administración del conocimiento

UANE Administración del conocimiento 11-Sep-04

ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO

La clave del éxito para triunfar en el siglo XXI: la administración del conocimientoEl mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene de activos físicos como edificios, terrenos ó maquinaria. Es el conocimiento sistematizado acerca de sus procesos, servicios y productos lo que cada día se convierte en el activo más importante.

El éxito de las organizaciones en un mundo globalizado depende cada vez más de:

Su capacidad de sistematizar el conocimiento Entrar en un entorno de mejora continua Competir en un mundo globalizado

No basta con:

Tener información y datos Tener procesos certificados (ej: ISO9000)

¿Qué es la administración del conocimiento?La administración del conocimiento implica la conversión del conocimiento tácito (el que sabe un trabajador específico) en explícito (conocimiento documentado y replicable) para convertirlo en un activo estratégico de la organización. La administración del conocimiento implica la adecuada explotación de datos e información para transformarlos en conocimiento y entendimiento.

Los datos y la información son todo aquello que se sabe acerca de los procesos y que responde a preguntas como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto?, ¿a qué hora?

El conocimiento responde a preguntas que empiezan con ¿cómo?, es decir, todo aquello que generalmente sólo algunos miembros de la organización sabe y lo tiene en su cabeza pero no ha sido transformado en un conocimiento explícito.

El entendimiento responde a preguntas que empiezan con ¿por qué? lo cual permite a la organización mejorar de manera continua cuando se entienden los procesos y se toman acciones para corregir deficiencias y promover mayor eficiencia y productividad.

La sabiduría implica el uso adecuado de todo el aprendizaje organizacional para tomar decisiones estratégicas a lo largo del tiempo que garanticen el mayor de los éxitos.

ACS Organizaciones de Alto Desempeño Página 1 de 14


Más allá de la certificación de procesosUna organización de la era industrial generalmente se rige por procesos que idealmente han sido certificados (por ej. ISO9000). Ello implica que la organización controla sus procesos para que los productos y servicios siempre se hagan de la misma forma.

Este tipo de organizaciones corren el riesgo de quedarse estancadas con la globalización mundial al ser superadas por la competencia, pues no hay una estrategia de mejora continua donde se sistematice el aprendizaje y se aprenda constantemente de los errores y desviaciones.

La administración del conocimiento implica:

1. Tener un proceso tradicional 2. Controlar el proceso (medir desviaciones), en un proceso certificado se busca

únicamente que estas desviaciones no sean mayores a cierto valor. 3. Analizar los errores y desviaciones (ellos son la fuente más valiosa de

aprendizaje y mejora continua), entendiendo el por qué. No importa si la desviación sea buena ó mala, se puede aprender en ambos casos.

4. Documentar el cómo y entender el por qué. Aquí es cuando el conocimiento tácito se vuelve explícito, al entender cómo y por qué un producto ó servicio se hizo de mejor forma que otro.

5. Acción, no basta con entender la fuente de una desviación, hay que actuar en consecuencia mejorando el proceso con adecuaciones y capacitación acerca del nuevo conocimiento explícito.

6. Iteración, el nuevo proceso mejorado debe nuevamente de someterse al ciclo completo.

Datos, información, conocimiento y sabiduría: Los datos son eventos aislados: un número, una palabra, una marca o una característica. Éstos nos dan la base para generar información. Los datos agrupados, ordenados o clasificados, se convierten en información. Ésta sirve para tomar decisiones: cómo elegir entre una impresora y otra, saber cuáles cartuchos debe usar un equipo o cómo se le aumenta la memoria a una computadora. Cuando la información se mezcla con experiencia y repetición logramos conocimiento. Conocer es saber de antemano que camino tomar. Si usamos dicho conocimiento de la manera más óptima, estaremos encontrando la sabiduría. " El líder sabio, al aprender cómo suceden las cosas, vive de acuerdo con ellas" (Heider, J,. Tao del liderazgo, Castillo)

¿Cuál es la diferencia básica entre los tres primeros niveles? ¿Cuál es el componente que logra diferenciar incrementalmente cada uno? Tiempo y organización. Si a los datos les sumamos tiempo y organización, tendremos información. Si a ésta le sumamos tiempo y repetición, tendremos conocimiento.

¿Porqué es importante el conocimiento para el canal de distribución? Si usted usa el conocimiento, ahorrará mucho tiempo y recuerde que el tiempo es dinero.



Muchas veces debe haber configurado algún equipo, el cuál le costó mucho trabajo llegar a la solución: llamadas aquí, allá, preguntas a un hot line o a varios. Finalmente, cuando tuvo la solución, seguro la anotó en algún lugar ¿Porqué? ¡Para la próxima no me falla, lo haré más rápido! Ésta es la esencia del conocimiento: ahorrar tiempo en futuras aplicaciones.

La nueva moda de la "administración del conocimiento", no es otra cosa que hacer que los conocimientos de la empresa se queden en la misma. Finalmente, ni es moda, ni es nueva. Este sistema se ha venido usando desde la edad media y antes, cuando los artesanos transmitían sus conocimientos a sus aprendices.

¿Cómo podemos lograr esto? O por otro lado, ¿qué pasa si no logramos hacerlo?

Supongamos que contrata un par de técnicos. Ellos aprenden a ensamblar computadoras, a instalar Internet, y a dar mantenimiento a los equipos de sus clientes. Un buen día, después de que aprendieron (¡nunca se van antes!), deciden irse los dos, al mismo tiempo, con la competencia. Rápidamente contrata otros dos, pero cuando van a ver a los clientes para resolver problemas, resulta que las configuraciones, manuales, discos y drivers no están donde deberían. El resultado es que los nuevos técnicos se tardan días en resolver problemas que los otros técnicos resolvían en una hora. La solución: tener una base de datos con toda esta información; una base de conocimiento.

Administración del conocimiento (AC, Knowledge Management, KM) significa obtener el mayor provecho de la experiencia del personal de la empresa. Existen básicamente, dos tipos de conocimientos: explícito y tácito. El explícito es el que podemos obtener de manera clara y manifiesta; el que consultamos en un libro por ejemplo. El tácito es el que obtenemos por medio de un experto, es conocimiento implícito; el maestro del taller que sabe cómo reparar el auto, pero él es el único que sabe.

Uno de los grandes problemas de las pequeñas y medianas empresas es que gran parte del conocimiento que tienen es tácito, de tal manera que cuando el director no se encuentra, no hay ese conocimiento, o peor aún, cuando un empleado se va, se lleva los conocimientos con él, sin dejarlos a nadie en la empresa.

AC se puede aplicar en estas empresas de manera muy sencilla. Una forma es convertir el conocimiento tácito en explícito. Esto lo puede lograr entendiendo en que forma aplica el conocimiento el experto. Recuerde que el conocimiento se basa en información y ésta se basa en datos. En orden de lo anterior, lo primero que deberá generar son sus datos. Una vez que tiene los datos, deberá ordenarlos, clasificarlos y analizarlos, para obtener información de ellos. Finalmente deberá conocer el proceso o procedimiento por medio del cual el experto usa esta información para realizar las tareas asignadas. Todo el proceso, deberá estar apoyado por el experto.

AC no es una tarea estática, es un continuo. Cada determinado periodo de tiempo, deberá revisar los conocimientos que tiene para ver si están actualizados.



AC presenta los siguientes beneficios:

Personal con menor experiencia puede realizar labores que antes estaban reservadas a personal con experiencia de varios años.

Los colaboradores con más experiencia pueden estar mejorando los procesos y haciendo más productiva a la empresa.

En caso de reubicaciones o renuncias de colaboradores, la sustitución es más sencilla.

Si tiene varias sucursales, puede intercambiar bases de conocimiento.

Para mejorar las utilidades de una empresa hay dos caminos: incrementar las ventas y mantener los gastos o mantener las ventas y reducir los gastos. Nos estamos enfocando en la segunda: reducir gastos. Existen muchos gastos ocultos de los que no nos percatamos en primera instancia. Usted como distribuidor estará interesado en mejorar sus utilidades por lo que deberá tener el mayor cuidado recortando todos los gastos posibles.

Si desea generar una base de conocimiento, no pierda el camino inicial. Empiece por definir el objetivo que persigue con esa base: ¿cuál es la aplicación de los conocimientos que necesito? Una vez que tenga definido el objetivo, deberá nombrar (o usted mismo) a un administrador del conocimiento. También deberá escribir el procedimiento para incorporar información a dicha base, quién lo hará, cuándo, cómo, quién revisará, y quién mantendrá dicha base. Finalmente la base de conocimiento es dónde reside el saber de manera explícita. Esta última puede estar en papel, o en un sistema de cómputo.

RUDOSNo cabe duda que la parte más difícil de la teoría es la práctica. Aún que el término parezca paradójico, créame que es más fácil explicar como bañar a un gato que bañarlo ¿lo duda?

¿Qué aplicaciones puede darle a esta base? Solución de problemas, capacitación a empleados nuevos, apoyo a ventas o clarificación de dudas de clientes. Usted deberá de construir una base donde vaya incluyendo todos los problemas y cómo los soluciona. También deberá identificar en qué pierde más tiempo usted o sus colaboradores. Agrupe dichas actividades y revise si alguna podría realizarse en menor tiempo si lograra tener una base de conocimiento. Ahora motive a todos sus colaboradores a que introduzcan todas sus experiencias dentro de esta base.

En poco tiempo tendrá una base de conocimientos robusta y de utilidad.

Suponga que contrata un vendedor nuevo. Para resolverle sus dudas, puede ponerlo diariamente durante cierto tiempo a leer las preguntas y respuestas de esta base. El



beneficio, es que aumentará sus conocimientos, y sobre todo, cuando tenga una duda, sabrá donde buscar. Haga que ellos usen el conocimiento para adquirir esa sabiduría tan importante para poder vender. Como beneficios colaterales puedo mencionarle también: si el nuevo vendedor aprende más, evitará errores por surtido de pedidos incorrectos, venderle al cliente sistemas que no le sirven o productos descontinuados. Lo mismo puede aplicar a un técnico, si su empresa es de servicio.

El costo de cada uno de los anteriores errores, que espero no le hayan pasado (o al menos no todos), está en la pérdida de un pedido, tenerse que quedar con un consumible, rematar una impresora abajo de costo por cancelación del cliente original. ¿Lo había analizado de esta manera? Si un cliente le cancela el pedido, porque quería una impresora de 10" y le entrega una de 15", no se la pagará, o si le dijo que era muy rápida y realmente no lo era tanto (¿qué tanto es tantito?). Cuando el cliente le cancela el pedido, usted deberá rematar esa impresora dónde pueda y cómo pueda, probablemente ponga un anuncio en el periódico, o llame a sus clientes para ofrecérsela, o hasta corra al vendedor por ... inepto. Cualquiera de los anteriores le costará.

TÉCNICOSAhondaremos un poco más en la teoría de la AC. De acuerdo a Tessy Phillips y Mike Vollmer (Offshore, Jan 2000, Vol. 60, issue 1, p40) la administración del conocimiento se sustenta en la combinación de tres elementos:

* Procesos: "los procesos definen los pasos que debemos seguir para tomar decisiones"

* Tecnología: "las comunicaciones inmediatas han creado la oportunidad para las personas de reunirse en foros globales y equipos virtuales para crear y compartir conocimiento"

* Cultura: "Es el componente más complicado de la AC... se debe de facilitar el medio idóneo para facilitar el crecimiento (del conocimiento)"

Si queremos desarrollar un sistema de administración del conocimiento, debemos poner atención en los tres anteriores factores. La tecnología puede ayudar para hacer más fácil el ordenamiento y recuperación de datos. Debemos de tomar en cuenta la parte cultural para poder facilitar el cambio de paradigma. Recuerde que muchos colaboradores creen que están dentro de la empresa sólo por lo que saben, muchos temen que cuando alguien más sepa lo que ellos, los darán de baja de la compañía. Recordemos a los maestros de artes marciales chinas, los cuales no enseñaban al alumno la forma completa, se reservaban para ellos dos o tres movimientos, de tal manera que el alumno nunca los podría vencer. Finalmente, el proceso afectará la entrega del servicio o producto final. Debido a que el proceso es la aplicación automática de los conocimientos adquiridos, pasa a ser fundamental.



ESTRATEGIAS DE AC

Morten T. Hansen y Nitin Noria, dividen las estrategias de AC en dos tipos diferentes: de codificación y de personalización (Harvard Business Review, Mar/Apr99, Vol. 77, Issue 2 p106). La estrategia de codificación es usada para productos estándares o problemas repetitivos. La de personalización ajusta mejor para soluciones a la medida.

La codificación persigue como objetivo codificar y almacenar la información dónde haya acceso para todos posteriormente. Si usted decide optar por esta estrategia de AC, el producto o servicio que entrega deberá de ser estandarizado. Estará moviéndose en la disciplina de valor de excelencia operativa. Aquí tendrá que hacer uso extensivo de la computadora para guardar todos esos datos que genere, para después convertirlos en información y finalmente en conocimiento. Si usted imparte cursos de Word para secretarias, esta es la estrategia ideal. Sin embargo, si usted vende cursos "para optimizar el manejo de inventarios usando Excel", más le vale que la persona que imparta el curso sepa no sólo manejar Excel, sino sepa de inventarios, de diferentes industrias y pueda resolver los problemas que los alumnos le expongan.

La personalización persigue como objetivo el mantener a las personas en contacto. Esta estrategia se asemeja más a la intimidad con el cliente dentro de las disciplinas de los líderes del mercado. Aquí, usted debe de estar cerca del cliente, y lo que tiene que manejar es una alta capacidad de reacción para atender a los clientes. En la estrategia anterior, lo que usted necesitaba era recabar, almacenar, ordenar y recuperar la información. En esta estrategia, lo que necesita es facilitar el medio, para que las personas puedan compartir sus conocimientos y marcos de referencia. Esta estrategia se basa en las personas, la anterior se basa en la tecnología.

La sociedad del ConocimientoLas sociedades contemporáneas se enfrentan al reto de proyectarse y adaptarse a un proceso de cambio que viene avanzando muy rápidamente hacia la construcción de Sociedades del Conocimiento. Este proceso es dinamizado esencialmente por el desarrollo de nuevas tendencias en la generación, difusión y utilización del conocimiento, y está demandando la revisión y adecuación de muchas de las empresas y organizaciones sociales y la creación de otras nuevas con capacidad para asumir y orientar el cambio. Una Sociedad del Conocimiento es una sociedad con capacidad para generar, apropiar, y utilizar el conocimiento para atender las necesidades de su desarrollo y así construir su propio futuro, convirtiendo la creación y transferencia del conocimiento en herramienta de la sociedad para su propio beneficio.

Se puede señalar que una Sociedad del Conocimiento tiene dos características principales:

La primera es la conversión del Conocimiento en factor crítico para el desarrollo productivo y social;



La segunda, el fortalecimiento de los procesos de Aprendizaje Social como medio de asegurar la apropiación social del conocimiento y su transformación en resultados útiles, en donde la Educación juega el papel central.

Gestión del ConocimientoLa gestión del conocimiento involucra dos aspectos relevantes. Por una parte la idea de gestión indica de algún modo, la organización, la planificación, la dirección y el control de procesos para conformar o disponer de ciertos objetivos. De otro lado, al hablar de conocimiento se pone de manifiesto que una organización, como cualquier ser humano, está sometida a una dinámica en la que del exterior y del interior mismo, capta o percibe información, la reconoce, la organiza, la almacena, la analiza, la evalúa y emite una respuesta al exterior, basada en dicha información y englobada en el total de información almacenada procurando un resultado.

En 1997 reconocidos autores publicaron un estudio en donde presentaron la siguiente definición de Gestión de Conocimiento:

"... es el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para desarrollar nuevas oportunidades."

Ann Macintosh propone como definición la siguiente:"La Gerencia del Conocimiento envuelve la identificación y análisis del conocimiento tanto disponible como el requerido, la planeación y control de acciones para desarrollar activos de conocimiento con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales."

Las dos definiciones anteriores reconocen en el conocimiento dos aspectos importantes:

- Que la Gestión o Gerencia del Conocimiento es un proceso, el cual forma parte de las actividades cotidianas de una organización.

- Que es un recurso importante que debe adquirirse, clasificarse, conservarse y explotarse para lograr los objetivos de la organización y hallar ventajas competitivas.

La realidad o parte de la realidad que es el objeto de nuestra comprensión siempre se ve bajo los ojos de un paradigma o conjunto relacionado de ideas, principios, teorías, métodos, técnicas, herramientas y, también, creencias básicas o esenciales. El paradigma constituye el entorno mental y sobre él se construyen las decisiones y las acciones.

En la actualidad, el modelo holístico por excelencia es el modelo biológico, sistemas con sus propias reglas y autoorganizados, capaces de optimizar sus propios recursos.



De allí su uso referencial al momento de identificar problemas y ofrecer soluciones para poder realizar algo nuevo.

Evidentemente un sistema neuronal de un ser vivo es capaz de elevadísimos y sutiles procesos de datos y de información, de elevados ratios de respuesta y de aprendizaje.

En la gestión del conocimiento interesa sobre todo el aprendizaje. No en vano una de las tendencias más sólidas durante la última década en las organizaciones ha sido el de los programas de formación permanente del personal y demás postulados planteados en la V Disciplina relativos al aprendizaje en equipo.

En el ámbito organizacional se ha valorado el recurso humano como algo dinámico. Sin embargo, se valora más la capacidad de aprendizaje que los conocimientos adquiridos. Es más importante aprender, ya que esto significa conocer el conocimiento, que poseer una colección de conocimientos.

Retomando el planteamiento de Drucker, la aplicación de conocimiento al conocimiento implica la gestión del conocimiento o aplicación del conocimiento existente en la obtención de resultados y la innovación sistémica o la definición de los nuevos conocimientos necesarios, su factibilidad y del método para hacerlo eficaz. Adicionalmente agrega que la tarea de hacer productivo el conocimiento es una tarea de la administración. De esta manera, la gestión del conocimiento implica la explotación continua del mismo para desarrollar nuevos y diferentes procesos y productos dentro de las organizaciones.

El autor señala que las organizaciones deben incorporar tres prácticas sistémicas en la gestión del conocimiento, estas son:

1. Mejorar continuamente procesos y productos. 2. Aprender a explotar el éxito y, 3. Aprender a innovar.

Asociado a la gestión del conocimiento, el problema de las organizaciones consiste en consultar o acceder a la información y producir información de factores estáticos y de otro dinámico. En particular, se debe analizar la información que se maneja en la organización real, por ejemplo, datos o bases de datos, soportes de decisiones, documentos diversos, tanto en formato como en procedencia o localización y documentos electrónicos.

El éxito de la organización resulta de su capacidad de identificar y respetar a los individuos y de la capacidad de integrarlos en un todo. Un sistema de gestión del conocimiento, en un sentido general, supone que una organización se dote de tres funcionalidades estratégicas distintas, pero reunidas en una sola y misma aplicación informática:



- Reutilización o realimentación del valor añadido que la organización genera y adquiere, y que representa el capital intelectual de la misma, al servicio de la resolución de nuevos problemas, incrementando de esta manera el valor añadido de los servicios producidos y el rendimiento de dicha actividad.

- Investigación y análisis al servicio de las personas, que en la organización son los productores de valor añadido y/o son responsables de tomar decisiones críticas, sobre la base de una adecuada disposición de información diversa (datos, papel, textos electrónicos, etc.), y una rápida respuesta.

- Acceso unificado a todas y cada una de las capas de información tejidas sobre la estructura organizacional.

En la práctica, el individuo en la organización se enfrenta a todo el conocimiento o a una parcela de él, por eso la gestión del conocimiento organizacional debe ser también un instrumento de investigación.

El soporte de un sistema de gestión del conocimiento lo constituye la información documental que a diario es generada en las organizaciones. De manera que si la misma se maneja en forma automatizada se podrá mantener más accesible y más segura, por lo tanto mas viva. Este objetivo justifica por sí mismo la incorporación de unos métodos y unas aplicaciones informáticas apropiadas.

En la consideración entre el manejo de información producida en la organización y la integración de esa información a nuevo conocimiento se deben considerar dos alternativas válidas.

La primera es la posibilidad de introducir un sistema de gestión documental el cual soluciona la gestión de los archivos que internamente se mantienen, transformando operaciones manuales en automatizadas y generando documentos electrónicos y soportes en papel en los casos requeridos.

La segunda opción está referida al manejo integrado e independiente de los sistemas de información ya existentes el cual introduce el concepto de sistemas de gestión del conocimiento, sin que ello signifique mayores costos o mayores complicaciones tecnológicas.

Esta posibilidad incorpora la presencia de una capa superior a la estructura informacional de la red existente o metasistema externo e independiente de los sistemas de información operativos.

Al capturar, almacenar y emplear el conocimiento, en los procesos organizacionales se genera valor añadido a las organizaciones lo cual reduce el costo de aprendizaje. Los sistemas de gestión del conocimiento deben orientarse a minimizar la energía consumida y maximizar la energía producida para la adquisición y producción de nuevos conocimientos que a su vez agreguen valor a la organización.



La ecuación del conocimiento en las organizaciones plantea que en un momento dado cuando la realización de los procesos organizacionales envuelve la utilización del conocimiento, se consume una determinada cantidad de energía en recursos (humanos y materiales). Al plantearse en otro momento un proceso análogo pueden ocurrir dos cosas: reproducir el mismo consumo energético o minimizar dicho consumo, disponiendo de un sistema de gestión del conocimiento que permita utilizar el conocimiento producido y acumulado.

Gestión del Conocimiento proceso generador de ventajas competitivas

Según Macintosh el ambiente competitivo actual ha hecho crítica la calidad del conocimiento que las empresas aplican a sus procesos claves de negocio. En cualquier empresa, la cadena de suministros depende del conocimiento que se tenga sobre materias primas, planeación, manufactura, distribución, etc. Así mismo, el desarrollo de nuevos productos requiere conocimiento sobre las necesidades de los consumidores, nuevos descubrimientos científicos, nueva tecnología, mercadeo, etc.

Aplicar la gestión del conocimiento en una empresa para crear ventajas competitivas se hace aun más indispensable debido a:

El mercado es cada vez más competitivo, lo que demanda mayor innovación en productos debiendo el conocimiento desarrollarse y ser asimilado con mayor rapidez.

Existe la necesidad de reemplazar la manera informal en la que se gestiona el conocimiento en las funciones administrativas por métodos formales dentro de procesos de negocios orientados al cliente. Las empresas están enfocando sus esfuerzos en crear mayor "valor agregado" para sus clientes, esto requiere la capacidad de captar, interpretar y difundir las necesidades y deseos de los clientes en la organización más allá de la forma tradicional.

Se requiere tiempo para adquirir conocimiento y lograr experiencia a partir de él. Los empleados cada vez tienen menos tiempo para hacer esto.

La presión de la competencia está reduciendo el tamaño de los grupos de empleados que poseen el conocimiento de la empresa.

Está creciendo la tendencia dentro de los empleados de retirarse cada vez más temprano en su vida laboral o de aumentar su movilidad entre empresas, lo cual ocasiona que el conocimiento se pierda.

Existe la necesidad de manejar cada vez mayor complejidad en empresas pequeñas y con operaciones transnacionales.

Cambios en la dirección estratégica de la empresa puede causar pérdida de conocimiento en un área específica. Una decisión posterior que retome la



orientación anterior puede requerir ese conocimiento, pero el empleado que lo posee puede ya no estar en la empresa.

Por lo tanto, la gestión del conocimiento es el proceso que soporta a todos los procesos de una organización y el efecto que se consiga en este, origina resultados en cadena en el resto de procesos.

Alcance del proceso de Gestión de Conocimiento

Basados en la definición de la gerencia del conocimiento como un proceso que debe apoyar a la empresa en la búsqueda de una posición competitiva y nuevas oportunidades, Quintas, proponen una serie de objetivos y actividades que se deben cumplir dentro de la gerencia del conocimiento de una empresa:

Objetivos:

Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.

Implantar estrategias orientadas al conocimiento buscando el apoyo de los estamentos influyentes de la empresa.

Promover el mejoramiento continuo de los procesos del negocio, enfatizando la generación y utilización del conocimiento.

Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.

Actividades:

Divulgación del conocimiento (por ejemplo, lecciones aprendidas, mejores prácticas, etc.) para que todos los miembros de la organización puedan utilizar el conocimiento en el contexto de sus actividades diarias.

Asegurarse que el conocimiento está disponible en el sitio donde es más útil para la toma de decisiones.

Asegurarse que el conocimiento está disponible donde lo necesitan los procesos del negocio.

Facilitar la efectiva y eficiente generación de nuevo conocimiento (por ejemplo, actividades de Investigación y desarrollo, aprendizaje a partir de casos históricos etc.)

Apoyar la adquisición de conocimiento de fuentes externas y desarrollar la capacidad de asimilarlo y utilizarlo.



Asegurarse que el nuevo conocimiento está disponible para aquellas personas en la organización que realizan actividades basadas en ese nuevo conocimiento (por ejemplo, distribución de las lecciones aprendidas).

Asegurarse que toda persona en la organización sabe dónde se encuentra disponible el conocimiento en la empresa.

El entorno actual y los aspectos generales de la Gestión del Conocimiento.

Son muchas las objeciones que se plantean ante las teorías que abogan por el cambio del paradigma de la organización empresarial. ¿Por que motivos el modelo tradicional no sirve para el nuevo siglo? La respuesta es sencilla: el entorno ha cambiado.

Este entorno se caracteriza, principalmente, por seis fenómenos. Los cuales son:

o Velocidad a la que se producen los cambios;o Facilidad de acceso a la información;o Nuevos productos y servicios;o Globalización de la economía;o Nuevos mercados, nuevos competidores yo Los viejos esquemas de producción ya no sirven.

Este nuevo entorno ha traído como consecuencia que: los entornos sean complejos, globales, inciertos de alta velocidad de cambio; exigen plazos de respuesta cada vez más rápidos, estrés profesional (80% del tiempo dedicado a la captación de información y solo un 20% a su análisis) y aumento de riesgo en la toma de decisiones.Por lo tanto el modelo empresarial tradicional ha cambiado mucho y muchos de los procedimientos están obsoletos. El objetivo de las organizaciones sigue siendo la búsqueda de una ventaja competitiva, entendida como tal, la superioridad o mejoría respecto a otro, determinada por cómo ellas son percibidas por sus clientes. En el entorno actual, la capacidad de producción ha dejado de ser una ventaja competitiva.

En estas circunstancias, aprender más rápido que los competidores puede ser la única ventaja competitiva sostenible en el tiempo. Por lo que el mundo está en las puertas de una "nueva era económica" o en la "economía del conocimiento" donde la globalización de los mercados, la diseminación de las tecnologías de la información y el desmantelamiento de las jerarquías nacidas a mediados del siglo pasado, son los rasgos esenciales de la misma porque sus fuentes principales de riqueza son el conocimiento y las comunicaciones, frente a las tradicionales: tierra, trabajo y capital. Y no se trata tanto de un proceso evolutivo, sino una verdadera revolución, ya que todo está sucediendo al mismo tiempo. Es difícil pensar que una organización que pretenda considerar el conocimiento como uno de sus recursos centrales no cuente con algún rol de índole ejecutivo que tenga como objeto coordinar, desplegar y monitorear los recursos y proyectos de



conocimiento en torno a un análisis de mediano/largo plazo que permita obtener resultados mensurables.

Éste que tiene la tarea de llevar a cabo el aprendizaje organizacional y el proceso de gestión del conocimiento, es el Gestor del Conocimiento o Gerente de Conocimiento (CKO, por su acrónimo en inglés de Chief Knowledge Officer).

Earl señala que el CKO "es el encargado de iniciar, impulsar y coordinar los programas de Gestión del Conocimiento." Por lo que si no se entiende la importancia de este personaje es imposible llevar acabo la introducción de estas prácticas.

Una "nueva Cultura" es la única alternativa.

El principal obstáculo que se encuentran las organizaciones a la hora de introducir las prácticas de GC es, cuando se enfrentan a la necesidad de que no hay una cultura de organización de compartir el conocimiento, ni una estrecha relación organización-clientes-proveedores (en la mayoría de los casos) lo que imposibilita gestionar sus conocimientos. Y todo esto se debe al pensamiento residual u erróneo de: "Si el conocimiento es poder, no lo debo compartir con nadie por que al compartirlo otros de pueden apropiar de el y ya no seré imprescindible"

Para poder lograr alcanzar este cambio cultural hay que motivar e incentivar a los trabajadores; pero ¿Cómo?

En muchas oportunidades el concepto de motivación es mal interpretado por los directivos, debido a que existe un pensamiento residual con respecto a este concepto que creen que no es mas que reunir a los empleados, para que alguien con facilidades de palabras y con cierto poder de convencimiento (no siempre sustentable) los llene o al menos los trate de llenar de pensamientos positivos.

Como si fuera poco, se cree que este trabajo es para una persona carismática o para un ejecutivo o para el gerente general y no para un verdadero líder.

Estos son los errores que se cometen con respecto a este tema.

También es válido puntualizar que: no sólo el dinero es una fuerte motivación para las personas; de hecho, en algunos casos ni siquiera es importante.

De la teoría económica, también se debe comprender que no todo el mundo es igual y que hay más dimensiones que la simple retribución monetaria, por lo que hay que tener en cuenta también que:

a) Algunas personas, les impulsa el deseo de realizar su trabajo por el solo placer de hacerlo bien, en ello encuentran una prueba, de que pueden hacer lo que se propongan (SATISFACCIÓN EN EL DEBER CUMPLIDO);



b) Hay personas que hacen todo lo humanamente posible por verse rodeados de amigos, eso hace que estén siempre deseosos del reconocimiento de los demás, por eso, evitan tomar partido y se vuelven cómplices de sus "amigos", con tal de no perder su amistad (LA AMISTAD EN PRIMER LUGAR);

c) A bastantes les interesan mucho más los aspectos técnicos de su trabajo. Para ellos, la excelencia está antes que cualquier otra consideración y hacen todo lo humanamente posible para alcanzarla en cada trabajo que emprenden (EL PERFECCIONISMO.)

De aquí que un clima organizacional armonioso, amistoso, donde el respeto, el amor y el reconocimiento al buen trabajo prevalezca, pueda motivar e incentivar más a los trabajadores, comprometerlos con los buenos resultados y hacerlos que se sientan identificados con su organización.

En resumen, un sistema de gestión del conocimiento permite la reutilización de la información almacenada en la organización y su incorporación en los procesos funcionales y operacionales integrando los sistemas de información existentes y permitiendo la durabilidad de la información y el conocimiento.

Infografía:

Freddy Arráez T. Profesor titular adscrito al Programa Planificación Regional de la Universidad Ezequiel Zamora. Venezuela, 1999http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/conocimiento.htm

http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/43/sgc.htm

Andrea Benki von Roth, Founder & CEO, Mastermind Global Informationhttp://www.mastermind.cl; e-business or out of business

http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/42/gcne.htm

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/kmcuba.htm


http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/kmcuba.htm

http://www.mastermind.cl/

http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/43/sgc.htm

http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/conocimiento.htm

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