● ファイル共有

写真やテキストを共有すれば、グループワークの効率がぐんと上がるだろう。

”過去の会議内容をしりたい、共有したい”

”いつでも最新ファイルにアクセスしたい”

といった悩みに対応するためにファイル共有する上で、代表的な２つのサービスについて紹介する。

Google Drive

”過去の会議内容をしりたい、共有したい”

Google Driveは、Googleのアカウントを持っている人ならだれでも利用できる。このサービスの最大の魅力はメンバーが同時にリアルタイムで編集、共有できることだ。クラウド上に保存するので、アカウントさえ持っていればスマートフォン等からでも観覧、編集可能。

メリット

デメリット

複数人が同時に編集できる。

文字化け、レイアウト崩れが発生しやすい。特に、編集したものをwordにコピーする際に注意が必要

”何ができるの？”

Google Drivedでは、ドキュメント、プレゼン、スプレッドシート（excel）、アンケートや絵まで共有できる。これらの使い方を工夫すれば、基本的には困ることはないだろう。

例えば、スプレッドシートをみんなで編集しながらミーティングを進めれば、それが議事録になってしまう。

会議をしながらホワイトボードやPCにログを残しておくことが大切。会議内容を1カ所に集めておくとこれまでのプロセスを理解しやすくなる。

→詳しい使い方 http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1303/13/news105.html

One Point

”他の人と共有したい！”

①右上の共有設定を開き、「リンクを知っている全員」にチェックし、保存する。共有／公開する人の範囲を決めれば、Googleにログインできる特定のアカウントだけにアクセスを許可することも、ログイン不要として一般に公開することも可能。

②下の欄に共有させたい人、チームのGmailアドレスを記入。編集を許可した人にはアクセス用URLをメールで通知できる。

③共同編集者がまた他の人にアクセス許可を出すことも可能。

Drop Box

”いつでも最新ファイルにアクセスしたい”

登録方法 http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1303/13/news105.html

オンラインストレージサービスの代名詞でもあるDrop Boxは、ユーザーでない人にもファイルを共有することができる。

保存できる容量によりプランが選べ、無料プランの場合、２GBまでクラウド上に保存できる。

メリット

デメリット

過去データのアーカイブ機能がある。誤って削除してしまった際に復元が可能。

リアルタイムで操作できるのは一人だけ

”何ができるの？”

Drop Boxの最大の魅力は、スマホでの観覧、編集のしやすさだろう。スマホ専用のアプリをダウンロードすれば、難なくどこでもファイルを管理することができる。(無論、ネット環境があるところのみであるが)

①ファイル名で検索出来る

②各ファイルに対して、移動や削除、エクスポート、ファイル名変換、第三者への公開といった設定ができる

③端末上のファイルをオンライン・ストレージへアップロードしたり、フォルダやテキスト・ファイルを新たに作成したりできる。

→詳しい使い方 http://www.appbank.net/2012/06/13/iphone-application/421289.php

他のメンバーが作業出来るように、作業の終了毎にファイルを閉じること。ファイル名に、日付やバージョンを付けておくと、最新ファイルを把握しや

すい

”注意点”

● iso版とAndroid版では、表示画面に違いがある。

基本的な機能には変わりない。

iso版 Android版

● Google Driveのように複数人でリアルタイムで編集できない。

One Point

”結局どれがいいの………”

● デバイスで決める

● 容量で決める

共有されたファイルをスマホやタブレットで確認したいという方はDrop Boxが向いているだろう。逆に、PCでしか作業を考えていない方はGoogle Driveがおすすめだ。

右に各サービスの使用可能量と、それに対する利用金料金を示した。Google Driveのほうが割安。しかし、Drop Boxは友達を招待すれば最大で16GBまで無料で利用できる。