โครงงาน

เรอง ระบบสำานกงานอตโนมต (Office Automation System)

เสนออาจารยเพยงดาว นทวฒกล

จดทำาโดย

1.นางสาวนภารตน สลย รหส 5006104335

2.นางสาวนรศรา ชตายก รหส 5006104336

3.นางสาวนรศรา วงคแสน รหส 5006104337

4.นางสาวเบญจวรรณ แกว รหส 5006104344

5.นางสาวพรลภส กองแสง รหส 5006104352

6.นางสาววลาวรรณ ชมปญญารหส 5006104377 7.นางสาวศรรตน ธรชยสกล รหส

5006104380 8.นางสาวสลวลย จนทรพรมมา รหส

5006104392

9.นางสาวโสภตตา แกววงศษา รหส 5006104393

10.นางสาวหทยชนก ดวงชะฏา รหส 5006104394

คณะบรหารธรกจ สาขาการเงน ชนปท 2

รายงานฉบบนเปนสวนหนงของวชา ระบบสารสนเทศทางธรกจ สธ 318

ภาคเรยนท 1 ปการศกษา 2551

คำานำา

โครงงานนเปนสวนหนงของรายวชาสธ 318 ระบบสารสนเทศทางธรกจจดทำาขนเพอประกอบการเรยนการสอนในวชาระบบสารสนเทศทางธรกจ เรองระบบสำานกงานอตโนมต ซงมเนอหาเกยวกบ ความเปนมาและความหมายของระบบสำานกงานอตโนมต วตถประสงค ลกษณะการทำางาน การประยกตใช รวมไปถงการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต

ผจดทำาหวงเปนอยางยงวาโครงงานฉบบน จะเปนประโยชนในการเรยนการสอนวชาสารสนเทศทางธรกจและผ

ทสนใจศกษาเกยวกบระบบสำานกงานอตโนมตไดเปนอยางด ถาหากผดพลาดประการใดกขออภยมา ณ ทนดวย

คณะผจดทำา

กลมเพยวรค

สารบญ

เรอง หนา

คำานำา ก

สารบญ ขความเปนมาของระบบสำานกงานอตโนมต 1ความหมายของระบบสำานกงานอตโนมต 1วตถประสงคของระบบสำานกงานอตโนมต 2ลกษณะการทำางานของระบบสำานกงานอตโนมต 2

- เครอขายภายในระบบสำานกงานอตโนมต 7

- การออกแบบระบบเครอขายส ำาหรบระบบส ำาน กงานอตโนมต 8ตวอยางโปรแกรมของระบบสำานกงานอตโนมต 9การประยกตใชงานของระบบสำานกงานอตโนมต 11

- การประยกตเพอเพมประสทธในงานสำานกงาน 11- ล กษณะการประย กต ระบบส ำาน กงานอ ตโนมต จากทรพยากรทมอย 12

การพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต 16

- องคประกอบในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต 16- ปญหาของการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต 19- ขอเสนอแนะในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต 19

ขอดขอเสยของระบบสำานกงานอตโนมต 20อนาคตของระบบสำานกงานอตโนมต 20บรรณานกรม ค

ระบบสำานกงานอตโนมต

ความเปนมาของระบบสำานกงานอตโนมต                    

ในชวงระยะเวลาเพยง 20 ปทผานมา พบวาพฒนาการเทคโนโลยอเลกทรอนกสคอมพวเตอร และการสอสารทสงผลตอการเปลยนแปลงและสภาพความเปนอยของมนษย เปนผลทำาใหโลกพฒนาเขาสยคของขอมลขาวสาร ปจจบนไมวาจะอยทสวนใดของโลกกสามารถตดตอโทรศพทพดคยกนไดเสมอนนงอยเคยงขางกน พฒนาการของการสอสารกำาลงทำาใหวถการทำางานบางอยางของมนษยเปลยนแปลงไป มการใชขอมลขาวสารมากขน การแลกเปลยนขอมลขาวสารทำาไดอยางรวดเรว ดวยเหตนเองธรกจทแขงขนจำาเปนตองใชขอมลขาวสารเปนจำานวนมาก เพอการตดสนใจ และเพอใหบรการทตองการความสะดวกรวดเรว ยคของสารสนเทศไดกาวหนาและเปนจรงเปนจงมากขน เราเรมรจกคำาวาเอทเอมการใชเครดตการด การสอสารผานบเลตนบอรด อเลกทรอนกสเมล และอน ๆ นอกจากนยงไดยนไดฟงคำาวาโอเอ (OA) หรอระบบสำานกงาน

อตโนมต ระบบตกหรออาคารอจฉรยะ เปนตน บทบาทและความสำาคญของเทคโนโลยกำาลงกาวเขามามสวนเกยวของอยางรวดเรว หากมองใหลกลงไปอกสกนดพบวา บนความสำาเรจของเทคโนโลยทางดานขาวสารเกอบทกประเภท อยบนฐานของเทคโนโลยคอมพวเตอรและการสอสารขอมล จนมผกลาววายคสารสนเทศในปจจบนฝากไวกบเทคโนโลย C & C (Computer and Communication)

ระบบสำานกงานอตโนมต(Office Automatic System หรอ OAS) หมายถง ระบบสารสนเทศทใชบคลากรนอยทสดโดยอาศยเครองมอแบบอตโนมต และระบบสอสารเชอมโยง ขาวสารระหวางเครองมอเหลานนเขาดวยกน OAS มจดมงหมายใหเปนระบบทไมใชกระดาษ สงขาวสารถงกนดวยขอมลทางอเลกทรอนกส (Electronic Data Interchange) แทน ระบบสำานกงานอตโนมตเปนงานทตองทำาอยเปนประจำา หรองานทวไป ทสามารถพบไดในองคกรทกประเภท เชน การสงจดหมาย การพมพเอกสารายงาน หรอ การจดตารางเวลา ซงงานลกษณะน ทำาโดยระบบคอมพวเตอรอตโนมต ผใชสารสนเทศประเภทนสามารถนำาโปรแกรมประยกต เขามาชวยงานแบบประจำาได เชน โปรแกรมประมวลผลคำา (Word Processing) สมดบญชอเลกทรอนกส(Spreadsheet) และโปรแกรมทใชตดตอสอสารภายในและภายนอกองคกร และเพอรองรบการขยายระบบใหญมากขน ทำาใหระบบสำานกงานอตโนมตสามารถสรางไดดวยโปรแกรมประยกต (Application Software) ทมขายตามรานขายซอฟตแวรระบบสำานกงานอตโนมตนมกถกใชงานโดยบคคลทกระดบในองคกร ซงมรปแบบการใชงาน 2 ลกษณะ คอ

1. รปแบบของระบบงานพมพและการประมวลผลทางอเลกทรอนกส เชน การสอสารดวยขอความ รปภาพ E-mail Fax หรอ เสยง เปนตน

2. รปแบบของการประชมทางไกลดวยระบบอเลกทรอนกส เชน การประชมทางไกลแบบมแตเสยง (Audio Conferencing) การประชมทางไกลแบบมทงภาพและเสยง (Video Conferencing) เปนตน

วตถประสงคของระบบสำานกงานอตโนมต

การจดทำาระบบสำานกงานอตโนมตจำาเปนตองใชเวลา ทรพยากรมากมาย แตหลายหนวยงานกมความคาดหวงทจะพฒนาองคกรใหเปนสำานกงานอตโนมตทงนเพอประโยชนดงน - เปนเครองมออำานวยความสะดวกในการปฏบตงานตางๆ ของสำานกงานใหมความสะดวก เปนระบบตอเนอง มรปแบบทชดเจนเปนมาตรฐานสากล- ชวยลดเวลาการจดการงานในสำานกงานลง

- ชวยลดคาใชจายการปฏบตงาน สำานกงานลง ในดานแรงงาน เครองมอ สถานทจดเกบเอกสาร - เพมความสะดวกในการสบคนขอมล และการบรณาการขอมลจากแหลงตางๆ - ปรบปรงวถปฏบตสำานกงานเปนแบบโลกาววฒนหรอสำานกงานแบบเทยม (Virtual office) ภารงานในสำานกงาน - เพมโอกาสในการแขงขนกบผแขงขน

ลกษณะการทำางานของระบบสำานกงานอตโนมต

การทำางานในระดบองคการตองการทงบคลากรทมความร ความสามารถในเชงการพฒนาและการเปนผใชSoftware เปนสงทสำาคญอกอยางหนงในการทำางานของเครองคอมพวเตอรปจจบนม Software ใหม ๆ ทจะคอยชวยอำานวยความสะดวกในการทำางานของระบบสำานกงานอตโนมต เชน ระบบปฏบตการ Windows Linux NT เปนตนซ งจะม Software ทสามารถทำางานรวมกบระบบปฏบตการ ของแตละชนดไดเชน ระบบปฏบตการ Windows จะมชด Microsoft Office ทจะคอยอำานวยความสะดวกในการทำางานดานตาง ๆ ของสำานกงานระบบวดโอคอนเฟอรเรนซสำาหรบธรกจวดโอคอนเฟอรเปนการนำาระบบสอสารผานดาวเทยมมาใชในการสอสารภาพ เสยงและขอมลเพอประโยชนในการประชมทางธรกจหรอสมมนาระยะไกลระหวางกลมบคคลทอยตางสถานทใหสามารถ รวมประชมสนทนาโตตอบกนไดพรอมทงเหนภาพผเขารวมประชม และยงสามารถแสดงภาพตางๆ ประกอบ การประชมไดอกดวย นอกเหนอจากการประชมหรอสมมนาแลววดโอคอนเฟอรเรนซยงสามารถนำาไปใช ในการฝกอบรม แกปญหาลกคา และชวยสนบ สนนการนำาเสนอสนคาไดวดโอคอนเฟอรเรนซแบงออกไดเปน 2 รปแบบ คอ

1.วดโอคอนเฟอรเรนซแบบนง ( Still Video ) เปนการสอสารทแสดงออกมาเปนภาพนงซงอาจจะมความตอเนองหลายภาพไดแตทกภาพ ทปรากฏบนจอแสดงภาพจะเปนภาพนงทกภาพรปแบบของวดโอคอนเฟอรเรนซนเปนลกษณะของการประชม ทางเสยงประกอบภาพมากกวา เน องจากความสะดวกงายดาย และคาใชจายทต ำาเหมาะแกการเสนอรปภาพ เอกสาร แผนผง หรอ รปกราฟตางๆ

2.ว ด โ อ ค อ น เ ฟ อ ร เ ร น ซ แ บ บ เ ค ล อ น ไ ห ว ( Motion Video )

การสอสารลกษณะนจะเปนทนยมมากกวาเพราะนอกจากจะสงภาพของการประชมทเปน ธรรมชาตแลว ยงสามารถสงภาพนงหรอ

เอกสารตางๆไดดวยขอดของวดโอคอนเฟอรเรนซวดโอคอนเฟอร เรนซแบงออกไดเปน 2 รปแบบ คอ 2.1 สามารถลดคาใชจายในการเดนทาง คาเบยเลยง คาทพก

2.2 สามารถประหยดเวลาในการเดนทาง ท ำาใหเก ดความสะดวก และรวดเรว

2.3 สามารถใชขอไดเปรยบของวดโดคอนเฟอรเรนซเหนอคแขงขนดานการออกแบบผลตภณฑหรอ กลยทธของบรษทรวมทงไดรบความคดเหนทส ำาคญตอการปรบปรง และพฒนาไดอยางทนเหตการณ หลกการของคอมพวเตอรหรออปกรณรบ-สงขอมลทประกอบเปนเครอขาย ทมการเชอมโยง ตองเชอมตอถงกน รปแบบหลายอยางตามความเหมาะสมซงขนกบเทคโนโลย โครงขายการเชอมโยงนเรยกวาโทโปโลย เชน ถาหากพจารณาวาภายในสำานกงานมอปกรณสำานกงานทใชงานอยกระจดกระจาย และตองการเชอมโยงตอถงกน หากตองการเชอมตอโดยตรงจะตองใชสายเชอมโยงมาก ดงรปท 1 ปญหาของการเชอมตอคอมพวเตอร หรออปกรณเทอรมนลหลาย ๆ ครง เหนจะไดแก สายเชอมโยงระหวางสถานทเพมขนเปนจำานวนมาก และระบบการสวตซเพอใชเชอมโยงขอมลในการสอสารระหวางสถาน หากใชสถานมากขนการเชอมโยงตองใชสายมากขนอกมาก และขณะทสถานหนงทำางานกจะใชเสนทางตรงไปยงอกสถาน ทำาใหการใชสายสญญาณไมเตมประสทธภาพ

รปท 1 การตอเชอมโดยตรง

จงมความพยายามทจะหารปแบบการลดจำานวนสายสญญาณเพมประสทธภาพ ลดคาใชจาย ซงกมโทโปโลยในการใชสอสารหลายรปแบบ ดงรปท 2

รปแบบดาวมรปแบบการตอโดยการนำาสถานตาง ๆ หลายสถานตอรวมกนเปนหนวยสวตชงกลาง การตดตอสอสารระหวางสถานจะกระทำาไดดวยการตดตอผานทางวงจรสวตชง การทำางานของหนวยสวตชงกลาง จงคลายกบศนยกลางของการตดตอวงจรเชอมโยงระหวางสถานตาง ๆ ทตองการตดตอกน

รปแบบวงแหวนประกอบดวยสญญาณขอมลจากสถานตาง ๆ ทเรยกวา รพตเตอร (repeter) ทำาหนาทรบขอมลจากสถานแลวตอไปยงรพตเตอรตวถดไปเรอย ๆ เปนรปวงกลม หากขอมลทสงเปนสถานใด รพตเตอรของสถานนนกรบและสงใหกบสถาน รพตเตอรจงมหนาทรบขอมลและตรวจสอบวาเปนของตนเองหรอไม ถาใชกรบไว ถาไมใชกสงตอไป รปแบบบสและทรเปนรปแบบทมผนยมใชมากแบบหนง เพราะมโครงสรางไมยงยาก และไมตองใชรพตเตอรหรออปกรณสวตชงเหมอนแบบวงแหวน หรอรปดาว ทก ๆ สถานจะเชอมตอเขาหาบส

โดยผานทางอปกรณอนเตอรเฟสทเปนฮารดแวร การจดสงขอมลลงบนบสจงสามารถทำาใหขอมลไปถงอปกรณทกสถานได การจดสงในวธนจงตองมการกำาหนดวธการทจะไมใหทกสถานสงขอมลพรอมกน เพราะจะทำาใหขอมลชนกน วธการจดแบงอาจแบงชวงเวลา หรอใหแตละสถานใชความถสญญาณแตกตางกน ความสำาคญอยทการทำาใหทกสถานสอสารถงกนได หากพจารณาวาภายในองคกรหนงเสมอนมโครงขายขอมลอยโครงขายหนง ดงนนทก ๆ สถานจะตอรวมเขาหาโครงขายน หรอหากมองภาพทกวางออกไป เชน ธนาคารแหงหนงมสาขาอยทวประเทศ คอมพวเตอรหรออปกรณประมวลผลขอมลอน เชน เอทเอมทกตวกเชอมเขากบเครอขายสอสารขอมลเชนกน โครงขายสอสารขอมลทอยในพนทจำากด กเรยกวาระบบโครงขายทองถน (แลน-LAN - Local Area Network) หากอยระหวางหางไกลกนมาก ๆ กเรยกวา แวน (WAN - Wide Area Network) ไมวาจะเปนโครงขายอยางไรอาจเขยนแทนได ดงรปท 3

รปท 3 สถานตาง ๆ ตอเขากบโครงขายสอสารขอมล

ภายในโครงขายไมวาจะใชโทโพโลยอยางไร จะทำาหนาทสำาคญในการสวตชขอมลจากสถานหนงใหไปยงปลายทางอกสถานหนงไดอยางถกตอง เชน สถาน A เปนเวรดโปรเซสเซอร เมอปอนเอกสารจบแลวตองการสงเปนอเมล (Email) ไปยงสถาน B ทอยบนเครอขาย ผใชกจาหนาบอกแอดเดรสของสถาน B แลวสงเขาไปในเครอ

ขาย เครอขายจะสวตชขอมลใหไปยงเสนทางทถกตอง เพอสงเขาหาสถาน B การสวตชขอมลในเครอขายจงเปนเรองทสำาคญและเปนหวใจของการตดตอสอสารในระบบสำานกงานอตโนมต

การสวตชขอมลมหลายแบบอปกรณททำาหนาทสวตชขอมลเราเรยกวา ชมสายสอสารขอมล

ดงนนชมสายโทรศพททเรารจกคนเคยกนดกเปนวธการสวตชขอมลวธหนง ผทใชโมเดมเชอมโยงเขากบขายโทรศพทและตอเขาหากนไดกใชเครอขาขององคการโทรศพทฯ หรอใชชมสายภายในทเรยกวา PABX นนเอง วธการของชมสายสอสารขอมลทอยในเครอขายทใชกนโดยทวไป สามารถแบงตามหลกการทางเทคนคได 3 แบบ คอ ชมสายเซอรกตสวตชง (Circuit Switching) ชมสายแมสเซจสวตชง (Message Switching) และแพกเกตสวตชง (Packet Switching)ชมสายเซอรกตสวตชง

หากระบบสำานกงานทวไปมตชมสาย PABX หรอชมสายโทรศพทตดตอภายใน และตองการนำาคอมพวเตอรหรอเทอรมนลตอเขาหากนผานชมสายโทรศพทดงกลาวน หรอจะผานไปยงชมสายขององคการโทรศพทฯ กถอวาเปนการสวตชขอมลแบบเซอรกตสวตชง การตดตอแตละครง ชมสายจะทำางานเชอมโยงวงจรจากผเรยกไปยงผถกเรยก ซงเปรยบไดกบการเชอมโยงระหวางผใชทงสองโดยตรง ในขณะนวงจรทใชอยผอนจะเรยกใชไมได การตดตอระหวางสถานจงเกดขนไดตลอดเวลาทวงจรยงตออย ในระบบนมขอเสยตรงทหากคอมพวเตอรหรอเทอรมนลตดตอกบศนยขอมล ในการเรยกคนขอมลเปนระยะจะทำาใหมชวงเวลาทสายสญญาณไมมการใชและผอนกใชไมได กาาตดตอผานเซอรกตสวตชงจงเหมาะกบการใชสอสารขอมลทมการโตตอบกนตลอดเวลาดวยปรมาณสง และการเชอมโยงอปกรณระหวางสถานตนทางกบปลายทางตองตกลงและใช

มาตรฐานเดยวกน ชมสายเซอรกตสวตชงในระบบสำานกงานอตโนมตกมการใชกนอยแลวในกลมจำาพวกโทรศพท โทรสาร หรอสอสารขอมลผานโมเดม ทงผานชมสายภายในหรอชมสายภายนอก รปแบบการตดตอสอสาร ดง รปท 4 การตดตอสอสารขอมลนผใชจะตองมระบบซอฟตแวรในการตรวจสอบความถกตองของขอมลเอง เพราะชมสายจะไมมระบบตรวจสอบขอมลในชมสายทำาหนาทเพยงการสวตชวงจรใหเทานน

รปท 4 คอมพวเตอร A ตดตอกบศนยขอมล B ผานชมสายเซอรกตสวตชง เชนชมสายโทรศพท

ชมสายแมสเซจสวตชง พฒนาการกาวตอมาชมสายแมสเซจสวตชง เปนระบบทใชเทคนคของการสอสาร

ขอมลทใหชมสายมความชาญฉลาดเพมขน ชมสายจะเสมอนเปนคอมพวเตอรทรบขอมลมาเกบและสงตอผานออกไปทเรยกวา Stort and Forward การตดตอจงไมตองเชอมโยงวงจรจากสถานตนทางกบสถานปลายทางอยางจรง ๆ เหมอนกบเซอรกตสวตชง ผเรยกสามารถสงขอมลออกไปยงผถกเลอกเสนทางทเหมาะสมได กจะสงตอไปยงชมสายถดไป และจะกระทำาแบบนจนถงผถกเรยก จะเหนวามการหนวงเวลาระหวางผเรยกกบผถกเรยก แตกทำาใหการใชสายภายในระหวางชมสายมประสทธภาพมากขน และการตดตอระหวางผเรยกกบผถกเรยก กมการรบประกนเรองความถกตองขอมล ทำาใหระบบเชอมตอระหวางสถานอาจแตกตางกนได เพราะชมสายจะ

เปลยนไป ชมสายแบบนจงไมเหมาะกบงานประเภทโตตอบทนท เพราะจะมเวลาหนวงในระบบสง และจะแปรตามปรมาณขอมล พฒนาการแบบนไดรบการนำามาใชในการสงเทเลกซถงกน ซงเวลาหนวงในระบบไมใชปญหาสำาคญระบบสำานกงานอตโนมตจงไมนยมใชหลกการสอสารแบบน

สอสารขอมลแบบแพกเกตสวตชง

ระบบแลน (LAN) ทใชในสำานกงานทใชระบบบส หรอทร จะมการสงขอมลในลกษณะนำาขอมลมาแพกลงซอง จาหนาซองแลวสงออกไปในบส สถานปลายทางตรวจสอบพบซองทจาหนาถงตนเองกจะเกบซองนนขนมา หากขอมลทสงจากสถานตนทางไปยงสถานปลายทางตองผานหลายชมสาย กใชหลกการคลายระบบแมสเซจสวตชง กลาวคอ ระบบจะเกบขอมลและสงตอเชนเดยวกน แตจะตางกนตรงทแพกเกต-สวตชงจะแบงขอมลออกเปนสวนยอย ๆ เรยกวา แพกเกต แตละแพกเกตจะถกทยอยสงผานชมสายจดตาง ๆจนถงปลายทาง ซงปลายทางกจะรวมแพกเกตตาง ๆ ใหกลบเปนขอมลเดมโดยสมบรณอกครงหนง การทขอมลถกแบงออกเปนแพกเกตยอย ทำาใหชมสายไมตองคอยรบขอมลทงหมดใหครบกอน เปนผลทำาใหลดชวงเวลาหนวงลง จงทำาใหระบบนสามารถใชกบงานแบบโตตอบทนทได ขอดของชมสายแบบแพกเกตสวตชงทเหนไดชดคอ อปกรณตนทางกบปลายทาง สามารถสงดวยความเรวทตางกนได เพราะชมสายจะเปนผแปลงสญญาณ ใหความเรวเขากนได มการรบประกนความถกตองของขอมลทรบสงทำาใหระบบมความเชอถอสง สามารถใชในระบบทโตตอบดวยความเรวได มระบบรกษาความปลอดภยของขอมล โครงขายดงกลาวนทำาใหใชงานพรอมกนหลาย ๆ ระบบได โดยงานประยกตแตละระบบไมยงเกยวกน แตใชผานชมสายเดยวกน

เครอขายภายในสำานกงานอตโนมต

ภายในสำานกงานอตโนมตทเกดขนในปจจบนจะมทงการสอสารดวยเสยง ขอมลภาพระบบภายในทมการสอสารดวยเสยง จงมกใชชมสายแบบเซอรกตสวตชง เชน PABX ดงนนจงพวงการสอสารขอมลเขาไปดวย ดวยการตอเชอม เชน เทอรมนลคอมพวเตอรเขากบมนคอมพวเตอรหรอเมนเฟรม การใชวงจรจะเชอมตอเพอสงผานขอมลถงกน อยางไรกด ภายในสำานกงานกจำาเปนตองมการเชอมโยงระบบคอมพวเตอรในลกษณะแลน การเชอมตอแบบแลนเปนการนำาอปกรณหลาย ๆ แบบตอเขาสโครงขายเดยวกน เพอเพมคณคาของระบบทำาใหการสงผานขอมลระหวางกนทำาดวยความรวดเรวสงมาก ผใชงานสามารถโตตอบกนเสมอนเวลาจรง การใชแลนจงมบทบาททสำาคญเพมขน และมผนยมใชในสำานกงานตอไป ภายในสำานกงานจำาเปนตองมการเชอมโยงระบบคอมพวเตอรในลกษณะแลน แพกเกจ-สวตชงเปนบรการเครอขายสาธารณะ

เพอใหการใชงานในรปแบบเครอขายมประสทธภาพ และทนคาใชจาย จงจำาเปนตองมหนวยงานกลางลงทนให และแบงงานรวมกน ระบบแพกเกต-สวตชงจงเปนระบบทเรยกไดวาเปนบรการสาธารณะปจจบน การสอสารแหงประเทศไทยเปดบรการเครอขายเชอมโยงผานแพกเกข-สวตชงทใชชอวา ไทยแพก การบรการผานไทยแพกจะมคาบรการถกกวาการใชเซอรกตสวตชงขององคการโทรศพท เพราะหากใชบรการระยะทางไกล อตราคาโทรศพทจะทวตามอตราทางไกล แตหากผานไทยแพกจะคดตามปรมาณการรบสงขอมลจรง

การออกแบบระบบเครอขายสำาหรบสำานกงานอตโนมต หากเปนองคกรขนาดเลก ความ

สำาคญของเครอขายจะลดลงเพราะองคกรอาจเลอกระบบ PABX และ LAN ประกอบรวมกนใชงานภายใน และตอเชอมกบภายนอกผานเครอขายบรการสาธารณะ เชน ขององคการโทรศพทหรอของการสอสาร ตลอดจนบรการของเอกชนทกำาลงใหเปดบรการในขณะนอกหลายเครอขาย สำาหรบองคกรขนาดใหญระบบเครอขายภายใน

เปนเรองสำาคญ การวางเครอขายภายในหรอทเรยกวา backbone เปนเรองททำาใหขอมลขาวสารตาง ๆ ถงกนได รปท 5 เปนตวอยางการวางโครงขายหลกขององคกรขนาดใหญทตองการเชอมโยงขอมลภายในหลาย ๆ แผนเขาดวยกน โดยมหนวยงานกลางหรอศนยคอมพวเตอรเปนแหลงเกบรวบรวมขอมลสำาหรบการบรหาร ศนยคอมพวเตอรจงเสมอนเปนศนยกลาง ซงแตเดมจะแตกกระจายเชอมโยงกบศนยคอมพวเตอรขององคกรแบบรปดาว คอแตกกระจายเทอรมนลออกไป แตในปจจบนมการวางสายเพอเปนถนนใหกบขอมลทเรยกวา backbone ถนนขอมลเหลานจะทำาหนาทเปนถนนสายหลกสำาหรบขอมล ซงจำาเปนตองใหขอมลวงผานถนนดวยความเรวเหมอนถนนเชอมระหวางจงหวด

รปท 6 การวางถนนขอมลสายหลก

ในแตละแผนกจะมถนนสายยอยของตนเอง เชน เปนระบบแลน มจำานวนสถานหลาย ๆ สถาน แตละสถานเชอมตอถงกน มการสงผานขอมลตาง ๆ เขาหากนได และสงขอมลออกถนนสายหลกไปยงแผนกตาง ๆ หรอศนยคอมพวเตอรกลางได การขยายเครอขายจะทำาไดงาย ดวยเหตนเองจงใหขอเดนทแตละหนวยงานจะดแลสถานของตนเอง และสามารถลงทนขยายระบบตามความจำาเปน คอมพวเตอรหลกกไมจำาเปนตองมขดความสามารถประมวลผลสงมาก เพราะการประมวลผลกระทำาแบบกระจาย แตตองมขดความสามารถในการเกบขอมลได

มาก เราจงเรยกวา ไฟลเชรฟเวอร โครงขายการวางถนนหลกจงทำาใหเครองคอมพวเตอรมขนาดเลกลง ลงทนนอยลง ดแลงายขน จงมผเรยกระบบลกษณะนวา down sizing ซงเปนการลดขนาดเมนเฟรมในอดตลงมา โดยทประสทธภาพการทำางานตาง ๆ ยงทำาไดด และทสำาคญคอ เชอมโยงใหเปนระบบสำานกงานอตโนมตไดอกดวย

การวางถนนขอมลสายหลกจะตองดพนททางภมศาสตร เพอวาการลงทนวางสายจะสนเปลองคาใชจายนอยลง หากตองการใหมเสนทางถนนสำารองเพอเพมความเชอถอไดของระบบ กจะตองเลอกเสนทางสำารอง นอกจากนยงตองดความหนาแนนของการใชขอมลเพอทำาใหถนนขอมลไมแออด ทำาใหประสทธภาพลดลง

Email เปนตวอยางของการใชระบบสำานกงานอตโนมตอเลกทรอนกสเมล หรอ อเมล เปนตวอยางการประยกตทใช

งานกนอยางแพรหลายในตางประเทศ ปจจบนเราสามารถสงขาวสารถงกนผานทางอเมลไดงาย บนนามบตรของชาวตางประเทศทไดรบมา ขณะนจะเหนแอดเดรสของอเมลเพมขนจากหมายเลขโทรศพท และแฟกซ การเชอมเครอขายตาง ๆ เขาถงกน ทำาใหการสงขาวสารตามแอดเดรสดงกลาวเปนไปได ผสงเพยงจาหนาตามแอดเดรสแลวสงผานบรการสาธารณะ สวนของบรการสาธารณะนนจะตองมขอตกลงสงออกผานไปยงเครอขายอนสงตอ ๆ กนไปจนถงปลายทาง

แตสำาหรบภายในองคกรเดยวกน หากมการพาโครงขายไวแลวกจะมการกำาหนดแอดเดรสภายในกนได ระบบซอฟตแวรทมอยในระบบสอสารขอมลจะเปนตวจดการรบสงจดหมาย หรอขอความเหลานถงกน ทำาใหการสงเอกสารขอมล ขอความเปนไปดวยความรวดเรวและงายดาย

ตวอยางโปรแกรมของระบบสำานกงานอตโนมต

PRAXTICOL คอโปรแกรมสำานกงานอตโนมต(e-office)ทประกอบดวยระบบ Workflow, ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสระบบจดเกบและคนหาเอกสาร และระบบประชมอเลกทรอนกส ซงเปนระบบทสนบสนนการลดประมาณการใชกระดาษ ใหนอยลง เนนการทำางานทเกยวของกบการรบ-สงเรองตลอดจนการจดเกบและคนหาขอมลเอกสารสำาคญอนๆ ในองคกรใหมการจดเกบทมประสทธภาพ คนหาไดถกตองและรวดเรว

PRAXTICOL เปนระบบทสนบสนนการทำางานของอปกรณชนดตางๆ ไดอยางมประสทธภาพ อาทเชน เครองสแกนเนอร เครองพมพ เครองยงและพมพบารโคด กลองดจตอล เปนตน

PRAXTICOL คอโปรแกรมระบบงาน ซงสนบสนนการทำางานทเกยวเนองกบเอกสาร ขอมล ทรพยากรและการแลกเปลยนขอมลภายในองคกร เพอชวยใหการทำางานของคณมประสทธภาพเพมมากยงขน

PRAXTICOL ประกอบดวยระบบงานสวนตางๆ ซงทำางานสมพนธกนไดอยางมประสทธภาพ

เปนระบบทสนบสนนการทำางานของอปกรณชนดตางๆ ไดอยางมประสทธภาพ อาทเชน เครองสแกนเนอร เครองพมพ เครองยงและพมพบารโคดกลองดจตอล เปนตน

ถกพฒนาขนมาเพอรองรบองคกรขนาดเลก กลาง จนกระทงขนาดใหญ

ถกพฒนาขนมาดวยทมงานคนไทย 100 % สามารถลดการใชงานกระดาษภายในองคกร สามารถเพมประสทธภาพ ความถกตอง ความรวดเรว และ

ความปลอดภยในการใชขอมลและทรพยากรตางๆขององคกร

สามารถเพมประสทธภาพในการจดเกบและสบคนเอกสาร รวมถงขอมลประเภทตางๆ

สามารถเพมประสทธภาพในการรบสง และแลกเปลยนขอมลขาวสารระหวางบคลากร

สามารถสรางระเบยบในการจดการเอกสาร ขอมล และทรพยากรตางๆขององคกร

การประยกตใชงานของระบบสำานกงานอตโนมต

การประยกตเพอเพมประสทธภาพในงานสำานกงาน

1. เครองจกรอปกรณหรอฮารดแวร เครองจกรอปกรณเกยวของกบโครงสรางขององคการในทกระดบ เพราะเกยวของกบการทำางานของบคลากรในทกระดบ 1.1 ระดบบคคล ฮารดแวรใชงานในระดบบคคล ไดแก ระบบโทรศพท โทรสาร คอมพวเตอรสวนตว การใชอปกรณตางๆ เหลานมบทบาทสำาคญตอการดำาเนนงานในระดบบคคลมาก 1.2 ระดบกลม เมอมการทำางานเปนกลม เปนแผนก เปนกอง เปนฝาย การดำาเนนการรวมกนจงตองอาศยเครองจกรอปกรณชวย มการตดตอสอสารกนภายในกลม ปจจบนมการสรางขายงานบรเวณเฉพาะทหรอแลน (Local Area Network, LAN) 1.3 ระดบองคการ มการสรางเครอขายรวมกนโดยเชอมโยงระดบกลม แตละกลมเขาดวยกน มการวางเครอขายในรปแบบเปนเครอขายขนาดใหญทเรยกวา ขายงานบรเวณวทยาเขต (campus area network) หรอเอนเตอรไพรสเนตเวอรก (enterprise network) เพอรองรบการทำางานของทงองคการ2. ซอฟตแวร ทใชเกยวของกบการทำางานในองคการทกระดบ 2.1 ระดบบคคล ซอฟตแวรระดบบคคลสวนใหญเปนโปรแกรมสำาเรจรป ไดแก โปรแกรมประมวลคำา โปรแกรมตารางทำาการ โปรแกรมนำาเสนอผลงาน โปรแกรมจดการฐานขอมล เปนตน 2.2 ระดบกลม ผผลตซอฟตแวรหลายบรษทเนนซอฟตแวรใหใชงานเปนกลม เพอสรางกลมงานตามโครงสรางการเชอมฮารดแวรแบบแลน ซอฟตแวรเหลานทำาใหผทอยในกลมงานสามารถทำางานรวมกน ตดตอสอสารถงกน สงผานขอมลและดแลจดการขอมลขาวสารภายในกลม 2.3 ระดบองคการ โดยทวไปการใชงานระดบองคการจะมรปแบบททำางานรวมกน แตตางมมมองในเรองขอมล เชน การจดการฐานขอมล ผบรหารสามารถดรายงานสรปในระดบบรหารดวยระบบสารสนเทศเพอการจดการขององคการ ฝายปฏบตการดแลขอมล

เฉพาะทตนเองเกยวของจากระบบประมวลผลรายการ3. ขอมลขาวสาร ขอมลขาวสารสามารถแบงระดบการใชงานใหตรงกบวตถประสงคการทำางานแตละสวนขององคการ เชน ในระดบบคคลมการใชขอมลขาวสารในการประมวลผล สวนในระดบกลมมการสรางฐานขอมลเฉพาะงาน ในระดบองคการมการวางโครงสรางของขอมลขาวสารเพอใชงานรวมกนทงองคการ มการสรางฐานขอมลกลาง4. บคลากร ภายในองคการตองมการเตรยมการบคลากรใหรองรบการใชงาน โดยเนนการวางแผนการฝกอบรมใหพนกงานไดเรยนรการใชเทคโนโลย และซอฟตแวรตางๆ ในระดบกลม พนกงานทกคนตองเรยนรและเขาใจการทำางานรวมกนในกลม เขาใจการประสานงานและการใชงานรวมกน เพอใหเกดประสทธภาพในการทำางานในกลมของตนเอง

ลกษณะของการประยกตระบบสำานกงานอตโนมตจากทรพยากรทมอย1. การสรางมลคาเพมใหกบองคการ มลคาเพม (value added) เปนตวสำาคญทจะสรางคณคาเพมเตมจากสงทมอยแลวใหมมลคาเพมขนโดยการลงทนทใสเขาไปอาจจะไมมากมายในแงของตวเงน แตตองใชเทคนควธการพเศษ ใชความรความสามารถทสงสมไว การเพมมลคาเพมจงเปนหวใจทจะทำาใหธรกจและองคการไดประโยชนเพมขน โดยการลงทนหรอการใชแรงงานนอยลง2. การประยกตระบบสำานกงานอตโนมตจากทรพยากรทมอย การใชทรพยากรทมอยในองคการจงจดดำาเนนการใหเพมคณคาไดสามระดบ คอระดบบคคล ระดบกลม และระดบองคการ 2.1 ระดบบคคล ในระดบบคคลมการวางโครงสรางเพอรองรบการใชงานระดบบคคลใหดขน มการ ฝกอบรมใหมความร

ความสามารถในการใชงานคอมพวเตอรสวนตว โดยเฉพาะงานตางๆ ดงน 2.1.1 งานดานเอกสาร 2.1.2 งานคำานวณดวยตารางทำาการ 2.1.3 การสรางรายงานและการนำาเสนอผลงานดวยโปรแกรมนำาเสนอ 2.1.4 การจดการขอมล 2.1.5 โปรแกรมระบบสอสาร 2.2 ระดบกลมและระดบองคการ การทำางานในระดบกลมสวนใหญเปนงานทตอบสนองงานในหนาทหลก เชน งานทางดานบญช การเงน การผลต การขาย มการวางเปนเครอขายเพอทำางานรวมกน ลกษณะงานดงกลาวทำาใหผรวมงานไดประโยชนรวมกนดงน 2.2.1 งานตดตอสอสาร 2.2.2 การใชทรพยากรรวมกน 2.2.3 การใชขอมลรวมกน

การใชไปรษณยอเลกทรอนกส ไปรษณยอเลกทรอนกสหรออเมล (electronic mail,e-mail) เปนระบบสอสารขอความทมลกษณะเหมอนการสงจดหมายทวไป แตขอความหรอจดหมายนนเกบไวในคอมพวเตอร และสงผานทางเครอขายคอมพวเตอร มการรบสงอยางอตโนมต1. ลกษณะการใชงานอเมลในองคการเพองานสำานกงานอตโนมตการใชงานอเมลในองคการม 2 วธ คอ แบบออนไลนและออฟไลน ดงน 1.1 วธการแบบออนไลน ผใชใชคอมพวเตอรสวนตวทตออยกบเครอขาย โดยมโปรแกรมเชอมโยงไปยงเครองบรการทมตจดหมายของตนเองเกบไว ทำาการเรยกหยบจดหมายออกมาด มาเขยนโตตอบ หรอดำาเนนการใดๆ กบจดหมายของตนได

1.2 วธการแบบออฟไลน ผใชจะทำาการใชงานบนพซของตนเอง โดยมโปรแกรมเมลสำาหรบเครองรบบรการทำางานอย เมอตองการอานเมลจะมการเชอมตอไปยงเครองบรการ เพอคดลอกจดหมายจากเครองบรการมาไวทเครองรบบรการ ผใชจะทำาการโตตอบจดหมายเฉพาะทางฝงเครองบรการเทานน การเชอมตอจะเชอมตอชวขณะเพอดำาเนนงานคดลอกหรอสงจดหมายจากนนจะเลกตดตอ2. การใชประโยชนไปรษณยอเลกทรอนกสเพอการเพมมลคาใหองคการ ระบบไปรษณยอเลกทรอนกสมสวนชวยเพมใหกบการดำาเนนในองคการมากมาย ดงน 2.1 ความรวดเรวในการตดตอสอสาร 2.2 การบรการทางอเมล เปนชองทางททำาใหบรการขององคการกวางขวางขน 2.3 การลดคาใชจายในการดำาเนนการ 2.4 การบรหารงานในองคการใชหลกการไมประสานเวลาไดดขน 2.5 ความสมพนธของบคลากรในองคการดขนการจดลำาดบงานและการนดหมาย โปรแกรมสำาเรจรปในเรองการจดลำาดบงาน และการนดหมายใชงานบนเครอขายภายในองคการ โปรแกรมเหลานเนนใชงานไดตงแตระดบบคคล ระดบกลม หรอใชรวมกนทงองคการ โปรแกรมสามารถทำาไดทงการเกบรวบรวมกำาหนดการนดหมายตางๆ ของบคคลเอาไว มปฏทนใหใชงาน และสามารถแสดงสมดวางแผนงานประจำาวน ชวยใหมการทำางานอยางมประสทธภาพและรวมงานกบผอนไดด 1. การสรางและตรวจสอบการนดหมาย 2. การกำาหนดการและเชญประชม

3. การเตอนกำาหนดการนดหมาย 4. การจดลำาดบความสำาคญของงาน

การประกาศแจงขอความดวยกระดานขาว กระดานขาวเปนกระดานทเปดใหผอนสามารถเขามาอานขาวสารได รปแบบของกระดานขาวทใชในองคการมหลายรปแบบ มโปรแกรมในลกษณะกระดานขาวหลากหลายแบบ แตทกแบบมลกษณะในการแจงขาวและรบขาวสารจากผทจะนำามาประกาศแจงขอความ1. กระดานขาวยสเนตนวส กระดานขาวยสเนตนวส เปนกระดานขาวทมผพฒนามานานแลว พฒนาขนมาใชกบอนเทอรเนต แตตอมามผนำามาใชเปนกระดานขาวในองคการของตนในรปแบบทใชเฉพาะกบอนทราเนต คอใชเฉพาะในองคการของตนเทานน การใชกระดานขาวนมประโยชนตอองคการมาก เพราะบางองคการพนกงานอยกนคนละทหรอตองปฏบตภารกจนอกททำางานทกวน สามารถตดตอเขามาทางเครอขายคอมพวเตอรเพอดขาวสารตางๆ ไดตลอดเวลา2. กระดานเวบหรอเวบบอรด จดออนของยสเนตนวสคอ มความยงยากในการเขยนขาวในลกษณะทเปนภาพ หรอมลกษณะมลตมเดย จงมผพฒนาระบบกระดานทผตดขาวสามารถใหขาวสารในลกษณะขอความ พรอมรปภาพ หรอองคประกอบอนรวมกได โดยการแจงความขาวสารนกระทำาบนโปรแกรมคนผานหรอเบราเซอร (browser) เพอสงขาวสารไปเกบไวยงเวบของเครองบรการ ขาวสารทเขยนลงไปบนเวบบอรดน เปนขาวสารทใชรวมกนบนเครอขายเวรลด ไวล เวบจงทำาใหผเรยกใชงายและสะดวกในการเรยกดขาวสาร3. ประโยชนทไดจากกระดานขาว- ใชกระดานประกาศ แจงขอความสาธารณะ- ใชเปนเวทแสดงความคดเหน แลกเปลยนความคดเหน หรอรบฟง

ความคดเหน- ชวยใหผทำางานทอยหางไกลสามารถสงขอความถงกน และชวยกนดำาเนนการบางอยางได- เพมคณคาการใชงานใหกบองคการการใชขอความหลายมตในงานสำานกงานอตโนมต เวบเพจ คอขอมลทเกบดวยหลกการของขอความหลายมต และเชอมโยงขอมลเปนเครอขาย เรยกเครอขายขอมลบนอนเทอรเนตนวา เวรลด ไวล เวบ (World Wide Web, WWW)1. การใชขอความหลายมตเปนโฮมเพจสวนบคคล การสรางโฮมเพจสวนตวเปนวธการทจะทำาใหบคลากรทกคนสามารถหาทอยภายในไซเปอรสเปซ เพอประโยชนในการดำาเนนธรกจตางๆ ผานทางโฮมเพจ และเปนการแนะนำาตวเอง

2. การใชโฮมเพจหนวยงานแนะนำาองคการและประชาสมพนธ โฮมเพจขององคการจะใหขอมลเกยวกบองคการทเรยกวา ขอมลยอขององคการ (company profile) มการใหรายละเอยดสนคาทผลตหรอขอมลการดำาเนนงานตางๆ เพอการประชาสมพนธองคการ3. การใชโฮมเพจในการโฆษณาขายสนคาและรบสงสนคา ปจจบนมการทำาธรกจผานทางดานโฮมเพจเหลานเปนจำานวนมาก เกดสภาพการทำาธรกจบนเครอขายทแพรหลายเพมขนอยางรวดเรวการตดตอสอสารระหวางบคคล1. การประยกตสอสารทางเสยง ระบบสอสารทางเสยงทรจกกนดคอ ระบบโทรศพท การตดตอสอสารภายในองคการ จะมระบบสอสารภายในทเปนตสาขาอตโนมตหรอพเอบเอกซ (Private Automatic Branchch

Exchange, PABX) เปนชมสายโทรศพทภายในองคการ ปจจบนเทคโนโลยทางดานตสาขาอตโนมตพฒนาไปมาก ใชเทคนคทางดานดจทลทำาใหสามารถเชอมโยงกบชมสายโทรศพทสาธารณะไดอยางดการตดตอทางเสยงมแนวโนมทจะพฒนาใหกาวหนา และสะดวกยงขน ดงจะเหนไดจากการทมระบบโทรศพทไรสายสวนบคคลหรอพซท (Personal Communication Telephone, PCT) ระบบโทรศพทเคลอนทแบบรงผงหรอเซลลลาโฟน (cellular mobile phone) หรอระบบโทรศพทมอถอ2. การเชอมโยงระบบโทรศพทกบเครอขายคอมพวเตอร การพฒนาการทางเทคโนโลยสามารถนำาสญญาณเสยงทใชในระบบโทรศพทใหเปนกลมขอมล (package) ขนาดเลกและใชงานรวมกบเครอขายคอมพวเตอรได การใชสญญาณเสยงเปนกลมขอมลเลกๆ น จะทำาใหระบบการสอสารดานโทรศพทใชงานบนเครอขายคอมพวเตอร ทำาใหการผนวกกนระหวางขอมลกบเสยงเปนไปไดมาก3. การประชมและระบบการประชมทางวดทศน การตดตอสอสารระหวางบคคลในลกษณะการประชมทางวดทศนและการประชมบนเครอขายทำาใหเกดสภาพการเปลยนแปลงการทำางานในองคการไดมาก เพราะสามารถลดระยะเวลาในการทำางาน และลดระยะทางขององคการลงไดมาก สภาพการดำาเนนงานในองคการจงตองปรบเปลยนการบรหารและการจดการ โดยเนนโครงสรางของขอมลขาวสารทจะเขามามสวนชวยในการดำาเนนการ เพอการแขงขนทนบวนจะตองแขงขนกนมากขนและรนแรงขนกรณศกษาในการประยกตระบบสำานกงานอตโนมต

ตวอยางการประยกตใชระบบสำานกงานอตโนมตในงานดานธรกจ ตวอยางการประยกตใชระบบสำานกงานอตโนมตในงานดานธรกจ มการพฒนาระบบการทำางานและสรางระบบเครอขายตางๆ ภายในองคการใหเชอมโยงกน ไมวาจะเปนฝายขาย ฝายการเงน ฝาย

บญช ฝายจดซอ หรอกองกลาง เพอทำาใหกระบวนการทำางานและกระบวนการรบสงเอกสารระหวางกนภายในองคการเปนไปโดยอตโนมต ซงจะทำาใหสามารถเพมประสทธภาพในการดำาเนนงานขององคการได นอกจากนนองคการสามารถผนวกและเพมเตมระบบงานตางๆ เชน การรบสงไปรษณยอเลกทรอนกส การตดตอสอสารระหวางบคคลภายในองคการ การแจงขอความภายในองคการ การตดตอกบหนวยงานภายนอกองคการ เปนตน เพอทำาใหเกดระบบสำานกงานอตโนมตในองคการทสมบรณมากยงขนการแลกเปลยนขอมลอเลกทรอนกส การแลกเปลยนขอมลอเลกทรอนกสหรออดไอ (Electronic Data Interchange, EDI) เปนการดำาเนนการแลกเปลยนขอมลระหวางกนทางอเลกทรอนกส โดยมเปาหมายทจะรบสงขอมลระหวางองคการ โดยขอมลทงหมดจะรบสงกนทางสญญาณอเลกทรอนกส โดยไมตองมการแกไขระบบการจดการขอมลภายในของตนการสงผานขอมลทางอเลกทรอนกสใหขอดมากมาย เพราะในปจจบนองคสวนใหญหนมาใชระบบคอมพวเตอรชวยในการจดการขอมลภายในองคการ ดงนน ขอมลทอยในระบบสามารถสงออกไดทนท โดยไมตองปอนหรอพมพออกมาใหม อกทงยงไมตองเสยเวลาในการจดสงเพราะสงเปนอเลกทรอนกส ทำาใหไมตองสงแบบทเปนกระดาษ ผรบขอมลกนำาขอมลไปประมวลผลอยางอตโนมตไดเชนกนตวอยางการแลกเปลยนขอมลอเลกทรอนกสสำาหรบการจดซอสนคา พจารณาองคการหนงมแผนกจดซอทตองการตดตอกบรานคาหรอผขายสนคา การดำาเนนการแบบเดมจะมการเตรยมเอกสารตางๆ หลายขนตอน มการสงเอกสารระหวางกนทเกดขนคงตองใชเวลาหลายวน หากเปลยนรปแบบการทำางานโดยหนมาใชระบบขอมลทเปนอเลกทรอนกส และจดแลกเปลยนขอมลกบแบบอเลกทรอนกส

การดำาเนนการเชอมตอกนระหวางผซอ และผขายสามารถทำาใหวงรอบการดำาเนนการเสรจสนอยางรวดเรว

การพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต

องคประกอบในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต ขนตอนในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต จะมขนตอนคลายคลงกบการพฒนาระบบสาระสนเทศดงน1. จดสรางแผนความตองการขาวสารขององคกรในทก ๆ ระดบ ไดแก TPS, MIS, DSS, และ EIS ระบความจำาเปนเรงดวนและลำาดบการจดสรางเรยกด แกไข ลบทงของสาระสนเทศแตละฉบบ2. จดเตรยมแผนแมบทใหสมบรณขน โดยการกำาหนดระยะเวลาขาวสารทจะตองพฒนาผรบผดชอบ งบประมาณ และเปาหมายในแตละขนตอน3.จดทำาตาราง/ความเกยวของขอมลและ/กจกรรม ( Function งานตาง ๆ ) ทงหมดของทก ๆ ระบบงาน (ตามแผนแมบทพฒนาสารสนเทศ) ขนตอนนเปนตอนการศกษาภาพรวมของเชงตรรกของระบบงานทพงประสงค (purpose logical model) ซงจะแสดงออกมาโดย ER Diagram OO Diagram, Software-Hardware และ people ware specification4. ตดแบงผงงานออกเปนผงงานแบบยอม ๆ ในแตละผงงานยอม ๆ หากยงมระบบงานยอยอกใหเรมพฒนาระบบงานยอยทจดสราง เปนขอมลอนดบตน สวยการปรบปรงเปลยนแปลงขอมลจะพฒนาในอนดบรองตอ ๆ ไป5. ทำาการปรงปรงแผนแมบทสาระสนเทศใหเหมาะสมเปนไปไดในเชง

ปฏบตทงในดานระยะเวลา ระบบขาวสารทตองพฒนา เวลา ผรบผดชอบ และทรพยากรทเกยวของ6. จดเตรยมทรพยากร บคคล เครองมอ สถานท งบประมาณ ผเชยวชาญ ฯลฯ หพรอมทจะตอบสนองการทำางานพฒนาระบบขาวสาร7. ดำาเนนการพฒนาระบบขาวสารฝกอบรมบคลากร จดเตรยมอปกรณ สถานท พฒนาทดสอบแกไขโปรแกรม8. ปรบปรงแกไขระเบยบวธการปฏบตงาน9. พจารณาปรบเปลยนระบบงานเกาสระบบงานใหม10. ประเมนผลการปฏบตงาน11. ยตระบบงานสาระสนเทศระยะนน ๆ พรอมรายงานตอผบรหารหนวยงาน12. พจารณาดำาเนนการพฒนาระบบขาวสารระยะตอไป13. เมอสนสดทก ๆ ระบบขาวสารตามแผนงาแลว ใหบนทกสรปผลการดำาเนนงาน14. ปรบปรงและบำารงรกษาระบบขาวสารตาง ๆ 15. ประเมนผลคาใชจาย ผลประโยชน ประสอทธภาพของระบบขาวสารทก ๆ ระยะ

ทมงานพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต1 คณะกรรมการบรหารโครงการ มหนาท กำาหนดนโยบาย วตถประสงค ขอบเขตการทำางาน จดตงคณะทำางาน ฯลฯ2 กลมทปรกษา มหนาท ใหคำาปรกษาแนะนำา ใหขอมลรายละเอยด3 กลมผสนบสนน มหนาท และขอเสนอแนะและแนวทาง ใหการสนบสนนดานตางๆ4 กลมคณะทำางาน ซงเปนบคลากรผใชและเจาของระบบสำานกงานอตโนมต

แผนงานการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต1 แผนกลยทธ เปนแผนงานระยะยาวครอบคลมระยะเวลา 3-5 ป2 แผนดำาเนนการ แผนระยะสนใชระยะเวลา 1 ป โดยกำาหนดรายละเอยดของสงเหลาน2.1 เปาหมาย วตถประสงค และโครงสรางขององคการ2.2 รายละเอยดความสามารถของระบบปจจบน2.3 การคาดการณถงเทคโนโลยและวทยาการทจะมผลกระทบตอแผน2.2.4 รายละเอยดกจกรรมทตองทำาทงแผนระยะยาวและระยะสน3. ขอมลรายละเอยดประกอบการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต ตวอยางเชน ขนตอนการศกษาและวเคราะหระบบ มกจะใชจากรายงานการศกษาความเปนไปไดมาประกอบการดำาเนนการศกษาและวเคราะหระบบฯ4. เครองมอหรอเทคนคในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต4.1 การเขยนโฟลวขารต เปนเทคนคการเขยนแผนภาพแสดงขนตอนการทำางานของระบบสำานกงาน ชวยทำาใหทมงานพฒนาระบบฯ เกดความเขาใจในขนตอนการทำางานไดดขน4.2 การประมาณการ มอย 4 ชนดคอ การมองภาพรวม การตอรอง การใชประสบการณ และการระดมความคด4.3 การทำาระบบตนแบบ เปนเทคนคทใชชวยในการออกแบบระบบฯ โดยการสรางระบบตนแบบหรอระบบจำาลองขนมา เพอตรวจหาขอบกพรองและปญหาตางๆ4.4 การทำาระบบเพอนำารอง เปนเทคนคทคอยๆสรางระบบสำานกงานอตโนมตจรงๆขนมาทละสวน4.5 การเขยนแบบแปลน5. วธการหรอกระบวนการในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต6. ทรพยากรอนๆ เชน เครองมอ อปกรณตางๆทใชในระบบ คาใชจายหรอเงนลงทน

ในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมตในทนจะกลาวถงวธวฏจกรพฒนาระบบ (System Development Life Cycle,SDLC)

วฏจกรพฒนาระบบขนตอนท 1 การศกษาและวเคราะหระบบขนตอนท 2 การออกแบบระบบขนตอนท 3 การพฒนาระบบและจดเตรยมบคลากรขนตอนท 4 การทดสอบระบบขนตอนท 5 การตดตงเพอใชงานระบบขนตอนท 6 การปรบเปลยนระบบ มหลายวธ แบบคขนาน แบบทนททนใด และแบบทละสวนงานขนตอนท 7 การประเมนผล ปรบปรง และบำารงรกษาระบบ

ปญหาของการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต การพฒนาระบบสำานกงานอตโนมตจะประสบปญหา ในหลายเรองจากตองใชเทคนควธหลากหลายในการพฒนาและใชงานรวมกนแบบผสมผสาน1. การจดซอซอฟแวร ในการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมตอาจใชวธการพฒนาขนเองในทก ๆ เรอง2. ความตองการของหนวยงานเปลยนแปลงไป มการเพมหรอลดกอนทไดกำาหนดไวในแผนแมบทสารสนเทศ3. การเปลยนทางดานวทยาการเทคโนโลยฮารดแวร และซอฟตแวรในเรองทเกยวของมอยอยางตอเนองตลอดเวลา4. ยงไมมการกำาหนดมาตรฐานสากลในการเชอมตอ แลกเปลยนขอมลระหวางกน5. ความสามารถในการบบอดแฟมขอมลภาพ และเสยงยงไมมประสทธภาพยงคงใชเนอทจดเกบสง

6. ระบบสำานกงานอตโนมตจำาเปนตองใชระบบสอสารขอมลซงหากตองการประสทธภาพ หมายถง ซงคาใชจายซงสงขนและยากตอการควบคมยงขน7. การสงเคราะหเสยงจากขอความตวอกษรในแฟมขอมล ยงขาดความถกตองและสมบรณพอโดยเฉพาะภาษาไทย8. การวเคราะหตวอกษรไทย ยงอยในระยะการพฒนาอลกอลทมใหสามารถเขาใจตวอกษรไทยไดถกตองยงขน9. ความแตกตางองระบบซอฟตแวรประยกตและซอฟตแวรปฏบตการแตละภาษา จะมรายละเอยดปลกยอยขอมล หนวยความจำา หรอแมแตฮารดแวรพเศษแตกตางกนไป

ขอมลเสนอแนะในการพฒนาระบบสำานกงาอตโนมต จากขอปญหาทมกจะพบในการพจารณาระบบสำานกงานอตโนมตเพอแบงเบาปญหาขางตนจงมแนวทางดงน1. เลอกซอซอฟตแวรหรอพฒนาซอฟตแวรซงสมารถใชงานไดบนระบบซอฟตแวรปฏบต2. คาใชจายของซอฟตแวรทจะพฒนาจะตองเสยคาใชจายซอฟตแวรควบคม หรอไมเนองจากหนวยปฏบตการอาจมหลายจดตดตอ 3. การมเทคนค/โปรแกรม ชวยการพฒนาระบบงาน เพอชวยในการสรางตนแบบระบบสำานกงานอตโนมต

สรปขอดและขอเสยของระบบสำานกงานอตโนมต ในการจดทำาระบบสำานกงานอตโนมตจะมทงผลดและผลเสย ซงผบรหารจะตองพจารณาผลประโยชนทจะไดรบเมอตดสนใจดำาเนนการพฒนาระบบสำานกงานอตโนมต และจะตองพยายามตระหนกถงปญหาและหนทางแกไขไวลวงหนา

ขอด- ประหยดสถานทจดเกบเอกสาร- เพมความสะดวก รวดเรว ในการจดเกบ รวบรวมคนควาขอมล- ลดขนตอน/เจาหนาทในการจดการสบคนสำาเนา เอกสาร- ลดภาระในการเดนทาง- ลดปญหาการจดทำา จดเกบ เอกสารซำาซอน- สามารถชวยในการตรวจสอบ ตดตาม สงงาน ไดสะดวกรวดเรว- ปองกนการทจรต- ชวยสอบทานเอกสาร- ไดขอมลรวดเรว- ขอมลทไดมความถกตองมากขน- เพมประสทธภาพดานการตดตอสอสาร

ขอเสย- การพฒนาระบบสำานกงานอตโนมตตองเกยวของกบบคคล/หนวยงาน และฝายการประสานงานประสานขอมล โดยสวนรวมคอนขางยากและใชเวลานาน- การพฒนาระบบตองใชเวลาอนยาวนาน- ตองใชเงน งบประมาณ อยางตอเนองและยาวนาน- ขอมลบางสวนกระจายไปอยทหนวยงานตาง ๆ เปนเปาหมายตอการโจมตเพอลวงความลบ- ระบบการทำางานในระบบสำานกงานอตโนมต จะเปลยนวถการปฏบตงานไปสวธการใหมอาจตองมการฝกอบรมความรบคคลากรเปลยนตำาแหนงงานตองใชเวลาในการนำาเสนอเพอใหบคคลากรยอมรบนานยงขน

อนาคตของระบบสำานกงานอตโนมต                   

การสอสารขอมลเปนหวใจสำาคญสวนหนงของการพฒนาประเทศ ประเทศทพฒนาแลวจะตองมพนฐานของการบรการดวยสอสารโทรคมนาคมอยางด เปนทนายนดทความกาวหนาทางดานสอสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำาลงจะกาวไปขางหนา ถงแมวาการใหบรการดานนยงมราคาแพงเมอเทยบกบพนฐานของธรกจดานอน ๆ ปจจบนมการเพมเครอขายบรการสาธารณะเกดขนหลายอยาง เชน ดาตาเนตเปนเรองของการนำาขอมลผสมเขากบชองสญญาณเสยง (data over voice) ทำาใหการสอสารขอมลผานไปในชมสายขณะใชโทรศพทได มเครอขายผานดาวเทยมของบรษทสามารถวศวกรรม และประเทศไทยกจะมการสงดาวเทยมของตนเองทเรยกวา Thaisat ขนในอกไมกปขางหนาบรการของการสอสารขอมลไดเปนอยางด ผใชมความตองการชองสอสารทงเสยงและขอมลอกมาก และเชอแนวาสองลานเลขหมายทเพมขนในกรงเทพฯ กยงไมพอเพยงตอการใชงาน การจดการใหเปนระบบสำานกงานอตโนมตจงตองเรมทงเครอขายภายในและเชอมโยงกบเครอขายภายนอก จากการทอปกรณคอมพวเตอรมประสทธภาพสงขน มราคาถกลงการขยายตวของการใชงานจะเปนแรงผลกดนใหระบบสำานกงานอตโนมตเกดขนเองไดอยางแนนอน เพราะธรกจจะตองแขงขนกน ผทมขอมลขาวสารพรอม และรวดเรวจะเปนผอยรอดในสงคมยคขาวสารขอมลตอไป

บรรณานกรม

http://www.dlf.ac.th/dltv/dltv-uploads/libs/html/1764/oa_menu.htm

http://pimolphun.bus.ubu.ac.th/os_education_1.doc

http://eclassnet.kku.ac.th/etraining/file/1078628564-activity4.doc

http://it.northbkk.ac.th/elearning/ConceptIT/Chap11/page_11_8.asp

http://th.88db.com/th/Services/Post_Detail.page?PostID=56869