1618-06 modul: dokumentumkészítés és -kezelés … · web viewtermészetesen nem várjuk el e...

MÓDSZERTANI SEGÉDANYAG

a Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában(modul száma: 1618-06)

modul pedagógiai megközelítéséhez

Készítette: Jakabné dr. Zubály Annaszakértő

2007.

Tartalomjegyzék

Tartalomjegyzék.................................................................................................................................2A módszertani segédanyag célja.........................................................................................................3I. A modul helye, kapcsolódási pontjai...............................................................................................5

1. A modul helye a szakmai képzésben........................................................................................52. A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába........................................................63. A vizsgált modul – szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása.....................................114. A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz..................................................................12

4.1. A vizsgált modul előzménye.............................................................................................124.2. A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában

.........................................................................................................................................134.3. A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában144.4. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban..........................154.5. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében........16

II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatásszervezési kérdései.......171. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei............................................................172. A modul kapcsolódási pontjai.................................................................................................19

2.1. A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába.....................................192.2. A tananyagegységek/tananyagelemek kapcsolódási pontjai............................................212.3. Tananyagelemek tanításának egymásra épülése...............................................................22

3. A vizsgált modul tananyagának elrendezése.........................................................................233.1. A modul tananyagrendezésének szempontjai...................................................................233.2. A modul tananyagának idő- és ütemterve – javaslat az Irodai asszisztens szakképesítés

órakeretével.....................................................................................................................25III. A vizsgált modul oktatás-módszertani kérdései.........................................................................26

1. A modul oktatásának célja......................................................................................................262. A modul oktatásának tananyagtartalma..................................................................................27

2.1. Dokumentumkészítés tananyagegység.............................................................................272.1.1. Belső ügyiratok készítése...............................................................................................312.1.2. Jegyzőkönyv készítése....................................................................................................442.1.3. Dokumentumkészítés a gyakorlatban.............................................................................472.2. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység...........................................................502.2.1. Táblázatkezelés..............................................................................................................502.2.2. Táblázatkezelés a gyakorlatban.....................................................................................502.2.3. Adatbázis-kezelés...........................................................................................................502.2.4. Adatbázis-kezelés a gyakorlatban..................................................................................502.3. Dokumentumkezelés tananyagegység..............................................................................502.4. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység – Ügyviteli szoftverkezelés...............50

IV. A vizsgafeladat...........................................................................................................................501. A vizsgafeladat (vizsgarész) leírása a szakmai és vizsgakövetelmény alapján......................50

1.1. A vizsgafeladat leírása......................................................................................................501.2. A vizsgafeladat megjelenítése a modultérképen...............................................................501.3. A vizsgafeladat elemeinek és a hozzá kapcsolódó kompetenciák megjelenítése tantár-

gyelemekhez rendelve.....................................................................................................502. Javaslat vizsgafeladatra...........................................................................................................50

2.1. A vizsgafeladat leírása......................................................................................................502.2. Javaslat vizsgafeladat értékelésére....................................................................................50

2

A módszertani segédanyag célja

3

A segédanyag célja, hogy a moduláris és kompetencia alapú szakképzési anyag szakmai és

vizsgakövetelményeinek, valamint központi programjainak értelmezéséhez, pedagógiai

feldolgozásához nyújtson segítséget egy modul, a 1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az

irodában modul bemutató elemzésével.

A módszertani anyag végigvezeti a pedagógust a modul helyének, kapcsolati rendszerének

bemutatásán, javaslatot ad az egyes elemek szakmai tartalmának meghatározásában, ill. oktatás-

módszertani kérdéseiben. Az elemzés segítséget kíván nyújtani a modul bemutatása kapcsán:

- a tanári munka hatékonyságának növeléséhez,

- az oktatók számára a modul értékrendjének közvetítéséhez,

- a modul tananyagegységekben, tananyagelemekben megjeleníthető szakmai tartalmának

meghatározásához,

- a tananyag feldolgozására szánt tanítási órák számának meghatározásához,

- a modul tananyagelemeiben megfogalmazott tananyag közvetítése során alkalmazható –

szakmaspecifikus és tanulócentrikus – módszerek kiválasztásához,

- az elméleti és gyakorlati tanórák eredményes megtartásához szükséges tárgyi eszközök

meghatározásához,

- a tanulók önálló vagy a tanár által irányított feladatainak összeállításához,

- a feladatok értékelési szempontjainak kialakításához,

- a tanári (esetleg tanulói) munkát segítő szakirodalom bemutatásához,

- a szakmai vizsga tartalmának, formájának, vizsgafeladatának, értékelésének áttekintéséhez,

- a modul kompetencia alapú minőségbiztosítási rendszerének kialakításához.

A modul szakmai tartalmának – l. feladatprofil, szakmai és tulajdonságkompetenciák,

vizsgafeladatok leírásának – értelmezése és elemzése közvetlenül a tananyag tervezéséhez, a

modul oktatási folyamatban történő ütemezéséhez, kapcsolódási pontjainak megkereséséhez

hasznosítható.

A csatolt táblázatok ennek szemléletes megjelenítését teszik lehetővé.

4

Az egyes tananyagegységek, tananyagelemek a szakmai és tulajdonságkompetenciák alapján

szakmai (tantárgyi) tananyagleírásokat mutatnak be. A módszertani segédanyag kiemeli az egyes

tananyagegységek oktatásának – szakmai és vizsgakövetelményen alapuló – célját, oktatás-

módszertani kérdéseit. Javaslatokat fogalmaz meg a személyi és tárgyi feltételekre vonatkozóan,

szakirodalmi ajánlásokat tesz a pedagógusok számára. A tananyagegységhez kapcsolódó feladatok

– külön fejezetben kiemelve a vizsgafeladatokat – feldolgozási javaslatok, az értékelési módok

csak ajánlások, ötletet kívánnak adni a pedagógus számára a szakmai tartalom feldolgozásához, a

feladatok értékeléséhez – különös tekintettel az ügyviteli szakterületre.

Külön kell hangsúlyozni, hogy a modul oktatása, értelmezése kapcsán kiemelten fontos a

modularitás és kompetencián alapuló ismeretközlés, azaz a pedagógus „tantárgyközi” szemlélete,

ill. a modulok, tananyagegységek, tananyagelemek kapcsolatát szem előtt tartó szemlélet és

gyakorlat követése. A vizsgált modult egy adott szakképesítés (l. Irodai asszisztens, Ügyviteli

titkár) teljes képzési rendszerében kell elhelyeznünk, amelynek során építünk a megszerzett

ismeretekre, és az oktatási folyamatban alkalmazzuk is a vizsgált modult megelőző - a modul

egészében vagy egyes elemeiben elsajátított - ismereteket (pl. gépírást az iratkészítés adat bevite-

léhez; a számítástechnikai alapismereteket a táblázatkezeléshez stb.).

5

I. A modul helye, kapcsolódási pontjai

1. A modul helye a szakmai képzésben

A 1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában megnevezésű modul az alábbi

szakképesítések szakmai és vizsgakövetelményeinek része, ily módon alapmodulnak is

tekintendő. Ebből következően olyan feltételrendszert tartalmaz, amely az ügyviteli szakmai

terület és szakképesítés egészére jellemző követelményeket (l. szakmai és vizsgakövetelmények)

jelenít meg.

Irodai asszisztens (a. sz.: 33 346 01 1000 00 00)

Gépíró (a. sz.: 33 346 01 0100 31 01) rész-szakképesítés

Gépíró és szövegszerkesztő (a. sz.: 33 346 01 0100 31 02) rész-szakképesítés

Beszédleíró gyorsíró (a. sz.: 33 346 01 0001 52 01) ráépülés

Jegyzőkönyvvezető (a. sz.: 33 346 01 0001 52 02) ráépülés

Ügyviteli titkár (a. sz.: 54 346 01)

Idegen nyelvi titkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 01) elágazás

Iskolatitkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 02) elágazás

Ügyintéző titkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 03) elágazás

A pedagógiai gyakorlat egyik legfőbb feladata az oktatási folyamat megtervezése mind a szakmai

modul, a tananyagegység, ill. a tananyagelemek szintjén, mind pedig az egyes tanítási órák

tekintetében. A tanítási órák szintjén lezajló, ún. interaktív kapcsolat tanár és tanuló között, azaz a

tanítási-tanulási folyamat eredményessége nagyban függ a pedagógus tervező munkájától.

A pedagógiai munka minden elemének és a tanítási-tanulási folyamatban részt vevők

(tanár/tanuló) tevékenységének ellenőrzése és értékelése segít a pedagógiai munka

hatékonyságának, eredményességének növelésében.

A továbbiakban a tanulmány e három szempont – tervezés, tanítási-tanulási gyakorlat, ellenőrzés-

értékelés – figyelembevételével kíván segítséget adni a 1618-06 Dokumentumkészítés és -kezelés

az irodában megnevezésű modul szakmai, pedagógiai és módszertani feldolgozásában,

értelmezésében. A megállapítások javaslat értékűek, természetesen az adott modult oktató

pedagógus bármilyen – szakmailag, pedagógiailag, módszertanilag megalapozott – eljárással élhet

a minél sikeresebb, eredményesebb oktatás-nevelés, szakképzés érdekében.

6

2. A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába

A gyakorlati pedagógiai munka egyik legnehezebb és egyben legfelelősségteljesebb feladata az

oktatási folyamat, a pedagógus számára pedig az általa tanított tantárgy (l. modul) oktatási, azaz

tanulási-tanítási folyamatának megtervezése. Az oktatási folyamat eredményességének alapvető

feltétele a határozott és következetes elvek szerinti folyamattervezés, melynek során valamilyen

rendszer kialakítására célszerű törekedni. A folyamattervezésnek többféle rendszerképző elve

lehet (általában több elv érvényesül), amelynek egyik első lépése: a tantárgyi szerkezet és – a

pedagógus szempontjából – a tananyagstruktúra kialakítása, ami egyben a tananyagtervezést is

jelenti. Természetesen a kétfajta struktúra szoros összefüggésben van, hiszen az egyes tantárgyak

(modulok) a tantárgystruktúra részei, ezért a tananyag struktúrájának kialakítása, a tananyag

tervezése során az előzmények, a ráépülési lehetőségek, ill. a párhuzamos oktathatóság

tekintetében figyelembe kell venni az adott modul, továbbá a tananyagegységek és

tananyagelemek helyét, illeszkedését a teljes struktúrában. Ez annál is inkább fontos kérdés, mert

a moduláris szakképzési struktúra és a kompetencia alapú szakmai tartalom változása, részben

megújulása következtében új szemléletmód kialakítására van szükség a tantárgyi struktúra

kialakítása, a tananyag-tervezés, az oktatási folyamat megszervezése, alkalmazott oktatási

módszerek, eljárások stb. tekintetében.

A modulok oktatási folyamattá szervezése, a tantárgy- és a tananyagstruktúra kialakítása, ill. a

tananyagtervezés az eredményes oktatás egyik sarkalatos és igen fontos kérdése, amely szervesen

illeszkedik az adott szakképesítés teljes oktatási folyamatának rendszerébe. Egyrészt így lehet

elősegíteni a tananyag, a szakmai ismeretek elsajátításának, a különböző szakmai és

tulajdonságkompetenciák kialakításának egyensúlyát, harmóniáját, illetve megelőzni az

egyoldalú, aránytalan tervezést és oktatást, s annak káros következményeit. Másrészt ezzel

alapozható meg leginkább az a gyakorlatorientált szakmai igény, hogy a folyamat, ezen belül

annak egyes részei (l. modulok–tananyagegységek–tananyagelemek) és annak tartalma egymással

szerves egységben legyenek, egymáshoz kapcsolódjanak, s ily módon a tanuló teljes képet

kaphasson – elméleti és gyakorlati ismereteket szerezzen, megfelelő kompetenciákat sajátítson el

– az adott szakmára vonatkozóan.

Mivel a módszertani útmutató egyetlen modul pedagógiai bemutatására szolgál, a továbbiakban

elsősorban a pedagógus tananyagtervezésre irányuló gyakorlati munkáját segítő javaslatokkal

kíván élni, ami nyilvánvalóan felhasználható – a fentebb említett szoros összefüggések kapcsán –

szélesebb körben, pl. egy adott szakképzés tantárgyi struktúrájának kialakítása folyamatában is.

7

A tananyagtervezés a szakmai anyag olyan komplex megközelítését igényli, amelynek során a

szakmai ismeretek és készségek (l. szakmai kompetenciák), valamint a tulajdonságkompetenciák

kialakítására, fejlesztésére irányuló törekvéseink – a célok és tartalmak (l. követelmények),

valamint a tanulók belső, egyéni fejlődése tekintetében – összhangban állnak. Ennek a

követelménynek több, egymással szoros összeköttetésben álló eleme van, melynek ismerete

(értelmezése) elengedhetetlen a tananyagtervezést illetően.

Ezek az elemek:

- a feladatprofil,

- a tulajdonságprofil, amely tartalmazza

- a szakmai kompetenciákat, azaz a szakmai ismereteket és készségeket, valamint

- a személyes, társas és módszerkompetenciákat.

A fogalmak értelmezése:

a) A feladatprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkaerő szakmai

munkatevékenységének feladatait jeleníti meg. A Dokumentumkészítés és –kezelés az

irodában c. modul feladatprofilja azt a tevékenységlistát tartalmazza, amelyet az Irodai

asszisztens vagy az Ügyviteli titkár – bármely elágazású – szakképesítéssel rendelkező

dolgozónak a munkakörében – a munkaerő-piaci tapasztalatoknak megfelelően, várhatóan

– el kell végeznie.

b) A tulajdonságprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkafeladatainak elvégzésére

való alkalmasságát foglalja össze, amely jelenti egyrészt a szakmai tudást és a feladat

végzéséhez szükséges készségeket és képességeket, valamint az adott munkafeladat

végzése során tanúsított, ill. elvárt cselekvési, viselkedési, magatartásbeli jellemvonásokat,

a munkavégzés módjára, társas kapcsolataira, valamint a személyiségjegyekre

vonatkozóan

(l. módszer-, társas és személyes kompetenciák).

c) A szakmai ismeretek és készségek természetesen a munkatevékenység szakszerű

ellátásához szükséges elméleti és gyakorlati tudnivalókat, tárgyi ismereteket –

hagyományos tantervi rendszerben gondolkodva tananyagot – írja le, megjelölve az

ismeretelsajátítás típusát (l. A-B-C-D-E), ill. a kialakítandó és fejlesztendő készség (l. 1-5)

szintjét.

A tervezési folyamat előzményeként fontos a modul elhelyezkedését látni az érintett

szakképesítés(ek) egész szerkezetében, illetőleg meghatározni a konkrét modul kapcsolódását a

8

többi modulhoz. (Terjedelmi okok miatt a szakképesítések szerkezetét csak a modulok és

tananyagegységek szintjén lehetséges áttekinteni. L. 1-2. sz. táblázat.)

9

Az Irodai asszisztens szakképesítés

követelménymoduljai és tananyagegységei1

Modul neve, javasolt óraszáma

TananyagegységNeve óraszám

Gépírás és iratkészítés(255 óra)

Gépírás és iratkészítés 172Számítástechnikai alkalmazások 75Ügyviteli eszközök 8

Dokumentumkészítés és –kezelés (255 óra)

Dokumentumkezelés 26Számítástechnikai alkalmazások 148Dokumentumkészítés 81

A munkahelyi kapcsolattartás(255 óra)

A kommunikáció alapismeretei 89Hivatali kommunikáció 34A nyelvi kifejezés eszközei 84Személyiségfejlesztés 48

Elektronikus szövegfeldolgozás(255 óra)

Elektronikus írástechnika 18A szövegfeldolgozás elektronikus módja 67

Elektronikus levelezés 62Elektronikus írástechnika gyak. 108

Elektronikus információkezelés(340 óra)

Iroda és információ 36Információs folyamatok az irodában 167

Információ- és adathasználat 118Elektronikus információcsere 19

Hivatali gazdálkodás és üzleti protokoll (340 óra)

Gazdasági és jogi alapismeretek 164Hivatalai protokoll 108A számítástechnika alkalmazása a hivatali protokollban 68

1. táblázat

1 A ráépülések moduljai, tananyagegységei nélkül

Az Ügyviteli titkár szakképesítések

követelménymoduljai és tananyagegységei

Modul neve, javasolt óraszáma

Tananyagegységneve óraszám

Gépírás és iratkészítés(366 óra)

Gépírás és iratkészítés 244Számítástechnikai alkalmazások 110Ügyviteli eszközök 12

Dokumentumkészítés és –kezelés (350 óra)

Dokumentumkezelés 24Számítástechnikai alkalmazások 228Dokumentumkészítés 98

Titkári ügyintézés(376 óra)

Gazdasági-vállalkozási ügyintézés 192Titkári feladatvégzés 160Iratfogalmazás 24

Rendezvény-szervezés és PRa hivatali gyakorlatban(376 óra)

Kommunikáció 96

Rendezvényszervezés 172

Titkári ügyintézés idegen nyelv(476 óra)

Idegen nyelvű levelezés 204

Szakmai kommunikáció idegen nyelven 272

Iskolatitkári ügyintézés, szervezés(476 óra)

Tanügyigazgatás 132Intézményi minőségirányítás 78Személyi titkári feladatok 84Iskolatitkári ügyintézés 54Iskolatitkári szervezés 128

Személyi titkári és irodai ügyintézés(476 óra)

Munkaügy 102Szervezés 180Minőségirányítási folyamatkezelés 194

2. táblázat

10

A fenti táblázat jól mutatja a két szakképesítés-csoport közös moduljait és tananyagegységeit. Az

összehasonlító elemzés azt is jelzi, hogy a közös modulok és az egyes tananyagegységek

óraszámai – a modularitás elve alapján aligha indokolható módon – eltérőek. Ezt a tényt a

tantárgystruktúra kialakítása és a tananyag rendezése során figyelembe kell venni, pl. rugalmas

óraszám-átcsoportosításokkal, ill. a szabad órakeret terhére történő kiegészítéssel. (A

tananyagelemek eltérő óraszámára vonatkozó javaslatot l. később.)

Az Irodai asszisztens szakképesítés alapmoduljainak és tananyagegységeinek alacsonyabb

óraszáma ugyanakkor nem befolyásolja hátrányosan sem a szakmai és vizsgakövetelmények

teljesülését, sem pedig – a szakmai követelményeket komplexitásukban tekintve – a

szakképesítéstől elvárt, munkaterülethez kapcsolódó követelmények teljesülését. Ez utóbbit

ugyanis nagymértékben erősítik más modulok (pl. Elektronikus szövegfeldolgozás vagy

Elektronikus információkezelés), ill. tananyagegységek, tananyagelemek követelményei.

A tantárgyi struktúra kialakításának és a tananyag rendezésének alapvető kérdése, hogy milyen

szakmai és pedagógiai szempontok szerint történjen a szakmai tartalom strukturálása, ill. a

tantárgyi keretek meghatározása. Több érv is szólhat amellett, hogy a hagyományos tantárgyi

kereteken túl a tananyag különböző formájú és mélységű integrációját valósítsuk meg.

Ez jelentheti a modulok, a feladat- és tulajdonságprofil, a tananyagegységek és a tananyagelemek

közötti kapcsolatteremtésnek mind tartalmi, mind pedagógiai, módszertani és szemléletbeli

vonatkozásait.

A tantárgyi struktúra és a tananyagrendezés alapos átgondolásával tetemes idő szabadítható fel

azáltal, hogy a fölösleges ismétlések, átfedések elkerülhetők, a már megtanult, elsajátított

ismeretek felelevenítésük során elmélyíthetők, ill. az adott tanítási anyag, a gyakorlati ismeretek

elsajátítása, a szakmai és egyéb kompetenciák, valamint a készségek kialakítása egy

folyamatrendszerben valósíthatók meg.

A tananyag tanításának folyamattá történő tervezésekor és tanításakor törekedni kell a modulok, a

tananyagegységek, ill. tananyagelemek közötti kapcsolat megteremtésére. Ez azt jelenti, hogy az

egyes modulok, tananyagegységek, tananyagelemek tervezésekor szükséges egyeztetni

intézményi szinten, munkaközösségek, évfolyamokon oktató kollégák között a szakmai

programokat, így még a tervezés fázisában lehetőség van arra, hogy a különböző

tananyagegységek, tananyagelemek között a fölösleges átfedéseket kiküszöböljük.

11

Ez a kapcsolat lényegében nemcsak az átfedések elkerülésére szolgálhat, de segítheti más

tananyagelem tanulása során a tanultak új szempontú megerősítését is. Az ilyen jellegű

koordináció kérdései jó szervezéssel, az érintett órák megfelelő egymás mellé helyezésével,

illetőleg az előzmények és ráépülések figyelembevételével sikeresen megoldhatók. Ilyen

párhuzamos menetrendű, szinkron tanterveket természetesen csak akkor lehet és érdemes

készíteni, ha a haladás tempóját és sorrendjét illetően nincs az intézményre, pedagógusokra

ráerőltetett szigorú kényszer, az oktatásszervezés felelős vezetői teret adnak a szakmai

munkaközösség véleményének, javaslatainak, s az intézmény oktatói között jó a szakmai és

pedagógiai együttműködés.

Az ügyviteli szakmai területen pl. elengedhetetlen a jó kapcsolat, az egymást segítő

együttműködés az ügyviteli (gyors- és gépírás) és informatika szakos pedagógus között. A két

szakmai rész megosztása többféle módon történhet, ami természetesen függ az intézményben

rendelkezésre álló személyi feltételektől, az óraterhelésektől, a pedagógiai kompetenciáktól, s

olykor az új ismeretek, megoldások, módszertani eljárások iránti pedagógiai nyitottságtól, a

szakmai fejlődés igényétől stb. A moduláris és kompetencia alapú szakképesítésekben ugyanis

több olyan modult, tananyagegységet, tananyagelemet, illetőleg szakmai tartalmat találunk, amely

a korábbi évek gyakorlatához képest tartalmában, pedagógiai módszereiben, szervezési

kérdésekben stb. újszerűek, hiszen a tartalmi megújulást a gyakorlatorientált képzés iránti igény

indokolja. Ezt mutatja a modulszerkezet, amely olykor több – a hagyományos struktúrában

gondolkozva – tantárgy szakmai ismeretköreit is összefogja. Tipikusan ilyen pl. a 1618-06

Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában modul, amelynek szakmai tartalma korábban az

Ügyviteli ismeretek, az Informatikai/Számítástechnikai ismeretek és a Levelezési ismeretek

tantárgyak körébe tartozott.

A továbbiakban érdemes áttekinteni a két alapvető ügyviteli szakképesítés kapcsolódó moduljait,

a két érintett szakképesítés szakmai és vizsgakövetelményeiben megjelenített feladat- és

tulajdonságprofil alapján (l. 3-8. táblázat).

12

3. A vizsgált modul – szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása

1618-06 Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában

FeladatprofilTulajdonságprofil

VizsgaleírásSzakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok

Kezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint.

Dokumentálja az iratkezelési folyamatot.

Kimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításra.

Iratkezeléshez szükséges eszközöket kezel.

Hatáskörének megfelelően leltároz.

Közreműködik az iratanyagok selejtezésében.

Elkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető).

Kimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmal.

Adatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez.

B A dokumentumok főbb típusai, jellemzői

A A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai

B A biztonságos adathasználat szabályai

A A szervezet belső iratai (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető)

B A dokumentumok rendszerezésének követelményei

A A dokumentumok rendszerezésének szabályai

A A dokumentumok kezelésének folyamata

A A dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan

2 ECDL 1. m. IT alapismeretek

2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek

2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés

2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés2 ECDL 5. m. Adatbázis-

kezelés2 ECDL 7. m. Információ és

kommunikáció3 Az ügyviteli szoftverek

használata (pl. iktatóprogram, határidőnapló, névjegy)

4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)

5 Komplex eszközhasználati képességek, készségek

Személyes kompetenciák:- látás- pontosság- mozgáskoordináci

ó (testi ügyesség)

Társas kompetenciák:- irányíthatóság

Módszerkompetenciák:- ismeretek

helyénvaló alkalmazása- figyelem-

összpontosítás- kontroll

(ellenőrzőképesség)- rendszerező-

képesség

A hozzárendelt 1. vizsgafeladat:

Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon beillesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből, kinyomtatva.

Írásbeli

Időtartama: 120 perc

A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100%

3. táblázat

13

4. A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz

4.1. A vizsgált modul előzménye2

1617-06 Gépírás és iratkészítés modul

FeladatprofilTulajdonságprofil Vizsgaleírás

Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok

Adatbeviteli feladatot végez

A bevitt szöveget megformázza.

Levelet formáz a hivatali élet elvárásai szerint.

Ellenőrzi az általa használt eszközök, berendezések működőképességét.

A berendezések működésképtelensége esetén jelenti a hibaelhárítási igényt.

Kezeli a számítógépet és tartozékait.

Irodatechnikai eszközöket kezel.

Az irodatechnikai eszközökhöz kellékanyagokat biztosít.

Tisztán tartja a munkaterületét, munkaeszközeit.

B Az elektronikus adatrögzítés szabályai (tízujjas vakírás)

A A hivatalos iratok, levelek fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni)

A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái

2 ECDL 1. m. IT alapismeretek2 ECDL 2. m. Operációs

rendszerek2 ECDL 3. m.

Szövegszerkesztés2 ECDL 7. m. Információ és

kommunikáció4 Gépírás tízujjas vakírással

(150 leütés/perc)5 Komplex eszközhasználati

képességek, készségek

Személyes kompetenciák:- látás- pontosság- mozgáskoordináci

ó (testi ügyesség)

Társas kompetenciák:- irányíthatóság

Módszerkompetenciák:- intenzív

munkavégzés- ismeretek

helyénvaló alkalmazása- figyelem-

összpontosítás- kontroll

(ellenőrzőképesség)


Hivatalos levél készítése a megadott levelezési sablon vagy a tanult szövegszerkesztő program alkalmazásával, a nyomtatott formában rendelkezésére bocsátott kb. 1500 karakter terjedelmű szöveg begépelésével, a hivatalos életben elvárt formában.

Írásbeli



4. táblázat

2 A modul része az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítésnek

14

4.2. A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában

1612-06 Elektronikus szövegfeldolgozás modul



Adatbeviteli feladatot végez az írástechnika magasabb szintjén.

Kéziratról, javított, felülírt dokumentumot helyesbítve, módosítva másol.

Hallás, diktálás utáni szöveget ír az írástechnika magasabb szintjén.

Irat- és dokumentumszerkesztést végez.

Iratsablont szerkeszt. Belső szervezeti

ügyiratot készít sablon alapján.

Külső iratot szerkeszt utasítások szerint.

Körlevelet szerkeszt utasítások szerint.

Nyomtatványt, űrlapot tölt ki számítógéppel.

Elektronikus postai előkészítést végez.

Elektronikus levelezést végez utasítások szerint.

A A helyes és biztonságos elektronikus írás szabályai a magasabb szintű írástechnika szintjén

A A kéziratról, javított, felülírt dokumentum szerkesztésének előírásai

A A hallás utáni írás technikájaC A számok, írásjelek, speciális

karakterek gépírási és helyesírási kérdései

B Az iratsablon szerkesztésének elemei

B Az irat- és dokumentumszerkesztés írástechnikai, nyelvi és formai szabályai

(nyomtatott vagy javított kéziratról másolt, illetőleg hallás után írott

dokumentumok esetén)B A számítógépes nyomtatvány,

űrlap, sablon szerkesztéseA A körlevélkészítés elemei,

technikájaB Az elektronikus címzés és etikett

készítésének gyakorlataA Az elektronikus levelezés

technikája és szabályaiB Az elektronikus levelezés protokoll

szabályai

2 ECDL 1. m. IT alapismeretek2 ECDL 2. m. Operációs

rendszerek2 ECDL 3. m.

Szövegszerkesztés2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés2 ECDL 5. m. Adatbázis-

kezelés2 ECDL 7. m. Információ és

kommunikáció5 Olvasott köznyelvi szöveg

megértése4 Köznyelvi szöveg hallás

utáni megértése3 Olvasott szakmai szöveg

megértése4 Gépírás tízujjas vakírással

(150 leütés/perc)4 Látás, hallás és ujjmozgás

összehangolása5 Beszédészlelés és írás

összehangolása5 Komplex eszközhasználati

képességek, készségek4 Információforrások kezelése

Személyes kompetenciák:- Látás- hallás- pontosság- monotóniatűrés- megbízhatóság

Társas kompetenciák:- irányíthatóság- nyelvhelyesség- közérthetőség


helyénvaló alkalmazása- intenzív

munkavégzés- kontroll

(ellenőrzőképesség)- figyelem-

összpontosítás- módszeres

munkavégzés- rendszerezőképessé

g

A hozzárendelt 1. vizsgafeladat:Körlevél készítése 6-8 meghatározott címzett részére, egy kb. 1000-1200 leütés terjedelmű kéziratos vagy javított, felülírt levélszöveg gépelésével a hivatali élet szabályainak megfelelő irat megformázásával.

gyakorlati



15

5. táblázat

16

4.3. A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában

1619-06 Titkári ügyintézés modul –Iratfogalmazás tananyagegysége (1619-06/3.0) – Önálló iratfogalmazás alapismeretei tananyagelem



Hivatalos levelezést végez feladatkörében önállóan (papíralapú/elektronikus levél).

Belső ügyiratot készít feljebbvalójának szakmai irányítással.

Belső ügyiratot készít feladatkörébe tartozó területeken önállóan.

A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni)


A A szervezet külső iratainak típusai

B A dokumentumok főbb típusai, jellemzői

A A szervezet belső iratainak típusai

1 Elemi szintű számítógép-használat2 ECDL 1. m. IT alapismeretek2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés2 ECDL 7. m.

Információs kommunikáció

4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc

Személyes kompetenciák:- Látás- pontosság

Társas kompetenciák:- fogalmazókészség- közérthetőség


helyénvaló alkalmazása

A hozzárendelt 2. vizsgafeladat:Vállalati külső vagy belső ügyirat készítése önálló megfogalmazással az ügyirat tárgyához kapcsolódó adatok alapján.

Gyakorlati 1619-06 Titkári ügyintézés modul – Titkári feladatvégzés (1619-06/2.0) – Hivatali protokoll tananyagelem

17






Hivatalos kapcsolatokat koordinál a külső és belső partnerekkel szakmai irányítással.

A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni)


B A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályaiA A dokumentumok főbb

típusai, jellemzőiA A szervezet belső iratainak

típusaiA A szervezet külső iratainak

típusaiA Az etikett és a protokoll

szabályai az üzleti életben

3 Szakmai nyelvű hallott szöveg megértése

4 Szakmai nyelvű beszédkészség

4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)

3 Olvasott szakmai szöveg megértése

3 Szakmai nyelvi íráskészség, fogalmazás írásban

2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés

Személyes kompetenciák:- megbízhatóság

Társas kompetenciák:- kapcsolatteremtő

készség- közérthetőség - fogalmazókészség


helyénvaló alkalmazása

6. táblázat

18

4.4. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban

Előzmény1617-06 Gépírás és iratkészítés alapmodul Vizsgált modul

További ráépülés1612-06 Elektronikus

szövegfeldolgozás modul1619-06 Titkári ügyintézés

modulKezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint.

Elektronikus levelezést végez utasítások szerint.

Dokumentálja az iratkezelési folyamatot.Kimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításra.

Elektronikus postai előkészítést végez.

Ellenőrzi az általa használt eszközök, berendezések működőképességét.

Kezeli a számítógépet és tartozékait.

Irodatechnikai eszközöket kezel.

Iratkezeléshez szükséges eszközöket kezel.

Hatáskörének megfelelően leltároz.

Közreműködik az iratanyagok selejtezésében.

Levelet formáz a hivatali élet elvárásai szerint.

Elkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető).

Irat- és dokumentumszerkesztést végez

Iratsablont szerkeszt. Belső szervezeti

ügyiratot készít sablon alapján. Külső iratot szerkeszt

utasítások szerint. Körlevelet szerkeszt

utasítások szerint. Nyomtatványt, űrlapot

tölt ki számítógéppel.




Kimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmal.Adatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez.

7. táblázat

19

4.5. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében

Előzmény1617-06 Gépírás és iratkészítés

alapmodulVizsgált modul

További ráépülés1612-06 Elektronikus

szövegfeldolgozás modul1619-06 Titkári ügyintézés

modulA dokumentumok főbb típusai, jellemzői A dokumentumok

főbb típusai, jellemzői

A hivatalos iratok,

levelek fajtái, jellemzői (írott, javított,

kézirat, hallás utáni)

A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének

szabályai

Az irat- és

dokumentumszerkesztés írástechnikai,

nyelvi és formai szabályai (nyomtatott vagy

javított kéziratról másolt, illetőleg hallás

után írott dokumentumok esetén)

A

dokumentumszerkesztés elemei,

készítésének szabályai

A hivatalos iratok

fajtái, jellemzői (írott, javított,

kézirat, hallás utáni)

A biztonságos adathasználat szabályai

Az iratkészítés

szabályai, jellegzetes formái

A szervezet belső iratai (pl. jegyzőkönyv,

feljegyzés, emlékeztető)

Az iratsablon szerkesztésének

elemei

Az iratkészítés

szabályai, jellegzetes formái

A szervezet belső

iratainak típusai

A szervezet külső

iratainak típusai

A dokumentumok rendszerezésének

követelményei

A dokumentumok rendszerezésének szabályai

A dokumentumok kezelésének folyamata

A dokumentumkezelés hagyományosan és

elektronikusan

20

8. táblázat

21

II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatásszervezési kérdései

1. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei

A Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában c. modul gyakorlatorientált, alkalmazásos

jellegű tananyagegységet, ill. tananyagelemeket, azon belül szakmai ismereteket tartalmaz,

amelyek mindegyike valamilyen konkrét gyakorlati célt, szakmai és tulajdonságkompetenciák,

speciális képességek kialakítását kívánja elérni. A szakmai ismeretek elsajátításának, illetőleg a

képességek, készségek kialakításának szintjét némileg befolyásolja, ill. meghatározza a

tananyagelem és a szakmai ismeretek elsajátítására, a készségek, képességek kialakítására

szolgáló óraszámok mennyisége és – részben – elméleti, gyakorlati, ill. elméletigényes gyakorlati

jellege.

Tananyagegység Tananyagelem3

Javasolt óraszámHozzárendelt

vizsgafeladatIrodai

asszisztens

szakképesítésben

Ügyviteli titkár

szakképesítésben

Dokumentumkezelés Dokumentumkezelési ismeretek

26 (elm.) 24 (elm.) Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon beillesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből, kinyomtatva

Írásbeli



Számítástechnikai

alkalmazások

Ügyviteli szoftverkezelés

22 (gyak.) 66 (gyak.)

Táblázatkezelés 27 (elm.) 30 (e.gyak.)

Adatbázis-kezelés 27 (elm.) 30 (elm.)

Táblázatkezelés a gyakorlatban

36 (gyak.) 52 (gyak.)

Adatbázis-kezelés a gyakorlatban

36 (gyak.) 50 (gyak.)

Dokumentumkészítés

A belső ügyiratok készítése

18 (e.gyak.) 24 (elm)

Dokumentumkészítés a gyakorlatban

36 (gyak.) 50 (gyak.)

A jegyzőkönyv készítése 27 (elm.) 24 (elm.)

3 A központi programban a tananyagelemek sorszáma és a tananyagelemek sorrendje a két érintett szakképesítésben eltérő!

22

9. táblázat

23

A két szakképesítés között a tananyagelemek óraszámában meglévő különbségek rugalmasan

áthidalhatók – a tananyagegységek közötti és a tananyagegységen belüli - szakmai ismeretek

szoros egymásra és egymás mellé rendezésével, valamint az elmélet és gyakorlat egymást

feltételező, kiegészítő tananyagtervezéssel és megfelelő oktatásszervezéssel.

A szakmai vizsga tartalma részben vagy egészben lefedi a modulban megjelenített, ill.

tananyagegységekhez/tananyagelemekhez rendelt szakmai tartalmat. A vizsgafeladat jellege és a

szakmai vizsga formája (l. komplex, gyakorlati, interaktív, írásbeli, szóbeli tevékenység) az adott

szakképesítés(ek) feladatprofiljában megjelölt munkaköri tevékenységhez kapcsolódik vagy

pontosan azt modellezi.

A szakmai és a különböző tulajdonságkompetenciák kialakításának hatékonysága, valamint a

szakmai vizsgafeladatok eredményes teljesítése érdekében itt sem kerülhető meg az egyes

tananyagelemek előzményeinek, illetőleg további kapcsolódási pontjainak megkeresése, elemzése.

Különösen hasznos lehet ez az iskolarendszerű képzés hagyományos tantárgyi struktúrájában

gondolkodva, hiszen – amint ezt feljebb is láttuk – az egyes modulok több hagyományos tantárgy

ismeretanyagát együttesen tartalmazzák. Ebből következően a vizsgafeladat is több szakmai

ismeretkör (tantárgy) követelményeit fedi le.

24

2. A modul kapcsolódási pontjai

2.1. A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában (255 óra)

Tananyag-egység Tananyagelem4 Szakmai tartalom Elhelyezése a tanítás folyamatában

1.0

Dok

umen

tum

-kez

elés

1.1.Dokumentumkezelési ismeretek

Az iratkezelés fogalma, célja, rendeltetése, szabályai; rendszere, szervezetei, felügyelete; folyamata, munkaműveletei.Az iktatás fajtái; gyakorlatának hagyományos és elektronikus módja. Az iratokkal kapcsolatos postázási feladatok (postabontás, postai előkészítés, postakönyv stb.)Az irattározás.A selejtezési eljárás és gyakorlataTitkos, minősített ügyiratok kezelése Szigorú számadású nyomtatványok kezelése.

Előzmény: ajánlott a Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretek tárgykörben (l. 1617-06/1.3. Iratkészítési alapismeretek

Hivatali levelezésÜzleti levelezés

Párhuzamosság: ajánlott, de nem szükségszerű a 3.1/1617-06 Ügyviteli eszközök tananyagelem

Ráépülés: 2.1/1618-06 Ügyviteli szoftverkezelés

2.0

Szám

ítást

echn

ikai

alk

alm

azás

ok

2.1Ügyviteli szoftverkezelés

Az ügyviteli szoftver "tudásától"; dokumentumkezelő és archiváló funkcióitól függően

Előzmény: 1.1/1618-06 Dokumentumkezelési ismeretek, valamint a Gépírás és iratkészítés teljes modulja; továbbá célszerű a 2.0/1618-06 Számítástechnikai alkalmazások modul további 4 tananyageleme is.

2.2.Táblázatkezelés

Táblázat megtervezése, létrehozása, módosítása, egyszerűbb műveletek elvégzése, diagram készítése. Standard matematikai és logikai függvények alkalmazása, képletek használata.

Előzmény: 2.0/1617.06 Számítástechnikai alkalmazások teljes moduljaPárhuzamosság: 2.4/1618-06 Táblázatkezelés a gyakorlatbanRáépülés: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés

2.3.Adatbázis-kezelés

Legfontosabb fogalmak ismerete. Használat: táblák, lekérdezések, jelentések létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumentum készítése. A táblák közötti kapcsolatok definiálása, az adatbázis adatainak lekérdezése, módosítása.

Előzmény: 2.2/1618.06 Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkezelés a gyakorlatbanPárhuzamosság: 2.5/1618-06 Adatbázis-kezelés a gyakorlatbanRáépülés: pl. 3.1/1612-06 A körlevélkészítés alapismeretei és 3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill.2.4/1619-06 Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli titkár)

2.4.Táblázatkezelés a gyakorlatban

Gyakorlati feladatokban táblázat megtervezése, létrehozása, módosítása, egyszerűbb műveletek elvégzése, diagram készítése. Standard matematikai és logikai függvények alkalmazása, képletek használata.

Előzmény: 2.0/1617.06 Számítástechnikai alkalmazások teljes moduljaPárhuzamosság: 2.2/1618-06 Táblázatkezelés Ráépülés: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés

4 A tananyagelemek sorszámozása eltérő az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítés központi programjában.25

2.5.Adatbázis-kezelés a gyakorlatban

Gyakorlati feladatokban táblák, lekérdezések, jelentések létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumentum készítése. A táblák közötti kapcsolatok, az adatbázis adatainak lekérdezése, módosítása.

Előzmény: 2.2/1618.06 Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkezelés a gyakorlatbanPárhuzamosság: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelésRáépülés: pl. 3.1/1612-06 A körlevélkészítés alapismeretei és 3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill.2.4/1619-06 Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli titkár)

3.0

Dok

umen

tum

-kés

zíté

s

3.1.Belső ügyiratok készítése

A szervezeten belüli kapcsolattartás írásbeli formái, gyakoribb egyszerű iratai: emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél, utasítás, értesítés, beszámoló, engedélyezés, utasítás, igazolás stb., valamint ezek tartalmi, nyelvi, formai jellemzői; funkciójuk a szervezet kommunikációjának életében.

Előzmény: a 1617-06 Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre

1.3. Iratkészítési alapismeretek1.4. Hivatali levelezés1.5. Üzleti levelezés

Párhuzamosság: 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a gyakorlatbanRáépülés: 2.2/1612-06 Az általánosan használt egyszerű ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/1612-06 Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok

3.2.Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban

A szervezeten belüli kapcsolattartás iratai: emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél, utasítás, értesítés, engedélyezés, utasítás stb. Ezek jellemzői, tartalmi és formai kivitelezése.

Különös hangsúlyt kell helyezni arra, hogy a belső ügyiratokat milyen módon készítik a tanulók: minta után, séma alapján (l. a szövegszerkesztő beépített sablonjait is).

Kapjon szerepet a belső ügyiratok továbbításának módja is - különös tekintettel az elektronikus kapcsolatra; valamint a belső ügyiratok kezelésének szabályai is.

Előzmény: a 1617-06 Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre

1.3. Iratkészítési alapismeretek1.4. Hivatali levelezés1.5. Üzleti levelezés

továbbá a 2.4.1617-06 Információ és kommunikáció tananyagelemPárhuzamosság: 3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése és3.3/1618-06 Jegyzőkönyv készítése tananyagelemRáépülés: 2.2/1612-06 Az általánosan használt egyszerű ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/1612-06 Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok

3.3.Jegyzőkönyv készítése Jegyzőkönyv fajtái, készítésének tartalmi, nyelvi és formai

sajátosságai.

Előzmény: 3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése és 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban (részben)Párhuzamosság: 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban (részben)Ráépülés: szükségszerűen nincs

10. táblázat

26

2.2. A tananyagegységek/tananyagelemek kapcsolódási pontjai5

11.

táblázat

5 A kapcsolódási pontok alapja a szakmai tartalom.

Előzmény

Gépírás és iratkészítés alapmodul tananyagegységei/tananyagelemei

Vizsgált modul

tananyagegységei/tananyagelemei

További ráépülés

1612-06 Elektronikus szövegfeldolgozás modul


1619-06 Titkári ügyintézés modul


Dokumentumkezelés Dokumentumke

zelési ismeretekSzámítástechnikai alkalmazások Számítástechn

ikai alapismeretek Szövegszerkes

ztés Információ és

kommunikáció Szövegszerkes

ztés a gyakorlatban

Számítástechnikai alkalmazások Ügyviteli

szoftverkezelés Táblázatkezelés Adatbázis-

kezelés Táblázatkezelés

a gyakorlatban Adatbázis-kezelés

a gyakorlatban

Elektronikus levelezés A körlevélkészítés

alapismeretei A körlevélkészítés

gyakorlata Az elektronikus levelezés

ismeretei Az elektronikus levelezés

gyakorlata

Titkári feladatvégzés Hivatali

protokoll Ügyfélszolgálati

alapismeretek

Gépírás és iratkészítés Tízujjas

vakírás Irodai gépírás Hivatalos

levelezés Üzleti levelezés

Dokumentumkészítés A belső

ügyiratok készítése Dokumentumké

szítés a gyakorlatban A jegyzőkönyv

készítése

A szövegfeldolgozás elektronikus módja Az iratok,

dokumentumok elektronikus alapjellemzői

Az általánosan használt egyszerű ügyiratok, hivatalos levelek

Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok

Iratfogalmazás Az önálló

iratfogalmazás alapismeretei

27

2.3. Tananyagelemek tanításának egymásra épülése

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában

Tananyagegység Tananyagelem Javasolt óraszámSzakterület Vizsgafeladat eleme

azonosítója megnevezése azonosítója megnevezés elm. gyak. egyak. össz.

1618-06/3.0. Dokumentumkészítés

1618-06/3.1. Belső ügyiratok készítése

Dokumentumkészítés a gyakorlatban

Jegyzőkönyvkészítés

27/24

36/50

18/24

81/98 Ügyvitel Belső ügyiratot szerkeszt 1618-06/3.2.

1618-06/3.3.

1618-06/2.0Számítástechnikai

alkalmazások

1618-06/2.2 Táblázatkezelés

Táblázatkezelés a gyakorlatban

27/30

36/52

126/162 Informatika

Szöveget importál

Szöveget szerkeszt

Nyomtat

(előzetes számítástechnikai

ismeretek alapján)

Táblázatot, grafikont

beilleszt

1618-06/2.4

1618-06/2.3 Adatbázis-kezelés

Adatbázis-kezelés a gyakorlatban

27/30

36/501618-06/2.5

1618-06/1.0.Dokumentumkezelés

1618-06/1.1. Dokumentumkezelési ismeretek

26/24

48/90 ÜgyvitelIratkezelési adatokat lehív a

célirányos szoftverből 1618-06/2.0

Számítástechnikai

alkalmazások1618-06/2.1 Ügyviteli szoftverkezelés 22/66

255/350

12. táblázat

S

28

3. A vizsgált modul tananyagának elrendezése

A fenti táblázatok jól mutatják a tananyagegységek és tananyagelemek – szakmai ismereteken

alapuló – egymásra épülését, de az is látható, hogyan lehet, hogyan célszerű az egyes

tananyagegységeket az iskolarendszerű szakképzésben „tantárgyasítani”, ill. a hagyományos tantárgyi

rendszerben tantárgyakhoz, a tananyagelemeket pedig tematikus egységekhez rendelni.

Az ismeretek elsajátításának egymásra épülése/építése az oktatási folyamatban, a készségek,

képességek fejlesztésének folyamatossága a modulok „egyben tartását” kívánná, de az intézmények,

képzőcégek személyi feltételei ezt sokszor nem teszik lehetővé. Semmiképpen nem ajánlott, hogy a

tananyagelemek szintjén történjen a modulok tagolása. Ha mindenképpen szükséges a modulok

megbontása, akkor ez a tananyagegységek szintjén ajánlott. Ekkor is elengedhetetlen, hogy a

modulon belül a különböző tananyagegységeket oktató munkatársak között szoros együttműködés

alakuljon ki. Ezt indokolják az egyes modulokhoz rendelt vizsgakövetelmények, vizsgafeladatok is,

amelyek több tananyagegység, tananyagelem szakmai ismereteire épülnek.

A Dokumentumszerkesztés és –kezelés modul egészének oktatásával – szakmai kompetenciái alapján

– az ügyvitel (gyors- és gépírás) szakos tanár megbízható. Ha az oktatásszervezési feltételek

mindenképpen bontást kívánnak, akkor célszerű az alábbi megosztást követni, és

a Dokumentumkezelés tananyagegység oktatását ügyviteli (l. jogelőd: gyors- és gépírás) szakos,

a Dokumentumkészítés tananyagegység oktatását szintén ügyviteli (l. jogelőd: gyors- és gépírás)

szakos,

a Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység oktatását informatika (számítástechnika)

szakos pedagógusra bízni.

3.1. A modul tananyagrendezésének szempontjai

1. A modul valamennyi tananyagegységének/tananyagelemének ismeretkörei

feltételezik:

a gépírási készség alapszintjét (min. a tízujjas vakírás alapjainak elsajátítását),

az irat- és levélkészítés alapjainak (alapvető formai követelményeinek)

ismeretét;

számítástechnikai alapismereteket, a szövegszerkesztés funkcióinak és a

szövegszerkesztő program kezelésének ismeretét.

2. A fenti ismereteket a 1617-06 Gépírás és iratkészítés modul tartalmazza, az Irodai

asszisztens szakképesítésben 255 óra, az Ügyviteli titkár szakképesítésekben 366 óra a modul

29

tanítására javasolt órakeret. Ez a modul a képzés első félévére kerül, a tanulmányok első

moduljaként kerül sorra.

3. Az 1. pontban felsorolt ismeretekre építve folytatni lehet a 2. félévben a 1618-06

Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában modul Dokumentumkészítés tananyagegységét,

értelemszerűen elsőként a Belső ügyiratok készítése elemmel, majd ezt követően a

Jegyzőkönyvkészítés elemmel. Mindkét tananyagelemhez párhuzamosan illeszthető – az

óraszámok arányos megosztásával - a Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban tananyagelem.

4. A Számítástechnikai alkalmazások előzménye a 1617-06 Gépírás és iratkészítés modul

ugyancsak Számítástechnikai alkalmazások elnevezésű tananyageleme, amely az informatikai

alapismereteket és a szövegszerkesztés tudnivalóit foglalja magában. Ennek további lépéseként

kerülhet sor a táblázatkezelés, majd az adatbázis-kezelés tananyagelemek oktatására. A két

tananyagelem elméleti ismereteit szervesen egészíti ki mindkét elemhez kapcsolódó gyakorlat.

5. A Dokumentumkezelés tananyagelem az előzőektől szakmailag teljesen függetlenül

kezelhető ismeretkört tartalmaz. Tartalmilag – némiképp a 1617-06 Gépírás és iratkészítés

modul Ügyviteli eszközök kezelés elemhez, mint az ügyviteli tevékenységterület technikai, ill.

dokumentálási szegmenséhez köthető. A hagyományos tantárgyi struktúrában ez a két

ismeretkör az Ügyviteli ismeretek része volt, de külön-külön is megtalálható a régi

szakképesítésekben Ügyviteli ismeretek, ill. Irodatechnikai ismeretek néven.

A Dokumentumkezelés tananyagelem akár önállóan, akár az Ügyviteli eszközök kezelése elem

folytatásaként is kezelhető. Az elméleti (és gyakorlati) ismeretek megértéséhez természetesen a

dokumentumok, iratok készítésében, az iratok készítése során használt adatok funkcióinak

megismerésében valamilyen szintű jártasságot kell szerezniük. Ezért ajánlott a Gépírás és

iratkészítés modul után illeszteni a tananyagelemet. Nem feltétlenül szükséges közvetlenül

utána, a tanulmányok későbbi időszakában is sor kerülhet ennek tanulására.

6. Az Ügyviteli szoftverkezelés tananyagelemet azonban mindenképpen meg kell előznie

a Dokumentumkezelés tananyagelemnek, hiszen a számítógépes /elektronikus dokumentum- és

iratkezelés ismereteit előbb fogalmi szinten, ill. a hagyományos, „papíralapú”

dokumentumkezelési eljárásrendben célszerű megismertetni a tanulókkal.

A tananyagelem elsajátításához további, mégpedig számítástechnikai – ezen belül legalább

szövegszerkesztési és táblázatkezelési - ismeretekre is szükség van, legalábbis ezek segítik a

szoftver kezelését.

30

3.2. A modul tananyagának idő- és ütemterve – javaslat az Irodai asszisztens szakképesítés órakeretével

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában — ajánlott: I. képzési év/II. félév

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 10 22 23 24 25 26

2B

első

ügy

irato

k ké

szíté

se

Dok

umen

tum

kész

ítés a

gya

korla

tban

Tábl

ázat

keze

lés

Tábl

ázat

keze

lés a

gya

korla

tban

Dok

umen

tum

keze

lés

3

4

5

6

7

8

9

10

Jegy

zőkö

nyvv

ezet

és

Dok

umen

tum

kész

ítés a

gya

korla

tban

Ada

tbáz

is-k

ezel

és

Ada

tbáz

is-k

ezel

és a

gya

korla

tban

Ügy

vite

li sz

oftv

erke

zelé

s

11

12

13

14

15

16

17

18

13. táblázat

Az Ügyviteli titkár szakképesítéseiben mintegy 100 órával lehet többet fordítani a modul tartalmának

elsajátíttatására. Különösen a gyakorlati jellegű tananyagelemek óraszámai mutatnak többletet,

amelyet a készségek fejlesztésére, tökéletesebb kimunkálására, a gyakorlati elemek részletesebb

megismerésére, és a feladatok, feladatelemek alaposabb begyakorlására lehet fordítani. Az idő- és

ütemtábla szerint fennmaradó néhány órát (l. 3 óra) más modulok (tananyagegység/tananyagelem)

hasonló jellegű ismereteire lehet fordítani, rugalmasan megnövelve annak óraszámát.

31

III. A vizsgált modul oktatás-módszertani kérdései

1. A modul oktatásának célja

A modul oktatásának célja, hogy a szakképzésben részt vevő tanuló:

megismerje a szervezetek dokumentumkezelésével és -készítésével kapcsolatos általános

feladatokat annak érdekében, hogy

az ügyviteli terület adminisztrációs folyamatában értelmezni tudja a dokumentumkezelés

alapfogalmait;

tájékozott legyen a dokumentum- és iratkezelés szervezeti formáiról, felügyeleti rendszeréről;

tudja nyomon követni az iratkezelés folyamatát a küldemények érkezésétől az irattárolásig;

ismerje a dokumentumkezelés egyes fázisainak teendőit, jogi szabályait;

a szervezetek által alkalmazott gyakoribb dokumentum-nyilvántartási módokat, az iktatási

rendet, fajtáit, feladatait;

a postázással kapcsolatos adminisztrációs teendőket;

a dokumentumok megőrzésével, tárolásával, leltározásával, selejtezésével, kapcsolatos

követelményeket és feladatokat;

valamint legyen képes ellátni az ügyvitelben keletkező dokumentumok és iratok kezelésének

hagyományos és elektronikus módját;

ehhez kiválasztani és kezelni a szükséges iratkezelési eszközöket;

képes legyen elektronikus formátumú szöveges dokumentumok, iratok, levelek előállítására –

különös tekintettel a szervezeten belüli iratokra – a hivatali élet levelezési szabályainak

megfelelően;

tudjon kimutatásokat, táblázatokat készíteni egy korszerű táblázatkezelő programmal,

valamint adatbázisokból adatokat lekérdezni, egyszerűbb szűréseket végezni.

Célja továbbá, hogy a tanuló

az elsajátított elméleti ismereteket a gyakorlatban alkalmazni tudja;

képes legyen irányító szempontok, utasítások alapján pontos, precíz munkát végezni;

rendszerező képessége révén az iratok, dokumentumok funkcióját, szerepét és helyét meg

tudja határozni;

a munkafolyamatot, ill. az egyes feladatelemeket önmaga munkája során is kontrollálni

legyen képes.

számítógéppel végzett tevékenysége során a dokumentumok, iratok készítésének,

továbbításának, nyilvántartásának feladatai során elektronikus feladatvégző szemlélete fejlődjön.

32

2. A modul oktatásának tananyagtartalma

A modul tananyagtartalmát tananyag-egységenként célszerű tanulmányozni, a megfelelő helyen

jelezve a tananyagelemek egymásra épülését vagy párhuzamosan történő oktatásának kérdéseit.

A tananyagegység sorrendje a 13. táblázat idő- és ütemterve által javasoltakhoz igazodik.

2.1. Dokumentumkészítés tananyagegység

A tananyagegység oktatásának célja, hogy a tanulók megismerjék a szervezeten belüli

információközlés, -szerzés és -továbbítás, a munkahelyi kapcsolattartás leggyakoribb hagyományos

és elektronikus formáit, a munkahelyi kommunikációs viszonyokat kifejező információközlés

eszközeit, különös tekintettel az írásbeli formákra.

Cél továbbá, hogy a tanulók az ismeretek birtokában képesek legyenek:

átlátni a szervezeten belüli információáramlás folyamatát, a szervezeti struktúrát is kifejező belső

kapcsolatrendszert, s ennek megfelelőn – elsősorban írásban – kommunikálni;

a munka- és feladatkörében a szükséges adatokat, információkat megszerezni, feldolgozni, iratok

formájában dokumentálni;

a belső információáramlást dokumentáló és a kapcsolati viszonyokat is kifejező egyszerű

iratokat készíteni, szerkeszteni a tartalmi-szakmai, nyelvi-stilisztikai és formai-alaki szempontok

figyelembevételével, s betartva a hagyományos és elektronikus levelezés illemszabályait

az információáramlást, irattovábbítást leginkább segítő, írásbeli formát támogató információs

eszközöket, programokat kiválasztani; ezeket megfelelően kezelni.

Tudatosítani kell a tanulókban, hogy

az iratok készítése kapcsán fontos, bizalmas, titkos információkhoz juthat, amelyeket a

munkakörében bizalmasan kell kezelnie.

a szervezeti fegyelem megtartása kiterjed a dokumentációk készítésére és a továbbítás módjára is

(l. pl. irat- és ügykezelési szabályzat);

a belső, szervezeti ügyiratok formai megoldásai nem egységesek, a munkahelyi gyakorlatban

kialakult szokások alapján egyedi formák is lehetségesek, a munkahelyi elvárásoknak való

megfelelés kötelező;

a hagyományos és elektronikus iratok sajátos jellemzőket hordoznak.

Az iratok készítésének feladatai során törekedni kell arra, hogy a tanulóban kialakuljon a precíz,

pontos, utasításoknak megfelelő munkavégzés igénye. Szükség esetén tudja a tanuló saját munkáját

33

kontrollálni, irataiban fellelni a hibákat, az esetleges hiányosságokat, s azokat kijavítani. Esztétikai

érzékük, formaalakítási, helyesírási, fogalmazási készségük az iratkészítés feladatainak végzése

során fejlődjön.

A Dokumentumkészítés tananyagegység három – egymással szorosan összefüggő tananyagelemből

áll, de azt is mondhatnánk, hogy a modul e három tananyageleme szoros összefüggésben egy

tananyagegységet alkot. A jegyzőkönyv tulajdonképpen a belső ügyiratok egyik fajtája, tehát szerves

része lehetne a Belső ügyiratok készítése tananyagelemnek. A jegyzőkönyv a szervezeti iratok egyik

legfontosabb fajtája, okirata, ezért készítése, kezelésének eljárásrendje különleges figyelmet érdemel.

Ez indokolja a jegyzőkönyv készítésének külön tananyagelemben történő elhelyezését. A

Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban tananyagelem pedig mindkét csoport iratkészítésének

gyakorlatokkal történő kiegészítése.

A modul szakmai tartalma sokkal hangsúlyosabban jelentkezik a szakmai követelményekben

- l. magas óraszámok - a korábbi levelezési ismeretek és gyakorlatok témaköréhez képest. Ez azt is

jelezheti, hogy a munkahelyi elvárások érzékenyebben reagálnak a munkahelyi, a munkatársi

kapcsolatokat és viszonyokat is tükröző írásbeli megnyilvánulások finomságai iránt. Az óraszámok

jelentős elméleti ismereteket jeleznek, éppen ezért szükséges – az eddigi gyakorlattól eltérően – a

munkahelyi folyamatok, munkatevékenységek és kapcsolatok hátterét is megvilágítani, amelynek

során az iratok készülnek. Természetesen nem várjuk el e modul kapcsán, hogy a tanulók

megismerjék az üzleti kommunikáció szervezeten belüli működését és elemezzék a munkatársi

kapcsolatok kommunikációs formáit, de az iratok tartalmi, nyelvi és formai sajátosságainak

megismeréséhez elengedhetetlen megismertetni az ún. belső iratok funkcióit: tájékoztató,

kontrolláló, meggyőző, befolyásoló, érzelemkeltő, motiváló, kapcsolattartó/alakító stb. szerepét.

A szervezetek iratkészítésre vonatkozó szempontjait, a továbbítás módját, kommunikációs eszközét

abból a szempontból is vizsgálni kell, hogy milyen a cég külső/belső kommunikációja. A

kommunikáció a cég, a szervezet létének alapvető feltétele: ez tartja össze a vállalat tagjait, egységeit

és kommunikáció kapcsolja össze a céget más szervezetekkel, a környezettel. A szervezetek

egyszerre gondoskodnak a belső (intern) információáramlásról és kommunikálnak a külvilággal: az

ügyfelekkel, partnerekkel, hatóságokkal, érdekvédelmi és szakmai szervezetekkel stb. - vagyis

folyamatosan működtetnek kifelé irányuló (extern) kommunikációt is.

A munkahelyi kommunikáció sajátos vonásokat mutat mind a kommunikációs csatorna elemeit,

mind a kommunikációs folyamat tartalmi és formai vonatkozásait illetően. A munkahelyi

szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcsolat, mely alapvetően

34

meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutását. A munkahelyi

stratégiai céloknak legmegfelelőbb információszerzési, -válogatási és továbbítási, majd

visszacsatolási struktúra behálózza az egész szervezetet, amelynek működéséhez a szükséges

információforgalmat a kommunikációs csatornarendszer biztosítja. A munkahelyi kommunikáció

alapvetően két csatornarendszeren, a formális és az informális csatornákon keresztül zajlik. A

formális csatornán az információáramlásnak azt a formáját értjük, amikor a vállalat vezetése a

szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy rajtuk keresztül az operatív szintig juttat el utasítást,

híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait. Információ az

alsóbb szintekről kiindulva is halad felfelé, a vezetés különböző szintjeihez. Formális csatornák

kötik össze a szervezeti hierarchia azonos szintjeit is, amelynek működtetéséhez a kommunikációs és

információátviteli eszközök sokaságából lehet válogatni: a személyes, élőszóban folytatott, közvetlen

beszélgetésektől kezdve az írásban történő üzenetközvetítés különböző módozatáig.

Az írásbeliség a kiépített, formális csatorna egyik módja. Tartalmát az üzenet közvetítője határozza

meg, formájára és az információ továbbítására vonatkozóan pedig a szervezeti szokások, a

kommunikációs stratégia nyújtja a mérvadó szempontot.

Elektronikus irat készítése, továbbítása gyors és olcsó, sok címzett esetén is viszonylag könnyen

személyessé tehető. Az intranet bekapcsolásával nem csupán e-mailek cirkuláltathatók, hanem

integrált linkekkel kiegészítő információk is rendelkezésre bocsáthatók, vagy akár fórumok is

megrendezhetők. Az e-mailek hátránya lehet azonban, hogy a hír fontossága, hordereje kevésbé

világlik ki, mint más kommunikációs eszköz használatával. A napi e-mail-áradatban a címzett

esetleg átsiklik a fontos üzeneteken vagy felületesen futja át a levelet. Napjainkra általánossá vált a

nézet, hogy a vállalati kommunikálásban az intranet jobb szolgálatot tesz, mint a hírlevelek, falra

kitett hirdetések, vállalati újságok. Az elektronikus csatorna kétirányú kommunikációra való

alkalmasságát azonban még nem használják ki a cégek vezetői a lehetőségeknek megfelelően.

A modul tartalmát, a szervezeti, belső iratok készítését e szempontok figyelembevételével

lehet/szabad csak tárgyalni. Kész sémát nem lehet adni sem a formára, sem a tartalomra, bizonyos

esetekben még a nyelvi-stiláris kérdésekre vonatkozóan sem. A belső iratok készítésének tartalmi,

formai és nyelvi szabályairól általánosságban lehet szólni, de az oktatás folyamán mégis szükség van

valamilyen követendő sémára, amely alapul szolgálhat az általános jellemzők felvázolásához is.

35

Tekintsük általános szabálynak, hogy

a szervezet tagjai között hivatalos kapcsolat van, ezért az iratok hangvétele és stílusa is tükrözi ezt;

az iratok stílusát a közlő szándéka is befolyásolja;

a belső iratok nyilvántartása, irattározása az adott munkahelyen kialakított gyakorlatnak

megfelelően történik, általános szabályt erre nem alkalmazunk, az iratkezelési adatok változó

módon szerepelnek az iratokon;

az irat külalakja, a mondanivaló megszerkesztése is eszköz ahhoz, hogy egyrészt az információ

értelmet, megerősítést nyerjen, ill. információt közöljön a küldő személyről – ez akkor is így van,

ha az irat továbbítása elektronikus úton történik;

az iratok tartalmát mindig a küldő szándékának megfelelő információ tartalma határozza meg;

az irat továbbításának módja lehet hagyományos, papíralapú vagy elektronikus út; az

információközlés módjára vonatkozóan mindkét esetben az általánosan elfogadott, hagyományos

irattovábbításra vonatkozó illemszabályok követése ajánlott (l. elektronikus formában csatolt

fájl).

36

2.1.1. Belső ügyiratok készítése

Tananyagelem: A belső ügyiratok készítése6 18/24 óra

Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám7

A szervezet belső kommunikációjának szükségessége, funkciói, jellegzetessége, az információáramlás irányai. Munkahelyi kommunikációs viszonyok (vezetés-beosztottak; beosztottak-vezetés; vezetés-egységek között; szervezeti egységek közötti; egységek-dolgozók stb.). A szervezeten belüli kommunikáció csatornái, lehetséges eszközei. Az információközlés szervezeten belüli fajtái; az információközlés írásbeli formái a szervezetek működésében.

2/2

A szervezeten belüli kapcsolattartás iratai az információáramlás irányai szerint. Az iratok általános követelményei: adatai (iratkezelési adatok, címzett, feladó adatai), nyelvi-fogalmazási stílusa, munkahelyi szokásokon alapuló séma (sablon) stb. Az irat továbbításának gyakoribb eszközei: papíralapú levél, e-mail, intranet, fax – ezek sajátosságai (előnye, hátránya).

2/2

Az emlékeztető tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Feljegyzés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Utasítás, körlevél tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Jelentés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Beszámoló tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Meghívó munkahelyi értekezletre, megbeszélésre, tanácskozásra, taggyűlésre; belső ünnepélyes rendezvényekre.

2/3

Egyéb iratok: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés, jókívánságok, kimentést, elnézést kérő levelek, hirdetések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő levelek stb. 2/2

A tananyagelem oktatásának célja, megismertetni a tanulókkal azokat a belső iratokat –

szerkesztésük formai, nyelvi, tartalmi szabályait –, amelyeket a szervezetek általában, ill. nagy

gyakorisággal használnak a saját, belső, kiépített kommunikációs csatornájukon keresztül.

A tananyagelem ismereteinek elsajátítása révén a tanulónak képesnek kell lennie arra, hogy

értelmezze az irat tartalma alapján a közlő szándékát;

a tartalomnak megfelelő formát tudja megválasztani,

a kapott utasításnak és sémának megfelelően tudja megszerkeszteni a belső iratokat;

rövidebb és egyszerűbb iratokat – néhány tartalmi utasításnak megfelelően – önállóan is

képes legyen megfogalmazni, különösen munkatevékenységével kapcsolatban (l.

emlékeztető, jelentés).

6 Az Ügyviteli titkár szakmai és vizsgakövetelményeiben a tananyagelem neve: Belső ügyiratok készítése7 A javasolt óraszámok első eleme az Irodai asszisztens, a második (/ jel utáni) eleme az Ügyviteli titkár

szakképesítésben, megjelölt óraszámokat jelzi.

37

Oktatás-módszertani kérdések

A tananyagelem szakmai tartalma és oktatásának célja alapján a tanulóknak gépírási, alapvető –

szövegszerkesztési ismereteken alapuló – formaalakítási, a hivatalos stílus és az írásbeli udvariassági

szabályok, valamint fogalmazási ismereteire alapozva (a tartalom értelmezéséhez) kell a szervezet

belső kommunikációjához, ügyintézési folyamatához kapcsolódóan iratokat készíteni és

szerkeszteni.

A tananyagelem tanítása során ezeket a szempontokat figyelembe kell venni.

- Amikor a tanuló a belső iratokkal ismerkedik meg, a gépírási készsége csak alapszintű,

többnyire a tízujjas vakírás alapjait sajátította el. A tananyagmodullal párhuzamosan

gépírásórák keretében és a levelezési órákon is tökéletesedik, fejlődik gépírási készsége. A

modul tanításának kezdetén azonban meglehetősen lassú tempóban dolgoznak a tanulók, ezért

az iratok készítésére, megformálására kellő időt kell szánni.

- A tanulónak már rendelkeznie kell számítógépes alap- és az iratok készítéséhez szükséges

alapvető szövegszerkesztési ismeretekkel.

- A belső iratok készítésének szakmai anyagát több tananyagelem is megelőzi (l.

iratkészítési alapismeretek, hivatalos levelezés, üzleti levelezés), s így bátran lehet építeni az

iratok formai követelményeire.

A fentiekből következően a belső iratok tanítása-tanulása kapcsán nagyobb figyelmet lehet fordítani

az iratok keletkezési háttérkörülményeinek megismertetésére, a kommunikációs kapcsolatoknak

megfelelő hivatalos nyelvi fordulatok használatára, a helyesírási kérdésekre, valamint az egyedi

formák bemutatására. Szakmai-tartalmi vonatkozásban többnyire a tanuló mindennapi tapasztalataira

építhetünk.

Ajánlott feladatok

Mivel a tanulónak többnyire nincs munkahelyi tapasztalata és a munkahelyi kommunikációs

viszonyokban is tájékozatlan, ezért érdemes időt és figyelmet fordítani a munkahelyi szervezet és az

azon belül működő kapcsolatok általános ismertetésére.

1. Jellemző szervezeti struktúrák (l. struktúrát bemutató ágrajz)

2. Szervezeti egységek megnevezései (pl. funkció szerint).

3. Munkahelyi kapcsolatok, kommunikációs viszonyok elemzése:

vezető-beosztott között,

vezető-munkacsoport között,

38

munkacsoporton belül,

csoport és más emberek között,

csoport és más csoportok között (telephelyek közötti) – l. „osztályközi”,

egyén és szervezet között,

csoport és szervezet között stb.

4. Az információ közlésének stílusa: magázó, tiszteletet kifejező, udvariassági formák

alkalmazása (pl. kérem…, remélem, hogy…, bízom benne…, elvárjuk, hogy…; tisztelettel

kérjük, hogy…., azt tanácsoljuk, hogy …, kérem, vegyék figyelembe, hogy… , tudatjuk

valamennyi munkatársunkkal, hogy… stb.)

5. Főbb helyesírási kérdések, különös tekintettel az intézménynevek, a beosztások, a

megszólítások írására, pl.:

teljes vagy ún. egyedítő intézménynév,

szervezetek alárendelt egységei,

szervezetek alárendelt egységei – egyediségük megtartásával,

szervezetek azonos rendeltetésű kisebb egységeinek típusára utaló

megnevezések,

bizottságok, team-ek, csoportok megnevezései,

intézménytípusokat jelölő szavak, kifejezések,

egységek, csoportok, osztályok megnevezései,

beosztások (pl. igazgató, vezérigazgató, elnök, elnök-vezérigazgató,

igazgatóhelyettes, főigazgató-helyettes, vezérigazgató-helyettes; osztályvezető,

osztályvezető-helyettes, marketingosztály-vezető stb.).

39

Belső iratok ajánlott sémái órai munkák készítéséhez

Ajánlott alapbeállítások:

- Lapméret: A/5, hosszabb irat esetén A/4.

- Margó: bal – 2-2,5 cm; jobb – 1-2,5 cm; alsó és felső: min. 2 cm.

- Elrendezés: a szöveg függőlegesen középre igazítva.

- Betűtípus: magyar ékezetes – ajánlott: Times New Roman, Courier, Arial.

- Betűméret: 12 pt.

- Bekezdések között 12 pt. térköz, ill. a megfelelő helyen ennek megfelelő többszörözés.

- Sortávolság: szimpla.

- Sorok igazítása: sorkizárt.

- Elválasztás alkalmazása szükséges.

- Tartalomhoz illő kiemelések (pl. felsorolás alkalmazása, félkövér, dőlt, aláhúzott

betűstílus stb.).

A feladat készülhet:

- minta alapján – másolással;

- folyamatosan írott nyomtatott szövegről másolással és formázással (l. tömbforma);

- szöveg írása diktálás után, majd formázása;

- adatok ismeretében önálló fogalmazás és formázás.

Az alább bemutatott formák természetesen nem tükrözhetik a gyakorlati életben alkalmazott belső

iratok formáinak sokféleségét, amelyek többnyire a munkahelyi információközlés, ill. a levelezési,

iratkészítési hagyományok, szokások alapján készülnek. Az itt bemutatott iratsémák papíralapú

formát feltételeznek, de az elektronikus dokumentumként csatolt és elektronikus hálózaton

továbbított iratnak is lehet ilyen a formája.

40

1. Egyszerű ügyiratforma - 1. változat

Az irat megnevezésea címzett és/vagy tárgy megjelölésével

Az irat szövege...................................................

A következő bekezdés..............................................

Keltezés

Aláírásbeosztás

Emlékeztetővalamennyi egységvezető számára a parkolási rend kialakításáról

A 20… november 18-ai értekezleten megállapodtunk abban, hogy az egységek vezetői javaslatot tesznek a cég telephelyéhez tartozó szabad területen történő parkolás rendjének kialakítására.

A rendezett, mindenki számára biztosított parkolóhelyek rendbetétele valamennyiünk érdeke, ezért kérem, hogy az egységen dolgozó munkatársakkal egyeztetve alakítsák ki a parkolásra vonatkozó elképzeléseiket, s írásban jutassák el a műszaki osztályra.

Felelősök: az egységvezetőkHatáridő: 20… december 1.

Helyben, 20… november 20.

Tolnai Vilmosigazgató

41

2. Egyszerű ügyiratforma – 2. változat

A feladó egység megnevezése

Címzett neve (beosztása)

Helyben

Az irat megnevezése

(Megszólítás)

A szöveg kezdete

Új bekezdés

Az utolsó bekezdés

Keltezés

Elköszönő, üdvözlő szó

<Aláírás>beosztás

Melléklet(ek):

42

Titkárság

Valamennyi egységvezetőnek

Helyben

Körlevél

Tájékoztatom Önöket, hogy cégünk számítástechnikai hálózatának karbantartási munkálatai miatt 20… november 10-12. között sem az internet, sem az intranet nem lesz elérhető. A belső információcsere ebben az időszakban telefonvonalakon sem bonyolítható le.

Felhívom a figyelmüket, hogy sürgős információk közlésére vegyék majd igénybe a közvetlen hívások céljából kiépített ideiglenes belső hálózatot vagy a mobiltelefonokat. A legfontosabb mobilszámokat tartalmazó listát a levélhez mellékeljük. Ha ezeken kívül bármilyen mobilszám vagy más információ iránt érdeklődnek, jelezzék a titkárságon, s még a mai nap folyamán e-mailben eljuttatjuk valamennyi egységvezetőhöz. Fontos és sürgős kérdések megbeszélésére az igazgató úr - előre egyeztetett időpontban – természetesen személyesen is a munkatársak rendelkezésére áll.

Kérem, hogy a karbantartási munkálatokról, illetőleg a számítástechnikai hálózat szüneteltetéséről tájékoztatni szíveskedjenek az egységük valamennyi dolgozóját.

A munkálatok miatt előforduló kellemetlenségekért elnézésüket kérjük.

Helyben, 20… november 8.

Üdvözlettel

Tamás Erikatitkárságvezető

Melléklet: mobilszámok listája

43

2. A tanult levélforma

Cégnév8

(elérhetőség adatai)Cím

Telefon:Fax:

E-mail:

Címzett neve (beosztása)

Helyben

Tárgy: A tárgy megnevezése

Megszólítás!

A szöveg kezdete

Új bekezdés

Utolsó bekezdés

Keltezés

Elköszönő, üdvözlő szó

<Aláírás>beosztás

Melléklet(ek):

8 Cégjelzéses papír használata (l. élőfej) nélkül is!

44

Vaskerék Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.9

árubeszállítási csoport

Fábián Tamásigazgató

Helyben

Tárgy: Jelentés az árubeszállításokról

Tisztelt Igazgató Úr!

Kérésének megfelelően az alábbiakban tájékoztatom Önt a – beszállítóinkkal történt megállapodás alapján – kialakított árubeszállítás rendjéről.

1. A partnereinket nyomatékosan kértük, hogy a szerződési fegyelmet szigorúan tartsák be. A szállítási határidők többszöri megsértése esetén kénytelen leszünk szerződést bontani, és az adott termékcsoportban új beszállítóval megállapodni.

2. A jövőben a termékbeszerzéssel kapcsolatos szerződéseket – hideg áru tekintetében – konkrét szállítási határnaphoz kötjük.

3. A beszállítóink is elfogadták azt a javaslatunkat, hogy a termékszállítás előtt két nappal 8-12 h közötti időben faxon jelezzék a soron következő beszállítást. Természetesen ez a hidegáru-szállításra nem vonatkozik.

4. A telephely hátsó portáján – az elektronikus beléptetőrendszer gyakori meghibásodása miatt – ügyeleti rendszert működtetünk.

Reméljük, a fenti intézkedéseink biztosítják a zavartalan árubeszállítást.

Nyíregyháza, 2007. november 10.

Varga Tamásszállítási csoportvezető

9 Cégjelzéses papír használata (l. élőfej) nélkül is!

45

3. Egyedi, különleges formák alkalmazása

A feladat készülhet sablonból, adatok és a szöveg diktálása után, ill. feladatlapról.

Feljegyzés10

Címzett: [Kattintson ide, és írja be a nevet]

Másolatot kap: [Kattintson ide, és írja be a nevet]

Feladó: [Kattintson ide, és írja be a nevet]

Dátum: 2023. 05. 16.

Tárgy: [Kattintson ide, és írja be a feljegyzés témáját]

A sablon használataJelölje ki a cserélni kívánt szövegrészt, és kezdjen el írni! Használja a kívánt stílusokat: a Formázás eszköztár Stílus mezőjében válassza a Címsor 1-3, a Szövegtörzs stb. stílust!Grafikus objektum törléséhez Oldalkép nézetben jelölje ki a kívánt elemet, és nyomja meg a Delete billentyűt! A kép lecseréléséhez kattintson a képre, válassza a Beszúrás menün a Kép, majd Fájlból parancsát, és adja meg a beszúrni kívánt képet!A változtatások megőrzéséhez válassza a Fájl menü Mentés másként parancsát! A párbeszédpanel alján a Fájltípus mezőben válassza a Dokumentumsablon elemet! Legközelebb, ha használni szeretné a sablont, a Fájl menü Új dokumentum parancsával tudja megnyitni!

10 L. Word szövegszerkesztő beépített sablonjainak alkalmazásaBIZALMAS46

Feljegyzés

Címzett: Valamennyi egységvezető

Másolatot kap: Bányai László igazgató

Feladó: Fekete Piroska gazdasági ügyintéző

Dátum: 2007-11-08

Tárgy: Időszakos leltározás

Kedves Kollégák!

A 2007. október 31-i vezetői ülésen egyeztettük az épületek felújítási munkálatai miatt szükségessé vált leltározási ütemtervet. Többen jelezték, hogy a visszaköltözés nem zajlott zökkenőmentesen (pl. bútorok, berendezések hiánya), így az egységük még nem tudja elkezdeni a leltározást.

Az alábbiakban közlöm az egységvezetőkkel egyeztetett leltározási ütemtervvel kapcsolatos módosítást:

Egység megnevezése Időpont LeltárfelvevőEllenőrzési osztály megtörtént Fekete AnnaFőigazgatóság megtörtént Fekete AnnaGazdasági osztály megtörtént Fekete AnnaHumán- és jogi osztály november 10. 8 h Fekete AnnaKarbantartás-irányítás megtörtént Radics PálnéKörnyezet- és munkavédelemi csoport

november 10. 13 h Fekete Anna

Marketingosztály november 11 13 h Radics PálnéMinőségbiztosítási csoport november 13. 8 h Radics PálnéPorta megtörtént Radics PálnéStratégiai igazgatóság november 13. 13 h Fekete AnnaTitkárság november 14. 8 h Fekete AnnaTermelésirányítás november 12. 8 h Radics PálnéÁruátvételi osztály november 11. 8 h Radics Pálné

Kérem Önöket, ha a leltározással kapcsolatos bármilyen észrevételük van, minél előbb jelezzék e-mailben vagy telefonon a gazdasági osztályon.

Radványi Ernőnégazdasági igazgató

47

4. Belső irat önálló fogalmazásra

Ön a Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportjának vezetőjeként

e-mailben, csatolt fájlban küldött levélben jelzi a cégen belül az informatikai központ

vezetőjének, Balogh Ádámnak, hogy a múlt hónapban megrendelt és a számítógépeikre telepített

készlet-nyilvántartási szoftver továbbra sem működik funkciójának megfelelően. A szoftver az új

termékek rögzítésekor nem jeleníti meg a már raktárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az

összesített adat oszlopaiban csak az új termék mennyisége jelenik meg. A hiba az első telepítés

után is előfordult már, s akkor Jenei András a szoftvert újratelepítette. A szoftver mostanáig

hibátlanul működött, de néhány napja a hiba újra jelentkezett. A hiba kijavítása sürgős lenne,

mert az ünnepek közeledtével a következő napokban nagy mennyiségű áru érkezik a céghez,

amelyeket nyilvántartásba kell venni (l. készletnyilvántartás).

A mellékletben csatolja a készletnyilvántartó szoftverrel a mai napon rögzített terméklista szoftverből nyomtatott egy oldalát, amelyen jól követhető, hogy a raktáron lévő és az új termékek mennyiségét összegző, „Összes mennyiség” oszlop adatsora hibás. Kérje a kollégáit, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – szükség esetén – a szoftver újratelepítésében legyenek segítségükre. Kérje az informatikai osztály visszajelzését e-mailben a hiba elhárításának időpontjáról, ill. jelezze, hogy időpont-egyeztetés miatt hívja Önt a megjelölt telefonmelléken.

Feladat:

1. Fogalmazza és formázza meg a kérést tartalmazó iratot – az e-mailhez csatolt dokumentumot – a

„tanult”11 belső irat formai szabályainak megfelelően!

2. Egészítse ki az iratot a szükséges adatokkal (keltezés, tárgy, megszólítás, elköszönés, aláírás,

melléklet)!

3. Élőfejben készítse el a Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportjának

cégfeliratát a következő adatokkal:

A cég neve és csoport megnevezése

Telefonszám: 42/543-675/2562 mellék

E-mail: [email protected]

Az élőfejben rendezze a megadott adatokat egymás alá középre, Arial 11 pt. betűtípussal és –mérettel

dolgozzon; a cég nevét félkövér betűstílussal jelenítse meg, s szegélyezze 1,5 pt. vonallal!

11 A forma pontos meghatározása (minta vagy sablon szerint is lehetséges)!

48

4. Nyomtassa ki az elkészült levelet, és saját kezűleg írja alá a megfelelő helyen!

49

Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoport

Telefonszám: 42/543-675/2562 mellékE-mail: [email protected]

Informatikai KözpontBalogh Ádám központvezető

Helyben

Tárgy: Készletnyilvántartó szoftver hibájának elhárítása

Kedves Kolléga!

A múlt hónapban megrendelt és a számítógépeinkre telepített készlet-nyilvántartási szoftver továbbra sem működik funkciójának megfelelően. A szoftver az új termékek rögzítésekor nem jeleníti meg a már raktárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az összesített adat oszlopaiban is csak az új termék mennyisége látszik.

A hiba a múlt hónapban is előfordult már, s akkor Jenei András a szoftvert újratelepítette, ami mostanáig hibátlanul működött, de néhány napja a hiba újra jelentkezett. A hiba kijavítása sürgős lenne, mert az ünnepek közeledtével a következő napokban nagy mennyiségű áru érkezik a céghez, amelynek a készletnyilvántartását el kell végeznünk.

A mellékletben csatolom a készletnyilvántartó szoftverrel a mai napon rögzített terméklistának a szoftverből nyomtatott egy oldalát, amelyen jól követhető, hogy a raktáron lévő és az új termékek mennyiségét összegző „Összes mennyiség” oszlop adatsora hibás.

Kérem Önt, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – ha szükséges – a szoftver újratelepítésében legyen segítségünkre.

A fent megadott e-mail címre kérem visszajelzését a hiba elhárításának időpontjáról. Időpont-egyeztetés miatt a 2562-es telefonmelléken elérhető vagyok.

Segítő együttműködését előre is köszönöm.

Debrecen, 20... november 8.

Üdvözlettel

Varga Andreaa készletnyilvántartó csoport vezetője

Melléklet: hibás készletnyilvántartó lista

50

2.1.2. Jegyzőkönyv készítése

Tananyagelem: A jegyzőkönyv készítése12 27/24 óra

Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám

A jegyzőkönyv fogalma, fajtái: ki- vagy meghallgatási, eseményjegyzőkönyv és tanácskozási vagy lefolyásjegyzőkönyv – mintajegyzőkönyvek elemzése alapján 2/2

A jegyzőkönyvvezető feladatai, eljárás a jegyzőkönyvek kezelésével kapcsolatban 2/2

A jegyzőkönyv fajtái iratjellemzői alapján: teljes, rövidített, tömörített, kivonatos, eredményjegyzőkönyv – mintajegyzőkönyvek elemzése alapján 2/2

A jegyzőkönyv sémája; szerkesztésének tartalmi, formai és nyelvi követelményei 2/2

Jegyzőkönyvek formázása minta alapján és diktálás után, folyamatos, nyomtatott szövegről, adatok kiegészítésével 12/8

A jegyzőkönyv-vezetés előgyakorlatai: nyelvhelyességi, címadási feladatok, kulcsszó, tételmondat keresése 4/4

Egyszerűbb jegyzőkönyvek fésülési, tömörítési, kivonatolási feladatai 3/4

A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanuló a belső iratok csoportjában – az irat fontosságára való tekintettel - különös gondossággal tudja megszerkeszteni a jegyzőkönyveket.

Ehhez értelmeznie kell a jegyzőkönyv tartalmát, adatait; képessé kell válnia arra, hogy nyelvi, nyelvhelyességi, helyesírási szempontból ellenőrizze az iratot. Meg kell ismernie a jegyzőkönyvek fontosságát és kezelésének szabályait is.

Oktatás-módszertani kérdések

A tananyagelem közvetlenül a belső iratok szerkesztésének következő lépése. Egyedivé funkciója (l. okirat), a különleges formája, ill. kezelésének szabályai révén válik.

A tanulónak nem kell önállóan jegyzőkönyvet vezetnie és a felvett jegyzőkönyvi anyagot tartalmilag, nyelvileg, stilisztikailag helyesbítenie, javítania, rövidítési, tömörítési feladatokat elvégeznie. A tanár irányításával a gyakorlófeladatok azonban tudatosíthatják a feladat és az irat fontosságát, ezáltal annak készítése, formázása is igényesebb, precízebb lehet; fejlődik a tanuló szövegértelmezési képessége, fogalmazási, helyesírási készsége.

A jegyzőkönyvi feladatok többnyire iratszerkesztési gyakorlatok a belső ügyiratok készítésének mintájára. A gyakorlatok lehetnek:

- minta szerinti másolások, formázások,

- készülhet folyamatosan írt, nyomtatott szövegről,

- diktálás után,

- adatok összerendezése alapján,

- sablon alkalmazásával.

12 Az Ügyviteli titkár szakmai és vizsgakövetelményeiben a tananyagelem neve: Jegyzőkönyv készítése

51

Javaslat jegyzőkönyv formájára

Jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv készítésének ideje, helye; háttéreseménye …………………………………… .…………………………………………………………………………………..

A jelenlévők felsorolása: …………………………………….…………………………………….…………………………………….…………………………………….

A jegyzőkönyvvezető neve:

Tárgy: ……………………………………………

Hozzászóló neve ………...............................................................................................................................................................................................................................................................................

Újabb hozzászóló .........................................................................................................................................................................................................................................................................................

Újabb hozzászóló .........................................................................................................................................................................................................................................................................................

K. m. f.

Aláírás Aláírás Aláírásmunkakör munkakör jegyzőkönyvvezető

52

Jegyzőkönyv

Készült a JONATÁN Kft. vásárosnaményi irodahelyiségében megtartott értekezleten 2007. november 6-án.

Jelen voltak: Kovács János, a gazdaság elnöke,Salamon József, Kántor Péter, Nagyfalusi Endre vezetőségi tagok,Lajtos Zoltán csoportvezető és24 fő almatermelő.

Jegyzőkönyvvezető: Mészáros Jánosné adminisztrátor

Tárgy: Az almatermés tárolása

Kovács János köszöntötte az értekezlet tagjait. Tájékoztatásul elmondta, hogy a kft. az idén átlagterméssel számolt, s ennek megfelelően kötöttek szerződéseket a különböző felvásárlókkal. Tavasszal a késői fagyok, nyáron pedig az aszályos idő következtében sokkal kevesebb, de jobb minőségű almát tudtak felvásárolni. Azonban most is kb. 40-50 vagon alma tárolását kell megoldani. A kft. vezetői úgy gondolták, hogy az olcsó külföldi áruk őszi behozatala miatt inkább a téli időszakban kezdik meg az alma piacra szállítását.

Salamon József szerint a megyei agrárkamara segítségét kell kérni az alma tárolásának biztosítására. Azt javasolta, hogy hosszú távon az agrárkamara közreműködésével hűtőházak építésében gondolkozzanak. Ehhez pályázatokon uniós pénzt lehet és kell nyerni.

Nagy Péter nem értett egyet ezzel, mert szerinte a helyi körülményeket legjobban a helyi gazdák ismerik. Bízott benne, hogy januárban és februárban találnak piacot az alma számára, addig azonban olyan tárolóhelyet kell biztosítani, ahol az alma tápértéke, minősége megőrizhető. Hűtőházak építésének gondolatát ő is támogatta, de úgy vélte, hogy az uniós támogatású pályázatokból évek múlva lesz pénz, helyi forrásokat kell keresni.

Lázár Gedeon véleménye szerint hűtőtárolót saját forrásból kell építeni. Öt évvel ezelőtt a tagság már megtárgyalta egy 50 vagon befogadóképességű hűtőtároló építési tervét. A végrehajtás akkor elmaradt, de a tervek megvannak. Kérte a vezetőséget, bízzon meg egy háromtagú bizottságot azzal, hogy a meglévő terv alapján a most szükséges méretű tároló terveit készítessék el, s építtessék meg a tárolót.

Kovács János megköszönte a tagtársak hozzászólásait, értékes javaslatait. Határozatként kimondta, hogy a vezetőség a hűtőtároló építését elhatározta, s a részletes előterjesztés elkészítésével Szécsi Miklós tagtársat bízza meg. A termelési értekezletet bezárta.

K. m. f.

Kovács János Mészáros JánosnéElnök jegyzőkönyvvezető

53

2.1.3. Dokumentumkészítés a gyakorlatban

Tananyagelem: Dokumentumkészítés a gyakorlatban 36/50 óra


Az emlékeztető tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével. 4/6

Feljegyzés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/6

Utasítás, körlevél tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/6

Jelentés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/6

Beszámoló tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/6

Meghívó készítésének gyakorlatai (munkahelyi értekezletre, megbeszélésre, tanácskozásra, taggyűlésre; belső ünnepélyes rendezvényekre szóló meghívás).

5/6

Egyéb iratok készítése: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés, jókívánságok, kimentést, elnézést kérő levelek, hirdetések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő levelek stb.

5/7

Jegyzőkönyvi gyakorlatok; folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/5

Az iratok továbbításának hagyományos és elektronikus útja, módja. 2/2

A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanulók gyakorlottságot, rutint szerezzenek a cégek belső

kapcsolatrendszerét kifejező, ügyintézés folyamatát segítő, az információáramlást támogató iratok

készítésében, szerkesztésében. A tanulónak tudnia kell irányító szempontok szerint és önállóan

dolgoznia. Szerkesztési feladatait pontosan, precízen kell végezni, kontrollálva saját

munkatevékenységét.

A tanulóval meg kell ismertetni a hagyományos (papíralapú) és elektronikus írásbeli kapcsolattartás

eszközeit, módját, a cégen belüli levelezés, iratváltás általános szabályait és gyakorlatát, amelynek

révén hatékony és sikeres kapcsolatot tud teremteni a szervezeten belül: a vezetővel, más egységgel,

az egységek dolgozóival, közvetlen felettesével, munkatársaival stb.

A tanuló képessé válik

a levelezés folytatására az intézményi belső iratfajtái, valamint a levelezés udvariassági szabályai

szerint;

a belső ügyintézést segítő írásbeli dokumentumok megszerkesztésére;

az egyszerű ügyiratok formanyomtatványainak, űrlapjainak szakszerű kitöltésére,

sablonok, esetleg nyomtatványok használatára.

54

Oktatás-módszertani javaslatok

A tananyagegység minden elemének oktatása kapcsán kiemelten fontos a pedagógus tantárgyközi

szemlélete, ill. a tananyagelemek, tananyagegységek, modulok szakmai tartalmának kapcsolatát szem

előtt tartó szemlélet és gyakorlat követése. Az iratkészítést ún. szintetizáló tananyagrésznek kell

tekintenünk, amelynek során építünk, építhetünk a tanuló már meglévő ismereteire, készségeire, és a

feladok készítése során alkalmazzuk is a tanuló pl. gépírási, elektronikus írástechnikai (l. adatbevitel),

számítástechnikai ismereteit (l. szerkesztés, formázás); tudatos nyelvhasználatát (l. fogalmazás,

helyesírás, stílus), kommunikációs készségét, valamint eddig megszerzett, vagy a mindennapokban

megtapasztalt tárgyi, szakmai ismereteit.

Ehhez a korszerű pedagógiai eljárások közül alkalmasak lehetnek az alábbiak (természetesen a sor

nem teljes):

- irányított feladatmegoldás (pl. iratok készítése séma, ill. meghatározott feladatsor,

szempontsor alapján);

- kooperatív technikák – együttműködésen, egyenlő részvételen alapuló közös munka a

feladat megoldása, a tananyag feldolgozása során (pl. iratok egyedi formai kialakítása, a

tartalom megfogalmazása);

- egyéni-, pár-, csoportmunka (pl. iratok közlési funkciójának megfelelően: üzenet

továbbítása, üzenetváltás);

- beszélgetés, felfedeztető módszer (pl. iratok tartalmi értelmezése);

- projektmódszer – adott témájú együttműködés a tanulók között egy előre meghatározott

cél megvalósítására (pl. kiindulási alap: az üzenet közvetítését kívánó szituáció, l.

„levélhelyzet”;

- témanap, témahét – élményszerű, tapasztalati úton való ismeretszerzés – általában

csoportban üzem-, irodalátogatás során szerzett tapasztalatok;

- komplexitásra törekvés, komplex feladat (pl. az iratkészítés, -továbbítás, -kezelés) tudatos

alkalmazása, beépítése a tanítási folyamatba (pl. „élményszerű” eseményre alapozott vagy

szituáció által meghatározott, üzenetközvetítésre szolgáló irat készítése, útjának végigkísérése

a kommunikációs folyamatban).

A javasolt szakmai tartalom csak általánosan előforduló egyszerű iratokat tartalmaz, amely

kiegészíthető másokkal is. A formát illetően nem célszerű csak egyet megismertetni a tanulóval,

hiszen a munkahelyi körülményektől, szokásoktól függően sokféle belső ügyiratforma létezik. A

55

sokféleség bemutatása mellett is törekedni kell a viszonylag egységes, könnyen kezelhető egyszerű

ügyiratformák kiválasztására, szerkesztésére. Különösen fontos ez a számonkérés szempontjából.

Kiemelt gondot kell fordítani a tananyagegység oktatása során arra, hogy ugyan az iratok

többségükben még hagyományos, papíralapú levélként készülnek, de az információközlés,

-továbbítás egyre inkább elektronikus úton terjed, különösen a belső kommunikációs rendszerben.

A modul tananyagtartalmához kapcsolódóan ismertetni kell az iratok továbbításának hagyományos és

elektronikus útját-módját is.

Az iratok elkészítésének módja sokféle lehet:

- a tanuló iratmintát másol – adatok, tartalom, forma megbeszélése után,

- majd önállóan szerkeszti meg az iratot;

- folyamatosan írott, nyomtatott (tömb) szöveget formáz, szerkeszt,

- diktálás után ír, majd formáz,

- kézírásos, felülírt, korrektúrázott szöveget szerkeszt13,

- az iratot adatok kiegészítésével szerkeszti meg,

- rövidebb, egyszerűbb iratot – adatok ismeretében – önállóan fogalmaz.

Az iratok értékelése – beleértve a jegyzőkönyvi formákat is - a feladat jellegének megfelelő legyen

(az értékelési javaslatokat l. alább). Módszertani szempontból igen fontos, hogy a tanuló a feladatára

ne csak osztályzatot kapjon, hanem verbálisan (írásban vagy szóban – ez utóbbi hatásosabb) is

közöljük a tanulóval az iratkészítéssel kapcsolatos elvárásainkat – kiemelve a jó, a kevésbé vagy nem

elfogadható megoldásokat. Ajánlatos mintaértékű iratokat elemezni a tanulókkal közösen, ill. az sem

árt, ha ellenpéldát is lát a tanuló. Az utóbbi esetben ügyelni kell arra, hogy – valamilyen negatív hatás

folytán – nehogy a rossz példa maradjon meg a tanulóban, a hibát, a hiányosságot elemző iratot el

kell készíteni/készíttetni helyes tartalommal, formával, nyelvi megoldásokkal is.

13 A korrektúrajelek megismertetése a szövegszerkesztés órán lehetséges, de levelezés órán is történhet.56

Értékelési-osztályozási táblázat14

(javítószerkezet használatával)

1. Minta utáni másolás, ill. folyamatosan írott, nyomtatott szöveg másolása és formázása esetén

Leütésszám

OsztályzatJeles

0,01%Jó

0,02%Közepes0,03%

Elégséges0,04%

Elégtelen0,05%-től

Hibaszám

300 0 - 1 - 2-

400 0 - 1 2 3-

600 0 1 - 2 3-

800 0 1 2 3 4-

900 0 1 2 3 4-

1000 0-1 2 3 4 5-

1100 0-1 2 3 4 5-

1200 0-1 2 3 4 5-

1300 0-1 2 3 4-5 6-

1400 0-1 2 3-4 5 6-

1500 0-1 2-3 4 5-6 7-

1600 0-1 2-3 4 5-6 7-

1700 0-1 2-3 4-5 6 7-

1800 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

1900 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

2000 0-2 3-4 5-6 7-8 9-

Hiba:- a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták –

hibánként 1 hiba;

- a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;

- a szerkesztési műveletek helytelen vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata

térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

14 A javaslat az órai munkák értékelésére vonatkozik!57

2. Diktálás utáni vagy kéziratos, felülírt, korrektúrázott szöveg írása és iratformázása esetén

Leütésszám

OsztályzatJeles

0,01%Jó

0,02-0,03%Közepes0,04%

Elégséges0,05-0,06%

Elégtelen0,07%-től

Hibaszám

300 0 - 1 2 3-

600 0 1 2 3 4-

800 0 2 3 4 5-

900 0 1-2 3 4-5 6-

1000 0-1 2-3 4 5-6 7-

1200 0-1 2-3 4 5-7 8-

1300 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

1400 0-1 2-4 5 6-8 9-

1500 0-1 2-4 5-6 7-9 10-

1700 0-1 2-5 4-6 7-10 11-

1800 0-1 2-5 6-7 8-10 11-

1900 0-1 2-5 6-7 8-11 12-

2000 0-2 3-6 7-8 9-11 12-


hibánként 1 hiba;


- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter

használata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

- helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;

- javítatlan korrektúra – esetenként 1 hiba.

58

3. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 1. változat

Leütésszám

OsztályzatJeles

0,01-0,02%Jó

0,03-0,04%Közepes

0,05-0,06% Elégséges

0,07-0,08%Elégtelen

0,009%-tőlHibaszám

300 0 1 - 2 3-

600 1 2 3 4 4-

800 1 2-3 4 5-6 7-

900 1 2-3 4-5 6-7 8-

1000 2 3-4 5-6 7-8 9-

1200 2 3-4 5-7 8-9 10-

1300 2 3-5 6-7 8-10 11-

1400 2 3-5 6-8 9-11 12-

1500 3 4-6 7-9 10-12 13-

1700 3 4-6 7-10 11-13 14-

1800 3 4-7 8-10 11-14 15-

1900 3 4-7 8-11 12-15 16-

2000 4 5-8 9-11 12-16 17-


hibánként 1 hiba;


- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter

használata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

- helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;

- nyelvhelyességi és stilisztikai hiba – hibázásonként 1 hiba;

- tartalmi hiba (hiányos tartalom vagy fölösleges – a jelentést befolyásoló –

adathasználat, a tartalom helytelen értelmezésének hibái) – hibánként 1 hiba.

59

4. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 2. változat

Sorszám A feladat megnevezése Pontszám

Az irat tartalmi követelményeiA feladó adatai élőfejben (név, cím, telefonszám, faxszám, e-mail) 4A címzett adatai (név, egység, csoport, beosztás megnevezése) 3Tárgy megnevezése 2Megszólítás 2A szöveg tartalma (a megadott információk függvényében) 10

- hivatkozás - a megkeresés oka- figyelemfelhívás, tájékoztatás - záró gondolatok

Elköszönés, üdvözlés 1Keltezés 2Aláírás (személy, beosztás) 2Élőláb adata (pl. sürgős, bizalmas, belső használatra stb.) 2

Az irat nyelvi követelményeiFogalmazás szabatossága 5Hivatalos stílus alkalmazása 5Nyelvhelyesség 5Helyesírás 5

Adatbevitel minősége (l. gépelési hibák) 10Az irat formai követelményei (feladattól függően)

Oldalbeállítás (papírméret, tájolás) 2Margóbeállítás 2Élőfej formázása (pl. középre rendezés, háttérszín, alsó szegély, logo stb.)

5

Élőláb alkalmazása (pl. jobbra rendezés, betűtípus, -méret beállítása, felső szegély stb.)

5

Bekezdések alkalmazása 2Térköz beállításai 2Kiemelések alkalmazása 2Elválasztás alkalmazása 1Sorrendezés (sorkizárt) 1Függőleges igazítás az oldal közepére 1Melléklet elhelyezése, formázása 2Mentés, nyomtatás 2

Összesen: 85

Osztályozási javaslat

jeles (5) 76-85 pont 90%-tóljó (4) 68-76 pont 80%-tólközepes 60-67 pont 70%-tólelégséges 51-59 pont 60%-tólelégtelen 50 pont alatt 60% alatt

60

Ajánlott szakirodalom (elsősorban tanárok számára)

A tananyagegység teljes tartalmát lefedő szakirodalom, tankönyv sajnos nem áll rendelkezésünkre, de

még olyan sem, amely egy-egy tananyagelemét teljes terjedelmében tartalmazná. Különösen hiányzik

a tanárok, tanulók számára feladatokat tartalmazó gyűjtemény.

Freisinger Edéné: Levelezési ismeretek. Nemzeti tankönyvkiadó, Bp., 1996.

Grezner Ferenc: Word leveleskönyv. Szak Kiadó Kft., Bicske, 1997.

Honffy Pál: Levelezési tanácsadó. KJK Kiadó, 1998.

Kaluczkyné Venczler Mária: Hivatalos levelezés. SZIE GTK VTI Interschool, Bp., 2003.

Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp., 2000.

Üzleti levelezés a gyakorlatban (Szerk.: F. Dornbach Mária). Verlag Dashöfer Szakkiadó Kft. & T.

Bt., Bp., 2002.

Személyi feltételek

A Dokumentumok szerkesztése modul egyértelműen az ügyvitel szakos tanár kompetenciájába

tartozik. Ajánlatos, hogy a szakképezés folyamán egy kézben legyenek azok a modulok,

tananyagegységek és tananyagelemek, amelyek valamilyen iratkészítési, levelezési szakmai anyagot

tartalmaz. Ilyen pl. a vizsgált modul előzménye, a Gépírás és iratkészítés modul több tananyageleme

(l. Iratkészítés alapismeretei, Hivatalos levelezés, Üzleti levelezés).

Tárgyi feltételek

Az iratok készítése természetesen számítógépen történik, tehát a tananyagegység óráit

számítástechnika teremben kell tartani, ahol minden tanuló külön gépnél ül. Időnként feltétlenül

fontos, hogy a tanulók nyomtatott formában is lássák a munkájukat, mert talán szemléletesebben

(erőteljesebben) mutatkoznak meg a formai megoldások, esetleges „kilengések”, elcsúszások.

A tanítási folyamat valamennyi fázisában nagy segítségünkre lehet a teremben felszerelt projektor,

amelyet egy számítógéphez (tanári gép) csatlakoztatunk.

A számítástechnika teremben Internet-elérési lehetőséget célszerű biztosítani az elektronikus

levélküldéshez. A belső hálózat közvetlen elérési lehetőséget biztosít a gépek között, ez jó lehetőség

arra, hogy a tanulók egymás között folytassanak – szigorúan a tanári utasításnak megfelelően -

levelezést, ill. a tanárnak küldjék elkészített munkájukat.

61

2.2. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység

A tananyagegység oktatásának célja, hogy a tanuló a gyakorlatban, alkalmazói szintű

táblázatkezelési és adatbázis-kezelési feladatok megoldására legyen képes. Feladatkörében képes

legyen különböző kimutatásokat, táblázatokat, egyszerűbb adatbázisokat megtervezni, módosítani,

azon egyszerűbb műveleteket végezni minimum az ECDL 4. modul (l. Táblázatkezelés), valamint az

ECDL 5. modul (l. Adatbázis-kezelés) követelményeinek megfelelően.

A feladatot a tanulónak elsősorban irányítással, az egyszerűbb feladatokat önállón kell elvégeznie.

Képessé kell válnia arra, hogy az elméleti ismereteket gyakorlati feladatokban tudja alkalmazni. Ezen

túlmenően el kell érni, hogy a tanulóban kialakuljon az a tudat, hogy az információs társadalomban

elengedhetetlen az információt, adatot munkája során a megfelelő helyen felhasználni, rendszerezni

és létrehozni. Ehhez pedig a számítástechnika, illetőleg a különféle – így a táblázat- és adatbázis-

kezelő – programok funkcióinak megismerése, kezelésének gyakorlata alapvető ismeret. Azt is fontos

tudatosítani, hogy az ember szembesül az újhoz való alkalmazkodással, az ismeretek frissítésének

követelményével – így az állandó önképzésnek szinte egyfajta életformává kell válnia. A tanulóban

ki kell alakítani azt az igényt, hogy legyen nyitott a számítástechnikai újdonságok befogadására, az

informatikai ismeretek folyamatos megújítására.

Ennek érdekében fontos, hogy a számítástechnikai alap- és szövegszerkesztési ismeretekre építve:

A tanuló megismerjen egy korszerű táblázatkezelő programot; ismerje annak felépítését, az

adatbeviteli lehetőségeket, a táblázatok, egyszerűbb matematikai műveletek, számítások,

kimutatások készítéséhez szükséges fogalmakat, fájlműveleteket. Tudnia kell diagramot

készíteni, standard matematikai és logikai függvényeket alkalmazni, illetve egyéni képleteket

létrehozni és használni.

A tanuló ismerjen meg egy korszerű adatbázis-kezelő programot. Ismerje annak felépítését, a

relációs adatbázis-kezelés főbb fogalmait, az adatbázisok létrehozásával, módosításával stb.

kapcsolatos műveleteket (táblakezelés, űrlapok, lekérdezések, jelentések stb.), eljárásokat.

Gyakorlati munkafeladatokban alkalmazói szinten legyen képes egy korszerű táblázatkezelő

és adatbázis-kezelő programot kezelni.

62

2.2.1. Táblázatkezelés

Tananyagelem: Táblázatkezelés 27/30 óra


A táblázatkezelés alapjai: táblázatkezelő programok szerepe, legelterjedtebb típusai. Programindítás, -zárás műveletei. A táblázatkezelő program felépítése, felhasználói munkafelülete. A táblázat részei: cellák, oszlopok, sorok, munkafüzet, munkalap. A kicsinyítés/nagyítás használata. Sorok, oszlopok rögzítése és feloldása. Az alkalmazás beállításainak megváltoztatása. Nyomtatási beállítások. A program Súgójának használata

3

Fájlok kezelése, megnyitása, mentése, keresése, megtekintése.Munkafüzetek kezelése, létrehozása, mentése, megnyitása, törlése, munkafüzetek közötti váltás. Munkalapok létrehozása, átnevezése, áthelyezése, másolása, törlése, csatolása. 3

Cellaműveletek: Szám, dátum és szöveg bevitele a cellába, javítása, módosítása (kivágás, másolás, beillesztés; irányított beillesztés). Mozgás, kijelölés, módosítás, sorok és oszlopok beszúrása, törlése a táblázatban. Oszlopszélesség és sormagasság módosítása. Képek importálása. A cellatartalom bővítése új tartalommal, a meglévő cellatartalom felülírása

3

Adatok bevitele kitöltéssel; adatok keresése, másolása cseréje. Adatok rendezése. 2

Táblázat szerkesztése. A dokumentum védelme (lapvédelem, füzetvédelem, munkafüzet közössé tétele és védelme). 2

A cellák tartalmának igazítása és a szöveg elhelyezésének módjai. A cellák betűtípusának beállításai. Cellák formázási lehetőségei (szegély, hátér, mintázat). Cellatartalom elforgatása, igazítása. Számformátumok és beállításaik. Cellavédelem.

2

A képlet fogalma. Képletek beírásának menete. Egyszerű képletek készítése (cellák tartalmának összeadása, kivonása, szorzása és osztása).Nem egymás mellett lévő cellákkal végzett műveletek. Hivatkozás cellatartományokra. Relatív, abszolút cellahivatkozások.

3/4

A munkafüzet különböző nézetei. Oldalbeállítás (tájolás, nagyítás és papírméret). Margók beállítása. Táblázat igazítása. Élőfej és élőláb készítése (egyéni élőfej és élőláb, dátum, idő, oldalszám, fájlnév beszúrása). Nyomtatási kép. Nyomtatási beállítások (nyomtató választása, nyomtatandó oldalak, nyomtatási terület, példányszám).

2

A függvény fogalma. Függvények beszúrása. A különböző függvénykategóriák. A SZUM, ÁTLAG, MIN, MAX, a DARAB függvények (DARAB, DARAB2, DARABTELI függvények). HA függvény.

3/4

A diagram fogalma, a diagramok részei. Gyakori diagramtípusok (kördiagram, oszlopdiagram, grafikon, pontdiagram, kombinált diagram). A diagram típusai. Az adatsorok. A diagram helye. A diagramterület és a rajzterület. A diagram címe. Tengelyparaméterek. A diagram típusának és paramétereinek módosítása.

3/4

Vírus- és adatvédelem 1

63

2.2.2. Táblázatkezelés a gyakorlatban

Tananyagelem: Táblázatkezelés a gyakorlatban 36/52 óra


A táblázatkezelés alapjai: táblázatkezelő programok szerepe, legelterjedtebb típusai. Programindítás, -zárás műveletei. A táblázatkezelő program felépítése, felhasználói munkafelülete. A táblázat részei: cellák, oszlopok, sorok, munkafüzet, munkalap. A kicsinyítés/nagyítás használata. Sorok, oszlopok rögzítése és feloldása. Az alkalmazás beállításainak megváltoztatása. Nyomtatási beállítások. A program Súgójának használata.

4/5

Fájlok kezelése, megnyitása, mentése, keresése, megtekintése.

Munkafüzetek kezelése, létrehozása, mentése, megnyitása, törlése, munkafüzetek közötti váltás. Munkalapok létrehozása, átnevezése, áthelyezése, másolása, törlése, csatolása.

4/5

Cellaműveletek: Szám, dátum és szöveg bevitele a cellába, javítása, módosítása (kivágás, másolás, beillesztés; irányított beillesztés). Mozgás, kijelölés, módosítás, sorok és oszlopok beszúrása, törlése a táblázatban. Oszlopszélesség és sormagasság módosítása. Képek importálása. A cellatartalom bővítése új tartalommal, a meglévő cellatartalom felülírása.

4/5

Adatok bevitele kitöltéssel; adatok keresése, másolása cseréje. Adatok rendezése. 3/5

Táblázat szerkesztése. A dokumentum védelme (lapvédelem, füzetvédelem, munkafüzet közössé tétele és védelme). 3/5

A cellák tartalmának igazítása és a szöveg elhelyezésének módjai. A cellák betűtípusának beállításai. Cellák formázási lehetőségei (szegély, hátér, mintázat). Cellatartalom elforgatása, igazítása. Számformátumok és beállításaik. Cellavédelem.

4/5

A képlet fogalma. Képletek beírásának menete. Egyszerű képletek készítése (cellák tartalmának összeadása, kivonása, szorzása és osztása).

Nem egymás mellett lévő cellákkal végzett műveletek. Hivatkozás cellatartományokra.

Relatív, abszolút cellahivatkozások.

4/6

A munkafüzet különböző nézetei. Oldalbeállítás (tájolás, nagyítás és papírméret).

Margók beállítása. Táblázat igazítása. Élőfej és élőláb készítése (egyéni élőfej és élőláb, dátum, idő, oldalszám, fájlnév beszúrása). Nyomtatási kép. Nyomtatási beállítások (nyomtató választása, nyomtatandó oldalak, nyomtatási terület, példányszám).

3/4

A függvény fogalma. Függvények beszúrása. A különböző függvénykategóriák. A SZUM, ÁTLAG, MIN, MAX, a DARAB függvények (DARAB, DARAB2, DARABTELI függvények). HA függvény.

3/5

A diagram fogalma, a diagramok részei. Gyakori diagramtípusok (kördiagram, oszlopdiagram, grafikon, pontdiagram, kombinált diagram). A diagram típusai.Az adatsorok. A diagram helye. A diagramterület és a rajzterület. A diagram címe. Tengelyparaméterek. A diagram típusának és paramétereinek módosítása.

3/5

Vírusirtó program használata és adatvédelem. 1/2

64

2.2.3. Adatbázis-kezelés

Tananyagelem: Adatbázis-kezelés 27/30 óra


Az adatbázis-kezelő feladata, adatkezelési alapfogalmak, a tanult adatbázis-kezelő képernyő-felépítése, a program használata. Az adatbázis fogalma. Az adatbázis felépítése: táblák, rekordok, mezők. A mezőtípusok és a mező tulajdonságai.

2

Az adatbázis felépítése, navigáció az objektumok között. Műveletek az adatbázis-objektumokkal: megnyitás, mentés. A Súgó használata. 3

Adatbázis létrehozása; alapvető műveletek. Adattábla létrehozása, mozgás adattáblán belül; adatok bevitele, törlése, módosítása az adattáblában. 3

Adattábla tervezése. Fogalmak: elsődleges kulcs, index, attribútumok, rekordok stb. 5

Űrlapok típusai; űrlapok készítése és testreszabása. Vezérlőelemek kezelése, jellemzőinek beállításai. Segédűrlapok szerepe és készítése. Űrlap megnyitása, létrehozása, mentése. Űrlap használata a rekordok beviteléhez, módosításához és törléséhez. Szöveg beírása és módosítása az űrlap fejlécében és láblécében. Űrlap mentése, bezárása, törlése.

4/5

Információk lekérdezése, módosítása; választás és rendezés. A keresés parancs használata. Szűrő alkalmazása egy táblára vagy űrlapra; eltávolítása táblából vagy űrlapról. Meghatározott keresési feltételeket tartalmazó egytáblás és többtáblás lekérdezés létrehozása és elmentése. Lekérdezés szerkesztése feltételek hozzáadásával, törlésével. A lekérdezés futtatása, törlése, elmentése és bezárása. Adatok rendezése táblákban, űrlapokban és lekérdezések eredményeiben növekvő és csökkenő szám- és ábécérendben.

4/5

Jelentések szerepe, feladata, létrehozásának folyamata, módosítása, nyomtatása. Jelentésfejléc és -lábléc készítése. Adatok csoportosítása, összegzés (részösszege, végösszegek) a jelentésben. Kifejezések használata a jelentésben: képletek, függvények, dátum, idő, oldalszám stb., grafikák beillesztése. Jelentés mentése, bezárása, törlése.

4/5

Adatbázis karbantartása. Tábla, űrlap, jelentés nyomtatási nézetének megjelenítése. A jelentés tájolásának megváltoztatása. A papírméret megváltoztatása. Oldal, kijelölt rekordok vagy egész tábla nyomtatása. Lekérdezés eredményeinek nyomtatása. Jelentés meghatározott oldalának vagy oldalainak nyomtatása és az egész jelentés nyomtatása.

2

65

2.2.4. Adatbázis-kezelés a gyakorlatban

Tananyagelem: Adatbázis-kezelés a gyakorlatban 36/52 óra

Gyakorlatok az adatbázis-kezelő alapvető funkcióinak megismerésére, a tanult adatbázis-kezelő indítása, képernyő beállítási lehetőségeinek megismerése. 4/5

Az adatbázis felépítésének megismerése, navigáció az objektumok között. Műveletek végzése az adatbázis-objektumokkal: meglévő adatbázis megnyitása, módosításának gyakorlatai, mentése a tanár irányításával, ill. a Súgó használatával.

5/7

Adatbázis létrehozása közösen, a tanár irányításával: a tervezéstől a táblák elkészítésén át a teljes megvalósításig; kulcsok, kapcsolt mezők, kapcsolatok létrehozása; adatbázis, adattábla szerkezetének módosítása, mozgás adattáblán belül stb. A munkafolyamat közben az adatbázis-kezelési alapfogalmak meghatározása, a fogalom megerősítése.

5/7

Gyakorlatok adatok bevitelére, törlésére, módosítására; keresés, csere, rendezési és szűrési műveletek gyakorlatai. Egyszerűbb adattábla tervezése önállóan, ellenőrzés mellett. 4/7

Űrlapok készítésével, módosításával, törlésével kapcsolatos feladatok irányítással, majd önállóan. 4/6

Gyakorlati feladatok a lekérdezések megoldására, eljárására, beállítási lehetőségeire vonatkozóan. 4/5

Jelentések szerepének, feladatának tisztázása; jelentések elkészítésének, formázásának, módosításának gyakorlatai; a nyomtatásra előkészítés feladatai. 4/6

Gyakorlatok adatok csoportosítására, összegzésre (rész- és végösszegek). Képletek, függvények, dátum, idő, oldalszám stb., grafikák beillesztése a jelentésbe. 3/4

Adatbázis karbantartásának szükségessége, teendői: pl. adatok megosztása, védelme, meglévő adatbázis konvertálása, tömörítése, biztonsági mentése, helyreállítása stb. Táblák, űrlapok, jelentések nyomtatási feladatai.

3/5

66


A táblázat- és adatbázis-kezelés tanításának jól bevált módszertana van. Az alkalmazói programok

tanítási módszerei rövidebb múltra tekinthetnek vissza, s így kevésbé kidolgozottak, mint az elméleti

ismeretek átadásának módszertana. Ugyanakkor folyamatosan törekedni kell arra, hogy a tanuló

alkalmazói szinten – gyakorlatokon keresztül – tudja elsajátítani a táblázat- és adatbázis-kezelő

programok használatát. Ennek fontosságát az elméleti és gyakorlati óraszámok közötti arány is jelzi.

Természetesen az elméleti hátterek – fogalmak, funkciók stb. – elsajátíttatása nem kerülhető meg, de

mindenképpen nagyobb hangsúlyt kell kapnia az oktatás folyamán a gyakorlati szempontú feladatok

megoldásának. A tananyagegység elemeihez rendelt óraszámok – a tanulói képességektől függően –

nem biztos, hogy elegendő időt biztosítanak a tananyag kellő mélységű elsajátítására. Az órakeret

szükség esetén a szabad órasávban megnövelhető.

Néhány alkalmazható módszer:

Problémaorientált feladatok – a munkaterületen jelentkező táblázat- és adatbázis-kezelést

igénylő feladatok megoldásához keresünk alkalmazói eszközt, illetve fokozatosan bővülő

feladatsorokhoz bővítjük a használandó fogalmakat, funkciókat.

Menüorientált – az alkalmazói ismereteket az alkalmazói programon keresztül, annak

menüpontjai szerint tanítjuk.

Funkcióorientált – meghatározzuk az alkalmazói rendszer általános funkcióit, pl.

táblázatkezelőnél az adatbevitel, a cellaformázás, összegzés, számformátum stb., majd a

funkciókhoz kapcsoljuk a konkrét ismereteket.

Fogalomorientált - meghatározzuk az alkalmazói rendszer által használt fogalmakat, pl.

táblázatkezelőnél: cella, sor, oszlop, munkalap stb. majd ezen fogalmakhoz kapcsolódó

funkciókat tárgyaljuk.

Mindeközben fontos, hogy a tanuló saját és majdani munkaterületéhez kötődő feladattípusokon

keresztül ismerje meg az alkalmazói rendszerek működését és használatának lehetőségeit.

A tanulók készségeinek, képességeinek fejlődését a tananyagok permanens korszerűsítésével, a

legújabb informatikai szakirodalom folyamatos ajánlásával és tananyagba beépítésével, a

számítógéptermi eszközök folyamatos korszerűsítésével, valamint a mindennapi életből vett,

folyamatosan megújuló informatikai kihívások feldolgozásával biztosíthatjuk.

A tanári munka akkor hatékony, ha a tanulócsoport létszáma nem haladja meg a 18-20 főt. Ettől el

lehet térni, de az oktatás hatékonysága, a vizsgára való felkészítés eredményessége jelentősen

csökkenhet.

67

Ajánlott irodalom

A tananyagelemek által „lefedett” szakmai tartalom megismertetéséhez rendkívül sok szakirodalom

készült, szinte a bőség zavarával küzd a pedagógus. A megfelelő tankönyv, segédeszköz

kiválasztása azonban nem könnyű feladat. Az intézmények és pedagógusok általában igyekeznek

standard könyveket használni, különösen a korábbi gyakorlatban jól bevált tankönyvekhez

ragaszkodnak, néha tekintet nélkül a szakmai ismeretek funkcióira. Sajnos nem készült olyan

tankönyv, amely speciálisan az ügyviteli szakmai területet célozná meg. További nehézséget jelent,

hogy a kiadványok többnyire egy bizonyos programtípushoz, – változathoz készül. Ezért nem

marad más hátra, minthogy a pedagógus ragaszkodik az intézményben általánosan használt

tankönyvhöz, és igyekszik a számos szakirodalomból legalább a maga számára kiemelni megfelelő

részleteket.

Néhány könyvajánlat - táblázatkezeléshez

Dr. Álló Géza: Alapfokú táblázatkezelési ismeretek. Műszaki Könyvkiadó.

Dr. Álló Géza-Mohos Pál: Táblázatkezelési ismeretek B – informatika középfokon.

Műszaki Könyvkiadó.

Bártfai Barnabás: Excel 2007 zsebkönyv. Bp., 2007.

Bártfai Barnabás: Táblázatkezelés és informatikai füzetek. 4. BBS-INFO Kft.

Benkő Tiborné-Benkő László: Amit az Excel, PowerPoint, Access-ről tudni

érdemes. Média Books Kiadó, 2002.

Bodnár István-Magyary Gyula: Táblázatkezelés és informatikai füzetek. 4. Pult Kft.

ECDL Vizsgapéldatár, Novorg Kiadó, harmadik kiadás, 2003.

Kiss András – Schneider Ferenc: PowerPoint – Excel – Access. Üzleti élet, Bp.

2000.

Kovalcsikné Pintér Orsolya: Az Excel függvényei A-tól Z-ig. Computerbooks

Kiadói Kft.

Lévayné Lakner Mária: Excel táblázatkezelő a gyakorlatban, Computerbooks, 2001.

Mészáros Tamásné: Táblázatkezelés – ECDL és számítógép-kezelői vizsga-

előkészítő. Kossuth Kiadó Zrt.

Pétery Kristóf: Az Excel függvényei, Műszaki Könyvkiadó, Bp., 2002.

Szabó Zsolt: Feladatgyűjtemény a táblázatkezeléshez - A. Az informatika alapjai.

Műszaki Könyvkiadó.

Néhány könyvajánlat – adatbázis-kezeléshez

ACCESS 2007 Zsebkönyv. (Szerk.: Bártfai Barnabás). BBS-INFO Kft.

68

Nógrádi László: ACCESS XP alapokon–CDL adatbázis-kezelés modul. INFO-

Szakkönyv Bt.

Bodnár István-Magyary Gyula: Adatbázis-kezelés. Kiskapu Kiadó.

Fodor Ildikó-Friger Éva: Adatbázis-kezelés – ECDL és számítógép-kezelői vizsga-

előkészítő. Kossuth Könyvkiadó.

Ozsváth Miklós-Simon András: Adatbázis-kezelési alapismeretek – A. Az

informatika alapjai. Műszaki Könyvkiadó.

Váradi Zsolt: Adatbázis-kezelési ismeretek. Műszaki Könyvkiadó.

Bártfai Barnabás-Budavári Oszkár: Adatbázis-kezelés – Informatikai füzetek 5.

Computerbooks Kiadói Kft.


A modul elméleti és gyakorlati ismereteinek oktatásával számítástechnika (informatika) szakos

pedagógust, vagy számítástechnikai alkalmazásokban járatos, nagy szakmai és oktatási

tapasztalattal rendelkező (pl. informatikai területen OKJ-s szakképesítés, ECDL vizsga stb.) pl.

ügyviteli szakos tanárt lehet megbízni. Megfelelő oktatásszervezéssel és a két szakmai tanár

közötti jó együttműködés révén kedvező lehet az elmélet-gyakorlat szerinti óraszámmegosztás is.

Az ügyviteli, irodai gyakorlati jellegű feladatokban ugyanis ő mozog otthonosan, a programok

funkcióinak alkalmazási területeit is szemléletesebb feladatokon keresztül tudja bemutatni.

Tárgyi feltételek

Mind az elméleti, mind pedig a gyakorlati tananyagelemek (ismeretkörök) oktatásához – hálózatba

kötött, Internet-elérhetőséggel rendelkező - számítógépekkel felszerelt számítástechnikai

tanteremre van szükség. Minden tanuló külön számítógépen dolgozik, amelyen korszerű

szövegszerkesztő, táblázat- és adatbázis-kezelő program fut. A teremben legalább annyi gépnek

kell lennie, ahány tanuló van a tanulócsoportban, azaz minden tanuló saját gépnél dolgozhasson.

Időnként nyomtatási lehetőséget is biztosítani kell a tanulóknak, hogy papíralapú formában is

láthassák a munkájuk eredményét, ill. a nyomtató kezelését is megtanulják.

A gépek teljesítményének a legkorszerűbb programrendszerek zavartalan futtatását lehetővé kell

tenni. Ennek érdekében időszakosan (min. 5 évenként) meg kell újítani a szaktanterem

számítógépparkját, az alkalmazott operációs rendszert és szoftvereket.

A tanulók hosszú időt töltenek el a számítógép előtt – napi több óra is lehetséges – különös

figyelmet kell szentelni a gépteremben a biztonsági és ergonómiai előírásoknak (főkapcsoló,

áramvédő kapcsoló, monitorok elhelyezése stb.), s a képernyős munkahelyekre vonatkozó

kockázati tényezőket az előírásoknak megfelelően a legminimálisabbra kell redukálni. A hatékony

69

munka érdekében a tantermi kialakításon és a számítógépek megfelelő elhelyezésén túl a tanulók

egészségmegőrző tudatát is formálni kell – l. pl. az adatbevitel tízujjas vakírás technikájának

alkalmazása, pihentető szem- és kéztorna, levegőztetés, párásítás, megfelelő fény vagy világítás

biztosítása, kéz- és lábtartó stb.

70

2.3. Dokumentumkezelés tananyagegység

Tananyagegység: Dokumentumkezelés

Tananyagelem: Dokumentumkezelés 26/24 óra15


A dokumentum- és iratkezelés fogalma, célja, rendeltetése, tartalmi, formai és alaki követelményei.A dokumentum- és iratkezeléshez kapcsolódó alapfogalmak (dokumentum, irat, okirat, bizonylat, számla; ügyviteli értékű irat, történeti (maradandó) értékű irat; ügy, ügyirat, ügymenet, ügykezelés, ügykör, jogkör, hatáskör; adatkezelés, iratkezelés, dokumentumkezelés; irattár, levéltár, irattári anyag, levéltári anyag, kiadmány, kiadmányozás, másolat, másodlat stb.).A dokumentum- és iratkezelés szabályozása, rendszere, szervezeti formái, felügyelete; folyamata, munkaműveletei.

3

A dokumentumok, iratok, egyéb küldemények érkezésével, érkeztetésével kapcsolatos ügyviteli feladatok (küldemények érkezésének, elhozásának, érkeztetésének megszervezése, küldemények átvétele, felbontása, továbbítása, eljárás különleges esetekben).

3

A dokumentumok, iratok nyilvántartása az ügyintézés különböző fázisaiban; az iktatás fogalma, fajtái, eszközei; gyakorlatának hagyományos és elektronikus módja. 4/3

Az iratokkal kapcsolatos postázási feladatok (postabontás, postai előkészítés, postakönyv kezelése, postakönyvbe rendezés; boríték és címke készítése, hagyományos és elektronikus módja, postai címzésfajták, levelek, egyéb küldemények postai nyomtatványai, postai továbbítás díjai, adminisztrációs teendői stb.).

Dokumentumok, iratok továbbításának egyéb módjai; a szervezetek közötti, ill. a szervezeten belüli továbbítás gyakori formái (pl. futár, fax, elektronikus mód stb.).

4

A dokumentumok, iratok tárolásával kapcsolatos fogalmak (szabályozások, a dokumentumok irattári és levéltári védelmének általános szabályai (pl. irattári, levéltári anyag, ügyviteli, történeti értékű iratok, irattár, levéltár fogalma irattári terv stb.).Az irat- és levéltárak feladatai.

Az irattárolási rendszer fajtái, optimális kialakításának szempontjai. A dokumentumok és iratok rendezésének technikai kellékei, körülményei, feltételrendszere.

4

A dokumentumok, iratok selejtezési eljárása, szabályozása, dokumentumai és gyakorlata.Dokumentumok, iratok levéltárba átadásának, elhelyezésének eljárása, technikai lebonyolítása.

4/3

Titkos dokumentumok, iratok, minősített adatok kezelése. Adatvédelem az irodai, ügyviteli munkában. Az adatvédelem, adatbiztonság fogalma, szabályai. 2

Szigorú számadású nyomtatványok kezelése.Bélyegző, pecsét fogalma, fajtái, használatának szabályai, nyilvántartása, felhasználási köre, megrendelése, tárolása, selejtezése.

2

A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanulók majdani feladatkörükben képesek legyenek a

különféle dokumentumokat, iratokat kezelni az adott munkahely dokumentumkezelési szabályai,

útmutatásai szerint. Ehhez ismerjék meg a dokumentumkezelés fogalmi tartalmát, a dokumentum- és

15 A tananyagegység tartalmának elsajátításához jelzett óraszámok az Irodai asszisztens és Ügyviteli titkár szakképesítések központi programjaiban javasolt eltérő óraszámok (l. alább is).

71

iratkezelés folyamatát – a dokumentum előállításától, érkeztetésétől az archiválásig, tárolásig,

selejtezésig –, valamint hagyományos és elektronikus módját; az aktuális adatvédelmi szabályokat; a

különleges dokumentumok, iratok kezelésével kapcsolatos szabályokat.


A szakmai és vizsgakövetelmény elméleti órát rendel a tananyagelemhez, azonban nem lehet

eltekinteni attól, hogy az elméleti ismereteknek gyakorlati vetülete van. Ahhoz, hogy a tanuló képes

legyen a feladatprofilban megjelölt munkatevékenység elvégzésére, a dokumentumkezeléshez

kapcsolódó gyakorlati feladatokat is meg kell ismernie. A tanulói munkáltatás, az ismeret

alkalmazása gyakorlófeladatok révén és gyakorlati tevékenységformákban lehetséges.

Ajánlott feladatok

A dokumentumok kezeléséhez kapcsolódó munkáltatói feladatokhoz dokumentumot, ill. a

dokumentum érkezéséhez, érkeztetéséhez, nyilvántartásához, átadásához, továbbításához stb.

kapcsolódó segédanyagot, másolatokat elő kell készíteni, természetesen az elvégezendő feladat

szerint.

1. Iratkezelési szabályzat vagy egyes részeinek másolása, szerkesztése – fogalom és eljárásrend

magyarázatával.

2. Fogalmak értelmezése.

3. Meghatalmazás készítése küldemény, irat átvétele témában.

4. Küldemény átadásáról-átvételéről készült okmány kezelése (pl. postakönyv, átadókönyv,

kézbesítési bizonylat, tértivevény, ajánlott-szelvény kitöltése stb.).

5. Iratok postakönyvbe rendezése meghatározott szempontok szerint (pl. érkező-kimenő; tárgy

szerint; sürgősség szerint stb.).

6. Érkeztető bélyegző elhelyezése az iraton, illetőleg rovatainak kitöltése; esetleg érkeztető

bélyegző lenyomatának megtervezése.

7. Levelek érkezéséhez kapcsolódó eljárások szimulálása. Mi a teendő:

- tévesen érkezett küldemény,

- névre szóló címzés,

- hiányos címzés,

- sérült, láthatóan hiányos küldemény érkezése,

- tévedésből felbontott küldemény,

- minősített küldemények,

- pénzt, értéket tartalmazó küldemény érkezése esetén?

8. Iktatandó és nem iktatandó iratok szétválogatása.

72

9. Iktatóbélyegző lenyomatának tervezése.

10. Iratok iktatószámának meghatározása.

11. Iratok csoportosítása – meghatározott – iratkezelési adatok szerint.

12. Iratok rendezése a különböző iktatószámok alapján.

13. Iratok kiválasztása (előkeresése) iktatószám alapján.

14. Előzmények kikeresése iktatószámok alapján.

15. Kitöltött iktatókönyv, -karton adatainak értelmezése (másolat).

16. Iktatás – iktatókönyv, -karton stb. rovatainak kitöltése (másolat).

17. Iratok visszakeresése az iktatókönyv-, iktatókarton különböző adatai alapján.

18. Iratok átadását dokumentáló nyomtatvány kitöltése: iratkísérő, előadóív, átadóív.

19. Kimenő, aláírásra váró iratok rendezése aláírókönyvbe különféle szempont szerint.

20. Kimenő iratok adatainak ellenőrzése, javítása, módosítása.

21. Iratok tartalmához kapcsolódó mellékletek kiválasztása.

22. Levélpapír hajtása, boríték kiválasztása, borítékba helyezése; a boríték címzése, ill. címke

készítése.

23. Postai feladáshoz kapcsolódó nyomtatványok kitöltése.

24. Lehetőség szerint: iratok elhelyezése, visszakeresése irattárból.

25. Iratok selejtezése – szempontok megadásával.

26. Jegyzőkönyv készítése selejtezésről.

27. Jegyzék készítése irat átadásáról. Stb.

A feladatok értékelése

Az értékelés alapja: a feladat elvégzésének gyakorlatban történő megfelelése. A feladat értékelése

elsősorban szóban történjen, amelynek során a tanár kitér a feladat elvégzésének esetleges hibáira,

hiányosságaira, s utalnia kell a hibázás vagy hiányosság következményeire. A tanulóban tudatosítani

kell, hogy az általános dokumentumkezelési szabályokon túl munkahelyi szokásokon alapuló

követelmények is vannak, amelyet a szervezet különböző szabályzatokban (pl. szervezeti és

működési szabályzat, az iratkezelési szabályzat, irattári rend stb.) rögzítenek, vagy az utasítást kiadó,

feladatot meghatározó személy közöl a dolgozóval. Ezekre a szabályokra, utasításokra, feladat-

meghatározásokra – az oktatás folyamatában a pedagógusra – figyelnie kell a tanulónak, hogy a

feladatot az előírásoknak, utasításoknak megfelelően végezze. Az ettől való eltérés hiba lehet.

Az elméleti ismeretek számonkérése írásban is történhet. Az írásbeli számonkérés irányulhat a

dokumentum- és iratkezelés témaköréhez kapcsolódó fogalmak értelmezésére, a folyamat leírására,

rendezésére, valamint az egyes munkafázisok értelmezésére, ill. feladatleírására, a feladat elvégzését

73

támogató eszközök ismertetésére stb. Ilyen típusú feladatok esetén az értékelés módját, mikéntjét a

pedagógus határozza meg a feladatlap készítésekor.

Ajánlott irodalom (elsősorban tanárok számára)

A tananyagegység/tananyagelem teljes szakmai anyagát magában foglaló tankönyv, segédanyag vagy

szakirodalom sajnos nem áll rendelkezésünkre. A szakmai tapasztalat, a munkahelyi (intézményi)

gyakorlat, illetőleg a különböző cégektől kért – nem bizalmas vagy titkos – dokumentumok jó

szolgálatot tesznek a tananyag oktatása során.

Néhány - a tananyagot csak részben érintő – szakirodalom elsősorban pedagógusok számára:

Bakk Gyuláné: Hivatása titkárnő. Kiadó: Pedellus Tankönyvkiadó Kft.

Balla Katalin: Ügyiratkezelői kézikönyv a közfeladatot ellátó szervek részére. Az e-

közigazgatás alapja. ÖNkorPRess Kiadó, 2007.

Balla Katalin-Dr. Haraszti Viktor: Az ügyiratkezelés folyamata és az iratok

tárolásának általános szabályai. Trainex , Budapest, 2006.

Freisinger Edéné: Irodai ügyvitel. Nemzeti tankönyvkiadó, 2001.

Kossáné Prókay Katalin: Amit a korszerű irodai munkához ismerni érdemes…

(kézikönyv). Kiadó: Stíl Stúdió, 2007.

Sille István: Titkári kézikönyv. KJK-KERSZÖV, Bp., 2000

Sille István-Gargya Mária: Menedzserasszisztensek, titkárnők, titkárok kézikönyve.

Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1997.

Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp. 2000.


A modul elméleti ismereteinek oktatását az ügyviteli (gyorsírás és gépírás) szakos tanár tudja a

legnagyobb szakértelemmel ellátni. Az ügyviteli szakos tanár főiskolai tanulmányai során a

dokumentumkezelés ismereteit külön modulként tanulta (l. ügyviteli ismeretek részeként), melyet a

szakmai/irodai gyakorlat során a különböző cégeknél valós körülmények között tanulmányozhatott.

Tárgyi feltételek

- számítógépterem,

- hálózatba kötött, internet-elérési lehetőséget biztosító számítógépes munkahely minden

tanuló számára,

- a dokumentumok kezeléséhez szükséges irodai eszközök, nyomtatványok, segédanyagok

(postakönyv, iktatókönyv- vagy karton, átadóokmány stb.), tárolóeszközök és –helyek.

74

2.4. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység – Ügyviteli szoftverkezelés

Tananyagegység: Számítástechnikai alkalmazások

Tananyagelem: Ügyviteli szoftverkezelés 22/66 óra

Szakmai tartalom (tananyag)16 Javasolt óraszám

A rendelkezésre álló irodai dokumentumkezelő szoftver szolgáltatásainak megfelelően:a dokumentumkezelő funkcióinak megismerése és a programindítás gyakorlása. 2/6

Érkeztetés (küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma stb.). 2/6

Iktatás (iktatószám, iktatás időpontja, iktató neve, tárgy meghatározása stb.).2/6

Az iratok előzménye, kikeresése, azonosítása. Mellékletek.2/6

Küldemény továbbítása (a továbbítás időpontja, módja, adathordozója stb.), címzett vagy küldő megnevezése, azonosító adatai stb.

2/6

Kezelési feljegyzések, határidő jelölése.2/6

Irattározás, (irattári tételszám, irattárba helyezés időpontja stb.)2/6

Ügyiratok előállítása, digitalizálása.2/6

Ügyiratok rendezése különböző műveletek szerint.2/6

Ügyiratokkal támogatott munkafolyamat szerkesztése, nyomon követése, határidő-kezelés.2/6

Belső információáramlás támogatása (üzenet, értesítés, feljegyzés készítése, küldése).2/6

A tananyagelem oktatásának célja, megismertetni a tanulóval egy elektronikus dokumentumkezelő

rendszert, annak funkcióit, kezelési, alkalmazási módját, hogy képes legyen a papíralapú és

elektronikus iratok útjának nyomon követésére egy erre alkalmas szoftver kezelése révén.

Oktatás-módszertani javaslat

Sokan vélik úgy, hogy a szervezetek soha nem álltak még annyi kihívás előtt az adat-, információ- és

dokumentumkezelés tekintetében, mint mostanában. E nehézségek egyike a dokumentumokban

megtestesülő hatalmas tömegű információ kezelése – beleértve az előállítást, disztributálást-

megosztást, archiválást, tárolást és visszakeresést. A múltban a hivatalos dokumentumok papírban

testesültek meg, és az első elektronikus dokumentumkezelő rendszerek ezek menedzselésének

támogatására alakultak ki. Napjainkban azonban együtt él a papíralapú és elektronikus iratok

16 A tananyagelemnél jelzett szakmai tartalom csak tájékoztató jellegű, a tananyagot jelentősen befolyásolja az alkalmazott dokumentumkezelő szoftver működése.

75

sokasága. Az új elektronikus dokumentum-formátumokat számosan különböző szoftverekkel,

alkalmazásokkal hozzák létre, tartják nyilván. Ma még sok cég nem engedheti meg magának – olykor

iratforgalma alapján nincs is rá szükség –, hogy nagy értékű szoftver beszerzésére költsön. Eddig az

oktatási gyakorlatban sem volt elterjedt, hogy a hagyományos dokumentumkezelési ismereteket

ügyviteli szoftverkezeléssel egészítettük volna ki. Rohamos terjedése következtében azonban az

alkalmazás oktatási anyagba történő beemelése is fontossá vált.

„A XXI. század küszöbén már nem kétséges, hogy az elektronikus iratkezelés bevezetése nemcsak

számos előnnyel jár, hanem egyenesen elkerülhetetlen.. A bejövő, belső és kimenő iratok gyors és

hatékony rendszerezése, a visszakereshetőség biztosítása elengedhetetlen ahhoz, hogy az ügyintézési

folyamatainkat gyorsabbá, hatékonyabbá kívánjuk tenni.”17

Az Ügyviteli szoftverkezelés és a Dokumentumkezelési ismeretek két tananyagelemet együtt célszerű

kezelni: elmélet és gyakorlat, ill. hagyományos és elektronikus munkaműveletek egységében.

Természetesen az Ügyviteli szoftverkezelés tananyagelem a Dokumentumkezelési ismeretek után

következhet, de szükséges hozzá táblázat- és adatbázis-kezelési ismeret is.

A tananyagelemre szánt gyakorlati óraszámok jelentősen eltérnek az Irodai asszisztens és az

Ügyviteli titkár szakképesítésekben. Ez befolyásolja a dokumentumkezelő szoftver szolgáltatásainak

megismerését, illetőleg kezelésének szintjét. Az Irodai asszisztens szakképzésben rendelkezésre álló

alacsonyabb óraszám más modulban – pl. 2.3/1613-06 Az adat- és információfeldolgozás ismeretei,

valamint 2.4/1613-06 Az adat- és információfeldolgozás gyakorlata – kibővíthető, ill. az ismeretek

és a gyakorlat elmélyíthető, vagy a szabad sáv terhére közelíthető a két képzésben.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszert a tanárnak is meg kell ismernie, s kezelésében kellő

gyakorlatot kell szereznie. Nem elegendő, ha az oktatás csak a program kezelésének ismertetéséből,

bemutatásából áll, a tanárnak igyekeznie kell életszerű feladatokon keresztül megismertetni a

program dokumentumkezelési funkcióit. Az ügyviteli szoftverek csomagjához a termékértékesítő

cégek részletes leírást vagy elektronikus tanulási csomagot is adnak, de a „betanuláshoz” lehet kérni a

közvetlen segítségüket is.

Ajánlott feladatok és értékelésük

A dokumentumkezelési szoftver működéséhez, alkalmazásához szükséges feladatokat a tanár a

program funkcióinak, szolgáltatásainak, működtetésének ismeretében tudja összeállítani, s ennek

megfelelően az értékelési szempontokat is meghatározza.

Ajánlott irodalom17 Balla Katalin: Ügyiratkezelői kézikönyv a közfeladatot ellátó szervek részére. Az e-közigazgatás alapja. ÖNkorPRess Kiadó, 2007. 127. p.

76

A dokumentumkezelő szoftver kézikönyve, a rendszer funkcióit, működését leíró használati

útmutatója.


A tananyagelem legkompetensebb oktatója: legalább a számítástechnikai alapismeretekben és

gyakorlati alkalmazásukban járatos, az intézmény rendelkezésére álló dokumentumkezelő szoftver

működését ismerő és a hagyományos dokumentumkezelés ismereteivel, oktatási tapasztalatával

rendelkező – ügyviteli szakos – pedagógus.

Tárgyi feltételek

A tananyagelem oktatásához a képzőintézményeknek rendelkezniük kell oktatásra is alkalmas

ügyviteli, ill. dokumentumkezelő szoftverrel. Olyan szoftver beszerzése ajánlott, amely lehetőleg:

a papíralapú és elektronikus iratokat – a keletkezéstől, beérkezéstől az irattárig – egyaránt végig

tudja kísérni, mintegy vezérli a dokumentum útját;

a hagyományos dokumentumkezelés munkafázisainak megfelelő megoldásokat kínálja;

alkalmas papíralapú és elektronikus dokumentumok, napi ügyek, feladatok hatékony számítógépes

támogatására; a dokumentumok nyilvántartásba vételére, a velük elvégzendő munka végzésére;

valamint a kapcsolódó egyéb munkafolyamatok támogatására is kínál megoldást (pl. adatok, címek,

nyilvántartási számok, határidők, előzmények lekérdezése, gyors visszakeresése, iratok iktatása,

archiválása stb.).

Nem feltétlenül szükséges, hogy az ügyviteli, dokumentumkezelő szoftver valós – munkahelyi

körülmények között – irodai munkafolyamatokra legyen alkalmas, de a legalapvetőbb

dokumentumkezelési funkciókra lehetőleg használható legyen, pl.:

iratkezelési funkciók

- érkeztetés (küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma),

- iktatás (iktatószám, iktatás időpontja)

- küldemény továbbításának időpontja, módja, adathordozója,

- a címzett vagy küldő megnevezése, azonosító adatai,

- a tárgy meghatározása,

- az ügyintézéssel megbízott egység vagy az ügyintéző neve,

- az iratok előzménye, utóiratok iktatószáma,

- mellékletek (jelölése, darabszáma),

- kezelési feljegyzések, határidő jelölése,

- irattározás, (irattári tételszám, irattárba helyezés időpontja)

ügyviteli funkciók

77

- ügyiratok rendezése műveletek szerint,

- munkafolyamat szerkesztése, nyomon követése,

- határidő-kezelés;

belső információáramlás támogatása – üzenet, értesítés, feljegyzés készítése, küldése;

dokumentumok digitalizálásának támogatása.

A tananyagelem oktatása csak számítógépteremben folyhat, ahol a dokumentumkezelő szoftver

futtatásához megfelelő számítástechnikai háttér áll rendelkezésre. A szoftver kezelésének gyakorlata

akkor lesz hatékony, ha az oktatás kis csoportban (10-12 fő) folyik, hiszen a tanár így tud figyelni és

érdemben segíteni a tanulóknak. Nagyobb csoportlétszám esetén projektoros kivetítőn követhetik

nyomon a tanár utasításainak és az általa is végzett/bemutatott lépéseknek megfelelően a műveleteket.

78

IV. A vizsgafeladat

1. A vizsgafeladat (vizsgarész) leírása a szakmai és vizsgakövetelmény alapján

1.1. A vizsgafeladat leírása

A hozzárendelt szakmai követelménymodul azonosítója és megnevezése:

1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában


Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon

beillesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből,

kinyomtatva.

A hozzárendelt jellemző vizsgatevékenység: írásbeli



A vizsgafeladat aránya a szakmai vizsga egészében:

- Irodai asszisztens: 15%

- Ügyviteli titkár valamennyi elágazásában: 15%

A vizsgafeladat értelmező részletezése a vizsgázó szempontjából:

- belső ügyiratot készít,

- szöveget importál,

- szöveget szerkeszt,

- táblázatot, grafikont illeszt be,

- iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből ügyviteli szoftvert használ,

- nyomtat.

79

1.2. A vizsgafeladat megjelenítése a modultérképen

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában (255/350 óra)

Feladatprofil Tulajdonságprofil Vizsgafeladat

Szakmai kompetenciák Szakmai készségek Személyes, társas és módszerkomptenciák

Kezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint

A dokumentumok főbb típusai, jellemzői

A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai


A szervezet belső iratai

A dokumentumok rendszerezésének követelményei; szabályai


Dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan

IT alapismeretek

Operációs rendszer ismerete

Szövegszerkesztés

Táblázatkezelés

Adatbázis-kezelés


Ügyviteli szoftverek használata (pl. iktatóprogram, határidőnapló, névjegy)

Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)

Komplex eszközhasználati képességek, készségek

Látás

Pontosság

Mozgáskoordináció (testi ügyesség

Irányíthatóság

Ismeretek helyénvaló alkalmazása

Figyelem-összpontosítás

Kontroll (ellenőrzőképesség)

Rendszerező-képesség

Belső ügyirat készítése

számítógépen, importált szöveg

szerkesztésével, táblázat, grafikon

beillesztésével, iktatószám,

címzett neve, címe lehívásával a

célirányos szoftverből,

kinyomtatva.

Dokumentálja az iratkezelési folyamatotKimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításraIratkezeléshez szükséges eszközöket kezelHatáskörének megfelelően leltározKözreműködik az iratanyagok selejtezésébenElkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztetőKimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmalAdatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez

80

1.3. A vizsgafeladat elemeinek és a hozzá kapcsolódó kompetenciák megjelenítése tantárgyelemekhez rendelve

Jellemző Feladatelem

Igényelt kompetenciák TananyagelemSzakmai ismeretek Szakmai készségek Tulajdonságok18

Belső ügyiratot készít

A dokumentumok főbb típusai, jellemzői

A szervezet belső iratai

Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)

Látás

Pontosság

Mozgáskoordináció (testi ügyesség

Irányíthatóság

Ismeretek helyénvaló alkalmazása

Figyelem-összpontosítás

Kontroll (ellenőrzőképesség)

Rendszerező-képesség

3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése3.2/1618-06 Dokumentumkészítés a gyakorlatban3.3/1618-06 Jegyzőkönyv készítése

Szöveget importál A

dokumentumok rendszerezésének követelményei; szabályai

IT alapismeretek

Operációs rendszer ismerete

2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység elemei

Szöveget szerkeszt

A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai


Szövegszerkesztés

2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység elemei

Táblázatot, grafikont beilleszt A

dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai

Táblázatkezelés

2.2/1618-06 Táblázatkezelés és2.4/1618-06 Táblázatkezelés a gyakorlatban

18 A feladat megoldása során elemeire nem bontható kompetenciák81

Iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből ügyvi-teli szoftvert használ


Dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan

Adatbázis-kezelés


Ügyviteli szoftverek használata (pl. iktatóprogram, határidőnapló, névjegy)

1.1/1618-06 Dokumentumkezelési ismeretek2.1/1618-06 Ügyviteli szoftverkezelés, esetleg2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés és2.5/1618-06 Adatbázis-kezelés a gyakorlatban

Nyomtat Komple

x eszközhasználati képességek, készségek

2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység elemei 3.0/1617-06 Ügyviteli eszközök tananyagegység eleme

14. táblázat

82

A vizsgafeladat elemzését (leírását) tartalmazó táblázat jól mutatja, hogy a tanulónak komplex

feladatot kell megoldania, felhasználva – építve – a korábban, más modulban elsajátított ismereteire.

a) Belső ügyiratot készít

A vizsgafeladat tartalmában és formájában jellemző belső ügyirat készítését írja elő. Mivel ez az

iratcsoport számtalan – munkahelyi szokásokon alapuló – formai és tartalmi (elnevezését illetően

is) lehetőséget kínál, ezért nem célszerű egyetlen formai és/vagy változatot kiválasztani

vizsgaformára. A szerkesztési feladat ugyanis lehetővé teszi, hogy konkrét utasításokban,

feladatokban fogalmazzuk meg az iratot jellemző tartalmi és formai műveleteket. L. pl.

„Készítsen emlékeztetőt, javaslatot, beszámolót… stb.” A formára vonatkozóan a szerkesztési

feladatok pontos meghatározásával, ill. sablon csatolásával egyértelművé tehető a forma

kialakításának követelménye.

b) Szöveget importál

A művelet alapvetően szöveges fájl betöltését, beillesztését kívánja meg az iratdokumentum

meghatározott helyére. A szöveges fájl terjedelme kb. 1200-1500 karakter lehet, ami megfelel a

gyakorlati életben is előforduló belső irat terjedelmének. Előállítása többféle lehet, pl.:

- A tanulónak a szöveget – folyamatosan írt, nyomtatott formátumú szöveget (l. tömb

formátum) tartalmazó feladatlapról – be kell gépelnie. Ez – figyelembe véve a tanuló

gépírási készségének (l. szakmai kompetencia) szintjét – percenként 150 leütéses

sebességgel készül, ami a szöveg terjedelmétől függően 8-10 percet igényel a 120 perces

vizsgafeladatból.

- A tanulónak a szöveget diktálás után kell begépelnie. A diktálás sebessége – a gépírási

szintnek megfelelő (l. 150 leütés/perc), vagy kevéssel alatta lehet (l. 120 leütés/perc). A

feladat szaktanár közreműködését feltételezi.

- A tanuló készen kap elektronikus formában ún. „nyers” szöveget, amelyet meghatározott

helyről kell beillesztenie az irat megfelelő helyére.

- Természetesen lehetséges a fenti feladatok kombinációja is.

A szöveg előállítására vonatkozóan a javasolt vizsgafeladat az első változatot tartalmazza, hiszen

a vizsgafeladat gyakorlatorientált jellege ezt a változatot támasztja alá leginkább (l. a vizsga-

feladatnak a munkatevékenység egy jellemző feladatát kell megjeleníteni).

c) Szöveget szerkeszt

A tanult operációs rendszer és szövegszerkesztő program funkcióinak és működésének

ismeretében a legáltalánosabb és a gyakorlati életben előforduló iratok jellemző formázási,

szövegszerkesztési műveleteinek végrehajtását igényli a tanulótól. A munkatevékenység

jellemzői alapján az iratok szerkesztéséhez, formázásához az utasításokat feladat(sor)szerűen

kapja a tanuló, s ennek megfelelően hajtja végre. A feladatsor kitér – pontos paraméterek,

alkalmazási műveletek meghatározásával – az irat valamennyi formai elemére, ennek hiányában

értelemszerűen az iratkészítésre vonatkozó formai szabályokat, ill. a sablonban jelzett

megoldásokat kell alkalmazni.

d) Táblázatot, grafikont beilleszt

A művelet a táblázatkezelés ismereteit kívánja meg. A beillesztés – l. a „szöveget importál”

műveletelem esetén – nem csupán a „beillesztést” jelenti, feltételezi a táblázat és/vagy grafikon

létrehozását is. Az előállítására vonatkozóan l. a „szöveget szerkeszt” művelet leírását.

e) Iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből

A művelet ügyviteli szoftver használatát igényli, elsősorban az irat iktatószámának, a címzett

nevének, címének kiválasztásához. Ehhez szükséges, hogy a tanult/használt ügyviteli szoftver

adatbázisát a meghatározott adatokkal előzetesen feltöltsük, de a vizsgarész feladata irányulhat az

adatbázis feltöltésére is.

A „célirányos” szoftver használatára vonatkozó feladat némileg ellentmond a gyakorlati

eljárásoknak. A belső iratokat ritkán küldik névre szólóan, s legfeljebb „Helyben” címzéssel

látják el – ezt leginkább körlevélkészítővel lehetne megoldani, de ez nem tananyaga a modulnak.

Áthidaló megoldásként ajánljuk, hogy a vizsgafeladat részműveletének megoldásához legyen

elegendő az iratokhoz szükséges adatok adatbázisszerű megjelenítése (l. irat iktatószáma, a címzett –

alegység megnevezése, vezető – neve, beosztása). A javasolt vizsgafeladat – ügyviteli szoftvertől

függetlenül – adatbázisban megjelenített adatok kiválasztására utal.

f) Nyomtat

A nyomtatási művelet jelentheti az irat papíralapú irathordozón történő megjelenítését, de

esetenként fájlba nyomtatását is.

84

2. Javaslat vizsgafeladatra

2.1. A vizsgafeladat leírása (l. szövegszerkesztés)

Ön a KARAKTER Informatikai Szolgáltató Kft. titkárságának ügyintézője. Az alábbi feladatoknak megfelelően készítse el Tóvári Elemér ügyvezető igazgató utasítását!

1. Készítsen egy mappát (könyvtárat) Saját nevén a vizsgaszervező által megadott helyre! Ebbe a mappába másolja át a vizsgaszervező által megadott helyről, a Vizsga nevű mappából a következő fájlokat:

- ….jpg (l. kép)- ….mdb (l. adatbázis)- ….xls (l. táblázat)

2. Indítsa el a Word szövegszerkesztő programot, nyisson egy új dokumentumot, és mentse el az előzőleg létrehozott mappába Saját név.doc fájlként!

3. Ebbe a dokumentumba gépelje be a mellékelt feladatlapon lévő szöveget! Ügyeljen a hibátlan gépelésre, alkalmazzon automatikus elválasztást! Ne feledkezzen meg a rendszeres mentésről!

4. A teljes dokumentumra vonatkozóan állítsa be a margókat az alábbi értékekkel:- bal margó: 2,5 cm,- jobb margó: 2 cm,- alsó és felső margó: 3-3 cm- az élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,5-1,5 cm

5. A dokumentum betűtípusa: Arial; mérete: 11 pt., a karakter stílusa: normál legyen! Az ettől eltérő beállításokat a megfelelő helyen jelezzük!

6. Készítsen élőfejet a következő adatokkal:- KARAKTER Informatikai Szolgáltató Kft. - Debrecen, Simai út 64.- Telefon: 40/526-544- Honlap: www.karakter.hu

7. Az élőfejben a fenti adatokat rendezze egymás alá középre – külön sorban helyezze el a „KARAKTER” cégelnevezést! A cég megnevezésének két adatsora legyen: Arial 12 pt. félkövér karakterű, a további adatok: Arial 10 pt, félkövér és dőlt karakterűek!

Az élőfej utolsó sora alatt közvetlenül 1,5 pt. vastagságú folyamatos szegélyvonalat helyezzen el, és utána állítson be 24 pt.-os térközt!

Az élőfejben, a bal margóhoz illessze be a Vizsga mappából a … képet! A kép mérete megegyezik az élőfejben elhelyezett adatok magasságával. A kép rögzített méretarányú legyen, nem takarhatja a szegélyvonalat!

8. Készítsen élőlábat! A bal margóhoz igazítva, Times New Roman 10 pt. dőlt karakterekkel írja be a saját nevét; jobb margóhoz igazítva Times New Roman 10 pt. normál, kiskapitális karakterekkel írja be: <Szigorúan bizalmas!>!

9. A címzett nevének és beosztásának, valamint az irat soron következő iktatószámának megkereséséhez használja a Vizsga mappában található …. adatbázist! Az adatbázisban szereplő egységek közül válasszon ki egyet, akivel az elmúlt 6 hónapban, legalább 1 év időtartamú tanulmányi szerződést kötöttek! Illessze be a címzés helyére: az egység megnevezését, alá az egységvezető nevét, alá a beosztását, majd 12 pt. távolságra aláhúzva a <Helyben> helységnevet helyettesítő megnevezést!

85

http://www.karakter.hu/

Az egység megnevezését félkövér karakterrel emelje ki!

10. Az iktatószám a címzés első sorával egy sorban a jobb margóhoz kerüljön, alá ügyintézőként a saját nevét írja be!

11. A tárgyat tüntesse fel, előtte 12 pt., utána 24 pt. térközt hagyjon! A tárgy szót a levelezési szokásoknak megfelelően – aláhúzással – emelje ki! A tárgy megnevezése: <Vezetői utasítás> legyen!

12. Illesszen be – az információközlés tartalmának megfelelő – megszólítást, a bekezdésalkotásnak megfelelően balra zártan!

13. A szöveget tagolja – értelemszerűen bekezdésekre! A bekezdéseket kezdje a bal margónál és közöttük 12 pt.-os térközt hagyjon! A bekezdések sorai sorkizártak legyenek!

14. A szöveg kettőspont utáni részét „A szigorú intézkedésre…” kezdetű mondatig számozott felsorolásként tagolja bekezdésekre! Alkosson 3 bekezdést – egy-egy bekezdésen belül több mondat lehet! A számozás balról 1 cm-re, a függőleges behúzás 2 cm-re kezdődjön!

15. Alkalmazzon kiemeléseket:- a „tanulmányi szerződések” kifejezést a szövegben mindenhol dőlt karakterre módosítsa, - a társaság alegységeinek megnevezését dőlt és félkövér,- az utasítás hatályba lépésének időpontját félkövér karakterrel emelje ki!

16. Az utasítás a mai napon készül! A keltezés előtt 12 pt. távolságot hagyjon, és a levelezés udvariassági szabályainak megfelelő formában tüntesse fel!

17. A levelet az ügyvezető igazgató írja alá!

18. Tüntesse fel a mellékletet is, megnevezésével együtt!

19. A táblázatot - elkészítése után - csatolja az irathoz új oldalra!

20. Nyissa meg az Excel programot, s a következő adatokkal és a feladatleírás szerint készítse el a táblázatot, végezze el a kimutatáshoz a számításokat és formázásokat és készítsen grafikont! A meghatározott paramétereknek megfelelő táblázatot– külön lapon elhelyezve – mellékelni kell az irathoz!

A továbbiakban hasonló részletességgel kell – 50 pont – megadni a táblázat és grafikon készítéséhez az utasítást, s a feladat szerint mellékelni a belső irathoz!

86

Szövegmelléklet irat készítéséhez

Értesítem, hogy 2007. november 19-étől a tanulmányi szerződések

kötéséről az alábbiak szerint rendelkezem: A társaság nevében

kötelezettséget minden esetben csak a cég erre felhatalmazott

képviselői vállalhatnak. A jövőben vonatkozik ez a tanulmányi

szerződésekre is, függetlenül attól, hogy a szerződést valamely

szervezeti egység saját dolgozójával kívánja megkötni. A

szerződéskötést, a megállapodást megkötni szándékozó szervezeti

egység felelős vezetője kezdeményezheti oly módon, hogy a szerződést

kötő dolgozójával együttműködve elkészítik a szerződéstervezetet, és

azt a szükséges mellékletekkel ellátva - jogi ellenjegyzés céljából

- átadják a Jogi és Szabályozási Irodának. Az iroda köteles a

szerződéstervezetet 3 munkanapon belül véleményezni. Az általa

javasolt módosításokat, a szerződést kezdeményező egység vezetője

köteles átvezetni a szerződés tervezetén és azt elektronikus úton

ismételten visszajuttatni a Jogi és Szabályozási Irodába. Tanulmányi

szerződések aláírására is az ügyvezető igazgató, távollétében az

általános vagy a stratégiai igazgatóhelyettes jogosult. A szigorú

intézkedésre azért került sor, mert a Gazdasági Igazgatóság

kimutatása szerint - a részletes kimutatás mellékelve - az elmúlt

gazdálkodási évben megkötött tanulmányi szerződésekkel a társaságunk

indokolatlanul nagy pénzügyi terhet vállalt. Kérem az utasításban

foglaltak maradéktalan betartását.

Ajánlott feladat megoldási javaslata (l. alább)

87

2.2. Javaslat vizsgafeladat értékelésére (l. szövegszerkesztés része)

Feladat megnevezése Feladat sorszáma

Feladat pontszáma

Tanuló pontszáma

Mappát készít Saját nevén a megadott helyre 1 1

Fájlok másolása Vizsga nevű mappából a meghatározott helyre 1 1

Dokumentumot ment Saját nevén a meghatározott mappába 2 1

Szöveg begépelése – hibánként 2 pont levonás 3 10

Alkalmazza az automatikus elválasztást 3 1

Margók beállítása 4 4

Karakterek beállítása 5 3

Élőfej készítése:

- adatbevitel 6 2

- adatok egymás alá és középre rendezése 7 2

- élőfejben karakterek beállításai 7 2

- szegélyezés és térköz beállítása 7 2

- kép beillesztése 7 2

- kép méretezése 7 1

Élőláb kialakítása 8 4

Címzett adatainak megkeresése, lehívása és beillesztése 9 6

Helyben beírása, formázása 9 1

A címzés karakterjellemzőinek beállítása 9 2

Iktatószám megkeresése, sorszámozása és beírása/beillesztése 10 5

Ügyintéző elhelyezése 10 1

Tárgy elhelyezése 11 3

Megszólítás beillesztése 12 1

Bekezdések kialakítása 12 4

Felsorolás kialakítása 13 4

Kiemelés 15 3

Keltezés elhelyezése 16 1

Aláírás, beosztás 17 1

Melléklet elhelyezése 18 1

Melléklet másolása új oldalra 19 2

Iratszerkesztés összesen 50

A feladatrész további pontjai – 50 pont – a táblázatkészítéshez kapcsolódik.

88

Marketingosztály Iktatószám: Sz-56/2007.Rendes András osztályvezető Ügyintéző: <Saját név>

Helyben

Tárgy: Vezetői utasítás

Tisztelt Egységvezetők!

Értesítem Önöket, hogy 2007. november 19-étől a tanulmányi szerződések kötéséről az alábbiak szerint rendelkezem:

1. A társaság nevében kötelezettséget minden esetben csak a cég erre felhatalmazott képviselői vállalhatnak. A jövőben vonatkozik ez a tanulmányi szerződésekre is, függetlenül attól, hogy a szerződést valamely szervezeti egység saját dolgozójával kívánja megkötni.

2. A szerződéskötést, a megállapodást megkötni szándékozó szervezeti egység felelős vezetője kezdeményezheti oly módon, hogy a szerződést kötő dolgozójával együttműködve elkészítik a szerződéstervezetet, és azt a szükséges mellékletekkel ellátva - jogi ellenjegyzés céljából - átadják a Jogi és Szabályozási Irodának. Az iroda köteles a szerződéstervezetet 3 munkanapon belül véleményezni. Az általa javasolt módosításokat, a szerződést kezdeményező egység vezetője köteles átvezetni a szerződés tervezetén és azt elektronikus úton ismételten visszajuttatni a Jogi és Szabályozási Irodába.

3. Tanulmányi szerződések aláírására az ügyvezető igazgató, távollétében az általános vagy a stratégiai igazgatóhelyettes jogosult.

A szigorú intézkedésre azért került sor, mert a Gazdasági Igazgatóság kimutatása szerint – a részletes kimutatás mellékelve – az elmúlt gazdálkodási évben megkötött tanulmányi szerződésekkel a társaságunk indokolatlanul nagy pénzügyi terhet vállalt.

Kérem az utasításban foglaltak maradéktalan betartását.

Helyben, 2007. november 11.

Tóvári Elemérügyvezető igazgató

Melléklet: kimutatás tanulmányi szerződésekről

1618-06 modul: dokumentumkészítés és -kezelés … · web viewtermészetesen nem várjuk el e...

Documents