การจดสงเอกสารและไปรษณยภณฑ ใหถกตองและประหยด

หนา

หนาทรบผดชอบของงานไปรษณย 1

ตารางเวลารบสงเอกสาร 2

การสงเอกสารตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย 3

การสงเอกสารภายในมหาวทยาลย (ทถกตอง) 4-8

การสงเอกสารทางไปรษณย 9-16

การสงหนงสอทางไปรษณยโดยช าระเปนรายเดอน 17-22

อตราคาบรการไปรษณยแบบตาง ๆ 23-31

ระยะเวลาไปรษณยถงผรบปลายทาง 32-33

อางอง 34

ภาคผนวก 35

หนา 1

คมอ การจดสงเอกสารและไปรษณยภณฑใหถกตองและประหยด

งานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ

มหนาทรบ -สงเอกสาร และไปรษณยภณฑ (ทจาหนาไมชดเจน) ใหกบหนวยงานภายในมหาวทยาลย และน าสงไปรษณยภณฑตาง ๆ ของแตละหนวยงานในมหาวทยาลยออกไปยงผรบภายนอกมหาวทยาลย ทงภายในประเทศและตางประเทศ โดยมผงการด าเนนการดงน

หนา 2

หนา 3

การสงแบงออกเปน 2 ประเภท ดงน

1. การสงเอกสารตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย

2. การสงเอกสารทางไปรษณย (จดหมายสงออกภายนอกมหาวทยาลย)

หนา 4

การสงเอกสารภายในมหาวทยาลย (ทถกตอง)

เปนการสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณย ตามระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนารวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2553 โดยใช ทะเบยนหนงสอสง ใบรบหนงสอ และส าเนาแจงเวยน เปนตวควบคมในการน าสง

ตวอยางใบรบสงหนงสอ

รายละเอยดในใบรบหนงสอ

ใหจดท าตามแบบทมหาวทยาลยก าหนด โดยมรายละเอยดดงน (1) จาก ใหลงต าแหนงหรอชอหนวยงานหรอชอบคคลทเปนเจาของหนงสอ (2) ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน (3) ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอหนวยงานหรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง (4) เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ (5) รบวนท ใหผรบหนงสอลงวนเดอนปทรบหนงสอ (6) เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ (7) ผรบ ใหผรบหนงสอลงลายมอชอทสามารถอานออกได

หนา 5

ตวอยางใบรบหนงสอ ทรบไดอยางถกตอง

ใบรบหนงสอ เมอหนวยงานทจะสงหนงสอกรอกขอมลในใบรบหนงสอครบถวนแลวใหน าไปตดไวบนมมดานซายของหนงสอทตองการสงออกไปยงหนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย ผสงจะตองใหผรบหนงสอลงลายมอชอผรบ ลงวนทรบ และเวลาทรบ และผสงจะน าใบรบหนงสอกลบมาคดแยกทสวนสารบรรณและนตการไวตรวจสอบและเปนหลกฐาน ตอไป

หนา 6

ตวอยางทะเบยนหนงสอสง

ตวอยางทะเบยนหนงสอสงทกรอกขอมลแลว

หนา 7

ตวอยางส าเนาแจงเวยนระบหนวยงาน

หนา 8

ตวอยางส าเนาแจงเวยนแบบระบรายชอ

หนา 9

การสงเอกสารไปรษณย (จดหมายสงออกภายนอกทรวดเรวและประหยด)

กอนสงหนงสอออก ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน ใหเจาหนาทของหนวยงานลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามทมหาวทยาลยก าหนด และลงเลขทและวนเดอนปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ ส าเนาคฉบบ ใหตรงกบเลขทะเบยนสงและวนเดอนปในทะเบยนหนงสอสงกอนบรรจซอง ใหเจาหนาทของหนวยงานเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ ตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนง แลวปดผนก

การจาหนาซอง การจาหนาซอง ใหปฏบตตามแบบของบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ส าหรบหนงสอทตองปฏบตให

เรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ ใหเจาของหนงสอเปนผก าหนดชนความเรวของหนงสอ แบงเปน 3 ประเภท คอ

(1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน (2) ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว (3) ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได

ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดง ขนาดใหเหนชดบนหนงสอและบนซอง ในต าแหนงทก าหนดไวในแบบหนงสอภายนอก บนทกขอความ หนงสอประทบตรา และการจาหนาซองโดยใหระบค าวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน แลวแตกรณ

ตวอยางการจาหนาซองหนงสอทฝากสงทางไปรษณยถงผรบในประเทศ

(ชนความลบ)

จ ำเปนตองระบ

หนา 10

วธการสงจดหมายลบ ใหจดท า 2 ชน โดยใหจดท าซองดงตวอยางขางตนน แลวบรรจลงในซอง สน าตาลทมขนาดใหญกวาซองลบ หนาซองสน าตาลใหพมพทอยเดยวกนแตไมตองระบชนความลบ

หนา 11

ตวอยางการจาหนาซองหนงสอทฝากสงทางไปรษณยถงผรบในตางประเทศ

การสงแบบ EMS ตางประเทศ ตองบนทกแบบฟอรมใชตดผนกกบซองจดหมาย โดยระบสงของภายในเสมอ

ตวอยางแบบฟอรม EMS ตางประเทศ (ใชกบซองสน าตาลขนาด C4 ขนไปเทานน)

จ ำเปนตองระบ

หนา 12

วธปฏบตในการจาหนาซองทจดสงไปรษณยธรรมดา

การจาหนาซองทจดสงไปรษณยธรรมดา เพอใหสามารถใชไดกบเครองคดแยกจดหมายของบรษทไปรษณย จ ากด

ใหระบชอหนวยงานทฝากสงไวทมมบนซายดานจาหนา บรเวณดานขางตราสญลกษณมหาวทยาลย และเหนอเลขทหนงสอ

ในกรณทเปนการจดสงโดยมขอตกลงกบบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ขอช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใหมขอความ “ช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใบอนญาตท.../...ชอทท าการทฝากสง” ในกรอบสเหลยมผนผาแนวนอน ขนาด 2 เซนตเมตร x 4 เซนตเมตร ทมมขวาบนดานจาหนา ในกรณทเปนไปรษณยตางประเทศใหใชขอความ “POSTAGE PAID PERMIT NO. (เลขทใบอนญาต) ชอทอยผฝากสง”

จาหนาซอง และทอยของผรบพรอมทงรหสไปรษณยในพนททก าหนดไว โดยปฏบตดงน - จาหนาบนซองโดยตรงหรอจาหนาบนปายจาหนาซงท าดวยกระดาษสขาว แลวน ามา

ผนกในบรเวณพนทส าหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง ไมมสวนหนงสวนใดเผยอขนมา - จาหนาใหขนานไปกบความยาวของซอง อยาจาหนาเอยงหรอจาหนาโดยขอความแตละ

บรรทดเยองกน ในลกษณะทมการยอหนาใหม - จาหนาโดยใชตวอกษร และตวเลขแบบมาตรฐาน ไมควรใชแบบตวเอน - สของหมกทใชในการจาหนา ตองเปนสเขม อยาใชสแดงหรอสอนทใกลเคยงกบสแดง - โดยปกต ใหพมพหรอเขยนรหสไปรษณย เปนอกษรอารบกในชองใสรหสไปรษณย และ

ตองระมดระวงอยาใหตวเลขทบเสน หรอลนกรอบชองใสรหสไปรษณย

ในกรณทซองไมมชองใสรหสไปรษณย และจาหนาซองดวยการพมพ อาจวางต าแหนงของรหสไปรษณยได 2 แบบ แบบแรก คอ ใสรหสไปรษณยตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ ทงน รหสไปรษณยตองอยภายในบรเวณพนทส าหรบจาหนาตามทก าหนดไว แบบทสอง คอ ใสรหสไปรษณยดานลางขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ

หนา 13

กรณเอกสารทจดสงออกภายนอกเปนเรองส าคญ เรองการเงน หรอเปนหลกฐานทางอรรถคด ใหเจาหนาทของหนวยงาน ผเปนเจาของจดหมายตองจดท าใบไปรษณยตอบรบ ตวอยางใบไปรษณยตอบรบแบบตาง ๆ

ตวอยางใบตอบรบ EMS

จ ำเปนตองระบ

หนา 14

ตวอยางใบตอบรบแบบลงทะเบยน

ระบหนวยงาน หรอชอผฝากสง จ ำเปนตองระบ

หนา 15

การตดใบตอบรบแนบกบซองจดหมาย

ตวอยางตดใบตอบรบแบบ EMS ดานหนา

ดานหลง

หนา 16

ตวอยางตดใบตอบรบแบบลงทะเบยน ดานหนา

ดานหลง

ขอสงเกต การตดใบตอบรบกบซองจดหมาย จะตองหนดานชอและทอยของผรบ ออกดานนอกเสมอ โดยสงเกตจาก ชองตราประจ าวนของทรบฝาก และชองเลขทสงของ

หนา 17

การสงหนงสอทางไปรษณยโดยช าระเปนรายเดอน

ในกรณทตองสงจดหมายทเปนงานของมหาวทยาลย และใชซองของมหาวทยาลยทมตราคาฝากสงเปนรายเดอน จดหมายดงกลาวจะตองผานหนวยงานตนสงกด และใหหวหนาหนวยงานตนสงกดลงนามในใบน าสงกอนจะน าสงทงานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ เพอด าเนนการตามขนตอนของไปรษณยรายเดอน หลงจากนนจะไดน าสงสวนการเงนและบญชตรวจสอบเอกสาร และช าระเงนใหแกบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ตอไป กรณทเปนจดหมายสวนตวและตองการใชซองของมหาวทยาลย บคคลนนจะตองตดแสตมปทกครง โดยใหถอปฏบตตามระเบยบหรอวธการทบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ก าหนดเทานน หนวยงานทกหนวยงานภายในมหาวทยาลยทตองการสงไปรษณยออกเปนเงนเชอ จะตองสงแบบฟอรมลายมอชอผมอ านาจลงนามผฝากสงไปรษณยภณฑของมหาวทยาลยกบสวนสารบรรณและนตการ เพองานไปรษณยจะไดเกบไวเปนหลกฐานในการตรวจสอบและน าสงออกอยางถกตองตอไป

ตวอยางแบบฟอรมลายมอชอผมอ านาจ ส าหรบหนวยงานภายในมหาวทยาลย

หนา 18

ตวอยางใบน าสงสงของทางไปรษณยโดยช าระคาฝากสงเปนรายเดอน

เปนแบบฟอรมส าหรบใหทกหนวยงาน กรอกรายละเอยดการน าสงไปรษณยภณฑมายงสวนสารบรรณและนตการ เพอเปนหลกฐานในการฝากสงในแตละวน โดยไดรบอนมตการสงออกจากหวหนาหนวยงานหรอผทไดรบมอบหมายเทานน (ตามแบบฟอรมผมอ านาจลงนาม) ทงน แบบฟอรมตางๆ ของงานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ สามารถดาวนโหลดไดท dcdl.sut.ac.th เมน download หวขอแบบฟอรมไปรษณย

หนา 19

ตวอยางใบน าสงรายเดอนทกรอกขอมลเรยบรอยแลว

หนา 20

ตวอยางใบน าสงสงของทางไปรษณยโดยช าระคาบรการเปนเงนเชอ

หนา 21

ตวอยางใบน าสงไปรษณยภณฑเปนเงนเชอทสงเปนจ านวนมาก

หนา 22

เปนแบบฟอรมส าหรบสวนสารบรรณและนตการ ใชกรอกรายละเอยดในการน าสงไปรณยภณฑ ไปยงผรบภายนอกมหาวทยาลย ทงภายในประเทศและตางประเทศ ใหกบบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ส าหรบเปนหลกฐานในการฝากสงในแตละวน (กรณสงเปนEMS/ลงทะเบยน จ านวนมาก (ตงแต 10 ฉบบขนไป) ใหแตละหนวยงานลงบนทกในแบบฟอรมน และสงจดหมายอเลกทรอนกส (e-Mail) ไปยง wirachon@sut.ac.th)

หนา 23

อตราคาบรการไปรษณยแบบตาง ๆ (เปนเครองมอใชส าหรบการตดสนใจในการสงออกของแตละหนวยงานภายในมหาวทยาลย โดยมงเนนการประหยดและรวดเรว)

สามารถตรวจสอบอตราคาบรการและขอมลตางๆ ไดท www.thailandpost.com

หนา 24

หนา 25

หนา 26

หนา 27

หนา 28

หนา 29

หนา 30

หนา 31

หนา 32

ตารางระยะเวลาทสงของสงทางไปรษณยจะสงถงผรบปลายทางตางประเทศ และในประเทศแบบตางๆ (ใชตดสนใจในการน าสงออกของหนวยงาน)

หนา 33

ระยะเวลาทสงของสงทางไปรษณยจะสงถงผรบภายในประเทศ

หนา 34

อางอง

- ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2553 - ระเบยบ บรษท ไปรษณยไทย จ ากด

หนา 35

ภาคผนวก

หนา 36

หนา 37

คณะผจดท า งานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ

1. นายวระชน ศรราง 2. นายพรพฒน นาคใหม 3. นายเสนห ประชากลาง 4. นายพงษไทย เยาวเรศ