การส้ราง quotation

DGM Document System Manual

การสร�าง Quotation นั้นั้ต้�องทำ�าความเข้�าใจกบระบบงานั้ข้อง ทำ�านั้ก�อนั้ ว�าม�รายละเอ�ยดอย�างไรบ�าง เพื่� อให้�สามารถกรอกข้�อม#ลเพื่� อสร�าง Quotation ได�อย�างถ#กต้�อง และเป็&นั้ไป็ต้ามความต้�องการ ก�อนั้อ� นั้ผู้#�ใช้�งานั้จะต้�อง เข้�าส#ระบบ แล�วเล�อก Menu Quotation

เพื่� อเข้�าส#�การทำ�างานั้ Quotation

ห้ลงจาก เล�อก Menu Quotation แล�ว จะได�ห้นั้�าจอ อย�างทำ� แสดงในั้ภาพื่ ผู้#�ใช้�งานั้จะเห้*นั้ รายการ Quotation ทำ� สร�างไว�แล�ว ซึ่, งม�รายละเอ�ยด ย�อ ๆ แสดงไว� เช้�นั้ ห้มายเลข้ Quotation ห้ร�อ Quotation No ช้� อ และ ห้มายเลข้ Contact วนั้ทำ� ทำ� ออก เป็&นั้ต้�นั้ ด�านั้ทำ�าย ข้องรายการแต้�ละรายการเป็&นั้ icon ส�าห้รบ การลบ การแก�ไข้ และการ แสดงฟอร/ม เห้ม�อนั้ พื่0มพื่/ ผู้#�ใช้�สามารถเล�อก เพื่� อเข้�าไป็ทำ�างานั้ได�ในั้แต้�ละรายการ

DGM Document System Manual

การสร�าง Quotation

Click ทำ� Menu Create Quotation ด�านั้ซึ่�าย เพื่� อเช้�าส#� ฟอร/มการสร�าง Quotation

เม� อผู้#�ใช้�งานั้เข้�าส#� ห้นั้�าต้�างการสร�าง Quotation แล�ว สงเกต้ว�าจะสามารถแยก ข้นั้ต้อนั้การกรอกข้�อม#ลได�เป็&นั้ 5 ข้นั้ต้อนั้ ซึ่, งผู้#�ใช้�งานั้จะสามารถกรอกข้�อม#ลได�ง�ายต้ามข้นั้ต้อนั้ดงนั้� 1. ข้�อม#ล Quotation No. โป็รแกรมจะสร�าง ห้มายเลข้ Quotation No. ให้�อต้โนั้มต้0 ผู้#�ใช้�งานั้ ไม�ต้�อง เป็ล� ยนั้แป็ลงอะไร

ข้�อม#ล Date ห้ร�อวนั้ทำ� จะเป็&นั้วนั้ทำ� ป็2จจ3บนั้ ข้,นั้ให้�อต้โนั้มต้0 ถ�าต้�องการแก�ไข้ ผู้#�ใช้�สามารถคล0ก ในั้ช้�องข้�อม#ล Menu วนั้ทำ� จะข้,นั้ให้�อต้โนั้มต้0เพื่� อให้�ผู้#�ใช้� เล�อกได�

1

2

3

4

5

DGM Document System Manual

ดงร#ป็ ผู้#�ใช้�งานั้สามารถเล�อก วนั้ทำ� ให้ม�ได�ต้ามต้�องการ

ข้�อม#ล Cust Inv No. ห้ร�อห้มายเลข้อ�างอ0ง ข้อง Invoice ข้องล#กค�า ซึ่, งผู้#�ใช้�งานั้ควรกรอกข้�อม#ลนั้�

2. ถดมาเป็&นั้ข้�อม#ลข้อง ล#กค�าทำ� เราต้�องการออก ใบ Quotation ให้� ข้นั้ต้�องนั้� เป็&นั้ข้นั้ต้อนั้ทำ� งายมาก เพื่�ยงแต้� ผู้#�ใช้�กรอก ข้�อม#ลข้อง รห้สล#กค�า บางส�วนั้จะม� List รายการ รห้สล#กค�าข้,นั้แสดงให้� อต้โนั้มต้0 เพื่�ยงแต้�ผู้#�ใช้�งานั้เล�อก รห้สล#กค�าทำ� ต้�องการ แล�วคล0ก ทำ� ป็34ม “Populate

customer” ระบบจะทำ�าการกรอก ข้�อม#ลทำงห้มดให้�

3. ส�วนั้ทำ� 3 เป็&นั้ ส�วนั้ข้�องข้�อม#ล Departure , Destination และ By ผู้#�ใช้�งานั้กรอกข้�อม#ลโดยการพื่0มพื่/ ลงในั้ช้�องข้�อม#ล

4. เป็&นั้เร� อง Product ห้ร�อ ส0นั้ค�าทำ� ต้�องการแสดง ในั้ Quotation ซึ่, งผู้#�ใช้�งานั้จะทำราบว�า ข้�อม#ล Product ทำ� จะออก Quotation ให้�นั้ นั้ ม�อะไรบ�าง ซึ่, งมกจะม�อย�างนั้�อย 1 Product

การใช้�งานั้ส�วนั้นั้� ต้�องทำ�าความเข้�าใจ เพื่0 มเต้0มเล*กนั้�อย

จากร#ป็จะเห้*นั้ว�า จะม�ช้�องให้�เต้0มข้�อม#ล เช้�นั้ UNNO Product Name เป็&นั้ต้�นั้ การเพื่0 มข้�อม#ลในั้ส�วนั้นั้� ห้ลงจากกรอกข้�อม#ลในั้ช้�องข้�อม#ล ต้ามข้�อม#ล ต้�าง ๆแล�วจะต้�อง คล0ก ทำ� ป็34ม “Add

product” ซึ่, งจะทำ�าให้� ม�รายการข้อง Product ข้,นั้แสดง เป็&นั้ต้ารางข้�อม#ลดงร#ป็

DGM Document System Manual

แสดงว�า รายการทำ� เข้�าไป็นั้นั้ ถ#กบนั้ทำ,ก พื่ร�อมทำ� จะจดเก*บ ห้าก ม�รายการ Product เพื่0 มเต้0ม ผู้#�ใช้�งานั้สามารถ กรอกข้�อม#ล ในั้ช้�องกรอกข้�อม#ล และทำ�าการคล0กทำ� ป็34ม Add product ข้�อม#ลรายการถดมาจะ เข้�าไป็อย#�ในั้รายการ Product ในั้ต้ารางด�านั้บนั้ ดงร#ป็

ผู้#�ใช้�งานั้ ไม�ต้�อง สนั้ใจข้�อม#ลทำ� อย#�ในั้ช้�องกรอกรายการด�านั้ล�าง สารถป็ล�อย ให้�ม�ข้�อม#ลไว�อย�างนั้นั้ได� ไม�ม�ผู้ลต้�อข้�อม#ลส�วนั้อ� นั้ ๆ แต้�อย�างใด

ต้อนั้ทำ�ายข้องรายการ Product ทำ� แสดง อย#�จะม� ป็34ม สอง ป็34มค�อ Update และ Delete ม�ไว�ส�าห้รบการ แก�ไข้ และการ ลบข้�อม#ล ในั้แต้�ละรายการ

การแก�ไข้ ห้ลงจากเพื่0 มข้�อม#ลเข้�ารายการแล�วพื่บว�า ม�ข้�อผู้0ดพื่ลาด ผู้#�ใช้�งานั้สามารถ แก�ไข้ได�ในั้ช้�อง รายการนั้นั้ ๆ ได�เลย แต้�ต้�องไม�ล�ด คล0กป็34ม Update เพื่� อบนั้ทำ,กการแก�ไข้ ม0ฉะนั้นั้การแก�ไข้จะไม�ม�ผู้ลต้�อข้�อม#ลนั้นั้

การลบ ข้�อม#ล Product ออกจากรายการ ห้ากต้�องการลบรายการใดออก จาก ต้ารางข้�อม#ล Product ให้�คล0ก ทำ� ป็34ม Delete ทำ� ทำ�ายรายการนั้นั้ ๆ ข้�อม#ลรายการนั้นั้จะถ#กลบออกจาก ต้ารางข้�อม#ล Product

5. ข้นั้ต้อนั้ทำ� 5 เป็&นั้ข้นั้ต้อนั้ทำ� ส�าคญ ค�อการบนั้ทำ,กรายการ Quotation Items ลกษณะการทำ�างานั้ คล�ายกบการบนั้ทำ,ก ข้�อม#ล Product โป็รแกรม เต้ร�ยมรายการต้�าง ๆ ไว� ในั้ส�วนั้ข้องการกรอก ข้�อม#ล ผู้#�ใช้�งานั้เพื่�ยงแต้�เล�อก ข้�อม#ล และ option ต้�าง ให้�ถ#กต้�อง ก*จะสามารถบนั้ทำ,กข้�อม#ลได�ต้ามต้�องการ ส�วนั้ข้องการกรอก ข้�อม#ลม�รายละเอ�ยดดงนั้�

DGM Document System Manual

ส�วนั้ทำ� 1 เป็&นั้ส�วนั้แสดง ต้ารางข้อง Quotation Items ทำ� เพื่0 มเข้�าส#� Quotation แล�ว ส�วนั้ทำ� 2 เป็&นั้ส�วนั้การกรอกข้�อม#ล ซึ่, งจะม�รายการ ข้อง Items เต้ร�ยมไว�ให้�ผู้#�ใช้�งานั้เล�อก เพื่� อบนั้ทำ,กลงส#� ต้าราง Quotation Items ได� สะดวกและง�ายข้,นั้ ผู้#�ใช้�สามารถเพื่0 ม Note เพื่0 มในั้ทำ�ายรายการ ได�โดยกรอกลงในั้ช้�อง Note

ส�วนั้ทำ� 3 เป็&นั้ ส�วนั้ทำ� ต้�องทำ�าความเข้�าใจ เล*กนั้�อย เพื่ราะจะเป็&นั้ทำ� ก�าห้นั้ด ค3ณสมบต้0ข้อง แต้�ละ Item ทำ� จะทำ�าการบนั้ทำ,ก ว�าแต้�ละ Item ม�ค3ณสมบต้0เป็&นั้อย�างไร ซึ่, งสามารถแบ�งออกเป็&นั้ 2

กล3�มค�อ กล3�มแรก ม� VAT BASE และ ADVANCE เป็&นั้ต้วก�าห้นั้ดว�า รายการ Item ทำ� ต้�องการเพื่0 มเข้�าไป็ข้ณะนั้นั้ เป็&นั้ป็ระเภทำ VAT BASE ห้ร�อ ADVANCE ในั้กล3�ม ถดไป็ ป็ระกอบด�วย Service Charge และ Expense paid เช้�นั้เด�ยวกนั้ เป็&นั้การก�าห้นั้ดกล3�มข้อง Items

ว�า เป็&นั้กล3�มใด โดย Default Items จะถ#กก�าห้นั้ดค�าไว�ให้�ต้ามความเห้มาะสมอย#�แล�ว แต้�ผู้#�ใช้�งานั้สามารถเล�อก ห้ร�อเป็ล� ยนั้แป็ลงได�ต้ามต้�องการ ห้ลงจากทำ�าความเข้�าใจกลบส�วนั้ต้�าง ๆ แล�ว ก* สามารถทำ� จะทำ�าการเพื่0 มข้�อม#ลได�ถ#กต้�อง ข้นั้แรกผู้#�ใช้�งานั้จะต้�องเล�อก Item ทำ� ต้�องการเพื่0 ม เข้�าส#�ต้าราง Quotation Item

ห้ลงจากเล�อก ได�แล�ว Option ต้�าง ทำ� เป็&นั้ค3ณสมบต้0ข้องรายการนั้นั้จะถ#กไป็ต้าม ความเห้มาะสม และสามารถเป็ล� ยนั้แป็ลงได�ต้ามต้�องการ ข้นั้ต้อนั้ต้�อไป็ ค�อการกรอก ข้�อม#ลทำ� เห้ล�อ ค�อ Item ค�อล�าดบข้องข้�อม#ลนั้นั้ ป็กต้0จะข้,นั้ให้�อต้โนั้มต้0แต้�อาจจะไม�ต้รง ห้ร�อ ถ#กต้�อง ให้�ผู้#�ใช้�ต้รวจสอบ ห้ลงจากนั้นั้ ก*เป็&นั้จ�านั้วนั้ทำ� ช้�อง Qty และส3ดทำ�าย เป็&นั้ Unit price ข้องรายการนั้นั้

1

2

3

DGM Document System Manual

ข้นั้ต้อนั้ต้�อไป็ เป็&นั้ ช้�อง Note ห้าก ม�ข้�อความทำ� ต้�องการเพื่0 มเต้0ม ต้�อทำ�ายข้�อความในั้รายการนั้นั้ ผู้#�ใช้�สามารถเพื่0 มได�ในั้ช้�องนั้� ส�วนั้ส3ดทำ�าย เป็&นั้ค3ณสมบต้0 ผู้#�ใช้�งานั้ต้รวจสอบว�า Option ต้�างทำ� โป็รแกรม ก�าห้นั้ดมานั้นั้ เป็&นั้ข้�อม#ลทำ� ถ#กห้ร�อไม� ถ�าไม�ถ#กให้�เล�อกให้�ถ#กต้�องต้ามต้�องการ แล�วจ,งคล0กทำ� ป็34ม “Add Quotation Items”

ห้ลงจาก Click ป็34ม Add Quotation Item แล�วจะเห้*นั้ว�า ข้�อม#ลจะเข้�าไป็อย#�ในั้ ต้าราง Quotation Item ผู้#�ใช้�งานั้ เพื่0 มเต้0มข้�อม#ล เข้�าส#�ต้ารางได� จนั้กว�า จะได�ต้ามต้�องการ ข้�อม#ลจะค�อย ๆ เพื่0 มเข้�าส#�ต้าราง Quotation Item และเช้�นั้เด�ยวกนั้กบ ข้�อม#ล Product ผู้#�ใช้�สามารถแก�ไข้ และลบ ข้�อม#ลทำ� เพื่0 มเข้�าไป็ในั้ต้ารางได�โดยใช้�ป็34มด�านั้ทำ�าย