CBS3221PChinese Language Communication for Business

中文商業傳意

單元二

2015年9月

中文及雙語學系 – 中國語文教學中心

上週回顧：求職信

• 普遍問題：

1、缺少聯繫方式；

2、缺少附件；

3、資料不夠詳細；

4、句子不夠通順。

• 優點：

1、態度誠懇；

2、結構清楚。

好文分享1

……愚認為以下幾點是

符合 貴公司要求的:

1、我的成績為3.0，DSE成績為2個

5**，這剛好滿足貴公司對於面試人的要求；

2、我曾經在類似的物流公司作過實習生，對於物流行業的一些基本知識略知一二；

3、我為人腳踏實地，充滿活力。年方22的我正值人生最富有幹勁和熱血之際，對工作有著極高的熱情。我希望能在 貴公司實現渦夢寐以求的人生目標，在物流行業有所成就。

好文分享2

……在中學會考及高級程度

會考，英文科都獲得甲等

成績。2014年於劍橋國際英文測試更

取得8分的優異成績。除了能操流利英語外，晚亦能操流利西班牙語及日本語，分別考獲DELEA 2級及日本語能力試N3級及格。相信具備良好語文能力及操多國語言對於環球採購這行業有一定優勢。

續

而於2015年初，晚與同學

一同參加了香港紅酒節企業家比賽，

並取得季軍。在過程中我們要聯絡

不同的供應商去洽談代理及經營事宜，

亦要自行安排所有物流細項，包括把酒送到會場及如何在會場儲存酒等。在是次比賽中充分體驗到整條供應鏈是怎樣運作並如何把供應鏈發揮最大效力而獲得更大利潤，實是

寶貴經驗。

好文分享3

• 本人為人謹慎、處事快

及具責任感，相信能夠合乎

貴公司的入職要求，勝任這個職位。

本人素仰 貴公司信譽超卓，若能被

貴公司所錄用，實為本人之榮幸。先隨函附上個人履歷表一份，並希望 貴公司能給予面試機會……

單元二：教學目標

能因應不同的情景需要，

運用恰當的書面語言和傳意策略，

撰寫通告類文書，以利發布消息、

推行措施，提升行政效率。

通告類文書的特點

通告類文書是向多人、

多個機構或公眾直接發布、

傳遞消息或作出公開呼籲的文件,

不論事情大小，皆可藉通告類文書

將信息傳遞予受文者,

通告類與一般書信有以下的分別：

通告和一般書信的分別

通告類 一般書信

受文人

一般不適用於個人或個別機構，只宜向多人、多個群體或組織、機構同時發出。通常只複印一份文稿、藉張貼、傳閱，或於媒體刊登等方式，發予多人或多個部門、組織，即使文稿個別發予組織機構，其內容也會一樣

可以是個人、個別組織、機構，或多人、多個群體或組織、機構。

通告和一般書信的分別

通告類 一般書信

目的

一般慬用作傳遞和發布信息，或公開呼籲。通常不會涉及發件人與受文人的關係。

可作多種用途，發揮多種多樣的功能而不限於傳遞和發布信息，或公開呼籲。

通告和一般書信的分別

通告類 一般書信

傳遞

一般不以緘封寄遞。對內可以把文件張貼於布告板或有關地方的當眼處又或在機構或部門內把文件傳閱；又或刊登於內部通訊的刊物上；又或通過電郵或內聯網發送。對外則可把文件張貼於有關地方的當眼處，或發布於大眾媒體上，包括電台、報章、雜誌或互聯網等等。

書信可以緘封傳遞、傳真、郵寄、或託人送交。

通告類文書的種類

• 通告

• 佈告

• 啟事

• 通函

• 告示

• 公告

類別 通告 布告 啟事 通函 告示 公告

使用範圍 對內溝通

對外溝通

發布方法

張貼於布告板

向受文對象各派發一份

張貼在有關地方的當眼處

刊登於報紙雜誌上

機構內部傳閱

可以遖用簽知回條發出

受文對象

社會大眾

張貼範圍內的有關人士

會閱讀所登載刊物的人士

有特定的對象群體

註明受文對象

毋須註明受文對象

可以加上分發名單及副本送交名單

發件人政府或政府部門

其他組織、機構

個人

功能發布消息

傳遞信息

作出呼籲

通告的格式

為了方便區分文件所屬種類，

不少大型、公營或私營機構都會

在文件上註明文件屬通告、布告、

啟事、通函還是告示，其中大機構的通告、布告及通函要註明編號，以方便查檢歸檔。若內容較長（一般長於一百字），應該註明標題，方便受文人識別正文的主旨。

通告格式（300字以上）

1.通告一般毋須寫在機構或部門的信箋上。

2.如有需要，通告的緊急程度（如特急件、急件等），應在信箋頂部註明。

3.在近頂端處註明檔號，以便查檢歸檔。若檔號只純為發件人查檢而設，則可放信箋底部。

4.因應需要，在檔號以後加上分發名單。

通告格式（300字以上）

5.大型機構內的通告通常要求

在正文前加註部門名稱，

以便識別發文部門。若為中小型機構，

只寫上「通告」即可。

6.可設標題，扼要地道出主旨。

7.內文可以標註段數，可選擇由第一段或

第二段開始標註。

通告格式（300字以上）

8.通告必須簽署，保障

其有效性。簽署部分必須加上

職銜，以識別發件人的身分。

9.「附件」部分可放於日期以前或以後。

10.日期應自成一行，頂格。

＊非必要項目，可因應需要而加上或省略。

通告示例一

有關香港2013年7月份假期通知各代理：

7月1日（星期一）是香港回歸紀念日屬當區勞工假期，香港分公司將休息一天貨品交收和派送將順延一天。翌日7月2日（星期二）回復正常運作。

特此通告。營運部主任

莫惜春啟2013年6月3日

通告示例二編號：MC20130322-H

致 : 各分店/中央產製部/物流部清明節及復活節截單送貨安排

清明節及復活節假期將至，請詳閱附件所示各供應商在假期前後的截單及送貨日期，並小心計算此段期間的倉儲貨量，以確保各門市的貨品供應正常。

如有任何查詢，請聯絡採購部。高級採購經理

張妙棠附件：2013供應商復活節及清明節假期表2013 年 3 月 22 日

其他通告示例

• 請參照工作紙，花10分鐘閱讀，

以進一步了解通告的格式和寫法

概括

概括是綜合的一種，

是提煉精華、著重脈絡梗概

的綜合。說得通俗點，也就是

「刪繁就簡」、「長話短說」。

如何簡，怎樣短，體現的就是概括的技巧。

概括技巧

一：對文本資料中的每一段

所用關鍵字或簡略的語言概括出來，

一般控制在一兩句。這個步驟可以採取圈注的方法來完成，概括時，應把與材料有關的事件名稱、事件性質畫出，至於事件發生的時間、地點、原因、經過和結果可以省略。

概括技巧

二、把性質一致或特點相似

的材料合併歸類打破材料的

自然安排順序，把屬於同一方面的

問題進行歸納，把屬於不同方面的

問題進行區分。另外，也要剔除那些無關或

與主題意思關聯不大的材料。

概括技巧

三、提煉出歸類後的主題

和層次：在完成第二步後，

要思考「長話短說」該怎麼說了。

「短說」也有個開頭、主體和結尾，

將歸類的內容重新排列，決不是簡單地羅列同類。具體來說，就是怎樣開頭、安排主體和結尾。概括的內容第一句話一般是主旨句，概括出材料所反映的物件和性質；主體的安排應體現層次性。

回顧：「流星巧落夜行船」

上個世紀30年代，一個

漆黑的夜晚，一艘遠洋貨輪

航行在浩瀚的太平洋上。這時，

一顆流星劃破夜空，正好落在船上。這無疑成了記者爭相報導，大作文章的「新聞」，但只有《文匯報》記者惜墨如金，只用了7個字就將此事報導清楚。

課堂練習：PPS事件

【本報訊】全球最大速遞

公司之一的「PPS全球速遞」

位於葵涌3號貨櫃碼頭的貨倉，

在過去半年內三度離奇閉門失竊，失物全部屬於同一間內地公司經香港運往內地的電腦零件，總值超過港幣500萬元。

課堂練習：PPS事件

PPS公司應該如何加強

貨倉的保安？

請嘗試提出三項建議。

課堂評估：通告寫作

• 佔總成績15%

• 試以「PPS全球速遞」公司

倉儲部總經理畢求庸的名義，

撰寫一則約400字的通告，概括介紹事件背

景，並提出三項加強貨倉保安的措施，

要求員工遵守。

參考資料

1. 李錦昌編著（2004）：《現代商業傳意大全》。香港：商務印書館。

2. 香港貿易發展局（2005）：《中國貿易應用文》修訂版。香港：香港貿易發展局。

3. 蔡富春主編（2002）：《中國商務應用文書手冊》。香港：經濟日報出版社。

4. 盧丹懷、何寅、謝天振編著（2002）：《中港應用文傳意大全》。香港：商務印書館。

5. 李振輝主編（2005）：《應用文寫作》。北京：清華大學出版社。

6. 〈中文在線百科〉http://www.zwbk.org/zh-tw/Lemma_Show/88797.aspx

7. 〈實用文寫作說明〉http://www.fed.cuhk.edu.hk/youngwriter/kit/html/page01.html