- 1 -

การประชมคณบด

สภารตน มลศร

ผเขยน

- 2 -

ค าน า

หนงสอ “การประชมคณบด” เลมน ผเขยนเรยบเรยงขน เพอใชเปนคมอประกอบ ในการปฏบตงานทเชอมโยงกนระหวางผทเกยวของในการเสนอเรองเขาทประชมคณบดกบหนวยงาน ทด าเนนการเกยวกบการประชมคณบด คองานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด สาระในหนงสอคมอเลมนจะประกอบดวยรายละเอยดปลกยอยในสงทผจะเสนอเรองตองรเกยวกบขนตอนการเสนอเรอง เรองทจะเสนอ และยงไดรวบรวมปญหาทพบในการจดการประชมคณบด เพอตองการใหผทเกยวของไดพงตะหนก นอกจากน ไดเสนอแนะการสบคนรายงานการประชมและมตทประชมคณบดยอนหลง จาก web site ของงานประชมดวย ซงผเขยนหวงวาหนงสอคมอเลมนจะอ านวยประโยชนแกผปฏบตงาน ทเกยวของได สดทาย ใครขอกราบขอบพระคณผบงคบบญชา รศ.ดร.กลธดา ทวมสข รองอธการบด ฝายวชาการและวเทศสมพนธ คณสงวาลย ชางทอง ทปรกษามหาวทยาลย และขอขอบคณ คณพจตรา เปรมชยสวสด หวหนางานประชม คณลลธรมา ประจง และ คณสายสนย กรไชยา ทใหค าแนะน า และสนบสนนขอมลส าหรบการปรบปรงหนงสอคมอเลมน สภารตน มลศร ผเขยน

- 3 -

สารบญ

เรอง หนา บทท 1 การประชมคณบด

1.1 ความเปนมาของทประชมคณบด 1 1.2 องคประกอบของทประชมคณบด 2 1.3 บทบาทหนาทของทประชมคณบด 2 1.4 การก าหนดตารางการประชมคณบด 3

บทท 2 หนวยงานทรบผดชอบการประชมคณบด 2.1 หนวยงานทรบผดชอบ 4 2.2 บคลากรทรบผดชอบการประชมคณบด 7

บทท 3 กระบวนการขนตอนการประชมคณบด 3.1 การเสนอเรองเพอบรรจวาระการประชมคณบด 8 3.2 การจดเตรยมเอกสารประกอบการประชม 12 3.3 การเชญประชม 14 3.4 การน าเสนอรายงานการประชมและการจดพมพรายงาน 14 3.5 การตรวจแกไขรายงานการประชม 15 3.6 สรปขนตอนการประชมคณบด 15 3.7 ปญหา/ผลกระทบทเกดขนในการจดการประชมคณบด 16

บทท 4 การจดระบบและการเผยแพรรายงานการประชม 4.1 การเกบรวบรวมและจดระบบรายงานการประชม 20 4.2 การเผยแพรรายงานการประชม 20

- 4 -

บทท 1 การประชมคณบด

1.1 ความเปนมาของการประชมคณบด

มหาวทยาลยขอนแกนเปนสถาบนอดมศกษาแหงแรกของภาคตะวนออกเฉยงเหนอ โดยมพระบรมราชโองการโปรดเกลาโปรดกระหมอม ใหตราพระราชบญญตมหาวทยาลยขอนแกน ประกาศในราชกจจานเบกษา เมอวนท 25 มกราคม 2509 จนถงปจจบน ไดมการปรบปรงและตราพระราชบญญตมหาวทยาลยขอนแกนแลวจ านวน 3 ฉบบ คอ ฉบบป พ.ศ.2508 ฉบบป พ.ศ. 2521 และฉบบป พ.ศ.2541 ทใชอยในปจจบน ทงน ในพระราชบญญตมหาวทยาลยขอนแกนทง 3 ฉบบดงกลาว มไดมการระบถงการประชมคณบดไว แตการประชมคณบดนน นบเปนกลไกหนงทมความส าคญยงทางการบรหารงานภายในของมหาวทยาลย

มหาวทยาลยขอนแกนมการประชมคณบด นบตงแตป พ.ศ.2516 เปนตนมา (ขอมลจากหอจดหมายเหต มหาวทยาลยขอนแกน) โดยการประชมคณบดนน เปนทซงอธการบด รองอธการบด คณบด ผอ านวยการ ของทกคณะ/หนวยงาน ใชเปนทประชมปรกษาหารอขอราชการตางๆ ของมหาวทยาลยเพอใหการบรหารมหาวทยาลยเปนไปดวยความเรยบรอย โครงสรางการบรหารมหาวทยาลยขอนแกน

(ทมา : สารสนเทศ 2553 มหาวทยาลยขอนแกน )

สภามหาวทยาลย

อธการบด ทประชมคณบด คณะกรรมการสงเสรมกจการ

มหาวทยาลย

รองอธการบด

คณะ ส านกงานอธการบด ศนย/สถาบน/ส านก

ผชวยอธการบด

- 5 -

1.2 องคประกอบของทประชมคณบด

ปจจบน ทประชมคณบด ตามวาระการบรหารของ รองศาสตราจารย ดร.สมนต สกลไชย

อธการบดทานปจจบน (วาระ 6 กมภาพนธ 2550 – 5 กมภาพนธ 2554) นน ทประชมคณบดเปน

ทประชมของคณะผบรหารมหาวทยาลยซงประกอบดวย

(1) อธการบด ท าหนาท ประธานทประชมคณบด

(2) รองอธการบดทกฝาย

(3) คณบดทกคณะ

(4) ผอ านวยการศนย สถาบน ส านก

(5) ประธานสภาคณาจารย

(6) ประธานสภาขาราชการ พนกงานและลกจาง

(7) รองอธการบดทไดรบมอบหมายจ านวน 1 คน ท าหนาท เลขานการทประชมคณบด

และมผทไดรบมอบหมาย จ านวน 1 คน ท าหนาท ผชวยเลขานการทประชมคณบด

รวมจ านวนทงหมด 42 คน (ขอมล ณ มถนายน 2553)

1.3 บทบาทหนาทของทประชมคณบด

ทประชมคณบดแมไมไดมระบไวในพระราชบญญตมหาวทยาลยขอนแกน พ.ศ. 2541 ซง

ใชบงคบอยในปจจบน แตทประชมคณบดนน นบเปนองคประชมทมความส าคญตอมหาวทยาลยเปน

อยางยง โดยท าหนาทตางๆ ดงน

ใหความเหนชอบในการออกประกาศมหาวทยาลยทมการระบไวในระเบยบ

ขอบงคบตางๆ วา โดยความเหนชอบของทประชมคณบด

ใหการเหนชอบแตงตงบคคลในกรรมการตางๆ หรอใหท าหนาทตางๆ ทระบไว

วาตองเสนอ หรอ โดยความเหนชอบของทประชมคณบด

การใหความเหนชอบในการพจารณาตดสนใจเรองตางๆทมความส าคญตอ

มหาวทยาลยในภาพรวม และมผลกระทบตอคนสวนใหญ (ถงแมจะไมได

ก าหนดไววาตองเสนอสภามหาวทยาลย หรอไมไดก าหนดวาจะตองเสนอตอท

ประชมคณบด)

การพจารณากลนกรองเรองเสนอตอสภามหาวทยาลย ซงเปนเรองทก าหนดไววา

เปนอ านาจของสภามหาวทยาลยตามพระราชบญญตมหาวทยาลยขอนแกน พ.ศ.

2541 และเปนเรองในเชงนโยบายการบรหาร พฒนา หรอแกไขปญหาของ

- 6 -

มหาวทยาลย ในดานตางๆ

เปนทปรกษาผบรหารมหาวทยาลย โดยเสนอแนะใหการบรหารกจการของ

มหาวทยาลยเปนไปตามกฎหมาย กฎ ระเบยบ และขอบงคบของทางราชการ

และของมหาวทยาลย รวมทงนโยบายและวตถประสงคของมหาวทยาลย

ดงนน ทประชมคณบด จงเปนองคกรการบรหารทมความส าคญ ในการเปนทปรกษาผบรหาร

มหาวทยาลยในเรองตางๆ อาท รวมก าหนดและตดสนใจในเรองส าคญทมผลกระทบตอมหาวทยาลย

พจารณาหารอตดสนปญหาเรงดวน ก ากบ ดแล วางนโยบาย แนวปฏบตรวมกนในองคกร ชแจงกฎ

ระเบยบ แนวปฏบต กฎเกณฑตางๆ เพอใหเกดความรวมมอ รวมถงรบทราบการประเมนผล รายงาน

ผลการด าเนนงาน รบทราบปญหา/ใหขอคดเหนเสนอแนะและรวมกนหาแนวทางแกไข ปญหาตางๆ

เพอใหการบรหารกจการของมหาวทยาลยเปนไปดวยความเรยบรอย เปนตน

การประชมคณบด ไมมคาเบยประชม คาใชจายในการจดการประชม ประกอบดวย

คาจดเตรยมเอกสารประกอบวาระการประชม คาเลยงรบรอง และอาจมคาตอบแทนเจาหนาทในการ

ปฏบตงานนอกเวลาราชการปกต เปนตน (ดตวอยางการด าเนนการเกยวกบคาใชจายในการจด

ประชมในภาคผนวก)

1.4 การก าหนดตารางการประชมคณบด

ดวยขอบงคบมหาวทยาลยขอนแกน วาดวย การประชมสภามหาวทยาลยขอนแกน พ.ศ.

2544 ขอ 11 ก าหนดไววา ในการเสนอเรองตอทประชมสภามหาวทยาลยนน ใหทประชมคณบด

เสนอความเหนเพอประกอบการพจารณาดวย ดงนน หลกการในการก าหนดตารางการประชมคณบด

จงเปนการตกลงกนในทประชมคณบด เพอใหมความเหมาะสมและสอดคลองกบก าหนดการประชม

สภามหาวทยาลยประจ าเดอน โดยเมอประชมคณบดแลวเสรจ ตองเผอเวลาส าหรบด าเนนการ

ปรบปรงแกไขตามขอคดเหนเสนอแนะของทประชมคณบดกอน(หากม) แลวจงน าเสนอสภา

มหาวทยาลยพจารณาตอไป ปจจบนมหาวทยาลยก าหนดใหมการประชมคณบด ทกวนศกร สปดาหท

2 และ 3 ของเดอน และก าหนดใหมการประชมสภามหาวทยาลย ทกวนพธ สปดาหท 1 ของเดอน

(ปฏทนการประชมคณบดและสภามหาวทยาลยสามารถดไดจาก web site ของงานประชม)

ดงนน กรณเรองทเสนอตอทประชมคณบดในวนศกร สปดาหท 2 และ 3 ของเดอนน

งานประชมจะรวบรวมเพอบรรจวาระการประชมเสนอตอสภามหาวทยาลยในเดอนถดไป เปนตน

- 7 -

บทท 2 หนวยงานทรบผดชอบการประชมคณบด

2.1 หนวยงานทรบผดชอบ

งานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด มหาวทยาลยขอนแกน เปนหนวยงานทรบผดชอบในการด าเนนการรองรบการประชมของผบรหารมหาวทยาลย อนไดแก การประชมคณบด การประชมสภามหาวทยาลย และการประชมอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย โดยท าหนาทเปนฝายเลขานการทประชมคณบด ทประชมสภามหาวทยาลย และการประชมอนๆทไดรบมอบหมาย ในการด าเนนการเกยวกบการประชมคณบดนน งานประชมจะด าเนนการในงานตางๆ ดงน

2.1.1 งานการจดระเบยบวาระการประชม

- รบเรองจากคณะ/หนวยงาน บนทกเสนอความเหนเสนอเลขานการทประชม - ใหขอมลเกยวกบระเบยบ ขอบงคบทเกยวของ ตามทไดรบการประสานรองขอ - ตรวจสอบและตดตามขอขอมลเพมเตมจากเจาของเรอง - รวบรวมเรองทคณะ/หนวยงานเสนอ จดท าวาระการประชม - ท าบนทกยอสรปเรองแนบวาระการประชมแตละเรอง - เสนอระเบยบวาระการประชมตอเลขานการทประชม - ตดตอประสานงานกบคณะ/หนวยงานเพอใหไดเอกสารเขาแฟมวาระการประชม และ

สงออกใหกรรมการไดพจารณาลวงหนากอนการประชม อยางนอย 1 วน) - ท าส าเนาเอกสาร จดแฟมระเบยบวาระการประชม ตรวจสอบดวยความละเอยด

รอบคอบ โดยเฉพาะกรณเอกสารลบของทางราชการ - ตรวจสอบ ดแลการจดเอกสารวาระการประชมเขาแฟมวาระการประชมใหเรยบรอย

กอนสงออก - เตรยมระเบยบ ขอบงคบทเกยวของไวใชอางองในวนประชม - สง ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ ทประกาศใชแลว ใหหนวยงานทรบผดชอบแจงเวยน

ตอไป

- 8 -

2.1.2 งานการจดท ารายงานการประชม

- จดบนทกการประชมในระหวางการประชม - จดท ารายงานการประชม (ฉบบราง) เสนอเลขานการทประชมปรบ แกไข - จดพมพตรวจทานรายงานการประชม - ตดตามผลตามมตทประชมเพอด าเนนการในสวนทเกยวของตอไป - แจงมตทประชมใหหนวยงานเจาของเรองพรอมส าเนาใหบคคล/หนวยงานทเกยวของ - ด าเนนการตามทมตทประชมในเรองซงไมอยในความรบผดชอบของหนวยงานใดหรอ

ตามทผบรหารมอบหมาย เชน การจดท าประกาศฯ ค าสงฯ ตางๆ ตามมตทประชม - ตดตามประสานงานกบคณะหนวยงานในเรองทยงไมสนสดเพอด าเนนการใหเปนไป

ตามมตทประชม - จดเกบรายงานการประชมทไดรบการรบรองแลวไวเปนหลกฐานของทางราชการ - รวบรวมมตการประชม และรายงานการประชม เพอเปนขอมลทางการบรหารของ

ผบรหารและเพอการสบคนในอนาคต 2.1.3 งานการเชญประชมและตดตอประสานงาน

- จดท าหนงสอเชญประชม เสนอเลขานการทประชมลงนาม - สงหนงสอเชญพรอมแนบเอกสารประกอบวาระการประชม ตรวจสอบความเรยบรอย

กอนสงออก - ประสานการน าเสนอเรองตอทประชม ประสานกบผน าเสนอ รปแบบการน าเสนอและ

จดเตรยมโสตทศนปกรณใชในการน าเสนอ - ประสานการขอใชหองประชม การดแลความเรยบรอย ความเหมาะสม ของหอง

ประชม การใชโสตทศนปกรณในการประชม การบนทกเสยงในการประชม - การลงทะเบยนเขารวมประชม - เตรยมการจดเลยงรบรอง - การประสานขอความอนเคราะหอ านวยความสะดวกการจราจร การรกษาความ

ปลอดภย และการอ านวยความสะดวกอนๆ ในวนประชม

- 9 -

2.1.4 งานพเศษในการจดประชม

- จดท าก าหนดการงานพธทเกยวของกบการประชม - จดค ากลาว ตามทไดรบมอบหมาย - จดเตรยมโลทระลก ของทระลก ชอดอกไม เกยรตบตร เพอมอบใหงานทเกยวของกบ

การประชม - การด าเนนการตามวาระตางๆ เชน การชนชมยนดโอกาสตางๆ การประกาศเกยรตคณ

การรบต าแหนงใหม การเกษยณอายราชการ การแสดงความขอบคณ การแสดงความไวอาลยตอผวายชนม การแสดงปาฐกถาพเศษ เปนตน

2.1.5 งานสารสนเทศ

- จดท าฐานขอมลเพอการสบคนมตการประชมคณบด - อ านวยความสะดวกในการสบคนมตการประชม - รวบรวมรายงานการประชมเพอเปนขอมลอางองทางการบรหาร

2.1.6 งานการเงนและพสด

- จดท างบประมาณประจ าปส าหรบการประชม - ขออนมตใชเงน ยมเงน และเบกจายเงนคาใชจายตางๆ ในการประชม - จดท าขอมลเชงสถตการใชจายเงนเพอการประชม - จดเตรยมพสดส าหรบการประชมและการใชงานในส านกงาน - รวบรวมเอกสารการเบกจายเพอการตรวจสอบ

- 10 -

โครงสรางการปฏบตงานของงานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด

2.2 บคลากรทรบผดชอบการประชมคณบด ขอมลบคลากร ปจจบนงานประชมมบคลากรปฏบตงานจ านวน 5 คน ประกอบดวย นางพจตรา เปรมชยสวสด ต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป 7 ระดบ 7 หวหนางานประชม นางสภารตน มลศร ต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป 6 ระดบ 6 นางสาวลลธรมา ประจง ต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป นางสายสนย กรไชยา ต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป นางชวลลกษณ หงศาลา ต าแหนง เจาหนาทธรการ ทตงหนวยงาน

ชน 2 อาคารสรคณากร มหาวทยาลยขอนแกน

หมายเลขโทรศพทและโทรสาร 0-4320-2190

หมายเลขโทรศพทภายใน 40121-3

Website : http://home.kku.ac.th/meeting/main.php

e-mail : meeting@kku.ac.th

อธการบด ทประชมคณบด

รองอธการบดฝายวชาการและวเทศสมพนธ (เลชานการทประชมคณบด)

ผอ านวยการกองกลาง

งานประชม รบปฏบต

สงการ

โดยตรง

ไปท

งานประชม

หนวยจดการประชม หนวยธรการและหนวย

การเงน

- 11 -

บทท 3 กระบวนการ ขนตอน การประชมคณบด

3.1 การเสนอเรองเพอบรรจเขาวาระการประชมคณบด 3.1.1 การเสนอเรองโดยวธปกต คณะ/หนวยงาน ทประสงคจะเสนอเรองเพอบรรจเขาวาระการประชมคณบด ควรด าเนนการดงน

1. ตรวจสอบเรองทจะเสนอเขาทประชมคณบด ซงควรเปนเรองตางๆ ดงตอไปน

ระเบยบ ขอบงคบตางๆ ของมหาวทยาลย ซงตามพระราชบญญต มหาวทยาลยขอนแกน พ.ศ.2541 ไดก าหนดใหการวางระเบยบและ ออกขอบงคบของมหาวทยาลยนน เปนอ านาจของสภามหาวทยาลย ทประชมคณบดจะท าหนาทพจารณากลนกรอง (ราง) ระเบยบ ขอบงคบ ตางๆ และใหความเหนประกอบการเสนอตอสภามหาวทยาลย

ประกาศตางๆ ของมหาวทยาลย ทมการระบไวในระเบยบ ขอบงคบ ตางๆ วา โดยความเหนชอบของทประชมคณบด หรอเรองทก าหนดไว วาใหเปนอ านาจของอธการบด โดยทอธการบดจะเสนอทประชมคณบด พจารณาใหขอคดเหนเสนอแนะเพมเตมประกอบการพจารณากอน ออกเปนประกาศของมหาวทยาลย

การแตงตงบคคลในกรรมการตางๆ หรอใหท าหนาทตางๆ ทระบไววา ตองเสนอทประชมคณบด หรอ โดยความเหนชอบของทประชมคณบด

เรองเชงนโยบายของมหาวทยาลย ในดานการบรหาร ดานวชาการและ การผลตบณฑต ดานการวจย/ดานบรการวชาการแกสงคมและสงเสรม ศลปะ วฒนธรรม ดานสงเสรมศลปวฒนธรรม โดยทประชมคณบดจะท า หนาทกลนกรอง และใหความเหนประกอบการเสนอตอสภา มหาวทยาลยตอไป

โครงการ/เรองอนๆ ทมความส าคญตอมหาวทยาลยในภาพรวม และม ผลกระทบตอมหาวทยาลย หนวยงานภายใน บคลากร นกศกษา ชมชน การแกไขปญหาและพฒนามหาวทยาลย (ไมไดก าหนดไววา ตองเสนอสภามหาวทยาลย หรอไมไดก าหนดวาจะตองเสนอตอท

- 12 -

ประชมคณบด) 2. ตดตอประสานงานประชม แจงการขอบรรจวาระการประชมลวงหนา หรอ

สอบถามขอมลเพมเตม

3. เมอตรวจสอบเรองเรยบรอยแลว ใหเสนอเรองเปนลายลกษณอกษร ตอ เลขานการทประชมคณบด (รองอธการบดฝายวชาการและวเทศสมพนธ) แนบส าเนาเอกสารประกอบการประชมจ านวน 47 ชด

4. สงเอกสารทงานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด กอนการประชมประมาณ 1 สปดาห ทตงหนวยงาน ชน 2 อาคารสรคณากร โทรศพท ภายใน 40121-3 โทรศพท/โทรสาร 0-4334-8698

3.1.2 การเสนอเรองโดยวธการเวยนหนงสอ กรณทมเหตขดของท าใหตองงดการประชมคณบด หรอเปลยนแปลงวนประชม ตามทไดก าหนดไวในปฏทนการประชมประจ าปแลว แต คณะ/หนวยงาน มเรองเรงดวนจะเสนอทประชมคณบด ซงหากไมด าเนนการจะกอใหเกดผลเสยหายตอทางราชการ หรอไมสามารถด าเนนการเพอขอบรรจวาระการประชมไดทนในคราวนน และไมสามารถรอเพอบรรจวาระการประชมในคราวตอไปได (ซงกรณนควรตระหนกถงความเหมาะสมในการด าเนนการ) ใหท าบนทกเสนอเลขานการทประชม เพอขอเสนอทประชมคณบดโดยวธการเวยนหนงสอ ซงงานประชมจะด าเนนการเวยนเสนอทประชมคณบดเพอขอมตทประชม 3.1.3 การเสนอเรองพจารณาเกยวกบ (ราง) ระเบยบ หรอ (ราง) ขอบงคบของมหาวทยาลย

เนองจาก การออกระเบยบ หรอขอบงคบของมหาวทยาลยนน เปนเรองทกระทบตอประชาคมมหาวทยาลย ดงนน ทประชมคณบด คราวประชม ครงท 6/2546 เมอวนท 5 มนาคม 2546 จงไดมมตเกยวกบการมสวนรวมในการแสดงความคดเหนในเรองของมหาวทยาลยและหนวยงานในมหาวทยาลย โดยมนโยบายทจะใหบคลากรและนกศกษา ในมหาวทยาลยไดมสวนรบร และมสวนในการแสดงความคดเหนในเรองของมหาวทยาลย และหนวยงานในมหาวทยาลยในการเสนอระเบยบและขอบงคบตางๆ ดงน

- 13 -

1. กอนเสนอวาระพจารณาเกยวกบรางระเบยบ หรอ รางขอบงคบของมหาวทยาลยตอทประชมคณบด ใหผรบผดชอบของการประชมคณบด จดสงรางขอบงคบหรอรางระเบยบดงกลาว ไปยงหนวยงานตางๆ ทมฐานะเทยบเทาคณะ เพอใหหนวยงานตางๆ ไดทราบและเสนอความเหน หากประสงคจะเสนอความเหน

กรณทรางระเบยบหรอรางขอบงคบฯ ดงกลาว เหนสมควรสงไปยงหนวยงานอนๆ เพมเตมใหเลขานการทประชมคณบดเปนผพจารณาด าเนนการ

ในกรณทมความจ าเปนรบดวนและมเหตผลสมควร และมใชเรองทสงผลกระทบส าคญ อาจงดเวนการสงไปยงหนวยงานตางๆ ได โดยใหอยในดลยพนจของเลขานการทประชมคณบด

2. การแสดงความเหนของหนวยงานตางๆ (หากม) ใหหนวยงานจดสงไปยงงานประชม กองกลาง ภายใน 7 วน

ดงนน เพอใหมเวลาในการด าเนนการตามวรรคแรก หนวยงานทจะเสนอรางระเบยบหรอขอบงคบ ควรวางแผนลวงหนา และสงไปยงงานประชม กองกลาง กอนการประชมคณบดไมนอยกวา 3 สปดาห

ในการจดสง รางขอบงคบ หรอรางระเบยบ นน ขอใหหนวยงานจดสงเปนเอกสารพรอมทงแนบแผนดสเกตต หรอแผนซดมาดวย เพองานประชมจกไดจดสงรางขอบงคบ หรอ รางระเบยบดงกลาว ทางจดหมายอเลกโทรนกส (e-mail) ไปยงหนวยงานตางๆ เพอรบความคดเหนตอไป ทงน เพอความรวดเรวและการประหยดในการด าเนนการ

3. เมอเลขานการทประชมคณบด ไดบรรจวาระการประชมคณบดแลว จะน าวาระพจารณาเรองระเบยบหรอขอบงคบของมหาวทยาลย เสนอบนเวบไซตของมหาวทยาลย เพอใหบคลากรและนกศกษาทสนใจเขาถงได

4. ใหน ารายงานการประชมคณบดหลงจากทผานการรบรองแลว และขอบงคบหรอ ราง ระเบยบตางๆ ทไดลงนามแลว เสนอบนเวบไซตของมหาวทยาลยดวย

ทงนการแสดงความคดเหนของบคลากร ควรใหแสดงเปนลายลกษณอกษร และตองลงชอผเสนอขอคดเหนอยางชดเจน

- 14 -

ภาพแสดงกระบวนการ ขนตอน การประชมคณบด

งานประชม รบ-ตรวจสอบเรอง ท าความเหนเสนอ

คณะ/หนวยงาน

เสนอเรองเพอน าเขาทประชมคณบด (กอนการประชมประมาณ 1 สปดาห)

เลขานการทประชมคณบด พจารณาสงการ

งานประชม รวบรวมเรอง จดวาระการประชม จดเอกสาร47 ชด สงหนงสอเชญประชมพรอมแฟมการประชม

ใหองคประชมคณบดพจารณากอนการประชม (กอนการประชมอยางนอย 1 วน)

ไมถกตอง สงคน

ทประชมคณบด พจารณา

จดท ารายงานการประชม แจงมตทประชม

รายงานการประชมทรบรองแลว

จดเกบ/เผยแพรบน Website

เสนอรบรอง

การเตรยมการ

กอน

การ ประชม

หลง

การ ประชม

ระหวาง การ

ประชม

กรณเสนอ (ราง)ระเบยบ/ขอบงคบ เพอเวยนตามกระบวนการมสวนรวม

ในการแสดงความคดเหน ใหสง file เอกสาร ลวงหนา 3 สปดาหกอนการประชม

- 15 -

3.2 การจดเตรยมเอกสารประกอบการประชม

เมอคณะ/หนวยงานไดเสนอเรองเปนลายลกษณอกษรเพอบรรจเขาวาระการประชมคณบด งานประชมจะรบเรอง ตรวจสอบเรอง หากไมถกตองกจะแจงประเดนและสงเรองคนหนวยงานเจาของเรองเพอด าเนนการ หากถกตองกจะท าความเหนเสนอเลขานการทประชมคณบดเพอพจารณาสงการ โดยทผานมา การสงเรองคนหนวยงานเจาของเรองเพอแกไขนน สวนมากจะเปนกรณการเสนอเรองโดยไมผานหนวยงานทรบผดชอบดแลตรวจสอบกอนน าเสนอทประชมคณบด เชน เรองการขออนมตเปดหลกสตร ตองเสนอผานส านกบรหารและพฒนาวชาการ ซงเปนหนวยงานทรบผดชอบดแลตรวจสอบกอน หรอ เรองการเสนอขออนมตงบประมาณประจ าป ตองเสนอผานกองแผนงาน ส านกงานอธการบด เพอตรวจสอบและเสนอผานรองอธการบดทรบผดชอบก ากบดแลกอนน าเสนอทประชมคณบด เปนตน เมอเลขานการทประชมคณบดพจารณาสงการใหบรรจวาระการประชมคณบด งานประชม จะรวบรวมเรองน ามาจดระเบยบวาระการประชม โดยเรยงล าดบวาระการประชม ดงน ระเบยบวาระท 1 เรองแจงตอทประชม ระเบยบวาระท 2 การรบรองรายงานการประชม ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง ระเบยบวาระท 4 เรองเพอพจารณา ระเบยบวาระท 5 เรองเพอทราบ ระเบยบวาระท 6 เรองอนๆ โดยมรายละเอยด ดงน

ระเบยบวาระท

เรอง รายละเอยด

1 เรองแจง ตอทประชม

ผเสนอวาระนคอ ประธานทประชม /เลขานการทประชม เปนเรองทแจงใหทประชมทราบ โดยไมตองหาขอยตหรอการพจารณาจากทประชม

2 การรบรอง รายงานการประชม

เปนการรบรองรายงานการประชมครงทผานมา

- 16 -

ระเบยบวาระ

ท เรอง รายละเอยด

3 เรองสบเนอง เปนเรองททประชมไดเคยมอบหมายใหด าเนนการไว หรอใหศกษาขอมลเพมเตมหรอเคยพจารณามากอนแลว แตยงมไดขอยต ซงจะตองรายงานความคบหนาใหทประชมทราบ ประเดนทน าเสนอในวาระสบเนอง จะเสนอไดใน 2 ประเดนคอ เพอทราบ หรอเพอพจารณา (หากการพจารณานนยงมไดขอยต)

4 เรองเพอพจารณา เปนเรองทตองการใหทประชมพจารณาเพอน าไปเปนนโยบายและแนวทางในการปฏบตงานหรอเปนไปตามอ านาจหรอหนาทของทประชมคณบด

5 เรองเพอทราบ เสนอทประชมเพอทราบ ซงอาจจะม ขอเสนอแนะจากทประชมดวย

6 เรองอน ๆ หรอมกจะเรยกวา “วาระจร” เปนเรองทไมไดจดเขาในวาระใดวาระหนงในการประชมแตละครง หรอเสนอเรองเพอบรรจวาระไมทน แตอาจมความจ าเปนเรงดวนทจะตองน าเสนอทประชมคณบดพจารณาในคราวนน

ในการจดเตรยมเอกสารประกอบวาระการประชมนน ถอเปนสวนทมความส าคญยงตอการประชม โดยเฉพาะเรองเสนอทประชมเพอพจารณา การแนบเอกสาร กฎ ระเบยบทเกยวของ คณะ/หนวยงานทเสนอเรอง ควรเปนผรบผดชอบ การสรปประเดนทชดเจนเพอน าไปสการพจารณาของ ทประชม จะสงผลใหทประชมไมตองใชเวลาในการพจารณามาก ทงน หากสามารถสรปเรองตามแบบฟอรมแนบทาย กจะเออตอการพจารณาของทประชมไดมาก หรอหากสามารถสรปเรองในบนทกขอความฉบบเดยวไดกจะท าใหประหยดปรมาณกระดาษทใชในการประชมแตละครงดวย ซงงานประชมไดจดท าแบบสรปสาระส าคญการเสนอเรองตอทประชมคณบดมรายละเอยดตามเอกสารแนบ

- 17 -

3.3 การเชญประชม การประชมคณบดจะเปนไปตามตารางการประชมทก าหนดไว โดยกอนทถงก าหนดการประชมแตละครง งานประชมจะสงหนงสอเรยนเชญประชมลวงหนากอนการประชมประมาณ 1 วน เหตทคอนขางกระชน เนองจาก การประชมคณบดมก าหนดการประชมเดอนละ 2 ครง ในวนศกร สปดาหท 2 และ 3 ของเดอน ดงนน จงมเวลาคอนขางจ ากดในการรวบรวมเรองบรรจวาระการประชมและจดท าเอกสารประกอบการประชม ในการสงหนงสอเรยนเชญประชมทกครงจะแนบเอกสาร ดงน

1. บนทกเรยนเชญประชม (เลขานการทประชมคณบดลงนาม) 2. ระเบยบวาระการประชม 3. ผน าเสนอระเบยบวาระการประชม (สงใหเฉพาะประธาน เลขานการทประชม และผท

ตองตองน าเสนอวาระในการประชมคราวนน) 4. เอกสารประกอบวาระการประชม

กรณทไมสามารถประชมไดตามทก าหนดไว งานประชมจะท าบนทกแจงงด หรอเปลยนแปลงการประชม สงแจงทางโทรสารและโทรศพท กอนทจะมการประชมตามก าหนดเดม ดงตวอยางหนงสอแจงงดหรอเปลยนแปลงการประชม ตามเอกสารแนบ

3.4 การน าเสนอรายงานการประชมและการจดพมพรายงาน ภายหลงการประชมคณบดแตละครง งานประชมจะด าเนนการดงน 1. จดท ารายงานการประชมฉบบราง แลวเสรจภายในเวลา 3 วน และเสนอเลขานการ

ทประชมคณบดเพอพจารณาปรบแกไข และลงนามในรายงานการประชม 2. ท าบนทกแจงมตทประชมคณบด กลบไปยงคณะ/หนวยงานทเสนอเรองและ/หรอผท

เกยวของใหไดรบทราบและด าเนนการตามมตทประชมคณบด ทงน เปนการแจงมต ทประชมโดยสงเขปกอน ซงเปนมตทยงไมไดรบการรบรองจากทประชม แตบางเรองตองด าเนนการตอไปหากรอการรบรองอาจลาชากอใหเกดผลเสยหายได

3. น ารายงานการประชมทเลขานการทประชมลงนามแลวเสนอเพอการรบรองรายงานการประชมในการประชมคณบดครงตอไป รายงานการประชมทมการรบรองแลว ถอเปนเอกสารทใชอางองไดตามกฎหมาย

- 18 -

3.5 การตรวจแกไขรายงานการประชม ผทสามารถการตรวจแกไขรายงานการประชมได คอ องคประชมของทประชมคณบด โดย

สามารถเสนอขอปรบแกไขในทประชมในระเบยบวาระของการรบรองรายงานการประชม และ/หรอ สามารถขอปรบแกไขรายงานการประชม โดยท าหนงสอเปนลายลกษณอกษร แตทงน ประเดนทเสนอขอปรบแกไขนน จะตองเปนประเดนทเสนอ/อภปรายในการประชมคราวนน หากมการปรบแกไขรายงานการประชม งานประชมจะท าบนทกแจงมตทประชมทไดปรบแกไขใหม ดงน

3.6 สรปขนตอนการประชมคณบด ประกอบดวย 9 ขนตอน ดงน

ขนตอนท 1 คณะ/หนวยงาน เสนอเรองเปนลายลกษณอกษรตอเลขานการทประชมคณบด การเสนอเรองตองด าเนนการตามระเบยบ/ขอบงคบ/ประกาศ/แนวปฏบตในแตละเรองผานหนวยงานทรบผดชอบดแลตรวจสอบกอนน าเสนอทประชมคณบด เชน เรองการขออนมตเปดหลกสตร ตองเสนอผานส านกบรหารและพฒนาวชาการ ซงเปนหนวยงานทรบผดชอบดแลตรวจสอบกอน หรอ เรองการเสนอขออนมตงบประมาณประจ าป ตองเสนอผานกองแผนงาน ส านกงานอธการบด เพอตรวจสอบและเสนอผานรองอธการบดทรบผดชอบก ากบดแลกอนน าเสนอทประชมคณบด เปนตน ทงน การเสนอเรองนน ตองเสนอเรองกอนทจะมการประชมประมาณ 1 สปดาห

ขนตอนท 2 งานประชมในฐานะหนวยงานทปฏบตหนาทในการจดประชมคณบดจะรบเรอง ตรวจสอบเรอง หากไมถกตองกจะแจงประเดนและสงเรองคนหนวยงานเจาของเรองเพอด าเนนการ หากถกตองกจะท าความเหนเสนอเลขานการทประชมคณบดเพอพจารณาสงการ

ขนตอนท 3 เลขานการทประชมคณบดพจารณาสงการใหบรรจวาระการประชม ขนตอนท 4 งานประชม รวบรวมเรองทเลขานการทประชมคณบดไดสงการใหบรรจวาระการ

ประชมแลว น ามาจดระเบยบวาระการประชม ดงน ระเบยบวาระท 1 เรองแจงตอทประชม ระเบยบวาระท 2 การรบรองรายงานการประชม ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง ระเบยบวาระท 4 เรองเพอพจารณา ระเบยบวาระท 5 เรองเพอทราบ ระเบยบวาระท 6 เรองอนๆ

- 19 -

เมอจดวาระการประชมเรยบรอยแลว ในขนตอนการจดท าเอกสารประกอบวาระการประชมนน งานประชมจะประสานกลบไปยงคณะ/หนวยงานเจาของเรองใหจดท าเอกสารประกอบวาระการประชมส าหรบผเขารวมประชมทงหมดและส าหรบ ฝายเลขานการทประชม สงเอกสารใหงานประชมจ านวน 47 ชด เพอจดแฟมเอกสารสงใหผเขารวมประชมกอนทจะม การประชม

ขนตอนท 5 ทประชมคณบดพจารณา ขนตอนท 6 งานประชมจดท ารายงานการประชม เสนอเลขานการทประชมคณบดพจารณาใหแลว

เสรจภายใน 3 วนหลงจากการประชม ขนตอนท 7 แจงมตทประชมคณบด กลบไปยงคณะ/หนวยงานทเสนอเรองและ/หรอผทเกยวของให

ไดรบทราบและด าเนนการตามมตทประชมคณบด ทงน เปนการแจงมตทประชมโดยสงเขปกอน ซงเปนมตทยงไมไดรบการรบรองจากทประชม แตบางเรองตองด าเนนการตอไปหากรอการรบรองอาจลาชากอใหเกดผลเสยหายได

ขนตอนท 8 เสนอรบรองรายงานการประชมในการประชมคณบดครงตอไป รายงานการประชมทมการรบรองแลว ถอเปนเอกสารทใชอางองไดตามกฎหมาย

ขนตอนท 9 การจดเกบ/เผยแพรรายงานการประชมทไดรบการรบรองแลว เพอประโยชนในการสบคน อางอง เพอความโปรงใส ตรวจสอบไดในภายหลง

3.7 ปญหาและผลกระทบทเกดขนในการจดการประชมคณบด ในการจดประชมคณบด ทผานมานน ผเขยน ไดรวบรวมปญหาและผลกระทบทเกดขนในการจดการประชมคณบด สรปได ดงน ปญหา ผลกระทบ/การแกไข

ไมเสนอเรองตามขนตอน ไมด าเนนการตามระเบยบ/ขอบงคบ/ประกาศ/แนวปฏบตในแตละเรอง ไมเสนอเรองผานหนวยงานทรบผดชอบดแลตรวจสอบกอนน าเสนอทประชมคณบด

เรองทกเรองทจะเสนอตอทประชมคณบดควรตองมการกลนกรองเบองตน เพอใหเปนไปตามกฎ ระเบยบ ถกตองตามทก าหนดไว ในขนตอนการรบเรองหากงานประชมตรวจพบวาไมเปนไปตามขนตอนจะสงเรองกลบคนแกไขทนท ซงจะท าใหลาชา อาจบรรจวาระการประชมไมทน

- 20 -

ปญหา ผลกระทบ/การแกไข

เสนอเรองในระยะเวลาทกระชนชด การเสนอเรองในระยะเวลาทกระชนชดท าใหการตรวจสอบเรองหากฎ ระเบยบ ขอมลเพมเตม เพอประกอบการพจารณาของทประชมอาจกระท าไดไมครอบคลม ครบถวน ซงจะสงผลใหทประชมตองใชเวลาในการพจารณามาก ควรเสนอเรองกอนทจะมการประชมประมาณ 1 สปดาห ยกเวน กรณจ าเปนเรงดวนจรงๆ

เสนอเรองขอบรรจวาระ แตขอถอนวาระในทประชม

การเสนอเรองโดยทยงไมพรอม ท าใหการบรหารจดการประชมเปนไปโดยไมเรยบรอย ควรพจารณาความพรอมของเอกสารและการน าเสนอกอนทจะเสนอบรรจวาระการประชม

ประเดนทเสนอไมชดเจน บนทกน าเสนอเรองเขาทประชมควรสอขอมลสาระส าคญ สการพจารณาของทประชมดวย

การเสนอเปนเรองสบเนองทเวนระยะเวลานานเกนไป

ผเขารวมประชมจดจ าเรองเดมไมได แมจะมการอางองมตเดม บางครงกลายเปนการพจารณาใหมอก

การเสนอวาระทเลอนมาจากการประชมครงกอน ผเขารวมประชมไมน าเอกสารประกอบวาระการประชมเดมมาดวย ทงทไดแจงไปพรอมกบหนงสอสงระเบยบวาระการประชมแลว หรอหากเอกสารหาย ควรแจงใหงานประชมจดเตรยมเอกสารดวย

การเสนอวาระจรมาก ท าใหการประชมดไมเรยบรอยการเตรยมการไมพรอม ไมสามารถควบคมเรองเวลาได

การเสนอเรองเพอบรรจวาระการประชมเปน fileขอมล ผานทาง e-mail

งานประชมสามารถรบเรองไวได แตหนวยงาน/เจาของเรองตองน าเอกสารตนฉบบสงใหงานประชมเพอเสนอเลขานการทประชมคณบดพจารณาสงการใหบรรจวาระการประชมตอไป

- 21 -

ปญหา ผลกระทบ/การแกไข

เอกสารแนบประกอบวาระการประชมไมเรยบรอย ขอมลไมครบถวน ไมครอบคลมประเดนทจะเสนอใหทประชมพจารณา หรอมขอมลมากเกนไป ไมกลนกรองขอมล ไมสรปขอมล

ท าใหทประชมตองเสยเวลาในการอภปรายมาก บางครงอาจไดขอสรป แตบางครงไมแลวเสรจ ตองหาขอมลเพมเตมแลวน าเรองเขามาพจารณาใหมอกครง

ไมจดท าเอกสารประกอบการประชมแนบมาดวย หรอจดท าไมครบตามจ านวนทงานประชมแจง หรอบางครงจดท าลาชา ตองน าไปแจกหนาหองประชม

ท าใหการบรหารจดการประชมเปนไปโดยไมเรยบรอย บางครงท าใหการจดสงแฟมเอกสารประกอบการประชมใหผเขารวมประชมลาชา ไมเปนไปตามก าหนดเวลา ตองโทรศพทมาสอบถามวามการประชมตามปฏทนทก าหนดไวหรอไม

การน าเสนอดวย power point presentation โดยไมมเอกสารสรปประกอบการน าเสนอแจกผเขารวมประชม

ผเขารวมประชม รวมถงผจดท ารายงาน การประชม อาจไมสามารถสรปขอมลสาระส าคญไดครบถวน

การเสนอวาระ โดยไมมเอกสารประกอบวาระการประชม

ท าใหผเขารวมประชมขาดขอมลในการพจารณา และอาจตองใชเวลามากเพอซกถามขอมล และท าใหการจดบนทกรายงานการประชมมขอมลไมครบถวนเพยงพอ

การเสนอวาระไวแลว แตไมเขารวมประชม หรอมอบหมายผเขารวมประชมแทน

การพจารณาผแทนเขารวมประชม ตองสามารถน าเสนอเรอง/ตอบขอซกถามทเปนประโยชนตอการพจารณาของทประชมได

ไมมผน าเสนอ กรณผน าเสนอไมไดเปนองคประชมของทประชมคณบด หากไมสามารถมาน าเสนอตามเวลาทนดหมายได ควรแจงเหตขดของใหฝายเลขานการทประชมทราบดวย

- 22 -

ปญหา ผลกระทบ/การแกไข

การไมเรงด าเนนการตามมตทประชมเพอเสนอตอสภามหาวทยาลยตอไป

เมอเสรจการประชมคณบดแลว งานประชมจะแจงมตทประชมพรอมขอคดเหนเสนอแนะกลบไปยงหนวยงาน/เจาของเรอง ใหด าเนนการปรบปรง แกไข ตามขอคดเหนเสนอแนะของทประชมคณบด และเมอด าเนนการเรยบรอยแลว จะตองเสนอเรองมาทงานประชมเพอด าเนนการเสนอบรรจวาระการประชมสภามหาวทยาลยตอไป หากไมเรงด าเนนการในสวนนจะท าใหงานประชมไมสามารถบรรจวาระการประชมสภามหาวทยาลยไดทน

- 23 -

บทท 4 การจดระบบและการเผยแพรรายงานการประชม

4.1 การเกบรวบรวมและจดระบบรายงานการประชม

งานประชมเปนหนวยงานทรบผดชอบในการเกบรวบรวมรายงานการประชมคณบด ทไดรบการรบรองแลว พรอมเกบส าเนาเอกสารประกอบวาระการประชม โดยจดเกบขอมลใน ลกษณะตางๆ ดงน

4.1.1 จดเกบเปนเอกสาร ประกอบดวย บนทกน าสงจากคณะ/หนวยงานเพอขอบรรจวาระการประชม เอกสารแนบประกอบ และมต/รายงานการประชม โดยจดเกบแยกครงท/ป พ.ศ.ของการประชม

4.1.2 จดเกบรายงานการประชม โดยบนทกขอมลเปน data file ดวย Microsoft Word (มขอมลป พ.ศ.2545-ปจจบน ขอมลกอนป พ.ศ.2545 จดเกบ ณ หอจดหมายเหต มหาวทยาลยขอนแกน

4.1.3 จดเกบประมวลมตการประชม โดยท าเปนฐานขอมลเพอการสบคนโดยใช Microsoft Access (บนทกขอมล ตงแต ป พ.ศ. 2545 – ปจจบน) สามารถสบคนไดจาก ครงท เดอน ป พ.ศ. และค าหลก (ก าหนดขนใชเฉพาะในงาน) และสามารถสงพมพรายงานเฉพาะเรองไดโดยเชอมโยงกบ Microsoft Word

4.2 การเผยแพรรายงานการประชม รายงานการประชมคณบดไดผานการรบรองจากทประชมคณบดแลว งานประชมไดจดระบบ

การเผยแพร ดงน 4.2.1 เผยแพรทางระบบการเวยนหนงสอภายในมหาวทยาลย (electronic mail) โดย

งานสารบรรณ กองกลาง ส านกงานอธการบด เปนผด าเนนการ 4.2.2 น าเสนอบน web site เพอการสบคนรายงานการประชม/มตการประชมคณบด

สามารถสบคนไดโดยเขาไปสบคนจาก web site ของงานประชม ซงสามารถเขาส web site ของงานประชมไดตามขนตอนในเอกสารแนบทาย

- 24 -

แบบสรปสาระส าคญการเสนอเรองตอทประชมคณบด เรอง ...................................................(ระบชอของเรองทจะเสนอเพอพจารณา) สาระโดยสรป (สรปขอมลของเรองทจะเสนอโดยสงเขป) ............................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ...................................... หลกการ เหตผล ความจ าเปน (ระบหลกการและเหตผล หรอความจ าเปนของเรองทตองเสนอใหพจารณา โดยอาจอางอง ระเบยบ ขอบงคบ ขอกฎหมาย วธปฏบต หรอขอมลเชงเทคนค หรออนๆ ทจะเปนขอมลประกอบและสนบสนนการพจารณา) ........................................................................................................................................ ........................... ............................................................................................................................. .................................... .............................................................................................. ..................................................................... ประเดนเสนอเพอพจารณา (ระบประเดนหรอสงทตองการขอใหสภามหาวทยาลย พจารณาอนมตหรอเหนชอบ หากขออนมตหลายประเดนใหแยกเปนขอๆ) ................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................

- 25 -

บนทกขอความ สวนราชการ ส านกงานอธการบด กองกลาง งานประชม (ชน 3 อาคารศนยวชาการ) โทร. 12047 ท ศธ 0514.1.1.2/ว. 810 วนท 11 พฤศจกายน 2552 เรอง เรยนเชญประชมคณบด ครงท 19/2552 เรยน (องคประชมคณบด) ดวยมหาวทยาลยไดก าหนดใหมการประชมคณบด ครงท 19/2552 ในวนศกรท 13 พฤศจกายน 2552 ตงแตเวลา 09.30 น. เปนตนไป ณ หองประชมสารสน ชน 2 อาคารแกนกลปพฤกษ ซงมระเบยบวาระตามทแนบเรยนมาพรอมน

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และเรยนเชญเขาประชมตามวน เวลา และสถานทดงกลาว จกเปนพระคณยง

(รองศาสตราจารยกลธดา ทวมสข) รองอธการบดฝายวชาการและวเทศสมพนธ เลขานการทประชมคณบด

ตวอยางบนทกเรยนเชญประชม

- 26 -

ระเบยบวาระการประชมคณบด ครงท 19/2552 วนศกรท 13 พฤศจกายน 2552 เวลา 09.30 น. เปนตนไป

ณ หองประชมสารสน ชน 2 อาคารแกนกลปพฤกษ มหาวทยาลยขอนแกน

ระเบยบวาระ

ท เรอง

1 เรองแจงตอทประชม 1.1 เรองทน าเสนอสภามหาวทยาลยคราวประชมครงท 11/2552 เมอวนท 4

พฤศจกายน 2552 และมตทยงไมไดรบการรบรอง 2 การรบรองรายงานการประชมคณบด

- ครงท 18/2552 เมอวนท 16 ตลาคม 2552 3 เรองสบเนองจากการประชมครงกอน -ไมม- 4 เรองเสนอเพอพจารณา

4.1 ขอความเหนชอบน าขอมลนวตกรรมการวจยของมหาวทยาลยขอนแกน ลงพมพใน Scientific American Magazine

... ... 4.6 โครงการจดตงส านกงานเลขานการโครงการมหาวทยาลยวจยแหงชาต

มหาวทยาลยขอนแกน 5 เรองเสนอเพอทราบ

5.1 รายงานผลการตรวจสอบบญชโครงการพเศษระดบบณฑตศกษา คณะศกษาศาสตร ประจ าปงบประมาณ 2549-2551

... ... 5.11 ประเภทและอตราเงนบ ารงการศกษาและคาเลาเรยน

6 เรองอนๆ

ตวอยางระเบยบวาระการประชม

- 27 -

ผน าเสนอระเบยบวาระการประชมคณบด ครงท 19/2552 วนศกรท 13 พฤศจกายน 2552 เวลา 09.30 น. เปนตนไป

ณ หองประชมสารสน อาคารแกนกลปพฤกษ มหาวทยาลยขอนแกน วาระ เรอง ผน าเสนอ 1 เรองแจงตอทประชม

1.1 เรองทน าเสนอสภามหาวทยาลยคราวประชมครงท 11/2552 เมอวนท 4 พฤศจกายน 2552 และมตทยงไมไดรบการรบรอง

เลขานการทประชม

2 การรบรองรายงานการประชมคณบด ครงท 18/2552 เมอวนท 16 ตลาคม 2552 เลขานการทประชม

3 เรองสบเนอง -ไมม- 4 เรองเสนอเพอพจารณา

4.1 ขอความเหนชอบน าขอมลนวตกรรมการวจยของมหาวทยาลยขอนแกน ลงพมพใน Scientific American Magazine

เลขานการทประชม

... ... ... 5 เรองเสนอเพอทราบ

5.1 รายงานผลการตรวจสอบบญชโครงการพเศษระดบบณฑตศกษา คณะศกษาศาสตร ประจ าปงบประมาณ 2549-2551

คณบด คณะศกษาศาสตร

... ... ... 6 เรองอนๆ

ตวอยางผน าเสนอวาระการประชม

- 28 -

บนทกขอความ

สวนราชการ ส านกงานอธการบด กองกลาง งานประชม (ชน 3 อาคารศนยวชาการ) โทร. 12047 ท ศธ 0514.1.1.2/ ว. วนท มนาคม 2552 เรอง ของดการประชมคณบด ครงท 6/2552 ในวนศกรท 20 มนาคม 2552 เรยน (องคประชมคณบด)

ตามทมหาวทยาลยไดก าหนดใหมการประชมคณบดครงท 6/2552 ในวนศกรท 20 มนาคม

2552 เวลา 09.30 น. ณ หองประชมสารสน นน เนองจากขณะนยงไมมวาระเสนอเพอพจารณา จงใครของดการประชมคณบด ครงท 6/2552 ในวนศกรท 20 มนาคม 2552 โดยก าหนดการประชมคณบดครงตอไปเปนวนศกรท 10 เมษายน 2552 เวลา 09.30 น. ณ หองประชมสารสน อาคารแกนกลปพฤกษ

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

(รองศาสตราจารยกลธดา ทวมสข) รองอธการบดฝายวชาการและวเทศสมพนธ เลขานการทประชมคณบด

ตวอยางบนทกแจงงดการประชม

- 29 -

บนทกขอความ สวนราชการ งานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด โทร. 11347, 12047 ท ศธ 0514.1.1.2/ค. วนท พฤศจกายน 2552 เรอง การพจารณาเลอกกลมสถาบนอดมศกษาเพอการประเมนคณภาพภายนอกรอบสาม

เรยน รองอธการบดฝายแผนและสารสนเทศ

ตามทเสนอเรอง การพจารณาเลอกกลมสถาบนอดมศกษาเพอการประเมนคณภาพภายนอกรอบสาม นน ทประชมคณบดคราวประชมครงท 19/2552 เมอวนท 13 พฤศจกายน 2552 ไดพจารณาแลว มขอคดเหนวา มหาวทยาลยขอนแกนควรจดอยใน กลม ง สถาบนทเนนการวจยขนสงและผลตบณฑตระดบบณฑตศกษา โดยเฉพาะระดบปรญญาเอก และมขอสงเกตเพอให มหาวทยาลยเสนอและแจงตอ สมศ. ดงน

- ในภาพรวม ตวบงชตามกรอบการประเมนฯ นน ไมควรเนนในเรองของกระบวนการ (process) มากนก

- ในมาตรฐานท 4 ดานการท านบ ารงศลปะและวฒนธรรม ไดก าหนดคาคะแนนตวบงช ของสถาบนกลม ง ไวรอยละ 5 และมตวชวดถง 3 ตวชวด เหนควรหารอกบ สมศ.เพอพจารณาปรบใหเหมาะสมยงขน หรอ อาจรวมไวในมาตรฐานท 3 ดานการบรการวชาการแกสงคม ซงเปนเรองทควรน าไปเปนเครองมอชวยในการผลตบณฑตทพงประสงค

- มาตรฐานท 6 ดานการประกนและพฒนาคณภาพภายใน มขอสงเกตวา เรองน ควรเปน สวนหนงของมาตรฐานท 5 ดานการบรหารและพฒนาสถาบน

- การประเมนคณภาพภายนอกรอบสาม น จะเปนการประเมนในระดบหลกสตรดวย ดงนน ในกระบวนการพจารณาอนมตหลกสตรของมหาวทยาลยจะตองพจารณาด าเนนการอยางจรงจง และคณะควรมความรอบคอบในการเปดหลกสตรและการจดการหลกสตรใหมมาตรฐานและคณภาพ เตรยมรองรบการประเมน

มต ทประชมพจารณาแลวมมตเหนชอบใหมหาวทยาลยขอนแกนจดอยใน กลม ง สถาบนทเนนการวจยขนสงและผลตบณฑตระดบบณฑตศกษา โดยเฉพาะระดบปรญญาเอก ใหน าเสนอสภามหาวทยาลยเพอพจารณา ใหความเหนชอบ กอนแจง สมศ.ตอไป

ตวอยางบนทกแจงมตการประชม

- 30 -

จงเรยนมาเพอโปรดทราบและด าเนนการตามมตทประชมคณบดตอไปดวย

(รองศาสตราจารยกลธดา ทวมสข) รองอธการบดฝายวชาการและวเทศสมพนธ

เลขานการทประชมคณบด หมายเหต สงคนเอกสารตนฉบบมาพรอมน

- 31 -

บนทกขอความ

สวนราชการ งานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด โทร. 1347, 2047 ท ศธ 0514.1.1.2/ค. วนท สงหาคม 2549 เรอง ขอแกไขเพมเตม ประกาศมหาวทยาลยขอนแกน (ฉบบท 640/2548) เรอง คาใชจาย

ในการจดการหลกสตรโครงการพเศษ เรยน รองอธการบดฝายวชาการและวเทศสมพนธ

ตามบนทกท ศธ 0514.1.1.2/ค.198 ลงวนท 11 สงหาคม 2548 งานประชม ไดแจงมตทประชมคณบด ครงท 10/2549 เมอวนท 9 สงหาคม 2549 เรอง ขอแกไขเพมเตม ประกาศมหาวทยาลยขอนแกน (ฉบบท 640/2548) เรอง คาใชจายในการจดการหลกสตรโครงการพเศษ ไปแลวนน เนองจาก ทประชมคณบด คราวประชมครงท 11/2549 เมอวนท 22 สงหาคม 2549 ในวาระรบรองรายงานการประชม ไดมมตใหแกไขมตในเรองดงกลาว เปน “ทประชมพจารณาแลวมมตเหนชอบในหลกการ และมขอคดเหนเสนอแนะ ใหเพมเตมขอความทายขอ 4.4 ทเออใหกบบางหลกสตรทยงไมไดท าการตรวจสอบบญช ใหสามารถด าเนนการยอนหลงได”

จงเรยนมาเพอโปรดทราบและพจารณาด าเนนการตามมตทประชมคณบดตอไปดวย

(รองศาสตราจารยกลธดา ทวมสข)

รองอธการบดฝายวชาการและวเทศสมพนธ เลขานการทประชมคณบด

ตวอยางบนทกแจงแกไขมตการประชม

- 32 -

การสบคนรายงานการประชมคณบดจาก web site เสนทางท 1

1. เปด web site หนาหลกของมหาวทยาลยขอนแกน

2. click ทเมน “การบรหารงาน” ดงภาพขางลาง

http://www.kku.ac.th/newkku/main.php

Click เมน การบรหารงาน

- 33 -

3. Click งานประชม เขาส web site ของงานประชม เพอการสบคนขอมลตางๆตอไป

เสนทางทสอง เขา web site งานประชม ท

http://home.kku.ac.th/meeting/main.php

Click งานประชม

- 34 -

การใชงานประกอบดวยเมนหลกของขอมลทงหมด 5 สวน คอ สวนท 1 รายละเอยดเกยวกบสภามหาวทยาลย ประกอบดวยขอมลตางๆ ดงน 1. รายชอ นายกสภามหาวทยาลยและกรรมการสภามหาวทยาลยผทรงวฒ พรอมประวตโดยยอและทอยของกรรมการสภาฯ 2. อ านาจหนาทของกรรมการสภามหาวทยาลย 3. ขอบงคบฯวาดวยการประชมสภามหาวทยาลยขอนแกน พ.ศ.2544 4. นโยบายของสภามหาวทยาลย 5. คณะกรรมการชดตางๆ ของสภามหาวทยาลย 6. ก าหนดการประชมสภามหาวทยาลยประจ าป (ขอมลเฉพาะปปจจบน) 7. รายงานการประชมสภามหาวทยาลย ระหวางป พ.ศ.2546 – ปปจจบน 8. ปฏทนการเสนอขออนมตปรญญาใหแกผส าเรจการศกษา

สวนท 1

สวนท 2

สวนท 3

สวนท 4

สวนท 5

http://home.kku.ac.th/meeting/main.php

- 35 -

สวนท 2 รายละเอยดเกยวกบคณบด ประกอบดวยขอมลตางๆ ดงน

1. ก าหนดการประชมคณบดประจ าป (ขอมลเฉพาะปปจจบน) 2. รายงานการประชมคณบด ระหวางป พ.ศ.2546 – ปปจจบน

สวนท 3 รายละเอยดเกยวกบค าสง ระเบยบ ประกาศ ขอบงคบ ประกอบดวยขอมล

1. ค าสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ ทออกใหม 2. ค าสงสภามหาวทยาลยขอนแกน ป พ.ศ.2549- ปจจบน

3. ประกาศสภามหาวทยาลยขอนแกน ป พ.ศ. 2548 – ปจจบน 4. ระเบยบมหาวทยาลยขอนแกน ป พ.ศ. 2548 – ปจจบน 5. ขอบงคบมหาวทยาลยขอนแกน ป พ.ศ. 2548 – ปจจบน สวนท 4 แนวปฏบตการเสนอวาระการประชม ขอมลแนวปฏบตเรอง การสงเอกสารเพอจดระเบยบวาระการประชมคณบด และจดระเบยบวาระการประชมสภามหาวทยาลย สวนท 5 ขอบขายงานและบคลากร

1. โครงสรางการบรหารงานของงานประชม 2. ขอบขายของงานประชม 3. โครงสรางอตราก าลง

การปฏบตในการสบคนรายงานการประชมคณบด

เมอตองการคนหารายงานการประชมคณบด ใหปฏบตดงน

1. ไปทหนาหลกของงานประชม http://home.kku.ac.th/meeting/main.php 2. ไปเมน สวนท 2 “คณบด” เลอก “รายงานการประชม” เลอกป พ.ศ. ทตองการ

คน รายงานการประชม เชน “พ.ศ.2550” จะปรากฏขอมลรายงานการประชมคณบด ครงท/วนท/สถานท ซงสามารถ click เขาไปดรายงานการประชมฉบบ

- 36 -

สมบรณทไดรบการรบรองแลว (ขอมลเปน PDF file) สามารถคนขอมลยอนหลงได ระหวาง ป พ.ศ.2546-ปจจบน

การสบคนมตการประชมคณบด

การสบคนมตการประชมคณบดนน ยงไมสามารถสบคนไดจาก website ของงานประชม ไดโดยตรง แตผประสงคจะขอทราบ มตการประชมคณบด การประชมสภามหาวทยาลย รวมถง หลกสตรทสภามหาวทยาลยอนมตแลว ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ และค าสงสภามหาวทยาลย ผตองการขอมลสามารถตดตอมาทงานประชมไดโดยตรง โดยในทางปฏบตงานประชมไดจดท าฐานขอมลเพอการสบคนไวแลว ดวยโปรแกรม Microsoft Access ซงสามารถอ านวยสะดวกในการสบคนมตการประชมไดเปนอยางด โดยมสาระส าคญดงน

1.ไปทหนาหลกงานประชม http://home.kku.ac.th/meeting/main.p

hp

2. Click คณบด

3. Click “ป พ.ศ.” ตองการคนหารายงานการประชม

- 37 -

ฐานขอมลเอกสารการประชม ของงานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด

� เมนหลก ประกอบดวย 5 รายการ ไดแก

รปท 1 เมนหลกของฐานขอมลงานประชม 1. การสบคนมตประชมคณบด (บนทกขอมล ตงแต ป พ.ศ. 2545 – ปจจบน) โดย สามารถสบคนไดจาก ครงท เดอน ป พ.ศ. และค าหลก (ก าหนดขนใชเฉพาะในงาน) และ สามารถสงพมพรายงานเฉพาะเรองไดโดยเชอมโยงกบ MS Word

- 38 -

รปท 2 เมนยอยการสบคนมตการประชมคณบด

- 39 -

พบปญหาในการสบคนขอมล ตดตอ e-mail : meeting@kku.ac.th โทรศพท :

หมายเลขโทรศพทและโทรสาร 0-4320-2190 หมายเลขโทรศพทภายใน 40121-3

ทตงหนวยงาน ชน 2 อาคารสรคณากร มหาวทยาลยขอนแกน

Website : http://home.kku.ac.th/meeting/main.php

- 40 -

ตวอยางการด าเนนการเกยวกบคาใชจายในการจดประชม บนทกขออนมตงบประมาณในการด าเนนการ

บนทกขอความ

สวนราชการ งานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด โทร.11347 ท ศธ 0514.1.1.2/ วนท ธนวาคม 2553 เรอง ขออนมตหลกการและยมเงนทดรองจายในการจดเลยงรบรองการประชมคณบด เรยน ผอ านวยการกองกลาง ดวยมหาวทยาลยขอนแกนก าหนดใหมการประชมคณบดเปนประจ าทกเดอน ในการน เพอความคลองตวในการจดประชม จงใครขออนมตหลกการและยมเงนทดรองจายในการจดเลยงรบรองการประชมคณบดประจ าเดอนมกราคม 2552 โดยขออนมตจากเงนรายได กองกลาง จ านวน 12,000 บาท (หนงหมนสองพนบาทถวน) โดยมอบหมายให นางสภารตน มลศร ต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป 6 ระดบ 6 เปนผยมเงนทดรองจายตามแบบสญญาการยมเงนทแนบมาพรอมน

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต จกเปนพระคณยง (นางพจตรา เปรมชยสวสด) หวหนางานประชม

- 41 -

บนทกขอความ

สวนราชการ งานประชม กองกลาง ส านกงานอธการบด โทร.11347 ท ศธ 0514.1.1.2/ วนท ธนวาคม 2553 เรอง ขออนมตเบกจายคาใชจายในการจดเลยงรบรองการประชมคณบด เรยน ผอ านวยการกองกลาง ตามบนทกท ศธ 0514.1.1.2/...... ลงวนท …………………. ไดรบอนมตหลกการในการจดเลยงรบรองและอนมตเงนยมทดรองจายส าหรบการประชมคณบดประจ าเดอนมกราคม 2552 โดยขออนมตจากเงนรายได จ านวน 12,000 บาท (หนงหมนสองพนบาทถวน) ดงความละเอยดแจงแลว นน บดน ไดด าเนนการเรยบรอยแลว จงใครขออนมตเบกจายเงนคาเลยงรบรองในการประชมดงกลาวเปนเงนจ านวน 7,800 บาท (เจดพนแปดรอยบาทถวน) ดงเอกสารประกอบการเบกจายทแนบมาพรอมน และใครขออนมตคนเงนสดจ านวน 4,200 บาท (สพนสองรอยบาทถวน) เพอหกลางเงนยมตอไป

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต จกเปนพระคณยง (นางพจตรา เปรมชยสวสด) หวหนางานประชม (หมายเหต เอกสารประกอบการเบกจายประกอบดวย ใบเสรจรบเงน หรอ ใบส าคญรบเงน และรายชอผเขารวมประชม)

- 42 -

ขนตอนการปฏบตงานการด าเนนการเกยวกบคาใชจายในการจดประชมคณบด ------ ใชงบประมาณกองกลาง

บนทกขอนมตหลกการ/ยมเงนทดรองจายคาใชจาย

ในการประชมเสนอหวหนางานประชมลงนาม

สงเรองทงานธรการกองกลาง ส านกงานอธการบด ตรวจสอบ คมยอดการใชเงน

ด าเนนการใชจายตามทไดขออนมตหลกการไว

รวบรวมเอกสาร บนทกขออนมตเบกจาย

แนบเอกสารใบเสรจหรอใบส าคญรบเงนและรายชอผเขารวมประชม

เสนอหวหนางานประชมลงนามหนงสอ

สงธรการ กองกลาง ส านกงานอธการบด ตรวจสอบเรอง

ส าเนาเรองเกบเพอการตรวจสอบ จดท าสรปขอมลสถตการใชจายเงนส าหรบการประชม

ก าหนดวน ประชมคณบด

ผอ านวยการกองกลาง

พจารณาอนมต