college 5 en 6 jeroen vd sloot

HR Analytics See the whole story that lives inside your data

Jeroen van der Sloot

Utrecht, 8 februari 2017

2

Programma

• Introductie

• HR Analytics

─ Kader

─ Relevantie

─ HR & Meten

─ De praktijk en obstakels

• Inbedden van HR Analytics

• Zelf aan de slag (oefenopdracht)

• Casus

• Benodigde Competenties

• Afsluiting

Introductie

Op welke vraag zou je graag vandaag

een antwoord willen krijgen?

Introductie

• Projectleider/Consultant PurpleHRM

• Founder Academic Program HR Analytics

• Specialties: HR Analytics, Strategic Workforce Planning

• Previous: HR/IT Consultant, BPM software, Recruitment

Jeroen van der Sloot

@PurpleHRM

info@purplehrm.com

5

Programma

• Introductie

• HR Analytics

─ Kader

─ Relevantie

─ HR & Meten

─ De praktijk en obstakels

• Inbedden van HR Analytics

• Zelf aan de slag (oefenopdracht)

• Casus

• Benodigde Competenties

• Afsluiting

Kader HR Analytics (1)

Kader HR Analytics (2)

Kader HR Analytics (3)

Bron: Raet HR Benchmark 2017

Relevantie HR Analytics – NL (1)

Bron: Raet HR Benchmark 2017

Relevantie HR Analytics – NL (2)

Bron: Raet HR Benchmark 2017

Relevantie HR Analytics – NL (3)

Bron: Raet HR Benchmark 2017

Meten en HR (1)

Meten en HR (2)

Meten in het dagelijks leven

Meten en HR (3)

Meten in het dagelijks leven

Meten en HR (4)

Meten in het bedrijfsleven

Sensoren, data en Analytics

‘Routing onderzoek klanten

Via wifi hotspots’

16

Meten en HR (5)

Meten in het bedrijfsleven

• Store Operations

• Basket Analysis

• Fraud detection

• Customer Intelligence

Meten, Voorspellen, Anticiperen

18

Meten en HR (6)

Wat zien wij bij HR?

Obstakels (1) • Systemen

• Processen

• Data

Obstakels (2)

• Beleid en visie

• Cultuur

• Competenties

• Vertaling naar operatie

• HR & ICT

Obstakels (3)

Biggest obstacles to achieving better use of data, metrics, and analytics (HR Joins the Analytics Revolution, Harvard Business Review 2016)

Vertaalslag van businessvraag naar analyse

Realisatie van een duurzame en vitale organisatie

Vraag Subvragen Type analyses Benodigde data

In hoeverre zijn wij als

organisatie in staat

geweest om talentvolle

medewerkers door te

laten stromen?

Vertaalslag van businessvraag naar analyse

Realisatie van een duurzame en vitale organisatie

Vraag Subvragen Type analyses Benodigde data

In hoeverre zijn wij als

organisatie in staat geweest

om talentvolle medewerkers

door te laten stromen?

- Wat is de definitie van een

talentvolle medewerker?

(opleidingsniveau,

functiegroep, MD-

deelnemer,

vlootschouw/9-grid,

performance score?

- Kijken we naar de hele

groep of een sub-set?

(kort in dienst, young

potentials, vrouwen)

- Wat zien wij als

doorstroom?

Van functie A naar B, van

schaal 10 naar 11, van

business unit D naar

business unit E

- Welke tijdsbestek dient

bekeken te worden? Het

afgelopen jaar? De

afgelopen 2 jaar?

Vertaalslag van businessvraag naar analyse

Realisatie van een duurzame en vitale organisatie

Vraag Subvragen Type analyses Benodigde data

In hoeverre zijn wij als

organisatie in staat geweest

om talentvolle medewerkers

door te laten stromen?

- Wat is de definitie van een

talentvolle medewerker?

(opleidingsniveau,

functiegroep, MD-

deelnemer,

vlootschouw/9-grid,

performance score?

- Kijken we naar de hele

groep of een sub-set?

(kort in dienst, young

potentials, vrouwen)

- Wat zien wij als

doorstroom?

Van functie A naar B, van

schaal 10 naar 11, van

business unit D naar

business unit E

- Welke tijdsbestek dient

bekeken te worden? Het

afgelopen jaar? De

afgelopen 2 jaar?

- % doorgestroomde (talentvolle)

medewerkers

(doorgestroomde talentvolle

medewerkers / totaal aantal

talentvolle medewerkers

- Kenmerken van doorgestroomde

medewerkers

(leeftijdsopbouw,

dienstjarenopbouw, manager,

man/vrouw)

- % doorgestroomde (talentvolle)

medewerkers huidige jaar t.o.v.

voorgaande jaar

Vertaalslag van businessvraag naar analyse

Realisatie van een duurzame en vitale organisatie

Vraag Subvragen Type analyses Benodigde data

In hoeverre zijn wij als

organisatie in staat geweest

om talentvolle medewerkers

door te laten stromen?

- Wat is de definitie van een

talentvolle medewerker?

(opleidingsniveau,

functiegroep, MD-

deelnemer,

vlootschouw/9-grid,

performance score?

- Kijken we naar de hele

groep of een sub-set?

(kort in dienst, young

potentials, vrouwen)

- Wat zien wij als

doorstroom?

Van functie A naar B, van

schaal 10 naar 11, van

business unit D naar

business unit E

- Welke tijdsbestek dient

bekeken te worden? Het

afgelopen jaar? De

afgelopen 2 jaar?

- % doorgestroomde (talentvolle)

medewerkers

(doorgestroomde talentvolle

medewerkers / totaal aantal

talentvolle medewerkers

- Kenmerken van doorgestroomde

medewerkers

(leeftijdsopbouw,

dienstjarenopbouw, manager,

man/vrouw)

- % doorgestroomde (talentvolle)

medewerkers huidige jaar t.o.v.

voorgaande jaar

- Personeelsnum

mer

- Geslacht

- Geboortedatum

- Datum indienst

- Functie

- Schaal

- Functiegroep

- Opleidingsniveau

- Vlootschouw

score

- Beoordelingsuitk

omst

Vertaalslag van businessvraag naar analyse

Realisatie van een duurzame en vitale organisatie

Vraag Subvragen Type analyses Benodigde data

Werk in tweetallen. 1 persoon formuleert een (business) vraag, de andere persoon

stelt (sub)vragen om te komen tot de gewenste analyses en de benodigde data.

27

Programma

• Introductie

• HR Analytics

─ Kader

─ Relevantie

─ HR & Meten

─ De praktijk en obstakels

• Inbedden van HR Analytics

• Zelf aan de slag (oefenopdracht)

• Casus

• Benodigde Competenties

• Afsluiting

‘Inbedding’ van HR Analytics

Beleid en Strategie

Processen

Organiseren

Systemen

Cultuur

Cultuur

• ‘Blauwe’ OF ‘Rode’ benadering

• Positie HR informatie binnen MT/Directie

• Inspelen op Business Topic(s)

• Gebruiken als kapstok HRM thema’s

Systemen (HRM)

Organiseren (1)

Organiseren (2) Management

Inzicht in het eigen organisatieonderdeel

Detailgegevens over eigen

medewerkers

Norm t.a.v. KPI en benchmark met andere teams

HR Businesspartner

Inzicht in het eigen organisatie onderdeel

Toegang tot alle gangbare HR kengetallen

Norm t.a.v. KPI en benchmark met andere organisatieonderdelen

Mogelijkheid tot analyses en

het maken van dwarsdoorsnedes

HR Analist

Toegang tot de gehele organisatie

Strategische en Tactische analyses

Prognoses en scenario’s

Alle gangbare HR thema’s

Zelf rapportages & analyses maken

• Snelspoor • Snelle opzet

• Beantwoorden businessvraagstuk

• Ontwikkeling binnen enkele uren - dagen

• Borgspoor • Projectmatig

• Definities borgen

• Opzet binnen datawarehouse

• Housekeeping • Omgeving beheren, storage en usage

• Optimalisatie GUI

• Governance en trainen users

Organiseren Organiseren (3)

Tooling

Reporting Visualisatie & Data Discovery Predictive Models

Tooling

Reporting Visualisatie & Data Discovery Predictive Models

- Integratie SPSS/R

- Datamarkets

- Connectoren social data

37

Toepassingen (Visualiatie)

DAR (Dashboard)

38

Toepassingen (Visualiatie)

DAR (Analyse)

39

Toepassingen (Visualiatie)

DAR (Rapportage)

40

Toepassingen (Automatische analyses)

41

Toepassingen (Automatische analyses)

•I now know total revenue over the period ($90M over 30 months)

•I know the specifics of the revenue ranges ($1.1M to $3M per month)

•Revenue improved 333% over the time analyzed, and the biggest jump between Jan 2012

to Feb 2012 by 110% and $1.1 million dollars.

•I see my peaks of revenue, I see net growth peaks

•I have a trend of $78k growth per Month over the 30 months

•I have a projection of growth to $4.4M in revenue over the next 3 months.

42

Toepassingen (Interne & Externe data)

Strategic Workforce Management

43

Toepassingen (Interne & Externe data)

Strategic Workforce Management

44

Toepassingen (Interne & Externe data)

Strategic Workforce Management

45

Programma

• Introductie

• HR Analytics

─ Kader

─ Relevantie

─ HR & Meten

─ De praktijk en obstakels

• Inbedden van HR Analytics

• Zelf aan de slag (oefenopdracht)

• Casus

• Benodigde Competenties

• Afsluiting

Casus: Beschrijving (1)

Beschrijving

Hogeschool de Krimp bestaat al 10 jaar en heeft de laatste jaren

qua personeel een groei doorgemaakt, met uitzondering van een

kleine krimp in 2016. Het gaat financieel gezien niet slecht met

Hogeschool de Krimp en ook de studentenaantallen blijven groeien.

Vanuit het directieteam is een langetermijn strategie 2020

gefomuleerd waarbij onderstaande peiler centraal zal staan:

Ook HR zal op bovenstaande peiler moeten aansluiten en dit

vertalen naar HR beleid en bijbehorende invulling met bestaande

en nieuwe HR instrumenten.

Realisatie van een duurzame en vitale organisatie

Casus: Beschrijving (2)

Wie ben jij en wat is je opdracht?

Jij werkt als HR expert en hebt van het MT HRM de opdracht gekregen om een

analyse uit te voeren. Doelstelling is om te analyseren in hoeverre Hogeschool

de Krimp een duurzame en vitale organisatie is. Je zal dan ook de juiste

inzichten moeten bieden om het HRM MT inzicht te geven in de huidige stand

van zaken binnen de hogeschool. Deze inzichten zijn enerzijds ter

ondersteuning voor visievorming: wat is een duurzame en vitale organisatie en

anderzijds voor het vaststellen van de KPI’s om te

sturen op de realisatie van een duurzame en

vitale organisatie

Bron figuur: AnalitiQs / www.hrhub.nl

Werkwijze binnen deze casus

Bron figuur: AnalitiQs / www.hrhub.nl

Casus: Beschrijving (3)

Invulling van de opdracht

Maak een presentatie voor het HRM MT en deel hen de door jou

gemaakte analyse. Maak gebruik van minimaal 3 thema’s* die

helpen bij de visievorming: ‘wat is een duurzame en vitale

organisatie’.

Eindig je presentatie met een advies voor de verdere invulling van

KPI’s ter ondersteuning, bij het meetbaar maken van, de realisatie

van de duurzame en vitale organisatie.

*zie de volgende pagina met mogelijke thema’s

Casus: Beschrijving (4)

Realisatie van een duurzame en vitale organisatie

Thema Ondersteunende parameters

Verzuim

Mobiliteit

Leeftijd

Kosten

Arbeidsrelaties

Kwaliteit

Overige

51

Programma

• Introductie

• HR Analytics

─ Kader

─ Relevantie

─ HR & Meten

─ De praktijk en obstakels

• Inbedden van HR Analytics

• Zelf aan de slag (oefenopdracht)

• Casus

• Benodigde Competenties

• Afsluiting

Benodigde Competenties

Werk onderstaande vragen uit in je groepje.

Deze worden hierna plenair binnen de hele groep met elkaar besproken

Vraag

• Welke HR analytics ‘resultaten’ wordt van de HR functies: HR business partner,

HR adviseur en HR specialist verwacht?

• Welke competenties (kennis, vaardigheden en gedrag zijn hiervoor nodig?

• Zijn deze voldoende duidelijk in huidige functieprofielen? Wat ontbreekt er?

• Zijn jullie reeds voldoende geëquipeerd om HR analytics toe te passen?

• Wat is nodig om jullie ‘fit for the job’ te krijgen en houden t.a.v. HR analytics?

Vragen? jeroen.van.der.sloot@purplehrm.com

06-24361989

Antwoorden Opdrachten

Antwoorden opdracht 1

• Hoe groot is

1. Het aantal mannen in de organisatie ( # en fte)

• 537 mannen en 448,7 fte

2. Het % vrouwen bij de PABO

• 55% is vrouw

3. Het verzuim% bij het ondersteunend personeel

• 3,4% (op basis van de selecie OBP)

4. Het bedrag dat te veel betaald wordt aan salarissen omdat mensen

boven hun (functie)schaal betaald krijgen

• € 1.770.820 (bij functieschaal + PT)

Antwoorden opdracht 2

(selecteer de volgende peildata: 01-01-2016 en 01-01-2015)

1. Instroom en Uitstroom

– Binnen welk drie onderdelen was de instroom in FTE het

grootst? (niveau 2) Opleiding Pabo (16,3), Facilitair (4,4),

Opleiding HBO-V (3,6FTE)

– En in welke functie stroomde de meeste medewerkers in?

Docent 1 ( 28MDW/20,5FTE)

– En in welke functie stroomde de meeste medewerkers uit?

Docent 1 (-42MDW/-29,8FTE)

Antwoorden opdracht 2

2. Doorstroom

(selecteer de volgende peildata: 01-01-2015 en 01-01-2016 en

selecteer de afdelingen (niveau 2)

– Welk onderdeel (niveau 2) had de grootste interne uitstroom in

medewerkers? Opleiding PABO (-9MDW/-7,4FTE)

– Welk onderdeel had de grootste interne instroom?

Opleiding informatica (7MDW/5,9FTE)

– Wat kun je zeggen over de mobiliteit (in- door- en uitstroom)

van medewerkers met een potentieel score 4?

Het gaat hier om 19 medewerkers. Van hen hebben er 4 de

organisatie verlaten, is de instroom 1 mdw en is er geen

sprake van interne doorstroom

Antwoorden opdracht 3

1. In hoeverre is deze organisatie in staat om haar

formatiedoelstelling van 880FTE te behalen bij een

forecast van 5 jaar vooruit met een pensioenleeftijd van

65? NIET, in 2021 heeft deze organisatie 750 FTE (-

116 uitstroom op basis van de pensioenleeftijd).

2. En hoe zit dit bij een pensioenleeftijd van 68 jaar?

Bij een leeftijd van 68 is de stand in 2021 815. Dit is

een tekort van 65 t.a.v. de beoogde formatie van

880FTE

Antwoorden opdracht 3

3. Binnen welke afdeling vertrekken de meeste

pensioengerechtigden?

Opleiding pabo heeft de meeste uitstroom (door

pensioen). -13 op basis van pensioenleeftijd 68 en -

27 op basis van pensioenleefijtd 65.

4. Hoe ziet de forecast van het personeelsbestand er uit

als je ook instroom en uitstroom meeneemt?

Het personeelsbestand staat dan op 645 (krimp van

220). Er is een grotere uitstroom -10% dan instroom

6,2%. Daarnaast is er sprake van een uitstroom

door pensionering van 71.

Antwoorden opdracht 3

5. Maak nu je eigen scenario:

hoeveel procent instroom is noodzakelijk om de

komende 5 jaar op een formatie van 880 FTE uit te

komen, rekeninghoudend met een uistroom van -10%

en een pensioenleeftijd van 67? +/- 11,5%