4102

quality@fmoh.gov.sd 8 119>67791: تلفىى >11;677917: فاكس

تعود بداٌات التوثٌق إلى عصور ما قبل التارٌخ، أي أن بداٌات

التوثٌق سبقت التدوٌن الكتابً. والتوثٌق بمفهومه الواسع هو حفظ

األحداث التارٌخٌة والمعلومات العلمٌة ونقلها إلى األشخاص الذٌن

التناقل وٌنضوي تحت إطار هذا المفهوم ٌمكنهم االستفادة منها،

معلومات والمعـارف والمهارات. الشفاهـً لل

وٌنضوي تحت التوثٌق هو علم السٌطرة على المعلومات". "علم

العملٌات الفنٌة التقلٌدٌةعلى المعلومات مفهوم السٌطرةإطار

تجمٌع المعلومات واختزانها وفهرستها وتصنٌفها للتوثٌق كعملٌات

محركات البحث لعلم التوثٌق ك الحدٌثةالفنٌة االتجاهات ووتكشٌفها

اآللٌة للمعلومات. والمكانز اآللٌة والفهرسة

#

محرك البحث الكشافات 0

المكنز اآللى المستخلصات 4

الفائقة )الممنهلة(النصوص األدلة 3

نظم األرشفة الضوئٌة نظم التصنٌف 2

نظام األرشٌف الرقمى نظم الفهرسة 5

النظم المتكاملة المندمجة المكانز 6

المعلومات، هً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً استرجاع

والبحوث داخل وُتعنـى الكشافات بتنظٌم المقاالت والدراسـات

الكشافات إما الدورٌات أو الصحف أو الكتب. وٌكون تنظٌم

.أو ألفبائٌاً أو زمنٌاً أو رقمٌاموضوعٌاً

االستخالص هً ملخصات دقٌقة تبنى بصورة علمٌة وفقاً لقواعد

فً المادة التً تتوخى تضمٌن الملخص كل العناصر الموجودة

لوثٌقة األصلٌة األصلٌة. وتصاغ المستخلصات بأسلوب مشـابه ل

وتتنوع . ٌسهل استرجاع الوثٌقة األصلٌة بٌلٌوغرافًمع وصف

المستخلصات وفقاً للهدف من إنشائها فهنالك المستخلصات

الوصفٌة والمستخلصات اإلعـالمٌة والمستخلصات )الموجـزة

التلغرافٌة(.

ك أًىاع تفيذ في الىصىل إلً الوعلىهاث الجاريت و الوتجذدة وهٌال

: األدلت ًىجز أهوها فيوا يلي عذيذة هي

تعرف بالخبراء المتخصصٌن فً مجال أدلة األفراد: -1

.معٌن

quality@fmoh.gov.sd 9 119>67791: تلفىى >11;677917: فاكس

تعرف :أدلـة الهيئات والجمعيات والمنظمات الدوليـة -2

بهـذه الجهات وأعمالها وأقسامها ومهامها وأنظمتها

. وخدماتها

تعرف بالدورٌات وتخصصها وأماكن أدلة الدوريات: -3

. اصدوره

تعرف بالندوات وغاٌاتها أدلة المؤتمرات وحلقات البحث: -4

وأنواعها وأعمالها وتوصٌاتها والبحوث الصادرة عنها.

تعرف باألشـرطة دلة المواد السمعية والبصرية: أ -5

الصوتٌة والفٌدٌوٌة واألفالم والصور والشرائح الثابتة

.واألقراص اللٌزرٌة

الوكتباث و دور الوستخذهت في تٌظينهي إحذي األدواث األساسيت

.األرشـيف

و ٌغلب طابع التحلٌل الموضوعً على نظم تصنٌف المكتبات

حٌث ٌتم االنتقال من نظم تصنٌف مراكز المعلومات الصحفٌـة،

فً ،الفرعٌة رأس الموضـوع العام إلى رؤوس الموضوعات

إلٌها وفقاً الواردة حٌن تعتمد دور األرشـٌف على تصنٌف الوثائق

للجهة التً أصدرتها.

مـواد وهً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً تنظٌم

وصـف ، وتدل هذه النظم على طرٌقـةودور األرشٌفالمكتبات

تغطً أوعٌة المعلومات وفقاً لقواعد علمٌة موضوعة سلفاً بحٌث

وصف وعاء المعلومات من جمٌع الجوانب الممكنة.

هً النظم التً تتضمن كلمات البحث الرئٌسة )الكلمات

المفتاحٌـة( والتً تستخـدم فً تخزٌـن المعلومات ومن ثم

استرجاعها. وغنً عن البٌان أن المكانز هً لغة مقٌدة، أي أن

الواصفات المستخـدمة فً اإلدخـال ٌجب أن تكون هـً ذاتها

المستخدمة فً االسترجاع.

علم التوثٌق الحدٌث فً القرن التاسع عشر، حٌث دعت انطلق

ثائق الحكومٌة المخزنة فً دور صعوبة الوصول إلى الو

وز نظم الى تجاالمعتمدة وعدم الدقة فً نظم التكشٌف األرشٌف

تطوٌـر تقنٌات البحـث واسترجاع المعلوماتوالتوثٌق التقلٌدٌة

حتى ال ٌضل الباحثون سبٌلهم بٌن أكداس اإلنتاج الفكري.

فً نصوص وهو برنامج ذكً ٌبحث عن الكلمات ومرادفاتها

تتمٌز بعض هذه المحركات . والكتب أو الوثائق المخزنـة رقمٌاً

أي أنها ٌمكن أن تطور أسالٌب بحثها التعلم، بذكائها وبإمكانٌـة

نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها لحاجات ذاتٌاً من خالل تقوٌم

.مرة المستفٌد فً كـل

النصوص وهو نظام ذكً ٌعتمد على استخراج الواصفات من

الخاص المخزنة وإقامة عالقات ترابـط فٌما بٌنها من العام إلى

بتطوٌر وتعدٌل هذه العالقاتهذا النظام وعالقات ترادف، وٌقوم

بشكل آلً من خالل تقوٌم نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها

. لحاجات المستفٌد

وراً من نص ٌعالج باإلحالة ف) وٌهلتتقىم الٌصىص الفائقت ) الو

نصوص أخرى متعلقة بكلمة وردت فً موضـوع محـدد إلى

متطوراً للمعلومات المتكاملة. النص، مما ٌشكل أساساً

quality@fmoh.gov.sd 119>67791: تلفىى >11;677917: فاكس :

هذا النظام ٌضمنحٌث الشكل األحدث لحفظ الوثائق الورقٌةهو

عدم المساس بالوثٌقة األصلٌة، فهو ٌحٌل المستفٌد إلى الضوئً

.سرٌسهولة وكل صورة الوثٌقة المخزنة فً الحاسوب ب

النظم األحدث لألرشفة الضوئٌة صورة الوثٌقة بنظام تربط و

، وبالتالً ٌستطٌع المستفٌد OCRالتعرف على األحرف ضوئٌاً

أن ٌشاهد صورة الوثٌقة بشكلها األصلً مع األختام والتواقٌع،

وفً الوقت نفسه ٌستطٌع أن ٌستفٌد من البحث فً النص الكامل

. OCR للوثٌقة بعد قراءتها آلٌاً باستخدام نظام

شهد العقد األخٌر من القرن العشرٌن تطورات كبٌرة فً مجال

واالتصاالت فً مجال اإلدارة، تطبٌقات تكنولوجٌا المعلومات

وبذلك أمكن تقنٌاً معالجة المعلومات المطلوبة ونقلها فً جمٌع

بٌئة من خالل أقسام المؤسسات الرسمٌة المتباعدة جغرافٌا

. استخدام الورقاللجوء الى دون إلكترونٌة بحتة

نجاح نظام األرشٌف الرقمً عدة شروط نوجز أهمها ٌتطلبو

: فٌما ٌلً

تحكم ٌ باألرشٌف الرقمً والذى حماٌة قوٌةنظام توافر .1

. ٌطرأ على الوثٌقة األصلٌة بأي تعدٌل

حفظ جمٌع المعلومات المتعلقة بالسٌاق، مثل عالقـة .2

الوثٌقة بالوثائق األخرى والجهة التً أنشأت الوثٌقة و

. التً أنشئت فٌها الوثٌقة الفعالٌة

الوثٌقة كالتنسٌقحفظ جمٌع المعلومات المتعلقة ببنٌة .3

وتسجٌل استخدام المصطلحات والشكل والوسـط

والجداول والهوامش والفصول واألجزاء والحقـول

. المتضمنة فً الوثٌقة والصور واألشكال

وهً حول الوثٌقـة Data ,,,, حفظ المعطٌات الوصفٌة .4

المعطٌات التً تبٌن كـٌفٌة تسـجٌل الوثٌقـة ونوعهـا

لفٌة الوثٌقة واألجزاء وموضوعها كما توضح خ

. تتضمن معلومات عن محتوى الوثٌقة والسالسل كما

الحفاظ على الوثٌقة نفسها بصورة مالئمة لالستخـدام .5

.عبر التطور التكنولوجً المتسارع

للمستفٌد الذي تتجه ًظن التىثيق الحذيثت حالياً إلً ًظن هتكاهلت تتيح

( الحرب العالمٌة الثانٌةإعالن مثال: ) ٌستفسر عن موضوع محدد

الخبر من ( لقراءة هذااالنترنت) شبكة المعلومات الدولٌةاستخدام

إلى التسجٌل الصوتً للخبر من اإلذاعة، ثم االستماع ،الصحف

كل ذلك أفالماً وثائقٌة تسجٌلٌة ألحداث بداٌة الحرب، ومشاهدة

ات الوثائق الرسمٌة الصادرة عن الحكومالى جانب امكانٌة تصفح

وتعتمد هذه النظم محركات بحث .التً دخلت الحرب فً بداٌتها

ذكٌة تبحث عن الكلمة المفتاحٌة ومرادفاتها، كما تقبل فً الوقت

طور العمل المتكاملة نظم ال دخلت. وقد نفسه أسئلة باللغة الطبٌعٌة

.فعلٌاً منذ عدة سنوات

http://www.fmoh.gov.sd/quality/index.php