoitteisiin. Selvitä siis, mitä haluat niillä saavuttaa ja pidä tavoitteet mielessä jo prosesseja luodessa.

• Johda muutosta järjestelmällisesti. Kaikissa muutoksissa on todennäköistä, että osa kokee sen parannuksena ja osa askeleena huonompaan suuntaan. Siksi on tärkeää kommunikoida selkeästi, mitä hyötyä muutos tuo organisaatiolle ja mitä muutos tarkoittaa henkilöille yksilönä. Myös henkilöstön osallistaminen helpottaa kasvukipuilua. Varmista siis että yrityksestä löytyy muutosjohtamisen taitoja.

• Upota toimintamallit arjen prosesseihin. Usein toimintamallit ovat Excel-tiedostojen tai esimiesten oman muistin varassa. Silloin yhteiset mallit tuppaavat unohtumaan tai muuttumaan. Erilaiset järjestelmät, kuten työvuorosuunnittelu- ja HR-järjestelmät sekä koulutusrekisterit ovat oiva alusta mallien luomiseen. Ne pitävät yhdessä sovitut käytännöt mukana arjessa ja muistuttavat, missä järjestyksessä ja aikataulussa mitäkin asioita kaivataan.

Haaste 1Miten organisaatioon luodaan yhdenmukaiset ja tasapuoliset toimintamallit?

4

Työelämä on käynyt läpi rajun muutoksen viime vuosikymmenten aikana. Nykypäivänä työ on joustavampaa ja monilla aloilla on jo unohdettu yhdeksästä viiteen kestävät kiinteät työvuorot. Samalla työn hallinnasta on tullut haastavampaa: työkuorma ei pysy samana päivästä toiseen ja toisinaan työn määrä saattaa paisua kestämättömän suureksi.

Pitkään jatkuessaan suuri työkuorma vaikuttaa työntekijän hyvinvointiin merkittävästi. Se heijastuu suoraan sairauspoissaolojen määrään, henkilöstön vaihtuvuuteen sekä työn laatuun. Nämä koituvat organisaatiolle nopeasti kalliiksi. Siksi työkuormaa kannattaa pyrkiä ennakoimaan ja hallitsemaan ja näin varmistaa että se ei paisu liian suureksi. Kun kiirettä osataan ennakoida, voidaan työaikaa tasata niin, että työntekijälle jää riittävästi palautumisaikaa.

Ratkaisu

• Hyödynnä dataa ennakointiin. Seuraamalla työn tarvetta pitkäjänteisesti ja reaaliaikaisesti opit ennakoimaan ja tasaamaan työkuormaa. Tarkkaile tehtyjen tuntien ja ylitöiden määrää ja vertaa niitä työhyvinvointikyselyiden tuloksiin sekä poissaoloihin. Näin opit ennustamaan millaisina ajankohtina yritykseen kaivataan lisätyövoimaa ja milloin kannattaa avata uusi rekrytointi. Henkilöstöanalytiikan hyödyntämisestä löydät lisää tietoa haasteesta 10.

• Suunnittele työt dataan pohjautuen. Usein työntekijöiden määrä pohjataan mutuun työn todellisen tarpeen sijaan. Kartoita yrityksen kiireajankohdat ja tarkista vievätkö jotkin työtehtävät enemmän aikaa kuin toiset. Suunnittele työ siten, että työn tarve ja tekijöiden määrä kohtaavat.

• Ota teknologia tueksi. Datan keräämisessä ja tarkastelussa apuna kannattaa hyödyntää modernia teknologiaa sekä automaatiota. Eri järjestelmien dataa yhdistelemällä saat runsaasti hyvää tietoa työn suunnittelun tueksi. Esimerkiksi mahdollinen tilaus- tai tuotannonohjausjärjestelmä kannattaa yhdistää suoraan työvuorosuunnittelujärjestelmään. Kun työn tarve yhdistetään työvuorojen suunnitteluun, työkuorman tasaus helpottuu huomattavasti. Tällöin resurssien suunnittelun toimenpiteet perustuvat faktaan, eivätkä mutuun.

Haaste 2Miten henkilöstön työkuormaa hallitaan johdonmukaisesti?

5

Laissa ja työehtosopimuksissa määritellään, paljonko työtä työntekijällä saa teettää, kuinka paljon siitä tulee maksaa palkkaa ja miten työtä tulee tasata. Näiden lisäksi työvuorosuunnittelussa ja palkkatulkinnoissa täytyy ottaa huomioon erilaiset lisät, ylityöt, lomat ynnä muut.

Lain kiemurat ja työehtosopimusten oikea tulkinta vaativat osaamista ja tarkkaavaisuutta. Tämä tuo valtavan määrän painetta ja työtä paitsi henkilöstöhallinnolle, myös työvuorosuunnittelusta ja palkoista vastaaville esimiehille. Epäselvät, vaihtelevat tai väärät tulkinnat aiheuttavat ylimääräistä säätöä, rapauttavat työntekijöiden luottamusta yritykseen ja voivat johtaa vakaviin seuraamuksiin.

Ratkaisu

• Luo yhtenäiset prosessit. Organisaatiossa täytyy olla yhtenäinen linja siitä, miten työvuorosuunnitteluun ja palkkoihin liittyvät prosessit toimivat ja missä järjestyksessä ja millä aikavälillä mikäkin tapahtuu. Isoissa yrityksissä jo lomien myöntäminen vaatii selkeää vastuunjakoa ja yhtenäisiä toimintamalleja tiimien välillä.

• Jätä lainsäädännön noudattaminen automaation huoleksi. Manuaalinen työ sisältää aina mahdollisuuden inhimillisille virheille, eikä paraskaan asiantuntija voi taata että mikään ei jää huomiotta. Hyvä työvoiman hallintajärjestelmä osaa automaattisesti ottaa huomioon lain, TESsin ja paikallisten sopimusten vaatimukset. Automaatiosta löydät lisää tietoa haasteessa 8.

Haaste 3Miten varmistetaan että lain vaatimukset ja työehdot toteutuvat työvuorosuunnittelussa ja palkkatulkinnassa?

6

Työvuorosuunnittelu nähdään monissa organisaatioissa erillisenä osana toimintaa sen sijaan, että se olisi integroitu merkitykselliseksi osaksi liiketoimintaa. Työvuorosuunnittelu vaikuttaa henkilöstön hyvinvointiin, tehokkuuteen sekä yrityksen tuloksellisuuteen.

Sen avulla voidaan mm.

• Huolehtia työntekijöiden jaksamisesta• Varmistaa työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista• Lisätä työntekijöiden motivaatiota• Lisätä järkevää työn kiertoa ja varmistaa että työntekijät pääsevät kehittämään osaamistaan

oikeaan suuntaan• Varmistaa että työtehtävät ovat mielekkäitä ja kehittäviä• Varmistaa työn ja palvelun laatu• Varmistaa että työn tarve ja osaavat tekijät kohtaavat optimaalisella tavalla

Nämä asiat vaikuttavat merkittävästi henkilöstön hyvinvointiin ja liiketoiminnan kannattavuuteen.

Ratkaisu

• Määritä tavoitteet. Mitä työvuorosuunnittelulla halutaan saavuttaa? Kaikki organisaatiot ovat erilaisia, joten mieti tavoitteet liiketoiminnan sekä eri toimintojen kautta.

• Benchmarkaa ja kysy neuvoa. Katso miten muissa organisaatioissa hoidetaan työvuorosuunnittelu ja poimi parhaat käytännöt talteen. Jos et ole varma mistä lähteä liikenteeseen, hanki asiantuntija avuksi.

• Ota järjestelmä tueksi. Tavoitteellisen työvuorosuunnittelun tekeminen vanhanaikaisilla järjestelmillä tai Excelissä on haastavaa. Valitse siis järjestelmä, joka tukee määrittämiänne tavoitteita. Jos esimerkiksi tavoitteena on parantaa työntekijöiden jaksamista, kannattaa valita järjestelmä joka hälyttää, mikäli työntekijälle on kertymässä liikaa tunteja tai hän ei saa riittävästi lepoaikaa vuorojen välissä.

Haaste 4Miten työvuorosuunnittelu saadaan osaksi liiketoimintaa?

7

Kårkulla samkommun paini vielä muutama vuosi sitten sosiaali- ja terveysalalle tyypillisen ongelman kanssa: hoitajamitoitus takkusi, tieto resurssitarpeista pätki yksiköiden välillä eikä käytössä oleva suunnitteluohjelma toiminut kunnolla.

Avuksi urakkaan otettiin Numeron työvoimanhallintajärjestelmä. Sen kautta nähdään yksiköiden resurssitarpeet sekä työntekijöiden osaaminen ja varmistetaan, että jokaisessa vuorossa on riittävästi osaavaa työvoimaa. Vapaat ja työvuorot jakautuvat nykyään tasaisesti ja ohjelma auttaa toteuttamaan henkilökunnan työvuorotoiveita.

Muutos on vapauttanut useita tunteja viikossa esimiestyötä varten sekä tuonut selkeitä taloudellisia säästöjä.

Case KårkullaSuunnitelmallinen työvuorosuunnittelu toi säästöjä

8

Kilpailu osaajista kiristyy tietyillä toimialoilla jatkuvasti, eikä helpotusta ole näkyvissä. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysala, kiinteistöpalveluala sekä IT-sektori ovat kamppailleet haasteen parissa jo vuosia.

Osaajien rajoitettu määrä tuo paineita yritysten rekrytointiin ja työntekijän markkinoilla yritysten täytyy erottua kilpailijoistaan. Palkka ei ole välttämättä paras kilpailuvaltti, vaan valintaan vaikuttavat myös muun muassa yrityskulttuuri sekä tarjolla oleva kehityspolku.

Ratkaisu

• Selvitä millaisia osaajia organisaationne kaipaa tulevaisuudessa. Kun tiedät, millaisia taitoja tarvitsette lähivuosien aikana, on sinun helpompi hahmottaa mihin tulevissa rekrytoinneissa kannattaa keskittyä.

• Työstä yrityksen työnantajabrändiä. Hyvä työnantajabrändi tarkoittaa sitä, että alan ammattilaisilla on positiivinen kuva yrityksestä ja sen kulttuurista. Mieti siis, millainen on yrityskulttuurinne ja miten erottaudutte kilpailijoista. Organisaation kulttuuri on nykypäivänä tärkeä valintakriteeri monelle ja hyvä työnantajabrändi pohjautuu sille.

• Kehitä rekrytointiprosessia. Sujuva rekryprosessi takaa, että oikea osaaja löytyy mahdollisimman vaivattomasti. Muista myös, että liian pitkäksi venynyt tai pieleen mennyt rekrytointiprosessi saattaa karkottaa valitun hakijan.

Haaste 5Miten organisaatioon saadaan rekrytoitua parhaat osaajat?

9

Uuden työntekijän rekrytointi ja perehdyttäminen maksaa yritykselle helposti tuhansia euroja. Siispä yrityksen täytyy miettiä paitsi sitä, miten parhaat osaajat saadaan houkuteltua yritykseen, myös sitä miten heidät saadaan pysymään talossa mahdollisimman pitkään.

Työntekijän sitoutumiseen vaikuttaa moni asia. Muun muassa hyvä yrityskulttuuri, mielekkäät työtehtävät, nykyaikaiset työvälineet, työhyvinvointi sekä kehitysmahdollisuudet ovat asioita joita moni pitää arvossa.

Ratkaisu

• Selvitä, miksi työntekijät lähtevät yrityksestäsi. Paras keino päästä ongelman ytimeen on sekä nykyisten että entisten työntekijöiden kuunteleminen. Lähtökeskustelut tuovat arvokasta tietoa niin henkilöstöhallinnolle kuin johtoportaallekin. Selvitä miksi työntekijät jättävät yrityksen ja pyri korjaamaan ne asiat joita keskusteluissa nousee usein esiin.

• Seuraa työntekijöiden kuormitusta. Paraskin työpaikka menettää vetovoimansa, jos työn määrä uuvuttaa työntekijän täysin. Seuraa siis vuorojen pituutta sekä ylitöiden ja lepoajan määrää. Keräämällä henkilöstödataa systemaattisesti ja seuraamalla sairauspoissaoloja, työvuorosuunnittelun kuormittavuutta ja laatua sekä työntekijöiden tyytyväisyyttä, näet millaisissa tilanteissa henkilöstö kuormittuu. Näin voit reagoida ajoissa mikäli tilanne lipsuu uhkaavaan suuntaan.

• Takaa mielekkäät työtehtävät sekä sujuva arki. Useimmat kaipaavat työltään merkitystä ja sujuvuutta. Varmista siis ettei henkilöstön aika kulu rutiininomaiseen, puuduttavaan työhön tai hankalien prosessien kanssa kamppailuun, vaan he voivat keskittyä siihen työhön, jota heidät on palkattu tekemään.

• Tue työntekijöiden osaamista ja tarjoa kehitysmahdollisuuksia. Kehityskeskustelut ja yksilöllisen urapolun rakentaminen on hyvä tapa huolehtia siitä, että työntekijä tietää mitä hän voi saavuttaa organisaation palveluksessa. Samalla osaamiselle tulee merkitystä, kun se ohjaa henkilöiden sijoittumista eri työtehtäviin ja työyksiköihin.

Haaste 6Miten työntekijät sitoutetaan yritykseen?

10

Yksi suurimmista haasteista siivousalalla on työntekijöiden suuri vaihtuvuus. Samalla mielikuva alasta ei ole erityisen vetovoimainen, joten yrityksissä täytyy keksiä uusia keinoja sitouttaa ja houkutella työntekijät palkkalistoille.

Koti Puhtaaksi Oy:ssä tiedostetaan, että tyytyväiset työntekijät tekevät hyvää työtä ja se näkyy aina asiakastyytyväisyydessä asti. Siksi työntekijöiden arvostaminen ja tyytyväisyys on yrityksen tärkein prioriteetti.

Pohja työhyvinvoinnille on haluttu muodostaa toimivien prosessien ja jatkuvan mittauksen avulla: Koti Puhtaaksi Oy:ssä mitataan työtyytyväisyyttä säännöllisesti ja sen pohjalta tehdään jatkuvaa kehitystyötä.

Kun arjen perustoiminnot ovat kunnossa ja työntekijät kokevat itsensä ja tehtävänsä merkityksellisiksi, hoitavat he työnsä hyvin. Näin työn tehokkuus ja laatu nousevat samalla kun sairauspoissaolot ja onnettomuudet vähentyvät. Tämä toimii erinomaisena pohjana yrityksen nopealle kasvulle.

Kuva: Koti Puhtaaksi Oy

Case Koti Puhtaaksi OyTyöhyvinvointi muodostaa tukevan pohjan kasvulle

11

Yksilö on suuri voimavara organisaatiossa ja työntekijät mahdollistavat yrityksen menestyksekkään liiketoiminnan. Kuten ylempänä todettiinkin, tietyillä aloilla osaajien löytäminen on haastavaa ja uusien työntekijöiden palkkaaminen kallista. Siksi olemassaolevista resursseista kannattaa pitää kiinni.

Hyvinvoiva työntekijä pysyy organisaation palveluksessa pidempään. Hyvinvointia on monenlaista, mutta usein työhyvinvointi lähtee arjen sujuvuudesta ja työn mielekkyydestä. Työhyvinvoinnin seuraaminen ja tukeminen vaatii kuitenkin aktiivista otetta.

Ratkaisu

• Tuo hyvinvointi osaksi työn suunnittelua. Hyvinvointi lähtee arjesta. Siksi pelkät tyhypäivät eivät riitä, vaan sen täytyy olla osa johtamista ja työn suunnittelua.

• Tarjoa työntekijöille mahdollisuus vaikuttaa. Varmista että työntekijöiden toiveita ja ajatuksia kuunnellaan. Esimerkiksi työvuoro- ja vapaapäivätoiveiden huomioimisella on jo merkittävä vaikutus työntekijän arkeen.

• Seuraa työn kuormittavuutta ja työvuorosuunnittelun laatua datan avulla ja varmista, että työn määrä ei pääse paisumaan liian suureksi.

• Seuraa ja tue työntekijöiden osaamista. Minkälaista osaamista organisaatiostasi löytyy? Entä mihin suuntaan työntekijät haluavat kehittyä? Varmista että työtehtävät tukevat työntekijöiden osaamista sekä kehitystoiveita. Seuraamalla osaamista tiedät, milloin työntekijä tarvitsee tukea ja millaisia tehtäviä kenellekin voi jakaa.

• Varmista tiedon avoin kulku. Ei riitä, että tiedot sijaitsevat esimiesten päässä tai henkilöstöhallinnon kätköissä, sillä silloin tietoa ei voida hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. Säilytä ja ylläpidä osaamistietoa järjestelmässä, josta sen saa aidosti esimerkiksi osaksi työvuorosuunnittelua.

Haaste 7Miten organisaatiossa voidaan seurata ja tukea yksilön hyvinvointia?

12

Automaation ja tekoälyn avulla voidaan korvata rutiineja ja sujuvoittaa prosesseja. Usein kuitenkin kuvitellaan, että niiden hyödyntäminen vaatii valtavasti vaivaa tai rahallista panostusta.

Tekoälyä ja automaatiota on kuitenkin saatavilla monella eri tasolla ja monessa eri muodossa. Lisäksi vaikka käyttöönotto vaatisikin hieman enemmän rahallista ja ajallista panostusta, on se todennäköisesti silti pitkällä tähtäimellä kannattavaa. Rutiininomainen ja manuaalinen työ on nimittäin melkoinen aikasyöppö, joka vie aikaa tärkeämmiltä tehtäviltä.

Kun manuaaliset tehtävät siirretään järjestelmän automaation tai jopa robotin hoidettavaksi, vapautuu aikaa kehitystyölle. Kun huomioidaan, että rutiinityö kasaantuu usein henkilöstöhallintoon, esimiehille ja palkanlaskentaan, ovat vaikutukset huomattavat.

Ratkaisu

• Selvitä yrityksen liiketoiminnalliset tavoitteet. Kaiken muutostyön tulee lähteä tavoitteista – ja yritysten kohdalla liiketoiminnallisista tavoitteista. Selvitä siis, mitkä ovat organisaation pitkän ja lyhyen tähtäimen tavoitteet.

• Etsi kipukohdat eli sellaiset vaiheet jotka vievät runsaasti aikaa tai muuten hidastavat tavoitteisiin pääsemistä. Kysy mitkä tehtävät vaativat paljon manuaalista työtä tai sisältääkö jokin prosessi turhan monta askelta? Entä mitkä tehtävät aiheuttavat työntekijöissä turhautumista? Näin saat selville mitkä prosessit kaipaavat sujuvoittamista.

• Selvitä, millaisia vaihtoehtoja on olemassa. Kun olet listannut kipukohdat, voit seuraavaksi selvittää mikä järjestelmä helpottaa mahdollisimman montaa niistä. Markkinoilla on runsaasti järjestelmiä joista löytyy valmiita automaatioratkaisuja jotka helpottavat muun muassa esimiesten ja henkilöstöhallinnon työtaakkaa.

Haaste 8Miten automaatiota voi hyödyntää organisaation prosessien kehittämisessä?

13

Työvuorosuunnittelun automatisointi toi kustannussäästöjä

Työvuorosuunnittelu on pahimmillaan aikasyöppö, joka ahmaisee ison osan esimiesten. Oralilla haluttiin taklata tämä haaste automatisaation avulla.

Tavoitteena oli manuaalisen työn vähentämisen lisäksi pienentää sijaistyövoiman kustannuksia. Kriteereinä oli löytää järjestelmä, joka ratkaisisi näitä haasteita monipisteorganisaatiossa, jossa tehdään myös vuorotyötä.

Erilaisten vaihtoehtojen vertailun jälkeen todettiin, että Numeron työvuorosuunnitteluohjelma vastasi näihin tarpeisiin parhaiten. Nyt Oralin työvuorosuunnittelu on automatisoitu ja yhdenmukaistettu ja se tukee liiketoimintaa. Samalla myös sijaiskustannukset on saatu hallintaan.

Case OralTyövuorosuunnittelun automatisointi toi kustannussäästöjä

14

Moni yritys ja henkilöstöhallinnon päättäjä joutuu jatkuvasti tasapainottelemaan kannattavuuden lisäämisen ja työntekijöiden hyvinvoinnin välillä.

Tuottavuus ja työhyvinvointi on mahdollista saada kulkemaan käsi kädessä, mutta se vaatii huolellista ja läpinäkyvää suunnittelua sekä nykyaikaiset tietojärjestelmät. Tärkeintä on varmistaa, että työn tarve ja työntekijän osaaminen ja toiveet kohtaavat.

Ratkaisu

• Tee työn tarpeesta näkyvää. Kerää dataa, josta näet paljonko työn tarve todellisuudessa on. Usein seurataan vain sovittuja mitoituksia eikä pysähdytä miettimään, paljonko aikaa tehtäviin todella kuluu ja paljonko ne vaativat työvoimaa. Silloin osaavia tekijöitä on joko liikaa tai liian vähän työn tarpeeseen nähden.

• Seuraa ja tue henkilöstön osaamista. Organisaatioiden sisältä löytyy usein monenlaista osaamista. Kun järjestät henkilöstölle mahdollisuuksia kehittyä, ei organisaation tarvitse kiiretilanteessa turvautua heti kalliiseen, yrityksen ulkopuoliseen työvoimaan.

Haaste 9Kuinka lisätään tuottavuutta ilman että työhyvinvointi kärsii?

15

Henkilöstöanalytiikalla viitataan dataan, jota kerätään organisaation henkilöstöstä. Sen tavoitteena on kerätä ymmärrystä erilaisista prosesseista sekä kehittää henkilöstöhallintoa ja liiketoimintaa.

Henkilöstöhallinnossa liikkuu siis valtava määrä erilaista dataa. Mikäli tuota dataa osataan kerätä ja analysoida oikein, tuo se merkittävää hyötyä yrityksen liiketoimintaan. Hyvä esimerkki tästä on osaamisen seuranta: Jokaista yritystä pitäisi kiinnostaa se, millaisia osaajia talosta löytyy työtehtäviin verrattuna, ja millaista valmiutta talosta on poistumassa seuraavan viiden vuoden aikana. Siitä huolimatta harva yritys käyttää tätä hyödykseen.

Ratkaisu

• Kerää dataa hallitusti. Yhdistä datankeruu yhteen järjestelmään tai integroi dataa keräävät järjestelmät keskenään. Varmista että tiedon analysointi ja jäsentely on järjestelmässä helppoa ja kerätty data on mahdollista saada ulos selkeänä raporttina.

• Etsi datan avulla yrityksen kipukohdat eli selvitä esimerkiksi, mihin tehtäviin käytetään enemmän aikaa kuin muihin, onko jossain tiimeissä enemmän poissaoloja kuin muissa, täytyykö joissain tehtävissä käyttää jatkuvasti sijaistyövoimaa. Selvitä, miksi näin on, ja onko haasteita mahdollista helpottaa esimerkiksi sujuvoittamalla prosesseja tai hyödyntämällä automaatiota.

• Johda osaamista. Työntekijät mahdollistavat yrityksen liiketoiminnan pyörimisen. Varmista siis, että tiedät millaista osaamista yrityksessä kaivataan nyt ja tulevaisuudessa. Selvitä minkälaista osaamista talosta jo löytyy ja millaista osaamista tarvitaan lisää, esimerkiksi uusien palveluiden tuottamiseen. Selvitä lisäksi kehityskeskusteluissa, mihin suuntaan työntekijät haluavat kehittyä ja kouluta olemassa olevaa henkilöstöä oikeaan suuntaan. Näiden tietojen pohjalta voit tehdä rekrytointistrategian tulevaisuutta varten.

• Käytä dataa pohjana tulevaisuuden tarpeiden ennustamiseen. Milloin yrityksessä on erityisen kiire ja työn tarve on suurempi? Minä kausina kannattaa varautua sairauspoissaoloihin? Tarkkaile dataa pitkällä aikavälillä ja pyri ennustamaan tulevaisuuden tarpeita. Näin esimerkiksi työvoiman tarpeen ennustaminen on helpompaa ja osaat varautua kiireaikoihin ajoissa.

Haaste 10Miten henkilöstöanalytiikkaa voidaan hyödyntää operatiivisen toiminnan ja strategian tukena?

16

Moni organisaatio tavoittelee itseohjautuvuutta tavoitteenaan ketteröittää toimintaa sekä kehittää työtyytyväisyyttä. Usein toiveet kuitenkin kaatuvat tuen puutteeseen.

Syy tähän on se, että yrityksessä ei hahmoteta miten erilaiset toimialat ja organisaatiorakenteet vaikuttavat siihen, kuinka helposti yritys sopeutuu muutokseen. Lisäksi erilaisilla työntekijöillä on erilaiset valmiudet toimia itseohjautuvasti.

Siispä itseohjautuvaan organisaatioon ei ole olemassa yhtä, kaikille sopivaa muottia, vaan itseohjautuvuutta on montaa tasoa. Esimerkiksi asiantuntijatyössä itseohjautuvuus on mahdollista viedä hyvinkin pitkälle, kun taas tietyillä aloilla kuten terveydenhuollossa, työn tarve ohjaa työskentelyä niin voimakkaasti ettei samanlainen malli toimi.

Ratkaisu

• Varmista sujuva tiedonkulku. Yksi suurimmista esteistä itseohjautuvuuden edessä on se, että työntekijöillä ei ole kaikkea sitä tietoa jota he tarvitsevat toimiakseen oma-aloitteisesti. Itseohjautuvassa organisaatiossa läpinäkyvyys on tärkeää, joten varmista, että työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitkä ovat yrityksen, tiimien ja yksilöiden tavoitteet. Sähköisillä ja mobiileilla ratkaisulla on mahdollista tuoda henkilöä koskevat tiedot lähelle hänen päivittäisiä päätöksentoja.

• Luo toimivat prosessit ja pelisäännöt sekä jalkauta malli. Varmista että organisaatiossa on yhtenäiset käytännöt joista koko henkilöstö tietää. Näin henkilöstö tietää miten missäkin tilanteessa tulee toimia.

• Valmenna työntekijöitä kohti muutosta. Itseohjautuvuuteen siirtyminen vaatii suunnitelmallisuutta ja vaivannäköä niin johdolta kuin esimiehiltäkin. Tehkää siis selkeä suunnitelma siitä, millaisissa asioissa ja millä keinoin voitte lisätä itseohjautuvuutta.

• Siirrä vastuuta portaittain. Kaikki ei tapahdu yhdessä yössä, vaan työntekijöille täytyy antaa aikaa totutella uuteen toimintamalliin. Ota henkilöstö vähitellen mukaan työn suunnitteluun ja varmista että he saavat riittävästi ohjausta muutoksen keskellä.

• Poista esteet. Tarkkaile mitkä asiat vaikeuttavat itseohjautuvuutta ja pyri poistamaan esteitä. Onko esimerkiksi esimiesten ja työntekijöiden haastava löytää aikaa muutoksen jalkauttamiseen ja uusien tehtävien omaksumiseen? Voisiko aikaa vapauttaa poistamalla ylimääräistä manuaalista työtä ja siirtämällä sitä automaation vastuulle?

Haaste 11Miten organisaatiota voidaan muovata itseohjautuvammaksi?

17

Numeron WFM tarjoaa työkalut kokonaisvaltaiseen henkilöstöresurssien hallintaan aina työvuorosuunnittelusta palkkatulkintoihin ja johdon raportointiin.

Järjestelmä vähentää manuaalista työtä automatisoimalla prosesseja sekä parantaa työtyytyväisyyttä helpottamalla henkilöstön toiveiden huomioimista ja estämällä yli- tai aliresursointia.

Asiantuntijat: Henna Salminen, asiakkuuspäällikköPirjo Ketola, työvoiman hallinnan asiantuntijaRauni Nastolin, työvoiman hallinnan asiantuntija, tiiminvetäjä

Tunnistatko samoja haasteita omassa organisaatiossasi?

Tutustu Visma Numeroniin

18