【第1.5回勉強会】後編 alfrescoの基本操作

OSSソリューション

「Alfresco 勉強会」

～基本操作から権限設定まで～

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株式会社ヴィセント

2014年11月5日


今回の勉強会の内容

Alfresco 基本概念編

– サイトについて

– ユーザー権限について

– グループについて

Alfresco 基本操作編

– Alfresco基本操作

（モデルケースを交えての操作説明）



Alfresco 基本概念編



サイトについて


‐ ユーザーとサイトの概念について ‐ サイトの公開・非公開について ‐ サイトについてのまとめ


Alfrescoはサイトという概念に基づいて作られている

ユーザーとサイトの概念について


Alfrescoに登録されたユーザー

外注C 社員A 社員B サイト① Project X

社員A 社員B

ドキュメント

サイト② Project Y

社員A

ドキュメント

カレンダー

参加

参加


サイトには2つの種類があります。 – 公開サイト … 登録ユーザーは誰でも閲覧可 – 非公開サイト … 招待されたユーザーのみ閲覧可

サイトの公開・非公開について


公開非公開

外注C


社員A

参加可能

サイト① Project X

社員A 社員B

招待されないと参加できない


サイトについてのまとめ

公開サイトは登録ユーザーなら誰でも参加可能

サイト作成時に「公開」か「非公開」かを選択



ユーザー権限について


‐ サイトのユーザー権限 ‐ 各権限の内訳 ‐ ユーザー権限についてのまとめ


サイトのユーザー権限


割り当て可能なユーザー権限は以下の通り – マネージャ (Manager) – 共同作業者 (Collaborator) – 投稿者 (Contributor) – 利用者 (Consumer)


各権限の内訳


利用者 (Consumer)

投稿者 (Contributor)

共同作業者 (Collaborator)

マネージャ (Manager)

フォルダ・コンテンツの閲覧 ● ● ● ●

ワークフローの割当 ● ● ● ●

新規コンテンツの追加 ● ● ●

コンテンツの編集 ● ●

タイプの変更 ● ●

アスペクトの管理 ● ●

サイトへの招待 ●

コンテンツの削除 ●

権限の管理 ●

サイトダッシュボードのカスタマイズ

●

サイト情報の編集 ●


図にするとこんな感じです


A

B

C

D

マネージャ

共同作業者

投稿者

利用者

ユーザー管理

サイト

サイトカスタマイズ

Bのファイル

Cのファイル

追加・編集・削除・権限設定

閲覧・追加・編集（他人のファイルも）

閲覧・追加・編集（自分のファイルの

み）

閲覧


ユーザー権限についてのまとめ

非公開サイトのユーザー権限は以下の4つ

• マネージャ

• 共同作業者

• 投稿者

• 利用者

マネージャーは何でもできる

利用者は閲覧だけできる

投稿者と共同作業者の違いは、主に他人のファイルを編集できるかどうか



グループ権限について


‐ グループについて - グループ権限についてのまとめ


サイト① Project X

社員A 社員B

グループA

Alfrescoでは、グループを作成し、グループに所属するユーザー群を一つにまとめて扱うことができます。

グループについて


Alfrescoに登録されたユーザー

外注C

社員A 社員B

参加

参加

グループ

A

グループB


社員B

グループB

外注C

グループ単位でユーザーの追加が

可能


グループ権限についてのまとめ

複数のユーザーをグループとして、一括で扱うことも可能

グループ権限とユーザー権限の両方を付与できる



Alfresco 基本操作編



本編の内容


Alfresco基本操作編では以下の操作方法をモデルケースを交えて説明いたします。

– 利用ユーザーの登録

– サイトの作成

– 利用ユーザーの招待

– コンテンツ管理の操作


Alfresco 基本操作


モデルケース

モデル企業は、とあるシステム開発の会社です。

あるプロジェクトで、Alfrescoを利用して、設計書類などを管理することになりました。

さて、実際に利用を開始するまでにはどのようなプロセスがあるでしょうか。




利用開始までのプロセス

１．利用ユーザの登録

２．サイトの作成

３．利用ユーザーの招待

４．コンテンツ管理の操作


Alfresco 基本操作 1.利用ユーザーの登録


管理者ユーザーでログインし、管理者ツールで利用ユーザを登録します。

今回は以下のユーザーを登録します。

[モデルケースの登場人物]

・プロジェクトリーダのリーダ君（Alfresco管理者）

・プロジェクトメンバーのメンバー君

・プロジェクトマネージャのプロマネ君


Alfresco 基本操作 1.利用ユーザーの登録


ヘッダーメニューの「管理者ツール」を選択し、左メニューの「ユーザー」を選択します。

CSVファイルを利用した一括登録、または個別登録のどちらかで登録。


Alfresco 基本操作 2.サイトの作成


サイトは、コンテンツを管理する1つの単位です。

今回の例では、システム開発プロジェクトのサイトを1つ作成します。

[作成するサイト]

・予約システム開発

プロジェクトのサイト




ヘッダーメニューの「サイト」から「サイトの作成」を選択します。




下のようなポップアップ画面が表示されるので、

下記の内容を入力して、OKボタンを選択します。

予約システム開発プロジェクト名前

yoyaku URL名



サイトが作成されました！





サイトを選択すると、サイト専用のダッシュボードが表示されますので、「招待」を選択します。

ユーザ招待用画面


Alfresco 基本操作 4.コンテンツ管理の操作


フォルダの作成

開発システムの設計書を格納するためのフォルダを

事前に作成しておきます。

[作成するフォルダ構成]

文書設計書類

要件定義書

基本設計書

…




上部メニューの「文書ライブラリ」を選択します。






「作成」メニュー中の「フォルダ」を選択します。

新規フォルダ作成画面




フォルダが作成されました！





設計書類の登録

１～４の工程を完了し、Alfrescoが利用できる状態となりましたので、実際に設計書類の格納などについて、実施していきます。

下記の作業の担当は、メンバー君です。

① 設計書類の格納

② 設計書類の移動と削除




設計書類の格納

a. ファイル選択によるアップロード

b. ドラックアンドドロップによるアップロード




設計書類の移動と削除

対象のコンテンツまたはフォルダにチェックを入れて、『選択したアイテム』リストより処理を選択します




設計書類の検索

顧客からの問合せが、プロマネ君に入り、至急、設計書を確認し、折り返し報告する必要が発生しました。

確認内容のキーワードは、わかっているがどの設計書に記載されているかまでは把握していませんでした・・・

[キーワード]

あいうえお





ここに検索キーワードを入力し、 Enterボタンを押下します。





検索結果が表示されます。


その他の注目機能


バージョン管理

フォルダルール機能

プロパティ・タグ設定

プレビュー機能

ソーシャル機能


以上で本日の勉強会は終了です。


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ご静聴ありがとうございました。

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