4.1 (initiation and planning) ผู ศึกษารวบรวมข...

บทท่ี 4 การพัฒนาโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบัญชี

การพัฒนาโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบัญชี สําหรับโปรแกรม BC Account

Version 2 ผูศึกษาไดทําการพัฒนาโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบัญชีโดยใชแนวทางวงจรของการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) ดังนี้ 4.1 วางแผนเตรียมการพัฒนาระบบงาน (Initiation and Planning) ผูศึกษารวบรวมขอมูลของโปรแกรม BC Account Version 2 จากคูมือการใชงานและศึกษาความสามารถของโปรแกรม Microsoft Access ที่จะนํามาพัฒนาเปนโปรแกรมตรวจสอบดังนี้

4.1.1 โปรแกรม Microsoft Access 2003 ผูศึกษาไดทําการศึกษาโปรแกรม Microsoft Access 2003 เปนโปรแกรมจัดการ

ฐานขอมูลในชุดของ Microsoft office Professional Edition 2003 เพื่อนํามาพัฒนาเปนโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบัญชี เนื่องจากโปรแกรม Microsoft Access เปนโปรแกรมที่ใชในสํานักงานทั่วไป ใชงานงาย จึงเหมาะที่จะนํามาพัฒนาเปนโปรแกรมเพื่อชวยในการสอบบัญชี เพื่อใหผูสอบบัญชีสามารถตรวจสอบขอมูลทางบัญชีที่อยูในรูปฐานขอมูลไดอยางมีประสิทธิภาพ โปรแกรม Microsoft Access 2003 (ธัชชัย จําลอง, 2549) ที่ไดทําการศึกษาประกอบดวย

- ตาราง (Table) - คิวรี (Query) - ฟอรม (Form) - รายงาน (Report) - มาโคร (Macro)

ภาพที่ 3.1 แสดงหนาจอหลักของโปรแกรม Microsoft Access

17

ตาราง (Table) เปนสวนของฐานขอมูล ที่ประกอบดวย ฟลด (Field) หรือ คอลัมน และ เรคอรด (Record) หรือแถว ใชในการเก็บขอมูลตาง ๆ กรณีที่สรางฐานขอมูลใหม ผูใชงานจะตองกําหนดชื่อและประเภทของฟลด (ตามภาพที่ 3.2 )

ภาพที่ 3.2 แสดงหนาจอออกแบบ (Design View) ตารางในโปรแกรม Microsoft Access

ภาพที่ 3.3 แสดงหนาจอแบบตารางขอมูล (Design View) ในโปรแกรม Microsoft Access

18

คิวรี (Query) มาจากรากศัพทภาษาลาติน แปลวา แบบสอบถาม ในโปรแกรม Microsoft Access คิวรีถือเปนสวนสําคัญในการใชงานเปนอยางมาก เนื่องจากใชในวิเคราะหขอมูล เชน ใชเลือกตาราง ใชเลือกฟลด ใชเลือกเรคอรด ใชเรียงลําดับขอมูล ใชคํานวณ ใชสรางตาราง ใชสรางฟอรมและรายงานโดยอางอิงจากคิวรี สรางกราฟจากคิวรี สรางคิวรีจากคิวรี และ เปลี่ยนแปลงขอมูลในตาราง ฯลฯ คิวรีสามารถแบงไดเปน 6 ประเภท คือ

- Select เปนคิวรีที่ใชในการเลือกขอมูลจากตารางเดียวหรือหลายตาราง คือ “Select Query”

- Total เปนคิวรีที่คลายกับ Select แตแสดงขอมูลในรูปผลรวม - Action เปนคิวรีที่ใชในการเปลี่ยนแปลงขอมูลตาง ๆ เชน สรางตารางใหม

(Make Table Query) ลบขอมูล (Delete Query) เพิ่มขอมูล(Append Query) และปรับเปลี่ยนขอมูล (Update Query)

- Crosstab เปนคิวรีที่สรุปขอมูลในรูปตาราง โดยจะสรุปเปนยอดรวมและจัดหมวดหมูของขอมูลให เชน Crosstab Query

- SQL เปนการสราง Query โดยใชภาษา SQL เชน Union Pass-Through และData Definition

- Top(n) เปนคิวรีที่ใชในการเรียกขอมูลในชวงตน ๆ เชน กําหนด Top 5 คือ ขอมูล 5 อันดับแรกของตาราง

ภาพที่ 3.4 แสดงหนาจอออกแบบ Query

19

ฟอรม (Form) เปนตัวกลางในการติดตอระหวางฐานขอมูลกับผูใชงาน หรือที่เรียกวา User Interface มีอยูดวยกัน 6 ประเภทไดแก

- Columnar แสดงขอมูลที่ละ 1 เรคอรด หรือ 1 แถวจากตาราง เหมาะสําหรับการใชปอนขอมูลเขาสูตาราง

- Tabular แสดงขอมูลมากกวา 1 เรคอรดในหนาจอเดียวกัน - Datasheet แสดงขอมูลเหมือนดูขอมูลของตาราง - Main / Sub Forms แสดงผลแบบหลายฟอรมในฟอรมเดียวกัน - Pivot Table Form แสดงผลขอมูลแบบตารางสรุป ที่เรียกวา Pivot Table

(เหมือนใน Excel) - Pivot Chart Form แสดงผลขอมูลแบบกราฟสรุป ที่เรียกวา Pivot Chart

(เหมือนใน Excel) รายงาน (Report) ในการเขียนรายงานในโปรแกรม Microsoft Access ผูใชงาน

สามารถจัดกลุมขอมูล เรียงขอมูล ทําสรุปขอมูล คํานวณทางสถิติ และสรางกราฟ

ภาพที่ 3.5 แสดงหนาจอออกแบบรายงาน

20

มาโคร (Macro) เปนกลุมคําสั่ ง ที่ ผู ใชสามารถกําหนดลําดับการทํางานเพื่อวัตถุประสงคตาง ๆ ไดตามตองการ ซ่ึงเมื่อกําหนดแลวโปรแกรมจะทํางานตามลําดับ “Action” จากบนลงลาง

ภาพที่ 3.6 แสดงหนาจอออกแบบมาโคร (Macro)

4.1.2 โปรแกรม BC Account Version 2

สามารถทํางานไดในระบบ Windows 9x NT และWindows2000 ถูกออกแบบใหแตละระบบเชื่อมโยงกัน มีการประมวลผลทั้งแบบทันที (Real Time Processing) และการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing) ที่ใชแฟมเขาถึงโดยตรง (Batch Processing Using Direct Access Files) มีระบบการตรวจสอบความถูกตองของขอมูล โดยจะรายงานใหผูใชทราบไดทันทีและทําการซอมแซมขอมูลเบื้องตนใหโดยอัตโนมัติ ไมจํากัดปริมาณขอมูลและขนาดของขอมูล โดยมีฐานขอมูลใหเลือกใชไดคือหากมีปริมาณขอมูลไมมากก็ใชฐานขอมูลของ MS-Access ซ่ึงสามารถทํางานบนระบบเครือขาย (Lan) ไดทันที รายงานในแตละโปรแกรมสามารถเพิ่มเติมขอมูล แกไขหรือสรางรายงานไดเอง สามารถสั่งพิมพกับเครื่องพิมพทุกชนิด ประกอบดวย 9 ระบบยอยคือ

- ระบบบัญชีแยกประเภท (GL) - ระบบสินคาคงคลัง (IC) - ระบบซื้อ/ส่ังซื้อสินคา (PO) - ระบบเจาหนี้ (AP) - ระบบขาย/ออกบิลขาย (BILL) - ระบบลูกหนี้ (AR) - ระบบเงินสด/ธนาคาร (CHQ) - ระบบภาษี (TAX) - ระบบทรัพยสิน (FA)

21

ภาพที่ 3.7 แสดงความสัมพนัธระหวางโปรแกรมยอยตางๆ ในโปรแกรม BC Account Version 2

หมายเหตุ : - - - - - > หมายถึง การประมวลผลแบบทันที (Real Time Processing)

--------> หมายถึง การประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing)

GL

IC PO

AP

BILL

AR

CHQ

TAX

FA

22

ผังรวมทั้งระบบแสดงลําดับการทํางาน

ภาพที่ 3.8 ผังรวมท้ังระบบแสดงลําดับการทํางาน (ตามคูมือการใชงานในโปรแกรม BC Account Version 2)

ขั้นตอนการซื้อสินคา

บันทึกจายเงินมัดจํา (ที่ PO)

ซื้อสินคา/บริการ สด/เช่ือ (ที่ PO)

บันทึกใบรับวางบิล (ที่ AP)

ขั้นตอนการขายสินคา

บันทึกใบสั่งซื้อสินคา (ที่ PO)

ใบเสนอราคา / ใบจอง (ที่ BILL)

บันทึกรับเงินมัดจํา (ที่ BILL)

ขายสินคา/บริการ สด/เช่ือ

บันทึกใบวางบิล (ที่ AR)

บันทึกจายชําระหนี ้

(ที่ AP) (เช็คจาย)

บันทึกเช็คจายผาน/เช็คคืน (ที่ CHQ)

บันทึกรับชําระหนี ้(ที่ AR) (เช็ครับ/บัตรเครดิต)

บันทึกเช็ครับฝาก/ผาน/คืน (ที่ CHQ)

บันทึกขึ้นเงินบัตรเครดิต (ที่ CHQ)

บันทึกยอดสินคายกมา

(ที่ IC)

บันทึกยอดปรับปรุง

สต็อก (ที่ IC)บันทึกยอดลูกหนี้ยกมา

(ที่ AR)

บันทึกโอนยายสินคา

(ที่ IC)

บันทึกรายไดคาใชจายอื่น (ที่ CHQ)

บันทึกยอดเจาหนี้ยกมา (ที่ AP)

23

การเชือ่มโยงระหวางระบบงานยอยในโปรแกรม BC Account Version 2 ผูศึกษาไดทําการทดสอบการบันทึกรายการเขาสูโปรแกรม BC Account Version 2 เพื่อทําการศึกษาความเชื่อมโยงกนัระหวางแตละระบบงาน และไดสรุปเปนขอมูลดังนี ้

1. ระบบบัญชีแยกประเภท (GL) กับ ระบบงานอื่น ใชการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing) โดยระบบงานยอยอ่ืน ๆ จะกําหนด

รูปแบบการเชื่อม ไดทั้งการบันทึกบัญชีแบบคงที่ (มีรูปแบบการบันทึกบัญชีที่แนนอน) และการบันทึกบัญชีแบบไมคงที่ (อยูในหนาจอ “บัญชีพิเศษ”) เพื่อใหผูใชงานบันทึกรายการทางบัญชีเดบิต (Dr) หรือ เครดิต (Cr) เขาไป เมื่อทําการโอนขอมูลเขาสูระบบบัญชีแยกประเภท (GL) จากระบบงานยอยตาง ๆ ขอมูลจึงจะนําเขาสูระบบบัญชีแยกประเภท (GL)

2. ระบบสินคาคงคลัง (IC) กับ ระบบงานอื่น เมื่อบันทึกขอมูลในระบบสินคาคงคลังไมไดเชื่อมโยงเขาสูระบบอื่น มีกิจกรรมที่ทําใน

ระบบประกอบดวย โอนสินคา, รับคืนสินคา และ เบิกสินคา ขอมูลทั้งหมดจะถูกโอนไปยังระบบบัญชีแยกประเภท (GL) โดยการโอนขอมูลซ่ึงเปนการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing)

3. ระบบซื้อ/ส่ังซื้อสินคา (PO) กับ ระบบงานอื่น เมื่อบันทึกซื้อสินคาและสงคืนสินคาในระบบซื้อ/ส่ังซื้อสินคา (PO) จะเชื่อมโยงขอมูล

ไปยัง 4 ระบบไดแก IC, AP,CHQ และ TAX ทันที เปนการประมวลผลแบบทันที (Real Time Processing)

เมื่อบันทึกจายเงินมัดจําในระบบซื้อ/ส่ังซื้อสินคา (PO) จะเชื่อมโยงขอมูลไปยัง 2 ระบบไดแก CHQ และ TAX ทันที เปนการประมวลผลแบบทันที (Real Time Processing)

4. ระบบเจาหนี้ (AP) กับ ระบบงานอื่น เมื่อบันทึกซื้อสินคาหรือบริการในระบบ AP โดยตรงไมผานระบบซื้อ/ส่ังซื้อสินคา

(PO) ขอมูลจะไมเชื่อมโยงไปยังระบบ IC เพราะไมไดบันทึกรายละเอียดของสินคา แตจะเชื่อมโยงไปยังระบบ PO, CHQ และ TAX เทานั้น เปนการประมวลผลแบบทันที (Real Time Processing) สวนการโอนขอมูลจากระบบเจาหนี้ไปยังระบบบัญชีแยกประเภท (GL) ผูใชตองโอนขอมูลเอง เปนการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing)

5. ระบบขาย/ออกบิลขาย (BILL) กับ ระบบงานอื่น เมื่อบันทึกขายสินคาและรับคืนสินคาในระบบขาย/ออกบิลขาย (BILL) จะเชื่อมโยง

ขอมูลไปยัง 4 ระบบไดแก IC, AR, CHQ และ TAX ทันที เปนการประมวลผลแบบทันที(Real Time Processing)

เมื่อบันทึกรับเงินมัดจําในระบบขาย/ออกบิลขาย (BILL) จะเชื่อมโยงขอมูลไปยัง 2ระบบไดแก CHQ และ TAX ทันที เปนการประมวลผลแบบทันที (Real Time Processing)

24

6. ระบบลูกหนี้ (AR) กับ ระบบงานอื่น เมื่อบันทึกขายสินคาหรือบริการในระบบ AR โดยตรงไมผานระบบขาย/ออกบิลขาย

(BILL) ขอมูลจะไมเชื่อมโยงไปยังระบบ IC เพราะไมไดบันทึกรายละเอียดของสินคา แตจะเชื่อมโยงไปยังระบบ BILL, CHQ และ TAX เทานั้น เปนการประมวลผลแบบทันที (Real Time Processing) สวนการโอนขอมูลจากระบบลูกหนี้ไปยังระบบบัญชีแยกประเภท (GL) ผูใชตองโอนขอมูลเอง เปนการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing)

7. ระบบเงินสด/ธนาคาร (CHQ) กับ ระบบงานอื่น ขอมูลที่เกี่ยวกับเช็ครับ-จาย, บัตรเครดิต, ฝากถอนเงินและการโอนเงิน ไมมีการ

เชื่อมโยงทันทีเมื่อบันทึกกับระบบงานอื่น เมื่อผูใชตองการโอนขอมูลขางตนจะตองโอนขอมูลเขาสูระบบบัญชีแยกประเภท (GL) เปนรายครั้ง เปนการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing)

ขอมูลการรับและการจายเงินอื่น มีบันทึกขอมูลในระบบเงินสด/ธนาคาร (CHQ) ขอมูลจะเชื่อมโยงไปยังระบบ TAX ดวย และเมื่อตองการโอนขอมูลเขาสูระบบบัญชีแยกประเภทจะตองทําการโอนเปนรายครั้งเชนกัน

8. ระบบภาษี (TAX) กับ ระบบงานอื่น ขอมูลภาษีมูลคาเพิ่มจากระบบตาง ๆ จะเชื่อมโยงมายังระบบภาษีและสามารถบันทึก

เพิ่มเติมหรือปรับปรุงไดที่ระบบภาษีไดโดยตรง โดยไมสามารถโอนออกไปใหระบบอื่น ๆ ไดอีกใชเปนระบบรายงานและควบคุมภาษีมูลคาเพิ่มจากทุกระบบ

9. ระบบทรัพยสิน กับ ระบบงานอื่น ไมไดมีการเชื่อมโยงถึงกัน ผูใชงานบันทึกซื้อผานระบบงานยอยไดก็ตามตองมาทําการ

บันทึกรายละเอียดในโปรแกรมทรัพยสินใหมเอง ทั้งการเพิ่มของทรัพยสินใหม บันทึกการซอมแซมและการกอสราง สวนคาเสื่อมราคาที่ประมวลไดจากระบบสามารถโอนไปยังระบบบัญชีแยกประเภท (GL) ได เปนการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing)

25

จากขอมูลการทดสอบบันทึกรายการเขาสูโปรแกรม BC Account Version 2 ขางตน ผูศึกษาไดสรุปเปนตารางแสดงความสัมพันธดังนี้ ตารางที่ 1 แสดงสรปุรวมการเชื่อมโยงระหวางระบบงานโปรแกรม BC Account Version 2

ระบบที่รับขอมูล ลําดับ

ระบบที่สง

ขอมูล กิจกรรม

GL IC PO AP BILL AR CHQ

TAX

FA

1 GL รายวัน - - - - - - - - - โอนสินคา O - - - - - - - - รับคืนสินคา O - - - - - - - - 2 IC เบิกสินคา O - - - - - - - - ซ้ือ - X - X - - X X - สงคืน - X - X - - X X - 3 PO มัดจํา - - - - - - X X - ตั้งเจาหนี ้ O - X - - - X X - ลดหนี ้ O - X - - - X X - รับวางบิล - - - - - - - - -

4 AP

จายชําระหนี ้ O - X - - - X X - ออกบิล - X - - - X X X - รับคืนสินคา - X - - - X X X - เงินมัดจํา - - - - - - X X -

5 BILL

ใบจอง - - - - - - - - - ตั้งหนี ้ O - - - X - X X - ลดหนี ้ O - - - X - X X - วางบิล - - - - - - - - -

6 AR

ใบเสร็จ O - - - X - X X - เช็ครับ O - - - - - - - - เช็คจาย O - - - - - - - - บัตรเครดิต O - - - - - - - - จายเงินอืน่ๆ O - - - - - X X - รับเงินอื่นๆ O - - - - - X X - ฝาก/ถอน อ่ืนๆ O - - - - - - - -

7 CHQ

โอนเงิน O - - - - - - - -

26

ระบบที่รับขอมูล ลําดับ

ระบบที่สง

ขอมูล กิจกรรม

GL IC PO AP BILL AR CHQ

TAX

FA

ภาษีซ้ือ - - - - - - - - - 8 TAX

ภาษีขาย - - - - - - - - - ทรัพยสินใหม - - - - - - - - - คาเสื่อมราคา O - - - - - - - - คาซอมแซม - - - - - - - - -

9 FA

กอสราง - - - - - - - - - หมายเหตุ : “O” หมายถึง การเชื่อมโยงและการประมวลผลแบบกลุม (Batch Processing) “X” หมายถึง การเชื่องโยงแบบทันที (Real Time Processing)

4.1.3 โปรแกรม ACL (Audit Command Language) จากการศึกษาพบวาโปรแกรม ACL (Audit Command Language) สามารถชวยในการ

ตรวจสอบไดดีซ่ึงประกอบดวยคําสั่งซึ่งชวยในการวิเคราะหขอมูลของผูตรวจสอบประกอบดวย 1. คําสั่งนับ (Count) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Count Records เปนคําสั่งในการนับขอมูล

ที่ตองการ สามารถกําหนดเงื่อนไขการนับ เชน การนับจํานวน Invoice ที่มีจํานวนเงินมากกวาจํานวนเงินที่กําหนด

2. คําสั่งผลรวม (Total) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Total Fields เปนคําสั่งในการรวมจํานวนขอมูลที่เปนตัวเลข สามารถกําหนดเงื่อนไขการหาผลรวมได เชน การรวมผลรวมของ Invoice ที่มากกวาจํานวนที่กําหนดหรือการหาผลรวมของ Invoice ที่เกินกําหนดชําระ

3. คําสั่งหาคาทางสถิติ (Statistics) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Statistical/Statistics เปนคําสั่งที่ใชในการหาคาทางสถิติของขอมูลที่ตองการ เชน การหาคาต่ําสุดหรือสูงสุด การหาคาผลรวมและคาเฉลี่ยของขอมูลที่เปนตัวเลขที่เปนบวก เปนลบและเปนศูนย

4. คําสั่งอันตรภาคชั้น (Stratify) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Stratify เปนคําสั่งที่ใชในการจัดชั้นขอมูลที่เปนตัวเลขสามารถกําหนดคาต่ําสุด, สูงสุดและจํานวนชั้นของขอมูลที่ตองการได

5. คําสั่งจัดกลุม (Classify) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Classify เปนคําสั่งที่ใชในการจัดกลุมของขอมูลที่ตองการเพื่อนํามาวิเคราะหในการนับ เชน นับเอกสาร Invoice ตามประเภท

6. คําสั่งอายุ (Age) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Age เปนคําสั่งที่ใชในการวิเคราะหอายุของขอมูล นิยมใชในการหาอายุของลูกหนี้ เจาหนี้ และ สินคา

7. คําสั่งสรุปยอดรวม (Summarize) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Summarize เปนคําสั่งที่ใชในการสรุปยอดรวมตามเกณฑกลุมที่กําหนด เชน การหาผลรวมของเอกสาร Invoice ตามประเภท

27

8. คําสั่งหาคาท่ีขาดหาย (GAP) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Look for GAPS เปนคําสั่งที่ใชในการตรวจสอบความตอเนื่องของขอมูลที่เปนตัวเลข เชน เลขที่เช็คหรือเลขที่เอกสารที่เปนตัวเลข

9. คําสั่งหาคาขอมูลท่ีซํ้า (Duplicate) ปรากฏอยูที่เมนู Analyze/Look for duplicates เปนคําสั่งที่ใชในการหาขอมูลซํ้า โดยตองกําหนดวาใหเรียงขอมูลตามหัวขอใดและใหแสดงผลลัพธอะไรบาง

4.2 การวิเคราะห (Analysis) นําขอมูลที่ไดจากการศึกษาโปรแกรม ACL (Audit Command Language) ประกอบดวยคําสั่งในการตรวจสอบดังกลาวขางตน มาวิเคราะหกับคําสั่งในการใชงานของโปรแกรม Microsoft Access และความเชื่อมโยงแตละโปรแกรมยอยของโปแกรม BC Account Version 2 เพื่อวิเคราะหหาแนวทางในการจัดทําโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบัญชี

จากการศึกษาพบวาโปรแกรม Microsoft Access 2003 สามารถใชเมนูคิวรี (Query) มาสรางเปนโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบัญชีได โดยมีคิวร่ี (Query) สําเร็จรูปที่เปนประโยชนตอการตรวจสอบ เชนมีคําสั่งในการหาขอมูลซํ้า (Find Duplicates Query Wizard) หรือคําสั่งหาขอมูลที่จับคูไมได (Find Unmatched Query Wizard) คําสั่งเหลานี้เปนประโยชนในการนํามาพัฒนาเปนโปรแกรมตรวจสอบ นอกจากนี้ถาเปรียบเทียบโปรแกรม Microsoft Access กับความสามารถในการทํางานกับโปรแกรมสําเร็จรูปสําหรับการตรวจสอบทั่วไป (Generalized Audit Software : GAS) 8 ประการ (ประจิต หาวัตร, 2548) ดังนี้ ตารางที่ 2 แสดงขอมูลสรปุเปรียบเทียบความสามารถของโปรแกรม GAS และ โปรแกรม Microsoft Access

ลําดับ รายละเอียด GAS Access ขอมูลของ Microsoft Access 1 การเขาถึงแฟมขอมูล ได ไมได มีขอจํากัดในการเขาถึงขอมูลที่ซับซอน 2 การจัดเรียงขอมูลใหม

และผสานแฟม ได ได สามารถจัดเรียงขอมูลที่นํ า เขา หรือผสาน

แฟมขอมูลจากหลายแฟมมารวมกันได 3 การเลือกรายการ ได ได สามารถเลือกขอมูลโดยกําหนดเงื่อนไขตาม

ความตองการได 4 การคํานวณทางสถิติ ได ได สามารถคํานวณคาทางสถิติได 5 การคํานวณทางคณิต ได ได มีความสามารถในการคํานวณ 6 การแบงขอมูลเปนชั่น ได ได สามารถแบงชั่นขอมูลตามความตองการไดโดย

ใชสูตร 7 การสรางแฟม/ปรับ ได ได สามารถสรางแฟมและเชื่อมโยงตารางจาก

ฐานขอมูลอ่ืนๆ ซ่ึงเปนขอมูลที่เปนปจจุบันได โดยใชคําสั่ง “Link Table”

8 การจัดทํารายงาน ได ได สามารถสรางรายงานจากตารางหรือ Query ที่มีได

28

จากตารางที่ 2 โปรแกรม Microsoft Access มีขอจํากัดในการใชงานกบัฐานขอมูลที่ซับซอน จากขอมูลชวยเหลือในตวัโปรแกรม(Help File) ในหวัขอ “Data sources you can import or link”

ภาพที่ 3.9 แสดงหนาจอการคนหาขอมูล Help File หัวขอ “Data sources you can import or link” ในโปรแกรม Microsoft Access 2003

จากภาพที่ 3.9 โปรแกรม Microsoft Access สามารถนําเขาขอมูลจากฐานขอมูล Microsoft Access dBASE5 dBASE3 dBASE4 Microsoft Excel HTML Document Lotus123 Pasadox Text file Windows Share Point Service Microsoft Servers Pages Microsoft IIS 1-2 Rich Text Format Microsoft Word Merge XML and ODBC ได ดังนั้น Microsoft Access ไมสามารถใชในการตรวจสอบขอมูลไดทุกประเภทและเปนขอจํากัดในการใชงาน Microsoft Access เพื่อชวยในการตรวจสอบบัญชี

4.3 การออกแบบ (System Design) ผูศึกษานําขอมูลที่ไดขั้นตนมาออกแบบโปรแกรมเพื่อชวยในการตรวจสอบบัญชี โดยไดนําความสามารถในการประมวลผลจากโปรแกรมตรวจสอบทั่วไป โปรแกรม ACL (Audit Command Language) มาพัฒนาเปนโปรแกรมตรวจสอบ โดยเลือกคําสั่งที่เขาใจงายจากโปรแกรม Microsoft Access และรายละเอียดของของฐานขอมูลจากโปรแกรม BC Account Version 2 มาทําการออกแบบโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบัญชีโดยมีตารางที่ใชในการตรวจสอบในแตละระบบประกอบดวย

29

(1) ระบบใบสั่งซื้อ (Purchase Order) - ขอมูลการซื้อ จากตาราง APInvoice - ขอมูลเงินมัดจํา จากตาราง APDeposit - ขอมูลสงคืน จากตาราง Purchase Return

(2) ระบบเจาหนี้ (Account Payable) - ขอมูลการจายชําระหนี้ จากตาราง Payment - ขอมูลการจายชําระหนี้ยอย จากตาราง PaymentSub - ขอมูลยอดคงเหลือเจาหนี้ จากตาราง APInvoice

(3) ระบบขาย (Bill Order\Entry) - ขอมูลการขาย จากตาราง ARInvoice - ขอมูลเงินมัดจํา จากตาราง ARDeposit - ขอมูลรับคืน จากตาราง CreditNote

(4) ระบบลูกหนี้ (Account Receivable) - ขอมูลการรับชําระหนี้ จากตาราง Receipt - ขอมูลยอดคงเหลือ จากตาราง ARInvoice

(5) ระบบสินคา (Inventory Control) - ขอมูลช่ือสินคา จากตาราง Item - ขอมูลสินคา (ซ้ือ&ขาย) จากตาราง InvoiceSub - ขอมูลประเภทสินคา จากตาราง GroupCode - ขอมูล Lot สินคา จากตาราง ItemLot

(6) ระบบเช็ค (Cash Cheque/Bank) - ขอมูลเช็คจาย จากตาราง ChqOut - ขอมูลเช็ครับ จากตาราง ChqIn

(7) ระบบทรัพยสิน (Fixed Asset) - ขอมูลทรัพยสิน จากตาราง ItemBuid และ ItemBuidDetail

(8) ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger) - ขอมูลรายละเอียดบันทึกบัญชี จากตาราง Trans และTransDetail - ขอมูลช่ือสมุดรายวัน จากตาราง Book

การเชื่อมโยงขอมูลออกแบบใหนําขอมูลของโปรแกรม BC Account Version 2 โดยตองเปลี่ยนชื่อเปน “DATA TEST” ไปบันทึกไวที่ C:\AUDIT PRDGRAM FOR BC\DATA TEST.mdb

จากการศึกษาพบวาคําสั่งสวนใหญในโปรแกรม ACL สามารถใชคําสั่งจากโปรแกรม Microsoft Access แทนได รวมถึงสามารถใชงานรวมกับ Microsoft office อ่ืน ๆ เชน โปรแกรม

30

Microsoft Excel และ โปรแกรม Microsoft word เพื่อใหสามารถชวยในการตรวจสอบรวมถึงจัดทํากระดาษทําการไดตามตองการ โดยไดออกแบบเมนูการใชงานประกอบดวย

4.3.1 วิเคราะหขอมูลท่ัวไป (General Analyze) เปนคําสั่งในการใชงานที่ประยุกตมาจากคําสั่งในการใชงานของโปรแกรม ACL (Audit Command Language) ไดแก

- นับขอมูล (Count–Total Field) - คาสถิติ +/- (Statistical) - อันตรภาคชั่น (Stratify) - แบงกลุม (Classify) - อายุ (Age) - ชองวางขอมูล (GAP) - ขอมูลซํ้า (Duplicate) - สุมขอมูล (Sampling)

4.3.2 วิเคราะหขอมูลเฉพาะ (Specific Analyze) เปนคําสั่งในการวิเคราะหที่สรางขึ้นใหมในการวิเคราะหขอมูลในแตละระบบงาน เนื่องจากโปรแกรม BC Account Version 2 ใชการประมวลผลแบบผสมระหวางแบบทันที (Real Time Processing) และ แบบกลุม (Batch) ทําใหผูศึกษาประเมินไดวา โปรแกรมอาจมีความเสี่ยงที่ขอมูลของบัญชีคุมไมตรงกับขอมูลที่เปนรายละเอียดหรือบัญชียอยได

4.4 การสราง (Construction) และ การนําไปใช (Implementation) ผูศึกษาไดทําการพัฒนาโปรแกรมตามที่ไดออกแบบไวและไดนําโปรแกรมลองทดสอบใสขอมูลที่ผิดพลาดตาง ๆ แลวประมวลผลลัพธ โดยในครั้งแรกพบวามีรายงานผิดพลาดในบางจุด จึงไดทําการแกไขใหถูกตอง

ภาพที่ 3.10 แสดงหนาจอเมนูหลักของโปรแกรม

31

4.4.1 วิเคราะหท่ัวไป เปนกลุมของคําสั่งที่ประยุกตมาจากคําสั่งจากโปรแกรม ACL (Audit Command Language) โดยใชคําสั่งในการประมวลในโปรแกรม Access เปนหลักซึ่งสามารถนําผลออกในรูปแบบอื่น ๆ เชน Microsoft Word และ Microsoft Excel สามารถชวยในการจัดทํากระดาษทําการของผูสอบบัญชี รายละเอียดวิธีการใชงานในแตละคําสั่งมีดังนี้

ภาพที่ 3.11 แสดงหนาจอวิเคราะหขอมูลท่ัวไป

4.4.1.1 วิเคราะหทางสถิติ เปนการวิเคราะหขอมูลทั่วไปของขอมูลประกอบดวยการนับจํานวน ผลรวม คาต่ําสุด และคาสูงสุด ตรวจสอบขอมูลจากโปรแกรม BC Account Version 2 สามารถใชเปนขอมูลหลักในการตรวจสอบระบบงานอื่น ๆ ประกอบดวยเมนูการนับขอมูลและคาทางสถิติ

32

ภาพที่ 3.12 แสดงหนาจอของการวิเคราะหทางสถิติ

(1) นับขอมูล (Count–Total Field) (รหัสอางอิง A-01) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหทั่วไป/วิเคราะหทางสถิติ/นับขอมูล สามารถนับขอมูลจากระบบบัญชีแยกประเภทตามชวงเวลาที่ตองการแบงออกเปน 2 ขอ คือ

- นับขอมูลทั้งหมด (Count Total–GL) เปนการนับจํานวนขอมูลและขอมูลอ่ืน ๆ ที่สําคัญของสมุดรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท ในชวงของวันที่ที่ตองการตรวจสอบ ผลลัพธที่ไดประกอบดวย รหัสสมุด ช่ือสมุด จํานวนขอมูล ผลรวมขอมูล คาเฉลี่ย คาต่ําสุดและคาสูงสุดของสมุดรายวันแตละประเภท

- นับขอมูลทั้งหมดตามแหลงที่มา (Count Total–GL by Source) เปนการนับจํานวนของสมุดรายวันและขอมูลอ่ืน ๆ ที่สําคัญของสมุดรายวันในระบบบัญชีแยกประเภทโดยแสดงที่มาวามาจากระบบงานใดบาง ผลลัพธที่ไดประกอบดวย รหัสสมุด ช่ือสมุด รหัสที่มา ช่ือที่มา ช่ือระบบ จํานวนขอมูล ผลรวมขอมูล คาเฉลี่ย คาต่ําสุดและคาสูงสุดของสมุดรายวันแตละประเภท

33

ภาพที่ 3.13 แสดงหนาจอคําสั่งนับขอมูล

ภาพที่ 3.14 แสดงหนาจอการเลือกวันท่ีท่ีตองการตรวจสอบ

34

ภาพที่ 3.15 แสดงตัวอยางรายงานจากเมนู นับขอมูลท้ังหมด (Count Total–GL)

ภาพที่ 3.16 แสดงตัวอยางรายงานจากเมนูนับขอมูลท้ังหมดตามแหลงท่ีมา (Count Total – GL by Source)

ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน

35

ภาพที่ 3.17 แสดงตัวอยางขอมูลในโปรแกรม Microsoft Excel ท่ีสงออกจากโปรแกรมตรวจสอบ

(2) คาทางสถิติ (Statistical) (รหัสอางอิง A-02) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหทั่วไป/วิเคราะหทางสถิติ/คาทางสถิติ สามารถหาคาทางสถิติโดยการจัดกลุมของขอมูลเปนบวก (Positive) เปนลบ (Negative) หรือ ศูนย (Zero) ขอมูลที่ไดประกอบดวย จํานวนขอมูล อัตรารอยละ (จํานวนขอมูล+/-/0 กับขอมูลทั้งหมด) ผลรวม คาเฉลี่ย คาต่ําสุด คาสูงสุด และคา Absolute (คาผลรวมของขอมูลที่ขอมูลลบจะถูกแปลงเปนคาบวกแลวรวมกับคาอื่น ๆ) ผูใชสามารถเลือกชวงวันที่ที่ตองการตรวจสอบของขอมูลตาง ๆ ไดแกขอมูลการซื้อ ขอมูลจายเงินมัดจํา ขอมูลสงคืนสินคา ขอมูลจายชําระเจาหนี้ ขอมูลยอดคงเหลือเจาหนี้ ขอมูลยอดขาย ขอมูลยอดรับเงินมัดจํา ขอมูลรับคืนสินคา ขอมูลรับชําระหนี้จากลูกหนี้ ขอมูลยอดคงเหลือลูกหนี้และขอมูลยอดคงเหลือของสินคา

36

ภาพที่ 3.18 แสดงหนาจอการหาคาทางสถิติ (Statistical)

ภาพที่ 3.19 แสดงหนาจอขอมูลหลังสั่งประมวลผลของเมนูคาทางสถิติ (Statistical)

37

ภาพที่ 3.20 ตัวอยางรายงานคาสถิติ (Statistical) + /- / 0

ขอมูลที่ไดในรายงานเปนการจัดกลุมขอมูลตามคาที่เปนบวก (Positive) เปนลบ

(Negative) และศูนย (Zero) ประกอบดวยขอมูล Range (Positive/Negative/Zero) จํานวน อัตรารอยละ (จํานวนของชั้นนั้นตอทั้ งหมด ) ผลรวม คา เฉลี่ ย คาต่ํ าสุด คาสูงสุด และคา Absolute (คาผลรวมของขอมูลที่ขอมูลที่เปนลบจะถูกแปลงเปนคาบวก แลวรวมกับคาอื่น ๆ)



38

4.4.1.2 วิเคราะหโดยการจัดกลุมขอมูล ประกอบดวย อันตรภาคชั้น (Stratify), การแบงกลุม (Classify) และ วิเคราะหอายุ (Age)

ภาพที่ 3.21 แสดงหนาจอการวิเคราะหโดยการจัดกลุม

(1) อันตรภาคชั้น (Stratify) (รหัสอางอิง A-03) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหทั่วไป/วิเคราะหโดยการจัดกลุม/อันตรภาคชั้น เปนการจัดกลุมของขอมูลเปนชวงตามความตองการ ไดแกขอมูลการซื้อ ขอมูลจายเงินมัดจํา ขอมูลสงคืนสินคา ขอมูลจายชําระเจาหนี้ ขอมูลยอดคงเหลือเจาหนี้ ขอมูลยอดขาย ขอมูลยอดรับเงินมัดจํา ขอมูลรับคืนสินคา ขอมูลรับชําระหนี้จากลูกหนี้ ขอมูลยอดคงเหลือลูกหนี้และขอมูลยอดคงเหลือของสินคา โดยผูใชงานจะตองกําหนดขอมูลที่สําคัญคือ

- ตั้งแตวันที่ กําหนดวันที่เร่ิมตนของขอมูลที่ตองการ - ถึงวันที่ กําหนดวันที่ส้ินสุดของขอมูลที่ตองการ - คาต่ําสุด กําหนดขอมูลช้ันต่ําสุดที่ตองการ - คาสูงสุด กําหนดขอมูลช้ันสูงสุดที่ตองการ - ชวงหางขอมูล กําหนดชวงหางของแตละชั้นขอมูล

39

ภาพที่ 3.22 แสดงหนาจอเมนู อันตรภาคชั้น (Stratify)

ภาพที่ 3.23 แสดงหนาจอขอความหลังสั่งประมวลผลเมนู อันตรภาคชั้น (Stratify)

จากตัวอยางกําหนดชวงขอมูลตั้งแต วันที่ 01/01/2543 ถึง 31/12/2550 คาต่ําสุด 1,000 บาท คาสูงสุด 1,000,000 บาท และชวงหางขอมูล 10,000 บาท

40

ภาพที่ 3.24 แสดงตัวอยางรายงานอันตรภาคชั้น จากตาราง AP Invoice

ขอมูลที่ ไดในรายงานเปนการจัดกลุมขอมูลเปนอันตรภาคชั้น ประกอบดวย

ชวงขอมูล (อันตรภาคชั่น) นับจํานวน อัตรารอยละ (จํานวนของชั้นนั้นตอทั้งหมด) ผลรวม คาเฉลี่ย คาต่ําสุดและคาสูงสุด


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (2) การแบงกลุม (Classify) (รหัสอางอิง A-04) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะห

ทั่วไป/วิเคราะหโดยการจัดกลุม/การแบงกลุม ในเมนูนี้ไดทําการจัดกลุมยอดคงเหลือของสินคาตามประเภทของสินคา

ภาพที่ 3.25 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูการแบงกลุม (Classify)

41

ภาพที่ 3.26 แสดงตัวอยางรายงานจากการประมวลผลการแบงกลุม (Classify)

ขอมูลที่ไดในรายงานเปนการแบงกลุมขอมูลมูลคาสินคาตามประเภทของสินคา มี

ลักษณะเปนตารางประกอบดวย ช่ือกลุมสินคา นับจํานวน ผลรวม คาเฉลี่ย คาต่ําสุด และคาสูงสุด ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (3) อายุ (Age) (รหัสอางอิง A-05) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหทั่วไป/วิเคราะห

โดยการจัดกลุม/อายุ เปนการจัดกลุมสินคาตามอายุ สําหรับโปรแกรม BC Account Version 2 ไมสามารถใชกับกิจการที่ใชวิธีการคํานวณตนทุนแบบถั่วเฉลี่ยไดกิจการที่ถูกตรวจสอบตองใชวิธีการคํานวณตนทุนแบบ FIFO หรือ LIFO จึงจะสามารถวิเคราะหขอมูลแบบอายุได ขอมูลที่ใชในการประมวลผลอยูที่ตาราง Item Lot สวนการวิเคราะหวิเคราะหอายุของลูกหนี้และเจาหนี้มีอยูในโปรแกรม BC Account Version 2 แลวจึงไมไดทําการพัฒนาเพิ่มเติม

42

ภาพที่ 3.27 แสดงภาพหนาจอการวิเคราะหอายุ (Age) สําหรับสินคา

ภาพที่ 3.28 แสดงตัวอยางรายงานการวิเคราะหอายุของสินคา

ขอมูลที่ไดในรายงานมีลักษณะเปนตาราง โดยแบงกลุมสินคาตามอายุสินคาสินคาที่กําหนดในหนาจอตามภาพที่ 3.28 ดังนี้

A หมายถึง ชวงอายุที่ 1 B หมายถึง ชวงอายุที่ 2 C หมายถึง ชวงอายุที่ 3 D หมายถึง ชวงอายุที่มากกวาชวงอายุ 3

43

ขอมูลในรายงานประกอบดวย กลุมอายุ รหัสสินคา ช่ือสินคา ปริมาณและจํานวนเงิน ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน 4.4.1.3 วิเคราะหเพื่อคนหา ประกอบดวย การวิเคราะหชวงหางขอมูล (GAP)

การวิเคราะหขอมูลซํ้า (Duplicate) และ การสุมขอมูล (Sampling)

ภาพที่ 3.29 แสดงหนาจอการวิเคราะหเพื่อคนหา

(1) การวิเคราะหชวงหางขอมูล (GAP) (รหัสอางอิง A-06) ปรากฏอยูในเมนู

วิเคราะหทั่วไป/วิเคราะหเพื่อคนหา/ชวงหางขอมูล เปนการคนหาชวงหางขอมูล การคนหาชวงหางขอมูลของโปรแกรมตรวจสอบทั่วไป เชน โปรแกรม ACL (Audit Command Language) จะคํานวณขอมูลที่เปนตัวเลขซึ่งทําใหหาชวงหางไดงาย โดยสวนใหญจะใชตรวจสอบเลขที่เช็คหรือเลขที่เอกสารที่เปนตัวเลข แตในกรณีที่ขอมูลซ่ึงตองการตรวจสอบเปนตัวอักษร เชน เลขที่เอกสารจาย PAY50/01001 จะไมสามารถตรวจสอบไดจากโปรแกรม ดังนั้นจึงไดออกแบบใหมีคําสั่งในการตัดตัวอักษรออกเพื่อใหสามารถคนหาเลขที่เอกสารที่เปนชวงหางของขอมูลได ดังนั้นผูใชตองกําหนดชวงวันที่ของขอมูลที่ตองการ, กําหนดตําแหนงเริ่มตน และตําแหนงสิ้นสุด เชน กรณีเอกสารเลขที่ PAY50/01001 หมายถึง เอกสารจายป 50 เดือนมกราคม ลําดับที่ 1 ตองการ "01001" ใหเลือกเริ่มตนที่ตําแหนงที่ 7 ส้ินสุดที่ตําแหนง 11 กรณีที่ขอมูลเปนตัวเลขก็ใหกําหนดตําแหนงเริ่มตนเปน 1 และสิ้นสุดตามที่ตองการ

44

หลังจากประมวลผลแลวขอมูลจะเชื่อมโยงไปยังโปรแกรม Microsoft Excel ที่ C:\AUDIT PRDGRAM FOR BC\Excel File\Working Paper\GAP.xls

สามารถตรวจสอบขอมูลตางๆ ไดแกขอมูลการซื้อ ขอมูลจายเงินมัดจํา ขอมูลสงคืนสินคา ขอมูลใบสั่งซื้อ ขอมูลจายชําระเจาหนี้ ขอมูลยอดขาย ขอมูลยอดรับเงินมัดจํา ขอมูลรับคืนสินคา ขอมูลรับชําระหนี้จากลูกหนี้ และขอมูลสมุดรายวัน โดยขอมูลสมุดรายวันสามารถเลือกตรวจสอบเฉพาะบางสมุดรายวันได

ภาพที่ 3.30 แสดงหนาจอการวิเคราะหชวงหางขอมูล (GAP)

ภาพที่ 3.31 แสดงหนาจอการวิเคราะหชวงหางขอมูล (GAP) โดยเลือกสมุดรายวัน

45

ภาพที่ 3.32 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูชวงหางขอมูล GAP

ผูใชตองไปเปด File Excel ที่ C:\AUDIT PRDGRAM FOR BC\Excel File\ Working Paper\GAP.xls ใหคลิกสขวาแลวเลือกฟนฟูขอมูล (Refresh Data) หรือ เลือกขอมูล (Data) ที่เมนูบาร แลวเลือกฟนฟูขอมูล (Refresh Data) โดยตองฟนฟูขอมูลทุก Sheet ใน File Excel เพื่อดึงขอมลูมาที่ File Excel และประมวลผล

ภาพที่ 3.33 แสดงตัวอยางหนาจอรายงานชวงหางขอมูล ในโปรแกรม Microsoft Excel

ขอมูลที่ไดในรายงานแสดงรายละเอียดของเอกสารที่ตองการในตารางของโปรแกรม

Excel ประกอบดวย 1. AP Invoice คือ การบันทึกซื้อ ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่

เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) จํานวนเงินและยอดคงเหลือ

46

2. AP Deposit คือ การจายเงินมัดจําใหผูขาย ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) จํานวนเงินและยอดคงเหลือ

3. AP Return คือ การสงคืน ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) จํานวนเงินและยอดคงเหลือ

4. AP Payment คือ การจายชําระหนี้เจาหนี้การคา ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) และจํานวนเงิน

5. AR Invoice คือ การขาย ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) จํานวนเงินและยอดคงเหลือ

6. AR Deposit คือ การรับเงินมัดจําจากลูกคา ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) จํานวนเงินและยอดคงเหลือ

7. AR Return คือ การรับคืนจากลูกคา ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) จํานวนเงินและยอดคงเหลือ

8. AR Receipt คือ การรับชําระหนี้ ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสารเลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) และจํานวนเงิน

9. Purchase Order คือ ใบสั่งซื้อ ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) และจํานวนเงิน

10. Cheque คือ ขอมูลเลขที่เช็ค ขอมูลประกอบดวย วันที่ เลขที่เช็ค ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) และจํานวนเงิน

11. GL คือ ขอมูลเลขที่เอกสารในระบบแยกประเภท ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) จํานวนเงินและชื่อสมุดรายวัน

12. Sale Tax คือ เลขที่ใบกํากับภาษีขาย ขอมูลประกอบดวย วันที่ของเอกสาร เลขที่เอกสาร ลําดับ Check 1(ตรวจสอบชวงหาง) และจํานวนเงิน

(2) การวิเคราะหขอมูลซํ้า (Duplicate) (รหัสอางอิง A-07) ปรากฏอยูในเมนู

วิเคราะหทั่วไป/วิเคราะหเพื่อคนหา/ขอมูลซํ้า เปนการคนหาขอมูลซํ้า สําหรับโปรแกรม BC Account Version 2 เลขที่อักษรในระบบงานยอยตาง ๆ จะเปน Primary Key ซ่ึงซ้ําไมได ดังนั้นจึงไดทําการตรวจสอบที่เลขที่ใบกํากับภาษีแทน เนื่องจากไมไดปองกันเลขที่เอกสารซ้ําไว ทั้งนี้ยกเวนระบบแยกประเภทที่ตรวจสอบที่เลขที่เอกสารหลักของระบบเนื่องจากไมไดปองกันไว

สามารถตรวจสอบขอมูลตาง ๆ ไดแกขอมูลการซื้อ ขอมูลจายเงินมัดจํา ขอมูลสงคืนสินคา ขอมูลใบสั่งซื้อ ขอมูลจายชําระเจาหนี้ ขอมูลเช็คจาย ขอมูลยอดขาย ขอมูลยอดรับเงินมัดจํา ขอมูลรับคืนสินคา ขอมูลรับชําระหนี้จากลูกหนี้ ขอมูลใบกํากับภาษีขายและขอมูลสมุดรายวัน โดยขอมูลสมุดรายวันสามารถเลือกตรวจสอบเฉพาะบางสมุดรายวันได

47

ภาพที่ 3.34 แสดงหนาจอ การวิเคราะหขอมูลซํ้า (Duplicate)

ภาพที่ 3.35 แสดงหนาจอรายงานผลการวิเคราะหขอมูลซํ้า (Duplicate)

ขอมูลที่ไดในรายงานเปนขอมูลเอกสารที่ซํ้ากันโดยตรวจสอบจากเลขที่ใบกํากับภาษีที่ใชเปนเอกสารในการบันทึกบัญชี มีลักษณะเปนตารางประกอบดวย เลขที่ใบกํากับภาษี วันที่ เลขที่เอกสาร รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ เลขที่ใบสั่งซื้อ จํานวนเงินและยอดคงเหลือ

48


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (3) การสุมขอมูล (Sampling) (รหัสอางอิง A-08) ปรากฏอยูในเมนูวิเคราะห

ทั่วไป/วิเคราะหเพื่อคนหา/สุมขอมูล เปนการสุมขอมูลตัวอยางครั้งละ 5 ตัวอยางจาก ขอมูลตาง ๆ ไดแกขอมูลการซื้อ ขอมูลจายเงินมัดจํา ขอมูลสงคืนสินคา ขอมูลใบสั่งซื้อ ขอมูลจายชําระเจาหนี้ ขอมูลยอดขาย ขอมูลยอดรับเงินมัดจํา ขอมูลรับคืนสินคา ขอมูลรับชําระหนี้จากลูกหนี้และขอมูลสมุดรายวัน โดยขอมูลสมุดรายวันสามารถเลือกตรวจสอบเฉพาะบางสมุดรายวันได

ภาพที่ 3.36 แสดงหนาจอการสุมขอมูล (Sampling)

49

ภาพที่ 3.37 แสดงตัวอยางรายงานการสุมขอมูล Sampling

ขอมูลที่ไดในรายงานเปนการสุมขอมูลโดยโปรแกรมครั้ง 5 รายการ ขอมูลที่ไดใน

รายงานมีลักษณะเปนตารางประกอบดวย ขอมูลการสุม (Random) วันที่ เลขที่เอกสาร รหัสเจาหนี้และจํานวนเงิน


จัดทํากระดาษทาํการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน

50

4.4.2 วิเคราะหขอมูลเฉพาะ (Specific Analyze) เปนกลุมของคําสั่งที่พัฒนาขึ้นมาเฉพาะเพื่อสนับสนุนการตรวจสอบขอมูลของโปรแกรม BC Account Version 2 ใหมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประกอบดวย

ภาพที่ 3.38 แสดงหนาจอเมนูหลัก การวิเคราะหเฉพาะ (Specific Analyze)

4.4.2.1 ระบบทรัพยสิน (Fixed Asset) ผูใชจะตองกําหนดขอมูลรหัสบัญชีหลัก

ของทรัพยสินเพื่อใหสามารถดึงขอมูลมาเปรียบเทียบ ประกอบดวย รหัสบัญชีของทรัพยสิน รหัสบัญชีคาเสื่อมราคา รหัสบัญชีงานระหวางทําและรหัสบัญชีคาเบี้ยประกันภัยจาย

นอกจากนี้ผูใชจะตองกําหนดอัตราคาเสื่อมของทรัพยสินแตละประเภท ซ่ึงเปนอัตราที่อางอิงไวในหมายเหตุประกอบงบการเงินของกิจการที่จะทําการตรวจสอบ

ภาพที่ 3.39 แสดงหนาจอหลักของการตรวจสอบเฉพาะระบบทรัพยสิน

51

ภาพที่ 3.40 แสดงหนาจอการกําหนดรหัสบัญชีทรัพยสิน

ภาพที่ 3.41 แสดงหนาจอการกําหนดอัตราคาเสื่อมราคาตามประเภททรัพยสิน

52

ภาพที่ 3.42 แสดงหนาจอการตรวจสอบเฉพาะ ของระบบทรัพยสิน

(1) กระทบยอดสินทรัพยระหวางกอสราง (รหัสอางอิง B-01) ปรากฏอยูในเมนู

วิเคราะหเฉพาะ/ระบบทรัพยสิน/กระทบยอดสินทรัพยระหวางกอสราง เปนการเปรียบเทียบขอมูลการบันทึกงานระหวางกอสรางในระบบทรัพยสินที่เพิ่มขึ้นระหวางงวดที่ตองการตรวจสอบกับขอมูลการบันทึกในสมุดรายวันของรหัสบัญชีงานระหวางกอสราง (รหัสบัญชีงานระหวางกอสรางไดกําหนดไว) ผลลัพธที่ไดจะทําใหผูตรวจสอบทราบวามีการบันทึกถูกตองตรงกันของระบบทั้ง 2 หรือไม

ภาพที่ 3.43 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูกระทบยอดสินทรัพยระหวางกอสราง

53

ภาพที่ 3.44 แสดงตัวอยางรายงานกระทบยอดสินทรัพยระหวางกอสราง

ขอมูลที่ไดในรายงานเปนการนําขอมูลจากโปรแกรมทรัพยสินที่ไดบันทึกไวในงาน

ระหวางกอสราง เปรียบเทียบขอมูลการบันทึกงานระหวางกอสรางที่เพิ่มขึ้นมีลักษณะเปนตาราง โดยขอมูลจากโปรแกรมทรัพยสินประกอบดวย รหัส CIP ช่ือทรัพยสิน วันที่เอกสาร เลขที่เอกสาร รายละเอียด FA และจํานวนเงิน สวนขอมูลจากสมุดรายวันประกอบดวย รหัสสมุดรายวัน วันที่เอกสาร เลขที่เอกสาร รหัสบัญชี แผนก โครงการ จัดสรร เดบิตและเครดิต ซ่ึงถาบันทึกไมถูกตองตรงกันผูสอบบัญชีก็จะสามารถทราบได


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (2) ทดสอบวันเริ่มคํานวณคาเสื่อม (รหัสอางอิง B-02) ปรากฏอยูในเมนู

วิเคราะหเฉพาะ/ระบบทรัพยสิน/ทดสอบวันเริ่มคํานวณคํานวณคาเสื่อม เปนคําสั่งในการคนหารายการทรัพยสินที่วันเริ่มคํานวณทรัพยสินและวันที่ซ้ือทรัพยสินไมใชวันเดียวกัน เพื่อใชประโยชนในการตรวจสอบการคํานวณคาเสื่อมราคา

54

ภาพที่ 3.45 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูทดสอบวันเริ่มคํานวณคาเสื่อม

ภาพที่ 3.46 แสดงตัวอยางรายงานทดสอบวันเริ่มคํานวณคาเสื่อม

ขอมูลที่ไดในมีลักษณะเปนตารางประกอบดวย รหัสทรัพยสิน ช่ือทรัพยสิน

หนวย วันที่ซ้ือและวันเริ่มคํานวณ ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (3) ตรวจสอบอายุทรัพยสินตามประเภท (รหัสอางอิง B-03) ปรากฏอยูในเมนู

วิเคราะหเฉพาะ/ระบบทรัพยสิน/ตรวจสอบอายุทรัพยสินตามประเภท เปนการคนหาขอมูลของทรัพยสินทุกรายการที่กําหนดอัตราคาเสื่อมราคาไมถูกตองตามประเภท โดยจะเปรียบเทียบขอมูลการของทรัพยสินแตละรายการ กับ ขอมูลอัตราคาเสื่อมตามประเภทของทรัพยสินไดกําหนดไวกอนหนานี้ผลลัพทที่ไดจะทําใหผูตรวจสอบทราบวารายการทรัพยสินใดที่กําหนดอัตราคาเสื่อมราคาไมถูกตอง

55

ภาพที่ 3.47 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูตรวจสอบอายุทรัพยสินตามประเภท

ภาพที่ 3.48 แสดงตัวอยางรายงานตรวจสอบอายุทรัพยสินตามประเภท

ขอมูลที่ไดมีลักษณะเปนตารางแสดงรายละเอียดของทรัพยสินที่กําหนดอายุทรัพยสิน

ไมถูกตองตามประเภท ประกอบดวย รหัสทรัพยสิน วันที่ซ้ือ ช่ือทรัพยสิน หนวย วันที่เร่ิมคํานวณคาเสื่อมราคา มูลคาทรัพยสิน อายุในโปรแกรมทรัพยสิน อายุที่ถูกตอง ผลตางอายุและผลตางคาเสื่อมราคาตอป


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (4) ขอมูลประกันภัย (รหัสอางอิง B-04) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบ

ทรัพยสิน/ขอมูลประกันภัย เปนคําสั่งในการประมวลผลขอมูลประกันภัยจาย โดยนําขอมูลที่ไดบันทึกในโปรแกรมทรัพยสินเกี่ยวกับการประกันภัยมาคํานวณคาเบี้ยประกันภัยจาย โดยเมื่อประมวลผลแลวจะเชื่อมโยงขอมูลไปยัง C:\AUDIT PRDGRAM FOR BC\Excel File\Working Paper\เบี้ยประกันภัยจาย.xls

56

ภาพที่ 3.49 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูขอมูลประกันภัย

ภาพที่ 3.50 แสดงตัวอยางรายงานขอมูลประกันภัย

ขอมูลที่ไดเปนรายงานในโปรแกรม Excel ประกอบดวย รหัสทรัพยสิน ช่ือทรัพยสิน

หนวยนับ ราคาทุน กรมธรรมเลขที่ เลขที่ประกัน ช่ือบริษัทประกัน จํานวนเบี้ยประกัน วันเริ่มประกัน วันสิ้นสุดประกัน อายุกรมธรรม วันที่ของกรมธรรมในรอบบัญชี (ตั้งแตวันที่ - ถึงวันที่) ระยะเวลาคาใชจายปปจจุบัน คาเบี้ยประกันภัยจายปที่ตรวจสอบ ระยะเวลาคาใชจายของปถัดไปและคาเบี้ยประกันภัยจายปถัดไป

57

4.4.2.2 ระบบสั่งซื้อ (Purchase Order) เปนกลุมคําสั่งที่ใชในการตรวจสอบขอมูลในระบบสั่งซื้อประกอบดวย

ภาพที่ 3.51 แสดงหนาจอการตรวจสอบเฉพาะ ของระบบสั่งซื้อ

(1) รายละเอียดใบสั่งซื้อคางรับ (รหัสอางอิง B-05) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะห

เฉพาะ/ระบบสั่งซื้อ/รายละเอียดใบสั่งซื้อคางรับ เนื่องจากรายงานในโปรแกรม BC Account Version 2 มีรายงานในใบสั่งซื้อทั้งหมด ไมสามารถเลือกเฉพาะที่ยังคางรับได โดยมีขอมูลจากรายงานในโปรแกรม BC Account Version 2 ประกอบดวย วันที่ เลขที่เอกสาร รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ หมายเหตุ และจํานวนเงิน โดยไมไดแสดงเฉพาะยอดคางรับและสินคา จึงไดออกแบบใหสามารถเรียกเฉพาะที่ยังคางรับอยูได และแสดงรายละเอียดของสินคา

58

ภาพที่ 3.52 ตัวอยางรายงานรายละเอียดใบสั่งซื้อคางรับ

ขอมูลที่ไดในรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย เลขที่ใบสั่งซื้อ วันที่ใบสั่งซื้อ รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ รหัสสินคา ช่ือสินคา ปริมาณ ราคาตอหนวย ราคาสินคา สวนลดภาษีมูลคาเพิ่ม รวมจํานวนเงิน กําหนดสงของ (วัน) วันที่กําหนดสงของและปริมาณคางรับ


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (2) คนหาการซื้อสินคาที่ปริมาณเกินกวาใบสั่งซื้อ (รหัสอางอิง B-06) ปรากฏอยู

ในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบสั่งซื้อ/คนหาการซื้อสินคาที่ปริมาณเกินกวาใบสั่งซื้อ เนื่องจากโปรแกรมสามารถบันทึกซื้อมากกวาปริมาณที่ส่ังซื้อได จึงไดออกแบบรายงานใหสามารถเรียกขอมูลการสั่งซื้อที่ปริมาณเกินกวาใบสั่งซื้อ เพื่อประกอบการพิจารณาและตรวจสอบระบบควบคุมภายใน

59

ภาพที่ 3.53 ตัวอยางรายงานคนหาการซื้อสินคาท่ีปริมาณเกินกวาใบสั่งซื้อ

ขอมูลที่ไดมี ลักษณะเปนตารางประกอบดวย เลขที่ใบสั่งซื้อ วันที่ใบสั่งซื้อ

รหัสสินคา ช่ือสินคา ปริมาณที่ส่ังซื้อ ปริมาณที่รับ ผลตางปริมาณ จํานวนเงินตามใบสั่งซื้อ จํานวนเงินที่ซ้ือ และผลตางจํานวนเงิน


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (3) คนหาการซื้อสินคาที่จํานวนเงินเกินกวาใบสั่งซื้อ (รหัสอางอิง B-07) ปรากฏ

อยูในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบสั่งซื้อ/ คนหาการซื้อสินคาที่จํานวนเงินเกินกวาใบสั่งซื้อ เนื่องจากโปรแกรมสามารถบันทึกซื้อมากกวามูลคาที่ส่ังซื้อได แมวาปริมาณที่ส่ังซื้อถูกตองตามใบสั่งซื้อ ก็เกิดความผิดพลาดในเรื่องราคาได จึงไดออกแบบรายงานใหสามารถเรียกขอมูลการสั่งซื้อที่จํานวนเงินเกินกวาใบสั่งซื้อ เพื่อประกอบการพิจารณาและตรวจสอบระบบควบคุมภายใน

60

ภาพที่ 3.54 แสดงตัวอยางรายงานคนหาการซื้อสินคาท่ีจํานวนเงินเกินกวาใบสั่งซื้อ

ขอมูลที่ไดมี ลักษณะเปนตารางประกอบดวย เลขที่ใบสั่งซื้อ วันที่ใบสั่งซื้อ

รหัสสินคา ช่ือสินคา ปริมาณที่ส่ังซื้อ ปริมาณที่รับ ผลตางปริมาณ จํานวนเงินตามใบสั่งซื้อ จํานวนเงินที่ซ้ือ และผลตางจํานวนเงิน


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (4) ทดสอบผลรวมการบันทึกซื้อ (รหัสอางอิง B-08) ปรากฏอยูในเมนู

วิเคราะหเฉพาะ/ระบบสั่งซื้อ/ทดสอบผลรวมการบันทึกซื้อ เนื่องจากโปรแกรม BC Account Version 2 สามารถบันทึกซื้อสินคาในชองรายละเอียดสินคาและผลรวมไมเทากันได มีผลทําใหยอดคงเหลือในสินคาและเจาหนี้การคาไมเทากันได ตามตัวอยางภาพที่ 3.55 เห็นวายอดรวมของสินคาเทากับ 3,700 บาท แตยอดรวมในชองจํานวนเงินเปน 3,600 บาทได นอกจากนี้ยังพบวาจํานวนภาษีและคาผลรวมก็อาจแกไขได มีผลทําใหยอดรวมในบัญชีสินคา เจาหนี้และภาษีไมถูกตอง โปรแกรม BC Account Version 2 มีเมนูเพื่อชวยในการคนหาซึ่งปรากฏอยูบนเมนูบาร เครื่องมือ/ตรวจสอบความผิดพลาดของขอมูล แตจากการทดสอบพบวาเรียกขอมูลความผิดพลาดไมครบถวนเชน กรณีภาพตัวอยางที่ 3.55 มูลคาภาษีในโปรแกรมเทากัน 252 บาท แตถาคํานวณจากมูลคาสินคาที่บันทึกเขาไปจะพบวาตองเปน 3,700*7/100 เทากับ 259 บาท ก็จะไมพบความผิดพลาดของการตรวจสอบแบบนี้

61

ภาพที่ 3.55 แสดงตัวอยางหนาจอ การบันทึกซ้ือสินคาในโปรแกรม BC Account Version 2

ภาพที่ 3.56 แสดงตัวอยางรายงานทดสอบผลรวมการบันทึกซ้ือ

ขอมูลที่ไดในรายงานมีลักษณะเปนตารางประกอบดวย เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร

รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ ผลรวมราคาสินคา ผลรวม By Item ผลตางราคาสินคา ภาษี ภาษีทดสอบคํานวณ ผลตางภาษี รวมทั้งหมด ผลตางผลรวม รายละเอียดของขอมูลในรายงาน (ดูภาพที่ 3.56 ประกอบ)

62

ผลรวมราคาสินคา คือ ชองจํานวนเงินรวมดานลางตารางบันทึกซื้อ ผลรวม By Item คือ ผลรวมของแตละรายการในตารางการซื้อสินคา ผลตางราคาสินคา คือ ผลรวมราคาสินคา – ผลรวม By Item ภาษี คือ ชองจํานวนภาษีดานลางตารางบันทึกซื้อ ภาษีทดสอบคํานวณ คือ ภาษีที่ไดจากการคํานวณแตละรายการในตาราง

สินคา ผลตางภาษี คือ ภาษี – ภาษีทดสอบคํานวณ รวมทั้งหมด คือ ชองรวมทั้งสิ้นดานลางตารางบันทึกซื้อ ผลตางผลรวม คือ ผลรวมสินคา + ภาษี - รวมทั้งหมด


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (5) วิเคราะหระยะเวลาสงสินคา (รหัสอางอิง B-09)

ภาพที่ 3.57 แสดงตัวอยางรายงานวิเคราะหระยะเวลาสงสินคา

(6) คนหาการบันทึกสงคืนที่ไมมีการบันทึกซื้อ (รหัสอางอิง B-10) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบสั่งซื้อ/คนหาการบันทึกสงคืนที่ไมมีการบันทึกซื้อ จากการทดสอบบันทึก

63

ของผูศึกษาพบวาสามารถบันทึกสงคืนโดยไมมีการบันทึกซื้อมากอนได ดังนั้นจึงออกแบบรายงานขึ้นเพื่อใหผูสอบบัญชีสามารถใชในการตรวจสอบระบบงานได

ภาพที่ 3.58 แสดงตัวอยางรายงานคนหาการบันทึกสงคืนท่ีไมมีการบันทึกซ้ือ

ขอมูลในรายงานมีลักษณะตารางประกอบดวย เลขที่เอกสารสงคืน เลขที่เอกสารสงคืน เลขที่ใบกํากับภาษี วันที่ใบกํากับภาษี รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ เลขที่ใบสําคัญซื้อ จํานวนเงิน ภาษี และผลรวม


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (7) ตรวจสอบรายการยอดคงเหลือเงินมัดจํา (รหัสอางอิง B-11) ปรากฏอยูใน

เมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบสั่งซื้อ/ตรวจสอบรายการยอดคงเหลือเงินมัดจํา เนื่องจากในโปรแกรม BC Account Version 2 ไมมีรายงานยอดคงเหลือเงินมัดจํา มีเพียงรายงานการจายเงินมัดจํา จึงไดออกแบบรายงานเพื่อใหผูสอบบัญชีใชในการตรวจสอบยอดเงินมัดจําคงเหลือในระบบได

64

ภาพที่ 3.59 แสดงตัวอยางรายงานตรวจสอบรายการยอดคงเหลือเงินมัดจํา

ขอมูลในรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย เลขที่เอกสารเงินมัดจํา วันที่

เอกสารเงินมัดจํา เลขที่ใบกํากับภาษี วันที่ใบกํากับ รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ เงินมัดจํา ภาษีเงินมัดจํา รวมเงินมัดจํา ตัดยอดมัดจํา และทดสอบยอดคงเหลือ

ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยงัโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ


65

4.4.2.3 ระบบเจาหนี้ (Account Payable)

ภาพที่ 3.60 แสดงหนาจอการวิเคราะหเฉพาะ ของระบบเจาหนี้

(1) การบันทึกซื้อสินคาไมผานระบบ Stock (รหัสอางอิง B-12) ปรากฏอยูใน

เมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบเจาหนี้/ การบันทึกซื้อสินคาไมผานระบบ Stock เนื่องจากโปรแกรม BC Account Version 2 สามารถเลือกใชเฉพาะบางระบบหรือทั้งหมดได ทําใหสามารถบันทึกซื้อสินคาที่ระบบอื่น ๆ ได เชนสามารถบันทึกที่ระบบเจาหนี้ แตในกรณีที่กิจการใชระบบสินคาคงคลัง การบันทึกซื้อที่ไมผานระบบระบบสั่งซื้อ ซ่ึงจะเชื่อมโยงขอมูลไปยังระบบเจาหนี้และระบบสินคา เมื่อผูใชบันทึกตรงไปที่ระบบเจาหนี้ก็จะทําใหขอมูลสินคาไมถูกสงไปยังระบบสินคา ทําใหบัญชีคุมและบัญชียอยของสินคาไมตรงกันได

66

ภาพที่ 3.61 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูการบันทึกซ้ือสินคาไมผานระบบ Stock

ภาพที่ 3.62 แสดงตัวอยางรายงานการบันทึกซ้ือสินคาไมผานระบบ Stock

ขอมูลในรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย เลขที่เอกสารซื้อ วันที่เอกสารซื้อ

ช่ือเจาหนี้ จํานวนเงินกอนภาษี ภาษีและจํานวนเงินรวม ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (2) การบันทึกคืนสินคาไมผานระบบ Stock (รหัสอางอิง B-13) ปรากฏอยูใน

เมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบเจาหนี้/ การบันทึกคืนสินคาไมผานระบบ Stock เนื่องจาก โปรแกรม BC Account Version 2 สามารถเลือกใชเฉพาะบางระบบหรือทั้งหมดได ทําใหสามารถบันทึกสงคืนสินคาที่ระบบอื่น ๆ ได เชนสามารถบันทึกที่ระบบเจาหนี้ แตในกรณีที่กิจการใชระบบสินคาคงคลัง การบันทึกสงคืนที่ไมผานระบบระบบสั่งซื้อ ซ่ึงจะเชื่อมโยงขอมูลไปยังระบบเจาหนี้และระบบสินคา เมื่อผูใชบันทึกตรงไปที่ระบบเจาหนี้ก็จะทําใหขอมูลสินคาไมถูกสงไปยังระบบสินคา ทําใหบัญชีคุมและบัญชียอยของสินคาไมตรงกันได

67

ภาพที่ 3.63 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูการบันทึกคืนสินคาไมผานระบบ Stock

ภาพที่ 3.64 แสดงตัวอยางรายงานการบันทึกคืนสินคาไมผานระบบ Stock

ขอมูลที่ไดจากรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย เลขที่เอกสารสงคืน วันที่

เอกสาร ช่ือเจาหนี้ จํานวนเงินกอนภาษี ภาษี และจํานวนเงินรวม ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (3) ใบสงของที่ครบกําหนดจายตามรหัสเจาหนี้ (รหัสอางอิง B-14) ปรากฏอยู

ในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบเจาหนี้/ใบสงของที่ครบกําหนดจายตามรหัสเจาหนี้ เนื่องจากในโปรแกรม BC Account Version 2 มีรายงานใบสงของที่ถึงกําหนดจายชําระเปนรายการตามลําดับวันที่ โดยไมสรุปรวมตามเจาหนี้ จึงไดสรางรายงานเพื่อใหสรุปขอมูลใบสงของที่ครบกําหนดจายชําระตามรหัสเจาหนี้เพื่อประโยชนในการตรวจสอบ

68

ภาพที่ 3.65 แสดงตัวอยางรายงานใบสงของที่ครบกําหนดจายตามรหัสเจาหนี้

เปนรายงานที่แสดงรายละเอียดใบสงของที่ครบกําหนดชําระตามรหัสเจาหนี้

ประกอบดวยขอมูล วันที่ เลขที่เอกสาร จํานวนเงินกอนภาษี ภาษีมูลคาเพิ่ม จํานวนเงินรวมและกําหนดชําระ

ใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือจัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน

(4) คนหาการวางบิลเจาหนี้ที่ไมไดมีการบันทึกซื้อ (รหัสอางอิง B-15) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบเจาหนี้/คนหาการวางบิลเจาหนี้ที่ไมไดมีการบันทึกซื้อ จากการทดสอบการบันทึกของผูศึกษา พบวาผูใชสามารถบันทึกการวางบิลเจาหนี้ที่ไมไดมีการบันทึกซื้อมากอนได จึงไดออกแบบรายงานเพื่อตรวจสอบ

ภาพที่ 3.66 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูคนหาการวางบิลเจาหนี้ท่ีไมไดมีการบันทึกซ้ือ

69

ภาพที่ 3.67 แสดงตัวอยางรายงานคนหาการวางบิลเจาหนี้ท่ีไมไดมีการบันทึกซ้ือ

ขอมูลที่ไดจากรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย ใบวางบิลเลขที่ วันที่เอกสาร

วางบิล เลขที่เอกสารวางบิล ช่ือเจาหนี้ จํานวนเงิน เลขที่เอกสารตั้งหนี้ เลขที่เอกสารจาย และวันที่จาย ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (5) คนหาการจายชําระเจาหนี้ที่ไมไดมีการบันทึกซื้อ (รหัสอางอิง B-16) ปรากฏ

อยูในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบเจาหนี้/คนหาการจายชําระเจาหนี้ที่ไมไดมีการบันทึกซื้อ จากการทดสอบการบันทึกของผูศึกษาพบวาโปรแกรม BC Account Version 2 สามารถบันทึกการจายชําระหนี้เจาหนี้การคาที่ไมไดผานการบันทึกซื้อได ขอมูลที่ไดอาจมีผลทําใหยอดบัญชีคุมและบัญชียอยของเจาหนี้และสินคาไมเทากันได

ภาพที่ 3.68 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูคนหาการจายชําระเจาหนี้ท่ีไมไดมีการบันทึกซ้ือ

70

ภาพที่ 3.69 แสดงตัวอยางรายงานคนหาการจายชําระเจาหนี้ท่ีไมไดมีการบันทึกซ้ือ

ขอมูลที่ไดจากรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย เลขที่เอกสารจาย ช่ือเจาหนี้

เลขที่เอกสารตั้งหนี้ เลขที่เอกสารจายและจํานวนเงิน ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (6) ขอมูลการซื้อ (รหัสอางอิง B-17) ปรากฏอยูในเมนู วเิคราะหเฉพาะ/ระบบ

เจาหนี้/ขอมูลการซื้อ เพื่อใหผูสอบบัญชีสามารถใชในประโยชนในการตรวจสอบประเภทยอดซือ้

71

ภาพที่ 3.70 แสดงตัวอยางรายงานขอมูลการซื้อ

ขอมูลที่ไดจากรายงานประกอบดวย รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ ผลรวมทั้งหมด ซ้ือ

บริการเงินเชื่อ ซ้ือบริการเงินสด ซ้ือสินคาเงินเชื่อ และซื้อสินคาเปนเงินสด ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (7) หนังสือยืนยันยอดเจาหนี้ (รหัสอางอิง B-18) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะห

เฉพาะ/ระบบเจาหนี้/สรางตารางเจาหนี้ เปนการจัดทําการหนังสือยืนยันยอดเจาหนี้โดยผูใชงานจะกดปุมเพื่อสรางตารางเจาหนี้ แลวเปด C:\AUDIT PRDGRAM FOR BC\Excel File\Working Paper\หนังสือยืนยันยอดเจาหนี้ หรือ กดเลือก Excel File\Working Paper\หนังสือยืนยันยอดเจาหนี้ ซ่ึงอยูดานลางปุมสรางตารางเจาหนี้

72

ภาพที่ 3.71 แสดงตัวอยางหนังสือยืนยันยอดเจาหนี้

ภาพที่ 3.72 แสดงตัวอยางหนาจอการเรียกใชคําสั่งจดหมายเวียนในโปรแกรม Microsoft Word

73

ภาพที่ 3.73 แสดงตัวอยางหนาจอ Edit Recipient List ของระบบสงจดหมายเวียนในโปรแกรม Microsoft Word

ผูใชสามารถเลือกเจาหนี้ได จากภาพตัวอยางที่ 3.72 เลือก Tools\Letters and Maillings\Mail Merge แลวเลือก Next ไปจนถึง Step 5 of 6 สามารถเลือกผูที่ตองการออกหนังสือยืนยันยอดไดตามตองการ หรือ เลือก Edit Recipient List เพื่อเลือกตามความตองการ (ภาพตัวอยางที่ 3.73)

74

4.4.2.4 ระบบสินคา (Inventory Control)

ภาพที่ 3.74 แสดงหนาจอการวิเคราะหเฉพาะ ของระบบสินคาคงคลัง

(1) คนหาการบันทึกที่ใชเลขที่เอกสารหลักซ้ํากัน (รหัสอางอิง B-19) ปรากฏอยู

ในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบสินคาคงคลัง/คนหาการบันทึกที่ใชเลขที่เอกสารหลักซ้ํากัน จากการทดสอบการบันทึกของผูศึกษาพบวาโปรแกรมจะปองกันเลขที่เอกสารซ้ําเฉพาะภายในโปรแกรมของตัวเอง แตไมตรวจสอบกรณีที่ไปบันทึกซ้ําที่โปรแกรมอื่น ๆ

ภาพที่ 3.75 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูคนหาการบันทึกท่ีใชเลขท่ีเอกสารหลักซํ้ากัน

75

ภาพที่ 3.76 แสดงตัวอยางรายงานคนหาการบันทึกท่ีใชเลขท่ีเอกสารหลักซํ้ากัน

ขอมูลที่ไดมีลักษณะเปนตารางประกอบดวย เลขที่เอกสาร ประเภท ระบบ วันที่

และเลขที่เอกสารอางอิง ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (2) คนหาเลขที่เอกสารอางอิงซ้ํา (รหัสอางอิง B-20) ปรากฏอยูในเมนู

วิเคราะหเฉพาะ/ระบบสินคาคงคลัง/คนหาเลขที่เอกสารอางอิงซ้ํา จากการศึกษาโครงสรางฐานขอมูลของโปรแกรมพบวาเลขที่เอกสารอางอิงเปนเลขที่เอกสารภายนอกที่ใชในการบันทึกเขาสูระบบ ระบบไมไดปองกันเลขที่เอกสารอางอิงไมใหซํ้ากัน แตปองกันเลขที่เอกสารหลักของแตละระบบเทานั้นซึ่งกําหนดเปน Primary Key ทําใหเลขที่เอกสารหลักซ้ํากันไมได

ภาพที่ 3.77 แสดงหนาจอหลังสั่งประมวลผล เมนูคนหาเลขที่เอกสารอางอิงซ้ํา

76

ภาพที่ 3.78 แสดงตัวอยางรายงานคนหาเลขที่เอกสารอางอิงซ้ํา

ขอมูลที่ไดมีลักษณะเปนตารางประกอบดวย เลขที่เอกสารอางอิง เลขที่เอกสาร วันที่

เอกสาร Module (ระบบ) และประเภท ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ


77

4.4.2.5 ระบบขาย (Billing)

ภาพที่ 3.79 แสดงหนาจอวิเคราะหเฉพาะ ของเมนูระบบขาย

(1) การบันทึกขายสินคาไมผานระบบ Stock (รหัสอางอิง B-21) ปรากฏอยูใน

เมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบขาย/การบันทึกขายสินคาไมผานระบบ Stock เนื่องจากโปรแกรม BC Account Version 2 สามารถเลือกใชเฉพาะบางระบบหรือทั้งหมดได ทําใหสามารถบันทึกขายสินคาที่ระบบอื่น ๆ ได เชนสามารถบันทึกที่ระบบลูกหนี้ แตในกรณีที่กิจการใชระบบสินคาคงคลัง การบันทึกขายที่ไมผานระบบระบบขาย ซ่ึงจะเชื่อมโยงขอมูลไปยังระบบลูกหนี้และระบบสินคา เมื่อผูใชบันทึกตรงไปที่ระบบลูกหนี้ก็จะทําใหขอมูลสินคาไมถูกสงไปยังระบบสินคา ทําใหบัญชีคุมและบัญชียอยของสินคาไมตรงกันได

78

ภาพที่ 3.80 แสดงตัวอยางรายงานการบันทึกขายสินคาไมผานระบบ Stock

ขอมูลในรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย เลขที่เอกสารขาย วันที่เอกสารขาย

ช่ือลูกหนี้ จํานวนเงินกอนภาษี ภาษี และจํานวนเงินรวม ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (2) การบันทึกรับคืนสินคาไมผานระบบ Stock (รหัสอางอิง B-22) ปรากฏอยูใน

เมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบขาย/การบันทึกรับคืนไมผานระบบ Stock เนื่องจาก โปรแกรม BC Account Version 2 สามารถเลือกใชเฉพาะบางระบบหรือทั้งหมดได ทําใหสามารถบันทึกรับคืนสินคาที่ระบบอื่น ๆ ได เชนสามารถบันทึกที่ระบบลูกหนี้ แตในกรณีที่กิจการใชระบบสินคาคงคลัง การบันทึกรับคืนที่ไมผานระบบระบบขาย ซ่ึงจะเชื่อมโยงขอมูลไปยังระบบลูกหนี้และระบบสินคา เมื่อผูใชบันทึกตรงไปที่ระบบลูกหนี้ก็จะทําใหขอมูลสินคาไมถูกสงไปยังระบบสินคา ทําใหบัญชีคุมและบัญชียอยของสินคาไมตรงกันได

79

ภาพที่ 3.81 แสดงตัวอยางรายงานการบันทึกรับคืนสินคาไมผานระบบ Stock

ขอมูลในรายงานมีลักษณะเปนตาราง ประกอบดวย เลขที่เอกสารรับคืน วันที่เอกสาร

ขาย ช่ือลูกหนี้ จํานวนเงินกอนภาษี ภาษี และจํานวนเงินรวม ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ

จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (3) ขอมูลการขาย (รหัสอางอิง B-23) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบ

ขาย/ ขอมูลการขาย เพื่อใหผูสอบบัญชีสามารถใชในประโยชนในการตรวจสอบประเภทยอดขาย

80

ภาพที่ 3.82 แสดงตัวอยางรายงานขอมูลการขาย

ขอมูลที่ไดจากรายงานประกอบดวย รหัสลูกหนี้ ช่ือลูกหนี้ ผลรวมทั้งหมด ขาย

บริการเงินเชื่อ ขายบริการเงินสด ขายสินคาเงินเชื่อ และขายสินคาเปนเงินสด ผูใชสามารถสงออกขอมูลไปยังโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อใชในการวิเคราะหหรือ


81

4.4.2.6 ระบบลูกหนี้ (Account Receivable)

ภาพที่ 3.83 แสดงหนาจอวิเคราะหขอมูลเฉพาะ ของระบบลูกหนี้

(1) ใบสงของที่ครบกําหนดรับชําระตามรหัสลูกหนี้ (รหัสอางอิง B-24) ปรากฏ

อยูในเมนู วิเคราะหเฉพาะ/ระบบลูกหนี้ เนื่องจากในโปรแกรม BC Account Version 2 มีรายงานใบสงของที่ถึงกําหนดรับชําระเปนรายการตามลําดับวันที่ โดยไมสรุปรวมตามลูกหนี้ จึงไดสรางรายงานเพื่อใหสรุปขอมูลใบสงของที่ครบกําหนดรับชําระตามรหัสลูกหนี้เพื่อประโยชนในการตรวจสอบ

82

ภาพที่ 3.84 แสดงตัวอยางรายงานใบสงของที่ครบกําหนดรับชําระตามรหัสลูกหนี้

เปนรายงานที่แสดงรายละเอียดใบสงของที่ครบกําหนดรับชําระตามรหัสลูกหนี้

ประกอบดวยขอมูล วันที่ เลขที่เอกสาร จํานวนเงินกอนภาษี ภาษีมูลคาเพิ่ม จํานวนเงินรวม และกําหนดชําระ


จัดทํากระดาษทําการไดตามความตองการ โดยเลือกเครื่องหมาย ซ่ึงอยูบนแถบเมนูดานบน (2) หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ (รหัสอางอิง B-25) ปรากฏอยูในเมนู วิเคราะห

เฉพาะ/ระบบลูกหนี้/สรางตารางลูกหนี้ เปนการจัดทําการหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้โดยผูใชงานจะกดปุมเพื่อสรางตารางลูกหนี้ แลวเปด C:\AUDIT PRDGRAM FOR BC\Excel File\Working Paper\หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ หรือ กดเลือก Excel File\Working Paper\หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ ซ่ึงอยูดานลางปุมสรางตารางลูกหนี้

83

ภาพที่ 3.85 แสดงตัวอยางหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้

วิธีการใชงานเหมือนหนังสือยืนยันยอดเจาหนี้ รหัสอางอิงเลขที่ B-18

4.5 การบํารุงรักษาและการพัฒนาโปรแกรมตรวจสอบ (Operation and Maintenance) จากการทดสอบการใชงานพบวาโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น พบวามีขอผิดพลาดในการเขียนคําสั่งบางคําสั่ง ผูศึกษาไดทําการแกไขตามผลการทดสอบนั้นและทําการทดสอบซ้ํา จนไดโปรแกรมชวยในการตรวจสอบบญัชีที่ใหผลการตรวจสอบที่ถูกตอง นอกจากนี้ผูศึกษาไดคํานึงถึงความตองการหรือความจําเปนของผูใชงาน ซ่ึงอาจตองการสรางคําสั่งหรือเลือกเงื่อนไขอื่น ๆ เพิ่มเติม จึงไดเพิ่มเครื่องมือที่ชวยในการวิเคราะห

เงื่อนไขโดยสามารถเลือก ที่เมนูบาร หรือเลือก เพื่อใหสามารถเขียนคําสั่งประมวลผล สําหรับผูใชงานที่มีความรูดานการใชคําสั่งในโปรแกรม Microsoft Access เชนเมื่อตองการสุมตัวอยางขอมูล Invoice ของระบบ AP เมื่อประมวลผลครั้งแรกจะสุมขอมูลมาครั้งละ 5 แตถาผูใชตองการ

ปรับเปล่ียนก็เลือก ที่เมนูบาร แลวกําหนดจํานวนตัวอยางที่ตองการ ใน แลวเปลี่ยนเปนจํานวนที่ตองการสุมตามตองการ การเพิ่มเครื่องมือดังกลาวเพื่อใหสามารถยืดหยุนและปรับเปลี่ยนไดตามความตองการของผูใช

4.1 (initiation and planning) ผู ศึกษารวบรวมข...

Documents