15

บทท 2 รจกกบ OpenProj

การบรหารโครงการใหประสบความส าเรจและสอดคลองกบยทธศาสตรในระดบตาง ๆ นน ผรบผดชอบจ าเปนตองมการพจารณาโครงการเองและความเชอมโยงระหวางโครงการกบปจจยตางๆ ใหครอบคลม ทวถง และรอบคอบ ซงในการทสามารถด าเนนการดงแนวทางดงกลาวได ผรบผดชอบจ าเปนจะตองมเครองมอทเหมาะสมทจะเขามาชวยในการคดและวเคราะหโครงการ โดยเครองมอตางๆ เหลานจะท าหนาทเปนแนวทางในการคดและพจารณาโครงการใหรอบคอบและทวถงยงขน โดยการบรหารโครงการกมการใช Microsoft Project มาใชบรหารโครงการ แตโปรแกรม Microsoft Project เปนโปรแกรมมลขสทธ ทคนไทยสวนใหญจะไมคอยยอมเสยเงนซอโปรแกรมมลขสทธมาใชงาน ท าใหประเทศไทยตดอนดบประเทศละเมดลขสทธการใช Software สง ผเขยนหนงสอเลมน ไดแนะน าโปรแกรม OpenProj ทสามารถจดการโครงการ บรหารโครงการ เพอใชทดแทน Microsoft Project ได และทส าคญทสด โปรแกรมนเปน Freeware ทไมตองเสยคาลขสทธ เปนการประหยดงบประมาณ และหนงสอนกฟร เพยงแตทานไป download ไดท thaiopensource.org/file-type/book หรอท www.drnoppadon.com

โปรแกรม OpenProj เปนโปรแกรมการจดการ การบรหารโครงการ ท าใหทราบถงแผนการตางๆ ของงานนนวาเสรจเมอใด หรอเปรยบเทยบระหวางแผนงานทวางไวกบงานทเกดขนจรงวามความแตกตางกนอยางไร สามารถทจะดรายงานคาใชจายเทาใดทเกดขนวาเกนกบคาใชจายทตงไวหรอไมอกทงยงสามารถรไดทนทวางานใดเปนงานวกฤตทจะมผลกระทบตอวนเสรจสนสดของโครงการ

ความสามารถของ Openproj

OpenProj มความสามารถในการจดการโครงการไดอยางมประสทธภาพ ตงแตการจดการล าดบขนตอนของการท างาน ระยะเวลาการท างาน ทรพยากรทใชเกยวของกบงาน รวมไปถงคาใชจายของโครงการการ ท าใหสามารถบรหารโครงการไดต งแตโครงการขนาดเลกจนถงโครงการขนาดใหญ โดยพจารณาดานตาง ๆ ไดดงตอไปน

OpenProj สามารถในการจดการเวลาของโครงการ สามารถก าหนดระยะเวลา

16

สมพนธกนทงโครงการตงแตวนทเรมตนโครงการจนถงวนทสนสดโครงการ ความสามารถในการจดการทรพยากร เปนการจดการทรพยากรแรงงาน สงของ

สามารถท าใหทราบวาทรพยากรมผลกบเวลา หรอคาใชจายอยางไร เพอใหสามารถจดการโครงการใหมประสทธภาพสงสด

สามารถจดการคาใชจาย ในการท าโครงการยอมมคาใชจายเขามาเกยวของในโปรแกรมสามารถค านวณคาใชจายของโครงการ จงท าใหทราบถงคาใชจายในการจดการโครงการ มคาใชจายเทาไร

การตดตามและตรวจสอบความกาวหนาของงาน สามารถทจะตดตามความกาว หนาของงานในโครงการวาโครงการจะสนเมอไหร

สวนประกอบส าคญในการจดการโครงการ

ในการบรหารโครงการดวย OpenProj มสวนตาง ๆ ทตองพจารณาดงตอไปน งาน(Task) รายละเอยดของงานทท าในโครงการ นอกจากนนยงจดล าดบของงาน

ก าหนดระยะเวลาของแตละงาน รวมถงการจดการทรพยาการและคาใชจาย ทรพยากร (Resource) สามารถก าหนดรายละเอยดทรพยากรแยกตามงาน และ

สามารถเชอมโยงเพอใชงานรวมกนได คาใชจาย (Cost) สามารถก าหนดคาใชจายรายละเอยดของแตละงาน ชวยค านวณ

คาใชจายในการท าโครงการ เวลา (Time) เนองจากงานตาง ๆ ในโครงการมความสมพนธกน ดงนนการ

ควบคมเวลาในแตละงานจงเปนเรองส าคญ เพอใหโครงการส าเรจตามก าหนด

วธการตดตงโปรแกรม Openproj

1. ท าการดาวนโหลดโปรแกรม Openproj จากเวบไซด http://openproj.org/ 2. เมอดาวนโหลดเสรจจะปรากฏไฟลทใชตดตงใหดบเบลคลกทไอคอน ดงรปท 2.1

รปท 2.1

17

3. คลกทปม Next ดงรปท 2.2

รปท 2.2

4. คลกทปม Next ดงรปท 2.3

รปท 2.3

18

5. คลกทปม Install ดงรปท 2.4

รปท 2.4

6. คลกทปม Finish ดงรปท 2.5

รปท 2.5

19

เราไดท าการตดตงโปรแกรม OpenProj เสรจเรยบรอย ในหวขอตอไปเราจะมาท าการศกษาสวนประกอบของเครองมอตางๆ และการก าหนดคาตางของโปรแกรม

สวนประกอบของเครองมอใน OpenProj

ในโปรแกรม OpenProj สวนประกอบของเครองมอตาง ๆ เพอใชในการจดการโครงการ ประกอบดวยสวนตางๆ ดงตอไปน 1. เมอการเปดโปรแกรม จะปรากฏดงรปท 2.6

รปท 2.6

2. คลกทปม Create Project จะปรากฏดงรปท 2.7

รปท 2.7

20

Project Name ชอของโครงการ Manager ชอผรบผดชอบหรอหนวยงานทรบผดชอบโครงการ Start Date วนทเรมตนโครงการ หรอถายกเลกเครองหมายถกท Forward

schedule จะ เปนวนทสนสดของโครงการ รายละเอยดจะกลาวในหวขอตอไป Notes ค าอธบายโครงการ แสดงเพมเตมรายละเอยดของโครงการ

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม

รปท 2.8

1. เมนบาร (Menu Bar) เปนแถบทรวมรวบค าสงทงหมดของโปรแกรม Openproj 2. แถบเครองมอมาตราฐาน (Tool Bar) เปนแถบเครองมอทใชงานบอย ประกอบดวย

1 2

3 4

21

New สรางโครงการใหม

Open เปดโครงการ

Save บนทกโครงการ

Print พมพโครงการ

Print Preview ตวอยางกอนพมพ

Cut Task ตดงานในโครงการ

Copy Task คดลอกงานในโครงการ

Past Task วางงานในโครงการ

Find ส าหรบคนหา

Undo ยกเลกค าสงลาสด

Redo ใหค าสงลาสดกลบมา

Link เชอมโยงงาน

UnLink ยกเลกการเชอมโยงงาน

Task Information ท าการปอนขอมลตาง ๆ ของโครงการ

Task Note ค าอธบายของงาน แสดงเพมเตมรายละเอยดของงาน

Assign Resource ก าคาการท างานของทรพยากร

Change Working

Calendar เปลยนแปลงการท างานของปฏทน

Zoom In ขยายรายละเอยดของโครงการ

Zoom Out ยอรายละเอยดของโครงการ

22

Scroll to Task เลอนดความกาวหนาของงาน

Outdent ลดระดบงานยอย

Indent เพมระดบงานยอย

Filter เรยกหวขอทตองการขนมา Sorting เรยกการท างานโดยรายการ Group เรยกการท างานแบบกลม

3. ววบาร (View Bar) เปนแผนภาพทสามารถเลอนขนหรอลงเพอท าการเลอกมมมองของงาน

4. งาน (Task) เปนสวนทส าหรบปอนขอมลงาน ทรพยาการตางๆ ของงาน

ปฏทน (Calendar) การท างานของโครงการ

ปฏทนการการท างานของโครงการโดยก าหนดจ านวนชวโมงในการท างานในแตละวนโดยมใหเลอกทงหมด 3 แบบ

1. แบบมาตรฐาน (Standard) โดยเรมตนโปรแกรมจะตงคานมาให ซงหมายถงการท างานตงแตวนจนทรถงวนศกร เวลา 08.00 – 12.00 และ 13.00 – 17.00 คลกทปม

(Change Working Calendar) จะปรากฏดงรปท 2.9

23

รปท 2.9

2. แบบ 24 ชวโมง(24 hours) การก าหนดการท างานวนละ 24 ชวโมง ทกวนตงแตวนจนทรถงวนอาทตยโดยไมมวนหยด คลกทปม (Change Working Calendar) จะปรากฏดงรปท 1.10 เลอกเปนประเภท 24 hours

รปท 2.10

3. แบบท ำงำนกะกลำงคน(Night Shift) การท างานแบบกะเวลาโดยอยบนพนฐานการท างานแบบ 40 ชวโมง/สปดา เรมตวแตเยนวนจนทรถงเชาวนเสาร โดยมรายละเอยดดงตอไปน ผลดท 1 เวลาตงแต ต 1 ถง ต 3 ผลดท 2 เวลาตงแต ต 4 – 8 โมงเชา ผลดท 2 เวลาตงแต 3 ทม – เทยงคน

24

วนทท างาน เวลาทท างาน

จนทร 11 p.m. – 12 a.m.

องคาร 12 a.m. – 03 a.m.

พธ 04 a.m. - 08 a.m.

พฤหสบด 11 p.m. - 12 a.m.

ศกร 12 a.m. - 03 a.m.

เสาร 04 a.m. - a.m.

คลกทปม (Change Working Calendar) จะปรากฏดงรปท 2.11 เลอกเปนประเภท Night Shift

รปท 2.11

การสรางปฏทนขนมาใหม

การท างานของโครงการ จะเกยวของกบปฏทนอยเสมอ การก าหนดวนทเรมตนและสนสดของโครงการ ดงนนในโปรแกรม Openproj สามารถก าหนดปฏทนขนมาใหมเพอใหเหมาสะมกบโครงการ สามารถสรางปฏทนขนมาใหมไดดงน

1. คลกทปม (Change Working Calendar) จะปรากฏดงรปท 2.12

25

รปท 2.12

2. คลกทปม New จะปรากฏดงรปท 2.13

รปท 2.13

3. ใสชอปฏทนทเราตองการสรางขนมาใหม คลกทปม OK จะปรากฏดงรปท 2.14

26

รปท 2.14 4. เมอการสรางปฏทนขนมาใหมจากนนเรามาท าการก าหนดวนทและเวลาทใชกบโครงการโดยมคลกเลอกวนท ทตองการก าหนด

- Use default เปนการก าหนดเวลางานการท างานแบบมาตรฐาน - Non-working time เปนการก าหนดวนหยดการท างาน ก าหนดเวลางานการท างานแบบมาตรฐาน - Non-default working time เปนการกหนดวนหยดการท างาน โดยเราก าหนดเวลาเอง

กำรเปลยนวนท ำงำนในปฏทน ในการท างานโครงการบางครงอาจมการก าหนดวนทท างานและวนทหยดท าไปเปนไปตามทปฏทนก าหนดดงนนในโปรแกรม OpenOroj สามารถก าหนดวนท างานไดดงรปท 2.15

27

รปท 2.15

จากรปท 1.15 มการก าหนดใหวนท 6 เปนวนหยดท างานโดยเลอกในรายการ Non-working time

กำรเปลยนเวลำท ำงำนในปฏทน ในการท างานโครงการบางครงอาจมการก าหนดเวลาท างาน ทไมไปเปนไปตามเวลาทปฏทนก าหนดดงนนในโปรแกรม OpenOroj สามารถก าหนดเวลาไดเองไดดงรปท 2.16

รปท 2.16

28

จากรปท 2.16 มการเปลยนแปลงเวลาทเรมท างานจากเวลา 8.00 เปนเวลา 9.00 ท างานโดยเลอกในรายการ Non-default working time

กำรเปลยนแปลงวนทเรมและวนทสนสดกำรท ำงำนในโครงกำร เมอเราท าโครงการอาจมการเปลยนแปลงวนทเรมตนโครงการและวนทสนสดของโครงการ เราสามารถเปลยนแปลงโดยไปทเมนบาร Project → Task/Resource Information จะปรากฏหนาจอโปรแกรมดงรป 2.17

ดงรป 2.17

ในบททน เราไดเรยนร การตดตงโปรแกรม OpenProj และเครองมอตางของโปรแกรมไปบางสวน การก าหนดปฏทนงานแบบตางๆ การสรางปฏทนใหม การก าหนดวนท างานของโครงการ และการก าหนดเวลาการท างานของโครงการ ซงเปนสวนทจ าเปนตอการออกแบบโครงการ