PANEVROPSKI UNIVERZITET APEIRON

FAKULTET PRAVNIH NAUKA

ADMINISTRATIVNO I KANCELARIJSKO

POSLOVANJE

ELEKTRONSKO KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Seminarski rad

Student : Profesor :

Vladimir Pantić prof.dr. Ostoja Kremenović

125 – 09 / VOP

Banja Luka, 2010

SADRŽAJ :

1. UVOD..............................................................................................................2

2. CILJEVI ELEKTRONSKOG KANCELARIJSKOG POSLOVANJA...3

3. NOVINE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U VEZI ELEK.

POSLOVANJA...............................................................................................4

4. LITERATURA ..............................................................................................7

1

1. U V O D

Kancelarijsko poslovanje u Bosni i Hercegovini i Republici Srpskoj se uglavno vodi na klasičan način, a elekstornski zapisi se u poljednje vrijeme koriste u bankarstvu i računovodstvu kao i u pojedinim republičkim oragnima i organima nekih jedinica lokalne samouprave.

Informacije u klasičnom kancelarijskom poslovanju se čuvaju na papiru, a medij na kome je čuvana informacija je istovremeno i poruka. Za elektronski zapis neophodan je kompjuter koji je može pročitati. Čuvanje informacija u lektronskom obliku olakšava obradu podataka, njihovo korištenje, prenos, pretraživanje i umnožavanje, te po potrebi dopunjavanje novim sadržajima. Struktuiranje elktronskog zapisa kao pretpostavka za pronalaženje neke informacije vrši se na dva načina:

1. skladištenjem informacija, odnosno podataka u bazi podataka

2. čuvanjem posebnog dokumenta

Zakonom o elektronskom poslovanju i elektronskom potpisu je uređeno elektronsko poslovanje, primjena elektronskog potpisa u pravnom saobraćaju, korištenje podataka u elektronskom obliku, prava, obaveze i odgovornosti učesnika u elektronskom pravnom saobraćaju, te elektronsko poslovanje u upravnim, sudskim i drugim sličnim postupcima. Zakon nije proveden jer, između ostalog, nisu doneseni ni provedbeni akti kojima bi se obezbejdili uslovi za njegovo provođenje.

Savjet ministara Bosne i Hercegovine je 22.Juna 2004. godine donio Strategiju razvoja informacionog društva Bosne i Hercegovine koja je osnovni odnosno bazni dokument na osnovu kojeg će se donositi zakoni i drugi propisi te odlučivati o pravcima razvoja, akcionim planovima i prioritetima razvoja informacionog društva na svim nivoima vlasti u Bosni i Hercegovini.

Jedan od osnovnih principa i opredjeljenja Strategije je elektronska uprava koja će omogućiti svim fizičkim i pravnim licima jednostavan i stalan pristup vladinim službama, propisima i dokumentima te kvalitetne i jeftine administrativne usluge putem integrisanih mreža kao i veća efikasnonst rada službenika. Funkcije uprave će biti automatizovane kroz implementaciju aplikativinih projekata uz primjenu otvorenih standarda i poštovanja specifikacija za međuoperativnost, a stimulisaće se i potsticati standardizacija programskih riješenja i opreme.

2

2. CILJEVI ELEKTRONSKOG KANCELARIJSKOG

POSLOVANJA

U 2004. godini u okviru akcionog plana razvoja informacionog društva Bosne i Hercegovine planirani su projekti koji će doprinijeti funkcionalnija, transparentnija, jeftinija poslovanja u skladu sa evropskim standardima i vrijednostima. Ciljevi koji se žele postići elektronskim kancelarijskim poslovanjem su sljedeći:

- omogućavanje efikasnog, ekonomičnog, bezbjednog i kvalitetnog prenosa multimedijalnih podataka između zaposlenih po modelu poslovnih procesa i potrebe za razmjenom podataka.

- mogućnost preuzimanja podataka iz centralne baze podataka putem GSM mreže.

- uvođenje elektronskih sistema za upravljanje elektronskom dokumentacijom i zapisima u poslovnoj cjelini, podatcima i informacijama će se moći pristupiti i održavati ih na način koji će očuvati autentičnost i integritet pohranjenih podataka, a istovremeno, elektronske i papirne sisteme čuvanja podataka harminizovati te definisati nivoe i postupke arhiviranja rezervnih kopija podataka za razne namjene.

- mogućnost pristupa centralnim registrima prema definisanim pravilima

- izbor najracionalnijih tehnologija i riješenja za bezbjedneelektronske transakcije i poslovanje poslovne jedinice

- povećanje efikasnosti i olakšanje rada zaposlenim licima

- maksimalno skraćivanje roka izdavanja dokumenata na zahtjev fizičkih i pravnih lica

- pružanje trenutne informacije u elektronskom obliku

- mogućnost dobijanja potrebne dokumentacije i informacija na jednom mjestu

- uređena baza podataka o svim upisima i promjenama koja se dešavala prilikom poslovnog procesa.

3

Uvjereni smo da će projektovanjem elektronskog poslovanja kao osnovnog oblika savremenog kancelarijskog poslovanja sve više biti u primjeni i da će potiskivati klasično kancelarijsko poslovanje.

Zakon u oblasti elektronskog kancelarijskog poslovanja je donešen u prvom polugodištu 2005. godine, nakon čega su se pripremili propisi o elektronskom kancelarijskom poslovanju kojima su se uredila pitanja od značaja za kancelarijsko poslovanje elektronskim putem.

3. NOVINE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U VEZI

ELEKTRONSKOG POSLOVANJA

U Uputstvu o sprovođenju kancelarijskog poslovanja sadržane su neke novine koje su u vezi sa elektronskim poslovanjem a to:

- ako poslovno lice ima organizovan kompjuterski informacioni sistem u kojem se zaprimaju ili nastaju jedinice dokumentacije, taj sistem se projektuje na način koji obezbjeđuje obavljanje radnji sa jedinicama dokumentacije u skladu sa propisima o kancelarijskom poslovanju uključujući i normative i standarde u ovoj oblasti. Ovako organozovan informacioni sistem ima položaj glavne pisarnice a ako je djelatnost organa uprave dijelom dokumentovana u informacionom sistemu, u tom slučaju informacioni sistem ima status pomoćne pisarnice. Arhivski kompjuterski sistem je dio informacionog sistema u kojem se čuvaju i pohranjuju jedinice elektronske dokumentacije, obezbjeđuje upravljanje dokumentacijom uključujući i njenu upotrebu te onemogućuje bilo kakva izmjena ili brisanje pohranjenih dokumenata.

- pošta može biti i u elektronskom obliku

- prijem elektronske pošte potvrđuje se povratnom elektronskom porukom koja sadrži; navod o primljenoj pošti odnosno njenom sadržaju, datum i vrijeme prijema pošte i kvalifikovani elektronski potpis lica ovlaštenog za prijem elektronske pošte. U kompjuterskom informacionom sistemu potvrda o prijemu pošte se izdaje automatski unošenjem kvalifikovanog elektronskog potpisa i otprema potvrde odmah po prijemu pošte.

- elektronsku poštu otvara radnik koji ima ovlaštenje za pristup i korištenje elektronske adrese a poštu primljenu na ličnu adresu lice na koje pošta glasi ili lice koje ono posebno ovlasti.

- ako primljena elektronska pošta ima nedostataka, o tome se obavještava njen pošiljalac te po mogućnosti, uputi na način otklanjanja nedostataka.

- primljena elektronska pošta se označava prijemnim elektronskim štambiljom

4

- u informacionom kompjuterskom sistemu vodi se automatsko evidentiranje primljene elektronske pošte osim pošte upućene ličnu elektronsku adresu i neslužbena elektronska pošta.

- elektronski dokument koji postoji u jednom primjerku a dokumentije radnje većeg broja predmeta ili dosijea, označava se svim klasifikacionim oznakama predmeta ili dosijea čiji je dio.

- u kompjuterskom informacionom sistemu obezbjeđuje se povezivanje akata sa predmetima i dosijeima.

- predmet u elektronskom obliku se formira kada su svi akti koje sadrži u lektronskom obliku, kada su akti koji ulaze u njegov sastav u fizičkom obliku ali kovertirani u elektronski oblik i kada u cjelini ili djelimično sadrži akte u fizičkom obliku koji su konvertovani u elektronski oblik a čuvanje akta u fizičkom obliku nije obavezno odnosno potrebno ili se akt u fizičkom obliku mora čuvati u određenom roku.

- elektronski dokument se izrađuje kompjuterskom programu koji ima ugrađene standarde za izradu poslovnih komunikacija i protokol a njegovi sastavni dijelovi su: datum, elektronska adresa pošiljaoca, elektronska adresa primaoca, adrese na koje se otpremaju kopije, predmet poruke i prilozi;

- kao interna dostavna knjiga u informacionom kompjuterskom sistemu koristi se dio sistema namjenjen za dostavljanje jedinica dokumentacije u elektronskom obliku.

- u informacionom kompjuterskom sistemu funkciju rokovnika predmeta preuzima baza podataka

- u dijelu informacionog kompjuterskog sistema namjenjenog za otpremu elektronske pošte obezbjeđuje se automatsko evidentiranje rednog broja pošiljke, vremena otpreme, sistema kojem je pošiljka otpremljena i prijemu pošiljke u sistem primaoca.

Usaglašavanje kancelariskog poslovanja sa razvojem elektronskog poslovanja je proces koji je novinama u Uputstvo o sprovođenju o kancelarijskom poslovanju tek započeo a u narednom periodu očekujemo još značajnije promjene koje će obezbjediti korištenje velikih mogućnosti koje daju nove tehnologije elektronskog poslovanja u oblasti kancelarijskog poslovanja.

Nacrtom zakona o certifikacionoj instituciji Bosne i Hercegovine osniva se certifikaciona institucija Bosne i Hercegovine kao upravna organizacija koja vrši nadzor nad primjenom i obezbjeđuje primjenu zakona i drugih propisa u oblasti elektronskog poslovanja i certifikacije elektronskog potpisa i pečata, vodi javni elektronski registar davalaca usluga certifikacije, donosi sprovedbene propise za koje je ovlaštena i izvršava druge upravne i stručne poslove u oblasti elektronskog poslovanja. Nacrtom zakona o elektronskom poslovanju u elektronskom

5

potpisu uređeno je poslovanje razmjenom podataka, dokumenata i poruke u elektronskom obliku, te korištenje elektronskog potpisa u pravnom saobraćaju i sudskim, upravnim, arbitražnim i drugim sličnim postupcima.

Nacrt je pripremljen na osnovama UNCITRAL-ovog Zakona o elektronskom poslovanju i većim dijelom uređujetrgovinske odnose odnosno ugovore koji se zaključuju elektronskim putem.

6

L I T E R A T U R A :

1. Službeni glasnik Republike Srpske

2. Kancelarijsko poslovanje, Beograd, prof.dr. Dragan Radovanović

3. Povezanost elektronskim putem,Novi Sad, dr. Nebojša Savanović

4. http://www.zzjzpgz.hr/12/elektronsko poslovanje.htm

5. http://www.zzjzpgz.hr/12/kancelarijsko poslovanje.htm

7