檔案管理 上 -...

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檔案管理 (上)

林 巧 敏

民國九十八年九月

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課程大綱

檔案管理概述

檔案法及檔案行政

檔案管理作業程序—產生、整理、編目(描述)、保管、典藏、清理

電子檔案管理

檔案專業人員

檔案專業倫理

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檔案管理概述

定義與範圍

檔案館的發展

檔案管理沿革

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檔案的定義檔案法：指各機關處理公務或因公務，而產生之各類文字或非文字資料及其附件。

檔案的英文Archives，係源自於希臘文，意指「隸屬於單位」(that which belongs to an office)，即指政府單位之文書。

公文書指處理公務或與公務有關，不論其形式與載體之一切資料，凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

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名詞釋義文件是社會組織或個人在各項活動中形成，並具有特定用途的憑證性紀錄。

“文件”(record)一詞在中文，常與”文書”、”公文”或”檔案”混用。

“文書”和”文件”的區別主要源於詞源的產生歷史和約定俗成的慣例，我國清代以前沒有”文件”一詞，而以”文書”稱之，當代形成者多稱為”文件” 。

“公文”較偏向指公務機關所產生之現行紀錄，是各機關履行公務所產生的各種型式紀錄材料，強調公文書概念的英文往往使用”public records”或”official records”。

“檔案”(archive)指文件歷經一段時間經鑑定具有保存價值者，屬於非現行文件。

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範 圍廣義的文件不只包括公文書，凡是機關、團體、組織或個人在履行其職責或處理事務過程中所形成、收到或保存的紀錄，不論其載體形式，均稱為文件。（ICA）

文件包含公文書（公文）與私文書。

私文書指個人、家庭、家族，在處理自身事務的活動中形成的信件、筆記、手稿、契約、證書、家譜等，具有憑證性之紀錄材料。

公文書是文件處理的主流，所以國內外文書學的

教材內容多以探討公文書為主。

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範 圍（續）

本課程所稱之檔案管理主要以行政機關

產生之文書經歸檔後之管理及應用作業為

範圍。廣義的「檔案」除公文書外，尚且

包括私人檔案與手稿、書契、家譜等，凡

具有保留人類文化及歷史價值之紀錄均可

屬之。

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文 書 的 種 類因應不同的公務需求產生不同作用的公文種類與文本，以不同角度歸類，分為：

由涉密程度分類：普通、機密、極機密、絕對機密

由辦理時限分類：普通件、速件、急件、特急件

由行文方向分類：上行文、平行文、下行文

由收受公文分類：發文、收文

由內容性質分類：規範類（條例、規定、章程）、指導類（命令、手諭）、知照類（公告、公函）契約類（合約、協議）、報請類（報告、定型化表單）

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文書的特性

由執掌業務人員撰擬產生

具有法定的權威性和現行效用

具有規範的格式和特定的處理程序

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文書的結構

私文書：並無特殊規定，一般以約定俗成行之

公文書：根據政治環境演進，歷代文書結構不盡相同，現代公文書格式可區分為四大部分：

標題－文件產生者、文別

公文基本資料－收發文號、日期、本別、速別、機密等級

本文－主旨、說明、辦法

用印－機關首長、機關官防

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相關學科

檔案學

圖書資訊學

歷史學

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西洋檔案與檔案館發展

奴隸時期(西元前3500-西元後476年)封建時期(西元後477年-西元後1788年 )近現代時期(西元後1789年- )

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奴隸時期古埃及奴隸制城邦國家至西羅馬帝國滅亡為止

檔案館類型

法老王宮檔案

神廟檔案

私人檔案

皇帝貴族檔案

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封建時期

西羅馬帝國滅亡至法國大革命為止

檔案館類型

封建莊園檔案

教會檔案

皇家檔案

殖民地檔案

社團檔案

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近現代時期

法國大革命(1789/7/14)之後至今

分散式—集中式

國民議會檔案館—國家檔案館

全世界已有100多個國家設有國家檔案館

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我國檔案管理的沿革

明朝以前檔案與文書不加區分，稱典、冊、策、簡牘、文書、簿書、案卷、文案、案牘。

清康熙十九年(西元1680年)『起居注』中首見「檔案」一辭，康熙批閱秋審眾犯冊，問：「馬哈剌之父與叔皆沒於陣，本人亦有功牌，其罪如何。」大學士奏曰：「部中無檔案，故控告時部議不准。」

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我國檔案館歷史商周甲骨文—王室的文書紀錄

西周重要檔案存於宗廟(已有副本觀念)—老子柱下史

秦—御史大夫及丞相府

西漢—長史

東漢—尚書(石渠閣.蘭台.東觀)

魏晉南北朝—尚書.中書.秘書

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我國檔案館歷史(續)隋唐—中書.門下.尚書(三省)

宋—秘書監.三館(史館.昭文館.集賢院)

元—中書省設閣庫

明—六部(皇史宬)

清—三院八衙門

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台灣地區檔案館現況

文史機構

行政機關檔案

未來國家檔案館

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檔案管理的意義

檔案的功能

檔案的特質

檔案的類型

檔案與圖書的區別

檔案管理作業程序

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檔案管理的意義

健全機關檔案管理制度

促進檔案開放與運用

發揮檔案功能

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檔案的功用

行政稽憑

學術研究

法律信證

史料供証

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檔案的特質

(內容)唯一性

(媒體)多元性

(史實)公平性

(過程)可靠性

(產生)自然性

(業務)關聯性

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檔案的類型

依保存年限

--定期檔案、永久檔案

依典藏處所

--機關檔案、國家檔案

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檔案館藏類型依保存年限區分--

定期保存檔案

保存年限為1.3.5.10.15.20.25.30年，屆滿保存年限得辦理銷毀者。

永久保存檔案

保存年限判斷為永久，具有永久保存價值者。

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檔案館藏類型依典藏處所區分--

機關檔案

各機關行政文書辦結歸檔點收後，由各機關自行管理之檔案。

國家檔案

各機關永久保存之檔案屆滿二十五年仍具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案。

私人或團體所有之珍貴文件或資料，透過收購捐贈等方式取得者。

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檔案館與圖書館雷同處

基本功能相同：蒐集、整理、保存、

提供資訊。

管理程序相同：點收、分類、編目、

典藏、防護、清理、應用。

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檔案館與圖書館差異處館藏取得方式

圖書：以採購、贈送、交換為主檔案館：以移轉為主

決定館藏蒐藏的方式圖書：根據讀者需求選擇圖書檔案館：依鑑定判斷文件的實質內容

館藏特性圖書：以圖書資料為主，多有複本檔案館：以檔案資料為主，均為唯一

編目處理圖書：以單本圖書為編目單元檔案館：以文件系列為描述單元描述的層次：圖書以個別項目；檔案採全宗或文件系列。

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檔案館與圖書館之差異館藏流通方式

圖書：以開架為主檔案館：以閉架為主

館藏汰舊圖書：過時或破損可淘汰檔案館：均需長期保存，如有必要淘汰需重新鑑定

館藏保存圖書：部分空調檔案館：均需恆溫恆濕之保存環境

館藏查檢圖書：已有OPAC查詢目錄檔案館：尚未全面自動化，仍有待努力

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檔案法及檔案行政

檔案法

檔案中央主管機關

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檔 案 法立 法 過 程

78.3國史館函送中華民國檔案法草案至行政院

78.8行政院研考會成立研擬小組

81.5.22完成檔案法草案送請立法院審議

85.9.16完成檔案法草案一讀審議

88.10.22完成檔案法草案二讀審議

88.11.30檔案法三讀通過

88.12.15總統令頒布檔案法，計三十條，分為五章--總則/管理/應用/罰則/附則

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檔 案 法88年12月15日公布；91年1月1日施行

區分總則、管理、應用、罰則、附則五章，計30條

立法目的

健全機關檔案管理制度

促進檔案開放與運用

發揮檔案功能

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相 關 法 令訂定法規命令8種及行政規則14種併同於91年1月1日施行

法令名稱區分如下：

檔案法施行細則

逐條檢視補充檔案法之細項規定

授權本局訂定相關行政規則

機關檔案管理類16種

國家檔案管理類5種

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相 關 法 令機關檔案管理類

機關檔案管理單位及人員配置基準

機關檔案點收作業要點

檔案分類編案規範

檔案編目規範

機關檔案保管作業要點

機關檔案檢調作業要點

檔案保存技術規範

檔案庫房設施基準

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相 關 法 令機關檔案管理類(續)

檔案微縮儲存管理實施辦法

檔案電子儲存管理實施辦法

機關檔案保存年限及銷毀辦法

國家檔案移轉辦法

檔案保存價值鑑定規範

機密檔案管理辦法

檔案閱覽抄錄複製收費標準

機關檔案資訊化作業要點

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相 關 法 令

國家檔案管理類

國家檔案開放應用要點

國家檔案管理委員會設置要點

私人或團體捐贈珍貴文書獎勵辦法

檔案管理局受託保管及收購私人或團體珍貴文書要點

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檔案中央主管機關

檔案法第三條：關於檔案事項，由行政院所設之專責檔案中央主管機關掌理之。檔案中央主管機關未設立前，由行政院指定所屬機關辦理之。

前項檔案中央主管機關，最遲應於本法公布後二年內設立。

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檔案中央主管機關檔案管理局組織職掌

檔案政策、法規及管理制度之規劃事項各機關檔案管理、應用指導、評鑑及協調推動事項檔案目錄彙整公布事項各機關檔案銷毀計畫及目錄之審核事項檔案判定、分類、保存期限等爭議案件之審議事項國家檔案徵集、移轉、整理、典藏與其他檔管作業及相關設施之規劃推動事項私人或團體珍貴文書之受贈、受託保管或收購等規劃協調事項國家檔案開放應用之規劃推動事項全國檔案管理資訊系統之規劃建置及協調推動事項研究、出版、技術發展、學術交流與國際合作及人員培訓事項

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國家檔案館︵依檔案性

質或地區設置︶

說明：

表隸屬關係

表指導關係

會員委理管案檔家國

局理管案檔

長局

長局副

書秘任主

院轄市、縣︵市︶各

機關檔案管理單位

鄉鎮市區各機關

檔案管理單位

中央各機關檔

案管理單位

中央所屬機關

檔案管理單位

人事室

會計室

秘書室

企劃組

檔案徵集組

檔案典藏組

應用服務組

檔案資訊組

檔案管理局組織架構圖會員委核考展發究研院政行

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檔案管理作業程序檔案產生—點收

檔案整理—分類、立案、整卷

檔案編目—描述著錄

檔案保管—入庫、庫房管理、機密檔案管理

檔案典藏—保存與修護、微縮儲存、電子儲存

檔案清理—清查、鑑定、銷毀、移轉

檔案應用—目錄檢索、調閱使用、參考服務、利用指導、檔案展覽、研究出版

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檔案管理作業（一）

檔案產生

點收：指文書單位或承辦單位將辦畢文件與歸檔清單備齊送檔案管理單位或人員。

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點收作業程序

送件歸檔

歸檔物品查檢

歸檔案件完整及正確性查核

確認點收

逾期歸檔稽催

案件歸檔統計

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送件歸檔

填妥保存年限及分類號

一般以辦畢五日內歸檔為原則

逐頁編碼

未隨文裝訂之附件處理

填列歸檔清單

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歸檔物品查檢

不符合歸檔之物品

現金、有價證券及其他貴重物品

司法訴訟有關證物

流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品

易變質而不適長久保存之物品

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逾期稽催

辦畢日期加上一定期限為應歸檔日期

定期辦理稽催

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檔案管理作業（二）

檔案整理

分類

編案

整卷

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名詞釋義

案卷

案件

檔號

案由

案名

案卷目次表

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檔案整理作業檔案分類

係指依案件性質分類。

編案作業

將同分類號下，性質相同或案情關連之案件彙集成案，並賦予案名及案次號。

查檢已立案卷的案名。

依案件案情，判定併舊案，或另立新案。

整理立卷（整卷）

案卷內各案件，依文件產生日期先後排序，彙整成卷，賦予卷次、目次號。

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檔案分類架構

檔案分類是以機關（團體或個人）為全宗，依其組織職能或業務活動為基礎，按照檔案內容及特徵，分門別類，組成之體系；對概括檔案內容特徵的概念進行邏輯分類和系統排列，形成對檔案內容資訊有系統的一種類聚群分。

檔案分類表視各機關業務執掌分別訂定，移轉後國家檔案依國家檔案分類表

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檔案分類基本原則

一次採同一分類標準

擇選符合分類目的屬性的分類標準

分入專屬類目

分入最適切類目或主要事由所屬類目

續辦案件與前案歸入同一類目

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分類表編製例示

06類

20

10

綱

01

01

目

10人才儲備01

…

10人才培訓02任免遷調

人力規劃

組織編制

人事類

保存年限類目名稱節

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分類作業檔管人員依分類表及保存年限區分表逐一核對或修正核對原則

一件檔案涉及兩類以上者，應分入較適當之類目內，並在有關類目之檔案內放置分存單或原件影本，以資參照。檔案應分入專屬類目無專屬類目可歸屬時，應視其層級歸入較適當之層級類目，必要時，得歸入較廣或上一層級類目同案卷之檔案應分入同一分類類目

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編 案歸檔案件依據內容查檢是否有性質相同之前案

相同者應併同一案名，無前案可併，依下列原則建立新案名：

重要案件以一事一案為原則，根據內容建立案名

依序賦予案次號，案次號可依立案順序、性質、地域、機關加以區分

註記同一類號案次過多者，作為修訂類表之參考

確立案名後歸入適當案卷，編卷次號、目次號

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案名編列原則原則1：涵蓋檔案內容

原則2：兼顧案情未來之發展

原則3：充分揭示案情

原則4：詞彙用語簡明

原則5：用語前後一致

原則6：避免過度節略或冗長

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立 卷

檔案經立案後於入庫上架前應進行之前置整理過程，包含整卷、入卷及案卷目次表製作等三個階段

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整 卷

每一案件內文件順序，依發文與來文順序編排

依案件入卷時間給予目次號

儘量減少裝訂金屬物或不必要之重複內容影本

逐頁檢視檔案的完整性

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入卷每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限

同案名之檔案應集中置於同一卷夾，案件過多，得分置數個卷夾

案件過少，同一卷夾得放置同類號但不同案名之案件，依案次號順序排列，厚度以三公分為限

封面及卷脊標明檔號、案名及保存年限等

每一檔案卷夾內首頁應置放目次表

材質應選用質優、堅韌耐折並經去酸處理之材質

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案卷目次表

位 置

格 式

應載事項

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檔案管理作業（三）

檔案編目

描述著錄：指就檔案之內容及形式

特徵，依檔案編目規範擇要記錄其

事項及特徵，製成檔案目錄。

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編目之目的

檔案目錄標準化

增進檔案檢索效率

提升檔案管理與應用效能

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檔案編排描述原則

圖書分類編目VS.檔案編排描述

檔案編排原則

來源原則(principle of provenance)

全宗原則(principle of respect des

fonds)

原始順序原則(principle of original

order)

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來源原則

定義—在處理個人或機構業務過程中，產生、彙集、維持及使用文件的機構或個人與文件之間的關係

來源原則源自於德國登記室原則，其基本思想是--

要求檔案館把從不同機關登記室(機關檔案室) ，收進來的檔案按來源機關分開保管，不同來源機關的檔案不得混淆

要保持在原登記室的整理順序，不得再重新分類整理，以保持檔案中原有的聯繫(衍生為尊重原始順序原則)

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全宗原則

定義—基於檔案單位來源的基礎，由相關文件有組織構成的整體，全宗適檔按單位中具有自治的管理單位

全宗vs事由原則

1841年法國對於全宗原則的要點

文件組成全宗，即來源於任何一個特定機構的全部文件都要組合在一起，一個機構的全宗不能與其他機構的全宗混合

全宗內的文件按主題類別分別整理

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原始順序原則

定義—指單一來源的檔案應依其產生者所建立的原有編排，為了保持其既有的關係與證據意義

優點

促進檔案編排處理

定義與描述檔案的內在結構

顯示產生單位的特質與關係

便於使用者檢索

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三原則的關係檔案並非人為依主題、時間、地點而加以徵集編排，而是根據檔案產生者及其產生過程有關的內容，有機、自然的關係源自於法國的全宗原則，早期強調外在面向，能由檔案清楚辨別文件產生機構，將同屬一個機構的檔案形成一個全宗，內在的部分是維持同一全宗內文件的原始順序全宗—

外在—來源原則：維持檔案產生者編排檔案描述的整體內在—原始順序原則：文件內在編排順序

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檔案描述層級

全館層級(repository)全宗與副全宗

文件系列與副文件系列

案卷

案件

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檔案編目規則

我國機關檔案編目規範(2002年)

美國檔案編目規則APPM(1983年)

大陸檔案著錄規則(1985年)

英國檔案描述規則MAD(1986年)

加拿大檔案描述規則RAD(1992年)

國際檔案學會(International Council on Archives, 簡稱ICA) 「國際檔案描述標準(General International Standard Archival

Description, 簡稱ISAD(G))」(1999年)

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我國國家檔案編目規範描述層級：全宗、文件系列、案卷、案件

著錄項目

案由及關聯項：案由、並列案由、其他案由

發文者項：主要發文者、主要來文者、受文者

文件型式項：文別、本別

相關編號項：發文字號、收文字號、來文字號、檔號

日期項：文件起訖日期

附件項：附件名稱、附件媒體型式

主題項：關鍵詞彙

附註項：一般註、實體存放位置

清理項：保存年限、銷毀日期、銷毀文號、移轉日期

應用項：應用限制、應用註記、複製限制

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機關檔案編目單元

檔案著錄包括案件及案卷二層級，回溯編目得僅以案卷層級著錄

案件收文或發文連同其簽辦或創簽之文件

檔號

案卷關聯案件之組合

檔號之年度號、分類號、案次號

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案件編目著錄項目

案由項

發(來)文者項

文件形式項

密等及保存年限項

相關編號項

日期項

媒體型式項

檔案外觀項

關聯項

71

案 由 項

案由:扼要表達案件主旨或事由

之文字

並列案由:著錄外文之案由

其他案由:補充說明之案由

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發(來)文者項

主要發(來)文者

次要發(來)文者最多著錄2個超過2個

內政部,內政部警政署等

受文者最多著錄3個超過3個

檔案管理局,教育部,外交部等

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文件形式項

文別：函．令．公告…

本別：正本、副本、定稿、稿本…

來文正本或副本

發文定稿：經長官核判之原件

稿本：涵蓋定稿及草稿等

定稿併同草稿歸檔者

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密等及保存年限項

機密等級

保密期限

解密條件

保存年限

75

相關編號項

收、發及來文字號

檔號

電子或微縮編號

其他編號

76

日 期 項

文件產生日期

發文或來文日期或簽署日期

核判或發布日期

編製日期或設計日期

77

媒體型式項紙本

照片、底片

圖表、工程圖、地圖

微縮片、幻燈片

磁片、磁帶、光碟、硬式磁碟

錄音帶、錄影帶、電影片

78

檔案外觀項

檔案數量

檔案計量單位

附件附件名稱

附件媒體型式

附件數量及單位

外觀細節

79

關 聯 項

可參照之有關案件

所屬案名

80

檔案管理作業（四）

檔案保管

入庫

庫房管理

機密檔案管理

81

入庫管理上架

整架

裝訂

查檢

數量統計

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上架原則永久保存與定期保存分開存放

依媒體類型分區保管

紙質檔案置於防火防潮耐震之檔案櫃

攝影檔案櫃選用不銹鋼等惰性材質

磁性媒體避免磁化效應

電子檔案隔絕電磁干擾

附件另行存置者，應予標記存放位置

具特殊性質之文物，得另立專案保管(如首長手諭)

83

檔案架結構

第一連 第二連 第三連

第一架

第二架

Ａ面

Ｂ面 第二層

第一層

第五層

84

檔案排架原則

永久保存與定期保存檔案得分置存放

按檔號大小順序，小者在左，大者在右，由左至右，由上而下直立排列

應預留架位空間，以利後續檔案排架

珍貴檔案或不便直立之檔案得予平放

定期查檢檔案排架情形

不同媒體形式的考量，攝影以平放為原則，電子媒體以直立為宜

應依檔案年度或範圍，於檔案架櫃適當位置設置簡明標示

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整架作業

檔案架區標示簡明

定期檢查調整架位

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裝 訂永久裝訂成冊，定期以活頁為宜

三面對齊，以3cm為原則

採棉線繩、紙釘、塑膠釘

附件與原件裝訂為原則，如另行存放應

於案卷目次表註明

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查檢與數量統計

定期查檢檔案數量及保存狀況，如有遺失或毀損將結果註記於檔案資訊系統

編製檔案保管數量統計表，按分類表類別、保存年限或是檔案媒體形式分別統計

88

庫房管理

門禁管理

庫房維護

安全檢查

庫房交接

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門禁管理

採單一出入口門禁管理

庫房鑰匙由權責人員管理

非檔管人員進入需要維持進出庫房紀錄

非工作人員進入需全程陪同

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庫房維護嚴禁飲食、植養生物、儲存食物、置易燃易爆物、擅自拍照

每日例行查檢與紀錄

門窗及監視設備

防潮除濕設備

排水口

空氣清淨機濾紙

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安全檢查與交接

定期檢查各項安全設施(防盜、通訊、空調、消防、電路及電器)

防盜異常需進行必要的及時處理

每日下班前檢查庫房門窗上鎖，空調及防盜運作正常

人員職務異動完成交接程序

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庫房的空間規劃

區位的選擇-樓層中間位置，不可置於地下室或排水系統不良處

空間的區隔-分區存放保管，與辦公室或其他技術用房為必要之區隔

出入門禁管制-單一出入口

樓地板載重- 650-950kg/m2

門窗的密閉性

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防水、防潮措施地板

高於庫房外地面二公分

具備防止溢水流入設施

環氧樹脂地坪或塑膠地磚等防潮地板

分間牆—防潮處理

天花板

不宜裝潢

水管管線不宜通過

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消防設備

分間牆應採用不燃材料、甲種防火門窗，地板面材應具防火功能

配置消防安全警報系統

配置消防安全設備

氣體式滅火設備

應避免損害檔案並符合環保規定

95

安全防護門禁管制系統

電子自動紀錄

裝設非法入侵感應設備

安全警報系統

連線警局及保全公司

緊急應變機制及模擬演練

錄影監視系統

專業使用，長時間錄影

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機電設備

一般及緊急照明設備

電路宜以明管配設俾利檢修

緊急通信設備(無線對講機)

不斷電設備

緊急發電設備

各項機電設備應定期檢修維護

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低紫外線照明

低紫外線燈管，可使螢光燈所產生之紫外線量降至最低；螢光燈在玻璃燈管上的型號後面，標示有「NU」字樣，一般照明設備製造廠商大多有生產。

繼續使用原來之一般螢光燈管，可加裝濾紫外線裝置以阻絕紫外線；濾紫外線裝置有套管類、貼膜類與塗劑類

98

空調設備通風及濾淨裝置

空氣淨化措施

單獨使用空氣清淨設備過濾淨化空氣

搭配空調系統於風管內加裝各式濾網過濾淨化空氣。

恆溫、恆濕系統

溫溼度紀錄

24小時全天運轉

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庫房出入管制與安檢

落實人員進出紀錄

非經授權禁止進入檔案庫房

庫房內禁止之行為

各項設備定期檢查校驗

人員異動確實交接

100

國家檔案 機關檔案

溫度相對溼度

溫度相對溼度

紙質類 紙質 21℃±1℃ 45﹪±5﹪27℃以下

60﹪以下

攝影類

黑白照片、底片、幻燈片 18℃±1℃ 35﹪±3﹪

20℃±2℃

50﹪±5﹪

彩色影片、彩色照片 4℃±1℃ 30﹪±3﹪

微縮片、黑白影片18℃±1℃ 30﹪±3﹪

其他攝影類檔案媒體

錄影音帶類

錄音帶錄影帶

18℃±2℃ 35﹪±5﹪電子媒體類

磁片、磁帶、光碟片

其他電子媒體類檔案媒體

檔案庫房溫溼度標準表

檔案類型

101

機密檔案管理

定義

機密事項

國家機密

業務機密

國家機密保護法

102

秘密的概念

私人秘密―個人隱私

公務機密―指政府機關(構)持有或保管之資訊，其洩漏後足以危害國家安全、利益或損及政府形象、尊嚴或妨礙政府機關業務正常推動或影響人民權益，經主管公務機關依法為一定程序之認定(核定或標示)者而言。

103

公務機密VS.國家機密

國家機密

為確保國家安全或利益

而有保密必要，對政府

機關持有或保管之資

訊，依法核定機密等級

者

一般公務機密

一般公務機密，指政

府機關持有或保管之

資訊，除國家機密

外，基於保護社會法

益與個人法益，依法

令規定或契約應保密

之事項

104

國家機密範圍

軍事計畫、武器系統或軍事行動

外國政府之國防、政治或經濟資訊

情報組織及其活動

政府通信、資訊之保密技術、設備或設施

外交或大陸事務

科技或經濟事務

其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者

105

一般公務機密範圍

職務秘密

郵電秘密

業務秘密

採購秘密

人事秘密

陳情檢舉

106

機密等級

國家機密三級制

絕對機密

極機密

機密

一般公務機密

密

107

國家機密核定（平時）絕對機密―總統、行政院院長、其授權之部會級首長

極機密―總統、行政院院長、其授權之主管人員；立法院、司法院、考試院及監察院院長；國家安全會議秘書長、國家安全局局長；國防部不長、外交部部長、行政院大陸委員會主任委員、經其授權之主管人員

機密―總統、行政院院長；立法院、司法院、考試院及監察院院長；國家安全會議秘書長、國家安全局局長；國防部不長、外交部部長、行政院大陸委員會主任委員；經以上人員授權之主管人員；中央各院之部會及同等級之行處局署等機關首長

108

公務機密核定

標示密等―以內部行政規則規範權責人員

未待標示―依主管業務法規規定嚴守秘密

109

機密檔案密等之註記

註記目的

為與一般檔案有明顯區分，應於公文首頁及專用封套上有所註記

註記位置

公文首頁適當位置

專用封套之「密等及解密條件」欄位

110

機密檔案管理原則

專用封套裝封

專人管理

與一般檔案分別存放

另備保險箱或其他具安全防護箱櫃

人員、 物品進出管制

111

機密檔案移轉與銷毀

除有例外情形，非經解密，不得銷毀

均應由專人辦理

屆臨移轉年限，雖未解密，仍需移轉

112

機密等級檢討

前提

已無保密之必要

解密條件或保密期限成就

行政救濟

檢討方式

業務承辦單位適時主動辦理檢討

檔案管理單位定期清查

上級機關有核定權責人員

113

檔案管理作業（五）

檔案典藏

保存與修護

微縮儲存

電子儲存

114

檔案保存維護

檔案是政府施政的重要紀錄，具有行政稽憑與法律信證等功能

保存維護之目標

提昇檔案保存技術

妥善維護檔案安全

發揮檔案管理功能

115

檔案保存維護研究是針對檔案製成材質的特性及其受損原因進行探討之專門性科學

延緩性保護：針對檔案製成材質之耐久性、保存環境之溫溼度與控制、有害生物的研究與防治、檔案材質的修護與加固、及各項災害的防治等重點進行研究

再生性保護：對損壞嚴重或不宜提供應用等檔案進行複製，以達到保護檔案原件之各種複製儲存作法的探討

116

檔案保存維護之意義經由人為適當管理，延長檔案保存壽命

環境控制

定期檢查

損壞修護

辦理檔案複製儲存，增加使用之便利性

電子儲存

微縮儲存

典藏空間有效運用

117

危害檔案的外在因素類型

立即毀滅性損壞類型：發生時會造成難以彌補的大規模毀滅性損壞，如地震災害、載重超載災害、水患、火災。

長期漸進損壞類型：影響是持續漸進式，經年累積才會產生損壞，如不正確的溫度及相對溼度、光害、有害氣體、灰塵、有害生物、菌、蟲、霉等。

其他：如偷竊、不當放置或不當使用等人為因素。

118

檔案菌蟲害防治

避免 (Avoid)室外避免雜草叢生，室內保持環境整潔。

檔案典藏庫房避免舖設地毯及水管等管線通過。

保持室內適當之溫溼度環境，防止菌蟲滋生。

阻絕 (Block)窗戶加裝紗窗、排水及通風口加裝濾網、門窗縫隙填補完善。

檔案入庫前應進行檢疫，查檢檔案受損狀況。

檔案如已遭受菌蟲侵害或有發霉情形者，應立即隔離並進行除蟲、殺菌處理。

119

檔案菌蟲害防治

偵測 (Detect)定期查檢檔案是否遭受菌蟲侵害並作成記錄。

做好環境偵測，及早發現問題。

回應 (Respond)如已遭受菌蟲侵害，應即進行除蟲、殺菌處理。

方法包含燻蒸法、低溫法、低氧法等。

恢復 (Recover)包括環境之恢復與受損檔案之恢復處理。

120

保存與修護

環境控制

檔案狀況檢查與註記

擬定修護計畫

修護處理

更新註記

121

檔案狀況檢查與註記

毀損程度分五級：

第一級：嚴重蟲蛀、腐朽及黏著

第二級：浸水造成捲角、潮濕、脆化且多處破損嚴重者

第三級：因蟲蛀、浸水造成檔案破損起毛邊，已影響內容者

第四級：因蟲蛀潮蝕輕微受損，不影響檔案內容者

第五級：邊緣潮蝕或有斑點，但未造成檔案破損者

122

修護處理蟲菌害

燻蒸法

低溫法

低氧法

鈷六十加碼射線法

破損、泛黃、脆劣化

裱褙

123

裱 褙裱褙作業流程說明簡報

拆卷編碼掇拾上漿托心上板陰乾下板方心

裁切修邊

124

檔案複製

複製的意義

減少原件受損機率

提供檔案更便捷的應用方式

125

檔案複製考量順序檔案重要性

保存年限

永久保存

定期保存

特殊狀況

破損嚴重

提前銷毀

其他

126

檔案複製前評估作業檔案數量預估

檔案複製品形式

微縮媒體(適於保存)電子媒體(適於流通)其他

現有經費與人力評估

委外製作

自行處理

127

檔案複製辦理原則

一般檔案與機密檔案

－分別辦理

永久保存與定期檔案

－分開儲存

128

檔案複製前準備作業

提還卷作業規劃

整卷

編寫頁碼

分件

拆釘

129

複製品的保存及安全管制

兩套以上為宜，並異地存放

人員進出管制

消防及監視系統

適當環境

溫度控制

溼度控制

35% ±5 %30% ±3 %溼度

18ºC±2ºC18ºC±1 ºC

溫度

磁性媒體微縮片

130

複製品的銷毀

防止外流，以策安全

銷毀時機

損壞已無法修復者

製作過程中產生之廢品

銷毀方式

焚化、擊碎等方式使內容完全消滅

131

檔案管理作業（六）

檔案清理

清 查

銷 毀

鑑 定

移 轉

132

檔案清查(盤點)擬定清查計畫,分區分年逐步進行

盤點後註記

統計清查數量

133

銷 毀檔案依保存年限區分表屆滿保存年限應該辦理銷毀

保存年限

定期保存

(1.3.5.10.15.20.25.30年)

永久保存

134

保存年限審酌事項

影響國家安全及公益程度

典章或史料文物之價值

法律信證之維護

行政程序之稽憑

學術研究之參考

機關之特性

個人權益之保護

135

永久保存檔案具永久保存價值者

對國家建設或機關施政具有重要利用價值者

具有國家或機關重要行政稽憑價值者

具有國家、機關、團體或個人財產重要稽憑價值者

具有重要科技價值者

具有重要歷史或社會文化保存價值者

136

訂定保存年限區分表

各機關應就主管業務，依機關檔案保存

年限及銷毀辦法之規定並參考國家檔案

局訂定之機關檔案保存年限區分參考

表，編訂檔案保存年限區分表。

編製方式

個別編製

結合分類表編製

137

訂定保存年限區分表結合分類表編製原則

分類層級

不逾五級

各級位數總計不超過20位元

類目名稱

名稱須涵蓋主題

名稱之選用須具體且簡明

同一層級類目屬性分明

138

結合分類表編製例示

06類

20

10

綱

01

01

目

10人才儲備01

…

10人才培訓02任免遷調

人力規劃

組織編制

人事類

保存年限類目名稱節

139

共通性保存年限表

各機關共通性業務訂定共通性

檔案保存年限(GRS)

包括: 人事.會計.政風.戶政.

地政.教育等主題

140

修正保存年限區分表

修正原則每十年檢討一次

必要時隨時修正

修正程序彙整註記資料

研修保存年限區分表

辦理送核作業

141

保存年限之調整

檔案經微縮、電子或其他方式

儲存者

已屆保存年限仍具參考價值者

142

檔案銷毀

定義

指對不具保存價值之檔案，將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序

目的

基於檔案典藏之效益性

減輕檔案保管及庫存負擔

143

檔案銷毀

檔案法

定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。

各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。

經檔案中央主管機關核淮銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。

144

檔案銷毀程序送核作業

製作或產出擬銷毀檔案目錄

送會相關業務單位表示意見

制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄

函送檔案管理局審核

審核後之相關作業

銷毀前先電子儲存及執行檔案銷毀

相關目錄之註記

145

檔案銷毀方法

化為碎紙或溶為紙漿

焚化

撃碎至內容無法辨識

化為粉末

消磁

消除電子檔或重新格式化

其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法

146

檔案遇特殊狀況之處理因情況急迫

檔案變質

遇戰爭或暴動

逕行銷毀後函送檔案管理局備查

因天災或事故

經鑑定無法修復者

函送檔案管理局備查後銷毀

147

鑑 定鑑定指依據檔案內容、形式屬性及應用需求，採用一定原則、標準、方式及方法，判定檔案保存價值，作為決定檔案保存年限及提供檔案銷毀、移轉及保存等清理決策參考之過程。

T. Schellenberg「現代公共文書鑑定論（The Appraisal of Modern Public Records）」，認為檔案館在鑑定檔案價值時必須考慮社會事件與其所有相關資訊的完整性，包括：所有與政治、經濟、軍事事件及領導者或菁英者的所有活動紀錄。

過去國家檔案館主要的責任是維護政府施政的事證，但是隨著歷史研究及社會大眾期許的改變，國家檔案的典藏不再只限於領導者、菁英者的活動，與普羅大眾相關的事物才是民眾關心的重點。

148

檔案保存價值鑑定遵循的原則需求原則：衡量檔案應用需求之廣度、深度、特殊性及時效性。彈性原則：依檔案性質及應用需求，選擇適當之鑑定標準。客觀原則：避免擅斷及主觀。完整原則：遵循全宗原則，保持檔案完整性及來源特性。不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案媒體型式不同而有所差異。去蕪存菁原則：精選足以代表機關(構)組織沿革、政策及業務之檔案。但以不違背完整原則為限。

149

鑑定方法邀請學者專家鑑定：依機關及檔案性質邀請相關學者專家參與鑑定。舉辦公聽會：藉由公聽會方式聽取各方意見，凝聚共識。邀請檔案關係人參與分析：邀請檔案當事人或利害關係人參與鑑定分析。實地調查或訪問：實地至檔案產生地訪查。定量分析：檔案鑑定小組依機關特性，對於擇定之檔案保存價值鑑定標準賦予權重，續由鑑定小組成員分別依鑑定標準及保存年限綜合判定，以大多數成員所決定之檔案保存年限為檔案之保存價值。定性分析：檔案鑑定小組成員依文件內容、來源、形式及需求程度等逐一過濾、綜合考量，以決定檔案價值。其他適當方法：檔案性質單純或鑑定檔案數量較少時，由機關內部業務單位主管組成鑑定小組，採簡易鑑定方式召開會議商定。

150

價值鑑定的指標

原有價值

行政價值

法律價值

稽憑價值

資訊價值

歷史價值

管理成本

151

有價值的檔案資訊

有關組織沿革、法令規章、會議或簡報、統計資料與政策或計畫之檔案：指涉及國家或本機關組織沿革、重要制度、決策有關之會議或簡報、重要法規之制定、修正與解釋，以及對國家建設或機關施政有重要價值之檔案，例如：十大建設檔案。

涉及國家安全事件與社會事故之檔案：指與國家、社會發生之重大事件與重大事故相關的檔案，例如：美麗島事件檔案、九二一地震檔案。

152

有價值的檔案資訊

有關國土、國防、外交與僑務之檔案：指涉及國土安全、國防、外交與僑務之檔案，例如：中美斷交事件。

有關憲政與其解釋之檔案：憲法為立國之基本大法，憲政及其解釋令的相關檔案彌足珍貴，例如：我國動員戡亂時期臨時條款之廢止。

有關司法判決與監察調查檔案：指涉及司法判決與監察院調查案件之檔案，例如：三一九總統槍擊案調查報告。

153

有價值的檔案資訊涉及人民與公務人員權益之檔案：指對個人、公務人員的財產具稽憑價值或權益維護具有重大影響之檔案，例如：公務人員的人事檔案。

有關原住民檔案：指涉及原住民事務有重要影響之檔案，例如：原住民抗日檔案。

有關科學、技術研究過程與成果之檔案：指具有代表性、影響性之科技研究或產業成果，並具有重大貢獻或獨特性之科技發展資料，例如：我國矽晶片產製檔案。

有關產業之核心職能、成果與管理經驗之檔案：指具有彰顯產業職能與管理經驗的重要檔案，例如：我國觀光農業發展之檔案。

重要人物檔案：指對國家社會有貢獻或影響的人物，例如：總統及副總統文物檔案、李國鼎檔案等。

154

有價值的檔案資訊具有審美與文物維護價值之檔案：指具有審美、文物維護與體驗價值、有關古籍民俗及文物之保存維護、評審之檔案，例如：我國古蹟維護法規之檔案。

具有教化與改革社會現象之檔案：指具有教化意義與可促進社會改革之檔案，例如：戰後台灣宗教與社會變遷之檔案。

有關市場開發價值之檔案：指可由檔案內容開發出商品，獲取經濟利益，具有商業價值之檔案，例如：專利檔案。

其他具有學術研究價值之檔案。

155

檔案價值再鑑定檔案館徵集之檔案是經過檔案價值鑑定工作經評定具保存價值者始納入館藏，常理是不應有館藏淘汰的問題。但空間及管理資源愈來愈有限，且越來越昂貴，檔案館必須面對考慮檔案價值再鑑定的問題。G. Philip Bauer提出鑑定人員在面對每一案卷價值鑑定時，應評估所保留下來的檔案對於未來提供公眾利益所得與保留這些案卷所需的費用應該相當。文件價值被質疑的原因可能是原來的鑑定不周全，鑑定當時未考慮時間因素，即便已考慮時間因素，但隨著時間改變成為不具保存價值。檔案館需要有系統、定期的進行再鑑定，以維持館藏的最佳價值。但再鑑定的觀念是再確認文件的價值，而非以淘汰文件為目的。

156

檔案移轉機關檔案經相當時日後原機關使用價值降低，存置機關將造成各機關的負荷，如具有國家檔案價值應移轉國家檔案館

檔案法第十一條：「永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關管理。其移轉辦法，由檔案中央主管機關擬訂，報請行政院核定之。」

依照「國家檔案移轉辦法」辦理

157

檔案移轉範圍

各機關列為永久保存之檔案，

屆臨移轉期限具永久保存價值

者，除法令另有規定外，均應

移轉檔案管理局管理。

158

檔案移轉期限

自文件產生之日起屆滿二十五年者，應

於次年移轉檔案管理局管理，但檔案管

理局認有提前移轉之必要者，不在此

限。

應移轉之檔案有因司法涉訟或其它正當

理由，經檔案管理局同意者，得酌予延

長期限，但最長不得逾五年。

159

檔案移轉作業程序以每年辦理一次為原則，其作業程序如下：

整理擬移轉檔案

編製擬移轉檔案目錄

擬移轉檔案目錄函送檔案管理局審核

依審核結果編製檔案移轉目錄

移轉目錄註記及電子目錄轉出

檔案裝箱

移轉目錄隨同檔案辦理移轉點交

交接雙方完成交接紀錄

160

整理擬移轉檔案

每年定期進行檔案清查，整理屆臨移轉年限之

永久保存檔案

檔案移轉以案卷為單位，其移轉期限之計算，

以案卷內文件產生之日最晚者已屆滿二十五年

為準

各機關認有必要得於移轉前辦理檔案價值鑑定

檢討辦理檔案機密等級之調整及目錄註記

161

編製擬移轉檔案目錄擬移轉檔案目錄應依檔號排序並載明下列事項：

機關名稱檔號案名案由文件產生日期附件數機密等級儲存媒體型式

162

檔案移轉前置作業

檔案管理局依各機關送審之目錄進行審

核

如對檔案價值產生疑義或爭議時，得要

求原機關或由檔案管理局辦理鑑定

審核完成後檔案管理局函覆機關移轉方

式、時間、地點

若有破損或受蟲、菌害，應先予修復或燻蒸處理

163

文件中心(records center)體制

文件生命週期理論

文件中心的功能

提供廉價有效率的檔案典藏服務

提供及時而正確的檢索服務

檔案在適當環境空間下典藏，以確保檔案在其保存年限內無破損或毀損之虞

提供文件過渡處理的服務

164

文件生命週期理論1940年由美國學者布魯克斯（Philip C. Brooks）首次提及此概念

文件生命週期理論是根據文件發展的階段性，視文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程。不同時間階段所具有的價值與處理的方式也應有所不同。

根據文件不同時期的特性，分為若干階段，一般劃分為現行、半現行和非現行三個階段

165

文件生命週期與文件中心的關係

文件在形成之初因一定目的而產生，當然全部具有價值，而且往往是文件產生機關履行職務活動時，直接產生和使用的紀錄材料，因而具有現行價值。但隨著某一項業務活動的辦理結束，文件就會逐漸失去現行作用，由於文件記錄的內容仍然具有參考作用，原機關仍然需要時常查考利用，這就是文件的半現行價值。經過時間的推移，文件產生機關對其利用需求逐漸淡化，此時不僅文件的現行價值不復存在，半現行價值也呈現逐漸弱化的趨勢。最後一部份文件會因為對原機關的使用價值退化而徹底喪失作用而被銷毀；另一部份雖然對原機關使用價值減弱，但其證據價值及資訊價值卻逐漸明顯出來，而具有永久保存的歷史價值，將進入檔案館長久典藏並開放社會大眾使用。

166

文件中心發展背景文件大量產生的問題，解決方式

將大量半現行文書過早銷毀

將大量半現行文書過早移交檔案館

師法美國軍事機關建立臨時性庫房的做法 ，提出了分區建立聯邦文件中心，集中保管聯邦半現行文書的構想

1950年美國正式頒布「聯邦文件管理法(Records Management by Federal Agencies)」之後，正式授權美國聯邦總務署（General Services Administration）在美國國家檔案暨文件服務處（National Archives and Records Services，簡稱NARS）之下設置聯邦文件中心

167

美國文件中心組織現況

聯邦文件中心：由聯邦政府撥款建立，為聯邦政府機構提供非營利性的半現行文件保管服務，隸屬於NARA

非聯邦文件中心：由各州政府或各機關自行設置之文件中心，不屬於聯邦政府體系，但接受州政府或其隸屬機關檔案管理部門的監督和指導。

商業文件中心：是由私人創辦的營利性機構，採收費制

168

文件中心的服務事項

文件移轉

調閱及諮詢服務

清理文件

其他服務參訪服務

代製微縮片

文件查詢服務

裝箱服務

169

電子檔案管理

電子文件的概念

電子文件管理程序

電子文件的安全維護

電子文件的長久保存

電子文件的法律問題

電子文件發展的未來

170

電子文件的概念

電子文件的產生

電子文件名詞釋義

電子文件之性質與特點

電子文件類型

電子文件管理系統

171

電子文件產生背景

資訊技術發展

辦公室自動化

電子化政府之推動

紙本數位掃瞄的趨勢

電子檔案面臨的徵結問題

172

電子文件名詞釋義事實上「文件」是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收的紀錄訊息，此紀錄訊息足以為活動提供憑證的內容、背景和結構而構成，而不管紀錄的形式或載體為何。

傳統文件能透過肉眼檢測和鑑別，電子載體的文件紀錄無法肉眼直觀。為有別於一般認知的紙質文件，採用「電子文件」一詞。

國內因檔案法習以「檔案」概稱所有管理文件，故有「電子檔案」一詞出現而與「電子文件」(electronic records)混用。

173

電子文件的定義「檔案管理名詞彙編」對「電子文件」的定義：指文字、聲音、圖片、影像或其他媒體形式之資料，以電子或其他以人之知覺無法直接認識之方式，所製成足以表示其用意之紀錄，並以電腦儲存、處理及傳輸者。ICA Guide for Managing Electronic Records對電子文件的定義：電子文件是透過電子計算機進行操作、傳遞和處理的文件。NARA對電子文件的定義：以計算機處理並加以儲存的文件。綜合上述定義，電子文件涵蓋兩個要素：滿足文件的屬性，同時以二進制代碼記錄在儲存媒體上。簡言之，電子文件內容及形式符合文件屬性，而其載體是以電子形式行之。

174

電子文件V.S.電子檔案

國內檔案界對於「電子檔案」、「數位檔案」或「電子文件」用法並無明顯區別。

「電子文件」應與電子公文意義相近，是指以數位方式辦理政府機關日常業務並與文書幕僚支援整合等相關作業之文件。是以數位形式儲存之公文書，如以文件管理流程觀之是歸檔成為檔案之前的作業流程，與「電子檔案」一詞通常是指由檔案部門接收、保存和管理的電子文件有所區別。

175

電子文件V.S.電子檔案

「電子檔案」根據檔案法的定義，應為公文書完成簽核後，歸檔管理之文件且其組成為電子形式者，延續前端公文書產生過程的電子化，有可能是原生電子檔，也有可能是將原件重新掃描數位化之後的電子檔。英文除了使用「electronic records」或「digital records」，代表電子形式之檔案文件外，並無以「archives」一詞專指電子檔案。依國內現況以管理流程區分歸檔前稱為電子文件；歸檔後稱為電子檔案，但電子文件處理並無實體歸檔程序，不宜將兩者強加區分， 應採「電子文件」一詞較為適宜。

176

電子文件之性質

電子文件具有與傳統文件等同的憑證性與唯一性

電子文件獨有之性質：

非人工識讀性

系統依賴性

訊息與載體的可分離性

資訊儲存的高密度性

多種媒體的集成性

177

電子檔案之特性

電子檔案必須靠軟硬體配合才能讀取

利用

數位資訊技術的遞移變化快速

軟硬體的生命週期頂多只有三年到五年

數位儲存媒體本身易受損而不利保存

178

電子文件的類型（一）依其產生方式分為：

原生性電子文件是在電子化政府發展過程中政府資訊直接以電子形式產生之資訊，包括：線上簽核公文、電子郵件、數位照片、電子公告、以及各種公務資訊系統內容資訊；

再生性電子文件是將原本紙質文件透過影像掃描程序轉換為電子形式，優點在於便利檢索服務、減少原件調閱、有效管理文件、提高文件親近性、增加文件易讀性。

179

電子文件的類型（二）

依電子檔案格式分為：

文字檔(digital text)

圖片檔(digital graphic)

聲音檔(digital audio)

視訊檔(digital video)

工程圖檔

文字影像檔

180

各種電子檔格式

專屬軟體。AVI

一、開放性標準。

二、文書及檔案管理電腦化作業規範所訂聲音檔格式。WAV

一、業界認定可攜性文件格式。

二、文書及檔案管理電腦化作業規範所訂文字檔格式。PDF

一、開放性標準。

二、文書及檔案管理電腦化作業規範所訂動態影像

檔格式。

MPEG-2視訊檔

開放性標準。MP3

聲音檔

一、如檔案係以影像掃描製作，一律採全彩，壓縮品

質為75%以上 ，解析度300 DPI以上。

二、開放性標準。

JPEG圖片檔

一、開放性標準。

二、電子公文傳遞交換格式。XML

文字檔

說明格式類型

181

一、索引色影像：採256色ZIP非破壞性壓縮，解析度300DPI以上。

二、線上簽核使用追蹤修訂功能時，採用本格式產生簽核頁面。PNG

國內開發之可攜性文件格式。WDL

業界認定可攜性文件格式。PDF

一、黑白影像：採CCITT G4標準，解析度300 DPI以上。

二、業界認定開放性標準。TIFF

灰階影像：採解析度200 DPI以上。TIFF

國際標準（ISO/IEC10303）。STEP

開放性標準。DXF

說明格式類型

一、 手寫簽核資料採用本格式以筆跡方式存檔。

二、 筆跡檔案業界認定開放性標準。ISF數位墨水

一、彩色影像：採全彩，壓縮品質為75%以上，解析度200 DPI以上。

二、開放性標準。

JPEG

文字影像檔

美國國家標準（ANSI Y14.26M）。IGES工程圖檔

182

電子文件管理要求真實：電子文件的真實性是要能顯示出電子文件保存的內容與其所宣稱的內容相同。

完整：電子文件的完整性是要能證明在保存的文件內沒有任意加入或移除資訊。

可取用：是確保電子文件以可被檢索的型式保存下來，以備隨時取用。

可處理：是確保電子文件可以因保存目的，而予以適當的處理、選取或顯示，並確保電子文件與其編碼系統的連結關係被保存下來，以便日後的使用與修改。

再使用：可提供過去的電子文件與現在的資訊系統互動，將過去保存的資訊提供現在系統使用。

183

電子文件管理系統指將行政機關內部有關公文製作、流程管理及機關內部間及機關與機關間傳遞交換，以電子化方式處理並施以自動化管理之系統。

國內採分段處理，當電子公文管理系統產生並完成簽核作業之後的電子公文，將進入檔案管理資訊系統，處理檔案法第七條所訂檔案之點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護及其他檔案管理作業相關事項之資訊系統。

目前國內行政機關因組織及經費考量，有將「電子公文管理系統」及「檔案管理資訊系統」分別建置者，透過轉檔接續資料管理作業，或有將兩者需求功能整併，整合開發為一個資訊系統者。

184

電子文件管理程序

生成與認證

鑑定

控制

處置

保存

檢索利用

185

生成與認證電子檔案之蒐集，以完成線上簽核之非機密電子文件及其詮釋資料為範圍，並以文號為識別值。

線上簽核作業如採電子簽章方式者，應包括各層級人員之電子簽章、憑證及時戳。

電子檔案經檔案管理人員確認蒐集內容並加附機關電子簽章後，得採系統權限控管或移至指定檔案儲存位置，進行點收管理。必要時，得加附檔案管理人員之電子簽章。點收作業，均需加附機關憑證。

電子文件歸檔要求

文件齊全完整、內容真實有效、符合格式規範、複製備份典藏、經過描述整理

186

鑑定電子文件鑑定必須兼顧內容與技術價值，採「雙重鑑定」作法，以內容為核心，以技術鑑定為保障

電子檔案鑑定作業辦理原則：

內容鑑定：電子檔案鑑定原則、標準及方式，應依檔案保存價值鑑定規範規定辦理。

技術鑑定：分析電子檔案保存、移轉及應用過程中，所面臨的軟硬體技術問題及所需成本，並就其保存年限、移轉時間及移轉技術等事項提出建議。

187

控制

電子檔案命名架構由檔案目錄層級與電腦檔名組成，檔案目錄層級第一層為機關代碼加上單位識別碼；第二層為分類號；第三層為年度號；第四層為案次號；第五層為卷次號。例如：300010000A/101/091/001/002/0920002345.doc

電子檔案詮釋資料，應採案件及案卷夾分別著錄之方式；其項目參酌檔案編目規範，包括：案由及關聯項、發文者項、文件形式項、相關編號項、日期項、附件項、主題項、附註項、權限範圍項、清理項、應用項、保管項、來源項、稽核記錄項等。

188

處置辦理電子檔案銷毀作業時，應刪除電子檔案管理系統內全部關聯紀錄及備份，確保完全清除或毀滅檔案內容。機關永久保存之電子檔案，因電子檔案轉置或維護技術等困難，得提前辦理檔案移轉。機關辦理電子檔案移轉作業前，應確保電子檔案之完整性、真實性及可及性；並防制電腦病毒及其他惡意軟體。機關辦理電子檔案移轉作業時，應將電子檔案與目錄和軟硬體資訊項目集結為檔案封包，加附機關憑證製成電子簽章，附於檔案封包之後，併同移轉。移轉機關收受移轉點交收執後，應即進行簽章之驗證，確認無誤後，儲存之。

189

保存電子媒體以穩定性材質保護盒存放置入儲存櫃

光碟片避免用油性筆等直接於碟片上標記，使用後應由光碟機取出，避免高溫造成光碟變質

保管環境須防塵、防磁場、防紫外光及酸性有害氣體

發霉以專用除霉劑除霉

電子媒體應定期檢查並轉置以維持內容可讀性

保管環境控制：溫度18℃±2℃、相對濕度35％±5％

190

檢索利用電子檔案得依申請採下列方式之一提供應用：

以電腦紙張列印輸出檔案內文。

以電子郵件方式傳送。

以線上方式瀏覽。

以電子儲存媒體離線交付。

電子檔案經核准閱覽、抄錄或複製者，機關得視實際需要，加註浮水印或為其他必要之處理。

191

電子文件的安全維護

電子文件面臨的徵結問題

資訊內容存於載體非肉眼可直觀，載體與內容相互依存。

依不同使用目的，電子文件靜動態格式眾多不一。

電子文件易於修改、複製的特性，難以確保其真實性與完整性。

資訊科技軟硬體快速銳變，嚴重影響電子文件之長期保存與應用。

192

安全維護基本概念

領域是相對安全，無絕對安全

在電子文件保存期限內，安全上應滿足保密性（Confidentiality)、完整性(Integrity)、真實性(Authenticity)及可用性(Accessibility) 安全防範策略上應加強：認證、授權（權限管裡）、訪問控制、記錄、稽核與加密管理

193

影響真實完整之人為因素(一)

人為蓄意破壞因各種因素故意改變電子文件之資訊內容

蓄意破壞方式

網路偵察：蒐集攻擊目標之系統位址、安全漏洞或用戶資料

網路竊聽：攔截網路傳訊之間的通訊內容

破解密碼：利用技術自攔截之密文中推斷出明文

程式攻擊：植入電腦病毒、木馬程式或邏輯炸彈等有害程序破壞系統

過載攻擊：利用程式操作短時間密集大量取用資料造成系統負載過重，嚴重時使系統癱瘓或崩潰

194

影響真實完整之人為因素(二)

管理疏忽或意外

管理不當是造成事故發生的最大隱憂

導致疏忽的原因：

缺乏電子文件管理制度化的作業規定

人員素質與工作環境不當

195

影響真實完整非人為因素(一)

設備故障或失效

主因電源故障或硬體故障所致

電源不穩定或臨時停電將導致損害，需備不斷電系統將損害降低

硬體有一定生命耗損期，故障無法預知但可儘量加以監測

電腦設備避免處於磁性或磁場環境中

196

影響真實完整非人為因素(二)自然與意外災害

地震火災等自然災害難以事先預知

為降低風險應有異地備份處理，針對不同重要程度之文件內容採取不同複製備份原則

避免條件不佳之自然環境，如：強磁、高溫、灰塵

更換技術平台導致資訊漏失

隨著資訊技術進展，因軟硬體遞移，軟體可能改版升級，硬體老舊汰換，導致資訊內容轉置，轉置過程即可能造成資訊流失

197

真實與完整的鑑別方法基礎工作

成立鑑定小組確保鑑定結果之權威性

建立客觀並相對穩定的判斷標準體系

具體方法

自動鑑別：利用電子文件系統根據內置的判斷標準，由系統自動採集並分析，系統鑑別的前提是系統安全可靠。

人機並行鑑別：由系統根據可檢驗的項目進行鑑別，再由人工加以判斷系統鑑別結果併同進行系統無法完全鑑別的項目。

198

維護真實與完整之策略

風險管理：及早評估電子文件管理

過程可能遭遇的風險，並制訂相應

的對策

全程管理：透過全程管理可以抑制

文件生命週期各階段威脅電子文件

風險因子的產生

199

防止資訊內容非法變更和破壞環境安全防範

保護系統及網路免於自然災害及人為破壞

建立完備的安全管理與保密措施

防止非法進入電腦控制室與各種偷竊破壞活動發生

系統防護技術資訊加密技術（公鑰、私鑰）

數位簽章技術

防火牆技術

身份驗證

防寫措施

200

電子文件的長久保存

數位保存的定義

數位保存的意義

保存的方法與技術

201

數位保存的意義

基本原則是要能維持數位資訊的真實（Authentic）、完整（Complete）、可取用（Accessible/Understandable）、可處理（Processable）以及再使用（Potentially reusable）。

數位資訊不僅是需要保存實體（Physical）的完整，還要能確保內容的可讀，以應未來使用需求，進而能允許因作業必要性而對過去文件形式或內容重新加以處理應用。

202

保存的方法與技術（一）系統保存(system preservation)

系統保存的作法是將資訊以其最原始的格式儲存，並且將整個電腦系統保存起來，可以只保存含作業系統的電腦硬體，或者只保存應用軟體，更安全的是將軟硬體都保留下來。

優點：保存電子檔案最簡單的方式

缺點：必須一直保存過時或是即將淘汰的電腦系統，彷如建立一座電腦博物館一般，不但成本高且需要龐大的硬體存放空間，也必須不時檢查或轉存，以確定保留下來的硬體可正常運作。

203

保存的方法與技術（二）

更新(refresh)將電子檔案在儲存媒體過時之前，複製到新的儲存媒體，例如將五又四分之一的磁碟片資料複製到三又二分之一的磁碟片，或是將九軌磁帶的資料複製到光碟片。這種複製更新的動作基本上要三至五年複製一次，至於更新時間的長短可視媒體變化技術而定。

優點：保存資料之可讀性。

缺點：有限制，因單純儲存媒體的轉換並無法確保讀取內容軟體的相容，儲存媒體也會因環境及時間因素影響儲存的內容品質。

204

保存的方法與技術（三）轉置(migration)

是將數位資訊的內容、架構與關連性都保存下來，轉置的目的是保存數位資訊的完整性，將舊系統轉移至新系統，必須包括作業系統、應用軟體及資料內容等，都轉換成新的標準或格式。

優點：隨時保持電子檔案在可用狀態。

缺點：系統轉置需要大量的人力、財力且耗時，在轉置過程中，資料也可能因格式改變而有所損失。如同過去我們在DOS環境以PEII完成的文字檔，一旦轉存至Microsoft的WORD軟體後，表格資料的內容往往會有所流失。

205

保存的方法與技術（四）

模擬(emulation)模擬是指能在未來、未知的系統上模擬舊系統，使得數位資料的原始程式能在未來運作。

利用電腦軟體模擬被保存之數位資訊的軟、硬體及內容，不失為一個好方法，但必須對軟、硬體十分熟悉，而其相關技術也仍在發展中。

206

保存的方法與技術（五）標準化(standardization)

標準化的重點在於數位技術的選擇需考慮符合標準，通常與其他保存策略配合，例如在系統轉置前，必須要將資料標準化，將所有資料依照標準規格轉置到新系統中。

但數位化的標準牽涉甚多，其中任何一項問題都相當專業且複雜，並不容易處理，更何況在技術單位與典藏單位之間，有關標準的共識並不易達成，而標準也會隨時間改進，不會是永遠的標準。

207

保存的方法與技術（六）

封裝(encapsulation)/ 詮釋資料(metadata)封裝策略其實融合了詮釋資料的內涵，是將被保存的數位資料及相關的資訊如文件說明、組織活動資訊..等包裹在一個封包內，再透過解譯、模擬、轉換等方式，提供未來使用者解讀與瞭解。封裝的重點在於詮釋資料，詮釋資料依其功能可分為三類：

描述的（descriptive）行政的（administrative）結構的（structural）

208

保存性詮釋資料發展背景1997年OCLC及RLG成立保存詮釋資料工作小組（Working Group on the Preservation Issues of Metadata），研究數位物件（digital object）的保存問題，根據該工作小組的定義，保存詮釋資料是一組與數位資源有關的資料項目，其目的在於：

提供數位物件長期管理的需求；

確保數位物件在不斷變遷的技術環境中得以解讀內容。

209

保存性詮釋資料內容1998年詮釋資料工作小組提出16項數位資源被持續使用及保存，必須描述的屬性：

日期Date記錄者Transcriber產生者Producer資料取得設備Capture Device資料取得細節Capture Details更動歷史Change History確認機制Validation key加密Encryption浮水印Watermark解析度Resolution壓縮Compression來源Source色彩Color色彩管理Color Management灰階Color Bar / Gray Scale Bar控制標的Control Targets

210

保存的方法與技術（七）

複製/備份(redundancy/backup)

將數位資訊複製一份異地存放或是建立異地備援系統，是著眼在安全問題或系統執行效能上，而非僅著眼在數位資源的保存上。一般異地備援的作法有三種：

異地熱備援（hot site）

異地暖備援（warm site）

異地冷備援（cold site）

211

保存的方法與技術（八）印成紙張或其他可瀏覽的媒體

將電子檔案列印成紙本或輸出為其他類比形式的媒體（如微縮片），也就是回到傳統紙質或微縮片保存的問題上，當然也就沒有數位保存的問題。

但是資料量龐大、儲存空間不足、使用不便等問題仍然沒有解決，還是會回到問題的原點。所以除非是少量或極為重要的資料，否則此法並非數位保存經常之道。

212

數位資源長期保存的考量因素儲存媒體的穩定性（media stability）

技術困難度及過時問題（technology obsolescence）

整體保存策略（preservation strategy）

災難發生機率及資訊恢復必要性（disasters and rescue of digital information）

確保內容的真實性（authenticity）

數位保存的管理問題（management of digital preservation）

成本問題（costs）

213

數位保存策略保存策略：

第一類的保存技術稱為基礎層，包括更新、標準化及詮釋資料；是隨著時間演進必須經常性、週期性的實施工作。

第二層的保存技術稱為核心層，包括轉置、模擬及封裝；是電子檔案保存技術中最為核心及重要的技術。

第三層的保存技術稱為輔助層，包括系統保存、複製/備份及印成紙張或其他可瀏覽的媒體；其目的是當核心層技術在保存電子檔案有困難時，或有其他特別因素的狀況下，所輔助使用的保存技術。

歐陽崇榮，「從轉置策略看電子檔案之保存」， 檔案季刊1卷4期（民91年12月）。

214

電子文件的法律憑證效力傳聞證據與最佳證據

傳聞證據：是直接證人以外的第三人，所明示或默示的事實主張，或是在沒有直接證人作證情況下，當事人向法院提交的書面材料事實。傳聞證據並不能被採納為直接證明主張的證據。

最佳證據：是直接與事證相關的書面證據，例如文件的原件才能作為法院採納的證據。

電子文件因為權威性與真實性問題，通常被歸屬於傳聞證據，普通法系國家透過對傳聞證據認定的例外是直承認電子文件的法律效力，所以具備一定管理條件的電子文件始具有法律效力

215

電子文件具法律效力前提

電子文件來自使用者一般使用的正常電腦系統

在資訊輸入時電腦系統運作正常

電子文件管理系統要有資訊輸出輸入的書面步驟和系統檢核功能

司法機關一般同意將電子文件作為記錄事實文件的全部或部份，承認電子文件在一定條件下，具有如同紙質文件一樣的證據價值，但是電子文件的管理相對要確保文件的安全性

216

關於電子文件安全的法規

刑法有關文件竄改的偽造文書罪

－刑法第211條、第213條、第214條文書之偽造文書罪

各種專業法規有關書證竄改之限制法規

－如會計師法、地政士法對於專業經理人的條件限制

217

電子文件發展的未來對於電子文件發展策略的認知多數僅侷限於硬體的規劃

系統安全維護與內容認證問題應有明確作法與規範

電子文件的管理作業由電子公文產生到歸檔管理應有一個整合的作業流程與上級主管機關

對於電子文件的保存做法多以系統備份為之

應釐清電子文件管理範圍與定義，區別機關檔案與國家檔案不同的管理需求

由主管機關開發一套一體適用的系統作法並不務實，應該建立系統功能需求由各機關或廠商自行開發

檔案管理人員因應電子化的趨勢應加強資訊處理能力的培養

218

檔案管理人員及人力規劃

檔案管理單位

員額計算標準

專業資格

219

檔案管理單位中央一、二級機關及直轄市、縣(市)政府，設中心檔案處(室)未設中心檔案處(室)之中央一、二級機關或其他中央機關，檔案管理人員員額有四人以上者，設檔案處、室、科或課

未設中心檔案處(室)之直轄市、縣(市)政府機關或其他地方機關，檔案管理人員員額有四人以上者，設檔案處、室、科、組、課或股

未設檔案管理專責單位者，與相關業務單位合併設置，並指定專責人員

220

員額計算標準

叁照國家檔案局訂定之機關檔案管理人員員額配置計算方式

至少每三年檢討一次

221

員額計算變項

檔案之數量與成長量—年歸檔檔案件數、保管檔案件數

檔案管理作業之工作量—電子或微縮處理、檔案清理頻率

檔案管理與應用之必要工作量—輔導所屬機關數、檔案調閱頻率、機關類型

222

專業資格經高等考試、普通考試、相當高等考試或普通考試之特種考試檔案管理相關類、科及格者。

經高等考試、普通考試、相當高等考試或普通考試之特種考試非檔案管理相關類、科及格，並修滿大學校院檔案管理相關課程二十學分以上，或經國家檔案局或國家檔案局認可之專業學（協）會、大學校院系所等舉辦檔案管理人員訓練逹一百六十個小時以上者。

大學校院檔案管理相關學系、所畢業者。

曾辦理檔案管理相關工作二年以上，並修滿大學校院檔案管理相關課程二十學分以上者。

曾辦理檔案管理相關工作二年以上，並經國家檔案局或國家檔案局認可之專業學（協）會、大學校院系所等舉辦之檔案管理人員訓練達一百六十個小時以上者。

223

檔案人員專業及員額問題討論

檔案專業在哪裡

專業學校

專業機構

專業資格認證

人員數額

計算標準

質重於量

224

檔案專業倫理

專業倫理可以定義為某一職業的行為理想與規則的敘述，可充當自我約束的行為準則，這些準則是該職業團體期望能遵守的規範。

225

倫理 vs.道德倫理的英文字ethics，原義是指風俗習慣，廣義的解釋包括社會的一切規範、慣例、制度、典章、行為標準、良知的表現與法律的基礎。道德英文字為moral，原義為習俗及品行，意指風俗習慣、日常生活格言或文化習俗等。

「道德」只是針對個人之規範要求，而且只要求個人達到人格的完美，但「倫理」則是針對社會規範的要求，並且要求全體遵行，藉以保障每一個人的人格。

倫理偏重於社會層面，道德偏重於個人層面。

226

倫理 vs.法律

倫理與法律均是一種行為規範

倫理與法律強制力的基礎不同

倫理無強制處分, 法律有公權力的執行

倫理與法律有密切的關係

倫理形成法律或倫理道德影響法律的解釋

227

倫理準則

「倫理準則（codes of ethics）」是一份專供專業人員從事專業服務工作時，應該遵守的行為準則，這些行為準則的內容，清楚的表達該專業服務應有的精神與內涵。倫理準則通常由專業學會依據其專業服務宗旨加以制訂並公布，且透過專業學會的力量要求會員遵守。

228

專業倫理的目的

鼓勵目的

提醒目的

規範目的

告知目的

229

檔案專業倫理的重要性檔案的意義與價值

檔案是保存歷史真實紀錄的第一手資料，也是判讀政策的社會公器

因缺乏專業倫理認知，導致違反專業信託的現象

我國檔案管理界尚未制訂檔案管理的專業倫理守則

230

美國檔案專業倫理的發展

1939年R.C. Binkley首先提出檔案倫理規範的必要性

1955年擬定的美國國家檔案館倫理守則

1968年羅斯福總統圖書館與F.L. Lowenheim檔案使用的指控事件

1980年美國檔案人員學會制定倫理守則

1985年美國國家檔案館倫理守則修訂

231

美國檔案人員學會倫理守則1. 檔案人員對待使用者和同僚的態度均一視同仁, 無任何歧見和偏頗

2.檔案人員必須肩負完整保存文件內容和實體的責任

3.檔案人員不能為了封鎖事實或破壞證據而不當銷毀檔案

4.檔案人員不宜鼓勵文件的限制應用,除非因法令.隱私或誠信問題,而有必要的限制,但必須明確告知使用者這些限制,而且公平的執行這些限制

5.檔案人員應該保護捐贈者.使用者及文件內容當事人的隱私

6.檔案人員不應由限制的文件資訊中取得個人的利益

7.檔案人員從事檔案鑑定工作應公正客觀,不因個人信仰及偏見影響文件保存的決定

8.檔案人員不應公開毀謗同僚.服務的機構或是其他檔案機關,提出專業的建議或是採取必要的法律行動是比較妥當的作法

9.檔案人員不應個人私下收藏檔案資料與其服務的機構競爭,也不可兼任販售檔案文件的掮客,更不能透露捐贈而來的館藏價值給其他的典藏機構

10.檔案人員應以其知識及專長服務社會。

232

案例-- Appraisal of collection大學檔案館處理校友文件捐贈問題

一位學有所成的知名校友將為數10立方呎的通訊記錄、個人研究文件及其大學時期的文件，全數捐贈給母校大學檔案館，其中尚有部分文件是其個人涉入訴訟案件的相關資料,當檔案人員收到主管交付有關這位校友捐贈文件的合約時，發現這些文件捐贈條件是資料百年後才能公開，基於資訊利用的觀點，典藏這些文件顯然無法及時服務使用者，檔案人員該如何因應？

233

案例-- Equal access and equal treatment of users

參議員Robert Puckle將其擔任州議員任內通過法案的相關文件捐贈給Sagamore州立大學檔案館,但捐贈條件是限大學教師及學生因教育目的使用,日後Puckle不同黨派的競爭對手要求檔案館調閱這些文件,聲稱這些文件是公務相關資料,依資訊公開法令必須公開,同時以政治管道給予壓力

身為檔案人員您如何取決?考量的重點為何?

234

案例– Ownership of records 某大學校長在位時因故突然過世，校長遺孀希望取得校長秘書室部分有關校長的文件，並聲稱這些文件屬於校長私人，這些文件不乏校務相關資料，部分公私界定難辦，其中尚有投書校長校內教師緋聞的書信，但家屬認為這些不跟公文歸檔的文件所有權應屬於個人，何況其中尚有校長個人的隱私資料在內。校方檔案管理人員該如何處理?是否歸還這些文件予家屬？

您認為該如何處理?您的意見如何?

235

案例-- Privacy檔案館收錄有地方知名人士的個人檔案，一位知名的女作家死於車禍(但有跡象顯示自殺的可能性高)，家人將女作家文件及手稿捐贈予檔案館，但並未設定使用限制，檔案人員在整理這批檔案時，發現文件中夾有一些照片，照片畫面及照片背後文字暗示該作家與另一名男子有不尋常關係，顯示女作家可能因婚外情自殺的跡象。

檔案館是否應該保有這些照片?還是歸還家屬?如果保有?如何處理應用問題?

236

專業倫理準則的內容重點檔案專業倫理內容要素：

一是集中於檔案管理人員個人的倫理判斷取向，個人如何處理倫理情境之相關問題

二是面臨社會環境變遷及相關法規要求等因素，對於倫理專業內涵的影響

三是針對檔案管理人員執行專業職責所應遵循的作業內容

237

國外檔案倫理準則1955年美國國家檔案館(NA)擬定第一份「檔案管理人員守則（Archivist’s Code）」1980年美國檔案人員學會(SAA)又制訂第二份倫理準則「檔案人員倫理準則（A Code of Ethics for Archivists）」1993年6月澳洲檔案管理人員學會(ASA)也制訂其「檔案人員倫理準則（Australian Society of Archivists Code of Ethics）」1999年7月加拿大檔案管理人員學會(ACA)訂定其「檔案管理人員準則（A Code of Ethics for Archivists in Canada）」1996年9月國際檔案協會(ICA)訂定「檔案倫理準則（Code of Ethics for Archivists）」

238

外國檔案倫理準則分析個人倫理層面

五份準則均提到應提供使用者公正或便利的服務

除ICA外，四份準則提到必須對使用者的研究成果或現況加以保密

NA、SAA、ACA均提及檔案人員不應因職務之便而獨佔資訊，或佔有他人的研究成果

ASA則規定不應收受來自顧客或雇主有關的實質利益，也必須本於專業提供專家諮詢名單，而不能獨惠特定個人。

239

外國檔案倫理準則分析(續)社會互動層面

SAA、ASA、ACA、ICA均提及應尊重個人隱私及秘密問題

NA、ICA明定對於檔案限制使用的問題，應基於法律規定的範圍

ASA、ICA規定不可經由買賣的方式取得資料或利用專業所獲得的資訊，以圖利自己或他人

SAA則明確指出檔案管理人員不能私下販售資料而與檔案館競爭。

240

外國檔案倫理準則分析(續)專業作業層面

在檔案鑑定工作方面，均要求檔案人員應以無私的態度及公平的市場價格，依據機構的授權與資源，本於全宗原則及保留來源的方式，進行價值鑑定。

在檔案徵集工作方面，ACA及ASA均要求檔案人員應尊重全宗，不可因採訪產生競爭；而ASA則提醒應將選擇原則作成書面紀錄。

241

外國檔案倫理準則分析(續)在檔案編排與描述方面，NA著重檔案組織與編排的真實性；ACA要求編排及描述應有助於文書的檢索與使用。

在檔案保存與維護方面，五份倫理準則均要求應保持檔案資料的完整性，確保檔案的證據價值，防止受損及避免意外傷害。

242

外國檔案倫理準則分析(續)在檔案檢索與應用上，五份準則均強調檔案人員應確保資料的容易檢索與取得，除非文件有法定或契約明定限制外，否則不應設定使用限制，ASA則規定對於使用者諮詢如無法提供進一步服務時，應提供轉介服務，但不得私下收取費用。

有關檔案清理與註銷方面，ASA規定檔案管理人員應經一定的評估程序後，始可建議註銷檔案，決定註銷的檔案未經許可，也不得以買賣或簽約的方式逕自處理。ACA的規定是所有銷毀的決定和動作應留下紀錄。

243

我國檔案倫理發展問題討論

喚起社會大眾對於檔案專業的重視

參酌美國、加拿大、澳洲及國際檔案協會所定之檔案專業倫理準則內容要旨

根據我國檔案管理實務現況所面對之問題，擬具我國檔案倫理專業準則草案

依專業階段分述各項作業應有之倫理規範

244

台灣檔案管理問題討論

檔案管理作業專責化問題

人力經費空間不足問題

檔案資源成長迅速問題

檔案目錄規範與著錄問題

檔案（文書）自動化系統整合問題

檔案保存與數位化作業問題

機關檔案銷毀作業問題