Эврика Би Пи О

Типовые решения задач корпоративного

документооборота, групповой работы и

электронного архива с использованием

платформы

Содержание

1. Цели внедрения системы электронного хранилища

2. Основные функции систем

3. Примеры использования Alfresco

4. Решения на базе платформы Alfresco

5. Примеры решения задач

6. Решение задач

7. Этапы внедрения систем

8. Преимущества наших систем

9. Контакты

Цели внедрения системы электронного хранилища

• повышение эффективности деятельности организации;

• улучшение исполнительной дисциплины на предприятии;

• сокращение финансовых затрат при внедрении системы;

• повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;

• организация большого объема разнородных данных с единым информационным пространством.

• хранение большого объема любого типа информации;

• широкие возможности поиска;• уменьшение времени на согласование

документов;• разграничение прав доступа к документам;• автоматическая маршрутизация документов;• информационная безопасность;• общее пространство для групповой работы

пользователей.

Основные функции систем

Примеры использования

• организация движения документов торговых предприятий;

• архив сканированных документов;• электронный архив предприятия;• маркетинговый портал;• «электронная редакция»;• архив СМИ;• хранение нормативных документов;• проектный архив;• в фармацевтической области и т.д.

Решения на базе платформы

Для упрощения процедуры внедрения системы мы разработали готовые решения по автоматизации документооборота, с которыми можно ознакомиться ниже. Это позволяет сэкономить время, деньги и ввести систему в эксплуатацию в кратчайшие сроки.

• возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию;

• наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы;

• возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений;

• работа с системой осуществляется через web-интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.

Примеры решения задач:

Любое предприятие, имеющее отношение к издательскому бизнесу, будь то редакция, СМИ, издательский дом, продюсерский центр и т.д., важной частью своих бизнес-процессов полагает необходимость обработки и хранения большого количества документов, отсканированного материала, видеосюжетов.

Эти процессы не формализованы, процесс редактирования и пересылки документов осуществляется по электронной почте, а хранения и архивирования – на типовом неструктурированном файл-сервере.

В результате на предприятии возникают многочисленные проблемы с хранением, поиском и использованием информации. Данная система решает эти проблемы

1. «MediaSpace»

«MediaSpace»

В системе информация хранится в каталогах, которые представлены на форме. Все данные категоризируются по проектам канала. В каждом проекте данные распределяются по дате выпуска и наименованию сюжета.

«MediaSpace»

При выборе сюжета при помощи дерева навигации в рабочей области отображается окно предварительного просмотра, благодаря которому можно просмотреть preview (предварительный просмотр).

Preview позволяет пользователю кратко ознакомиться с сюжетом, что способствует быстрому поиску необходимой информации.

«MediaSpace»

По каждому сюжету можно

оперативно получить информацию, открыв его свойства.

В системе реализован поиск по содержимому и

атрибутам сюжета, что экономит рабочее время.

«MediaSpace»

В системе предусмотрена возможность архивации данных, что является одной из важнейших задач на предприятиях такой отрасли. Архивация большого количества информации, как правило, занимает много времени, которое является ценным ресурсом организации.

Архивация осуществляется посредством добавления сюжетов в соответствующий список (сюжеты могут выбираться при помощи поиска).

Далее запускается задача сжатия видео и создания iso-образов для записи на DVD.

Что Вы получите от «MediaSpace»

• Вы будете знать, что для сюжетов есть одна точка входа, где хранится вся информация и превью по сюжету;

• Вы можете быстро найти нужный сюжет, используя полнотекстовый поиск и удобную навигацию;

• Вы можете сразу же просмотреть сюжет (автоматическое создание превью);

• Вы можете разбить сюжеты по категориям для облегчения дальнейшего отбора и поиска;

• Вы сэкономите время, применяя автоматизированную процедуру архивации и записи на DVD.

Примеры решения задач:

Производство, которое занимается разработкой препаратов, химикатов, имеет огромное количество документации по рецептуре, акты апробации, договоры на проведение испытаний, экспертной оценке, которые подлежат согласованию и утверждению. Также все документы имеют различный уровень конфиденциальности и различные права доступа.

Автоматизировать документооборот на таких предприятиях позволяет система «ФарДо», которая предназначена для хранения различного формата документацию, различного уровня секретности, позволяет организовывать маршруты движения документов по заданному образцу.

Предлагаемая система экономит время и сохраняет безопасность информации

2. «ФарДо»

Система представляет электронный архив фармацевтической компании с различными правами доступа пользователей к документам. В системе хранится информация о разрабатываемых препаратах, препаратах снятых с производства, информация о препаратах, разработка по которым прекращена.

«ФарДо»

Общая документация, нормативы и другая информация, предназначенная для всех сотрудников, размещена в папке «Общие документы», состав которой представлен ниже.

«ФарДо»

В папке «Текущие документы» все материалы и документы, относящиеся к разрабатываемому препарату, размещаются по фармакологическим группам. У каждого препарата можно просматривать свойства: действующее вещество, латинское название, фармакологическая группа и другое).

«ФарДо»

В «Архив» помещается документация по препаратам в соответствии со стадией разработки:

• действующие вещества;• разработка прекращена;• снятые с производства.

Структура папки соответствует структуре «Текущие документы».

В системе реализована автоматическая маршрутизация документов при их сохранении. Возможна такая функциональность, как согласование, подписание и регистрация документов. Для сохранения безопасности системы реализованы различные уровни доступа к документам.

Поиск препаратов и документов, связанных с ними, имеет простой интерфейс. Поиск осуществляется по содержимому и атрибутам документа.

«ФарДо»

• Вы будете знать, что вся информация хранится в одном месте;

• Вы будете уверены за сохранность и безопасность документов за счет разграничения прав доступа к информации;

• Вы будете иметь возможность контроля за ходом процесса разработки препаратов;

• Вы можете быстро найти нужный документ, используя полнотекстовый поиск и удобную навигацию;

• Вы сэкономите время, при согласовании и подписании документов в электронном варианте;

• Вы имеете возможность контроля версий документов;• Вам не надо заботиться о доставке документа в нужное

подразделение, система сохранит документ по заранее заданному маршруту.

Что Вы получаете от «ФарДо»

Примеры решения задач:

Нормативная документация предприятия или организации является интеллектуальной базой знаний, к которой приходится обращаться далеко ни один раз в день. С ростом, развитием предприятия возникает потребность к хранению документации в защищенном общедоступном месте, причем поиск любой нормативной документации не должен занимать много времени и усилий.

Высокая надежность хранения документов и быстрый доступ к ним с различными механизмами обеспечения безопасности работы с электронными документами реализована в системе «НорДок». Доступ к информации осуществляется через web-интерфейс, что позволяет воспользоваться нормативными документами из любого офиса, подразделения, любого города

3. «НорДок»

Структура нормативных документов может строиться в соответствии с различными стандартами или в соответствии с нуждами самой компании.

В системе хранится по разделам как нормативная документация, так и рабочая информация (работа с системой менеджмента и качества). Система поддерживает различного типа данные (avi, PDF, doc и т.д.)

«НорДок»

Нормативная документация разделена по категориям, которые упрощают работу с документами: ГОСТы, ЕНиР, ПБ, НП и т.д. Данные категории определяются заказчиком системы в соответствии с направлением деятельности организации. Каждая категория имеет свою иерархию, которая представлена на форме

«НорДок»

Раздел СМиК хранит документы по проектам. Сотрудники разных подразделений могут осуществлять совместную работу над проектом, при этом не возникает проблем с достоверностью информации. В системе текущей версией документа всегда является документ с последним сохранением в независимости от его местоположения.

Документы размещаются в структуре папок в соответствии с регламентом заказчика.

«НорДок»

• Вы будете иметь единое хранилище документов, необходимых для работы компании;

• Вы имеете распределенный и защищенный доступ ко всем документам всех подразделений;

• Вы можете производить поиск по всему хранилищу данных и получать различные выборки данных;

• Вы получаете своевременные изменения и дополнения к нормативным документам, не тратя огромного количества времени на эту работу;

• Вы защищены от дублирования документов, а значит экономите место на носителе и время для поиска нужного документа;

• Вы можете организовать связь между документами компании и нормативными документами.

Что Вы получаете от «НорДок»

Примеры решения задач:

Данная система является уникальным хранилищем проектной документации, которое хранит множество разнородной информации: проектные чертежи, отсканированные документы, договоры, документы на согласования, акты и т.д.

Это простое и эффективное решение для проверки данных, редактирования, согласования и регистрации документов, позволяющее настроить автоматизированную обработку и корректировку проектной информации.

Организация надежного хранения данных различного вида, упрощение доступа к нему, снижение затрат на хранение, гибкие возможности настройки политик хранения и движения документов

4. «Парх»

«Парх»

Для организации эффективной работы с проектными документами архивная система должна содержать полные данные по всем объектам в электронном виде: структуру документов по каждому из объектов, для которых разрабатывалась проектная документация; поля описаний данных документов и непосредственно сами файлы документов (отсканированные копии подлинников документов в любом формате) или исходные документы в любом электронном формате (AutoCAD, PDF, Word, Excel и т.д.).

Структура хранилища представлена на слайде.

«Парх»

• структурирование и описание информации производится по мере внесения данных Под структурированием и описанием информации подразумевается формирование каталога проектной документации и определение полей описаний для группы документов или одного документа, необходимых для дальнейшей работы с ними;

• структура архива и структура полей описаний документов индивидуальны для каждой компании и отражают специфику работы с документами;

• как только документы поступают в архивную систему, Вы можете организовать доступ к ним для соответствующих сотрудников компании, удаленных сотрудников подразделений или филиалов.

«Парх»

Чем полнее представлена проектная документация в электроном архиве, тем большие возможности предоставляет система по работе с данной документацией:

• для быстрого и удобного формирования пакетов документации и отправке их, например, заказчику, в архиве предусмотрен экспорт всех данных, хранящихся в архиве, или их части;

• данные экспортируются в структурированном виде также, как они хранились в архиве, со всеми атрибутами, описаниями и файлами. Далее эти данные могут быть записаны на DVD.

• Вы можете перевести проектную информацию в электронный вид и эффективно работать с ней;

• Вы можете производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;

• Вы видите полную информацию по всем подразделениям, филиалам и объектам;

• Вы имеете структурированную документацию;• Вы можете проводить согласование чертежей и другой

документации, не затрачивая усилий и много времени;• Вы имеете можете в на любом этапе проектирования

возвратиться к предыдущим версиям;• Вы получаете эффективный инструмент для работы с

проектной документацией, ускоряющий эту работу и экономящий Ваши средства

Что Вы получаете от «Парх»

Наша компания предоставляет услуги по внедрению как готовых решений, так и разработке систем, ориентированных под конкретную организацию, компанию, заказчика.

Компания оказываем консультационные услуги, обучение работе с продуктом Alfresco, оказывает услуги технической и сервисной поддержки клиентам, использующим программные продукты компании и решения, созданные в ходе заказных проектов, а также компания предоставляет услуги по консалтингу.

Мы гарантирует качественное, своевременное и обязательное решение всех вопросов, связанных с эксплуатацией программных продуктов и решений. Приобретение программы поддержки также позволяет заказчику планировать расходы на сопровождение установленной системы.

Решения задач:

1. Проведение экспресс-обследования организации

2. Составление технического задания на проект

3. Инициализация проекта

4. Техническое проектирование

5. Разработка (настройка справочников, маршрутов документов, шаблонов документов)

6. Обучение администратора

7. Тестирование и ввод в эксплуатацию системы

8. Обучение пользователей

9. Техническая поддержка системы

Этапы внедрения систем

Преимущество наших систем

• не требуют лицензионных отчислений;• исходные коды программы открыты

(позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей предприятия);

• наличие службы технической поддержки (возможность проведения обучения, консультаций, выполнение работ по доработке функционала системы в соответствии с пожеланиями заказчика);

• простота внедрения (Alfresco не сложен в установке на сервер, не требует дополнительных настроек на стороне клиента);

• кроссплатформенность (MS Windows, Linux, FreeBSD)

Контакты

По интересующим вопросам Вы можете связаться с нами любым удобным способом в рабочие дни с 8:00 до 17:00

610000, Россия, г. Киров, ул. Московская, 4, оф. 506 телефон: +7 (8332) 38-43-35 ICQ: 387-572-467 - Ваш персональный менеджер

Лалетина Наталья Валерьевна site: www.eurekabpo.ru