“時間管理の基本とコツ” で自分の貴重な時間を守る

ビジネス筋力トレーニング

目次

今回の対象

目的

背景～なぜ時間管理ができるとよいのか

時間管理の要素

時間管理手法

• アポイントメントとタスク別管理 • タスクをスケジュールに組み込む • タスクを実行日で管理

時間管理のコツ

• アポイントメントとタスクを一覧で見えるように • タスクは実行日を決める • 縦軸・横軸で随時見直す

スケジュール管理ツール

新しいタスクが入ってきた場合の対応

トレーニング

文献情報

今回の対象

今回の対象はタスク管理。全体像の資料へのリンクはこちら

目的

この本を読むことによって目指すゴール

• 時間管理をするためのコツをしり、バタバタ仕事しないで済むようにする

背景

なぜ時間管理ができるといいのか

• 仕事の納期を守ることができる

• 仕事の効率を高めることができる

• ワークライフバランスを良く

• 自分のキャリアアップに時間を多く使って将来に備える

• 時間管理ができるのは社会人としては必須

• 時間は自分の貴重なリソースです。それを自分で管理して守る術を身につけるのはとても重要

時間管理の要素 時間管理とは自分が持っている時間というリソースを管理すること。自分だけでは決められないアポイントメント管理と自分の仕事のタスク管理に分けられる

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会議

打ち合わせ

報告書作り

報告書作り

リソース管理 全体の仕事量が自分の使える時間を超えないように調整する

アポイントメント管理（時間を変えられない予定） アポイントメントは時間通りに実行する

タスク管理（自分で時間を決められる仕事） タスクをいつ実行するか自分で計画を立てて実行していく

時間管理手法～アポイントメントとタスク別管理

アポイントメント管理とタスク管理をどう行うかで時間管理手法にバリエーションがある。

アポイントメントとタスクを別で管理する場合

• それぞれを見る必要があるため、直感的に管理できない。

• タスクが期日管理なので、直前であわててやることになる。

• 人の仕事も管理する立場の場合はリスト形式の方がいいこともある。

アポイントメント管理ツール タスクリスト（エクセル等）

時間管理手法～タスクをスケジュールに組み込む

タスクをスケジュールに組み込む場合

• 細かなタスクまでスケジュールに書き込むのが面倒

• タスクを実施するタイミングがずれるたびにスケジュールの修正をしないといけないなど運用が面倒

TASK

TASK

TASK

TASK

TASK

時間管理手法～タスクを実行日で管理

無理なくタスク管理とアポイントメント管理を実施するためのおススメの方法として、タスクを日別に管理し、アポイントメントと一覧で表示するという方法が提唱されている。

タスクを実施する日別に記載

空いている時間でタスクを実施

時間管理のコツ

• すでに入っているアポイントメントの合間でそのタスクが入れる

ことができるかすぐ分かるように一覧で管理

タスクとアポイントメントが一覧で見えるように

• タスクに期日が入ってても結局直前までやらなかったり・・

タスクは実行日を決める

• 縦軸（1日のスケジュール）横軸（1週間のスケジュール）をみ

ながら随時組み直す（最初にやたら時間をかけて計画しない）

縦軸横軸で随時見直す

時間管理のコツは以下の3つ

タスクとアポイントメントが一覧で見えるように

常ににここだけを見ればアポイントメントとタスクが分かるという場所を作っておけば、新しい仕事が入ってきても、どのタイミングで実施できるのかがすぐ判断できる

ここが空いてるから新しく入ったタスクはこの日に入れよう！！などの判断がここを見れ

ばできる

タスクは実行日を決める

タスクは期日だけ見ていると大抵やるのは直前になるもの。はじめから自分のスケジュールをみながら実行日を決めてしまう。

期日だけみていると、1月18日が期日のやつは17日にやればいいや・・・となって直前にあわてることに。。

「いつやるのか」を決めて書き込む

縦軸・横軸で随時見直す

タスク・スケジュールに変更があるたびにこの表を見直し、縦軸（1日）横軸（1週間）の単位で見直す

縦軸：1日 • 予定通りにタスクができるのか • 突然起きたことに対応できるか 横軸：今週 • 今週やるべきことが全てできるのか • 新しい仕事はどこに入れるのか • やる順番をかえる方がよいものがないか これらを随時見直しながら柔軟に対応して行く

時間管理ツール

時間管理ツールとして必要なことは

• アポイントメントとタスクの両方を一覧で、1週間単位で表示させることができること

• タスクを日付別に表示することができること

• すぐに照会することができること

1週間単位で表示できる手帳、またはパソコンのツールを利用する

グーグルカレンダーはこの要件を満たせてどこでも見れるのでおススメです

新しいタスクが入ってきた場合の対応

新しいタスクが入ってきた場合には、その場でやってしまうか、スケジュールに書き込むかをして必ず漏れが無いようにする

その際にスケジュールを見て自分でできないものは断る／人に任せるという判断をすることも必要

新しいタスク発生

すぐやれる仕事か

やってしまう

断る／人に任せる 自分でやるべきか／やれるか

スケジュールに 書き込み

新しいタスク発生時のフロー

NO

YES YES

NO

身につけるためのトレーニング

時間管理のための自分なりのツールをまず試してみることをおススメします

タスクは発生したタイミングで（仮でも）実行日を決める

定常的にやること

スケジュールとタスクを一覧で管理できるツールを探し・使い始める

まず一度時間をとってやること

文献情報

題名:時間管理の基本とコツ (「ビジネスの基本とコツ」シリーズ) [単行本] 著者：水口 和彦 単行本: 159ページ 出版社: 学習研究社 (2009/05)

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