domare le e-mail
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Slide di Andrea Dallan per la Pillola di Formazione di Martedì 09 giugno 2009.TRANSCRIPT
Domare l’emailAndrea Dallan
“Se io c’ho questo nuovo media, la possibilità cioè di veicolare un numero enorme di informazioni, in un microsecondo, mettiamo caso a un abboriggeno dalla parte opposta del pianeta... ma il problema è: abboriggeno, ma io e te... che c***o ce dovemo dì?” (Corrado Guzzanti, da Millenovecentonovantadieci)
Presentiamoci
Domare l’email
Struttura dell’incontro
I mezzi di comunicazione e loro utilizzo
Comunicazioni Esterne all’azienda e possibilità di controllo◦ Netiquette
Comunicazioni Interne all’azienda e possibilità di controllo◦ Classificazione dei Media secondo matrice Importanza – Urgenza
◦ Netiquette interna
Domare l’email
Alcuni mezzi di comunicazione
Domare l’email
Incontro
IM
Post Itappunti circolari
Fax
Telefonoportatile
Telefono fisso
Informazioni centralizzate lato Server
Riunione
Comunicare in azienda per: Pianificare/Organizzare
Decidere/Risolvere/Analizzare
Richiedere un’azione
Richiedere/inviare un’informazione
Saluti, chat
…
Domare l’email
La matrice Importanza/Urgenzadi Covey
Una comunicazione/attività può essere:
Domare l’email
+ importante
- importante
+ urgente- urgente
Importante ed urgente
Non importante ed urgente
Importante e non urgente
Non importante e non urgente
Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazione
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Organizzare
Decidere
Risolvere
Analizzare
Richiedere azione
Richiedere Info
Salutare
Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazione
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Incontro
Telefono
IM
email !
Riunione
Le comunicazioni esterne all’azienda Bassa possibilità di controllo
Alcuni suggerimenti◦ Spam: attivare filtro antispam
◦ Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente
◦ Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo)
◦ Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email.
Domare l’email
L’email che vorremmo ricevere5 aggettivi:
…
Domare l’email
La Netiquette (Wikipedia)
La Netiquette è un insieme di regole che disciplinano il comportamento di un utente di Internet
Il rispetto della netiquette non è imposto da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione.
http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette
Domare l’email
La Netiquette per le email/11. Non usare l’e-mail per alcun
proposito illegale o non etico.
2. Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
3. Includi sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
4. Alla fine del messaggio firma sempre col tuo nome.
Domare l’email
La Netiquette per le email/2
5. Mantieni la privacy degli eventuali mittenti/destinatari
6. Fai molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del tuo messaggio
7. Non insultare e non fare uso indiscriminato di lettere maiuscole.
Domare l’email
La Netiquette per le email/3
8. Rifletti bene su come il destinatario possa reagire al tuo messaggio.
9. La dimensione del messaggio non deve essere troppo grande.
10.Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile
Domare l’email
Suggerimenti:
La regola d’oro dell’email: non inviaread altri ciò che non vorresti ricevere
Al lavoro, non inviare messaggi di contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata
Se sei in dubbio se inviare o no un messaggio, dormici sopra erileggilo il giorno dopo.
Inviamo noi per primi l’email che vorremmo ricevereDiamo l’esempio.
Domare l’email
Le comunicazioni interne all’azienda
Alta possibilità di controllo:
Condividere l’uso degli strumenti di comunicazionematrice di Covey
Condividere la Netiquette interna
Domare l’email
Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in azienda
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Incontro
Telefono
IM
email !
Riunione
Netiquette interna condivisa - file word
Serve a condividere le regole interneper l’utilizzo dell’email. Ad esempio:
◦ Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni
◦ Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione
◦ Utilizzo del campo CC: solo per informazione –non è richiesta azione o informazione
Domare l’email
Netiquette interna/2
Curare l’oggetto dell’email◦ Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email
◦ Meglio un solo argomento per ciascuna email
◦ Se l’email riguarda un protocollo o una pratica, inseriamo il numero identificativo in oggetto
Risposta entro 24/48 ore
Domare l’email
Netiquette interna/3
Come utilizzare il simbolo priorità alta◦ Trasforma il messaggio da importante – non urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza
Se necessario, dare scadenze per le azioni richieste◦ Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il proprio lavoro
Domare l’email
Le Pillole di Formazione
http://wikiformazione.blogspot.com
Il prossimo incontro:
Leadership motivazionaleRelatore: Luigi Mistruzzi
Il 30/06/2009 alle 17.00Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi,
1 - Centro direzionale "La Quercia" - Z.I. Rubano