affecto undersökning ekonomer
Post on 18-Nov-2014
367 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Live webinar 26 september
Så skapar du en gemensam bild för hela företaget
Presentatör: Andreas Bernlind
Presentation av undersökning genomförd av Affecto och förslag på angreppssätt av de största utmaningarna och upplevda problemen enligt respondenterna:
• Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt• Knyta ihop budget, planering och uppföljning• Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen• I högre grad automatisera framtagandet av kvartalsrapporter, årsredovisningar och
publika rapporter
Innehåll
Presentation av undersökningen som genomfördes under Beslutsstödsdagen 2012
Övergripande förslag på angreppsätt av de största utmaningarna och upplevada problemen enligt de som svarade:- Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt- Knyta ihop budget, planering och uppföljning- Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast
Close)- I högre grad automatisera framtagandet av
kvartalsrapporter, årsredovisningar och publika rapporter
Slutord och frågor
Våra frågor
Hur skulle uppföljning av verksamheten kunna förbättras?
Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen?
Var ligger de största bristerna i budgetprocessen?
Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen?
Högsta Prio / viktigt
Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt 93%
Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp 91%
Knyta ihop budget, planering och uppföljning 89%
Att kombinera information från flera system som HR, CRM, ERP 89%
Enklare kunna matcha utfall mot mål och budget 75%
Arbeta med rullande prognoser 52%
Göra tätare prognoser 30%
Hur skulle uppföljningen av verksamheten kunna förbättras?
Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen?
Håller helt /mestadels med
För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna 71%
Ekonomi och verksamhet jobbar utifrån så olika verkligheter 49%
Verksamheten förstår inte vilken nytta den kan ha av ekonomifunktionen 43%
Det är så snabb förändringstakt att vi inte hinner med i process och systemsstödsförändringar 38%
Regelverken tar för mycket fokus för ekonomifunktionen 29%
Ekonomifunktionen har för lite resurser 20%
Var ligger de största bristerna i budgetprocessen?
Håller helt
/mestadels med
Att budgetprocessen tar för mycket resurser i anspråk61%
Processen för insamlingen av data 61% Analys av budget mot affärsmål
55%
Förankringen av den slutgiltiga budgeten i verksamheten43%
Arbetet med sammanställning av budgetsiffror36%
Hanteringen av budgetversioner35%
Att budgetmodellen är byggd på kontoplanen29%
Att budgetmodellen inte är kopplad till verksamheten27%
Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen?
Högsta Prio/ viktigt
Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata 79%
Automatisera processen att ta fram årsredovisningen 73%
Förenkla processen för avstämning av interna mellanhavanden 71%
Få bort manuella korrigeringar 69%
Få automatiserade beräkningar av förvärvselimineringar 37%
Topp-prioriteringar av upplevda problem och utmaningar
Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp. Förankra nyckeltal.
Knyta ihop budget, planering, uppföljning
Att kombinera information från flera system
För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna
Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata
Automatisera processen att ta fram årsredovisningen
Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (1/3)
Mäta för att lära och förbättra inte för att belöna
Välj rätt nyckeltal. En bra utgångspunkt är S M A R T som utgångspunkt
S Specifikt Lätt att förstå
M Mätbart Data skall finnas och vara mätbar
A Accepterat / Attaraktivt
Skall leda till förändrig i beteende
R Realistiskt / Relevant
Relevant för nivå och strategi
T Tidssatt De ska mätas i rätt tid och med rätt frekvens
Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (2/3)
Vad ska vi mäta på vilken nivå?
Operativa nivån:- Viktigt att nyckeltalen är väl förankrade, gärna framtagna av
teamen själva- Bör mäta hela processer, inte enskilda aktiviteter- Bör i största möjliga mån vara självreglerande, dvs att
utfallet av nyckeltalet påverkar beteendet ”automatiskt”
Affärsområdesnivån:- Fokus på strategi och kundnytta- Mäta affärsområdets resultat- Både operativa och processinriktade- Benchmarkade internt och externt och mäta
förändringar/förbättringar över tid
Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (3/3)
Företagsnivån:- Fokus på vad som kommuniceras till ägare och andra
intressenter - vara framförallt finansiella nyckeltal- Benchmarkade mot andra företag (både konkurrenter och
andra) samt mätt över tid för att se förändringar/förbättringar
Knyta ihop budget, planering och uppföljning (och kombinera
information ifrån flera system)
Ofta en väldigt omfattande område
Dock ofta mer tekniskt inriktat och därmed ibland lite enklare att genomföra ur ett ekonomifunktionsperspekiv
Det krävs riktigt systemstöd, Excel kan inte lösa allt
Ofta inkluderas Master Data Management (MDM) när det upptäcks att verksamheten använt begrepp på olika sätt eller har olika begrepp för samma sak
Erfarenheter - Framgångsrika projekt! Måste tillföra affärsnytta för företagets efter dess förutsättningar /
förhållande / typ av affär
Förankrad och efterfrågad i organisation hos mottagare / intressenter / beslutsfattare
Modell design/utformande som stödjer verksamhetstyrning i sin helhet
Programvara integrerad (IT, BI, DW, DI)
Tillgång till kvalitetssäkrad/aktuell information
Projektgruppens samlade kompetens (verksamhet, ekonomi, IT & Social)- Eldsjäl, Envis, positivt tänkande, målfokuserad
Långsiktigt tänkande (Projekt vs. Process)
13
Erfarenheter – Mindre lyckade projekt… Brist på förståelse / intresse / andra prioriteringar
- Resursbrist- Kompetensbrist- Att inte involvera verksamhetsnära personer
Felkonstruerad modelldesign / brist på strategiskt tänkande / brist på verksamhetsförståelse- Felaktiga definitioner av processer/aktiviteter/drivare
Dålig projektstyrning- För stort eller för litet omfång av projekt
Brist på rätt IT miljö och programvara, manuellt, ad-hoc- Brist på kvalitetssäkrad information/data
14
Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast Close)
De högts prioriterade områderna var:- För stor del av tiden går åt att producera siffrorna- Förenkla / automatisera inhämtningen av data ifrån
rapporterade enheter- Förenkla processen för avstämning av interna
mellanhavande.
Fast Close
Snabba bokslut ”Fast Close”
- Fördelar -Ger mer tid till övriga värdeskapande aktiviteter
Färre korrigeringar
Bättre kvalitet och snabbare reaktionstid
Kostnadsreduceringar
Snabba bokslut ”Fast Close”
- Vanliga problem -Inrapportering
Interna mellanhavanden
Sena rättningar och korrigeringar
Tidsslack
Felaktigt fokus
Snabba bokslut ”Fast Close”- Våra erfarenheter och
rekommendationer -Utnyttja existerande lösningar
Tidigarelägg processer och jobba parallellt
Gör rätt tidigt i processen
Sätt tydliga riktlinjer
Rätt bemanning och arbetsflöden
I högre grad automatisera framtagande av
årsredovisningar mm- Vanlig problem -
Många är inblandande. Mail går fram och tillbaka. Stora mängder av Word- och Excel-dokument skickas via e-post.
Bristfälliga interna kontroller, otydligt vem som ”äger” dokumenten och står på tur i arbetsordningen. Det saknas ”Audit Trail” .
Manuella processer dominerar och data hämtas och kontrolleras för hand från datakällan.
Problem uppstår med tillförlitligheten av data och ett antal sena korrigeringar uppstår.
Ett stort antal arbetsmoment upprepas i onödan inför varje rapporteringsperiod.
I högre grad automatisera framtagande av
årsredovisningar mm- Lösning -
Idag finns det ett antal lösningar på marknaden som har utvecklats med huvudfokus på att hantera dessa processer.
Dessa lösningar är i grunden inte speciellt avancerade system men de träffar mitt i prick på de utmaningar och ”pains” som de allra flesta företag och organsisationer möter. De bygger även ofta på välkända applikationer som MS Word och MS Excel vilket gör att startsträckan för att hantera systemen ofta är relativt kort.
Det är inte bara siffror och data (kvantitativ data) som hanteras av dessa lösningar utan även texter (kvalitativ data).
I högre grad automatisera framtagande av
årsredovisningar mm- Lösning -
Genom användandet av dessa lösningar och i högre grad automatisera framtagandet av rapporter så kan företag och organisationer:- Koppla data i rapporterna direkt mot datakällan vilket ökar
kvalitén och minskar risken för felaktigheter- Främja samarbete och effektivare reducering av flaskhalsar
i och med användandet av gemensam databas- Få en effektiv versionshantering och säker Audit Trail- Ökad processkontroll med hjälp av arbetsflöden och
statushantering
SlutordBörja med att skapa ett utrymma genom att välja en process/lösning som frigör tid och resurser t.ex:- automatisera inläsning av dotterbolagsdata- skapa applikation för hantering av interna mellanhavanden- automatisera framtagningen av Årsredovisning mm
Det är viktigt att visa framsteg, börja med “lågt hängade frukt”
Gå innan ni springer – utveckla i faser men med ett tydligt långsiktig mål
Frågor
andreas.bernlind@affecto.com
top related