domare le e-mail
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Domare l’emailAndrea Dallan
“Se io c’ho questo nuovo media, la possibilità cioè di veicolare un numero enorme di informazioni, in un microsecondo, mettiamo caso a un abboriggeno dalla parte opposta del pianeta... ma il problema è: abboriggeno, ma io e te... che c***o ce dovemo dì?” (Corrado Guzzanti, da Millenovecentonovantadieci)
Presentiamoci
Domare l’email
Struttura dell’incontro
I mezzi di comunicazione e loro utilizzo
Comunicazioni Esterne all’azienda e possibilità di controllo◦ Netiquette
Comunicazioni Interne all’azienda e possibilità di controllo◦ Classificazione dei Media secondo matrice Importanza – Urgenza
◦ Netiquette interna
Domare l’email
Alcuni mezzi di comunicazione
Domare l’email
Incontro
IM
Post Itappunti circolari
Fax
Telefonoportatile
Telefono fisso
Informazioni centralizzate lato Server
Riunione
Comunicare in azienda per: Pianificare/Organizzare
Decidere/Risolvere/Analizzare
Richiedere un’azione
Richiedere/inviare un’informazione
Saluti, chat
…
Domare l’email
La matrice Importanza/Urgenzadi Covey
Una comunicazione/attività può essere:
Domare l’email
+ importante
- importante
+ urgente- urgente
Importante ed urgente
Non importante ed urgente
Importante e non urgente
Non importante e non urgente
Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazione
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Organizzare
Decidere
Risolvere
Analizzare
Richiedere azione
Richiedere Info
Salutare
Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazione
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Incontro
Telefono
IM
email !
Riunione
Le comunicazioni esterne all’azienda Bassa possibilità di controllo
Alcuni suggerimenti◦ Spam: attivare filtro antispam
◦ Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente
◦ Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo)
◦ Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email.
Domare l’email
L’email che vorremmo ricevere5 aggettivi:
…
Domare l’email
La Netiquette (Wikipedia)
La Netiquette è un insieme di regole che disciplinano il comportamento di un utente di Internet
Il rispetto della netiquette non è imposto da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione.
http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette
Domare l’email
La Netiquette per le email/11. Non usare l’e-mail per alcun
proposito illegale o non etico.
2. Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
3. Includi sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
4. Alla fine del messaggio firma sempre col tuo nome.
Domare l’email
La Netiquette per le email/2
5. Mantieni la privacy degli eventuali mittenti/destinatari
6. Fai molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del tuo messaggio
7. Non insultare e non fare uso indiscriminato di lettere maiuscole.
Domare l’email
La Netiquette per le email/3
8. Rifletti bene su come il destinatario possa reagire al tuo messaggio.
9. La dimensione del messaggio non deve essere troppo grande.
10.Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile
Domare l’email
Suggerimenti:
La regola d’oro dell’email: non inviaread altri ciò che non vorresti ricevere
Al lavoro, non inviare messaggi di contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata
Se sei in dubbio se inviare o no un messaggio, dormici sopra erileggilo il giorno dopo.
Inviamo noi per primi l’email che vorremmo ricevereDiamo l’esempio.
Domare l’email
Le comunicazioni interne all’azienda
Alta possibilità di controllo:
Condividere l’uso degli strumenti di comunicazionematrice di Covey
Condividere la Netiquette interna
Domare l’email
Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in azienda
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Incontro
Telefono
IM
email !
Riunione
Netiquette interna condivisa - file word
Serve a condividere le regole interneper l’utilizzo dell’email. Ad esempio:
◦ Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni
◦ Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione
◦ Utilizzo del campo CC: solo per informazione –non è richiesta azione o informazione
Domare l’email
Netiquette interna/2
Curare l’oggetto dell’email◦ Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email
◦ Meglio un solo argomento per ciascuna email
◦ Se l’email riguarda un protocollo o una pratica, inseriamo il numero identificativo in oggetto
Risposta entro 24/48 ore
Domare l’email
Netiquette interna/3
Come utilizzare il simbolo priorità alta◦ Trasforma il messaggio da importante – non urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza
Se necessario, dare scadenze per le azioni richieste◦ Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il proprio lavoro
Domare l’email
Le Pillole di Formazione
http://wikiformazione.blogspot.com
Il prossimo incontro:
Leadership motivazionaleRelatore: Luigi Mistruzzi
Il 30/06/2009 alle 17.00Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi,
1 - Centro direzionale "La Quercia" - Z.I. Rubano
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