2011-8 arbeiten in verteilten teams

ARBEITEN IN

VERTEILTEN TEAMS

ursula c. linden

effeff® | beratung für virtuelle arbeitsrealitäten

August 2011

effeff® | ursula c. linden 2

AGENDA

• Vorstellung

• Zusammenarbeit im 21. Jahrhundert

• Spezifika virtueller Teamarbeit

• Führung von verteilten Teams

• Medienkompetenz


VORSTELLUNG

Ursula C. Linden effeff® | beratung für virtuelle arbeitsrealitäten www.effxeff.com

MENSCH

Organisation

Technologie

Beratungsansatz:


VORSTELLUNG

1998 2001 2005 1999 2000 2002 2003 2004 2006 2007 1997 1996 2008 2009 2010 2011

http://basecamphq.com/


AGENDA

• Vorstellung




• Medienkompetenz


ZUSAMMENARBEIT IM 21.

JAHRHUNDERT

Prägende Faktoren für die Wirtschaft:

Kostendruck

Technologische Entwicklungen

Institutioneller Wandel

Globalisierung



JAHRHUNDERT

Veränderungen von Rahmenbedingungen und Organisationsformen:

Quelle

: Jessic

a L

ipnack,

NetA

ge



JAHRHUNDERT



JAHRHUNDERT

2001 2011

Präsenztreffen Videokonferenz Telepresence

Festnetztelefon Mobiltelefon Smartphone

Telefonat Skype / VoIP, Messenger

Briefpost, eMail eMail, Messenger

Anhang Link

Memo, Newsletter Wiki, Blog, RSS Feed

Reise zum Schulungscenter Login zu Webinar

Bibliothek Wikipedia, Google, Online-Suche

Archivräume, Regale, Festplatte Datei-Ordner auf Servern Cloud

Kaffeemaschine oder Raucherecke Online-Community, Facebook

War Room Virtueller Raum

PC, Laptop Laptop, Tablet PC, Smartphone

Kabel, am Standort Kabellos, mobil

Lizenzen SaaS

9-5 24/7

Profunde Veränderungen in den letzten zehn Jahren:



JAHRHUNDERT

Zeitalter der Kollaboration



JAHRHUNDERT

Arten virtueller Zusammenarbeit:

User-2-User:

Open-Source, Verbände,

Gremien, etc.

B2C:

User Groups, Trainings,

Produktvorstellungen

B2B:

Firmenübergreifende Projekte und Fachgruppen

Firmenintern:

Räumlich verteilte Abteilungen

Interdisziplinäre Projekte und Fachgruppen

Trainings



JAHRHUNDERT

Mobilität

Diversität

Flexibilität

Partizipation

Potenzieller Nutzen virtueller

Kooperationen

Kosten

Produktivität

Nachhaltigkeit

Innovation

Positive Effekte auf: Positive Effekte durch:



JAHRHUNDERT

Relevanz virtueller Zusammenarbeit

Quelle

: Life2 (

2010)


AGENDA

• Vorstellung




• Medienkompetenz


SPEZIFIKA VIRTUELLER

TEAMARBEIT

Team

Rollen und Verantwortlichkeiten Gemeinsames Ziel

Normen / Regeln

Führung

Wir-Gefühl

Interaktion

Erfolgsfaktoren von Teamarbeit



TEAMARBEIT

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Kennzeichen virtueller Teams 1. Distanz

• räumlich und/oder • zeitlich physisch • zusätzlich womöglich

auch noch gefühlt

2. Technologie • 100% Abhängigkeit

3. Interkulturalität

• International und/oder • unterschiedliche Heimatkulturen



TEAMARBEIT

Unterschiede zwischen Präsenzteams und Virtuellen Teams

Präsenzteam Virtuelles Team

Arbeitsumfeld Üblicherweise sehr ähnlich – räumliche Nähe, kurze Wege.

Oftmals sehr unterschiedlich

Strukturen, Prozesse, Regeln

Üblicherweise gleich und allen bekannt

Oftmals nicht deckungsgleich, unterschiedliche Hintergründe

Kommunikation Viele Kanäle, vieles nicht formell dokumentiert und geregelt

Eher reduzierte Möglichkeiten, Abhängigkeit von Technik, hohes Potenzial für Missverständnisse

Soziale Kontakte Informell, ritualisiert Eher schwierig durch Distanz

Wissensaustausch I.d.R. recht reibungslos - gewachsene Netzwerke, Nutzung formeller und informeller Kontakte und Quellen

Im Idealfall ergänzen sich die einzelnen Netzwerke der Mitarbeiter/innen

Die Arbeitsprozesse unterscheiden sich nicht wesentlich. Allerdings wirken sich Fehler unterschiedlich aus.



TEAMARBEIT

Herausforderungen bei virtueller Zusammenarbeit

In A

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Where

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TEAMARBEIT

Dimensionen virtueller Zusammenarbeit

Kooperation Kulturelle Intelligenz

Konvergenz Koordination

Kommunikation Kompetenzen

Aufbau und Erhalt von vertrauensvollen Beziehungen

Fokussierung - Klarheit von Zielen, Aufgaben

und Prioritäten

Transparenz der Fähigkeiten und Fertigkeiten im Team

Diversität - Einbeziehung der kulturellen Vielfalt

Klarheit von Rollen, Verantwortlichkeiten,

Prozessen und Werkzeugen

Gemeinsames Verständnis, Spielregeln, Normen

Koordination


Konvergenz

Kooperation

In A

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n:

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TEAMARBEIT

Virtuelle Kompetenz

Selbstorganisation

Kommunikations-fähigkeiten

Medienkompetenz

Anforderungen an alle Beteiligten


AGENDA

• Vorstellung




• Medienkompetenz


FÜHRUNG VON VERTEILTEN TEAMS

Dimensionen virtueller Zusammenarbeit und die Rolle der Führungskraft

Kooperation Kulturelle Intelligenz

Konvergenz Koordination


Aufbau und Erhalt von vertrauensvollen Beziehungen

Partner/in

Fokussierung - Klarheit von Zielen, Aufgaben

und Prioritäten

Orientierung

Transparenz der Fähigkeiten und Fertigkeiten im Team

Synergien herstellen

Diversität - Einbeziehung der kulturellen Vielfalt

Dirigent/in

Klarheit von Rollen, Verantwortlichkeiten,

Prozessen und Werkzeugen

Synchronisierung

Gemeinsames Verständnis, Spielregeln, Normen

Vereinbarungen treffen

Koordination


Konvergenz

Kooperation

In A

nle

hnung a

n:

Te

rence B

rake –

Where

in

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orld

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y T

eam

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Erfolgsfaktoren für die Führung von virtuellen Teams

Vielfalt im Team erkennen und nutzen

Vertrauen aufbauen und Zusammenhalt stärken

(Einfache) Technologie verwenden



Entwicklungsphasen von Teams

Quelle

: R

KW

(2011)



Vielfalt im Team erkennen und nutzen

Sensibilisierung für Unterschiede

Transparenz der Besonderheiten

Tandems bei Aufgaben

Feedbacks und Team Assessments



Kontrolle Vertrauen

Produktionsteam (Fliessband)

Präsenzteam Virtuelles Team

„How do you manage people whom you do not see? The simple answer is, by trusting them.“ (John Handy)

Herausforderung Vertrauen



Vertrauensbildende Massnahmen

Unterstützung

Soziale Kommunikation

Regeln für Zusammenarbeit

Präsenztreffen



Zusammenhalt stärken

Tägliche, intensive Kommunikation Gemeinsame

Sprache Verzahnte Prozesse

Lokale Integration

Wertschöpfende Team Jour Fixes



Werkzeuge für Zusammenarbeit

Communication Tools

• Telefonie – Telefon, VoIP

• Videokonferenzen (u.a. auch Telepresence)

• Virtuelle Meetingräume (inkl. Screensharing)

• Webkonferenzen (inkl. Webcam)

• Chat, Messenger

• Forum

Collaboration Tools (Groupware)

• Funktionalitäten:

• Dateiablage

• Projektmanagement

• Wissensmanagement

• Online-Gruppenkalender

• Workflow Management

• Online-Dokumenten-Erstellung/-Bearbeitung

• E-Mail

• Extranet

Social Networking Tools

• Individuelle Profile

• Online-Community

• Wikis

• Blogs

• Multiplayer Online Games

• Marktplatz- und Pinnwand-Funktionalitäten

Übergang zwischen den Kategorien ist fliessend



Einfache Technologien verwenden

Einrichtung eines Teamraums

Kombination von Funktionalitäten

Vorbildfunktion bei der Nutzung

Sicherstellung von Medienkompetenz


AGENDA

• Vorstellung




• Medienkompetenz


MEDIENKOMPETENZ

Technische Beherrschung

der Anwendung

Sensibilität für die Eigenlogik der

Medien Sicherheit der

Medienwahl

Angemessenes Medienverhalten

Dimensionen von Medienkompetenz


MEDIENKOMPETENZ

Media-Richness-Theorie • gibt Anhaltspunkte für die

Medienwahl.

• Grundlage für die Auswahl ist eine Sensibilität für die Eigenlogik und Eigendynamik von Medien.

• Angemessenes Verhalten ist

der Schlüssel zur effizienten Mediennutzung.

Quelle

: U

niv

ers

ität

Zü

rich (

link)

http://www.computacenter-newsroom.de/2011/02/2253/

http://www.ifi.uzh.ch/pax/uploads/pdf/publication/399/Theorien_zur_Mediennutzung_bei_der_Gruppenarbeit.pdf


MEDIENKOMPETENZ

Zeit gleich verschieden

Face-to-Face Flipchart

Whiteboard

Notiz Aushang

Ablage, Archiv

Telefon Telefonkonferenz

Brief, Fax eMail, SMS Newsletter

Diskussionsforum Shared Drive

Raum

gleich

verschieden

Werkzeuge für Zusammenarbeit im 20. Jahrhundert


MEDIENKOMPETENZ

gleich

verschieden

Face-to-Face Flipchart

Whiteboard

Notiz Aushang

Ablage, Archiv Infoscreens

Telefon/-konferenz VoIP, Videotelefonie

Messenger, Chat Rooms Desktop-Sharing Real-Time Docs Videokonferenz Webkonferenz

Webcast

Brief, Fax, eMail, SMS Newsletter

Diskussionsforum Shared Drive

Workspace/Teamsite Blog, Wiki

Microblogging Podcast

gleich verschieden

Werkzeuge für Zusammenarbeit im 21. Jahrhundert


MEDIENKOMPETENZ

Quelle: Ethority

http://www.ethority.de/weblog/social-media-prisma/


MEDIENKOMPETENZ

eMail

Online-Bearbeitung

- Texte

- Tabellen

- Präsentationen

Microblogging

Projektmanagement

Team/Projekträume

Kalender Profile Arbeitsplanung

Soziales Netzwerk Online Umfragen

Terminfindung

Video Inhalte Foto

Sharing

Online-Schulungen

eLearning

Webinar

Präsenzinformation Messenger

Videotelefonie Desktop-Sharing

Unified Communications

VoIP

Mindmaps

Whiteboard

Blog

Diskussionsforum

CRM

Filesharing

Dokumentenablage

Archivierung

Big Files

Audio Video Web

Konferenzen

- TelePresence

- Round Table

Connect

Wiki

Confluence

Kürzung URLs

Reflektion

http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1932896/index4.html

http://basecamphq.com/


http://campfirenow.com/

http://de.surveymonkey.com/

http://www.doodle.com/

http://moodle.org/



http://www.mindmeister.com/de

http://www.scriblink.com/

http://www.salesforce.com/

http://www.scribd.com/

http://www.dropbox.com/


http://www.cisco.com/web/DE/products/telepresence.html

http://www.webconferencing-test.com/de/webkonferenz_home.html

https://www.meetgreen.de/

http://www.meebl.de/

http://www.polycom.de/index.html?showme=y

http://www.atlassian.com/software/confluence/

http://bit.ly/

http://tinyurl.com/

http://vimeo.com/


MEDIENKOMPETENZ

Beispiel Instant Messenger • Ursprünglich Chats • Meist proprietäre Systeme

Merkmale: Echtzeitkommunikation Schriftliche Kurznachrichten Kontaktliste Emoticons

Verwendung: 1:1 Kommunikation Kurze Anfrage (z.B. Verfügbarkeit) Kleine Diskussion Informeller Austausch Präsenz

Zusätzliche Features: Präsenzinformation Dateiaustausch VoIP Videotelefonie Desktop-Sharing Chat Rooms

Vorteile: Schnell, Einfach in der Bedienung, intuitiv meist kostenfrei oder integriert Archivierung Nachteile Kontrollierbarkeit, Sicherheitsaspekt Wildwuchs


MEDIENKOMPETENZ

Quelle

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http://www.computacenter-newsroom.de/2011/02/2253/


EMPFEHLUNG

RKW-Broschüre Leistungssteigerung und Wissenstransfer In virtueller Teamarbeit – Zusammenarbeit im 21. Jahrhundert Zusätzlich auf der Website: • Vertiefung • Checklisten

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