Секреты делегирования (20-11-2014)

Секреты делегирования

20 ноября 2014 г.

BogushTimeКомпания

•Опыт работы с 1999 года•Ре-брендинг в 2009 году•Специализация “управление временем”•Собственная технология•Лицензирование тренеров

Елена Александрова

• Исполнительный директор• Управляющий партнер• Консультант компании

BogushTime

• Понять, что такое «делегирование» и как его правильно применять.

• Узнаете, что можно и нужно делегировать, чтобы высвободить время для более важных задач.

• Научиться, правильно ставить задачи и контролировать их выполнение.

• Потренироваться в использовании коучинга.

-Цели мастер класса

Делегирование – это организация работы, при которой руководитель распределяет СВОИ задачи между подчинёнными.

?Что такое делегирование

Я 50

В 50

И 50

Н 50

П

Ф

50

50

Делегирование

Я 50

В 50

И 50

Н 50

П

Ф

50

50

Делегирование – это передача задачи сверху вниз первый раз, и после того, как задача передана, она уже больше не возвращается.

Делегирование

Я

В 50

И 50

Н 50

П

Ф

50

50

Делегирование – это возможность увеличить количество задач руководителя, которые будут выполняться руками подчиненных с таким же качеством и в нужные сроки.

Делегирование

Задача – это ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.

Мы делегируем только ЗАДАЧИ.

Что можно делегировать?

Ресурсы – это всё, что необходимо человеку и организации для достижения цели.

Ресурсы могут быть трудовые, информационные, материальные, финансовые.

Что нужно для делегирования?

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации. А также это право на принятие решений.

Бывают полные, частичные, нулевые.

Что нужно для делегирования?

Подчиненность – это ситуация, при которой ясно кто кому подчиняется.

Публичность – сообщаем всем, кто связан с задачей, к кому сейчас обращаться.

Что нужно для делегирования?

Делегирование – это организация работы, при которой руководитель распределяет свои задачи между подчинёнными первый раз.

Задача – это ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.

Полномочия – это ограниченное право использоватьресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение задач.

Ресурсы – это всё, что необходимо человеку и организации для достижения цели.

Ответственность – это обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.

Что такое ?делегирование

Делегируется только задача.

Делегировать полномочия,

ответственность и ресурсы нельзя.

Их предоставляют.

Делегирование

• Делегированием не называется плохой менеджмент, когда Ваши работники не делают то, что они должны делать, и Вы их пинаете.

• Делегированием не называется плохой менеджмент, когда на нас валятся задачи, а вы их временно распихиваете.

• Делегированием также не называется плохой менеджмент, когда вы спихиваете то, что вам лично не нравится.

Плохой менеджмент

Прямой руководитель:• человек• документ

Вася

Босс 1 Босс 2 Босс 3 Босс 4 Босс 5

Инструкция по…

ИИ

Неправильный менеджмент

1 ч

3 ч

4 ч

5 ч

6 ч

7 ч

8 ч

2 ч

1 ч

2 ч

3 ч

4 ч

5 ч

6 ч

7 ч

8 ч

Делегирование задачи

8 часов рабочего времени

1 2 3 4 5 6 7 8

1 час

1 час

Делегирование – передача задачисверху вниз

• Для любог работника делегированная задача – это карьерный рост. Потому что он делает то, что раньше делал руководитель.

• Подчиненный должен уметь принять задачу, сначала должен записать поставленную задачу, спросить к какому времени должен быть результат, чтобы таким образом оценить задачу.

• Только руководитель имеет право принять решение о том, какая задача является более приоритетной, если работник допустил накладку.

Делегирование для подчиненного

Эффективный – сделали именно то, что необходимо

Продуктивный – успели много

Принцип Паретто

• Рутинная работа• Генеральное планирование, постановка целей • Задачи с высокой степенью риска, необычные и срочные дела• Подготовительные работы • Долгосрочные проекты• Стимулирование и мотивация • Подбор сотрудников и оценка их компетенции • Рабочая ситуация существенно изменилась• Контрольные функции, контроль результатов • Задачи, связанные с конфиденциальной информацией • Специализированная работа

Задачи для подчиненных ируководителя

• Рутинная работа• Подготовительные работы • Долгосрочные проекты• Рабочая ситуация существенно изменилась. Ситуации:

• при изменении структуры персонала • при структурной перестройке отдела • в кризисных ситуациях• в случае появления новых сфер деятельности

• Частные вопросы• Специализированная работа. Ситуации:

• Знаний руководителя для выполнения задачи явно недостаточно

• Руководитель является экспертом в нескольких областях • Руководитель боится потерять авторитет• Руководитель хватается не за свою работу

Задачи для подчиненных

Обезьянка – это не твоя задача, которую делаешь ты.

Пусть люди приносят вам свои проблемы…

… вместе с их собственным вариантом их решения!

Откуда приходят обезьянки?

?А как справляться с обезьянками

«Все, что могут делать сотрудники, должны делать сотрудники»

Пересмотрите должностные обязанности каждого сотрудника и Ваши собственные.

Задачи для подчиненных

• Генеральное планирование, постановка целей

• Задачи с высокой степенью риска, необычные и срочные дела

• Подбор сотрудников и оценка их компетенции

• Контрольные функции, контроль результатов

• Стимулирование и мотивация

• Задачи, связанные с конфиденциальной информацией

Задачи только для руководителя

• Знать, каких результатов необходимо достичь

• Оценить необходимые ресурсные затраты

• Разделить цель на:

• реальные действия, задачи

• реальных людей

• в реальном времени

• и только потом поставить задачу перед людьми

Правила грамотного делегирования

Кто? • Кто больше подходит для выполнения этой

задачи? • Кто должен помогать при ее выполнении?

• Если поручение дается сразу нескольким людям, то они должны знать об этом.

Т.е. на этом этапе вы определяете подчиненность и публичность.

Как правильно поставить ?задачу

Что? • Что вообще надо делать? • Каким должен быть конечный результат? • Какие отклонения от него могут быть приняты во

внимание?• Каких трудностей следует ожидать?

• суть задания

• результаты, которые должны быть предоставлены по окончанию

Как правильно поставить ?задачу

Когда? • Когда следует начать работу? • Когда нужно ее завершить? • Какие промежуточные сроки должны быть

соблюдены?

Т.е. когда руководитель контролирует ход выполнения задачи, а сотрудник информирует о положении дел?

Как правильно поставить ?задачу

С помощью чего? Как?• Какие вспомогательные средства могут и должны

быть использованы? • На какие нормативные документы следует

обратить внимание? • Какие инстанции и подразделения нужно

проинформировать? • Какими могут быть затраты?• Как следует подходить к выполнению задачи? • Какие методы и способы применять?

Определите полномочия, предоставьте необходимые ресурсы.

Как правильно поставить задачу?

Почему? • Почему мы должны выполнять данную задачу? • Какой цели она служит? • Что произойдет, если работа не будет сделана полностью или частично?

Определите степень ответственности.

Как правильно поставить ?задачу

01.06 30.06

1. Увидеть всю картину в целом и место данной задачи.

2. Выбрать нужного исполнителя-подчиненного.

3. Определить:

• Что – РЕЗУЛЬТАТ

• Когда – СРОК

• Как – СПОСОБ

• Договориться о КОНТРОЛЬНЫХ ФИНИШАХ

25.0605.06 20.06

02.06

Пример

01.06 30.06

4. Дать человеку ресурсы:

- информация

- полномочия

- подчиненность

- публичность

25.0605.06 20.06

02.06

Пример

01.06 30.06

4. Дать человеку ресурсы:

- информация

- полномочия

- подчиненность

- публичность

5. Не забирать задачу в случае невыполнения.

6. Поощрить после достижения результата.

25.0605.06 20.06

02.06

Пример

Дата Содержание Ответств.

01.10 - купить компьютеры Вася

05.10 [12.00] - информация

20.10 - заказ

25.10 - 10 компьютеров

+

30.10

Федя

+

+

Как это работает?

Расписание Список задач

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

20 минут Вася

10 минут Петя

10 минут Вася

20 минут Вася

Анализ

• Необходимо пересмотреть должностные обязанности каждого сотрудника и Ваши собственные. И определить, чем вы заниматься не собираетесь.

• Поставить задачу перед подчиненными первый раз, предоставив под нее ресурсы, полномочия, подчиненность и публичность, а также определить уровень ответственности.

• Контроль. Вы сокращаете время, и назначаете 2 контрольных финиша. Контроль осуществляете с помощью коучинга.

• Проводите анализ ситуации с делегированием и вносите правки.

• Пропишите инструкцию по данной задаче, передайте подчиненному, расслабьтесь и занимайтесь своими.

Итог

!Успехов вам

Как с нами связаться

• info@BogushTime.com

• www.BogushTime.com